Procédure PR – Kick Off (27 septembre 2012)
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Procédure PR – Kick Off (27 septembre 2012)
Introduction
• Partager sur les travaux réalisées au cours de ces 12 derniers mois
• Présenter les résultats obtenus
• Présenter le reste des actions à mener
Objectifs de la réunion de lancementObjectifs de la réunion de lancement
Agenda
1. Contexte & Objectifs
2. La nouvelle procédure de demande PR
3. REX du Guichet Accueil Clients
4. Déploiement de la nouvelle procédure PR
5. Sujets restant à instruire
Rappel du contexte
• Les modifications, suppressions de PR impactent parfois gravement les systèmes jusqu'à un non fonctionnement des automatismes et de l’écart horaire dans la fenêtre de suivi.
• Des modifications de PR sont parfois réalisées directement dans les outils, sans vision des éventuels impacts dans le reste du SI et à la demande des émetteurs de besoin variés qui ne respectent pas de circuit de demande.
• Dans le cadre des actions lancées suite à la mise en place du plan directeur
référentiel des données d’infrastructure, le projet de mise en place d’une procédure de gestion de PR a été lancé en juin 2011.
• L’objectif initial étant de traiter les points sensibles pour le Service Annuel
2012 et d’intégrer par la suite les contraintes identifiées dans la conception d'une procédure unifiée ayant pour but d’optimiser les Services Annuels à venir.
Amélioration de la gouvernance Amélioration de la gouvernance
Objectifs de la nouvelle procédure
Mode d’organisationcoordonnée
Gestion transparente de toute procédure de
demande de codification associée(CI-base SACHEM)
Support métier, accompagnent dans le
traitement des demandes
Partage de la vision métier
Gain en visibilité de manière transverse
Maîtrise des acteurs et des rôles
Amélioration du SI
Nouvel orchestrateur de demande
Information au plus tôt les acteurs impactés
Identification des impacts SI en avance de
phase, permettant de s’inscrire dans une
évolutivité proactive du SI
Maitrise des exigences de moyens associées à la prise en compte des
demandes
Vérification du formalisme,
priorisation et suivi du traitement
Agenda
1. Contexte & Objectifs
2. La nouvelle procédure de demande PR
3. REX du Guichet Accueil Clients
4. Déploiement de la nouvelle procédure PR
5. Sujets restant à instruire
Planning
2011 2012
Juin Juil. Août
Définition d’une nouvelle procédure
Implication de tous les acteurs impactés
Formulation des recommandations, validées par toutes les parties
Test des demandes du SA2013 et +
REX février
REX septembre
Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la nouvelleprocédure de demande PR Test / Prototypage Déploiement de la
procédure
Juin 2011 Fév.2012 Sept.2012
Conduite de changement
auprès des demandeurs
et des intermédiaires
Acteurs impliqués dans le groupe de travail pour définir la nouvelle procédure : Entité Acteur DCF Bruno Pezeril
RFF Patrice Letard
DISCO Stephane Legeay
DPS UP THOR Loic Fichou, Delphine Fischel, Jean-Michel Guibert
Facturation Jean-Christophe Gaullier
IGT SE Stephane Cogliatti
ISI REF Frédérique Chassagne, Christine Climent, Thierry Philippe
ISI CIR Caroline Johson
DCF/DCF-SE Joseph Steinmetz
RFF/DSI Alain Jeanmaire
PRI-Lyon Dominique Veyrenc-Passot
2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
La nouvelle procédure de demande PRGroupe de travail
Le PR au sens du couple : code immuable, code chantier ( CI-CH)
La nouvelle procédure de demande PRPérimètre actuel pris en charge
•PR Horairisés•PR Facturation•PR Travaux
Type de PR
•Création •Modification•Suppression
Type de mise à jourType d’objet
• Hors programme
• Toutes les autres demandes
• Contrainte temporelle forte
Quels sont les « types » pris en compte dans cette nouvelle procédure ?Quels sont les « types » pris en compte dans cette nouvelle procédure ?
Quels sont les principaux usages du processus ?Quels sont les principaux usages du processus ?
