Procédures pour l’inventaire des collections et la lecture ... · 3. Extraction des données à...

Procédures pour l’inventaire des collections et la lecture de rayons

Collège de Rosemont Bibliothèque

Document préparé par Marcela Folea et Stéphanie Binette

Juin 2014

Table des matières

1. INTRODUCTION......................................................................................................................... 3

1.1. OUTILS NÉCESSAIRES ............................................................................................................ 3

2. CRÉATION DES RAPPORTS SQL .................................................................................................. 3

2.1. A1_LECTURE_RAYONS_N3_COLLECT_GEN ........................................................................... 4

2.2. A2_LECTURE_RAYONS_TOUS_SAUF_N3_COLLECT_GEN ....................................................... 5

2.3. A3_LISTE_ANOMALIES (POUR LA COLLECTION GÉNÉRALE DU NIVEAU 300) ......................... 6

2.4. A3.1_LISTE_ANOMALIES_TOUS_SAUF_N3_COLLECT_GEN ................................................... 7

2.5. A4_LISTE_DOCUMENTS_PRÊTÉS ........................................................................................... 8

3. EXTRACTION DES DONNÉES À PARTIR DE KOHA ....................................................................... 9

4. TRANSFERT DU FICHIER VERS LE PORTABLE UTILISÉ POUR L’INVENTAIRE ............................... 11

4.1. LOCALEMENT ..................................................................................................................... 11

4.2. PAR LE RÉSEAU DU COLLÈGE .............................................................................................. 11

5. INVENTAIRE ET LECTURE DE RAYONS – LECTURE DU CODE À BARRES DES DOCUMENTS ........ 12

5.1. FONCTIONNEMENT ............................................................................................................ 12

5.2. SITUATIONS POSSIBLES AVEC LES CODES À BARRES ........................................................... 12

6. APRÈS L’INVENTAIRE ET LA LECTURE DES RAYONS .................................................................. 15

6.1. LOCALEMENT ..................................................................................................................... 15

6.2. PAR LE RÉSEAU DU COLLÈGE .............................................................................................. 15

7. DOCUMENTS PRÊTÉS AUJOURD’HUI (OU À LA DATE DE LA PRISE D’INVENTAIRE) ................... 16

8. DOCUMENTS QUI ONT POSÉ PROBLÈME DURANT LA PRISE D’INVENTAIRE ............................ 16

8.1. CAS POSSIBLES (À DÉVELOPPER EN FONCTION DES CAS RENCONTRÉS) : ............................ 16

9. INVENTAIRE SEULEMENT ........................................................................................................ 17

10. MODIFICATION DE LA DATE VU POUR LA DERNIÈRE FOIS ....................................................... 17

11. REPÉRAGE DES ANOMALIES : ITEMS DISPONIBLES ET ABSENTS LORS DE LA PRISE D’INVENTAIRE .................................................................................................................................. 20

12. AVIS DE RECHERCHE FINAL ET ÉLAGAGE ................................................................................. 22

ANNEXES .......................................................................................................................................... 23

ANNEXE 1 : LOCALISATIONS ............................................................................................................. 24

ANNEXE 2 : DISPONIBILITÉ ............................................................................................................... 25

ANNEXE 3 : PERTE ............................................................................................................................ 26

ANNEXE 4 : RETIRÉ ........................................................................................................................... 27

Procédures pour l’inventaire des collections et la lecture de rayons 3

1. Introduction Cette procédure a été élaborée suite à l’expérience d’inventaire acquise au Collège de Rosemont à l’été 2013. La procédure permet de réaliser à la fois l’inventaire et la lecture de rayons.

Pour n’effectuer que l’inventaire, créer les rapports figurant aux points 2.3, 2.4 et 2.5 puis passer à l’étape 9.

1.1. Outils nécessaires

Mozilla Firefox

Il faut d’abord s’assurer d’avoir installé le module complémentaire Table2Clipboard de Firefox. Si ce n’est déjà fait, il est possible de l’installer à partir de cette adresse : https://addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/dafizilla-table2clipboard/

Microsoft Excel 2010 ou une version plus récente

Le fichier Excel nommé Squelette_magique utilisé dans le cadre de l’inventaire ne fonctionnera uniquement qu’avec cette version ou une version plus récente.

