Manuel Des Procedures Du Pme II

MANUEL DES PROCEDURESDU PME II

Date de mise jour : 8 mai 2011

Procdures oprationnelles, administratives et financires du PME IIMise jour : 08 mai 2011 Page 1

ABREVIATIONS

ALGERAC Alger AccrditationANDPME Agence Nationale de Dveloppement de la PMEATA Assistance Technique dAppui au ProgrammeCE Centres dExpertiseCE PME Centre dExpertise PMECE Qualit Centre dExpertise QualitCE AI Centre dExpertise Appui InstitutionnelCF Convention de FinancementCGCI Caisse de Garantie des CrditsCNCPME Conseil National Consultatif pour la Promotion des PMECOPIL Comit de pilotageCT Experts non principaux Experts Court termeDD Dclaration de disponibilitDPC Devis Programme de CroisireDPD Devis Programme de DmarrageDUE Dlgation de lUnion europenne en AlgrieFGAR Fonds de Garanties et dAssurances (Etablissement Financier)IANOR Institut algrien de NormalisationLT Experts principaux Experts Long TermeMAE Ministre des Affaires EtrangresMIPMEPI Ministre de lIndustrie, de la PME et de la promotion de lInvestissementMPTIC Ministre des Postes et des Technologies de lInformation et de la

CommunicationONML Office National de Mtrologie LgaleOPS Offre de prestation de servicesPME Petites et Moyennes EntreprisesPMI Petites et Moyennes IndustriesPME II Programme dAppui aux PME /PMI et la matrise des technologies

dinformation et de communicationPNMAN Programme National de Mise NiveauTDR Termes de rfrence


PRESENTATION SUCCINTE DU PROGRAMME

Le Programme dAppui aux PME/PMI et la Matrise des Technologies de lInformation et de laCommunication (PME II) vise le dveloppement et la modernisation du secteur des petites etmoyennes entreprises algriennes en vue de contribuer lamlioration de leur comptitivit.

Le Programme est rgi par une convention de financement signe entre la CommissionEuropenne et le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotionde lInvestissement (MIPMEPI) qui lui assigne les objectifs spcifiques suivants:

1) Consolider les acquis des programmes prcdents ou en cours de ralisation, aubnfice des entreprises dj engages dans un processus de mise niveau et ce,dans un but de dissminer les bonnes pratiques au reste du secteur.

2) Mettre en place une dmarche qualit/normalisation dans les PME relevant de certainesfilires pilotes tout en appuyant les institutions concernes.

3) Appuyer le dveloppement du march des services dappui aux PME, par laide lacration ou le renforcement de centres techniques industriels et les associationsprofessionnelles.

4) Assister les institutions bnficiaires et les programmes impliqus dans la mise niveaudes PME.

Le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion delInvestissement et le Ministre de la Poste et des Technologies de lInformation et de laCommunication (MPTIC) ainsi que leurs agences et autres organismes sous tutelle, constituentles bnficiaires institutionnels principaux.

Le Programme est structur en trois composantes :

1) Appui aux PME2) Appui Institutionnel3) Appui la Qualit

Son pilotage est assur par un Directeur National (Rgisseur) et un Comptable National,dsigns par le MIPMEPI.

Le Directeur et le Comptable sont appuys dans la prparation et le suivi des activits duProgramme par une quipe dexperts constituant lAssistance Technique dAppui (ATA).

Pour la ralisation des activits du Programme, le PME II sest dot dune centrale dexpertisepar composante, constitue dexpertises techniques de longue et de courte dure, et desservices dun prestataire spcialis dans les activits de communication.


DOCUMENTS DE REFERENCES DU PME II

La mise en uvre du Programme est rgie par les documents suivants :

1. La Convention de Financement n ENPI / 2007 /019422 et ses avenants N1 et N2.2. Les devis-programmes signs par le Directeur du PME II, le Comptable National, le

MPMEPI et endosss par le Chef de la Dlgation de lUnion europenne en Algrie;3. Le Guide Pratique des procdures contractuelles de lUE dans le cadre des actions

extrieures - version 2008;4. Le Guide Pratique des procdures applicables aux devis-programmes financs par le FED

et le Budget Gnral des Communauts europennes (approche projet) - version 2.0 Dcembre 2009;

5. Le prsent manuel de procdures et ses mises jour.6. Le contrat de services sign entre le consortium EGIS BDPA et la Dlgation de lUnion

europenne en Algrie, relatif la mise en uvre de lATA;7. Le contrat de services sign entre le consortium GFA Consulting Group GmbH et le

Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion delInvestissement relatif la mise en uvre du Centre dExpertise PME;

8. Le contrat de services sign entre le consortium IBF et le Ministre de lIndustrie, de laPetite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise enuvre du Centre dExpertise Qualit;

9. Le contrat de services sign entre le consortium ACE et le Ministre de lIndustrie, de laPetite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise enuvre du Centre dExpertise Appui Institutionnel;

10. Le contrat de service sign entre le consortium ICON Institute et le Ministre de lIndustrie,de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la miseen uvre du march Communication ;

11. Le contrat de fournitures sign entre la socit HTDS et le Ministre de lIndustrie, de laPetite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissement relatif la mise enuvre du march de fournitures en faveur de lONML LOT1 ;

12. Le contrat de fournitures sign entre le consortium PROWIDE et le Ministre delIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissementrelatif la mise en uvre du march de fournitures en faveur de lONML LOT2 ;

13. Le contrat de fournitures sign entre la socit INTERTECH BATINORM et le Ministrede lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion de lInvestissementrelatif la mise en uvre du march de fournitures en faveur de lONML LOT3 ;


DUREE DEXECUTION

Les dates cls de la Convention de Financement du PME II sont reprises dans le tableau ci-aprs :

Signature de la Convention de Financement 03/03/2008

Signature de lavenant N1 la Convention deFinancement 28/04/2010

Signature de lavenant N2 la Convention deFinancement en cours

Date limite dengagement des fonds 02/03/2011

Date limite des oprations 02/09/2013

Date de fin du Programme 02/09/2015

FINANCEMENT DU PROGRAMME

Le budget de la Convention de Financement du PME II (44 M) se prsente comme suit :

Contribution UE(M)

Contribution

du Gouvernement(M)

AssistanceTechnique 32,5

Fournitures 3,0

Fonctionnement 2,0

Communication 1,0

Suivi & Evaluation 0,8

Divers & Imprvus 0,7

Total 40,0 4,0 *

* dont 1 (un) million deuros, titre indicatif, issu des contributions des PME bnficiaires de laMAN.


ROLE ET RESPONSABILITE DES INTERVENANTS

Lorganisation du Programme sarticule autour des intervenants suivants :

Les autorits de tutelle:

Le Ministre de lIndustrie, de la Petite et Moyenne Entreprise, et de la Promotion delInvestissement

La Dlgation de lUnion europenne en Algrie

Le Coordonnateur National : le Ministre de Affaires Etrangres

Le Comit de Pilotage (COPIL) qui se compose du :

Reprsentant du MIPMEPI Reprsentant de la Dlgation de lUnion europenne (observateur) Reprsentant du Ministre des Postes et des TIC Directeur du Programme Comptable National

Selon la Convention de Financement, le COPIL :

1. Donne les orientations stratgiques et veille la cohrence des interventions duprogramme avec les politiques nationales

2. Vrifie et met des recommandations sur: les projets de devis-programme les rapports dactivit trimestriels et annuels

3. Assure les arbitrages ncessaires et propose les rorientations ventuelles duprogramme

4. Assure la coordination avec les autres bailleurs de fonds.

Le COPIL est prsid par le DGPME du MIPMEPI.

Le Directeur du PME II, avec lappui de lATA, assure le secrtariat du COPIL.

Les activits du COPIL se droulent selon les dispositions de son rglement intrieur.

Le Directeur National

La Convention de Financement prvoit un systme de mise en uvre du programme partiellement dcentralis . Ainsi le Directeur National assume le rle de Rgisseur.

Le Rgisseur est responsable de la prparation des devis programmes quant leurs aspectstechniques et oprationnels.

Conjointement avec le Comptable National, il est responsable de la prsentation de ces devis-programmes au COPIL et aux autorits de tutelle en vue de leur approbation.


Pour la mise en oeuvre de la partie rgie du budget des devis-programmes, le Rgisseur estresponsable de toutes les oprations dengagement des dpenses ainsi que delordonnancement des paiements et des recouvrements.

Ainsi, le Rgisseur :

Engage les dpenses prvues dans la partie rgie du budget du devis-programme; Signe, au nom et pour le compte du MIPMEPI, les bons de commande ainsi que les

contrats suite aux appels doffres, appels propositions et/ou consultations, dans lesconditions et limites fixs dans la Convention de Financement et les devis-programmesapprouvs/endosss quil est charg dexcuter ;

Rceptionne les travaux, les fournitures et les services correspondants; Vrifie que, pour chaque facture, demande de paiement, tat ou dcompte, les travaux

prvus ont bien t raliss, les fournitures prvues ont bien t livres, les servicesprvus ont bien t rendus et/ou les actions ont t menes conformment aux contratscorrespondants ; il appose et signe ensuite la mention conforme aux faits sur chacunde ces documents;

Transmet ces documents ainsi que toutes les pices justificatives correspondantes auComptable pour effectuer les paiements ;

Cosigne avec le Comptable les chques, les ordres de virement ainsi que lesautorisations de dcaissement.

De faon gnrale, le Directeur du Programme :

Gre les relations institutionnelles et celles avec les bnficiaires du programme Participe aux runions avec les autorits de tutelle Prpare les runions du COPIL Elabore et soumet les Devis Programme et les rapports dactivits aux autorits de

tutelle Prpare et participe aux procdures de march donnant lieu des engagements

spcifiques Engage et mobilise les fonds du programme dans les limites des pouvoirs qui lui ont t

dlgus par le bnficiaire Valide toutes les activits et les services des prestataires du programme Assure la communication interne et externe du Programme

Le Comptable National

Le Comptable National est le co-responsable de la gestion financire de la partie rgie dubudget des devis programmes.

