Plan de Gestion de Comunicaciones Vr 1

8/19/2019 Plan de Gestion de Comunicaciones Vr 1

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CONDUCTA DE ENTRADA

ING. IVÁN DARIO ESTEBAN QUINTERO

ING. IGNACIO ANTONIO FIESCO ALVAREZ

ING. JOSÉ ALEXANDER VARGAS GALINDO

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS GP83

BOGOTA D.C.

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CONDUCTA DE ENTRADA

ING. IVÁN DARIO ESTEBAN QUINTERO

ING. IGNACIO ANTONIO FIESCO ALVAREZ

ING. JOSÉ ALEXANDER VARGAS GALINDO

D#$%&'%

JUAN OCAMPO

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C.

2 !"


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CONTENIDO

()*.

1. ENTRADAS ................................................................................................... .......... 5

1.1 Plan de Dirección del Proyecto ...............................................................................5

1.1.1 Plan de Gestión del Alcance ................................................................................5

1.1.2 Plan de Gestión de Requisitos .............................................................................. 5

1.1.3 Plan de Gestión del Cronogra a ..........................................................................6

1.1.! Plan de Gestión de Costos ............................................................................. ..... 6

1.1." Plan de Gestión de Calidad .............................................................. ............... ... 7

1.1.# Plan de Gestión de los Recursos $u anos ..............................................................8

1.1.% Plan de Gestión de las Co unicaciones .................................................................9

1.1.& Plan de Gestión de Riesgos ............................................................................... 10

1.1.' Plan de Gestión de Adquisiciones ....................................................................... 11

1.1.1( Plan de Gestión de )nteresados .......................................................................... 11

1.2 Registro de )nteresados ....................................................................................... 12

1.2.1 *istado de )nteresados ..................................................................................... 12

1.2.2 +atri, Poder-)n luencia ................................................................................... 13

1.2.3 +atri, Poder-)nter/s ....................................................................................... 14

1.2.! +atri, ) 0acto-)n luencia ......................................................................... ....... 15

1.2." Ta la de Relaciones ........................................................................................ 16

1.3 Estructura de la rgani,ación .............................................................................. 17


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1.3.1 rganigra a de la rgani,ación ............................................................ ........... 17

1.3.2 actores A ientales de la e 0resa ....................................................................18

1.3.3 Procesos y Procedi ientos ............................................................... .............. .. 19

1.3.! 4ase de Conoci iento Cor0orati5o .....................................................................19

1.! Acti5os de los Procesos de la rgani,ación ..............................................................20

1.!.1 *ecciones A0rendidas ...................................................................................... 20

2. P*AN DE C +6N)CAC) NES ................................................................................. . 22

2.1 rganigra a de la rgani,ación ........................................................ ............... ... 22

3. C NTR * DE *AS C +6N)CAC) NES ......................................................................23

RE ERENC)AS 4)4*) GRA )CAS .................................................................... .............. . 24


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1. ENTRADAS

1.1 Plan de Dirección del Proyecto

1.1.1 Plan de Gestión del Alcance

El proyecto consiste en el desarrollo de un ERP que soporte la operación actual del negoci

y su desarrollo futuro, con una meta de duplicar el número de tiendas en los próximos 5 a os

triplicarlo en los 5 siguientes! "e de#e contemplar la operati$idad de cada proceso que se e%ec

en la compa &a y la integración con el sistema registro y control 'P(")!

1.1.2 Plan de Gestión de Requisitos

* tra$+s de entre$istas y generación de diagramas de contexto con cada uno de los

erentes y l&deres de los procesos operati$os se define los requisitos del proyecto-

• "er una .erramienta amiga#le, de f/cil administración y uso!• 0umplir con las me%ores pr/cticas para los procesos operati$os!• 0umpla con las pol&ticas de seguridad de acceso y de la información!• a .erramienta de#e tener funcionalidad e#• a .erramienta de#e ser escala#le y permitir la integración con otras aplicaciones y

sistemas 'P(")

1.1.3 Plan de Gestión del Cronogra a


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1.1.! Plan de Gestión de Costos

