Ontario Logistique et transport international Chapitre 13: Documentation export.

Ontario

Logistique et transport international

Chapitre 13: Documentation export

SÉQUENCE D’EXPORTATION

DÉPART Bon de commande (PO)

Planification

Approvisionnement

Inventaire

Documents d’exportation

Bon d’expédition

Distribution

DOCUMENTATION EXPORT HORS CANADA

A. Documentation minimale:

• Facture PRO FORMA • PACKING SLIP – Liste de colissage• Bill of Lading (BOL) – Connaissement

B. Hors États-Unis:• B-13A (Exportation hors USA seulement)

C. Si Accord de libre-échange entre les pays impliqués ou pour prouver origine des biens:• Certificat d’origine, utilisez le bon

D. Documents exigés pour marchandises contrôlées:• Copie de formulaires ou autorisations particulières (Ex: armement, défense, etc.)

DOCUMENTATION EXPORT HORS CANADAE. Si transport de matières dangereuses:• Préparer documents, étiquetage et emballage appropriés

F. Si Assurance cargo contractée pour l’expédition:

• Copie de la police indiquant le type de couverture

G. Documents demandés par d’autres agences gouvernementales:

• Documentation additionnelle de d’autres agences gouvernementales (OGA’s): FDA, FCC, USDA, etc.

H. Documents pouvant être demandés par le pays de destination:

• Si autres permis, visas, factures consulaires, déclaration de conformité (bois), etc. demandés, voir MIGRA’S, guide export canadien auhttp://www.migraexport.ca/export_guide.php

AVANT D’EXPORTER / KNOW BEFORE YOU GO !

AVANT D’EXPORTER, aux États-Unis principalement, mais s’applique également à tous pays à l’international, l’exportateur DOIT savoir et se rappeller les éléments suivants:

Les États-Uniens utilisent l’expression suivante: ‘KNOW BEFORE YOU GO’.

Le point ici est que personne ne peut plaider l’ignorance (No one can plead ignorance in front of the law).

DOCUMENTATION EXPORT

Chaque expédition DOIT être accompagnée de la documentation de transport (papier et/ou électronique).

Apprenez les documents qui sont nécessaires.

Assurez-vous que les documents sont complétés adéquatement et que l’information qui s’y retrouve est exacte.

A ce point-ci, votre transitaire (et/ou courtier en douanes) peut vous supporter.

En général, les documents ‘voyagent’ avec l’expédition, excepté en océan, où le BOL original est envoyé par courrier à l’acheteur.

Depuis 2011, de plus en plus ‘sans papier’ (paperless); Ex. Express BOL, etc.

A. Exemple – Facture Pro Forma

Informations sur une Pro forma invoice• Manufacturier• Vendeur• Destinataire/ importateur• Devise• Date de facture• Numéro du BOL• Port d’origine• Port de destination• Transporteur• Docs export spécifiques• No commande du client

• Date de l’exportation• Nombre de colis• Total gross weight• Description• HS code (6 à 10 chiffres)• Quantité• Prix unitaire• Facture totale en $• Coût du transport• Nom et signature

A. Exemple – Packing list / slip

A. Exemple - Bill of lading

BOL

Le BOL (Bill of Lading) ou connaissementCe document établit les Termes et conditions de l’entente, entre un expéditeur et le transporteur. Il sert de contrat de transport et de preuve de livraison.

Par définition, le BOL est fournit par le transporteur à l’expéditeur et doit être remis au chauffeur lors de la cueillette.

NOTE: À l’occasion, de grands donneurs d’ordres impriment leurs propres ‘BOL’, c’est en fait un ‘manifeste de cargo’ mais légalement, devrait toujours y avoir le BOL du transporteur.

BOL: Le BOL décrit ce qui est transporté par le transporteur. Ex. Nombre d’items, poids, description, adresses d’origines et de destination, etc.