2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
Quels sont les acteurs concernés ? Quels sont les acteurs concernés ?
• Programme :
• Dans le cadre de projets de développement du réseau impliquant la réalisation en phase projet, des programmes des automatismes et de la signalisation
SNCF/ INFRA RFF DCFGARE ET
CONNEXIONS EF
Comité Métier PR (en cours de finalisation )
Groupe d’Analyse d’Impact
Demandeurs
EIC/BHR DPS (USS DISCO/UP
THOR)
EIC Pôles
développement DCF EER SIM Métier
Fiabilisation Régularité
DIR Commerciale
Facturation
G&C via RFF Contact Client
EF via RFF Contact Client
SNCF DPI P&C SNCF IG PRI PR
Autre bureau d’études externes
Guichet Accueil Clients
SNCF ISI REF
ISI CIR Fiabilisation PRI PR/BE
DPS USS (DISCO/UP
THOR)
Métier Tarification
Métier Planification
Métier Exploitation
Métier Facturation
La nouvelle procédure de demande PRActeurs 2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
RFF/DPC
Modifier (créer, mettre à jour, supprimer) un PR
L’émetteur a un besoin PR
Recueillir les avis des entités
impactées
Déclencher les impacts
sur le SI
Un avis a été rendu et/ou la
modification a été réalisée
Emetteurs de besoins PR : Demandeurs
Guichet AccueilClients
Arbitrer les demandes
Groupe d’Analyse d’impact
Comité Métier
Guichet AccueilClients
Guichet AccueilClients
Besoin d’arbitrage
Effectuer l’analyse de complétude
Effectuer l’analyse d’impact
Formuler une expression de besoin
PR
1 2 3 4
5
6
1. Les demandeurs remplissent le formulaire de demande de PR
2. Le Guichet Accueil Clients réalise l’analyse de complétude en vérifiant que l’ensemble des informations nécessaires à l’instruction de la demande sont bien renseignées. Il identifie ensuite les entités impactées par la demande, qui constitueront le Groupe d’Analyse d’Impact.
3. Le Groupe d’Analyse d’Impact réalise l’analyse d’impact à la suite d’une demande PR et formalise un avis de faisabilité
4. Le guichet Accueil Clients recueille et consolide les différents avis des entités du Groupe d’Analyse d’Impact
5. Si nécessaire, le Comité Métier arbitre et valide les demandes
6. Le Guichet Accueil Clients déclenche les impacts sur le SI
La nouvelle procédure de demande PRCarte globale de la procédure 2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
Quels sont les documents actuels associés à la procédure ?
Documents nécessaires pour la formalisation d’une demande
Documents de support Documents de suivi
1/ Fiche de circulation demande PR 1/ Notice Fiche de circulation demande PR
1/ PR Chrono
2/ Fiche technique de demande PR 2/Mementos
La nouvelle procédure de demande PRDocuments associés 2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
Estimation des délais pour une demande de création/mise à jour
Attente retours « Groupe d’analyse d’impact »
Traitement des retours « Guichet Accueil Clients »
Arbitrage de la demande « Comité Métier PR »
La nouvelle procédure de demande PRIllustration de bout en bout 2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
15J
1-3J
1-3J
5J
Demande « Pur Horairiste »
Etape Optionnelle
Demande « Programme des automatisme »
Temps min. Demande « Pur Horairiste » : 6J ouvrés Temps min. Demande dans le cadre d’un «Programme d’automatisme » : 16J ouvrés
Temps max. Demande « Pur Horairiste » : 11J ouvrés Temps max. Demande dans le cadre d’un «Programme d’automatisme » : 21J ouvrés
Agenda
1. Contexte & Objectifs
2. La nouvelle procédure de demande PR
3. REX du Guichet Accueil Clients
4. Déploiement de la nouvelle procédure PR
5. Sujets restant à instruire
Les types de demandes traitées par le Guichet Accueil Clients durant la phase de test :
Rex du Guichet Accueil Clients 2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
2 demandes abandonnées après analyse2 demandes abandonnées après analyse
34 demandes acceptées et traitées34 demandes acceptées et traitées
4 demandes acceptées (à traiter)4 demandes acceptées (à traiter)78
Dem
and
es
reçu
es
par
le
Gu
ich
et A
ccu
eil
Cli
ents
78
Dem
and
es
reçu
es
par
le
Gu
ich
et A
ccu
eil
Cli
ents
38 demandes en cours d’analyse38 demandes en cours d’analyse
1 demande pour rectif 20121 demande pour rectif 2012
24 demandes pour SA 201324 demandes pour SA 2013
40 demandes pour SA 201440 demandes pour SA 2014
7 demandes pour SA 20157 demandes pour SA 2015
1 demande pour SA 20161 demande pour SA 2016
5 demandes pour SA 20175 demandes pour SA 2017
2 demandes ont nécessité le Comité d’arbitrage Métier2 demandes ont nécessité le Comité d’arbitrage Métier
Quels sont les marges de progrès identifiés par le Guichet Accueil Clients ?