Il est responsable de la prparation des devis-programmes quant leurs aspects financiers etcontractuels. Par ailleurs, conjointement avec le Rgisseur, il est responsable de la prsentationde ces devis-programmes en vue de leur approbation.

Pour la mise en oeuvre de la partie rgie du budget du devis-programme, le Comptable Nationalest charg de la vrification des dpenses et de lexcution des paiements et desrecouvrements correspondants aprs leur ordonnancement par le Rgisseur. Il assumegalement la responsabilit de la tenue de la comptabilit des oprations.


Ainsi, le Comptable National :

Vrifie lapplication correcte des procdures de passation des marchs et doctroi dessubventions ;

Vrifie lexistence de pices justificatives probantes et suffisantes lappui desengagements et des paiements ainsi que des ventuels recouvrements ;

Vrifie les aspects contractuels et financiers de chaque facture, demande de paiement,tat ou dcompte transmis par le Rgisseur ;

Cosigne avec le Rgisseur les chques, les ordres de virement ainsi que lesautorisations de dcaissement ;

Etablit et met jour la liste du personnel et de leurs rmunrations, linventaire dumatriel et des quipements ainsi que, le cas chant, linventaire des stocks financsdans le cadre du projet ou programme ;

Est responsable de la prparation et ltablissement des demandes de versement de ladotation initiale (avance/prfinancement), de rapprovisionnement et de clture.

LAssistance Technique dAppui (ATA)

LATA a t mise en place le 5 mai 2009, suite un appel doffres international lanc par laDlgation de lUnion europenne en Algrie, en concertation avec les autorits algriennes.

Elle est constitue dune quipe de 6 experts principaux, de 4 experts assistants de longuedure, de personnel dappui et dispose dune enveloppe de 4.400 h/j dexpertise de courtedure (CT) destine au financement de missions spcifiques en faveur des bnficiaires et/oudappui au fonctionnement du Programme.

LATA est dote des ressources humaines et financires mme de lui garantir une autonomiede fonctionnement pour une priode de 34 mois. Elle est installe dans les locaux duProgramme mis la disposition par le MIPMEPI ( la SAFEX).

Les tches de lATA ont un caractre technique et administratif.

LATA assiste le Directeur du Programme et le Comptable National dans les activits suivantes :

- Elaboration des devis programmes annuels;- Prparation et suivi des runions du Comit de pilotage ;- Prparation et suivi de la documentation administrative et comptable relative la

mobilisation des fonds du PME II (appels doffres internationaux, consultations locales; suiviadministratif et financier des contrats de services et de fournitures)

- Choix et gestion des relations avec les bnficiaires du PME II- Coordination des activits des 3 composantes du PME II- Mobilisation de lexpertise- Encadrement, supervision et validation des activits ralises par les prestataires du

Programme (Centres dExpertise, marchs de fourniture et march communication)- Elaboration des rapports dactivits du Programme (trimestriels et annuels) ;- Mise en place et gestion du systme dinformation (interne et externe) du programme.


Les Centres dExpertise (CE)

Les Centres dExpertises ont t mis en place partir du 13 mars 2011, suite diffrents appeldoffre restreints internationaux, lancs par le Ministre de lIndustrie, de la Petite et MoyenneEntreprise, et de la Promotion de lInvestissement.

Ils sont constitus dquipes dexperts principaux et sont dots denveloppes dexpertise decourte dure destines la ralisation de missions spcifiques en faveur des bnficiaires duprogramme.

Le Centre dExpertise PME (CE PME) est constitu dune quipe de 5 experts principauxsectoriels et dispose dun budget de 7.150 h/j dexpertise CT (5.800 h/j dexpertise senior et1.350 h/j dexpertise junior). Cette expertise est destine la mise en uvre des actions de lacomposante Appui aux PME .

Le Centre dExpertise Qualit (CE Qualit) est constitu dune quipe de 2 expertsprincipaux et dispose dun budget de 5.710 h/j dexpertise CT (4.560 h/j dexpertise senior et1.150 h/j dexpertise junior. Cette expertise est destine la mise en uvre des actions de lacomposante Appui la Qualit .

Le Centre dExpertise Appui Institutionnel (CE AI) est constitu dune quipe de 2 expertsprincipaux et dispose dun budget de 3.220 h/j dexpertise CT senior qui est destine lamise en uvre des actions de la composante Appui Institutionnel .

Chaque Centre dExpertise est dot des ressources humaines et financires mme de luigarantir une autonomie de fonctionnement au cours de sa dure contractuelle. Ils disposentgalement dun coordinateur administratif qui est charg notamment du suivi de la mobilisationde lexpertise CT et du fonctionnement journalier du Centre.

Les Centres dExpertise constituent le dispositif oprationnel du PME II. Leurs activits seralisent sous la supervision du Directeur du PME II qui est appuy par les experts de lATAchargs des 3 composantes du Programme, selon le schma ci-aprs :


Sous la supervision du Directeur du PME II, appuy par lATA, les experts des CentresdExpertise concourent la ralisation des activits inscrites aux devis programmes de croisireau niveau de:

lidentification et de la prparation des actions dappui aux bnficiaires du PME II lidentification, la contractualisation et la mobilisation des expertises CT lencadrement, le suivi et lvaluation des missions dexpertise CT

Ils contribuent, par ailleurs, llaboration de la programmation et du reporting priodique duPME II ainsi qu lalimentation du systme dinformation interne et externe du Programme.

La Communication

Les activits de communication du PME II se ralisent sous limpulsion de la direction du PME IIpar le biais du march communication compos dun expert principal et dune enveloppede 200 h/j dexpertise CT (100 h/j dexpertise senior et 100 h/j dexpertise junior).

Le financement des activits de communication intervient travers les fonds de lUE inscrits largie davance, la contribution nationale et le budget des frais accessoires du marchcommunication.

Lexpert principal TL de lATA appuie la direction du PME II dans lencadrement des experts dumarch communication et la coordination de leurs activits avec celles ralises au niveau destrois composantes du PME II.

Procdures oprationnelles, administratives et financires duMise jour : 08 mai 2011

Experts PME ATA

Experts Centred'Expertise PME

Experts QualitATA

Experts Centred'Expertise

Qualit

, administratives et financires du PME IIPage 10

ORGANIGRAMME DU PME II

Directeur

PME II

Expert TL ATA

Experts QualitATA

Experts Centred'Expertise

Qualit

Experts A.I. ATA

Experts Centred'Expertise Appui

Inst.

ExpertCommunication

ComptableNational

Expert RAF ATA

Coordinateursadministratifs

Centres d'Expert.

ComptableNational


PROCEDURES OPERATIONNELLES DU PME II

Introduction

Les procdures oprationnelles du PME II sarticulent autour de quatre phases :

Phase I : Identification des actions Phase II : Prparation des actions Phase III : Mobilisation de lexpertise Phase IV : Mise en uvre, suivi et valuation des actions

Ces procdures tiennent compte de tous les intervenants du Programme : MIPMEPI, DUE,Directeur, Comptable, bnficiaires institutionnels et privs, ATA, Centres dExpertise et autresprestataires de services et de fournitures.

Elles refltent les modalits et procdures de mise en uvre du programme selon laConvention de Financement du Programme.

Compte tenu de la diffrence entre le cycle de projet des activits dappui aux PME (phases I etII) et celui inhrent lappui institutionnel (composantes qualit et appui institutionnel), unedistinction est opre dans la prsentation des procdures de ces composantes.

Les procdures concernant la gestion administrative et financire des contrats de prestations deservices et de fourniture signs par les pouvoirs adjudicataires (MIPMEPI et DUE) avec lesdiffrents prestataires sont reprises dans la deuxime section du prsent manuel.


PHASE I IDENTIFICATION DES ACTIONS COMPOSANTE APPUI AUX PME

La Convention de Financement et les devis programmes annuels fixent le cadre dinterventiondu Programme en faveur des entreprises algriennes.

Les devis programmes annuels indiquent la typologie des actions (diagnostics, MAN,formations, tudes, etc.) et le budget dexpertise correspondant arrts pour la priode derfrence.

Les experts de la composante Appui aux PME de lATA appuient le Directeur du PME IIdans :

la supervision des activits didentification et dlaboration des actions inscrire au devisprogramme, ralises par les experts du Centres dExpertise PME

la finalisation du devis programme

Toute activit inscrite au devis programme de croisire endoss par la Dlgation de lUEne peut tre modifi que par le biais dun avenant.

Les PME bnficiaires

Sont ligibles au Programme, les PME prives rpondant aux critres suivants:

Etre en activit depuis au moins 2 ans. Disposer dun effectif dau moins 20 personnes dont 3 cadres minimum et raliser un

Chiffre dAffaires suprieur 100 millions de DA (dont plus de 50% dcoule de latransformation)

Disposer dun effectif dau moins 5 personnes et raliser un Chiffre dAffaires suprieur 20 millions de DA (PME de services lis lindustrie)

Les PME doivent appartenir aux secteurs/filires conomiques indiqus dans la Convention deFinancement et prciss dans les devis programmes.

Si ncessaire, ces critres peuvent tre adapts loccasion de lintroduction des devisprogrammes ou de leurs avenants.

Traitement des candidatures

Toute candidature de PME doit intervenir travers la soumission dun formulaire de candidaturesign et cachet par le responsable de lentreprise, adress lattention du Directeur du PME II.

Ce formulaire peut tre transmis par fax, par courrier au par e-mail ladresse du Programme.