De plus, le fichier Squelette_magique comporte dix feuilles identiques. Si la version utilisée d’Excel est 2010, vous devrez utiliser autant de feuilles que vous diviserez vos classes de cotes. Ainsi, nous avons utilisé trois feuilles pour la classe des 300 : « 300 à 330 », « 330 à 360 » et « 360 à 400 ». Chaque feuille ne doit pas comporter plus de 8460 documents. Mais il faut éviter de trop subdiviser le fichier, car on risque de se perdre inutilement.

2. Création des rapports SQL L’étape préparatoire de l’inventaire consiste à ajouter les rapports suivants dans vos rapports SQL.

Pour l’inventaire et la lecture de rayons au Collège de Rosemont, les rapports suivants ont été utilisés :

A1_Lecture_rayons_N3_collect_gen (Pour la collection générale du niveau 300)

A2_Lecture_rayons_tous_sauf_N3_collect_gen (Pour toutes les autres sections sauf collection générale du niveau 300)

A3_Liste_anomalies (Pour la collection générale du niveau 300)

A3.1_Liste_anomalies_tous_sauf_N3_collect_gen

A4_Liste_documents_prêtés

https://addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/dafizilla-table2clipboard/

https://addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/dafizilla-table2clipboard/


2.1. A1_Lecture_rayons_N3_collect_gen SELECT

barcode as 'No document',

biblioitems.biblionumber,

datelastseen as 'Date vu',

concat(replace(ExtractValue(marcxml,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="a"]'),'/',''),'

', replace(ExtractValue(marcxml,'//datafield[@tag="245"]/subfield[@code="b"]'),'/','')) as

'Titre',

notforloan as 'Disponible',

itemlost as 'Statut de perte',

wthdrawn as 'Retiré',

itemcallnumber as 'Cote'

FROM items

LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber)

WHERE

items.location='ROSEM.BIB'

and itemcallnumber>= <<Debut cote (Ex: 000)>>

and itemcallnumber< <<Fin cote (Ex: 100)>>

and itemnumber NOT IN (SELECT itemnumber FROM issues)

/* no de document pas dans la table des doc en circulation */

ORDER BY items.itemcallnumber ASC

LIMIT 100000


2.2. A2_Lecture_rayons_tous_sauf_N3_collect_gen

SELECT






'Titre',

notforloan as 'Disponible',

itemlost as 'Statut de perte',

wthdrawn as 'Retiré',

itemcallnumber as 'Cote'

FROM items


WHERE

items.location='ROSEM.BIB' <<Localisation>>




/* no de document pas dans la table des doc en circulation */


LIMIT 100000


2.3. A3_Liste_anomalies (Pour la collection générale du niveau 300)

SELECT






'Titre',

notforloan,

itemlost,

wthdrawn,

itemcallnumber

FROM items


WHERE

DateLastSeen<><<Date de l'inventaire>>

and items.location='ROSEM.BIB'





LIMIT 10000


2.4. A3.1_Liste_anomalies_tous_sauf_N3_collect_gen

SELECT






'Titre',

notforloan,

itemlost,

wthdrawn,

itemcallnumber

FROM items


WHERE

DateLastSeen<><<Date de l'inventaire>>

and items.location='ROSEM.BIB' <<Localisation>>





LIMIT 10000


2.5. A4_Liste_documents_prêtés

SELECT

concat(borrowers.firstname,' ',borrowers.surname,' ',borrowers.cardnumber) as name,

issues.issuedate as 'Prêté le',

issues.date_due as 'Retour prévu',



'Titre',

items.itemcallnumber as 'Cote',

items.barcode, concat('<img

src=',ExtractValue(marcxml,'//datafield[@tag="856"]/subfield[@code="u"]') ,' />')

