1. + Les normes de description archivistique Crdits image : Fotolia, ICA Cette uvre est mise disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution - Pas dutilisation commerciale - Partage dans les mmes conditions 3.0 France.

2. + Enjeux de la description normalise Rdiger des instruments de recherche utilisables par tous systmes informatiques de consultation pour faire face aux enjeux du partage des donnes (futurs portails) Un travail de description normalise doit tre en adquation avec une politique de publication qui rponds aux besoins des lectorats Ncessite une rflexion collective des quipes sur les pratiques de classement/description 2 3. + Prsentation publies par le Conseil international des archives (ICA) depuis les annes 1990 4 normes : ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF, ISDIAH dfinissent des rgles de structuration organises en lments de description rpartis en zones servent dcrire des units darchives de manire intellectuelle et matrielle pour en donner une identification exacte et utile, en expliquer le contexte et en permettre lexploitation donnent une structure et un contexte linformation archivistique qui peut tre dense et complexe les normes sont complmentaires : elles sarticulent les unes par rapport aux autres la numrotation est purement indicative et ne doit pas prescrire l'ordre et la structure des descriptions 3 4. + Enjeux Leur application permet une rflexion sur lharmonisation des pratiques dans un service darchives (et entre services), il est important au pralable de saccorder sur : une mthodologie commune de lapplication des normes les choix terminologiques les rgles de rdaction typographique dveloppe la fonction scientifique de larchiviste est indispensable dans le cadre de la publication en ligne et la saisie dans des outils dencodage en EAD. En dehors des lments essentiels, la pertinence de la description des lments doit tre value par larchiviste 4 5. + ISAD (G) Norme gnrale et internationale de description archivistique 5 6. + Principes dISAD(G) (1) grille dlments qui permet aussi bien de dcrire : un fonds un ensemble de documents rassembls sous un niveau de description (titre) un article (dossier, registre, pices) description plusieurs niveaux : du gnral au particulier informations adaptes aux niveaux de description lien entre les descriptions non-rptition des informations 6 7. + Principes ISAD(G) (2) ne permet pas de dcrire les lments de pure gestion ne donne pas de rgles formelles de prsentation (typographie, ponctuation) ne donne pas de rgles pour faire lindexation est dabord destin la description des archives historiques (dfinitive) 7 8. + Les lments ISAD(G) Grille de 26 lments rpartis en 7 zones Zone 1. Identification Zone 2. Contexte Zone 3. Contenu et structure Zone 4. Condition daccs et dutilisation Zone 5. Sources complmentaires Zone 6. Notes Zone 7. Contrle de la description Tous les lments peuvent tre utiliss nimporte quel niveau de description : un fond, une partie de fonds, un dossier, une pice 8 9. + 6 lments essentiels essentiels pour tout change international dinformation dans la zone de lidentification La rfrence (3.1.1) Lintitul (3.1.2) La ou les dates (3.1.3) Limportance matrielle de lunit de description (3.1.5) Le niveau de description (3.1.4) dans la zone du contexte Le producteur (3.2.2) 9 10. + Les lments secondaires les plus utiliss (2) Zone du contexte Histoire administrative (utilis surtout au niveau du fonds ou sous- fonds) Historique de la conservation (idem) Modalits dentre (par exemple : versement, don, achats, dpt) Zone du contenu et de la structure Prsentation du contenu (tous niveaux de description) valuation, tri, liminations, sort final (tous niveaux de description) 10 11. + Les lments secondaires les plus utiliss (2) Zone des conditions daccs et utilisation Conditions daccs (tous niveaux de description) Zone des sources complmentaires Sources complmentaires (fonds, sous-fonds) Bibliographie (fonds, sous-fonds) 11 12. + La description plusieurs niveaux (1) 12 Schma extrait de la norme ISDA(G), 1999, p. 38 La description plusieurs niveaux 13. + La description plusieurs niveaux (2) les niveaux de description correspondent aux niveaux de titre de linstrument de recherche : les titres de niveau suprieur correspondent des subdivisions organisationnelles (le fonds, le sous-fonds) les titres de niveau infrieur correspondent des subdivisions : par activits ou tches (srie organique, regroupement de dossier) par dossiers/registres/pices Un versement nest pas un niveau de description, cest une partie de fonds (qualifiable en groupe de document en EAD) 13 14. + La description plusieurs niveaux Fonds Niveau de titre 1 Article 14 Grille ISAD(G) Producteur Rfrence