B. B-13 A

C. Certificat d’Origine (si applicable)

DOCUMENTATION EXPORT HORS CANADA

C. Accords de libre-échange du Canada (nov 2010):Chili (1997)Colombie (2008)Costa Rica (2002)États-Unis et Mexique, ALENA (1994)Islande, Liechtenstein, Norvège et Suisse, AELE (2009)Israël (1997)Jordanie (2009)Panama (2010)Pérou (2009)

Téléchargez les ententes et formulaires au:http://www.international.gc.ca/trade-agreements-accords-commerciaux/agr-acc/index.aspx?lang=fra

D.Programme marchandises contrôlées (PMC)

PROGRAMME DES MARCHANDISES CONTRÔLÉES (PMC)

Ou le Controlled Goods Program (CGP): Programme du gouvernement fédéral canadien administré par Travaux Publics.Le PMC est un programme canadien de sécurité industriel qui aide à contrôler le commerce de la ‘défense’, prévenant ainsi la prolifération d’éléments tactiques et stratégiques, incluant armes, satellites, GPS, équipements de communication, équipements de défense/militaire, et propriétés intellectuelles reliées.. Géré par des règles et contrôles, visant des examens, la possession et/ou le transfert de marchandises contrôlées. N’importe qui (individu physique ou moral) rencontrant ces exigences doit se rendre conforme au Defence Production Act and the Controlled Goods Regulations.

E. Transport des matières dangereuses (TMD)

TRANSPORT DES MATIÈRES DANGEREUSES (TMD)

Le ‘Transport Dangerous Goods Directorate’ est le point central de la politique nationale de transport, qui vise la promotion de la protection du public, dans le cadre de transport de matières dangereuses.

Le ‘TDG Directorate’ est la source majeure du développement de ces règlementations, fournissant information et directives sur le transport des matières dangereuses auprès du public, de l’industrie et des employés du gouvernement.

E. Documentation (TMD)

F. Assurance Cargo

G. Autres agences gouvernementales

H. MIGRA’S: Canadian export guide

H. Déclaration conformité ISPM 15

PARTICULARITÉS: MARCHÉ DES ÉTATS-UNIS D’AMÉRIQUE

CBP web site: Docs and forms

EXPORT REQUIREMENTS – OUT OF USA

SHIPPERS EXPORT DECLARATION (SED)

DOUANES USA

DOUANES ÉTRANGÈRES

IMPORTER AUX ÉTATS-UNIS

RESPONSABILITÉ: Importateur légal

Une entreprise américaine s’occupe généralement de dédouanner elle-même les marchandises qu’elle importe.. Les droits de douanes ne sont pas déductibles , mais si taxes applicables, peuvent récupérer.

. Les entreprises étrangères peuvent ouvrir un ‘One-Timer’. Ils assumeront entièrement tous les droits d’entrées (droits de douanes et les taxes).

. Les entreprises canadiennes peuvent ouvrir un compte de douanes américaines. Ils deviennent des Importers of record (IOR), donc des entreprises américaines non-résidentes (très puissant).


RESPONSABILITÉ: Notion d’importateur légal

Afin de pouvoir ouvrir un compte de douanes, la compagnie canadienne doit signer un Power of Attorney (POA) avec le courtier en douanes qu’elle a choisi.

. À sa première importation aux États-Unis, elle se verra octroyer un numéro de IOR.

. Ses entrées doivent être ‘cautionnées’ (bonded) par une compagnie d’assurance. 500$USD /année ou frais à chaque entrée.

. Certaines grandes entreprises s’occupent elle-mêmes de leurs dédouannements avec personnel à l’interne (Arcelor Mittal, Reebok, etc.). Demande une expertise.


FRAIS À L’IMPORTATION:Frais de courtage, varie de 15$ à 150$ par transaction (à négocier). Peut être fixe, variable selon la valeur, comprendre des frais additionnels de ligne, etc.Droits de douanes (si applicable)Taxes (si applicable)Frais de ‘single entry bond’, si le client n’a pas de Continuous Bond (entre 50 et 100$/transaction)

. La douane USA (CBP) a dix (10) après le passage pour ‘liquider’ la transaction officiellement à Washington, DC et émettre la preuve d’importation, soit un ‘Entry Summary’ form 7501.Ce document doit être attaché à l’importation et conservé durant 5 ans + l’année en cours.

Exemple ENTRY SUMMARY 7501

IMPORTER À L’ÉTRANGER

DÉCONSEILLÉ:Nous déconseillons grandement aux entreprises canadiennes d’assumer elles-mêmes les frais de dédouannement à l’étranger.. Frais non-récupérables. Vous assumer l’importation légale de produits dans un pays dont vous ne connaissez pas les coutumes d’affaires.. Peut y avoir des frais ‘autres’ de copinage, de détention, etc.. Laissez l’importateur s’en occuper.