FROM

issues

INNER JOIN items

ON issues.itemnumber = items.itemnumber

INNER JOIN biblio

ON items.biblionumber = biblio.biblionumber

INNER JOIN biblioitems

ON items.biblioitemnumber = biblioitems.biblioitemnumber

INNER JOIN borrowers

ON issues.borrowernumber = borrowers.borrowernumber

WHERE

(TO_DAYS(curdate())-TO_DAYS(issues.issuedate)) = '0'

and returndate IS NULL

ORDER BY

items.itemcallnumber ASC

LIMIT 1000


3. Extraction des données à partir de Koha

3.1. Récupérer le rapport voulu

Koha → Bilans et statistiques → Rapports → Rapports sauvegardés → Saisir les paramètres nécessaires, en fonction du rapport sélectionné :

Ou

Code de localisation (À titre d’exemple pour le rapport A2_Lecture_rayons_tous_sauf_N3_collect_gen seulement – Voir l’annexe 1 pour voir le code de localisation pour la Bibliothèque du Collège de Rosemont)

Plus petite cote

Plus grande cote (exclusive)

3.2. Cliquer sur Exécuter le rapport. Un tableau semblable à celui-ci apparaîtra :


3.3. Pour chaque section de la bibliothèque, un tableau semblable sera extrait et il contient les informations suivantes :

Code à barres du document

Numéro de notice

Vu pour la dernière fois (date qui correspond au dernier enregistrement d’une transaction dans Koha ou à la date de migration vers Koha de ce document)

Titre

Statut de disponibilité (voir annexe 2)

statut de disponibilité 0 = Disponible (pour le prêt)

statut de disponibilité 1 = Exclu du prêt

statut de disponibilité 3 = Consultation sur place

statut de disponibilité 101 = Réserve

Statut de perte (voir annexe 3)

statut de perte 1 = Perdu

statut de perte 2 = Long retard

statut de perte 3 = Facturé

statut de perte 4 = Introuvable

Statut Retiré (voir annexe 4)

Cote

3.4. Ouvrir le fichier nommé Squelette_magique :

C’est une macro qui sert à comparer les données extraites avec les codes à barres des livres sur les rayons.

3.5. À partir du tableau affiché → Cliquer n’importe où dans le tableau → Clic droit avec la souris → Table2Clipboard → Copier l’intégralité du tableau.

3.6. Retourner dans le Squelette_magique et s’assurer que la cellule jaune (case D1) est sélectionnée.

3.7. Clic droit avec la souris → Collage spécial… → Sélectionner Texte → Cliquer sur Ok, en s’assurant de garder la mise en forme de destination.

3.8. Enregistrer ce fichier avec la section ou l’intervalle des cotes Dewey visées par ce fichier (ex. : 500, si le rapport contient toutes les cotes de la section 500, ou encore 500-559 si le rapport ne contient que cette intervalle de cotes de la section 500) dans le dossier Inventaire approprié.

AAtttteennttiioonn!!

Si le fichier contient plus de 8000 lignes, il faut le diviser en plusieurs onglets car au-delà de 8460, il n’y a plus de formule appliquée.


4. Transfert du fichier vers le portable utilisé pour l’inventaire Sur le bureau du portable, les deux dossiers suivants s’y trouvent : Inventaire_été_2013 et Raccourci vers Inventaire. Il y a donc 2 façons de transférer le fichier.

4.1. Localement

4.1.1. Copier le fichier sur une clef USB puis retirer la clef du poste pour la brancher sur le portable.

4.1.2. Couper le fichier à partir de la clef USB puis le coller dans le dossier Inventaire_été_2013.

4.1.3. Il n’est pas nécessaire de conserver ce fichier sur la clef USB. Il est même préférable de le supprimer immédiatement afin d’éviter la confusion dans l’utilisation des fichiers plus tard.

4.1.4. Retirer la clef USB du portable.

4.1.5. Ouvrir le fichier afin qu’il soit prêt à l’utilisation par l’agent de bureau qui effectuera l’inventaire :

Masquer les colonnes C, E, F, G, H, I et J :

Sélectionner ces colonnes → Clic droit de la souris → Masquer.

4.2. Par le réseau du Collège

4.2.1. Se brancher préalablement au réseau du Collège.

4.2.2. À partir du dossier Raccourci vers Inventaire, récupérer le fichier dans le dossier approprié et le copier dans le dossier Inventaire_été_2013 afin qu’il soit enregistré localement.