1.1." Plan de Gestión de Calidad

a calidad de los entrega#les es medida #a%o los siguientes indicadores-

0umplimientode *cti$idades

0orresponde al porcenta%e de

cumplimiento deacti$idades definidas en

el cronograma dee%ecución del proyecto

'0antidad deacti$idades

e%ecutadas dentrode las fec.asesta#lecidas 60antidad deacti$idades

programadas)7188

9:8;

E< delProyecto "emanal

erente delProyecto

Participaciónen

0apacitaciones

0orresponde a lacantidad de asistentesque son con$ocados a

una capacitación

'0antidad de*sistentes 60antidad de

0on$ocados)7188

9=8;

Programasde

0apacitación

E$entual

ngeniero de


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=

*nali ar la información recolectada R 0 0 R R R R Presentar dise o, estructura y cronograma de tra#a%o ERP R*pro#ación de los requisitos 0, * * 0,


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:

(rganigrama del proyecto-

1.1.% Plan de Gestión de las Co unicaciones

a comunicación para el proyecto es #ilateral entre los responsa#les de cada proceso o /rea, a tra$+s del canal telefónic

consultas e información del proceso, o a tra$+s de correo electrónico donde se ad%unta el documento necesario para a

apro#ación!


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Para la operación del proyecto se definieron los siguientes comit+s-


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• 0omit+ presidencial- '>)a presidente!erente general!os 3 gerentes de las 3 empresas de soft are!erente usuario!

erente del proyecto!• 0omit+ gerencial- '3)erente general!erente usuario!erente del proyecto!

• 0omit+s operati$os por procesos!

1.1.& Plan de Gestión de Riesgos

0on la ayuda del %uicio de expertos se identificaron los riesgos que generan mayor impac

a los o#%eti$os del proyecto-

• Requisitos fuera del o#%eti$o• Go acceso a la información P(" requerida•


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• Enfoque t+cnico!• arant&a!• 0apacidad financiera!• 0apacidad de producción e inter+s!• ama o y tipo de negocio!

1.1.1( Plan de Gestión de )nteresados

Fer cap&tulo 1!2 Registro de nteresados

1.2 Registro de )nteresados

1.2.1 *istado de )nteresados

+'%, I&'%-% /0#* Presidente 0liente

I erente eneral 0liente0 erente Dsuario


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J1 Empleados 0/rnicosJ2 Empleados PerecederosJ3 Empleados Go PerecederosJ4 Empleados Hrutas y FerdurasJ5 Empleados &nea IlancaL1 Pro$eedor ransporte de FaloresL2 Pro$eedores ransporte de ?ercanc&a

1.2.2 +atri, Poder-)n luencia


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1.2.3 +atri, Poder-)nter/s


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1.2.! +atri, ) 0acto-)n luencia


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1.2." Ta la de Relaciones

G ERE"*


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1.3 Estructura de la rgani,ación

1.3.1 rganigra a de la rgani,ación


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1.3.2 actores A ientales de la e 0resa

F/$'#- D% $-1($1 &Ecológicos • ?ane%o eficiente de los residuos generados en los puntos de $enta!

eograf&a •

a compa &a consta de 3 puntos de $enta con los cuales inicio en la ciudad de0ali, para un total de =3 puntos en 5 departamentos!• a sede administrati$a principal se u#ica en 0ali!• os locales son situados en estratos socio económicos 2B3, en $&as principales,

entre 1588 a 2888 metros cuadrados!(rgani ación • Empresa familiar con m/s de 58 a os en el mercado, $endiendo productos de

consumo masi$o!• El +xito de la empresa se da por Ndar autonom&a y exigir resultadosO!• a compa &a est/ compuesta por un presidente, un /rea de administración

general en ca#e a del gerente general, y 5 /reas de procesos para carnes,

$erduras y frutas, perecederos, no perecederos y peque os electrodom+sticos!• a estrategia de crecimiento est/ dada por el desarrollo del punto m/simportante de 0ali!

a#oral • a empresa tiene un trato equitati$o a los tra#a%adores!• a $igilancia .ace parte de la gerencia administrati$a!• 0ada punto est/ organi ado por entre 3 y 5 personas, el /rea con mayor número

de cola#oradores es la carnicer&a, precios inferiores a los del mercado, 3 personas para cerdo, 5 carne de res, 2 pollos, 1 para pescados, 1 cone%os yespecies poco comunes!

