Notre Vision de la GED UNIFORCE INFORMATIQUE

Définition de la GED Problématiques clients et enjeux Atouts et ouverture de la GED Processus complet de la chaîne documentaire Différents intervenants dans le processus Types d’architectures possibles Les différents scénarii de mise en place GED

implémentés par UNIFORCE (WafaAssurance, CDG, Centrale laitière)

Agenda

Un dispositif de GED est intimement lié au cycle de vie des documents, de leur création àleur élimination en passant par leur stockage électronique, archivage physique, diffusion et« restitution », il doit permettre :

L’industrialisation du processus d’acquisition des documents. L’organisation et la gestion des documents numériques (textuel, graphique,

sonore, etc.) L’implémentation des processus de production et d’utilisation des documents. La mise en place d’une stratégie de sécurité pour des fins de restitution

d’information. Mise en place d’une stratégie de stockage et de rétention. La modélisation du plan d’archivage physique virtuel. La gestion des opérations archivistiques liées à chaque document papier archivé. ...

Pour répondre à toutes ces exigences, la solution proposée doit disposer des Pour répondre à toutes ces exigences, la solution proposée doit disposer des plusieurs briques technologiques:plusieurs briques technologiques:

Qu’est-ce que c’est ?

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Agenda

Contraintes légales

Beaucoup de documents sont assujettis à des contraintes de conservation - de 6 à 30 ans -

Distribution de l’information

Nouveaux services facturables de restitution au travers des canaux de distribution.

Intégration des solutions existantes

Les entreprises ont multiplié des solutions verticales de gestion de contenu, sources d’accroissement des coûts.

Nouveaux Produits et ServicesLes entreprises peuventdévelopper de nouveaux services à partir de l’infrastructure d’archivage.(ex : coffre-fort électronique, tiers archivage…)

Temps

COUTS

REVENUS

Objectifs

Les projets GED ont souvent dans un premier temps un objectif de réduction des coûts. Cependant la recherche de création de valeur devient un facteur structurant de ces projets.

Explosion des volumes à stocker

Changement d’échelle : du Ko SGBDR au Mo d’un film. Les échanges sont de plus en plus riches et fréquents (ex : le mail)

Problématiques clients et enjeux

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Agenda

« La gestion des documents » recouvre les technologies permettant d’exploiter sous forme numérique des objets provenant de supports physiques divers (papier, fax, fichier, son, vidéo…) et porteurs de données non structurées. L’enjeu est aujourd’hui celui de l’intégration, source d’économies et d’amélioration de la qualité de service.

ARCHIVAGE ou COLD

Stockage optimisé de gros volumes de documentsInformations non modifiéesDocuments souvent légaux

Ex : relevés de comptes, chèques, swift, comptabilité, mails…

GED / WORKFLOW

Gestion d’informations évolutivesVersioning de documents

Circulation de l’information (workflow)Ex : dossier de crédit, lettre de réclamation,

gestion de sinistre…

WEB CONTENT MANAGEMENT

Information éditoriale sur le Web Internet Intranet

Gestion du contenu déportée sur les métiersEx : offre produits bancaires, informations sur la société…Contenu web

Impressions Factures, Etats, Relevés,

Spools, Statistiques, Catalogues…

Documents entrants Documents scannés, Fax, Courriers…

Applications existantes ERP, SCM, CRM, ex: PeopleSoft,

HR-Access, SAP, Siebel,…

e-mail, Bases de connaissances…

Documents internes Documents bureautiques,

Contrats, Plans, Courriers…

Objets Multimédia Audio, Vidéo, Photo,

Démos produits, Catalogues…

Référentiel central

Atouts et ouverture de la GED

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Agenda

Système d’acquisition des documentsSystème d’acquisition des documents

Système WorkFlowSystème WorkFlow

Système d’archivage électroniqueSystème d’archivage électronique

Système de gestion des archives physiquesSystème de gestion des archives physiques

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Processus complet de la chaîne documentaire

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Agenda

Différents intervenants dans le processus

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Agenda

Architecture typique de la CDG CDG & WafaAssurance & WafaAssurance

Architecture centralisée d’un système GED (Acquisition et Archivage électronique)

NumérisationNumérisation

IndexatioIndexation n

préliminaipréliminairere

Bureau Bureau d’ordred’ordre

•RéceptionRéception

•Tri et Tri et dispatchingdispatching

•NumérisationNumérisation

•ArchivageArchivage

•Indexation Indexation préliminairepréliminaire

•Indexation Indexation pousséepoussée

•RechercheRecherche

•Restitution des Restitution des documentsdocuments

•VisualisationVisualisation

•AnnotationsAnnotations

•ModificationModification

Direction xDirection x Direction yDirection y Direction zDirection z

Architecture typique de CDG CDG DEVDEV

Direction xDirection x Direction yDirection y Direction zDirection z

•RéceptionRéception

•Tri et Tri et dispatchingdispatching

•NumérisationNumérisation

•ArchivageArchivage

•IndexationIndexation

Consultation du système D’archivage Consultation du système D’archivage électroniqueélectronique

•RechercheRecherche

•Restitution des Restitution des documentsdocuments

•VisualisationVisualisation

•AnnotationsAnnotations

•ModificationModificationAlimentation du système d’archivage Alimentation du système d’archivage électroniqueélectronique

Architecture distribuée d’un système GED (Acquisition et Archivage électronique)

Définition de la GED Problématiques clients et enjeux Ouverture et atouts de la GED Processus complet de la chaîne documentaire Différents intervenants dans le processus Types d’architectures possibles Les différents scénarii de mise en place GED

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Agenda

Cas WafaAssurance

Architecture technique proposée

• 150 Licences IBM Content Manager150 Licences IBM Content Manager

• Volumétrie : 3 000 000 Documents Images / AnVolumétrie : 3 000 000 Documents Images / An

• Des Scanners FUJITSUDes Scanners FUJITSU

Scénarii de traitement

Scénarii de traitement

Cas Caisse de Dépôt

et de Gestion

Scénarii de traitement

Cas Centrale Laitière

Scénario 1 : Variante 1

Scénario 1 : Variante 2

Scénario 1 : Variante 3

Scénario 2

Questions / Réponses