PMO sur un programme de l’Etat Présentation de fonctions et services avec P3O

5ième Forum des Bonnes PratiquesParis - 29/09/2011

Lenny Descamps, ONP

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Interlocuteur

Lenny Descamps

Parcours : 15 ans d’expérience en gestion de portefeuille, programme et projet

▬ Chef de projet et missions d’organisation

▬ PMO et organisation de structure de pilotage

PMO à l’Opérateur national de la Paye sur un programme de transformation RH-Paye

Certifications

Contact : lenny.descamps@finances.gouv.fr

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Sommaire

Programme ONP

Concepts et contenu de P3O

Illustration de fonctions et services assurés par l’équipe PMO de l’ONP

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Programme ONP

Opérateur national de la Paye créé par décret en 2007

▬ Rattaché conjointement à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et à la Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique (DGAFP)

▬ Mesure de la Révision Générale des Politiques Publiques (RGPP)

▬ ONP est un acteur de la modernisation des fonctions support de l’Etat

▬ Porte la transformation de la chaîne RH-Paye de l’Etat (2,8 millions d’agents)

Missions

▬ Définir le programme de transformation des métiers et des organisations permettant la production de la paye en lien avec les ministères et chacun de leur SIRH

▬ Concevoir et mettre en œuvre les SI relatifs à la gestion de la paye des agents de l’Etat ainsi qu’à l’analyse et au pilotage de la paye et des ressources humaines

▬ Accompagner les ministères dans la mise en place de leurs nouvelles organisations et la mise en conformité de leur SIRH

▬ Concevoir, développer, maintenir et diffuser les spécifications et les référentiels communs auxquels doivent se conformer les SIRH ministériel et veiller à leur conformité

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Programme ONP

Bénéfices qui s’inscrivent dans une démarche globale d’amélioration de la gestion des ressources humaines de l’Etat

▬ Développer une gestion prévisionnelle RH

▬ Disposer d’outils RH performants permettant de mieux répondre aux besoins opérationnels

▬ Simplifier et alléger les procédures de gestion

▬ Piloter la masse salariale et les emplois

Périmètre projets

▬ SI Paye

▬ Offre SIRH : SI ressources humaines, offres de service pour plusieurs ministères

▬ OGR : Outil de Gestion des Référentiels, synchronisation des SI et support de la cohérence des référentiels

▬ SID : Système Décisionnel Interministériel de la chaîne RH-Paye

▬ Ensemble des chantiers (Livre Blanc pour les modalités de calcul de la Paye, Noyau FPE pour les spécifications RH, ... )

▬ Projets d’infrastructures informatique (DSI)

Déploiement progressif de l’opérateur, des SI et de l’organisation entre 2013 et 2017

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Programme ONP

Une organisation matricielle en mode projet▬ Equipe interne pluridisciplinaire dédiée au programme : 160 personnes

► Direction de programme► Secrétariat Général (fonctions support), mission d’Audit► Département des projets miroirs en relation avec les ministères► Département métier et département déploiement conformité-qualité► Département DSI

▬ Prestataires projets et accompagnement MOA : 200 personnes

Une gouvernance adaptée▬ Comité Stratégique interministériel (Secrétaires Généraux)▬ Comité de direction interministériel (DRH)▬ Comités opérationnels programme et projets

PMO ONP▬ Equipe de 10 personnes rattachée à la direction de programme▬ En appui de l’ensemble des projets, chantiers du programme et des départements▬ Orientation service

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Sommaire

Programme ONP

Concepts et contenu de P3O

Illustration de fonctions et services assurés par l’équipe PMO de l’ONP

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Qu’est ce que P3O ?

P3O : Portfolio, Programme & Project Offices

Guide qui couvre l’établissement et la gestion des offices PMO en support de tous les changements de l’entreprise à travers des programmes et des projets

Contenu▬ Valeur ajoutée d’un P3O▬ Modèles de P3O▬ Comment implémenter ou redynamiser un P3O (permanent et temporaire)▬ Techniques et outils▬ Rôles et responsabilités▬ P3M3 pour mesurer la maturité des pratiques en gestion de portefeuille, programme et projet

P3O est aligné sur les « bonnes pratiques » de l’OGC, supporte et facilite la gestion de portefeuille, de programme et de projet

Quelques principes sur ces notions pour comprendre l’organisation et le rôle de ces offices ...

