Guide KOHA Décembre 2019

MODULE ACQUISITION

François Couronné

Sommaire

1 Accéder au module Acquisitions 3

2 Suivre son budget 4

3 Préparer une commande 7

Rechercher un fournisseur 7

Rechercher un panier 8

4 Saisir une commande 11

À partir d’une notice existante 12

À partir d’une notice vide 15

Gérer les suggestions 16

À partir d’une suggestion 18

Éléments financiers 20

5 Modifier une commande 21

Visualiser une ligne de commande 21

Annuler une commande 22

6 Réceptionner un colis 24

Accéder aux documents attendus 24

Exemplariser les documents 27

Fermer la facture 30

7 Suivre une ligne de commande 31

2

3

1 Accéder au module Acquisitions

Site + Login

4

2 Suivre son budget (1/4)

-Colonne Montant = montant initial alloué au poste

- Colonne Commandé = montant des commandes non réceptionnées

- Colonne Dépensé = montant des commandes réceptionnées

- Colonne Dispo = Montant – (Commandé + Dépensé)

Sur la page d’accueil du module, on trouve un

tableau récapitulatif des postes budgétaires

5

2 Suivre son budget (2/4)

Dans Koha, il y a deux niveaux :

Le budget (le père, enveloppe globale où aucune dépense n’est imputée)…

….Et les postes budgétaires ( les enfants entre lesquels se partagent

l’enveloppe globale, et sur lesquels les dépenses sont imputées).

Choisir et cliquer sur le budget

2 Suivre son budget (3/4)Le calendrier

6

7

3 Préparer une commande (1/4)

Rechercher un fournisseur

Pour chercher :

2 possibilités

8

Rechercher un panier (1/3)

3 Préparer une commande (2/4)

Liste des

fournisseurs

répondant à la

requête

Liste des paniers : - ouverts : contenant déjà des notices et

modifiables

- fermés : en attente de réception de

documents, on ne peut pas les modifier.

Ici, on ne voit pas les paniers vides ou

réceptionnés entièrement :

utilisez « Montrer tous les paniers »

9

Rechercher un panier (2/3)

3 Préparer une commande (3/4)

« Cacher les paniers reçus » laisse afficher les

paniers avec des documents en attente de réception.

10

« Cacher les paniers fermés » affiche les

paniers ouverts et donc modifiables.

Les paniers ouverts et vides, sans ligne de commande saisie,

n’apparaissent pas par défaut, pour les voir, il faut « montrer tous les

paniers »

Rechercher un panier (3/3)

3 Préparer une commande (4/4)

11

Vérifiez TOUJOURS qu’il n’existe

pas une notice pour le document

que vous voulez commander !

4 Saisir une commande (1/10) Modes d’alimentation

Seuls trois modes d’alimentation du panier sont actuellement utilisables :

A partir d’une notice existante

A partir d’une suggestion

A partir d’une nouvelle notice

Tous ces modes de commandes permettent l’alimentation automatique de

la zone 940 (Informations sur la commande) de la notice de l’ouvrage.

1 Ouvrir un nouvel onglet Recherche

2 Faire la recherche dans le catalogue.

Copier l’ISBN ou le PPN du document

identifié

4 Saisir sa commande (2/10)

A partir d’une notice existante (1/3)

4 Coller l’isbn ou le ppn dans le cadre

de recherche

3 Revenir sur l’onglet où le panier est

ouvert

12

La recherche à partir du

module acquisition ne

permet pas d’identifier

les documents avec

certitude. Il est préférable

d’utiliser le module de

recherche.

4 Saisir sa commande (3/10)

A partir d’une notice existante (2/3)

13

Il ne reste plus qu’à renseigner les

éléments financiers (voir plus loin)

Les éléments d’identification du

document sont déjà renseignés…

4 Saisir sa commande (4/10)

A partir d’une notice existante (3/3)

14

Renseigner les zones avec les

informations bibliographiques avant

de renseigner les éléments

financiers (voir plus loin)

A partir d’une notice vide

4 Saisir sa commande (5/10)

Il faut saisir l’EAN dans la case

ISBN pour permettre la

transmission des données aux

fournisseurs

La saisie se fait en majuscules, pour

plus de visibilité dans le catalogue.

Ne pas utiliser « ; », qui pose des

problèmes lors de l’envoi des

commandes aux fournisseurs.

Si la recherche dans le catalogue

ne propose pas de « notice

existante », on utilise « à partir

d’une nouvelle notice (vide) »

nom de l’éditeur

N° d’édition (2e Ed.)

15

16

A partir de la page d’accueil des

acquisitions

Gérer les Suggestions en attente

Onglet «A vérifier »

Gérer les suggestions (1/2)

4 Saisir sa commande (6/10)

17

On ne peut commander qu’à

partir d’une suggestion

acceptée !

Notes visibles sur

le compte lecteur

4 Saisir sa commande (7/10)

Gérer les suggestions (2/2)2 façons de gérer les suggestions :

1 A partir de l’onglet « en attente » en cochant

suggestions et en descendant au bas de la liste.

2 En cliquant sur le titre de la suggestion pour

l’ouvrir et accéder à l’ensemble des

informations.