(peración •

0ada proceso es autónomo en su gestión del /rea, con metas so#re renta#ilidady crecimiento de categor&as y productos en cada una de ellas• Pro$eedores son autónomos en los mane%os de los in$entarios y la utili ación del

espacio asignado en los puntos de $enta!• mportan peque os electrodom+sticos maquilados a 0.ina!• Fentas son .ec.as pago de contado, en =38 ca%as!• Recolección del dinero cada 4 .oras en ca#e a de la administración general es

reali ado por empresa de $alores!• Pago a pro$eedores es cada 45 d&as!• Pago maquila es 48; a la planeación, 38; al inicio, 38; a la entrega!• 0onfirmación de in$entario en cada punto de $enta es reali ado 4 $eces al d&a,

por conteo según código de #arras!, proceso reali ado por cada /rea!• Existe 5 equipo de tra#a%o alterno, denominado fase cero, cuyo o#%eti$o es la

optimi ación de la operación actual, para reducir errores al m/ximo,sectori ados geogr/ficamente, reali ando tareas simultaneas para las onasdefinidas!


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1.3.3 Procesos y Procedi ientos

• nicio y planificación

a compa &a posee información respecto a los recursos a ser utili ados para el alcan

costo, tiempo en el inicio y planificación de diferentes proyectos, operati$os, administrati$o

proyecciones de me%oramiento continuo!

• E%ecución, ?onitoreo y 0ontrol

a compa &a cuenta con información para la e%ecución, monitoreo, controles de cam

utili ado en el proyecto de fase cero!

a compa &a cuenta con información respecto al alcance, costo, tiempo de los proyec

iniciales implementados anteriormente para el control de in$entarios, puntos de $enta, pago d

nómina, control de pro$eedores, control de resultados, etc!

• 0ierres

a compa &a tiene la información respecto a los diferentes proyectos implementado

ni$el de operación, administrati$os!

1.3.! 4ase de Conoci iento Cor0orati5o

• a empresa rig e su operación de acuerdo a la información recolectada y e$aluada del

punto de $enta principal u#icado en la ciudad de 0ali!• Existe 5 equipo de tra#a%o alterno, denominado fase cero, cuyo o#%eti$o es la

optimi ación de la operación actual, para reducir errores al m/ximo, sectori ados

geogr/ficamente, reali ando tareas simultaneas para las onas definidas!• El conocimiento se encuentra distri#uido por cada uno de los 5 procesosQ carnes, $erdur

y frutas, perecederos, no perecederos, peque os electrodom+sticos, gerencia general

'gerencia administrati$a), presidente!


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• a información so#re los reportes de $entas, pro$eedores, compras, P R de los clientes

se encuentran centrali adas en el edificio administrati$o de 0ali

1.! Acti5os de los Procesos de la rgani,ación

1.!.1 *ecciones A0rendidas

• Estrategia de crecimiento- "e toma como modelo el punto m/s importante del

supermercado y se consiguen locales que ocupen entre 1588 y 2888 metros cuadrados,

sin ona de parqueo, u#icado so#re una $&a principal, en #arrios de estratos 2 y 3!• ?anera de distri#uir los alimentos en el local- En el fondo del local montan el cuarto fr&o

para las carnes y en la pared m/s larga colocan las $erduras de .o%a, frutas delicadas y lo

l/cteos!


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con sus propias estrategias, modelo de operación, renta#ilidad, gestión de pro$eedores,

gestión de talento .umano, log&stica, etc!• Recaudar efecti$o de las tiendas- "e tiene un proceso que ese reali a con una compa &a

de transporte de $alores, que de#en pasar cada 3 o 4 .oras por la totalidad de las tiendas,retirando el efecti$o y lle$/ndolo a las cuentas #ancarias que mane%a la empresa!

• 0ultura familiar- N


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3. C NTR * DE *AS C +6N)CAC) NES

RE ERENC)AS 4)4*) GRA )CAS


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P?I(L, '2813)! Gu7a de los unda entos 0ara la dirección de Proyectos8 gu7a del P+4 9 !

uinta edición

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