Intitul Date Importance matrielle Niveau description Grille ISAD(G) Producteur Rfrence Intitul Date Importance matrielle Niveau description Grille ISAD(G) Producteur Rfrence Intitul Date Importance matrielle Niveau description N.B. : Les grilles ISAD (G) prsentent ici seulement les lments essentiels 15. + La rdaction de lintitul/analyse au niveau du dossier/pice (1) Pour les niveaux de description les plus fins, lintitul doit tre compos dans un certain ordre et rdig en respectant une certaine ponctuation : lobjet, laction : la typologie (les dates) La structure de lanalyse doit tre le reflet de la structure du dossier La ponctuation met en valeur cette structure Les informations rptes doivent tre reportes sur les titres 15 16. + La rdaction de lintitul/analyse au niveau du dossier/pice (2) Objet : thme/raison pour lequel a t produit le document Action : action ou procdure pesant sur lobjet Typologie documentaire : nature des pices contenues dans le dossier Agent : auteur de laction ( mentionner si diffrents du producteur) Dates extrmes ; si la date exacte nest pas connue : Date(s) approximative(s) : vers 1960 ; entre 1950 et 1960 ; circa 1980 Dates restitues : [1890] ou [1900-1916] Nature du classement Exemple : Agent. - Objet, action : typologie (dates), typologie (dates, nature du classement) 16 17. + ISAAR (CPF) Norme internationale pour les notices dautorit collectivits/personnes/familles 17 18. + Principes Publie en 1996 et revue en 2004 Objectif : dcrire les producteurs darchives de faon prcise et sans ambigut afin de prciser le contexte de production des documents la rdaction de fiches dautorit de producteur est un travail de longue haleine qui doit tre planifi, hirarchis, rparti au sein du service darchives Que normalise-t-on ? Quelles priorits ? producteurs privs (grandes familles) ? producteurs publics ? Quel niveau dans linstitution ? Pourquoi ? Pour le service, pour linstitution, pour le lectorat, pour une meilleure diffusion des connaissances ? la politique sera diffrente selon la nature du service darchives 18 19. + Les lments 27 lments regroups en 4 zones : 1. Zone didentification 2. Zone de la description 3. Zone des relations 4. Zone de contrle 4 lments essentiels lchange dinformations : Type dentit (5.1.1) Forme autorise du nom (5.1.2) Dates (5.2.1) Code dindentification de la notice dautorit (5.4.1) 19 20. + La base des notices (AAF) Travail collaboratif men par lAAF sous le contrle du SIAF de rdaction et mise en ligne de notice dautorit producteur (depuis 2010). lien 20 21. + ISDF Norme internationale pour la description des fonctions 21 22. + Principes publie en 2007 http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF FRE.pdf nombreuses et rcurrentes rformes des services versants = une mme srie de dossiers peut tre produite par plusieurs producteurs lactivit demeure sans lorganigramme approche fonctionnelle trs pertinente pour dcrire le contexte de production des archives administratives contemporaines rejoint les pratiques de records management 22 23. + Les lments Contient 23 lments rpartis en 4 zones : 1. Zone didentification 2. Zone de la description 3. Zone des relations 4. Zone de contrle 3 sont essentiels l'change d'informations : le type (lment 5.1.1) la forme autorise de nom de la fonction (5.1.2) lidentifiant de la description de fonction (5.4.1) 23 24. + ISDIAH Norme internationale pour la description des services darchives 24 25. + Principes publie en 2008, http://www.ica.org/sites/default/files/ISDIAH Fr.pdf sert dcrire les institutions conservant des fonds d'archives rsolument tourne vers linformation des publics, elle permet de dcrire les informations de gestion des services darchives Est surtout utile dans les portails de recherche qui rassemble les donnes de plusieurs services darchives : la notice descriptive doit tre relie une notice lieux de consultation 25 26. + Les lments contient 33 lments rpartis en 6 zones : 1. Zone didentification 2. Zone de contact 3. Zone de la description 4. Zone de laccs 5. Zone des services offerts 6. Zone du contrle 3 sont essentiels l'change d'informations : lidentifiant de linstitution de conservation (5.1.1) la forme autorise du nom (5.1.2) la localisation et ladresse (5.2.1) 26 27. + Bibliographie NOUGARET, Christine, GALLAND, Bruno. Les instruments de recherche dans les archives. Paris : Direction des archives de France, 1999 Portail international archivistique francophone. Module 6.6 : Description contextuelle. 2010 Circulaire DITN/RES/2007/007 : normes de description archivistique, tat de la question Circulaire DITN/RES/2008/007 : parution des normes ISDF et ISDIAH ARCHIVES DE France. Bulletin sur les ressources archivistiques numriques. Disponible en ligne. 27