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Projet et programme

Projet▬ Organisation temporaire créée pour produire un ou plusieurs produits conformément au « Business Case »

PRINCE2▬ Basée sur des principes, thèmes et processus▬ Justification continu, management par phases, capitaliser sur l’expérience, rôles et responsabilités définis,

adaptation de la méthodologie

Programme▬ Organisation temporaire et flexible créée pour coordonner, diriger l’implémentation d’un ensemble de

projets et d’activités de transformation pour atteindre des résultats et des bénéfices qui sont stratégiques pour l’entreprise

MSP▬ Basée sur des principes, thèmes et processus▬ Principes : Vision et communication d’un futur meilleur, focalisé sur les bénéfices, importance du leadership

dans le contexte de changement▬ Elaboration d’un Blueprint▬ Mise en œuvre par tranches avec management des transitions lors de la réalisation des bénéfices

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Portefeuille

Portefeuille▬ Le portefeuille d’une entreprise correspond à la totalité des investissements liés aux changements pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise▬ Ensemble des projets et programmes

Gestion de portefeuille▬ Un ensemble coordonné de processus stratégiques et de décisions qui permet le meilleur équilibre entre les changements apportés par des programmes et projets et les activités opérationnelles

(Business As Usual) Bureau PMO donne les moyens à la direction d’effectuer les meilleurs choix en

▬ Priorisant les « bons » projets et programmes pour l’entreprise▬ Eliminant les projets non nécessaires, « Pet project »

Portefeuille

Projet 1

Programme A

Projet 3Projet 2

Projet B Projet C

Projet 4 Projet 6Projet 5

Programme D

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Comment se positionne P3O ?

Cœur de métier de P3O

Structure de P3O▬ Niveau stratégique Portfolio Office (permanent)▬ Niveau tactique Programme Office (temporaire)▬ Niveau opérationnel Project Office (temporaire)

Decision enablingDecision enabling

Delivery SupportDelivery Support Center of ExcellenceCenter of Excellence

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Modèle de P3O

Pas de modèle unique, à adapter selon :

▬ Taille de l’organisation, nombre et taille des projets, niveau de maturité en gestion de portefeuille, programme et projet, culture, organisation centralisée/décentralisée

▬ 1 personne à 100 personnes (moyenne entre 5-10)

Extrait P30Extrait P30

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Autre modèle de P3O avec fonctions et services

Extrait P30Extrait P30

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Cycle de vie implémentation P3O

Cycle de vie programme d’implémentation P3O (permanent)

Identification du P3O Définition du P3O Mise en oeuvre du P3O

Clôture

Identification des parties

prenantes

Evaluation de la situation existante

Diagnostic de maturité P3M3

Aperçu de:

Vision

Objectifs

Blueprint

B.Case

Etablissement de l’équipe

Vision

Gouvernance

Blueprint

Bénéfices

B.Case

Prioriser, planifier

découper en tranches avec

transition

Implémentation en tranches

Gestion des phases de transition

Revue des bénéfices

REX

Evaluation

REX

Clôture

BriefBrief PlanPlanMandatMandat

Mise en œuvre en mode programme pour mesurer les bénéfices

▬ Approche progressive plutôt que Big bang

Engagement des parties prenantes et communicationsEngagement des parties prenantes et communications

Rapportde clôtureRapportde clôture

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Sommaire

Programme ONP

Concepts et contenu de P3O

Illustration de fonctions et services assurés par l’équipe PMO de l’ONP

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Mise en place et fermeture projet

Projet « Publication du marché SID » du programme ONP

Equipe projet 3 ETP et MOA interministérielle

Structuration du pilotage

▬ Sensibilisation de l’équipe aux processus de pilotage et au management par phase

▬ Construction du plan projet en quelques jours

▬ Adaptation au contexte des outils de pilotage : plan de charges et planning, fiche d’avancement hebdomadaire, gestion des actions interministérielles, gestion des risques, répertoire projet

▬ Lancement réunion de pilotage hebdomadaire

▬ Structuration du comité de suivi opérationnel mensuel avec les MOA interministérielle

Pilotage récurrent

▬ Réunions hebdomadaires et mensuelles de pilotage

▬ Support pilotage projet

A venir

▬ Fermeture projet : Approbation des livrables, évaluation projet, REX

Bénéfice: Réduire le temps de démarrage et de mobilisation d’un projetBénéfice: Réduire le temps de démarrage et de mobilisation d’un projet

