Pourquoi les CFO devraient s'intéresser à Power BI

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: [email protected]

LE CFOMASQUÉ

Pourquoi les CFO devraient

s’intéresser à Power BI?


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Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Le CFO masqué

Fondatrice du CFO masqué Modélisation d’affaires avancée Excel / Power BI Consultation, formation et coaching Formation en classe, en ligne, en entreprise Responsable du groupe

Montreal Modern Excel and Power BI

QUI SUIS-JE?

http://community.powerbi.com/t5/Montreal-Modern-Excel-and-Power/gp-p/MontrealMEPUG


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Ce webinaire s’adresse aux CFO, VP Finance, directeurs financiers et contrôleurs. Porte sur les bénéfices d’utiliser Power BI pour un

département de finance. Un autre webinaire suivra, en décembre, pour présenter

un tour complet des fonctionnalités de Power BI. Le CFO masqué offre diverses formations (en ligne, en

classe et en entreprise) sur Power BI.

AU SUJET DU WEBINAIRE


LE CFOMASQUÉ

Pourquoi vous devriez vous intéresser à Power BI, comme CFO? Pour améliorer la performance de votre département Pour améliorer vos prises de décisions Pour améliorer votre accès à vos données et vos rapports Pour faire vos premiers pas en BI sans casser des œufs et sans vous ruiner Pour profiter des avantages du cloud

Pourquoi vous devriez vous intéresser aux compléments Excel de Power BI, comme CFO? La plupart des CFO ont appris à utiliser Excel durant la période de 14 ans

pendant laquelle Excel n’a à peu près pas changer.

PLAN DE PRÉSENTATION


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INTRODUCTION


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ET SI C’ÉTAIT VRAI?

Lors de vos réunions avec les différentes unités d’affaires,

tout le monde est d’accord sur les chiffres. Vous pouvez donc vous concentrer sur l’analyse

des problématiques et la mise en place d’actions correctives,

au lieu d’argumenter sur la validité des données.


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Vous avez accès, en un clic de souris, aux revenus et aux profits de votre entreprise, et aux contributions de

chaque région, de chaque groupe, de chaque ligne de produits, et vous pouvez ensuite forer pour voir les

commandes, par client et les dépenses, par fournisseur… Ce faisant, vous pouvez aviser les gestionnaires des autres unités

d’affaires lorsqu’il y a des anomalies dans leur département, au moment

où ces anomalies surviennent…


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Vous pouvez suivre la performance de votre

entreprise, réfléchir à des stratégies et répondre à des questions, peu importe où

vous vous trouverez car vous avez tout sous la main.


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Lorsque les gestionnaires des différentes unités d’affaires

mettent à jour leurs prévisions financières, toutes leurs

données sont consolidées automatiquement. Vous avez

alors du temps pour les accompagner et leur proposer

de meilleures stratégies.


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Vos gestionnaires sont en mesure de consulter leur

tableau de bord personnalisé et il n’ont accès qu’aux

données qui les concernent (selon leur rôle). Ils peuvent

suivre la performance de leur unité d’affaires et constater rapidement là où il y a des

problèmes ou des opportunités.


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Votre contrôleur peut automatiser son processus de

fin de mois et libérer son équipe des tâches manuelles. Les fins de mois ressemblent à

n’importe quelle autre semaine de l’année.


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Vos analystes peuvent accéder aisément, sans l’intervention

des TI, à une multitude de sources de données et les

croiser entre elles, afin d’effectuer des analyses. Ils ne passent pas leurs journées à « cruncher » des données. Ils peuvent donc participer à des

tâches à plus grande valeur ajoutée.


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La wizz Excel de votre département vous annonce qu’elle quitte l’entreprise et

part au bout du monde et vous lui souhaitez le meilleur. Vous pouvez dormir sur vos deux oreilles, vos rapports vont

continuer d’être produits et votre entreprise va continuer

de rouler comme sur des roulettes.


