Mieux gérer le départ des collaborateurs

Petit déjeunerJeudi 8 septembre 2011

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Sommaire

1. Introduction

2. Dispositions légales

3. Le préavis

4. Le départ

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1 Introduction

¦ Présentation Responsable de BU dans une SSII Chargé de missions d’organisation au sein de la société

¦ Contexte Catégorie de sociétés avec un turn over important Populations différentes, modes de fonctionnement variés:

commerciaux, consultants, administratif Beaucoup de données client Des clients et des prospects difficile à conquérir Des partenariats stratégiques Les offres et produits de demain à protéger

¦ Comment faire en sorte que l’entreprise ne perde pas de son histoire lors de départs de salariés?

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2.1 Les dispositions légales:la classification des données

¦ Classification selon trois niveaux basiques: Public Interne Confidentiel client

¦ Tous les documents mentionnent ce niveau de classification

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2.2 Les dispositions légales:le contrat de travail

¦ Une clause de secret professionnel et d’obligation de confidentialité

¦ Une clause de non concurrence bornée dans le temps et rémunérée

¦ Une clause de restitution des documents et matériel avec l’interdiction d’en conserver de copie

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2.3 Les dispositions légales:la charte d’utilisation des SI

¦ Article mentionnant la possibilité de recourir à des mesures pratiques pour établir la faute du salarié (envoi d’informations confidentielles client par messagerie électronique par exemple)

¦ Article décrivant le piratage informatique et notamment la suppression ou la modification intentionnelle de données

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2.4 Les dispositions légales:le travail collaboratif

¦ L’ensemble des documents client ou interne (CR réunion, propositions commerciales, livrables, …) sont stockés de manière nominale sur des outils de travail collaboratif accessible à partir d’une simple connexion internet

¦ Il n’est pas possible de les supprimer

¦ Les espaces de travail sont partagés au sein des équipes qui sont élargies au client

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3 Le préavis:la synchronisation des données

¦ Le jour du déclenchement de la procédure de départ (démission, licenciement) une synchronisation des données est effectuée manuellement par l’IT interne

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4.1 Le départ:la gestion de la messagerie électronique

¦ Le contenu de la BAL est archivée selon une durée variable en cas de recours client

¦ La BAL est supprimée et un alias est ajouté sur une BAL générique mentionnant (message d’absence) le départ de la société et invitant l’interlocuteur à contacter l’accueil de la société

¦ Un accord écrit est trouvé avec le salarié selon la position pour transférer les nouveaux messages vers le successeur pour une courte période.

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4.2 Le départ:la restitution du matériel

¦ Au moment du solde de tout compte, récupération du matériel (ordinateur, mobile, …)

¦ Synchronisation des données de l’ordinateur puis remasterisation pour réaffectation

¦ Suppression du message d’accueil du/des téléphones, suppression des renvois, arrêt du mobile puis ajout dans le stock de lignes (réaffectation en FIFO pour éviter que le numéro ne soit réaffecté rapidement)

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Questions - réponses