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Planning

Programme ONP▬ Fourniture des modèles de plan projet▬ Modèle de calendrier niveau 1, 2 et 3▬ Support à l’estimation des charges▬ Support à la construction des plannings et aux plans de charges associés▬ Analyse qualitative et quantitative▬ Analyse et maintien des dépendances entre les projets et entre les chantiers▬ Actualisation et consolidation des plannings

Projet SID : Réalisation d’ateliers▬ Réalisation d’ateliers de définition des activités, aide à l’estimation des charges, réalisation du planning▬ Proposition d’un Plan projet intégrant un macro-planning avec détail de la phase actuelle▬ Mise à jour régulière du Plan projet

Projets DSI▬ Adaptation des modèles au contexte de projet d’infrastructure▬ Examen critique sur les dépendances, jalons et consolidation des plannings pour comité portefeuille

Bénéfice : Améliorer la prévisibilité des livraisons en terme de temps, de coûts et de ressourcesBénéfice : Améliorer la prévisibilité des livraisons en terme de temps, de coûts et de ressources

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Standards et méthodes (processus et outils)

Equipe PMO développant et apportant du soutien sur les pratiques▬ Définition et implémentation des standards de gouvernance▬ Modèles plan projet, plan de charges▬ Sensibilisation sur les standards pour les nouveaux arrivants▬ Mise à disposition d’un ensemble de pratique projet dans un outil intégré sur l’ensemble du

programme : Gestion des actions, risques, points ouverts, livrables projets, instance, ...▬ Accompagnement des chantiers et adaptation des modèles▬ Formation et accompagnement outil à l’ensemble des internes ONP + prestataires

Exemple d’accompagnement : construction DSI▬ Inscription dans le cadre de la construction de la DSI pérenne▬ Choix du référentiel COBIT▬ Construction d’un outil d’évaluation de la maturité▬ Identification de processus et de porteurs▬ Evaluation de la maturité et fixation d’ambitions pour chacun des processus▬ Mise en place d’un cycle d’amélioration continue : construction par palier

Bénéfice : Apporter de la cohérence sur les pratiques de pilotage et un support aux équipesBénéfice : Apporter de la cohérence sur les pratiques de pilotage et un support aux équipes

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Assurance qualité

Bénéfice : Apporter de la confiance à la direction en s’assurant du respect des exigences qualités portés par le programmeBénéfice : Apporter de la confiance à la direction en s’assurant du respect des exigences qualités portés par le programme

Elaboration d’un PAQ programme▬ Annexé au Dossier de Consultation des Entreprises publié lors des appels d’offres

Elaboration des PAQ par projet avec le prestataire▬ Rôles et responsabilités, gouvernance, processus et règles de pilotage, méthodologie de construction de

la solution (CG, CD, ...), modalités de revue des livrables, contrôle et revue qualité

Formalisation de procédures internes▬ Activités à mener dans le cadre d’une procédure de marchés avec planning type▬ Processus de recrutement, formation, ...

Revue qualité▬ Vérification que le processus de production des livrables prestataires est mis en œuvre avant livraison des

documents à l’ONP▬ Vérification des livrables de la phase de CG, CD et organisation de la consolidation▬ Revue de fin de phase▬ Suivi du respect des délais sur les livrables▬ Suivi de l’atteinte des objectifs lors des ateliers

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Gestion des risques

Programme ONP▬ Processus décrit dans le PAQ du programme ONP et dans les PAQ de chaque projet▬ 1 PMO dédié gestion des risques programme▬ Des PMO qui suivent les risques départements et chantiers.▬ Les risques dont la criticité est importante et dont les actions de couverture ne permettent pas d’en baisser la

criticité sont remontés au niveau programme.

Gestion des risques ministériels▬ Déclinaison de la gestion des risques sur les chantiers dans les ministères

Modèle de gestion des risques▬ Intégration dans les plans projets et dans un outil de gestion (lien risques, actions, jalons)▬ Identification des risques en atelier et revue de la couverture au niveau département et projet▬ Identification des risques lors de la phase de lancement des projets avec prestataires▬ Evaluation cause, impact et probabilité▬ Actions de couverture créées, affectées et avec des échéances▬ Actualisation et suivi des risques par les PMO▬ Suivi lors des comités

Bénéfice : Améliorer le succès des projets en identifiant et en maîtrisant l’incertitudeBénéfice : Améliorer le succès des projets en identifiant et en maîtrisant l’incertitude