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AMÉLIOREZ LA PERFORMANCE DE

VOTRE DÉPARTEMENT


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LIBÉREZ VOS ANALYSTES

Libérez les contrôleurs et les analystes financiers des tâches manuelles et répétitives

Avez-vous déjà osé calculer le temps requis par chacune des ressources de votre département qui effectue manuellement des tâches répétitives et souvent, dupliquées par d’autres ressources?


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L’utilisation d’Excel pour importer et transformer les données Excel est un Excel….lent outil d’analyse lorsque les données sous-

jacentes sont présentées dans un format adéquat

Les problèmes les plus souvent rencontrés par les analystes Les données ne sont pas dans un format adéquat Les données résident dans divers systèmes qui ne se parlent pas Les techniques Excel pour transformer et fusionner des données sont

méconnues ou mal utilisées par les analystes Le département de TI n’est pas en mesure de fournir les données

nécessaires dans un délai acceptable


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Les conséquences Beaucoup de temps est investi

pour déterminer la portée d’une solution, la développer, la tester et la maintenir

Beaucoup de temps est investi pour transformer et fusionner des données manuellement et pour répéter ces opérations manuelles

Beaucoup d’erreurs sont générées dans les différents rapports Référence: http://www.j-paine.org/dobbs/structure_discovery.html


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Avantages de Power BI Automatise des processus d’importation, de transformation et de

fusion de données provenant de diverses sources, structurées ou non, locales ou dans le nuage

Transforme le dur labeur répétitif de vos analystes (« crunchage » de données) en un investissement qui les libèrera durant le prochain cycle (réutilisation des requêtes)

Permet aux analystes de se concentrer à créer de la valeur ajoutée pour votre organisation


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DÉMO


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ÉVITEZ LA DUPLICATION

Évitez la duplication De tâches De données


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ÉVITEZ LA DUPLICATION DE DONNÉES

Les problèmes souvent rencontrés par les analystes Ils n’ont pas une source unique où aller puiser l’ensemble des données

nécessaires à leurs analyses Ils n’ont pas le temps d’attendre après le département de TI pour obtenir

leurs données

Les conséquences Vos analystes tentent de recréer le bouton à 4 trous à chaque analyse, dans

des fichiers Excel isolés (ils ne peuvent réutiliser le travail manuel passé) Plusieurs de vos analystes reproduisent les mêmes transformations dans de

nombreux fichiers Excel différents (ils ne dupliquent pas seulement les fichiers mais aussi les efforts déployés)


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ÉVITEZ LA DUPLICATION DE DONNÉES

Avantages de Power BI Permet de créer des modèles de données en mode libre-service

(team BI) Permet de centraliser les modèles de données créés Permet aux analystes d’accéder aisément aux modèles de données Procure une seule version de la vérité


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DÉMO - DATASETS


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DÉMO – POWER BI PUBLISHER


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AMÉLIOREZ LA PRISE DE DÉCISION


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FAITES PARLER VOS DONNÉES Permettre aux analystes de créer des visualisations de données

efficaces

Saviez-vous que la façon dont les données sont présentées affecte notre capacité à les comprendre et influence la rapidité et la facilité avec laquelle les informations fournies peuvent être utilisées pour prendre des décisions?


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FAITES PARLER VOS DONNÉES

L’utilisation d’Excel pour créer des visualisations de données Excellent outil pour développer des visualisations Permet de personnaliser au maximum les visualisations Outil connu et maîtrisé par analystes S’utilise conjointement avec Power BI à plusieurs niveaux

Problèmes qui peuvent être rencontrés Difficile dans Excel de forer dans les graphiques Difficile de forer dans un graphique à partir d’un autre Le choix de visuels de base demeure limité (mieux avec Excel 2016) Impossible de questionner les données autrement que par l’utilisation de

tableaux croisés dynamiques, graphiques et fonctions


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FAITES PARLER VOS DONNÉES

Avantages de Power BI Permet à vos analystes de créer des histoires avec vos chiffres, afin

que vous et l’ensemble des gestionnaires puissiez mieux les interpréter et en tirer profit davantage