4.2.3. Se débrancher du réseau.

4.2.4. Ouvrir le fichier afin qu’il soit prêt à l’utilisation par l’agent de bureau qui effectuera l’inventaire :

Masquer les colonnes C, E, F, G, H, I et J :

Sélectionner ces colonnes → Clic droit de la souris → Masquer.


5. Inventaire et lecture de rayons – lecture du code à barres des documents Pour la prise d’inventaire, il est souhaitable d’avoir un ou deux ordinateurs portables installés sur des chariots (dépendamment du personnel disponible dans la bibliothèque) muni chacun d’un lecteur de codes à barres. Les équipes de travail peuvent être composées d’une à deux personnes.

5.1. Fonctionnement

La validation de l’ordre des documents sur les rayons se fait grâce à une série de fonctions qui ont été sauvegardées dans un fichier Excel de base nommé « Squelette_magique ». De plus, le fichier « Squelette_magique » comporte dix feuilles identiques. Vous devez utiliser autant de feuilles que vous diviserez vos classes de cotes. Ainsi, nous avons utilisé trois feuilles pour la classe des 300 : « 300 à 330 », « 330 à 360 » et « 360 à 400 ». Chaque feuille ne doit pas comporter plus de 8460 documents si la version utilisée d’Excel est 2010 ; mais il faut éviter de trop subdiviser le fichier car on risque de se perdre inutilement.

Chaque feuille comporte une formule de recherche dans la colonne B. Le principe est de lire les codes à barres les uns sous les autres (il est impératif qu’il n’y ait pas de cellule vide entre 2 codes à barres lus), en se positionnant sur la cellule A2 pour commencer. La colonne A est en format TEXTE afin de préserver les « 0 » qui peuvent se trouver au début du code à barres. Lorsqu’un code à barres est inscrit dans la colonne A, la formule de la colonne B recherche ce numéro dans toute la colonne D et lorsqu’elle le trouve, elle rapporte la cote correspondante située sur la même ligne dans la colonne K. Les autres informations sur la même ligne resteront, du fait que nous avons décidé de masquer les colonnes C, E, F, G, H, I et J pour ne pas créer de confusion lors de la prise d’inventaire effectuée par les agents de bureau.

5.2. Situations possibles avec les codes à barres

Dans tous les cas de figure énumérés ci-dessous, l’ordinateur émet un signal sonore et le message « Cote erronée » s’affiche. Voici les différentes situations et comment les interpréter :

5.2.1. Message « Cote erronée » pour un document qui ne se trouve pas dans la bonne section :

Si le code à barres lu n’est pas trouvé dans la colonne D (c’est donc que le livre ne devrait pas se retrouver dans la section visée), la cellule B continue d’afficher la valeur « #N/A ». On doit probablement retirer ce document des rayons et voir à corriger l’anomalie (soit une mauvaise localisation dans le catalogue, soit un mauvais classement sur le rayons).


5.2.2. Message « Cote erronée » pour documents à classer en avant de la section où vous êtes rendus :

Si le livre n’est pas à la bonne place, la cote du document dont le code à barres a été lu s’inscrira dans la colonne B et sera marquée en rose.

En cliquant sur OUI, le code à barre sera conservé, la cote restera en rose pour marquer une erreur de classement et le curseur descendra d’une cellule.

En cliquant sur NON, le code à barres sera sélectionné et vous pourrez lire un autre code à barres par-dessus.

Il faut donc classer les documents correctement sur les rayons.

5.2.3. Aucun message « Cote erronée » ne sera affiché pour des documents à classer après la section où vous êtes rendus, mais la cote suivante sera marquée en rose (colonne B). Bien que ce soit cette cote qui soit marquée en rose, c’est le document précédent qui n’est pas classé au bon endroit.


Il faut donc classer les documents correctement sur les rayons.

5.2.4. Dans le cas du Collège de Rosemont, 3 générations de codes à barres ont été utilisés au fil du temps. Voici les cas de figure rencontrés lors de l’inventaire.

5.2.4.1. Code à barre avec un X :

Si le code a 10 caractères et qu’il débute par un X, supprimer le X et appuyer sur «Entrée».

Si le code a 9 caractères et qu’il débute par un X, supprimer le X et appuyer sur «Entrée».

