Modèles de documents

d’approvisionnement pour l’achat de

services architecturaux

Conseil canadien des marchés publicsForum annuel, ville de Québec

le 7 novembre 2011

L’Ordre des architectes de l’Ontario :

• 3 100 architectes et 1 300 cabinets;

• Rôles : réglementation, représentation, soutien et promotion de la profession;

• Chef de file dans la conception et la construction des formes bâties;

• Les membres de l’OAO sont autorisés à pratiquer aux termes de la Loi sur les architectes.

Achat de services architecturaux

Concurrentiel

Transparent

Uniforme

Axé sur le meilleur rapport qualité-prix

Ayez les bons outils! www.oaa.on.ca

Le défi de l’exécution de projets

RESPECT DES

DÉLAISRESPONSABILITÉ

FINANCIÈRE

QUALITÉ ETINNOVATION

BESOINS SOCIÉTAU

XLe triangle magique

Comment obtenir :• Les experts-conseils qui conviennent à la tâche?

• Des économies durables grâce à la réduction des coûts du cycle de vie?

• Une exécution de projet qui respecte les délais?

• Qualité et durabilité?

• Innovation et valeur ajoutée?

• Une meilleure qualité de vie sur les plans économique, social et environnemental?

• La confiance des contribuables?

Possibilité d’améliorer les résultats

Temps

Niv

eau

d’ in

flu

en

c e

Construction

Conception

Fonctionnement et entretien

100 %

0 %

50 %

Coûts liés à la possibilité d’améliorer les résultats

Temps

Coût

des

c hangem

ents

Construction

Conception

Fonctionnement et entretien

Les documents d’approvisionnement de l’OAO – une source de pratiques exemplaires• Énoncé des qualifications

• Demande de propositions (DP)• Guide de sélection d’une société d’experts-

conseils en fonction de la qualité• Guide aidant à déterminer les honoraires

appropriés pour les services d’un architecte• Document 600 de l’OAO, 2008 – Standard

Form of Contract for Architect’s Services (Contrat type pour les services d’un architecte)

Étape 1: Énoncé des qualifications• Faire un appel de déclaration d’intérêt auprès de

cabinets compétents;• Évaluer et préqualifier les architectes-conseils;• Établir la liste restreinte des cabinets qui

passeront à l’étape de la DP.

• Détails préliminaires du projet• Conditions du marché• Précisions sur les exigences relatives à la

présentation de l’énoncé• Critères relatifs à l’énoncé et à son évaluation• Précisions sur le processus d’évaluation

Contenu de l’énoncé des qualifications

Étape 2 : Demande de propositions (DP)

• Il s’agit d’un document d’appel d’offres de services d’experts-conseils en architecture.

• Les détails de la DP varient d’un projet à l’autre.

• Le contenu et la structure de la DP dépendent entièrement du type de services demandés.

• L’OAO a créé des modèles de documents simples d’utilisation à l’intention des agents d’approvisionnement.

Contenu d’une demande de propositions• Détails du projet• Conditions associées à l’étape de la DP• Précisions sur les exigences relatives à la

présentation de la DP• Critères relatifs à la DP et à son évaluation• Précisions sur le processus d’évaluation

L’étendue des services – Visez juste dès le début

Le processus de sélection en fonction de la qualité

• Les proposants se font concurrence sur la base de leurs qualifications et de leur compréhension des besoins du client;

• Le client évalue et classe les propositions : choix du meilleur service permettant de réaliser les objectifs du projet;

• Le client rédige avec le proposant choisi un énoncé détaillé de la portée des travaux (y compris les biens livrables) qui couvre les objectifs du client;

• Des honoraires appropriés ainsi qu’un calendrier sont établis conformément aux objectifs du client.

Choisir une société d’experts-conseils• Guide faisant partie de la série des

« Meilleures pratiques » d’InfraGuide (juin 2006);

• Guide conçu par le secteur public, pour le secteur public;

• S’appuie sur des entrevues et des recherches poussées;

• « La pratique recommandée relativement à la sélection d’une société d’experts-conseils est un processus concurrentiel basé sur les compétences ».

Un guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services d’un architecte

• Document reconnu à l’échelle nationale, produit par l’Institut royal d’architecture du Canada (IRAC);

• A été mis au point afin d’aider les clients et les architectes à fixer des honoraires appropriés;

• Les projets d’architecture varient considérablement et la prestation de services a beaucoup évolué; les honoraires varient.

Les services d’architecture et d’ingénierie représentent un bon investissement

Architecture

Les inconvénients du choix de l’offre la plus faible

• Leurre le client en ce qui concerne les ressources – prestation de services minimaux;

• Pénalise les sociétés qui comprennent mieux les besoins des clients;

• Pénalise les sociétés qui anticipent avec justesse des complications ou qui proposent des innovations;

• Augmente les coûts du client (heures de travail du personnel et ressources).

Document 600 de l’OAO, 2008 – Contrat type pour les services d’un architecte• Équitable et équilibré;

• Conditions reconnues par l’industrie – efficience;

• Document convivial accessible sur le site Web de l’OAO;

• Calendriers permettant de repérer et de comprendre rapidement les services fournis;

• Document à jour, qui s’harmonise aux autres documents en usage.

Les pratiques exemplaires et leurs avantages pour le client

Le client peut compter sur :

• Une équipe qui convient à la tâche;

• Des calendriers et des budgets plus réalistes parce qu’ils reposent sur une description plus claire de l’étendue des services;

• Moins d’ordres de modification et moins de différends;

• De meilleures relations d’affaires entre le client, les experts-conseils, les entrepreneurs et les organismes externes;

• Un meilleur service, une qualité supérieure et une utilisation plus efficiente de l’argent des contribuables.

Documents d’approvisionnement de l’OAO

• Énoncé des qualifications• Demande de propositions•Guide de sélection d’une société d’experts-conseils en fonction de la qualité•Guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services d’un architecte•Document 600 de l’OAO, 2008 :

Standard Form of Contract for Architect’s Services (Contrat type pour les services d’un architecte)•L’Association des ingénieurs-conseils du Canada a également créé une série de documents applicables à un éventail de projets de génie.

Ordre des architectes de l’Ontario111, Moatfield DriveToronto, ON M3B 3L6Tél. : 416-449-6898oaamail@oaa.on.ca

www.oaa.on.ca

Intégrez cette trousse à votre stratégie d’approvisionnement… Il est important d’avoir un plan qui repose sur les meilleures pratiques de l’industrie, et l’OAO peut vous aider!