Modèle de centralisation des achats indirects

au niveau mondial

Sandra Carlos & Bernd Gladden

Bienvenue

Autodesk – histoire, produits & solutions

L’entreprise en chiffres

Les Achats - structure, responsabilités et outils

Modèle centralisé – défi et notre approche

Agenda

Autodesk fut fondée en 1982 à

San Rafael en Californie avec 16

employés un 1 produit: Autocad

Histoire

Notre mission est “d’aider nos utilisateurs à

imaginer, dessiner et créer un monde meilleur”

Aujourd'hui, plus de 100 millions de concepteurs,

ingénieurs, architectes, artistes, étudiants et

amateurs s’appuient sur la technologie Autodesk

pour libérer leur créativité et imaginer, concevoir et

créer à leur guise.

Conception & Ingénierie

Concept

Conception technique

Simulation Documentation

Visualisation

Tests & Validation

Peuvent-elles être plus

légères?

La pièce va-t-elle céder?

Est-ce que le cadre est

assez solide?

Supportent-elles la pression des fluides

Que se passe-t-il

quand elles

bougent? Quand vont-elles

céder?

Où va-t-elle céder?

Ont-elles des défauts?

Comment

interragissent-

elles?

Peuvent-elles être produites plus

rapidement?

Que se passe-t-il quand

elles tombent?

Que se passe-t-il

quand les

températures

changent?

Fabrication & Production

Visualisation

Solution mobiles & services dans le Cloud

Capacité de calcul

massive

Applications en temps

réel

Collaboration et

coordination

Autodesk en 2013

CA: $2’312m – Profit: $247m

Investissement de $600m en R&D

>2’400 Revendeurs

15m de professionnels / 100m total

>7’200 employés dans 95 bureaux

>300 employés en Suisse

Neuchâtel est le Shared Services

Center pour EMEA

Structure de Purchase-to-Pay (PTP)

(achats à paiement)

CFO

VP Trésorerie, Taxes & PTP

Directeur de PTP

Directeur - Strategic Sourcing WW

Manager – EMEA AP

Manager – APAC AP

Manager – US AP et Ops

Pay “Excellence opérationnelle dans

les processsus PTP “

Procurement “Gestion stratégique des achats”

Structure du support selon catégories

RH Marketing IT &

Telecom

Services

généraux

Finances,

Legal,

Taxes Ventes Consultants

Sourcing

Manager Sourcing

Manager

Sourcing

Manager

Sourcing

Manager Sourcing

Manager Sourcing

Manager Sourcing

Manager

EMEA / APAC Regional Sourcing Lead

Regional

Procurement

Partner

Regional

Procurement

Partner

Regional

Procurement

Partner

Regional

Procurement

Partner

Regional

Procurement

Partner

Regional

Procurement

Partner

Regional

Procurement

Partner

Support selon type et région: Services juridiques / Taxes / Finances

Les 5 étapes du processus de séléction

•Conduct spend analysis using Clikview and other sources

•Develop pipeline in Sharepoint

•Engage stakeholders through Cost Interlock and other meetings

•Validate opportunities and agree on sourcing initiatives

Identification de l’opportunité

•Perform market research

•Analyze market and supplier data

•Develop market and supplier profiles

•Establish baseline

Execution de l’analyse

•Gather business requirements

•Define objectives

•Develop strategy & tactics

•Document and validate strategy with clients

•Establish criteria for success

Etablissement de la stratégie

•Define roles and responsibilities

•Develop supplier bid list

•Competitive bidding (RFx)