5.2.4.2. Code à barre sans X :

Ajouter un 0 (zéro) au début du code et appuyer sur «Entrée».

5.2.4.3. Le code à barre n’est toujours pas reconnu :

Déposer le document sur le chariot et effacer le code à barres du fichier. Une technicienne en documentation s’en chargera.

5.2.4.4. Code à barre à modifier ou à changer

Mettre les documents dont le code à barre est à modifier ou à changer (usé, décollé ou inexistant) dans une pile à part et enlever le code à barres du fichier. Une technicienne en documentation s’en chargera.


6. Après l’inventaire et la lecture des rayons Récupérer le fichier complété qui se trouve dans le dossier Inventaire_été_2013 situé sur le bureau du portable pour le transférer dans le dossier Inventaire approprié sur le P. Il y a 2 façons de transférer le fichier.

6.1. Localement

6.1.1. Copier le fichier sur une clef USB puis retirer la clef du portable pour la brancher sur le poste.

6.1.2. Copier le fichier à partir de la clef USB puis le coller dans le dossier prévu pour l’inventaire.

Le fichier d’origine (avant l’inventaire) devra être écrasé par celui qui a été complété.

6.1.3. Il n’est pas nécessaire de conserver ce fichier sur la clef USB. Il est même préférable de le supprimer immédiatement afin d’éviter la confusion dans l’utilisation des fichiers plus tard.

6.1.4. Retirer la clef USB du poste.

6.1.5. Ouvrir le fichier afin de faire réapparaître les colonnes C, E, F, G, H, I et J :

Placer le curseur sur la ligne qui sépare les lettres des 2 colonnes entre lesquelles on veut retrouver la colonne masquée.

Lorsque le curseur à une ligne avec une flèche à gauche et une à droite se modifie pour un curseur à deux lignes avec une flèche à gauche et une à droite, double-cliquer et la colonne s’affichera à nouveau (si le double-clic ne fonctionne pas, maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé lorsque le curseur à deux lignes avec une flèche à gauche et une à droite apparaît et déplacer la souris vers la droite).

6.1.6. Enregistrer une dernière fois et garder le fichier ouvert.

6.2. Par le réseau du Collège

6.2.1. Se brancher préalablement au réseau du Collège.

6.2.2. Aller récupérer le fichier dans le dossier Inventaire_été_2013 et le couper pour aller le coller dans le dossier prévu pour l’inventaire.

Le fichier d’origine (avant l’inventaire) devra être écrasé par celui qui a été complété.

6.2.3. Se débrancher du réseau.

6.2.4. Ouvrir le fichier afin de faire réapparaître les colonnes C, E, F, G, H, I et J :

Placer le curseur sur la ligne qui sépare les lettres des 2 colonnes entre lesquelles on veut retrouver la colonne masquée.

Lorsque le curseur à une ligne avec une flèche à gauche et une à droite se modifie pour un curseur à deux lignes avec une flèche à gauche et une à droite, double-cliquer et la colonne s’affichera à nouveau.

6.2.5. Enregistrer une dernière fois et garder le fichier ouvert.


7. Documents prêtés aujourd’hui (ou à la date de la prise d’inventaire)


Cette étape doit être effectuée seulement si la prise d’inventaire est effectuée lorsque la bibliothèque est ouverte. Si ce n’est pas le cas, passez à l’étape 8.

Des documents peuvent être prêtés entre le moment où le code à barres de ceux-ci est lu et le moment leur champ Vu pour la dernière fois sera modifié. Quand cela arrive, Koha fait automatiquement un retour du document et le rend « disponible ». Afin de palier à ce problème, il est intéressant de produire le rapport « A4_Liste_documents_pretes».

7.1. Koha → Bilans et statistiques → Rapports → Rapports sauvegardés → liste_documents_pretes

Comme son nom l’indique, à moins de modifier les paramètres de date, il faut avoir réalisé la lecture des rayons, produit cette liste et modifié le champ Vu pour la dernière fois dans la même journée.

7.2. Il est possible que des documents qui étaient en prêt au moment de l’extraction du fichier soient retournés avant l’étape 10. Ne pas tenir compte de ces retours, puisque la date Vu pour la dernière fois est récente.