Le formulaire de candidature (cf. Annexe I) contient les informations suivantes :

Raison sociale, statut juridique, adresse, personne de contact de la PME


Donnes financires relatives au Bilan et au Chiffre dAffaires Informations sur les effectifs Secteur dactivit et Produits Indications des besoins spcifiques dappui

Ds rception du formulaire de candidature, le Directeur du Programme en transmet une copie lexpert principal TL et aux experts de la Composante PME de lATA, pour information ettraitement.

Les formulaires dment remplis par les entreprises candidates, sont enregistrs dans la base dedonnes des candidatures du PME II.

Les formulaires incomplets font lobjet de demandes dinformations complmentaires qui doiventtre obtenues par crit des PME candidates. Les informations obtenues sont annexes auformulaire de candidature initial.

Dans les cas dabsence de signature et/ou de cachet de lentreprise, il sera demand laretransmission du formulaire dument sign et cachet par le grant de lentreprise.

Lexploitation des formulaires de candidature est effectue par le Comit de Prslection duPME II qui se runit tous les 15 jours et se compose des membres suivants :

Le Directeur du PME II ou son reprsentant Lexpert principal TL de lATA ou son reprsentant Lexpert principal et/ou assistant PME de lATA

Sur la base dune grille reprenant les critres dligibilit des PME, les donnes du formulairesont examines et les rsultats de lvaluation repris dans un procs verbal (cf. Annexe II) signpar les membres du Comit de Prslection.

Lexamen du formulaire de candidature par le Comit de Prslection peut donner lieu auxrsultats suivants :

1. PME ligible.2. PME non ligible.

Les rsultats de lvaluation sont notifis la PME par le Directeur du Programme. Pour lesPME retenues, le courrier de notification indique le nom de lexpert sectoriel du CentredExpertise PME qui est charg de la prise de contact avec la PME pour la suite des oprations.

Une copie du dossier de candidature de la PME retenue, intgrant le courrier de notificationsusmentionn, est donc transmise au Centre d'Expertise, l a t tent ion de l 'exper tpr inc ipa l concern. A la fin de chaque mois, la composante PME de lATA labore un tableausynoptique reprenant la liste des candidatures traits et les rsultats des Comits dePrslection, ainsi que la liste des entreprises affectes aux experts du Centre dExpertise.

Une copie de ce document est transmise par le Directeur du PME II au coordinateuradministratif du Centre dExpertise pour information et exploitation.


Identification des besoins dappui des PME

Suite la notification de la PME, les experts du Centre dExpertise prennent connaissance dudossier de candidature et contactent la PME prslectionne afin de :

Obtenir linformation / documentation supplmentaire Organiser la visite de la PME

Les visites des PME raliser par les experts du Centre dExpertise sont enregistres dans unplanning mensuel volutif et synoptique. Le planning contient les informations essentielles quisont la date, le lieu et le bnficiaire ou laction. Ce planning est transmis au Directeur duProgramme, par le coordinateur administratif du Centre dExpertise avec une frquence de deuxfois par mois.

Par ailleurs, un tableau synoptique hebdomadaire reprenant la liste des visites ralises par lesexperts du Centre dExpertise est labor par le coordinateur administratif du Centre dExpertiseet transmis, en fin de semaine, au Directeur du Programme. Ce tableau trace galement lesprogrs raliss dans la prparation des rapports de visite / diagnostic et des projets de TdR (cf.annexe III).

Les experts de lATA appuient le Directeur du PME II dans la supervision de la planification /ralisation des visites des experts du Centre dExpertise PME.

Les visites des PME peuvent concerner soit la ralisation dun diagnostic soit un tat des lieuxrapide et la prise de connaissance des besoins daccompagnement de la PME.

La dcision sur le type dintervention raliser dpend :

du budget disponible inscrit au devis programme annuel. du niveau de reprsentativit de la PME (taille, organisation, niveau de technicit des

produits, etc.), du nombre dentreprises touches dans le secteur / filire dintervention par le

Programme, des actions conduites dans le secteur de la PME, en partenariat avec les associations

professionnelles.

Les visites destines la ralisation dun diagnostic aboutissent llaboration dun rapport dediagnostic dont le format type figure lannexe IV du prsent manuel.

Les visites relatives un tat des lieux rapide et la prise de connaissance des besoinsdaccompagnement de la PME sont formalises par un rapport de visite dont le format figure lannexe V du prsent manuel.


Les rapports de diagnostic ou de visite des PME sont transmis au Directeur du PME II, par lecoordinateur administratif du Centre dExpertise, dans les 5 jours ouvrables suivant la date de lavisite / diagnostic de la PME.

La slection dfinitive de la PME et de laction dappui envisage ne peut intervenir quaprs laralisation dun diagnostic ou dune visite effectue par les experts du Centre dExpertise.

Les experts de la Composante PME de lATA appuient le Directeur du PME II dans lexamendes rapports de diagnostic / de visite labors par les experts du Centre dExpertise.

La mme procdure est applique pour lidentification et la slection des actions dappui enfaveur de groupes de PME issus dassociations professionnelles ou dautres structures dappui.Dans ce cas spcifique, le travail didentification des besoins daccompagnement des PME seraeffectu par les experts du Centre dExpertise PME en concertation avec le responsable delassociation professionnelle / structure dappui.

Chaque rencontre didentification de projets en faveur de groupes de PME, raliser enpartenariat avec une structure dappui, fera lobjet dun compte rendu qui sera transmis par lecoordinateur administratif lattention du Directeur du PME II, dans les 5 jours ouvrables de ladate de la rencontre.

Dans le cas de rapports de visite / de diagnostic ne prvoyant pas dactions dappui de la PME,le Directeur du PME II notifie la non slection de lentreprise candidate et linforme du transfertde son dossier auprs du PNMAN des PME, le cas chant.

Concernant les rapports de visite / de diagnostic prvoyant dactions dappui de la PME, enlabsence de commentaires du PME II, les experts du Centre dExpertise procdent llaboration dun projet de TdR de laction dappui envisage.

De manire gnrale, les experts de la composante Appui aux PME de lATA appuient laDirection du PME II dans la supervision de toutes les oprations affrentes au traitement descandidatures et lidentification des besoins dappui des PME candidates au Programme.

CYCLE IDENTIFICATION DES BESOINS DES PME

CandidaturePME

ComitPrselction

ATA

NotificationPME

Visite PMEExperts CE

Notificationrsultat


PHASE II PREPARATION DES ACTIONS COMPOSANTE APPUI AUX PME

Suite la ralisation de la visite ou du diagnostic de la PME en faveur de laquelle des actionsdappui ont t envisages, les experts du Centre dExpertise reprennent contact aveclentreprise afin dexaminer les rsultats du diagnostic/visite et la proposition dinterventionenvisage.

Sur cette base, ils procdent llaboration dun projet de termes de rfrence (TdR ) de lactiondaccompagnement de la PME, tout en impliquant le(s) responsable(s) de la PME charg(s) dusuivi de lopration.

Le format type des TdR du PME II figure lannexe VI du prsent manuel.

Le projet de termes de rfrence de laction dappui doit tre finalis, au plus tard, dans les dixjours ouvrables suivant la date de la ralisation de la visite / du diagnostic. Il est transmis, par leCentre dExpertise au Directeur du PME II pour examen et validation.

Le processus de validation des TDR par Directeur du PME II se ralise avec le concours desexperts de la Composante Appui aux PME de lATA laide dune fiche dvaluation dont leformat figure lannexe VII du prsent manuel, et sous la supervision de lexpert administratif etfinancier et de lexpert Team Leader de lATA.

Les termes de rfrence valids sont transmis officiellement par la direction du PME II lattention du dirigeant de lentreprise pour accord. Une copie du courrier de transmission desTdR sera transmise au Centre dExpertise, lattention de lexpert principal sectoriel concern,pour le suivi de lopration auprs du bnficiaire. La Composante Appui aux PME de lATA assure la mise jour du tableau de bord des actions proposes aux PME.

Ds la transmission de la proposition de TdR lentreprise, le Centre dExpertise dmarrelactivit didentification des expertises CT ncessaires pour la ralisation de la mission.

Ds rception du courrier dapprobation du bnficiaire, accompagn des termes de rfrenceviss par celui-ci, les experts de la composante Appui aux PME de lATA prparent lademande de prestation de services (DPS) relative la mission.

Diffremment des missions de diagnostic rapide/cibl, dtude ou de formation pour desgroupes de PME issues dassociations professionnelles / structures dappui pour lesquelles ilnest pas prvu de contribution financire, les actions de mise niveau impliquent unecontribution financire de la PME qui slve 20% du cot de lexpertise CT mobilise par leProgramme.

A cet effet, le lancement des procdures de mobilisation de lexpertise CT de MAN (lancementde la DPS) ncessite : i) laccord pralable de la PME sur les TdR de laction et ii) le paiementpar la PME de sa quote-part qui slve 20% du cot de lintervention1.

Le cot de lintervention est calcul comme suit :

barme unitaire de la journe dexpertise de courte dure valu 798 pour lesexperts seniors et 724 pour les experts juniors X le nombre de jours dexpertise courtterme de la mission X 0,2 .

1 Dans le calcul du cot de lintervention il nest pas tenu compte des jours de voyage de lexpert. Seul le tempspass en entreprise est pris en considration.


Les modalits du paiement effectuer par la PME sont indiques dans larticle 12 des Termesde Rfrences transmis la PME, qui accompagnent le courrier de transmission de laproposition sign par le Directeur du Programme (cf. Annexe VIII).

Les paiements des PME bnficiaires des actions de mise niveau sont effectus par chquede banque ou par virement sur le C/C N 0161300007/72 ouvert par le Programme auprs dela Banque Extrieure dAlgrie, Agence Palais des Expositions Pins Maritimes Mohammadia,Alger, mouvement par le Directeur du Programme et le Comptable National.

Le suivi des quotes-parts des PME bnficiaires est assur par le Comptable National, aveclappui de lexpert administratif et financier de lATA.

