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BAP J – MODULE POLITIQUE D’ACHAT SESSION 2009

PARCOURS DE FORMATION DES ENTRANTS DE LA BAP J

CYCLE 2APPROFONDISSEMENT DU METIER

MODULE POLITIQUE D’ACHAT

RédacteurVincent GOUJON

Version MAJ au 26/3/12

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SOMMAIRE

1 I La nouvelle organisation• Deux règlementations• La notion de PRM ou pouvoir adjudicateur• Quelques conseils• Le rôle de la PRM ou pouvoir adjudicateur

2 I La politique d’achat• Principes directeurs• Une déconcentration• Traitement modernisé des commandes• Un portefeuille de fournisseurs.

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POLITIQUE D’ACHAT

1 I LA NOUVELLE ORGANISATION

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Deux réglementations au CNRS

1. Pour les achats effectués au bénéfice exclusif des unités : l’ordonnance du 6 juin 2005 et ses deux décrets d’application (Décrets du 30 décembre 2005 et du 25 avril 2007) Décision du CNRS : les achats nécessaires aux laboratoires sont tous destinés aux activités de recherche => référence au destinataire de l’achat et non à la nature de l’achat

2. Pour les autres achats : le Code des marchés publics (Décret du 1er août 2006)

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Les achats des unités sortent du code des marchés publics

une seule réglementation applicable aux achats effectués par les unités

L’Ordonnance

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Sous Ordonnance

Pas d’obligation de Commission technique (CAO) Réduction des délais de procédure

Mise en œuvre des Marchés à Procédure Adaptée plus souple

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Les achats des délégations et les achats mixtes (DR + Unités) restent soumis au code des marchés publics

Décret du 1er août Décret du 1er août 20062006

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1- Marchés publics

Dématérialisation (ne concerne pas les achats sous ordonnance)Seuil de l’ordonnance pour les fournitures et services, à partir duquel la procédure est formalisée

Nouveau seuil au 1/1/2012: 130.000 € HTPour mémoire ancien seuil : 125.000 € HT

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1- Marchés publics

Pour les marchés de travauxProcédure adaptée entre 20.000 € et 5.000.000 €

Possibilité de négocier

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1- Marchés publics

Seuil pour les achats libres :- Des labos (ordonnance du 6/6/05) : 20.000€ HT- De la délégation soumise au CMP : 15.000 € HT

Pas d’obligation de publicité ni de mise en concurrence tant que le seuil n’est pas atteint. Il est conseillé :

Consultation de cataloguesCOUGUARDemande de 3 devisOffres préférentielles nationales

PUMA obligatoire pour les labos à partir de 20.000€ ainsi que l’avis d’attribution

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1- Circulaire du 19/12/2008

Prévoir systématiquement une avance de 20% lorsque le marché dépasse 20.000 € HT

Pour mémoire ancien seuil : 50.000 € HT

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La notion de Personne Responsable des Marchés (P.R.M) ou pouvoir adjudicateur

• Définition : C’est la personne qui dispose, en raison de sa fonction, d’une délégation de pouvoir du Président du CNRS pour mettre en œuvre les procédures de passation des marchés

• La PRM doit veiller à respecter les 3 grands principes fondamentaux de la commande publique :

1. Liberté d’accès des fournisseurs à la commande publique

2. Égalité de traitement des candidats

3. Transparence des procédures• La PRM est garante de la bonne gestion des deniers publics

Le Directeur d’Unité est Personne Responsable des Marchés pour les achats de son unité jusqu’à 130.000 € Hors Taxes

Dans la limite des crédits notifiés

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Quelques conseils pour réaliser un bon achat

Connaître son besoin et évaluer son montantInstaurer une politique d’achat au sein du service et prévoir une organisation

adaptéeVérifier l’existence d’un marché national ou localMutualiser les besoins et regrouper les commandesVérifier la disponibilité des créditsVérifier les seuils de code familleAdapter la procédure (sécurité juridique) Effectuer les publicités (PUMA, 3 devis…) Négocier les achats (optimisation économique)Sécuriser la commande (engagement comptable et juridique délégations de

signature et de pouvoir)

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Particularités

Les besoins relevant des accords–cadres ou marchés passés en multi-attribution doivent conduire à une remise en compétition (RECA) ou à un achat sans remise en compétition si le besoin est non substituable (certificat de dérogation scientifique).