. En Europe par exemple, la TVA frôle les 20%, montant que vous ne pourrez pas réclamer car vous n’êtes pas une entreprise européene. L’entreprise locale pourra la récupérer contre ses intrants, comme la TPS au Canada pour nous.

Tarif des douanes - USA

TARIF – Système harmonisé (HS codes)

Tous les produits du commerce sont identifiés dans une matrice appellée Tarif, qui est gérée et mise à jour par l’Organisation Mondiale des Douanes (OMD) ou World Customs Organization (WCO).

Chaque item possède son propre code HS de 10 chiffres. Les 6 premiers sont internationaux et imposés par l’OMD. Les quatre (4) derniers sont pour l’utilisation du pays d’importation, soit 2 pour la classification et les 2 derniers pour le pourcentage (%) de taux de douane.

Tarif des douanes - USA

Ex. US Tarif – Chap 39 - Plastics

Tarif des douanes – TARIC - Europe

Obtenez les gabarits sur:

LE COURTIER EN DOUANESQuelques grandes corporations ont leur propre courtier en douanes à l’interne, partie prenante de leur équipe logistique, s’occupant de toutes les formalités douanières.

Mais, pour la majorité des entreprise, importatrice comme exportatrice, elles utilisent les services d’un courtier en douanes pour les

représenter ‘à la frontière’.

CANADIAN SOCIETY OF CUSTOMS BROKER

LE COURTIER EN DOUANES

REPRÉSENTE VOTRE ENTREPRISE À LA FRONTIÈRE:

DOIT détenir un permis de la CBSB.

Valide et présente la documentation à l’ASFC ou au CBP et/ou à d’autres organisations gouvernementales (lorsque requis).

Effectue les paiements ‘sur le champ’ au nom de l’importateur (TPS, droits d’entrées, taxes, MPF, etc.)

Vous pouvez avoir plus d’un courtier en douanes (incluant les courriers comme UPS, FEDEX, etc.)

POWER OF ATTORNEY

Ceci est le document que l’entreprise complète et signe, mandatant le courtier en douane pour agir en son nom à

la douane.


ÉQUIPE EXPORTATION:

A.COMMANDE: Réception d’un bon de commande numéroté

B.PRÉPARATION de la commande

C.VALIDATION des informations clients, paiement, Incoterms®2010

D.OUVERTURE D’UN DOSSIER: Tous les documents vont s’y retrouver.

E.CONTACTER TRANSPORTEURS / TRANSITAIRES pour obtenir des soumissions


ÉQUIPE EXPORTATION

E. Préparation de la DOCUMENTATION EXPORT:• Liste de colisage (Packing list)• Facture pro forma (utilisation des codes HS adéquats)• Bill of Lading (BOL) du transporteur

F. Préparation de la documentation ADDITIONNELLE (si applicable):

• Certificat d’origine• B-13A• Autres agences gouvernementales• Permis, visas, autorisations

Une fois complétée, la documentation doit être validée et signée par une 2e personne, idéalement un superviseur

EXPORTATION

ÉQUIPE D’EXPÉDITION:

. Réception de l’ORDRE DE COMMANDE

. Réception de la marchandise (de la production ou de l’entrepôt)

. Inspection visuelle de la marchandise en main avec l’ORDRE DE COMMANDE

. Contacter le transporteur sélectionné pour heure de ramassage

. Arrivée et identification du camionneur

. CHARGEMENT: Selon l’Incoterm

. PRISE DE PHOTOS (si jugé nécessaire)


Quelques éléments d’aménagement du département d’expédition:

. CARGO: Disposé dans un endroit identifié et sécurisé, aux accès contrôlés.

. BUREAU D’EXPÉDITION: Endroit sécurisé, accès contrôlé

. CAMIONNEURS confinés ou en garde à vue

. CAMÉRAS dirigées vers la section devant les portes de quai et entrée des camionneurs (si possible). Enregistrement des images en temps réel.


Suivi post expédition:

. SUIVI: L’équipe d’expédition effectue le suivi (tracking) de chaque expédition effectuée et obtient une CONFIRMATION DE LIVRAISON (proof of delivery) du transporteur.

. PREUVE: La confirmation est envoyée à l’équipe d’exportation qui l’ajoute au dossier.

. FACTURES: La facture du transporteur / transitaire et courtier en douanes (si applicable) est reçue au département d’expédition pour vérification.

. Si non conforme, contacte le fournisseur.

. PAIEMENT: Lorsque conforme, le tout est envoyé au comptes payable pour paiement.

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