Les rapports trimestriels dactivit du Programme prsentent les tats financiers relatifs auxcontributions des PME.

Toute demande de remboursement ou contestation ventuelle, relative au paiement de laquote-part de la PME, est examine par le Directeur du Programme, avec lappui du ComptableNational et de lexpert administratif et financier de lATA, qui statue sur la suite donner.

Lutilisation des contributions financires des PME est rgit par les dispositions de la Conventionde Financement du Programme (Art. 2.3 Activit I)

De manire gnrale, les experts de la composante Appui aux PME de lATA appuient laDirection du PME II dans la supervision de toutes les oprations affrentes la prparation et lavalidation des TdR des actions dappui en faveur des PME candidates au Programme.

Le graphique ci-aprs donne un aperu des diffrentes tapes et intervenants du processus deprparation des actions dappui aux PME :


PHASE I IDENTIFICATION DES ACTIONS COMPOSANTES APPUI A LAQUALITE ET APPUI INSTITUTIONNEL

Toute action relative la composante Appui institutionnel / Appui la Qualit duPME II, doit tre conforme aux indications de la Convention de Financement et tre inscriteau Devis Programme.

Les devis programmes annuels indiquent la typologie des actions retenues, le budgetdexpertise CT ncessaire au cours de la priode de rfrence ainsi que les bnficiaires deces actions.

Les experts des composantes Appui la Qualit et Appui Institutionnel de lATAappuient le Directeur du PME II dans :

la supervision des activits didentification et dlaboration des actions inscrire audevis programme, ralises par les experts des Centres dExpertise Appui laQualit et Appui institutionnel

la finalisation du devis programme

Les bnficiaires institutionnels de la Composante Appui la Qualit sont :

Le MIPMEPI LALGERAC LONML LIANOR

Dautres organismes impliqus dans la structuration du systme qualit algrien peuventbnficier des actions du PME II (ex. Organismes dEvaluation de la Conformit). Ils sontslectionns avec le concours du MIPMEPI.

Les bnficiaires de la Composante Appui Institutionnel sont :

Le MIPMEPI Le MPTIC LANDPME Le CNCPME Les Centres Techniques Le FGAR et la CGCI

A ces bnficiaires sajoutent les structures dappui aux PME (associations professionnelles,unions patronales, bourses de sous-traitance et de partenariat, etc.) et autres organismesimpliqus dans les domaines dintervention du Programme. Ces bnficiaires peuventdiffrer dun devis programme lautre.

Lactivit didentification des actions inscrire au devis programme, au titre descomposantes Appui la Qualit et Appui Institutionnel , se base sur:

Les rsultats attendus de la Convention de Financement


Lvolution des politiques nationales dans les domaines dintervention du PME II Les activits ralises dans le cadre des devis programmes prcdents. Limplication des structures bnficiaires La coordination des interventions des trois composantes du PME II

Cette activit didentification implique :

1. La ralisation de plusieurs rencontres avec les partenaires institutionnels2. Llaboration de comptes rendus des ces rencontres3. La collecte et lexploitation de toute documentation disponible inhrente au domaine

dintervention4. La prsentation des rsultats obtenus au Directeur du PME II afin darrter le choix

des actions dappui inscrire au devis programme

Les visites des bnficiaires des composantes Appui la Qualit et AppuiInstitutionnel programmes par les experts des Centres dExpertise sont enregistres dansun planning mensuel volutif et synoptique. Le planning contient les informations essentiellesqui sont la date de la visite, le lieu et le bnficiaire de laction. Ce planning est transmis auDirecteur du Programme, par les coordinateurs administratifs des Centre dExpertise avecune frquence de deux fois par mois.

Par ailleurs, un tableau synoptique hebdomadaire reprenant la liste des visites ralises parles experts des Centres dExpertise est labor par les coordinateurs administratif ettransmis, en fin de semaine, au Directeur du Programme. Ce tableau trace galement lesprogrs raliss dans la prparation des comptes rendus de runion et des fiches projet.

Les comptes rendus des rencontres avec les bnficiaires sont transmis au Directeur duPME II, par le coordinateur administratif du Centre dExpertise concern, dans les 5 joursouvrables suivant la date de la rencontre.

Les experts Appui la Qualit et Appui Institutionnel de lATA appuient le Directeur duPME II dans la supervision de la planification / ralisation des rencontres des experts desCentres dExpertise avec les bnficiaires et llaboration de commentaires sur ladocumentation fournie, le cas chant.

Pour chaque action identifie, les experts du Centre dExpertise laborent une fiche projetindiquant lobjectif, le rsultat attendu, les activits principales et le budget dexpertise requis.

Les fiches projet labores sont transmises au Directeur du PME II, par le coordinateuradministratif du Centre dExpertise concern. Les experts de lATA appuient la Direction duPME II dans lexamen et la validation des actions proposes et de la documentation yaffrente.

Les actions retenues sont notifies au partenaire institutionnel par le Directeur du PME II,pour accord. Ds rception du courrier dapprobation du bnficiaire, elles sont intgres audevis programme.

Toute activit inscrite au devis programme endoss par la Dlgation de lUE ne peuttre modifi que par le biais dun avenant.


PHASE II PREPARATION DES ACTIONS COMPOSANTES APPUI A LAQUALITE ET APPUI INSTITUTIONNEL

Les experts des composantes Appui la Qualit et Appui Institutionnel de lATAappuient le Directeur du PME II dans la supervision des activits de prparation des actionsinscrites au devis programme, ralises par les experts principaux des Centres dExpertise.

De manire gnrale, lintervention des experts principaux des Centres dExpertise danscette phase dactivit concerne :

Lorganisation et la tenue de runions avec les reprsentants concerns desbnficiaires afin dexpliciter le cadre de lintervention inscrite au devis programme etvaluer les conditions et les modalits de mise en place de laction.

Chaque runion avec le bnficiaire fait lobjet dun compte rendu qui est labor parlexpert concern du Centre dExpertise, dans les cinq jours ouvrables suivant la datede la rencontre. Les comptes rendus de ces runions sont transmis au Directeur duProgramme par le coordinateur administratif du Centre dExpertise.

Les experts des composantes Appui la Qualit et Appui Institutionnel delATA appuient le Directeur du PME II dans lexamen des comptes rendu de runionet llaboration de commentaires, le cas chant.

Les visites programmes avec les bnficiaires pour la prparation des actionsdappui la qualit et dappui institutionnel sont enregistres dans un planningmensuel volutif et synoptique. Le planning contient les informations essentielles quisont la date de la rencontre, le lieu et le bnficiaire ou laction. Ce planning esttransmis au Directeur du Programme, par les coordinateurs administratifs des CentredExpertise avec une frquence de deux fois par mois.

Par ailleurs, un tableau synoptique hebdomadaire reprenant la liste des visitesralises par les experts des Centres dExpertise est labor par les coordinateursadministratif et transmis, en fin de semaine, au Directeur du Programme. Ce tableautrace galement les progrs raliss dans la prparation des comptes rendus derunion et des projets de termes de rfrence des actions.

En labsence de commentaires du Directeur du PME II, les experts des CentresdExpertise procdent la finalisation du projet de Termes de Rfrence de laction,conformment aux dispositions du Devis Programme. Les termes de rfrence desactions sont labors en impliquant le bnficiaire de laction, dans les dix joursouvrables suivant la date de la rencontre avec le bnficiaire.

Le projet de termes de rfrence de laction est transmis, par le coordinateuradministratif du Centre dExpertise au Directeur du PME II pour examen et validation.

Le processus de validation des TDR par le Directeur du PME II se ralise avec leconcours des experts de la Composante Appui la Qualit et Appui


Institutionnel de lATA laide dune fiche dvaluation, et sous la supervision delexpert administratif et financier et de lexpert Team Leader de lATA.

Les termes de rfrence valids sont transmis officiellement par le Directeur du PMEII lattention du bnficiaire de laction pour accord. Une copie du courrier detransmission des TdR est transmise au Centre dExpertise, lattention de lexpertprincipal sectoriel concern, pour le suivi de lopration auprs du bnficiaire.Les experts de lATA assurent la mise jour du tableau de bord des actionsproposes aux bnficiaires.

Ds la transmission officielle de la proposition de TdR au bnficiaire, le CentredExpertise dmarre lactivit didentification des expertises CT ncessaires pour laralisation de la mission.

Ds rception de laccord formel du bnficiaire, les experts concerns de lacomposante Appui la Qualit / Appui Institutionnel de lATA prparrent lademande de prestation de services (DPS) relative la mission.

Le cot des actions dappui la qualit et dappui institutionnel sont entirement lacharge du Programme, nimpliquant pas de contribution financire du Bnficiaire.

Procdures oprationnelles, administratives et financires duMise jour : 08 mai 2011

Le tableau ci-aprs donne un aperu synthtique des diffrentes tapes et intervenants lis la prparation des actions dappui la qualit et dappui institutionnel :

, administratives et financires du PME II

aprs donne un aperu synthtique des diffrentes tapes et intervenants lisdappui la qualit et dappui institutionnel :

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aprs donne un aperu synthtique des diffrentes tapes et intervenants lis


PHASE III MOBILISATION DE LEXPERTISE COURT TERME DU PME II

Lexpertise court terme du Programme est mobilise en faveur des PME et des partenairesinstitutionnels et privs qui ont t retenus selon les modalits indiques aux prcdents.

Lexpertise court terme du PME II est fournie par :

1. LATA qui est dote dun budget de 4.400 h/j dexpertise de courte dure2 (3.300h/j dexpertise senior et 1.100 h/j dexpertise junior) destine au financement demissions spcifiques en faveur des bnficiaires et/ou dappui au fonctionnement duProgramme.

2. Le Centre dExpertise PME (CE PME) qui est dot dun budget de 7.150 h/jdexpertise CT (5.800 h/j dexpertise senior et 1.350 h/j dexpertise junior).