Les besoins relevant des marchés nationaux en mono-attribution (HEWLET PACKARD France, DELL COMPUTER SA, France SYSTEMES, FRAM, EBSCO INFORMATION SERVICES,…) conduisent à la simple émission d’un bon de commande au titulaire du marché.

http://www.dgdr.cnrs.fr/achats/informations-pratiques/achat/marches.htm

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Les recommandations du CNRSLe choix de la meilleure offre

Définition : L’offre économiquement la plus avantageuse est l’offre qui présente le meilleur rapport qualité/prix (en fonction des critères annoncés)

Plusieurs critères permettent de la distinguer :le prix, le coût global d’utilisation, la rentabilitéla qualité, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les performances en matière de protection de l’environnement, le caractère innovant, le service après-vente, le délai d’exécution…

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Le rôle de la P.R.M (ou pouvoir adjudicateur)L’ACHEVEMENT DE LA PROCEDURE

La PRM choisit l’offre économiquement la plus avantageuse La PRM consigne son choix dans le formulaire d’accompagnement prévu à cet

effetLa PRM informe les candidats retenus et non retenus Avis d’attribution sous CMP (document publié destiné à annoncer la personne

retenue à un marché)Signature du bon de commande ou du contrat

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Besoin des unités < à 20.000 € HTAchat libre

Publicité et mise en concurrence :ADAPTEE

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Besoin des unités 20.000€ HT ≤ Besoin < 130.000€ HT

Publicité et mise en concurrence : OBLIGATOIRE

Utilisation de l’outil PUMAobligatoire(note DSFIM du 13/711)

BOAMP obligatoire à partir de 90.000€ HT

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Besoin des unités > 130.000 € HT

Le Délégué Régional ou la DDAI prend en charge la procédure

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Besoin des délégations > 130.000 € HT

Publicité au BOAMP et JOUEOBLIGATOIRE

Mise en concurrence nécessaire

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2 I LA POLITIQUE D’ACHAT

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Une déconcentration contrôlée

Contrôles des unités a posteriori du Délégué Régional et des Services Financiers

Contrôle sur pièces et/ou sur place selon un plan d’audit pour les achats inférieurs à 130.000 € HT organisés en fonction des risques et des enjeux

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Un portefeuille de fournisseurs titulaires de contrats nationaux / régionaux (NOUBA)

Marchés ou accords-cadres en multi-attribution

- Equipements scientifiques lourds et semi-lourds (Appareils de microscopie, spectroscopie, cytométrie, robots et automates)

- Avantages :. Rapidité d’acquisition. Sécurité juridique

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Un portefeuille de fournisseurs titulairesde contrats nationaux/régionaux

Marchés nationaux ou accords cadres en mono-attributions

- Domaines besoins standardisables :. Transport et hébergement (FRAM 30 M €/an). Informatique bureautique (10 M €/an). Abonnements à des revues scientifiques (Swets 10 M€/an). Documentation numérique (Thomson 1 M€/an). Gaz industriels (0.5 M €/an)

- Avantages :. Qualité de service et réduction des coûts. Sécurité juridique

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Un portefeuille de fournisseurs titulaires de contrats nationaux/régionaux

Offres préférentiellesLes offres préférentielles ne sont pas des contrats mais des actes unilatéraux des fournisseurs proposant des conditions commerciales au CNRS- Domaines

. consommables et petits équipements récurrents scientifiques ou généraux, non couverts par les marchés nationaux.

- Quels fournisseurs ?. VWR International, Thermo Fisher Scientific, D.Dutscher, Verfilco, Sigma-Aldrich, Acros Organics,…Lyreco, JM Bruneau, Sagem, Dell,…

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