Plateforme d'emailing

Cahier de spécifications

Tranche 18C Intégration de la plateforme de mails Activecom

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2 NOVEMBRE 2009

GesMag AboWeb

PAGE 2 TRANCHE 18C – Plateforme d’emailing Activecom

Propriété de TRANSAT Informatique DIFFUSION INTERDITE

Sommaire

Présentation du projet ................................................................................................................. 3

Nature des besoins ................................................................................................................... 3

Volumétrie ............................................................................................................................... 3

Définitions................................................................................................................................ 3

Spécifications de GesMag AboWeb ............................................................................................... 4

Charte graphique ...................................................................................................................... 4

Page d’accueil .................................................................................................................................. 4

Menu général .................................................................................................................................. 5

Page type ......................................................................................................................................... 6

Charte graphique souhaitée ............................................................................................................ 7

Scénario de relance des abonnements ...................................................................................... 8

Recherche des abonnements à relancer par mail ........................................................................... 8

Relance des abonnements par email .............................................................................................. 8

Liaison avec la plateforme de mails ................................................................................................ 9

Actions à réaliser par le Web Service ............................................................................................ 10

Accès à la plateforme d’emailing .................................................................................................. 10

Actions possibles sur la plateforme d’emailing ............................................................................. 10

Tracking des opérations ................................................................................................................ 10

Retour des informations ................................................................................................................ 10

Autres fonctions à réaliser ...................................................................................................... 11

Accès direct à la plateforme sans effectuer de relance ................................................................ 11

Gestion des adresses de test (comment les ajouter ?) ................................................................. 11

Gestion du compte client (Username + Password) dans AboWeb ............................................... 11

Personnalisation du titre du mail avec une variable ..................................................................... 11

Annexes ..................................................................................................................................... 12

Annexe 1 – Structure du fichier des paramètres ....................................................................... 12

Annexe 2 – Structure du fichier des destinataires .................................................................... 13

Annexe 3 - Contacts ................................................................................................................ 15

GesMag AboWeb



Présentation du projet

URL http://pro.activemailer.fr

Ensuite, il suffit d’entrer ses codes d’accès dans le cadre d’identification :

Nom d'utilisateur : csa_Demo5 Mot de passe : npHS8U6bRv

Nature des besoins

Le besoin est de permettre aux utilisateurs de GesMag AboWeb de bénéficier d’un outil puissant et

fiable pour émettre de mails en nombre.

Les mails en nombre pourront être lancés depuis diverses fonctions du logiciel GesMag AboWeb :

• Relance des abonnements

• Livraison de supports électroniques (lettres PDF)

• Envoi de Newsletters

Seule l’utilisation dans un cadre de la Relance des abonnements est étudiée dans ce document.

Volumétrie

Les clients ont des volumes moyens de 10 000 abonnés.

A chaque abonné doit être adressée une moyenne de 2 relances par an.

A chaque abonné doit être adressée une moyenne de 2 messages complémentaires par an (accusé

de réception, remerciement, etc.)

Soit un total de 40 000 mails par an, que l’on peut arrondir à 4 000 mails par mois et par client.

En fait, dans une période de démarrage, seul environ ¼ des clients seront relancés par mail, donc

1000 mails par mois, avec montée progressive.

Dix clients environs devraient utiliser ce système à partir de 2010.

Chaque client doit posséder un compte individuel sur la plateforme d’emailing.

Il n’est pas souhaité de plateforme dédiée.

Définitions

TRANSAT Informatique est un éditeur de logiciels spécialisé dans les métiers de la Presse

(abonnements et routage).

GesMag AboWeb est un logiciel de gestion des abonnements de Presse 100% Web.

V2 : version 2 du logiciel GesMag AboWeb. Points non étudiés dans ce document.

GesMag AboWeb



Spécifications de GesMag AboWeb

Charte graphique

A son stade actuel de finition (Novembre 2009), GesMag AboWeb ne possède pas de véritable charte

graphique. Le look actuel est celui des outils Java de base.

Page d’accueil

Page d’accueil de GesMag AboWeb : www.gesmag.com

GesMag AboWeb



Menu général

Menu général de GesMag AboWeb

GesMag AboWeb



Page type

Page type de GesMag AboWeb

GesMag AboWeb



Charte graphique souhaitée

Les adaptations souhaitées sur la plateforme d’emailing sont les suivantes :

• Affichage de la plateforme de mails dans une frame de GesMag AboWeb

• Suppression du volet menu affiché à la gauche de l’écran

• Prise en compte de la charte graphique pour les onglets et les titres des listes.

Intégration de la plateforme de mails dans la frame GesMag AboWeb

GesMag AboWeb



Scénario de relance des abonnements

Recherche des abonnements à relancer par mail

GesMag AboWeb identifie automatiquement les abonnements à échéance, donc à relancer.

Il sépare automatiquement les relances à effectuer par courrier ou par email. La relance par SMS

n’est pas opérationnelle.

Relance des abonnements par email

Affichage des abonnements à relancer par mail

Les relances d’abonnements par email peuvent être effectuées globalement (un seul fichier de

destinataires) ou par niveau de relance (entre 1 et 5 fichiers de destinataires).

Dans cet exemple, 4 fichiers de destinataires seront envoyés vers la plateforme de mails.

GesMag AboWeb



L’option Emettre vers la plateforme de mails dirige vers un masque intermédiaire de GesMag

AboWeb :

Masque des paramètres à émettre vers la plateforme

Ce masque permet d’afficher ou saisir les paramètres qui seront émis vers la plateforme d’emailing.

Remarque : le rôle des 6 rubriques texte additionnels n’est pas encore défini.

Question : ou seront stockés ces paramètres ?