8. Documents qui ont posé problème durant la prise d’inventaire

8.1. Cas possibles (à développer en fonction des cas rencontrés) :

8.1.1. Code à barres inexistant sur le document ou détérioré

Il arrive que la colle des protèges codes à barres se décolle et que le code à barre soit tombé, à changer, etc.


Procéder à cette étape seulement après avoir effectué l’étape 7, car si l’ancien code a été inventorié dans le rapport et qu’on change le code à barres avant d’avoir modifié la date Vu pour la dernière fois, Koha indiquera que le code à barres n’a pas été trouvé puisque c’est l’ancien code qui figure dans le rapport Excel (voir point 10.9.4)

Pour avoir plus de détails concernant la date Vu pour la dernière fois, se référer au point 10.

8.1.2. Code à barres non trouvé dans le fichier Excel

Il est possible que le code à barres ait été mal enregistré dans l’exemplaire du document.

8.1.2.1. Corriger le code à barre dans l’exemplaire du document.

8.1.2.2. Modifier la date Vu pour la dernière fois dans la sous-zone $r pour la date de référence établie.


8.1.3. Localisation erronée

Il est possible que la localisation soit erronée.

8.1.3.1. Corriger la localisation erronée pour la bonne localisation.


8.1.4. Document qui doit être reclassé dans une section déjà inventoriée


8.1.4.2. Retirer ce document de la Liste des exemplaires disponibles non inventoriés.

8.1.4.3. Déposer le document dans l’aire de pré classement afin que les agents de bureau puissent le reclasser au bon endroit.

9. Inventaire seulement Il n’est pas nécessaire d’utiliser le fichier Excel Squelette_magique pour enregistrer vos codes à barres. L’utilisation d’un fichier texte (ex. Bloc note) pour chaque section de votre bibliothèque suffira.

Il faut procéder à la lecture du code à barres de chacun des documents inventoriés puis sauvegarder chacun des fichiers textes pour ensuite passer à l’étape 10.2.

10. Modification de la date Vu pour la dernière fois Ce champ conserve la date de dernière transaction d’un document, soit au prêt ou soit dans une opération d’inventaire.

SSoouuss--zzoonnee VVuu ppoouurr llaa ddeerrnniièèrree ffooiiss ((995522 $$rr))

Au Collège de Rosemont, cette sous-zone est cachée dans l’éditeur en cours d’année. Pour la durée de l’inventaire, il faut rendre visible cette sous-zone en la cochant dans les contraintes avancées de Koha, afin de pouvoir modifier manuellement cette date directement dans l’exemplaire des documents au besoin. Lorsque l’inventaire est terminé, décocher cette valeur.

DDaattee ddee rrééfféérreennccee

Au Collège de Rosemont, la date de la migration vers Koha était le 17 avril 2011. La plupart des documents qui n’avaient jamais été empruntés avant notre inventaire avaient comme Vu pour la dernière fois cette date. Quand nous avons commencé l’inventaire, nous avons établi une date de référence (par exemple, 2013-07-01) ; peu importe la date à laquelle une section était terminée, nous indiquions toujours cette date dans la sous-zone Vu pour la dernière fois (952 $r).

Plus tard, lors de la consultation de l’exemplaire d’un document, il est alors plus facile de déterminer si la dernière fois qu’il a été vu était lors de l’inventaire.


10.1. À partir du fichier Excel complété, copier tous les codes à barres apparaissant dans la colonne A dans un fichier texte (ex. : BlocNote).

10.2. Enregistrer ce document sur le bureau sous le nom Date.

10.3. Aller ensuite dans : Koha → Outils → Inventaire/récolement

Cet outil ne sert uniquement qu’à modifier le champ Vu pour la dernière fois.

10.4. Fournir le chemin du fichier texte enregistré précédemment sur le bureau à Koha, dans le champ « Fichier des codes à barres ».

10.5. Fixer la date d’inventaire à : indiquer la date de référence établie.

Tous les documents vus lors de l’inventaire auront alors cette date dans le champ Vu pour la dernière fois.