•Evaluate responses

Implémentation de la stratégie

• Identify contract owner

•Determine level of effort

•Determine roles & responsibilities

•Develop scorecards with business if applicable

Gestion du fournisseur

Phase 1

• Client proactively engages PTP before making a commitment

• PTP has sufficient time to affect the outcome

Phase 2

• Client performed their own RFx without PTP involvement

• Client has identified supplier(s), but made no commitment

• Sufficient time for PTP to have partial impact

Phase 3

• Client performed their own RFx without PTP involvement

• Client has identified supplier(s), but made no commitment

• Insufficient time for PTP to affect outcome

Phase 4

• Client has made verbal or written commitment to supplier

• PTP conducts administrative function only

Phase 5

• First PTP interaction with this supplier

• Some or all services performed already

• Dispute on contract terms or performance

• PTP engaged to resolve

Stades d’engagement

Gestion des projets

dans le Pipeline

Chaque projet est initié dans

Sharepoint avec une fiche qui

détaille le projet et indique son

status.

Une fois terminé on indique les

économies realisées qui seront

reportées dans QlickView

Définition du calcul d’économies (Cost Savings/Avoidance)

Pour des biens ou services existants, comparer le tarif précédent au

nouveau tarif, multiplier par le volume attendu sur une période de 12 mois.

Pour de nouveaux biens ou services soumis à un appel d’offre, prendre

l’offre initiale la plus basse et la comparer à l’offre finale qui a été négociée.

Pour de nouveaux biens ou services non-soumis à un appel d’offre, prendre

l’offre initiale la plus basse et la comparer à l’offre finale qui a été négociée.

Autres actions qui mènent à des économies, ex. négociation d’une pénalité

liée à une résiliation, réduire une augmentation de prix, obtenir des

biens/services additionnels sans frais, etc)

Validation par le responsable du PTP et par le Finance Business Partner

(FBP) pour tous les projets > $500’000 ou si les économies sont > $50’000

Règlement des processus achats au niveau global

Valeur en

US$ Engagement des Achats Processus

<$50K Pas besoin d’impliquer les

Achats, hors exceptions.

Utilisation des Fournisseurs

préférentiels, sinon offres

comparatives recommandées

≥$50K

<$250K

Les Achats doivent être

impliqués au plus tôt, hors

exceptions.

Utilisation des Fournisseurs

préférentiels, sinon les Achats

peuvent exiger un appel d’offres

≥$250K

Les Achats doivent être

impliqués au plus tôt, hors

exceptions.

Utilisation des Fournisseurs

préférentiels, sinon les Achats

exécuteront un appel d’offres

Répértoire des fournisseurs préférentiels

Options de recherche par:

Catégories de services validés

Couverture géographique

Nom du fournisseur

Classification

Informations fournisseurs

disponibles:

Tous les services validés

Classification & standards de qualité

Informations fournies et maintenues

par le fournisseur lui-même tels que:

Nom, tel & email des contacts

Supplier Relationship Management (SRM) Processus de gestion des relations fournisseurs

1. Indicateurs de Performances

inclus dans le contrat

2. Sondage envoyé aux

utilisateurs et au fournisseur

3. Présentation des résultats et

discussion des mesures

correctives

4. Capture des actions dans le

Programme de

Développement

Requête

Approbation

Achat Réception

Paiement

Reporting

Outil de gestion des notes de frais

Gestion automatisée des notes de frais au niveau mondial

Intégration de la hiérarchie, les politiques d’entreprise à l’outil

Principaux bénéfices:

Consolidation des processus globaux

Contrôle, approbation et payement des demandes plus efficients

Reporting: Visibilité des dépenses

Etablir une stratégie Sourcing

Renforcement des politiques / compliance

Audit

20-30 % de gain de temps dans la gestion des notes de frais (~2 head-count au

niveau mondial)

Outil de gestion de la flotte Mobile

Gestion de l’inventaire et intégration des consommations au près de > 23 opérateurs

mobile

Bénéfices:

Stabilisation des charges

Visibilité des dépenses

Optimisation / suivi de la flotte

Renforcement des politiques

Analyses facilitant la négociation

Reporting mensuel:

Au management et à l’utilisateur

Economies de >35% /ligne en 24 mois