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Audit du système Audit du système d’évaluationd’évaluation

Gestion des effectifsGestion des effectifs

Etude de terrainEtude de terrain

MSGO2 – RH:

Dominique CAPRON

Diane DUCHEMIN

Bruno GALVEZ

Rosemonde RIVIERE

PlanPlan

1 - Audit du syst1 - Audit du systèème me d’évaluationd’évaluation

A. Contexte

B. La demande et la méthodologie utilisée

C. Les résultats

2 – Gestion des effectifs2 – Gestion des effectifs

A. La pyramide des âges

B. Etude des outils de GPEC

Retour d’expérience…Retour d’expérience…

1 - Audit du syst1 - Audit du systèème d’évaluationme d’évaluation

Etude de terrainEtude de terrain

1992:1992: Premier système d’évaluation

2002:2002: Lancement de la démarche d’accréditation Réserve relative au système

d’évaluation

Septembre 2003Septembre 2003: Refonte de la démarche

Novembre 2004 à juin 2005Novembre 2004 à juin 2005 : Réalisation des premiers entretiens d’évaluation

Fin 2005Fin 2005: seulement 25 % des entretiens d’évaluation réalisés (1500 sur 6000).

A. ContexteA. Contexte

B. La demande B. La demande et la méthodologie utiliséeet la méthodologie utilisée

1) Un audit sur le déroulement des entretiens d’évaluation

Objectif:Objectif: Comprendre les raisons de non réalisation des entretiens d’évaluation.

Méthode:Méthode: Entretiens et questionnaires auprès de 15 Cadres Évaluateurs et 14 Agents Évalués.

2) Proposer un moyen d’exploitation des souhaits d’évolution émis par les Agents

Objectif:Objectif: Comprendre le fonctionnement du CAPpro de la Mairie de Grenoble.

MéthodeMéthode: Benchmarking auprès de la Mairie, par le biais d’un entretien.

C. Les résultatsC. Les résultatsRaisons expliquant la faible réalisation

des entretiens d’évaluation (1/2)

1) Les défauts de communication et de formation de la DRH

Clarifier les enjeux et les modalités de l’évaluation Veiller à former l’ensemble des Cadres Évaluateurs

2) La déconnection Évaluation / NotationLancer un projet visant à relier l’évaluation et la notation

3) Le manque de pertinence du guide d’entretien

Développer des guides d’entretien adaptés aux métiers ou domaines ou d’activité du CHU

C. Les résultatsC. Les résultats

Raisons expliquant la faible réalisation des entretiens d’évaluation (2/2)

4) Le problème de l’exploitation des demandes d’évolution et

de formationDévelopper un outil informatique  Mettre en place un système équivalent au CAPpro

(« Conseil et Accompagnement des Projets professionnels »)

5) La non reconnaissance du travail réalisé et l’inexistence de

sanctions/récompenses    Suivi plus régulier Prise en compte du taux de réalisationPriorité aux souhaits émis lors de ces entretiens

2 – Gestion des effectifs2 – Gestion des effectifs

Etude de terrainEtude de terrain

Aide à la lecture des Aide à la lecture des informations contenuesinformations contenues

Recommandations pour Recommandations pour l’amélioration de l’outil et de l’amélioration de l’outil et de son exploitationson exploitation

A. La pyramide des âgesA. La pyramide des âges

1 - Lecture1 - Lecture

Personnel hospitalier (tous grades confondus) - 31/12/2005

163597

627722

9631349

1166566

422

0 150 300 450 600 750 900 1050 1200 1350 1500

20-2425-2930-3435-3940-4445-4950-5455-5960-6465-69

Tra

nche

s d'

âge

Nombre d'agents

Aux extrêmes, un poids équilibré des générations

Importance de la classe d’âge 35-45 ans

Surveiller les départs à la retraite

2 - Préconisations2 - Préconisations

Au critère de l’âge des agents, associer celui Au critère de l’âge des agents, associer celui du genre du genre 

Simuler, dans le temps, l’état des effectifs  Simuler, dans le temps, l’état des effectifs  Affiner la lecture de la pyramide des âges sur Affiner la lecture de la pyramide des âges sur

les « postes sensibles »  : personnel infirmier les « postes sensibles »  : personnel infirmier et cadres soignantset cadres soignants

B. Etude des outils de GPECB. Etude des outils de GPEC

Deux outils utilisés pour la GPEC:Deux outils utilisés pour la GPEC:

Concevoir un outil unique qui permettrait de rassembler les données en un seul tableau lisible et exploitable

(outil Excel).

CRITERES

Groupe de grade 1562

Permanencier principal

date début période 02.02.2006

date fin période 23/12/2099

Nombre de postes gelés 0

Nombre de postes créés 0

Tableau des emplois V1 (R1) 7,00

Projet création ou suppression de postes V2 0

Postes gelés V3 0

Postes budgétés V4 = V1+V2-V3 7,00

Effectif réel - ETP V5 (R2) 6,00

Ecart V6=V5-V4 -1,00

Agents du grade exerçant d'autres fonctions V7 (R3) 4,00

Agents d'un autre grade exerçant les fonctions V8 (R4) 3,00

Postes vacants V9=V6-V7+V8 -2,00

Départs prévisionnels V10 (R5) 0,00

Entrées prévisionnelles V11 (R6) 0,00

Postes vacants prévisionnels V12=V9-V10+V11 -2,00

Résultat négatif -> postes à pourvoir

Résultat positif -> postes en supereffectifs

DETERMINATION DES POSTES VACANTS

1 - Logiciel « GPEC »1 - Logiciel « GPEC »

2 -Tableaux de bord2 -Tableaux de bord

Logiciel GPEC:Logiciel GPEC: Outil utilisé par deux personnes. Conçu par des personnes non RH. L’outil « GPEC » ne permet une gestion des effectifs

qu’à très court terme. Il ne permet aucun traitement statistique automatique.

Tableaux de bord:Tableaux de bord: Mélange procédures automatisées et opérations

manuelles. Les sources d’information.  Des requêtes informatiques perdues ? Manque de fiabilité des informations.

3 - Les principaux résultats3 - Les principaux résultats

4 - Les préconisations4 - Les préconisations

Le logiciel « GPEC »Le logiciel « GPEC » Lisibilité des tableaux issus du logiciel Une démarche participative Une gestion des effectifs à long terme ? Des traitements statistiques exploités et

exploitables ?

Les tableaux de bordLes tableaux de bord Une automatisation des tableaux de bord La formalisation des outils existants

Retour d’expérience…Retour d’expérience…

L’envergure et le manque de clarté des L’envergure et le manque de clarté des missions confiéesmissions confiées

L’adaptation aux spécificités de la fonction L’adaptation aux spécificités de la fonction publique hospitalièrepublique hospitalière

DIFFERENCES RAPPROCHEMENT

Service public Entreprise privée

Primat du politique et de l’usagerNotion d’intérêt généralPérennité de l’action de l’EtatStabilité de l’emploi lié au statut de fonctionnaire - Masse d’agents

Primat du marché et du clientLogique de profitExistence liée à un marchéVersatilité de l’emploi

Exigence de résultat et de qualité de serviceDeux systèmes organisationnels dans lesquels il convient de gérer et d’optimiser les ressources humaines

Merci pour votre attention…Merci pour votre attention…

Place aux questions !Place aux questions !