10.6. Ignorer les trois autres sections de cet outil.

10.7. Cliquer sur Valider.

10.8. Koha pourra alors fournir des cas dont il faudrait tenir compte. Voici quelques exemples :


10.9. Cas possibles (à développer en fonction des cas rencontrés) :

10.9.1. Exemplaire retiré

10.9.1.1. Vérifier si c’est une erreur de statut ou s’il a bien été retiré de la collection. Si c’est une erreur, aller dans l’exemplaire afin de modifier le statut pour Disponible et/ou enlever le statut Retiré et modifier la date Vu pour la dernière fois dans la sous-zone $r pour la date de référence établie.

10.9.1.2. Si l’exemplaire est retiré parce qu’il y a une mention En réparation, enlever le statut Retiré dans la sous-zone $0, enlever la note dans la sous-zone $z En réparation et modifier la date Vu pour la dernière fois dans la sous-zone $r pour la date de référence établie.

10.9.2. L’exemplaire était en prêt

10.9.2.1. Copier le premier code à barres qui apparaît dans la liste et ouvrir un nouvel onglet Koha.

10.9.2.2. Effectuer une recherche à l’intranet avec ce code à barres et aller dans son historique de prêt afin de trouver qui l’a emprunté en dernier et quelle était la date de retour prévue.

10.9.2.3. Aller dans le dossier du dernier emprunteur et effectuer un prêt spécial avec la date de retour prévue qui était indiquée dans l’historique du document.

10.9.2.4. Procéder de cette façon pour tous les exemplaires qui étaient en prêt et qui ont été rendus avant d’être marqués comme vus.

10.9.3. Code à barres non trouvé

Lorsque le code à barres non trouvé est précédé d’un deux-points ( : ) et qu’aucune information le précède, c’est que dans le fichier, il y a une cellule vide dans la colonne A. Simplement ne pas en tenir compte.


10.9.4. Code à barres non trouvé

Il est possible que le code à barres ait été mal lu par le lecteur optique, laissé dans le fichier et reclassé sur les rayons ou qu’il ait été changé entre le moment où il a été lu par le lecteur et le moment de la modification de la date Vu pour la dernière fois.

Dans ce cas, copier le code à barres problématique et retourner dans le fichier Excel pour faire une recherche avec ce code pour retrouver les deux cotes entre lesquelles le document au code problématique pourrait se trouver.

Prendre en note la cote qui précède le code problématique et la cote qui le suit pour ensuite aller voir sur les rayons si le document s’y trouve. Si tel est le cas, le récupérer et se référer au point 5.2 de cette procédure.

Si ce n’est pas le cas, prendre en note les codes problématiques et investiguer au besoin.

10.10. Il est toujours préférable de vérifier si le nombre d’exemplaires modifiés correspond au nombre de documents dans le fichier Excel complété. Il est alors possible de s’assurer qu’il n’y a pas eu de problèmes dans Koha lors de la modification de la date.

10.11. Du moment où la modification du champ Vu pour la dernière fois est complétée, il n’est pas nécessaire de conserver le fichier Date qui a été enregistré sur le bureau. Il est même préférable de le supprimer immédiatement afin d’éviter la confusion dans l’utilisation des fichiers plus tard.

11. Repérage des anomalies : items disponibles et absents lors de la prise d’inventaire

11.1. Koha → Bilans et statistiques → Rapports → Rapports sauvegardés → Choisir le rapport en fonction du rapport pour l’inventaire (si le premier rapport était pour la collection générale, il faudra choisir ici la liste A3) :

A3_Liste_anomalies (Pour la collection générale du niveau 300)

A3.1_Liste_anomalies_tous_sauf_N3_collect_gen (pour toutes les autres sections sauf collection générale du niveau 300)

11.2. Saisir les paramètres nécessaires, en fonction du rapport sélectionné :

Date de l’inventaire : date de référence

Code de localisation (À titre d’exemple pour le rapport A2_Lecture_rayons_tous_sauf_N3_collect_gen seulement – Voir l’annexe 1 pour voir le code de localisation pour la Bibliothèque du Collège de Rosemont)

Plus petite cote

Plus grande cote (exclusive)


11.3. Cliquer sur Exécuter le rapport.

11.4. Un tableau semblable à celui-ci apparaîtra :

11.5. À partir du tableau affiché → Cliquer n’importe où dans le tableau → Clic droit avec la souris → Table2Clipboard → Copier l’intégralité du tableau.