2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
Les délais de réponse ne sont pas respectés par certains acteurs du Groupe d’Analyse d’Impact
Les délais de réponse ne sont pas respectés par certains acteurs du Groupe d’Analyse d’Impact
Le séquencement des étapes n’est pas toujours respectéLe séquencement des étapes n’est pas toujours respecté
Des difficultés sont générées lorsque le programme des automatismes subit une modification alors que la demande a été émise et est en cours d’instruction
Des difficultés sont générées lorsque le programme des automatismes subit une modification alors que la demande a été émise et est en cours d’instruction
Plusieurs fiches de circulation sont reçues pour une même demandePlusieurs fiches de circulation sont reçues pour une même demande
Parfois les documents de la procédure ne sont pas complètement renseignés Parfois les documents de la procédure ne sont pas complètement renseignés
La majorité des demandes s’adressent nominativement à Dominique Berge au lieu du Guichet Accueil Clients ([email protected])
La majorité des demandes s’adressent nominativement à Dominique Berge au lieu du Guichet Accueil Clients ([email protected])
Rex du Guichet Accueil Clients
Agenda
1. Contexte & Objectifs
2. La nouvelle procédure de demande PR
3. REX du Guichet Accueil Clients
4. Déploiement de la nouvelle procédure PR
5. Sujets restant à instruire
DQRM
Groupe d’analyse d’impact
ComitéMétierPR
…
Guichet Accueil Clients
ETAPE 2 : Déploiement au sein des demandeurs
Relais
ETAPE 1 : Déploiement au sein des acteurs impliqués dans l’instruction de la demande
Déploiement de la nouvelle procédure PRConduite du changement 2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
Relais
Quels les actions à mener pour le déploiement
N° Action Responsable Echéance 1 Réunion de lancement Patrice Letard 27/09/2012
2 Assurer la communication auprès de acteurs impliqués dans l’instruction des demandes
Patrice Letard 30/09/2012
3 Identifier la liste de TOUS les demandeurs potentiels pour chaque entité
Tous les relais 31/10/2012
4 Assurer la communication et le support auprès des demandeurs
Tous les relais 31/12/2012
Déploiement de la nouvelle procédure PRPlan d’actions 2011 2012
Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Déc. Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Définition de la procédure demande PR
Test / prototypage Déploiement de la procédure
Agenda
1. Contexte & Objectifs
2. La nouvelle procédure de demande PR
3. REX du Guichet Accueil Clients
4. Déploiement de la nouvelle procédure PR
5. Sujets restant à instruire
Sujets restant à instruire
Extension du périmètre aux PR Etude THORExtension du périmètre aux PR Etude THOR
Extension du périmètre aux PR hors RFNExtension du périmètre aux PR hors RFN
Ajout des métiers régularité et fiabilisation des circulations dans le « Groupe d’analyse d’impact » ?
Ajout d’un nouveau cas d’arbitrage : Le groupe d’analyse d’impact émet un avis divergeant sur les délais de mise en place
Périmètre Périmètre
Gouvernance
……
Documentation
Ancrage de la nouvelle procédure PR dans la documentation IG « IN3939 »
Questions / Réponses