Liaison avec la plateforme de mails

GesMag AboWeb doit émettre vers la plateforme :

• Les informations de paramètres de l’action

• Le ou les fichiers de destinataires

• Les paramètres de chaque fichier de destinataire (choix du message à émettre par exemple)

Activecom définira la structure du fichier à générer (CSV, XML, etc.) ainsi que le mode d’appel du

Web Service.

GesMag AboWeb



Actions à réaliser par le Web Service

A réception des résultats du Web Services, la plateforme de mails doit réaliser les actions suivantes :

• Récupérer les paramètres de l’action

• Récupérer les fichiers de destinataires

• Créer les listes de diffusion correspondantes aux fichiers de destinataires

• Attacher un message à chaque liste de diffusion

• Programmer un envoi pour chaque liste de diffusion

Nommage des Listes de diffusion/envois /messages

Chaque entité de la plateforme doit être définie par un libellé complet.

« Relance » + Nom abrégé du titre + N° de parution + N° du niveau de relance + Date de la relance +

référence action

Exemples : Relance LGP - N° 12345 – Niveau 1 – 28/10/2009 - (Réf 10281235)

Relance LGP - N° 12345 – Niveau 2 – 28/10/2009- (Réf 10281235)

Relance LGP - N° 12345 – Niveau 3 – 28/10/2009- (Réf 10281235)

Accès à la plateforme d’emailing

Après exécution du Web Service, l’utilisateur est connecté à la plateforme d’emailing. Les ENVOIS en

cours (programmés pour une exécution différée de 2 heures) lui sont affichés.

Actions possibles sur la plateforme d’emailing

Pour chaque nouvelle action, il est possible de :

- Modifier le corps du mail (mise en page, images, polices)

- Modifier l’heure d’envoi des emails

- Déclencher immédiatement l’envoi des emails

Tracking des opérations

Aucune demande spécifique n’est demandée par TRANSAT Informatique.

Retour des informations

Il serait possible dans une phase ultérieure de :

Récupérer les emails incorrects

Pointer les fiches clients concernées dans GesMag AboWeb

Aucune demande spécifique n’est demandée par TRANSAT Informatique.

Ces fonctions pourront faire l’objet d’une version ultérieure. (V2)

GesMag AboWeb



Autres fonctions à réaliser

Accès direct à la plateforme sans effectuer de relance

Pour consulter le tracking par exemple.

Gestion des adresses de test (comment les ajouter ?)

Gestion du compte client (Username + Password) dans AboWeb

Personnalisation du titre du mail avec une variable

GesMag AboWeb



Annexes

Annexe 1 – Structure du fichier des paramètres

N° Rubrique Remarques

1 Référence action Compteur Transat ou dateheure

2 Type d’action Relance des abonnements en dur

3 Date de l’action Date de lancement de l’action par GesMag AboWeb

4 Nom abrégé du titre Exemple : LGP

5 Nom en clair du titre Exemple : La Gazette Parisienne

6 N° de parution Exemple : 1234

7 Libellé de la parution Exemples : Novembre 2010

8 Libre Rubrique non utilisée (usage ultérieur)



11 Info 1 Information 1 saisie manuellement








GesMag AboWeb



Annexe 2 – Structure du fichier des destinataires

Remarque : pour des raisons de compatibilité, les contacts sont fournis avec toutes les informations

gérées par GesMag AboWeb. Si ce fichier s’avérait trop complexe, nous consulter.

N° Rubrique Rubrique

1 Code Client Utilisable en personnalisation du mail

2 Civilité de l’abonné Utilisable en personnalisation du mail

3 Nom de l’abonné Utilisable en personnalisation du mail

4 Prénom de l’abonné Utilisable en personnalisation du mail

5 VIDE

6 Société Utilisable en personnalisation du mail

7 Adresse_1 Utilisable en personnalisation du mail



10 CP Utilisable en personnalisation du mail

11 Ville Utilisable en personnalisation du mail

12 Email Utilisable en personnalisation du mail

13 Téléphone portable Utilisable en personnalisation du mail

14 Téléphone

15 Civilité***

16 Nom***

17 Prénom**

18 VIDE

19 VIDE

20 VIDE

21 VIDE

22 VIDE

23 VIDE

24 VIDE

25 VIDE

26 VIDE

27 VIDE

28 VIDE

29 VIDE

30 VIDE

31 Echéance de l’abonné Utilisable en personnalisation du mail

32 Echéance en clair de l’abonné Utilisable en personnalisation du mail

33 Nombre d’exemplaires Utilisable en personnalisation du mail

34 Niveau de relance Utilisable en personnalisation du mail

GesMag AboWeb



35 Référence tarif relancé Utilisable en personnalisation du mail

36 Désignation tarif relancé Utilisable en personnalisation du mail

37 A servir Utilisable en personnalisation du mail

38 Mode envoi Utilisable en personnalisation du mail

39 No commande Utilisable en personnalisation du mail

40 Référence abonnement échu Utilisable en personnalisation du mail

41 Référence tarif réabonnement Utilisable en personnalisation du mail

42 Désignation tarif réabonnement Utilisable en personnalisation du mail

43 Montant réabonnement HT Utilisable en personnalisation du mail

44 Montant réabonnement TTC Utilisable en personnalisation du mail

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Annexe 3 - Contacts

ACTIVECOM

Denis DIEBOLD 06 60 46 47 90 [email protected]

Stéphane GERMAIN 06 12 14 90 77 [email protected]

TRANSAT Informatique

Jean-Luc COURTY 01 42 62 48 62 [email protected]

Georges GAUTRY 01 42 62 48 62 [email protected]

www.gesmag.com

www.transat-informatique.fr

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