18

Commander à partir d’une suggestion (1/2)

4 Saisir sa commande (8/10)

Vous pouvez uniquement commander à partir

des suggestions que vous avez acceptées

19

Après la saisie de

la commande, le

lien avec l’auteur

de la suggestion

est conservé.

Sur le compte

lecteur du

catalogue,

l’information de

la commande est

indiquée

Commander à partir d’une suggestion (2/2)

4 Saisir sa commande (9/10)

20

4 Saisir sa commande (10/10)Eléments financiers

- La quantité n’est pas toujours une zone

modifiable : on peut diminuer le nombre d’exemplaire s’il est

supérieur à 1 mais on ne peut pas augmenter la quantité.

- Budget : le champs est pré-rempli par le premier

poste de la liste.

- Ne jamais cocher prix incertain

- Paramètres par défaut définis dans la fiche

fournisseur.(Si besoin, possibilité de modifier ici).

- Zones pré-remplies lors de la saisie du prix de

vente : ne pas modifier !

- L’utilisation des statistiques est définie (ou non)

pour chaque poste budgétaire.

Elles permettent d’éditer des statistiques sur les

domaines d’acquisition ainsi que le suivi des

dépenses dans le calendrier(statistique 1) et

la provenance et les supports (statistique 2)

N’oubliez pas d’enregistrer votre saisie !

21

Possibilité de modifier ou

de supprimer une ligne de

commande tant que le

panier est ouvert

Visualiser une ligne de commande

5 Modifier une commande (1/3)

21

22

Annuler une ligne de commande du panier (1/2)

5 Modifier une commande (2/3)

Avant d’annuler une ligne de commande copier/coller les références et indiquer le

motif de l’annulation dans la zone de notes. En cas de suppression de la notice

bibliographique, l’intitulé disparait, la zone de note permet de savoir ce qui a été

annulé.

23

Annuler une ligne de commande du panier (2/2)

Vous pouvez cochez cette case si vous souhaitez

supprimer la notice bibliographique.

5 Modifier une commande (3/3)

Deux façons d’accéder à la réception des colis :

1

2

6 Réceptionner un colis (1/7)

Accéder aux documents attendus (1/3)

- A partir de la page d’accueil

des acquisitions, faire une

recherche par nom de

fournisseur. Le bouton

« réceptionner colis » est

directement accessible

- A partir de la fiche

fournisseur, dans le menu

déroulant « gestion des

commande », choisir

« réceptionner colis ».

24

Pour poursuivre la réception d’un colis

cliquer dans la colonne date du n° de

facture correspondant à votre colis.

6 Réceptionner un colis (2/7)

Accéder aux documents attendus (2/3)

Pour débuter la réception d’un nouveau colis:

- Inscrire le N° de facture dans la case « Ref fournisseur »

- Cliquer sur « Suivant ».

25

6 Réceptionner un colis (3/7)

Accéder aux documents attendus (3/3)

Cliquer sur réceptionner pour

effectuer la réception de un ou

plusieurs exemplaires attendus

Documents déjà réceptionnés pour cette facture.

Rechercher le document à

réceptionner selon le critère

de votre choix (ISBN, Titre…)

puis « filtrer » pour obtenir le

résultat

2

1

26

Exemplariser les documents(1/3)

6 Réceptionner un colis (4/7)

Vérifier le prix unitaire de

l’ouvrage et modifier le

« coût réel » si nécessaire

- Remplir les données d’exemplaire.

- Les zones obligatoires sont signalées

par une « * ».

- Attention certaines zones comportent

une valeur par défaut à modifier en

fonction votre bibliothèque.

27

ATTENTION !

- Le bouton Effacer permet de

nettoyer le formulaire des

éléments déjà remplis.

Exemplariser les documents(2/3)

6 Réceptionner un colis (5/7)

Le bouton « + » permet d’enregistrer

l’exemplaire qu’on vient de renseigner

et de lancer l’exemplarisation d’un

nouvel exemplaire.

Le bouton « enregistrer » permet de

valider la réception du ou des

exemplaire(s)

28

Exemplariser les documents(3/3)

6 Réceptionner un colis (6/7)

1 –Après la validation avec le

bouton « + » les exemplaires reçus

s’affichent au dessus du prochain

exemplaire à recevoir (si la

commande en comporte plusieurs)

2- Après l’enregistrement avec le

bouton « enregistrer », le document

qui vient d’être réceptionné est visible

dans la liste « déjà réceptionné »

29

Fermer la facture

6 Réceptionner un colis (7/7)

Une fois la réception du colis

terminée (l’ensemble des

documents de la facture sont

réceptionnés). Vous devez :

1- fermer la facture.

2 -Visualiser, renseigner et

vérifier votre facture en cliquant

sur « voir le détail ».

Renseigner la date de réception et enregistrer

30

31

7 Suivre mes lignes de commande

Rechercher un document

Le bandeau supérieur du module acquisition propose une recherche simple

par titre et/ou fournisseur. Cliquer pour la recherche avancée.

- Référence fournisseur = N° de

Facture

- Possibilité de recherche sur le statut

de la commande et notamment les

commandes supprimées.