3. Le Centre dExpertise Qualit (CE Qualit) qui est dot dun budget de 5.710 h/jdexpertise CT (4.560 h/j dexpertise senior et 1.150 h/j dexpertise junior.

4. Le Centre dExpertise Appui Institutionnel (CE AI) qui est dot dun budget de3.220 h/j dexpertise CT senior.

5. Le march communication qui est dot dune enveloppe de 200 h/j dexpertiseCT (100 h/j dexpertise senior et 100 h/j dexpertise junior).

Afin de rationaliser les procdures de gestion du PME II, une procdure standardise demobilisation de lexpertise de courte dure a t mise en place par le Programme. Ellesapplique, de la mme manire, tous les prestataires.

Demandes de prestations de services (DPS)

Lorsquune action doit tre excute, le Directeur du Programme envoie par fax lattentiondu responsable du projet / coordinateur administratif dment habilit par le prestataire uneDemande de Prestations de Services - DPS (cf. format standard de la DPS l AnnexeIX), ainsi que les Termes de Rfrence de la mission indiquant, entre autre, le profil requisdu ou des expert(s), le nombre dhommes/jours de travail prester3, la priode dexcutionde la mission, correspondant la priode de disponibilit de ou des experts CT.

Le prestataire est tenu daccuser rception de chaque DPS, par e-mail adress au Directeurdu Programme.

Dans llaboration des TDR, il est important indiquer de faon aussi prcise que possible lesrsultats escompts de la mission, les activits raliser par les experts CT, le nombredhommes / jours de travail ncessaires pour la ralisation des activits, la description des

2 Le recours cette expertise CT de lATA en faveur des bnficiaires (PME et institutions) est interrompuau moment de lentre en fonction des Centres dExpertise.3 La dfinition des hommes/jours heures de travail prester par les experts CT, les modalits de facturation deshonoraires et des autres frais accessoires sont rgis par les contrats de services signs avec le pouvoiradjudicateur (DUE, MIPMEPI) et prciss dans le courrier de clarifications de la DUE du 12 avril 2011, n derf.SF/nk/D(2011) 657.


dpenses accessoires envisages, le cas chant, et les livrables attendus (rapports demission).

La description des profils des experts CT doit tre suffisamment prcise pour permettre auprestataire de faire une slection judicieuse des experts les mieux qualifis pour laralisation de la mission. Il est fait dans le descriptif du profil de lexpert, une distinction entreles comptences gnrales et les comptences spcifiques et ce, afin de permettre unemeilleure comprhension du profil recherch.

Pour chaque profil figurant dans les TdR de la mission, le prestataire est tenu de proposer auPME II au moins 2 CV dexperts CT (cf. format standard du CV lAnnexe X).

Le choix des experts CT proposer relve de lunique responsabilit du prestataire qui est:

1. interdit de solliciter, ce stade de la procdure, ses experts principaux ou le(s)bnficiaire(s) des actions et ce, afin dviter toute situation de conflit dintrt.

2. garant des informations communiques au PME II lors de la prsentation descandidatures (vrification / dclaration de la disponibilit des experts CT, rfrencesfigurant dans les CV, etc.) et de la mobilisation des experts CT (visa,contractualisation et paiement).

Dans certains cas spcifiques, les termes de rfrence de laction peuvent impliquer desactivits dont le financement sera assur travers le recours au budget des dpensesaccessoires du contrat du prestataire (ex voyages dtudes, location de salles / quipementsde formation, etc.). La prsentation de ces activits devra tre dtaille et la dsignation desdpenses assez prcise. Cette rubrique des TdR indiquera le budget indicatif maximalncessaire au titre de la rubrique des dpenses accessoires4.

Offres de Prestations de Services (OPS)

Le prestataire5 charg de lATA/Centre dExpertise/march communication a lobligation desoumettre une Offre de Prestations de Services - OPS (cf. format standard de lOPS lAnnexe XI) par fax, adresse au Directeur du Programme. Certains documents annexs lOPS (tels que les curricula vitae ou les dclarations de disponibilit des experts) peuventtre envoys par e-mail alors que lOPS elle-mme doit tre envoye par fax.

Aux fins de sa validit, lOPS doit tre signe et cachete par le responsable du projet /coordinateur administratif dment habilit par le prestataire Ds rception de ces documentspar fax et par e-mail, le PME II lui confirmera la bonne rception de lOPS.

LOPS devra comporter en pices jointes les CV des experts proposs, leurs dclarations dedisponibilit (D.D.), lindication du consulat auquel lexpert propose est rattach, .en utilisantle format type de D.D. figurant lAnnexe XII et le budget dfinitif dtaill des ventuellesdpenses accessoires. La priode de soumission de lOPS est de 14 jours calendairesmaximum partir de la date de la DPS.

A la demande du prestataire, cette priode pourra tre prolonge par le Directeur duProgramme, dans le cas o le dlai de 14 jours est considr comme tant trop court pour la

4 Les modalits dutilisation de ce budget sont explicites dans la section administrative et financire du prsentmanuel.5 Le responsable du projet / coordinateur administratif dment habilit par le prestataire assure la transmission delOPS au PME II.


soumission d'offres de bonne qualit. Cette procdure devra, toutefois, avoir un caractreexceptionnel et ne pourra tre accorde par le Directeur du Programme quaprs examendes raisons qui sont lorigine de cette demande du Centre dExpertise.

La DPS peut tre dclare infructueuse si aucun CV nest retenu par le comit dvaluationdu PME II et/ou pour non-conformit administrative (ex. nombre de CV insuffisants, DD desexperts non conformes la DPS, etc.). Elle peut donc tre ainsi relance, aprs analyse desmotifs pour lesquels aucun des CV prsents na pu satisfaire aux critres.

En cas de demande de report de la date de soumission de lOPS par le prestataire ou derelance de la DPS infructueuse, le nouveau dlai de soumission de lOPS sera fix par leDirecteur du PME. Ce dlai ne pourra tre infrieur une semaine calendaire.

Evaluation des OPS et notification des commandes de service

Lvaluation des OPS est ralise par un Comit interne au PME II compos du Directeur duProgramme ou son reprsentant, qui en assure la prsidence, et des experts concerns delATA.

Un avis sur les CV des experts CT proposs pour lexcution de la mission est demand lexpert principal du Centre dExpertise / Expert Principal communication charg du dossier.

Le Comit dEvaluation est compos de 3 membres et se runit toutes les semaines avecune frquence qui varie en fonction du nombre dOPS reues par le Programme. Lesmembres du Comit varient en fonction de lobjet de lOPS.

Les valuations se basent notamment sur :

o la conformit administrative de lOPS (recevabilit de lOPS : respect du dlai desoumission, du nombre de CV et de dclarations de disponibilit, de la conformitdes donnes des DD avec celles de la DPS, respect de la forme des documents, dubudget hommes/jours, frais accessoires, etc.)6.

o la conformit technique du profil des experts proposs avec les comptences etlexprience requises dans les termes de rfrence de la mission

Toutes les dcisions prises par le comit dvaluation sont formalises dans un procs-verbal tabli sous la supervision de lexpert principal de la composante concerne de lATA(cf. format standard du PV en annexe XIII).

Loriginal des dossiers dvaluation est gard par la Direction du Programme et est mis ladisposition de services de la Dlgation de lUE et du MIPMEPI pour vrification.

Les services de la Dlgation de lUE et/ou du MIPMEPI peuvent participer aux valuationsen qualit dobservateurs.

6 Cette vrification est effectue par lexpert principal administratif et financier de lATA, pralablement larunion du Comit dEvaluation. En cas de non conformit, une demande de corrections apporter dans un dlaide 48 H est notifie par le Directeur du Programme au Centre dExpertise/march communication.


Le prestataire reste li sa proposition pendant 14 jours calendaires aprs la remise de sonoffre, dlai durant lequel le Directeur du Programme est tenu de lui communiquer sadcision.

Avant la signature de la commande, les bnficiaires de laction sont informs7 du choix desexperts CT (CV) auxquels le PME II envisage de confier la ralisation de la mission. Enlabsence dobjection du bnficiaire, dans les 48 heures de la rception de linformation duPME II, il est procd la finalisation de la commande.

Dans le cas dobjection justifie du bnficiaire, le PME II peut soit lui proposer les autres CVprsents par le Centre dExpertise, condition quils satisfassent le niveau techniquerequis, soit dclarer lvaluation infructueuse et procder la relance de la DPS.

Les commandes de services sont signes par le Directeur du Programme (cf. formatstandard de la commande de services en annexe XIV). Elles constituent un engagementcontractuel liant les parties pour lexcution de la mission conformment ses Termes deRfrence et aux dispositions du prsent manuel de procdures.

Le Directeur du Programme notifie par fax au prestataire les rsultats de lvaluation delOPS en indiquant les experts slectionns et en joignant les attestations ncessaires pourle dossier de demande de visa, le cas chant.

Le prestataire dispose dun dlai de 15 jours calendaires maximum8 pour la mise disposition de lexpertise, compter de la date de notification de la commande de services.

Un tableau rcapitulatif de ltat de mise en uvre des DPS/OPS est transmis par leprestataire au Directeur du Programme tous les trimestres civils.

Mise disposition des experts

En ce qui concerne la mise disposition des experts de courte dure, pour chaque mission,les prestataires chargs de lATA/ Centres dExpertise / march communication ontlobligation de :

- prendre les mesures logistiques et administratives appropries en faveur des experts CTretenus, encadrer, rmunrer et valuer le travail ralis par leurs experts;

- veiller ce que la qualit des services fournis par les experts CT soit conforme auxattentes du Programme ;

- faire le ncessaire sur le plan contractuel afin que le recrutement des experts proposspermette de fournir les services conformment aux Termes de Rfrence de la mission.

