Ministère de la Santé et des Services sociaux

Plan de gestion des ressources informationnelles (PGRI)

Septembre 2017

Direction générale des technologies de l’information

Ce document s’adresse aux ressources du Secteur de la santé et des services sociaux concernées par les activités de gouvernance en ressources informationnelles (RI). Il leur permettra d’avoir une vision commune des différentes étapes du PGRI où elles pourront être interpellées.

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Objectifs de la rencontre

1. Le contexte législatif 2. Les objectifs de la loi 3. Les intervenants clés 4. Le modèle de gouvernance 5. Le PGRI 6. Les définitions 7. Le cycle du PGRI Volet « Planification et gouvernance des RI » Volet « Gestion du portefeuille de projets en RI »

8. La mise en œuvre d’un projet 9. Information complémentaire

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1. Contexte législatif Principalement :

Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics et des entreprises du gouvernement (LGGRI);

Adoptée le 9 juin 2011 à l’Assemblée nationale;

Règles relatives aux demandes d’autorisation de projets et aux outils de gestion en ressources informationnelles;

Approuvées le 31 juillet 2012 par le Conseil du trésor;

Mise à jour des règles en septembre 2013 par le Conseil du trésor.

Aussi :

Loi sur les services de santé et les services sociaux;

Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris;

Loi et Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics.

Instaurer une gouvernance intégrée et concertée, fondée sur la préoccupation d’assurer des services de qualité aux citoyens et aux entreprises;

Optimiser les façons de faire en privilégiant le partage et la mise en commun du savoir-faire, de l’information, des infrastructures et des ressources;

Assurer une gestion rigoureuse et transparente des sommes consacrées en RI.

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2. Objectifs de la loi

Dirigeant principal de l’information (DPI) :

Nommé par le gouvernement au sein du Conseil du trésor

Le DPI est monsieur Benoit Boivin, secrétaire en titre du Secrétariat du Conseil du trésor

Dirigeant sectoriel de l’information (DSI) :

Un pour chacun des organismes publics

Désigné, après consultation du DPI, par le sous-ministre ou le dirigeant de l’organisme public

Pour le MSSS, le DSI est monsieur Richard Audet

Dirigeant réseau de l’information (DRI) :

Un pour chacun des réseaux (Éducation et Santé)

Désigné, après consultation du DPI, par le ministre responsable

Pour le réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) et les organismes relevant du ministre (sauf la RAMQ1), le DRI est monsieur Richard Audet

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3. Les intervenants clés

(1) Sauf pour les activités propres à la RAMQ. Les mandats confiés par le ministère à la RAMQ font l’objet d’avis et de recommandations du DRI et sont autorisés par le ministre.

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4. Le modèle de gouvernance

Conseil du trésor

MSSS RSSS et organismes

DSI DRI2

Les activités propres au ministère

Les activités réseau au ministère

Les organismes (19) qui relèvent

du ministre (sauf la RAMQ3)

Approbation de la PARI et autorisation

des projets Approbation de la PARI et autorisation des projets

Le ministre (délégué au sous-ministre)

Les établissements

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(1) Le DPI émet des avis et des recommandations au Conseil du trésor et produit des redditions de comptes gouvernementales consolidées (2) Le DRI émet des avis et des recommandations au ministre et transmet les redditions de comptes consolidées au DPI. (3) Sauf pour les activités propres à la RAMQ. Les mandats confiés par le MSSS à la RAMQ font l’objet d’avis et de recommandations du DRI et sont autorisés par le

ministre.

DPI1

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Le Plan de Gestion des Ressources Informationnelles (PGRI) est le nom donné au regroupement des activités de gouvernance qui mettent en œuvre la LGGRI dans le RSSS*, pour les organismes qui relèvent du ministre de la Santé et des Services sociaux et au ministère; soit le Cadre de gestion, les règles, les processus et les documents.

*Circulaire 2016-039 disponible sur le site du ministère dans la section documentation/normes et pratiques de gestion.

(http://msssa4.msss.gouv.qc.ca/fr/document/d26ngest.nsf/1f71b4b2831203278525656b0004f8bf/0fbc740c9cdd923085258087006b8d48?OpenDocument)

5. Le PGRI

Actif informationnel : Une banque d’information, un système d’information, un réseau de télécommunication, une infrastructure technologique ou un ensemble de ces éléments ainsi qu’une composante informatique d’un équipement médical spécialisé ou ultraspécialisé.

Activités d’encadrement : L’ensemble des activités de gestion, de soutien administratif, de mise en place et de gestion d’un bureau de projet, de normalisation, de reddition de comptes en RI, d’études d’orientation et de veille technologique.

Activités de continuité : L’ensemble des activités liées au fonctionnement (exécution des traitements informatiques et opération des infrastructures technologiques), au maintien, à la correction des dysfonctionnements et à la mise à jour (amélioration) des actifs informationnels. Elles comprennent aussi les activités liées au support-conseil et à la sécurité physique et logique des actifs informationnels.