11.6. Pour une première fois, sauvegarder ce tableau dans un fichier Excel avec un nom significatif (ex. : Liste des exemplaires disponibles non inventoriés). Plus tard, il faudra ajouter des onglets pour chaque section de la bibliothèque et y ajouter tous les exemplaires non trouvés lors de l’inventaire. Ces fichiers seront aussi utilisés à la fin de l’inventaire (par les agents de bureau) pour faire les recherches dans la bibliothèque. Il ne faut pas oublier de coller les informations en s’assurant toujours de garder la mise en forme de destination.

11.6.1. Enlever les lignes pour lesquelles il y a un chiffre 1 ou 3 dans la colonne Itemlost. Conserver les lignes pour lesquelles il y a le chiffre 4.

11.6.2. Ne pas tenir compte des colonnes Notforloan et Withdrawn.

11.6.3. Enregistrer le fichier et le fermer.


12. Avis de recherche final et élagage

12.1. À la fin de l’inventaire, imprimer le document Liste des exemplaires disponibles non inventoriés dans son entier.

12.2. Effectuer une recherche sur les rayons pour tenter de retrouver les documents.

12.3. Si des documents sont retrouvés, modifier la date Vu pour la dernière fois dans l’exemplaire de ceux-ci et vérifier les Cote, Emplacement sur les rayons, Statut de perte, Statut de retrait et Exclu du prêt.

12.4. Pour les documents non retrouvés, soit il faut inscrire le document comme étant introuvable, soit il faut l’élaguer. Si le code à barres d’un document « introuvable » est lu de nouveau (au prêt ou dans une lecture de rayons subséquente), ce statut disparaîtra automatiquement et le document redeviendra disponible.

ANNEXES

24

ANNEXE 1 : Localisations

Localisation Code Cote Étage

Audiovisuel en bibliothèque .AVB 000 à 999 Niveau 200

Bandes dessinées .BD A à Z Niveau 200

Bureaux .B 000 à 999 Niveau 200

Collection générales .N2 000 à 100 Niveau 200

Comptoir de l'aide à la recherche .AID 000 à 999 Niveau 200

Comptoir du prêt - CD-ROM ou DVD-ROM avec livre .COM

000 à 999

A à Z Niveau 200

Consultation sur place .C2 000 à 999 Niveau 200

Coup de cœur .CC 000 à 999 Niveau 200

Dictionnaires, grammaires, etc. pour le prêt .DIC 000 à 999 Niveau 200

Disque compact .CD

A à Z

000 à 999 Niveau 200

Films pour le prêt externe (Péril jeune) .FIL A à Z Niveau 200

Livres en présentation - Dictionnaires référence et

livre sur les présentoires .PRE 000 à 999 Niveau 200

Lives rares .R 000 à 999 Niveau 200

Romans fantastiques et de science-fiction .SF

A à Z

000 à 999 Niveau 200

Romans policiers .PO

A à Z

000 à 999 Niveau 200

Section des revues .P A à Z Niveau 200

Vidéothèque - Film VHs ou DVD .AV 000 à 999 Niveau 200

Acupuncture - Référence .ACU 000 à 999 Niveau 300

Cartes .CG 000 à 999 Niveau 300

Collection générales Aucun code 100 à 200 Niveau 300

200 à 300 Niveau 300

300 à 400 Niveau 300

400 à 500 Niveau 300

500 à 600 Niveau 300

600 à 700 Niveau 300

700 à 800 Niveau 300

800 à 900 Niveau 300

A à Z

C800 à 900

Niveau 300

900 à 1000 Niveau 300

Consultation sur place .C 000 à 999 Niveau 300

Langues .LAN A à Z

000 à 999

Niveau 300

Recensement .RC A à Z

000 à 999

Niveau 300

Romans en anglais .ROA A à Z

000 à 999

Niveau 300

Statistiques .ST A à Z

000 à 999

Niveau 300

25

ANNEXE 2 : Disponibilité

26

ANNEXE 3 : Perte

27

ANNEXE 4 : Retiré

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