- assurer le suivi des attestations et des feuilles de prsence que les experts CT sonttenus de faire signer par le Bnficiaire et le Programme

- tablir un contrle qualit rigoureux des rapports de mission et tout autre document de lamission.

7 Cette procdure nest pas dapplication pour les actions gratuites en faveur des PME.8 Il sera tenu compte de dlais ultrieurs, condition que le prestataire soit en mesure de dmontrer que cesdlais soient imputables exclusivement aux procdures dobtention du visa et que les dmarches ont tentreprises dans les dlais


- informer immdiatement le Directeur du Programme de tout vnement susceptibledaffecter la mise disposition des experts retenus

Remplacement des experts

Le prestataire charg de lATA/ Centre dExpertise / march communication peut, de sapropre initiative, proposer un remplacement de lexpert CT retenu dans les cas suivants :dcs, maladie ou accident d'un expert.

Par ailleurs, pendant l'excution de la mission et sur la base d'une demande crite etjustifie, le Directeur du Programme peut demander un remplacement sil considre qu'unexpert s'avre incomptent ou qu'il ne remplit pas ses fonctions conformment aux termesde rfrence ou pour toute autre problme pouvant compromettre la bonne excution de lamission.

La prise en charge des cots conscutifs ce cas de figure sont la charge du prestatairecharg de lATA/ Centre dExpertise/ march communication. De mme, le prestatairedemeure responsable de toute interruption injustifie de la mission par son expert courtterme, impliquant son remplacement.

Le Directeur du Programme et les experts principaux de lATA / Centre dExpertise / marchcommunication veilleront, travers le suivi continu de la mission, ce que les cas decontestation des experts CT soient immdiatement ports lattention des prestataires.

Tout vnement impliquant le remplacement de lexpert CT retenu par le Programme, seranotifi au MIPMEPI par le Directeur du Programme.


PHASE IV MISE EN UVRE, SUIVI ET EVALUATION DES MISSIONS

Dbut de la mission

Les missions des experts CT de lATA/Centre dExpertise/march communication peuvent sedrouler en une ou plusieurs squences.

Les jours de travail des experts CT vont du Dimanche au Jeudi. Leurs prestations seralisent exclusivement en Algrie.

Lexpert charg du dossier de lATA (pour les missions CT ATA), du Centre dExpertise (pourles missions CT des CE) ou du march communication (pour les missions CT du marchcommunication) fixe la date prcise de dmarrage de la mission ou de la squence, suiteaux contacts encourus avec le prestataire et le bnficiaire de la mission. Les expertschargs du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication sont tenusdobtenir et de classer les confirmations crites concernant les dates de mobilisation delexpert CT.

Chaque mission ou squence de mission dmarrera suite la demande crite (par fax ou e-mail) de lexpert principal charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / marchcommunication au prestataire concern.

Le prestataire est tenu de confirmer au Directeur du PME II, en mettant en copie lexpertcharg du dossier, les itinraires, le lieu de rsidence et/ou les contacts des experts CT auminimum 5 jours ouvrables avant la date fixe pour le dmarrage de la mission ou de lasquence.

Lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication prparerale dmarrage de la mission avec le bnficiaire et sassurera quil dispose de toute ladocumentation et/ou information ncessaire pour un droulement rgulier de la mission delexpert CT.

De manire gnrale, toutes les missions des experts CT dbuteront par un briefing, quisera organis en prsence de lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise /march communication. Toutefois, dans les cas o le lieu de mission de lexpert CT est horsAlger, les briefings peuvent intervenir par contact tlphonique ou tre organiss chez lebnficiaire.

Le briefing a pour objectif principal de:

Expliciter le cadre de lintervention et les attentes du bnficiaire par rapport la mission.

Approfondir la comprhension des TdR de la mission par lexpert CT. Remettre lexpert CT la documentation de mission supplmentaire, le cas

chant. Vrifier que lexpert CT dispose de la feuille et de lattestation de prsence9

utilise par le Programme, tout en lui expliquant les modalits dlaboration etde transmission de ces documents.

9 Lexpert CT est tenu de faire signer et cacheter par le bnficiaire lattestation de prsence, selon le modle annex aux TdR.


Dans les cas o le briefing serait effectu par contact tlphonique, lexpert charg dudossier de lATA / Centre dExpertise / march communication transmettra ces documents lexpert CT par e-mail ou par fax.

Le briefing de la mission CT fait lobjet dun PV de runion ou dun rapport de contact laborpar lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication.

Ltat davancement des missions CT est prsent par lexpert charg du dossier de lATA /Centre dExpertise / march communication loccasion des runions priodiques de suivide la mise en uvre du devis programme, prsides par le Directeur du PME II.

Lorganisation de la logistique des missions des experts CT (demandes de visa, rservationsdhtel, de moyens de transport, etc.), la prise en charge et le paiement des fraiscorrespondants incombe au prestataire.

Suivi de la mise en uvre des missions CT

Durant la mise en uvre de la mission CT, lexpert charg du dossier de lATA / CentredExpertise / march communication assure un contact rgulier avec lexpert CT et lebnficiaire.

Il apporte lexpert CT et/ou au bnficiaire toute linformation ncessaire utile pour larussite de la mission et assure le suivi technique des oprations.

En fonction des informations obtenues travers les contacts avec les parties prenantes de lamission ou lexamen des documents de la mission, il peut intervenir afin dassurer le respectdes TdR de laction par lexpert CT et/ou le bnficiaire.

Il informe le Directeur du Programme et le prestataire de tout problme constat au cours dela mise en uvre de la mission et propose les mesures correctives ventuelles.

Dans les cas de missions longues, impliquant plusieurs squences, lexpert charg dudossier de lATA / Centre dExpertise / march communication organise des runionspriodiques10 avec le bnficiaire et labore des rapports de suivi de la mission et/ou des PVde la runion.

Il appuie lexpert CT et le bnficiaire dans ltablissement du planning des diffrentessquences de la mission. Toutes les squences de la mission de lexpert CT doivent treconfirmes par crit par le prestataire (date de dmarrage et de fin de chaque squence).

Il assure le suivi de tous les documents de mission prvus par les TdR : attestations etfeuilles de prsence, rapports de squence ou intermdiaires de mission.

A la fin de chaque squence ou mission, un dbriefing sera organis par lexpert charg dudossier de lATA / Centre dExpertise / march communication avec lexpert CT et le

10 Pour les missions CT mobilises travers les Centres dExpertise et le March Communication, les expertsconcerns de lATA peuvent participer ces runions aux fins du suivi priodique du droulement des missionsCT engages par le Programme. De mme, ils peuvent assister aux dbriefings organiss par les chargs dudossier du Centre dExpertise / march communication avec les experts CT.


bnficiaire, le cas chant. Dans les cas o le lieu de mission de lexpert CT est hors Alger,les dbriefings peuvent intervenir par contact tlphonique ou chez le bnficiaire.Un projet de rapport de mission doit obligatoirement tre remis lexpert charg du dossierde lATA / Centre dExpertise / march communication lors du dbriefing, avant le dpart delexpert CT.

Les runions de dbriefing font lobjet dun PV de runion ou dun rapport de contact laborpar lexpert charg du dossier de lATA / Centre dExpertise / march communication.

Ce dernier assure galement le classement du dossier de la mission et met rgulirement jour la base de donnes du Programme.

Modification de la mission

Dans le cas o lobjet de la mission est susceptible dtre rduit ou, au contraire, allong, detelles modifications doivent faire l'objet d'un avenant lOPS et aux TdR initiaux qui seranotifi, par fax, au prestataire par le Directeur du Programme.

Lavenant sera prpar par lexpert principal de lATA de la composante concerne, encollaboration avec lexpert TL et RAF de lATA, et indiquera de manire prcise :

o Lobjet de la modification (objectif, rsultat, activits)o Le nombre dheures ou jours dexpertise rduire ou rajoutero Le nombre de squences de la mission rduire ou rajoutero Les autres frais accessoires rduire ou rajouter, si dapplication

Aucun avenant ne pourra entrer en vigueur avec effet rtroactif11.

Evaluation de la mission / Rapports des missions CT

Pour chaque squence/phase de mission ou mission, les prestataires transmettent auDirecteur du Programme un rapport de mission, qui aura fait lobjet dun contrle pralablede qualit par le prestataire, selon les modalits et les dlais prvus dans les termes derfrence de la mission.

Le non respect de ces dlais, pourra engendrer une demande dapplication de pnalits deretard la charge du prestataire, selon les dispositions des contrats de services signs avecle pouvoir adjudicateur.

Les rapports de mission doivent tre transmis au Directeur du Programme, au plus tard,dans les quinze jours calendaires suivant la date de fin de chaque squence/phase ou de lamission (cette date correspond au dernier jour figurant sur la feuille de prsence de lexpert).A cette occasion, le prestataire transmettra galement les attestations et les feuilles deprsence originales dment signes par les experts CT aux fins de leur signature par leProgramme.

11 Dans le cas o lavenant lOPS implique des prestations supplmentaires de MAN en faveur de la PME, leurralisation sera subordonne au paiement pralable dune quote-part additionnelle par lentreprise (= 20% ducot des h/j additionnels). Dans le cas dune rduction dh/j de prestations de MAN, alors le PME II devraprocder au remboursement de la quote-part paye par la PME (= 20% du cot des h/j supprims).


Toute modification et/ou complment dinformation demand par le Programme PME II devratre intgr dans le rapport et/ou les attestations/feuilles de prsence et transmis par leprestataire lattention du Directeur du PME, au plus tard, dans les quinze jours calendairessuivant la date de la demande du Programme PME II.

La validation des hommes/jours de prestations de lexpert CT par la Direction du PME IIdemeure tributaire de lapprobation du rapport final de mission (cf. format type du rapport demission en annexe XV).

Le type, le nombre et le format des rapports de mission soumettre par le prestataire estindiqu dans les termes de rfrence de la mission CT.