Permet aux gestionnaires d’explorer facilement les données de leur unité d’affaires via : une plateforme d’exploration de données une option d’analyse rapide des données (effectuée par le système, qui

tente de détecter des tendances, des corrélations, des exceptions) une plateforme de tableaux de bord où chacun peut créer des tableaux

de bord personnalisés selon ses intérêts une plateforme pour questionner les données en langage naturel


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DÉMO – EXPLORATION DE DONNÉES


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DÉMO – QUICK INSIGHTS


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DÉMO – TABLEAUX DE BORD


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DÉMO – Q&A


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DÉMO – CUSTOM VIZ


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ACCÉDEZ À DES DONNÉES À JOUR

Assurez-vous que vos analystes utilisent des données à jour Évitez d’analyser des données périmées

Problèmes souvent rencontrés par les analystes Vos analystes doivent faire la mise à jour de leurs rapports

manuellement (en répétant une multitude d’opérations)

Conséquences Lorsque les rapports sont enfin prêts, ils présentent des données

passées et non actuelles.


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ACCÉDEZ À DES DONNÉES À JOUR

Avantages de Power BI Les rafraîchissements de données peuvent être programmés Soit les données sont des données locales qui sont importées dans

Power BI Service, à l’aide d’une passerelle, soit on se connecte directement à la source (SSAS, SAP HANA, etc.) ou alors, les données sont dans le nuage et on peut s’y connecter sans passerelle (rafraîchissement aux heures)

Les données sont obtenues presqu’en temps réel Tout le monde accède aux mêmes données en même temps


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DÉMO


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AMÉLIOREZ L’ACCÈS AUX DONNÉES


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ACCÉDEZ FACILEMENT À VOS DONNÉES

Problèmes rencontrés par vos analystes Même s’ils ont accès à un outil BI, souvent ces outils sont destinés

à analyser que les données du système sous-jacent (par exemple, SAP BI analyse seulement les données de SAP)

Souvent, vos analystes ont besoin de croiser ces données avec des données externes

Parfois, vos analystes sont incapables d’accéder aux données sources ou ne savent pas comment le faire de façon optimale

D’autres fois, l’accès aux données est carrément protégé


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Les conséquences Vos analystes utilisent Excel pour fusionner des données de

diverses sources Vos analystes ont besoin d’une assistance des TI pour accéder à

leurs données

Saviez-vous que le bouton le plus utilisé dans les solutions de reporting, après Save est le bouton Export to Excel?


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Avantages Power BI Permet à vos analystes d’accéder par eux-mêmes à différentes

sources de données, sans faire intervenir l’équipe TI Permet à vos analystes d’importer les données ou de s’y connecter

directement, sans avoir à effectuer de manipulations dans Excel à chaque fois

Permet à vos analystes d’accéder à divers « content packs » de différents services en ligne Rapports et tableaux de bord pré-fabriqués Ex. Quickbooks online


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DÉMO – QUICKBOOKS ONLINE


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ACCÉDEZ À DES DONNÉES SÉCURISÉES

Accédez à des données sécurisées Permettez à vos analystes d’accéder uniquement aux données

qu’ils sont autorisés à voir

Problèmes souvent rencontrés par les analystes Souvent, les analystes ont besoin de mettre en place des rapports

où certains individus peuvent voir certaines informations et d’autres non

Par exemple, les salaires, les ventes par direction, etc. C’est une tâche impossible dans Excel


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ACCÉDEZ À DES DONNÉES SÉCURISÉES

Conséquences Les données confidentielles sont partagées ou de nombreuses

manipulations sont requises pour s’assurer que les données confidentielles ne soient pas partagées (alourdit la tâche des analystes)

Certains rapports sont envoyés en format PDF pour éviter tout problème

Avantages de Power BI Crée des groupes d’usagers avec des droits divers Détermine des rôles de sécurité et les attribue à des usagers


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DÉMO – PARTAGE DE RAPPORTS


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DÉMO - RLS


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ACCÉDEZ À VOS DONNÉES PARTOUT