Projets en RI : Ensemble d’actions structurées menant au développement, à la mise à niveau, à l’acquisition, à la location, à l’évolution ou au remplacement d’un actif informationnel.

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6. Les définitions

6. Les définitions - Précisions

Activité de continuité

Mise à jour Amélioration

Une mise à jour est conçue pour résoudre certains problèmes liés au fonctionnement normal d’un actif informationnel tels que des bogues ou des prises en charge de nouveaux périphériques ou pour améliorer une fonctionnalité déjà existante d’un système.

Projet en RI

Mise à niveau Évolution

Une mise à niveau est différente, car elle ne résout pas des problèmes, mais elle fait évoluer un actif informationnel en passant d’une version à une autre. Elle génère une plus-value puisqu’elle ajoute souvent des nouvelles fonctionnalités à un actif informationnel existant et elle prolonge considérablement sa durée de vie.

VS

Programmation annuelle en RI (PARI) : Ventilation de toutes les sommes prévues en RI à être consacrées, au cours d’un exercice financier visé, aux activités d’encadrement et de continuité et aux projets.

Planification triennale des projets et activités en RI (PTPARI) : Ventilation de toutes les sommes prévues en RI pour les trois années subséquentes à la PARI à être consacrées aux activités d’encadrement et de continuité et aux projets.

Bilan annuel des réalisations en RI (BARRI) : Ventilation des dépenses réelles en termes de réalisation en RI (activités d’encadrement et de continuité et de projets) et justification des écarts par rapport à la PARI approuvée de la même année financière.

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6. Les définitions - Suite

• Le PGRI couvre un cycle de 5 années consécutives d’exercices financiers

• Le PGRI comporte deux volets respectant le cycle budgétaire: 1. Planification et gouvernance des dépenses en RI

• PARI • PTPARI • BARRI

2. Gestion du portefeuille de projets en RI • Autorisation de projets • Suivi de projets ( incluant la publication de l’ESP) • Bilan de projets

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7. Le cycle du PGRI

7. Le cycle du PGRI – Planification et gouvernance des RI

Exercice financier 2016-2017

Exercice financier 2017-2018

15-16 16-17 17-18 18-19 19-20

20-21 16-17 17-18 18-19 19-20

BARRI

BARRI

PARI

PARI

PTPARI

PTPARI

20-21 17-18 18-19 19-20

BARRI PARI PTPARI

21-22

Exercice financier 2018-2019

• Pour chaque cycle de 5 ans, l’année de référence est l’exercice financier de la PARI.

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BARRI Activités d’encadrement

Activités de continuité

Projets

PARI

PTPARI

Activités d’encadrement

Activités de continuité

Projets

Activités d’encadrement

Activités de continuité

Projets

Portefeuilles

de projets en RI

Volet « Planification et gouvernance des RI »

(30 juin)

(1er mars)

(1er mars)

Cycle budgétaire

Autorisation de projets

Suivi de projets

(Publication ESP)

Bilan de projets

Volet « Gestion des portefeuilles de projets en RI »

7. Le cycle du PGRI – Les deux volets

Tous les besoins doivent être identifiés, documentés et priorisés; Tous les projets en RI doivent faire l’objet d’une autorisation,

peu importe l’envergure du projet ou la raison pour laquelle ils doivent être réalisés (loi, désuétude, nouveau besoin, évolution…); Inclus la part en RI des projets d’immobilisation, d’achat d’équipement

médical ou autre. Selon l’envergure du projet, une ou des phases additionnelles de

conception de la solution d’affaires peuvent être nécessaires. Chaque projet doit se soumettre à un suivi rigoureux visant à

s’assurer de la conformité des trois critères suivants : portée, échéance et coût.

Chaque projet de 100 K$ et plus doit faire l’objet de la publication de son état de santé (portée, échéance et coût).

Chaque projet doit faire l’objet d’un bilan à sa fin.

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7. Le cycle du PGRI – Gestion du portefeuille de projets en RI

8. Mise en œuvre d’un projet - Étapes

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8. Mise en œuvre d’un projet – Définir les besoins

Chaque secteur de l’établissement ou de l’organisme ayant identifié un besoin le documente, selon les processus en vigueur dans leur organisation.

Les besoins sont d’abord priorisés au sein de

chaque secteur, puis au sein de l’organisation, selon les processus en vigueur dans l’organisation.

Les besoins priorisés sont documentés dans un dossier justificatif sommaire (DJS), qui doit être signé et transmis au MSSS, via le système Actifs+ Réseau.

Extrant de l’étape: (DJS)

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8. Mise en œuvre d’un projet – Concevoir la solution d’affaires

Le processus d’autorisation est constitué des étapes suivantes : • L’émission de l’avis et des recommandations (incluant

les aspects financiers) du DRI; • L’émission de l’autorisation par le ministre (délégation

au sous-ministre).

Une fois le DJS autorisé : • Les projets de moins de 500 k$ passent directement en

réalisation; • Les projets de plus de 500 k$ passent par d’autres

phases de conception, à être autorisées individuellement, selon l’envergure.