Le rapport final de la mission CT fait lobjet dune valuation technique et administrativeinterne au PME II, effectue par les experts concerns de lATA sur la base des TdR de lamission. Les rsultats de lvaluation sont repris dans une fiche dvaluation qui est validepar le Directeur du Programme (cf. Annexe XVI).

Une copie du (rapport final de la mission CT est galement transmise lapprciation dubnficiaire de la mission, qui est invit remplir une fiche dvaluation de la mission (cf.Annexe XVII).

Toutefois, la validation du rapport final de mission relve de la seule comptence duDirecteur du Programme.

Le Directeur du Programme informera le prestataire du caractre satisfaisant ou non desrsultats de la mission.

En cas dapprciation ngative, il pourra demander, dans un premier temps, que desservices complmentaires soient rendus la charge du prestataire. .

La validation par le Directeur du Programme du rapport final de la mission CT (incluantle nombre dhomme/jour de prestations des experts figurant sur les feuilles de prsence) etde lutilisation du budget des dpenses accessoires (si dapplication), sera la basedapprciation du pouvoir adjudicataire pour le traitement de la facturation duprestataire.

Le prestataire et les experts CT quil aura mobilis sont responsables de la confidentialit ducontenu des rapports des missions ralises dans le cadre du PME II.

Les experts concerns de lATA appuient le Directeur du Programme dans le suivi de lasoumission et lexamen de tous les rapports des missions CT mobilises travers lesCentres dExpertise et le March Communication.

Rapports gnraux

Des rapports trimestriels et annuels sur les services fournis par les prestataires (lATA/Centre dExpertise / march communication) sont labors et remis par les prestataires auDirecteur du PME II.


Le contenu et la forme de ces rapports figure dans les contrats de services signs par lesprestataires avec le pouvoir adjudicataire.

Une copie de ces rapports sera transmise par le Directeur du PME II au MIPMEPI et laDlgation de lUE, pour information.

Rapports du Programme

Le PME II labore des rapports trimestriels dactivit, calqus sur lanne civile, ainsi quedes rapports annuels. Ces rapports relatent sur la mise en uvre des activits inscrites audevis programme de croisire. Ils sont labors par le Directeur du Programme avec lappuidu Comptable National et de lATA.

Les Centres dExpertise et le prestataire du march communication contribuent llaboration ddits rapports, en tenant compte des activits oprationnelles du devisprogramme dont ils sont chargs. A cet effet, les coordinateurs administratifs des CentresdExpertise et le prestataire du march communication transmettent au Directeur du PME IIla contribution au rapport dactivit labore par les experts principaux, au moins 15 joursavant la date limite de soumission du rapport du PME II aux autorits de tutelle.

Les rapports dactivit doivent tre transmis par le Directeur du Programme lattention desautorits de tutelle du PME II, pour approbation, dans les 30 jours calendaires maximum dela fin de la priode de rfrence.

A la fin de chaque devis programme, un rapport dexcution technique et de clturefinancire est aussi labor par le Directeur du Programme avec lappui du ComptableNational et de lexpert principal administratif et financier de lATA. Ces rapports sont transmispar le Directeur du Programme lattention des autorits de tutelle du PME II, pourapprobation.


PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

MODALITES DE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER ET DE FACTURATION DESENGAGEMENTS SPECIFIQUES DU PME II

Le Programme est en charge des marchs de services dcentraliss suivants :

Centre dExpertise PME - GFA - Contrat ENPI/2011/260-266 Centre dExpertise Qualit - IBF - Contrat ENPI/2011/260-124 Centre dExpertise Appui Institutionnel - ACE - Contrat ENPI/2011/260-651 Conseil et assistance technique

en communication - ICON - Contrat ENPI/2011/260-229

CONTRATS DE SERVICES

A/SUIVI DE LA MISE EN UVRE DES CENTRES DEXPERTISES

Le Programme assure le contrle de la mise en place des centres dexpertises tel que dfinipar les termes de rfrences et complts par la mthodologie et lengagement duprestataire :

implantation des centres personnel de soutien et appui technique bureaux installation et quipements mis disposition par le prestataire matriel

Le service logistique de lATA, oprant sous la supervision de lexpert administratif etfinancier (RAF ATA), appuie le Directeur du PME II dans la tenue et la mise jour destableaux de suivi, partir des donnes fournies par le prestataire ainsi que du contrle deces donnes :

plan de la localisation du centre ; coordonnes ; tableau des entres et sorties du personnel de soutien et appui technique ; tableau des entres et sorties des experts principaux ; plan dinstallation des bureaux ddis aux experts ; inventaires permanents des quipements ; inventaires permanents des matriels.

Ces lments viennent confirmer les engagements du contractant, les quipements etmatriels restent sa proprit.


B/SUIVI DES EXPERTS

EXPERTS PRINCIPAUX : SUIVI DES PRESENCES

Les experts principaux inscrits sous la rubrique honoraires dun contrat de servicesdoivent remplir leurs feuilles de prsence selon le mme format que le modle joint lannexe XVIII du prsent manuel.

Modalits de tenue de la feuille de prsence

La feuille de prsence comporte les rfrences du contrat de service concern.

Lexpert remplit la feuille de prsence avec son identit et sa position sur base du libellport sur le spcimen qui lui a t remis et qui correspond lintitul du poste sur le contratde service du contractant.

Le mois et lanne sont prciss : le mois en toutes lettres et lanne par son chiffre complet(ex. mars, 2011).

La feuille de prsence doit tre tenue mensuellement de la faon suivante :

- mettre 1 ou 0,5 jour pour les jours ouvrs travaills ;- mettre 0 (zro) pour les jours non ouvrs non travaills ;- mettre 0 (zro) pour les jours dabsence autoriss ou pour tout autre motif;- les jours non ouvrs ne peuvent pas donner lieu une facturation de la part du

contractant sauf accord pralable dment notifi et valid et condition quil ne soitpas incompatible avec les bases lgales;

- prciser dans la colonne lieu de travail/remarques :

En cas de prsence :

Alger ou la ville concerne lors de dplacement lextrieur de la wilaya dAlger ;

Le sommaire des activits journalires ;

En cas dabsence :

Absent, congs ou autres selon les statuts de chacun.

Les cartes dembarquement A/R, autorisation dabsence ou autres justificatifs dabsencesont joints en annexe des feuilles de prsence de la priode concerne, labsence desjustificatifs originaux ne permettra pas le traitement de la feuille de prsence.

Les quotas de prsence sont contractuellement fixs en jours travaills par anne et parexpert. Chaque expert rpartira son temps de prsence de faon respecter ses termes derfrence et son plan de charge de travail annuel. Les contractants ont pour charge dtablirun plan daction sur la priode du trimestre civil compatible avec les temps de prsence desexperts, il sagit dactualiser et de se positionner par rapport au calendrier des oprationsinitial prvues dans la mthodologie. La premire priode trimestrielle ira de mars 2011 au30 juin 2011.


Modalits de transmission de la feuille de prsence

Une fois compltes et signes, les feuilles de prsence de tous les experts de chaquecontractant sont transmises par la personne habilite du prestataire au PME II, compter dupremier jour du mois suivant. Un tat rcapitulatif des prsences par expert y sera joint pourle suivi en cumul du temps de prsence pour la dure du contrat et en accord avec laventilation totale du budget (annexe 5 du contrat).

Cette transmission sera faite dans un parapheur du contractant marqu de son logo etaccompagn dun bordereau de transmission dtaillant les pices jointes justificatives.

Aprs enregistrement du bordereau, le secrtariat du PME II transmet le parapheur :

- au RAF ATA pour vrification de la forme. En cas de non conformit, le RAF ATA enavise le contractant. Si le complment manquant nest pas fourni par retour decourrier les feuilles de prsence sont lui officiellement retournes;

- le RAF ATA envoie les documents conformes lexpert principal ATA de lacomposante concerne pour validation des activits et du temps de prsence ;

- lexpert principal ATA de la composante concerne retourne les documents au RAFATA signs ; en cas de non approbation un mmorandum explicatif sera joint ;

- le RAF ATA soumet la signature du Directeur du Programme pour approbationfinale.

Aprs signature, le secrtariat du DP retourne les originaux au prestataire par courrier aprsavoir fait une copie des feuilles de prsence avec leurs annexes pour le RAF ATA quicentralise ces archives.

Chaque contrat de service fait lobjet dun classement individuel.

Planning des absences

Les contractants tabliront trimestriellement une prvision dabsence des experts principaux.

Ces prvisions seront transmises chaque trimestre par les contractants au DP du PME II.

Une coordination pralable entre les experts principaux du Centre dExpertise et lexpertprincipal de lATA de la composante concerne limitera toute remise en cause des absencesprvues, en fonction des besoins de service et des engagements du Programme.

Chaque absence dun expert principal doit faire lobjet dune information dabsence lattention du Directeur du PME II. Cette demande sera effectue par le prestataire, selon lemodle figurant lannexe XIX du prsent manuel, et sera transmise au moins 10 joursavant la priode dabsence de lexpert.

Le contractant est responsable de linformation du Directeur du PME II et du suivi desprsences sur le lieu de travail de ses experts principaux.


MIISIONS DES EXPERTS PRINCIPAUX

Toute mission sinsre dans le cadre des activits des devis programmes, en concordanceavec les termes de rfrences des contrats de service concerns et au profit desbnficiaires ligibles au PME II et/ou pour les besoins du programme.

MISSIONS sur le lieu habituel des oprations

Les dplacements sur le lieu habituel des oprations (willaya dAlger) se font avec lesvhicules mis disposition des experts par le centre dexpertise et ne donnent lieu aucunefacturation.

MISSIONS hors du lieu habituel des oprations

Ds lors que la mission se droule hors du lieu habituel des oprations elle simpute sur lesdpenses accessoires du contrat de services du prestataire.

