Dématérialisation et Carte dAchat LILLE METROPOLE COMMUNAUTE URBAINE.

Dmatrialisation et Carte dAchat LILLE METROPOLE COMMUNAUTE URBAINE

Dmatrialisation et Carte dAchat Prsentation de LMCU : Lille Mtropole Communaut Urbaine est un tablissement Public de Coopration Intercommunale regroupant 85 communes. Le Budget consolid de LMCU est de 1,4 milliard d. Nanmoins, 59% des mandats mis par LMCU sont infrieurs 1500. Les objectifs poursuivis : Rduire le cot de traitement des achats de faible valeur, Rduire les dlais d approvisionnement des services.

Dmatrialisation et Carte dAchat Les rsultats : 2 services quips : service Achat, et Parc Automobile. 7 fournisseurs rfrencs, 100 commandes en 2004 pour environ 100 000, Plus de 330 commandes en 2005 pour plus de 300 000. Familles d achats concernes : Fournitures de bureau, Consommables informatiques, Produits d entretien, outillage, Rparation de vhicules.

Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre de la carte d achat Un projet lanc dans le cadre de la Convention de Service Comptable et Financier, signe le 06/10/2003. Une mise en uvre en mode projet : Un chef de projet, Une quipe projet transversale associant les services Achat, affaires juridiques, services financiers et Informatiques, Un projet men en partenariat avec le Trsor Public. Un projet comportant 4 volets : Organisationnel, Juridique, Relationnel et Informatique.

Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre - volet organisationnel La cartographie des achats Dterminer la liste des Achats concerns par la carte d achat, Elabore sur la base de requtes informatiques, Mene en 2 tapes : Une phase de Collecte dinformations et une phase de slection des informations. Les Etudes organisationnelles. Les tudes organisationnelles visaient mettre plat les process et prparer la conduite du changement (livrables, formations,..), Ces tudes ont t ralises sur la base d entretiens. Elles ont permis de modliser les processus (schmatisation powerpoint).

Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre - volet juridique Le march dmission de cartes d achat (attribu BNPP). La dlgation du droit de commande Dcret 2004-1144 du 26/10/2004 : Lentit publique procde la dsignation de chaque porteur et dfinit les paramtres dhabilitation de chaque carte . A LMCU, adoption dune dlibration autorisant le prsident dlguer son droit de commande puis darrts de dlgation de signature. Intgration de clauses carte dachat dans les marchs. Au dpart, une intgration par voie davenant. Dsormais, des clauses relatives la carte dachat sont intgres de nombreux marchs de LMCU.

Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre - volet relationnel Organiser le rfrencement des fournisseurs L acceptation de la carte d achat ncessite la signature d un contrat entre le fournisseur et une banque. La dmarche de rfrencement implique l acheteur public et la banque mettrice de cartes. Mener la conduite du changement Face aux changements dorganisation induits par la carte dachat, risques de rsistance au changement Russir la conduite du changement implique : Dapporter des solutions face aux objections la carte dachat, Daccompagner les acteurs du projet : laboration de procdures & formations, dploiement progressif de la carte dachat.

Dmatrialisation et Carte dAchat La mise en uvre - volet informatique Un volet rsultant du choix d organisation de LMCU : maintien de la centralisation des approvisionnements. Automatisation de lenvoi des commandes passes par le service Achat LMCU dispose dun outil de gestion des commandes, du stock et du patrimoine: KIMOCE, Dveloppement d une Interface informatique entre KIMOCE et OGONE, prestataire de BNP Paribas pour la transmission des donnes de commande. Demande dautorisation linitiative de LMCU, pas de double saisie pour le fournisseur. Avantages : scurisation des donnes, rfrencement facilit des fournisseurs, simplification du contrle des factures.

Dmatrialisation et Carte dAchat

Les gains procurs par la carte d achat LMCU : Mise plat de l organisation, Nombre de mandats / 3, Mise en place d engagements prvisionnels, Dmatrialisation des commandes. Les gains potentiels : Intgration comptable des Relevs dOprations dans les progiciels de gestion comptable, Dmatrialisation fiscale des factures. Une limite : l absence d harmonisation des fichiers (format, contenu) transmis par les banques.

Dmatrialisation et Carte dAchat Intgration comptable Priodicit : Mensuelle, Niveau d information : Niveau 2, Objectif : Automatiser les liquidations. Intgration Progiciel Achat Priodicit : Quotidienne, Niveau d information : Niveau 3, Objectif : Analyse des achats raliss hors et avec carte d achat. Carte d Achat Progiciel comptable Progiciel Achat FTP, HTTP Carte d Achat

Dmatrialisation et Carte dAchat Le Dcret Carte d Achat Offre un cadre rglementaire permettant le dploiement de la carte d achat dans la sphre publique. 2 modes d utilisation possibles de la carte d achat : utilisation de proximit et utilisation chez un fournisseur rfrenc. Le recours des fournisseurs rfrencs a t privilgi par LMCU. Lutilisation de proximit pose problme : Une utilisation contraignante (vrification du service fait effectue lors de la transaction, retour dInformation de niveau 1) Une utilisation en dcalage par rapport notre politique d achat = Ne pas concerner les marchs convention de prix.

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