Accédez à vos rapports partout et en tout temps Permettez à vos gestionnaires d’avoir accès à leurs rapports et

leurs tableaux de bord en tout temps et en tout lieu

Problèmes rencontrés par les gestionnaires Difficulté à consommer des rapports Excel exhaustifs autrement

que sur un ordinateur Difficile à consommer en déplacement


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ACCÉDEZ À VOS DONNÉES PARTOUT

Conséquences Les rapports sont sous-utilisés

Avantages de Power BI Données disponibles sur

Web Téléphones intelligents Tablettes Montres intelligentes


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FAIRE SES PREMIERS PAS EN BI SANS CASSER DES ŒUFS ET SANS SE

RUINER


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CRÉEZ DES PROTOTYPES Créer des prototypes pour modèles BI corporatifs

Utiliser Power BI pour des besoins de team BI et faire évoluer votre solution vers une solution de BI corporative aisément

Problèmes actuels TI et business pas le même langage

Les conséquences Créer une solution de BI corporative est long et coûteux Répond rarement aux objectifs en bout de ligne

Avantages de Power BI Éviter pertes de temps et argent puisque ce sont les usagers qui développent la solution


LE CFOMASQUÉ

PROFITEZ DES NOMBREUX

AVANTAGES DU CLOUD


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PROFITEZ DES AVANTAGES DU CLOUD

Profitez des avantages du cloud Démarrez votre projet BI sans plus attendre Permettez à vos employés de mieux collaborer Donnez envie à vos employés de consulter leurs tableaux de bord

Problèmes actuels Les coûts et les délais d’implantation d’une solution BI traditionnelle

peuvent être très élevés et les bénéfices se faire attendre Le partage, la collaboration, la mise à jour et la consommation des

rapports sont difficiles sans plateforme BI


LE CFOMASQUÉ


Les conséquences La difficulté de partager les rapports entraîne une duplication de

données et d’efforts Le partage se fait souvent par échanges abondants de courriels Les employés ont du mal à suivre les différents rapports et leurs

différentes versions Les employés perdent leur intérêt pour les tableaux de bord et

n’en voient pas l’utilité


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Avantages de Power BI Options de collaboration (éliminer abondance courriels et

duplication de fichiers) Faibles coûts (pas de coût de hardware) Pas d’implantation Mise à jour sans heurts Accès constant aux dernières nouveautés (vs Excel 2003, écart

colossal) Accès mobile


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DÉMOS


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PARTNER SHOWCASES

Voici un exemple de rapport élaboré dans Power BI par le CFO masqué:

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/lecfomasque-furniturestore/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/lecfomasque-furniturestore/


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PARTNER SHOWCASES

Voici un exemple de rapport élaboré dans Power BI par le CFO masqué:

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/lecfomasque-eyewearretail/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/lecfomasque-eyewearretail/


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PARTNER SHOWCASES

Voici quelques exemples de rapports financiers créés avec Power BI par d’autres partenaires de Microsoft:

• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/jarmany-financial/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/initions-costings/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/freshbi-jobcosting/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/enterprisedna-salesbudget/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/enterprisedna-globalfinanc

e/• https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/bluemargin-propmngmnt/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/jarmany-financial/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/initions-costings/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/freshbi-jobcosting/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/enterprisedna-salesbudget/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/enterprisedna-globalfinance/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/enterprisedna-globalfinance/

https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/bluemargin-propmngmnt/


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Importance de la formation et du coaching Power BI : 10 mars 2017 Excel - Power Tools : 17 février 2017 Excel - Tableaux de bord (3 niveaux) : niveau 2, 9 décembre 2016

CONCLUSION

Formations disponibles chez le CFO masqué En entreprise En ligne En classe

Power BI : Un tour complet 14 décembre: Inscriptions

http://www.lecfomasque.com/formations/formations-en-entreprise/

http://www.lecfomasque.com/formations/formations-en-ligne/

http://www.lecfomasque.com/formations/formations-publiques/

http://www.lecfomasque.com/activites-a-venir/gratuit-power-bi-un-tour-complet/


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