Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Journée des acquisitions...

Les coûts d’impact et autres frais liés à un contrat d’approvisionnement

Journée des acquisitions

Présentation révisée2010-11-19

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Objectifs de la présentation

• Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien Définition Avantages et obligation

• Coûts d’impact Définition Avantages et contraintes

• Cas pratiques d’appels d’offres avec coûts d’impact (CI) Appel d’offres avec CI possibles Appel d’offres avec CI non recommandés Appel d’offres avec CI vs article 13 (4º) LCOP

• Bordereau de prix• Pratiques à privilégier• Exemple de bordereau de prix

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Approche générale

Application des principes de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) (transparence, intégrité, équité, accessibilité)

• Appel d’offres public• Gré à gré en vertu de l’article 13 (4º) de la LCOP

Application du Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics

• Appel d’offres public avec CI

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Approche générale (suite)

• Description de l’environnement du donneur d’ouvrage• Description détaillée des besoins (éviter de décrire un bien)• Choix d’une stratégie d’acquisition

Appel d’offres Appel d’offres avec CI Gré à gré en vertu de l’article 13 (4°) de la LCOP

• Bordereau de prix

Prix uniquement ou qualité/prix

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Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien

• Définition

Mise en œuvre du bien par le fournisseur Frais additionnels connus à l’étape de l’achat d’un bien et encourus une

seule fois lors de cet achat en fonction des produits mis en œuvre par le fournisseur

ouTransition d’un bien existant à un autre

Frais additionnels, encourus une seule fois lors de l’achat, auxquels le fournisseur aura à faire face si le bien qu’il propose n’est pas compatible en tous points à ceux déjà en place au sein de l’organisme

Le fournisseur inscrira les frais, si requis, au bordereau de prix pour s’assurer que le bien qu’il propose s’intègre à l’environnement du donneur d’ouvrage

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Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien

(suite)

• Avantages Tiennent compte de l’environnement du donneur d’ouvrage Déterminés par le fournisseur pour répondre aux besoins du

donneur d’ouvrage

• Obligation Le donneur d’ouvrage doit effectuer une description détaillée de

l’environnement afin de faciliter l’évaluation de ces frais par le fournisseur

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Coûts d’impact

• Définition

Prise en compte de l’efficacité du bien Coûts additionnels auxquels un organisme public pourrait avoir à

faire face pendant la durée de vie du bien et liés aux performances techniques de ce bien

ouTransition d’un bien existant à un autre Coûts additionnels, encourus une seule fois lors de l’achat,

auxquels un organisme public a à faire face si le bien ne s’intègre pas en tous points à celui qu’il possède actuellement

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Coûts d’impact (suite)

• Avantages Tiennent compte de l’impact du bien proposé dans

l’environnement du donneur d’ouvrage Tiennent compte des investissements du donneur d’ouvrage

• Contraintes Difficiles à établir Questionnables par les fournisseurs

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Cas pratique 1

Appel d’offres avec CI possibles

• Exemple Logiciels de gestion de files d’attente

• Contexte Logiciels Q-Matic utilisés dans les différents bureaux d’accueil de

l’organisme public afin de permettre une gestion centralisée des outils utilisés et l’utilisation de la version française du système

L’organisme public désire mettre à niveau les systèmes Q-Matic existants afin d’obtenir des fonctionnalités additionnelles tout en maintenant le matériel actuel en place

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Cas pratique 1

Appel d’offres avec CI possibles (suite)

• Coûts d’impact Afin de permettre au fournisseur d’installer le logiciel retenu, l’organisme public

devra fournir des ressources qualifiées pour accompagner le fournisseur et effectuer certains travaux. De plus, l’organisme public pourrait, si les normes en vigueur chez ce dernier ne permettent pas au fournisseur de les effectuer, être appelé à paramétrer ou à modifier certains éléments du logiciel. Le donneur d’ouvrage estime ces efforts à 40 jours/personne, soit 16 000 $.

• Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien Tout fournisseur qui voudrait proposer des biens autres que ceux identifiés à

l’environnement doit tenir compte des éléments suivants et les inclure au montant de sa soumission :

o Remplacer la technologie Q-Matic en place chez l’organisme public (aux 6 bureaux d’accueil et au laboratoire du site de Sainte-Foy) tout en respectant les fonctionnalités exigées au devis technique

o Indiquer la liste de tout le matériel, les logiciels, les modules ou les parties d’application de la solution qu’il propose pour satisfaire toutes les exigences de l’appel d’offres

o Former les ressources qualifiées appelées à intervenir sur le nouveau bieno Fournir la documentation nécessaire à l’utilisation du nouveau bien

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Cas pratique 2

Appel d’offres avec CI non recommandés• Exemple

Acquisition de systèmes téléphoniques PBX pour les régions, incluant l’entretien et la réparation, afin de compléter un parc

• Contexte Coûts d'impact détaillés dans les documents d’appel d’offres si un

fournisseur autre que NORTEL était introduit :Remplacement de l’environnement actuel par l’organisme publico 900 téléphones (de base)o 300 téléphones avancéso 50 commutateurs avec qualité de service (QOS)o 2 cœurs de réseaux (core switch) avec 1200 licenceso 1 serveur de messagerie avec 2000 licences

Donc, un investissement de 955 k$, à part la mise à niveau, le support et l'entretien annuel pour les quatre prochaines années, plus la formation des 1 200 usagers, pour un total d’environ 1 M$ sur une acquisition estimée de 250 k$

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Cas pratique 3

Appel d’offres avec CI vs article 13 (4º) LCOP

• Article 13 (4º) de la LCOP Lorsqu’un organisme public estime qu’il lui sera possible de

démontrer, compte tenu de l’objet du contrat et dans le respect des principes énoncés à l’article 2, qu’un appel d’offres public ne servirait pas l’intérêt public

• Exemple Ajout d’unités à un aménagement déjà en place de mobilier

normalisé• Contexte

Le besoin consiste en l'ajout de neuf postes de travail sur un aménagement déjà en place au sein d’un organisme public, de 139 postes. Ces neuf postes doivent s’intégrer aux 139 en place, de marque « Artopex »

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Cas pratique 3

Appel d’offres avec CI vs article 13 (4º) LCOP (suite)

Advenant que le bien offert n'est pas compatible avec le bien « Artopex », l’organisme public devrait remplacer les 139 postes en place en plus des neuf nouveaux postes requis

Ce contrat, au-dessus des seuils pour un MO, pourrait être octroyé de gré à gré, en invoquant l’article 13 (4°) LCOP, s’il est démontré que la compatibilité demandée est justifiée dans l’environnement de travail

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Cas pratique 3

Appel d’offres avec CI vs article 13 (4º) LCOP (suite)

Recours à l’article 13 (4º) LCOP

• Éléments à considérer Les répercussions sont telles pour l’organisme que le recours à

l’appel d’offres public nuit aux résultats attendus par le donneur d’ouvrage, lors de la définition de son besoin

Les coûts d’impact relatifs à l’ajout d’une quantité accessoire d’un bien à un inventaire existant sont disproportionnés

• Gestes à poser Une analyse documentée démontrant le bien-fondé du gré à gré Un avis d’intention

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Bordereau de prixPratique à privilégier

Biens

• Description du besoin d’affaires et des résultats attendus, à titre d’exemples : fonctionnalités, normes, dimensions, capacité, performance

Types d’adjudication possibles

• Prix uniquement• Qualité/prix

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Bordereau de prix

Exemple de bordereau de prix

Section I : Coûts et description des biens proposés

Section II : Frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien

Exemples : • Service après-vente• Garantie (24/7)• Formation

Section III : Prix soumis

Section IV : Coûts d’impact et prix ajusté

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EXEMPLE DE BORDEREAU DE PRIX

Description Modèle / Numéro de pièce Quantité Prix liste % escompte Prix escompté Prix total

Bien 1

0,00 $ 0,00 $

Bien 2

0,00 $ 0,00 $

A Total des biens et des frais (A) 0,00 $

B Montant pour acquisitions optionnelles : B = A * % d’acquisitions optionnelles prévu 0,00 $

0,00 $ 0,00 $

C Prix soumis: C = A+B 0,00 $

Coûts d'impact (D) 0,00 $

Prix ajusté aux fins d’adjudication E = D+C

0,00 $

Sec

tion

3

Section III Prix soumis aux fins de détermination du montant apparaissant au contrat

Note : Montant identifié par le client à la section x.x du devis technique. Il doit être inscrit par l’organisme public

Section IV Coûts d'impact D

Sec

tion

4S

ectio

n 1

Sec

tion

2

Section I - BIENS

Section II Frais d'installation, de fonctionnement ou d'entretien (Liés aux biens définis dans la section 1)

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