L’élaboration des livrables est réalisée par l’établissement ou l’organisme demandeur. Ceux-ci doivent être signés par le dirigeant de l’organisation, le directeur des ressources financières et le directeur des ressources informationnelles. Les livrables sont ensuite soumis au MSSS pour analyse, via le système Actifs+ Réseau.

La décision est transmise par le sous-ministre au dirigeant de l’organisation. Elle est ensuite appliquée dans le système Actifs+ Réseau et une notification automatisée en informe le « Responsable » identifié au système.

Intrants possibles de l’étape: DJS, DJ, DA, DPS, DAI, DAF.

Extrant de l’étape: Décision d’autorisation du projet.

Suivre les portefeuilles des projets : Suivi effectué par le MSSS, sur l’état de l’ensemble des projets

autorisés et à venir de tous les établissements et organismes.

Suivre la réalisation de tous les projets autorisés : Effectué par l’organisation dont un projet a été autorisé; Suivi régulier d’avancement présenté à la gestion de l’organisation

concernée, selon leurs processus en vigueur; Suivi périodique obligatoire par l’ESP devant être déclaré au MSSS; Suivi spécifique établi lors de l’autorisation; Suivi ponctuel dans le cas de changement de portée du projet ou

d’écart de plus de 10% au regard du coût ou de l’échéancier autorisé; Ce type de changement doit être porté à l’attention du DRI*.

Publier l’état de santé de projets (ESP) :

L’état de santé de tous les projets de 100 k$ ou plus doit être publié sur le « Tableau de bord » gouvernemental.

Le MSSS prend en charge cette activité, à partir des ESP obligatoires déclarés par chacune des organisations.

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8. Mise en œuvre d’un projet – Suivre la réalisation

* Pour ce faire, le formulaire « Révision Coût / Échéancier / Portée d’un projet » peut être utilisé.

Publication de l’ESP au « Tableau de bord » gouvernemental *: Déclaration de l’état de santé des projets en cours de réalisation, d’implantation ou de rodage eu égard au contenu (description, portée et bénéfices), à l’échéancier, aux coûts autorisés et d’une appréciation globale de l’état de santé.

Il permet de: Constituer un tableau de bord des projets en RI en cours de réalisation dont l’envergure est supérieure

ou égale à 100 k$; Connaître l’état de santé du portefeuille des projets en RI; Identifier les projets en difficulté et s’assurer de la mise en place rapide de mesures de redressement

ou d’actions correctrices afin d’accroître les chances de succès; Rendre compte au DPI.

L’ESP est publié deux fois par année. L’ESP doit faire l’objet d’une attestation de la part du dirigeant de l’organisation.

Les organisations sont donc responsables et imputables de la qualité des informations déclarées.

* : http://www.tableaudebordprojetsri.gouv.qc.ca/tableau-de-bord

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8. Mise en œuvre d’un projet – Suivre la réalisation (suite)

Pour tous les projets terminés : Produire un bilan de projet; Transmettre le bilan de projet au DRI dans les trois mois

suivant la date de fin de projet *. Le DRI doit transmettre sa synthèse de tous les bilans, ses avis et ses recommandations au DPI une fois par année. * : Pour tous les projets de moins de 1 M$, les bilans pourront être fournis au DRI sur demande.

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8. Mise en œuvre d’un projet – Bilan de projet

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9. Information complémentaire

Pour des références utiles, telles que: o Cadre de gestion o Gabarits (DJS, DJ, DA, DPS, DAI, DAF) o Exemples de PARI, PTPARI, BARRI et ESP o Formulaire « Révision Coût / Échéancier / Portée d’un projet » o Formulaire d’accès à Actifs+ Réseau o Vidéos de formation Actifs+ Réseau

Visitez la section « Gouvernance et gestion des RI» de l’Extranet TI*: http://extranet.ti.msss.rtss.qc.ca/Orientations-et-gouvernance/Gouvernance-et-gestion-des-ressources-informationn/Accueil.aspx

* : Accès à l’Extranet TI: L’accès au RITM est préalable pour visiter l’Extranet TI, si vous n’y avez pas accès, alors communiquez avec l’équipe PGRI (PGRI@msss.gouv.qc.ca) pour obtenir une autre source d’information.

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9. Information complémentaire

• Pour joindre un conseiller en gouvernance RI: o PGRI@msss.gouv.qc.ca o Ligne PGRI: (418) 529-4898 #519

• Pour du soutien technique lié au système Actifs+ Réseau: o Courriel Notes : 00 SOG Centre de services

(00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca) o Téléphone région de Québec : (418) 683-AIDE (2433) o Téléphone sans frais : 1 877 826-AIDE (2433) o Visitez la section « Actifs+ Réseau » de l’Extranet TI*:

http://extranet.ti.msss.rtss.qc.ca/Actifs-informationnels/Actifs--Reseau/Accueil.aspx

* : Accès à l’Extranet TI: L’accès au RITM est préalable pour visiter l’Extranet TI, si vous n’y avez pas accès, alors communiquez avec l’équipe PGRI (PGRI@msss.gouv.qc.ca) pour obtenir une autre source d’information.

Merci

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