Le contractant tablit et soumet pralablement au Directeur du PME II, pour accord, lordrede mission et ses pices jointes ; si ncessaire des termes de rfrence succinctscomplteront le dtail du droulement de la mission list jour par jour sur lordre de mission.

A la de ce document rception, le secrtariat du DP PME II transmet lordre de mission lexpert principal ATA de la composante concerne pour vrification et accord, lordre demission est ensuite transmis au RAF ATA pour examen et classement, avant de lesoumettre au Directeur du Programme pour approbation.

Le secrtariat du DP PME II retourne au contractant lordre de mission sign aprs avoir faitles copies de toutes les pices transmettre au RAF ATA.

Aucune mission des experts principaux en dehors de la Wilaya dAlger ne pourra avoirlieu en labsence dun ordre de mission sign pralablement par le Directeur du PMEII.

Les attestations des bnficiaires visits seront jointes lordre de mission pour quil soitligible.

Les ordres de mission du contractant sont numrots de faon en assurer une parfaitetraabilit et conformment au modle figurant lannexe XX du prsent manuel..

Ils obissent aux principes suivants :

Les dplacements hors de la willaya dAlger seront effectus priori et si possiblepar voie arienne, puis en taxi.

Tous les frais sont rembourss sur base des dpenses relles, dans la limite dfiniepar chaque contrat, si elles sont justifies par :

- les factures acquittes ;- les cartes dembarquement et/ou bons de transport ;- le rapport de mission valid par le Directeur du PME II.


Le modle de note frais figure lannexe XXI du prsent manuel. La note de frais valide parle Directeur du PME II sera jointe la facturation finale.

Ceux-ci doivent tre joints lordre de mission original accompagn dun rapport de missiondat, sign et valid par lexpert principal de la composante concerne de lATA, sous peinedinligibilit lors de la soumission par le contractant de son rapport financier.

Conformment la rglementation contractuelle le contractant conserve les originaux qui ontt valids et joint sa facturation finale les copies valides et annules par le Programme.


EXPERTS NON PRINCIPAUX : SUIVI DES PRESENCES

Les experts non principaux inscrits sous la rubrique honoraires dun contrat de servicesdoivent remplir leurs feuilles de prsence selon le mme format que le modle figurant lannexe XXII du prsent manuel et sous le contrle du contractant qui les leur remet enmme temps que tous les autres documents et pices relatifs la mission.

Modalits de tenue de la feuille de prsence

Le modle de la feuille de prsence inclue dj le numro et lintitul du contrat de servicede chaque prestataire et doit tre complt pour les rubriques suivantes :

- numro de la DPS/OPS ;- intitul de la mission conformment celui de la DPS/OPS ;- identification de la phase, sil ny a quune phase prciser phase unique , sil y a

plusieurs phases prciser phase 1 de 2 puis phase 2 de 2 etc. ;- nom puis prnom de lexpert ;- mois en toutes lettres (ex. mars), si la mission chevauche deux mois il y aura une

fiche par mois ;- anne par son chiffre complet (ex.2011) ;- jour de la semaine, ils seront prciss en toutes lettres dimanche, lundi, etc.- jours de week-end et jours fris, ils seront griss,- dates, prciser en chiffres selon le calendrier du mois concern :

o mettre 1 ou 0,5 jour pour les jours ouvrs travaills ;o mettre 0 (zro) pour les jours non ouvrs non travaills ;o mettre 0 (zro) pour les jours dabsence autoriss ou pour tout autre motif;

- les jours non ouvrs ou fris ne peuvent pas donner lieu une facturation de la partdu contractant sauf accord pralable dment notifi et valid et condition quil nesoit pas incompatible avec les bases lgales et que la demande ait t introduitedans des dlais qui soient compatibles pour obtenir laccord de toutes les parties;

- en cas de voyage effectu par lexpert non principal le jour prcdent le jour dedmarrage de la mission ou le jour aprs la fin de la mission, les temps de voyagesinternationaux seront facturables raison dun forfait limit 0,5 jours par trajet.

- en cas de dplacement entre deux lieux de prestation diffrents la valorisation enhomme/jour du temps de trajet doit correspondre celle fixe par la DPS et lOPS ;

- lieu de travail, prciser la(les) ville(s) du lieu des prestations ;- description des activits, prciser le bnficiaire et laction ;- total, totaliser les jours prests qui ne peuvent excder ceux dfinis par la DPS et

lOPS ;- signatures,

Pices joindre la feuille de prsence par lexpert non principal sous contrle ducontractant :

les cartes dembarquement/dbarquement ou par dfaut la copie de la page dupasseport avec les dates correspondantes (la copie scanne de la cartedembarquement pour le retour sera accepte) ;

les attestations de prsence (cf. annexe XXIII) signes des bnficiaires rencontrs ; le rapport de la mission ou de la phase de la mission selon les indications figurantes

dans les TdR de la mission.


Modalits de transmission

par lexpert non principal

Il transmet au contractant sa feuille de prsence et ses justificatifs avec le rapport demission, charge du coordinateur du centre dexpertise ou de toute autre personnedsigne par le contractant de vrifier cette tape.

Le contractant aprs avoir effectu le contrle qualit transmet au programme dans lesdlais figurant dans les TdR de la mission, lensemble des documents pour validation et avecla signature du coordinateur du centre dexpertise sur les feuilles de prsence des experts.

Cette transmission sera faite lattention du DP PME II dans un parapheur du contractantmarqu de son logo et accompagn dun bordereau de transmission dtaillant les picesjointes justificatives.

Aprs enregistrement du bordereau, le secrtariat du PME II transmet le parapheur :

- au RAF ATA pour vrification de la forme. En cas de non conformit, le RAF ATA enavise le contractant. Si le complment manquant nest pas fourni par retour decourrier les feuilles de prsence sont lui officiellement retournes ;

- le RAF ATA envoie les documents conformes lexpert principal ATA de lacomposante concerne pour validation des activits et du temps de prsence ;

- lexpert principal ATA de la composante concerne retourne les documents au RAFATA signs avec la fiche dvaluation, lapprobation formelle du ou des bnficiairesconcerns et le courrier standard de notification de la validation au contractant ;

- le RAF ATA signe et soumet la signature du Directeur du Programme pourapprobation finale.

Aprs signature, le secrtariat du DP retourne les originaux au contractant par courrieraprs avoir fait une copie des feuilles de prsence avec leurs annexes pour le RAF ATA quicentralise ces archives.


C/SUIVI DE LA FACTURATION

Premier prfinancement :

Contrle par le RAF ATA et lexpert principal Garantie financire de la caution degarantie

Conservation de loriginal de la caution dans le coffre fort du Programme Vrification de la demande de prfinancement par le Programme et transmission la

DUE pour paiement avec copie certifie conforme par le Programme de la caution Tenue du tableau de suivi du remboursement du prfinancement solder avant la

limite des 80% du montant factur tablissement de la main leve de la caution et restitution de la caution

Paiements intermdiaires :

Priodicit de soumission semestrielle, le premier semestre ira jusquau 30septembre 2011

Les factures sont tablies en deux exemplaires, un pour la DUE, lautre pour le pouvoiradjudicateur qui assure la transmission la DUE aprs contrle. Lors de la transmission deces factures au Programme le contractant en informe la DUE en lui transmettant une copiedu courrier de transmission et copie de la facture rcapitulative. Les pices comptablesannexes sont les copies des originaux valids par le Programme, les originaux sontconservs par le contractant des fins daudit.

Documents joindre la facture:

feuilles de prsence des experts principaux avec les justificatifs ; feuilles de prsence des experts non principaux avec les justificatifs ;

et la copie du courrier dapprobation de la mission par le programme ;

copie du courrier dapprobation des rapports dactivits par le Programme ; les justificatifs des dpenses accessoires ; le rapport davancement ; le rapport financier ; le rapport de vrification intermdiaire des dpenses avec la copie acquitte du

vrificateur des dpenses; le tableau de suivi cumul de la facturation selon le modle qui sera fourni au

contractant par le Programme au dmarrage du projet.

Le RAF ATA est en charge du suivi et du contrle de la facturation, de llaboration et de lasoumission de lordre de paiement.

Sont joints par le Programme lordre de paiement copie des bordereaux de contrle du Programme ; copie du tableau de suivi de remboursement du prfinancement ; copie du tableau de suivi cumul de le rtention de garantie. Dlai de paiement 45 calendaires, hors priode de suspension ventuelle pour

clarifications et/ou complment de justificatifs.


Paiement final

Documents joindre la facture:

Rapport dactivit final approuv ; Facture finale incluant le dtail totalis des retenues de garanties ;

Rapport final de vrification des dpenses.

D/SUIVI DE LA RETENUE DE GARANTIE

Le montant de la retenue de garantie doit apparatre sur les factures intermdiaires ; Le contractant et le Programme tiendront conjointement un tat cumul de ces

retenues pour un rapprochement semestriel.

E/SUIVI DES DEPENSES ACCESSOIRES

Suivi lengagement (toutes dpenses confondues)

Un tableau rcapitulatif cumul des engagements, des ralisations et du soldedisponible accompagnera chaque nouvelle demande dimputation sur les dpensesaccessoires. Chaque engagement numrot chronologiquement dtaillera la date,lobjet, le montant prvu puis ralis, la pice de rfrence (N de la DPS/OPS ou delaction, N de lordre de mission pour les experts principaux, etc.).

Laccord formel et pralable du Programme est obligatoire avant tout engagement dubudget des dpenses accessoires. Chaque autorisation du PME II doit tre jointe auxjustificatifs.

Sont concerns :

Experts principaux : Frais de dplacement et de sjours pour les missionshors de la willaya dAlger frais de voyages et de sjours au rel

Un ordre de mission approuv par le Programme est le document de rfrence

Manuel Des Procedures Du Pme II

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