Modèle de centralisation des achats indirects
au niveau mondial
Sandra Carlos & Bernd Gladden
Bienvenue
Autodesk – histoire, produits & solutions
L’entreprise en chiffres
Les Achats - structure, responsabilités et outils
Modèle centralisé – défi et notre approche
Agenda
Autodesk fut fondée en 1982 à
San Rafael en Californie avec 16
employés un 1 produit: Autocad
Histoire
Notre mission est “d’aider nos utilisateurs à
imaginer, dessiner et créer un monde meilleur”
Aujourd'hui, plus de 100 millions de concepteurs,
ingénieurs, architectes, artistes, étudiants et
amateurs s’appuient sur la technologie Autodesk
pour libérer leur créativité et imaginer, concevoir et
créer à leur guise.
Conception & Ingénierie
Concept
Conception technique
Simulation Documentation
Visualisation
Tests & Validation
Peuvent-elles être plus
légères?
La pièce va-t-elle céder?
Est-ce que le cadre est
assez solide?
Supportent-elles la pression des fluides
Que se passe-t-il
quand elles
bougent? Quand vont-elles
céder?
Où va-t-elle céder?
Ont-elles des défauts?
Comment
interragissent-
elles?
Peuvent-elles être produites plus
rapidement?
Que se passe-t-il quand
elles tombent?
Que se passe-t-il
quand les
températures
changent?
Fabrication & Production
Visualisation
Solution mobiles & services dans le Cloud
Capacité de calcul
massive
Applications en temps
réel
Collaboration et
coordination
Autodesk en 2013
CA: $2’312m – Profit: $247m
Investissement de $600m en R&D
>2’400 Revendeurs
15m de professionnels / 100m total
>7’200 employés dans 95 bureaux
>300 employés en Suisse
Neuchâtel est le Shared Services
Center pour EMEA
Structure de Purchase-to-Pay (PTP)
(achats à paiement)
CFO
VP Trésorerie, Taxes & PTP
Directeur de PTP
Directeur - Strategic Sourcing WW
Manager – EMEA AP
Manager – APAC AP
Manager – US AP et Ops
Pay “Excellence opérationnelle dans
les processsus PTP “
Procurement “Gestion stratégique des achats”
Structure du support selon catégories
RH Marketing IT &
Telecom
Services
généraux
Finances,
Legal,
Taxes Ventes Consultants
Sourcing
Manager Sourcing
Manager
Sourcing
Manager
Sourcing
Manager Sourcing
Manager Sourcing
Manager Sourcing
Manager
EMEA / APAC Regional Sourcing Lead
Regional
Procurement
Partner
Regional
Procurement
Partner
Regional
Procurement
Partner
Regional
Procurement
Partner
Regional
Procurement
Partner
Regional
Procurement
Partner
Regional
Procurement
Partner
Support selon type et région: Services juridiques / Taxes / Finances
Les 5 étapes du processus de séléction
•Conduct spend analysis using Clikview and other sources
•Develop pipeline in Sharepoint
•Engage stakeholders through Cost Interlock and other meetings
•Validate opportunities and agree on sourcing initiatives
Identification de l’opportunité
•Perform market research
•Analyze market and supplier data
•Develop market and supplier profiles
•Establish baseline
Execution de l’analyse
•Gather business requirements
•Define objectives
•Develop strategy & tactics
•Document and validate strategy with clients
•Establish criteria for success
Etablissement de la stratégie
•Define roles and responsibilities
•Develop supplier bid list
•Competitive bidding (RFx)
•Evaluate responses
Implémentation de la stratégie
• Identify contract owner
•Determine level of effort
•Determine roles & responsibilities
•Develop scorecards with business if applicable
Gestion du fournisseur
Phase 1
• Client proactively engages PTP before making a commitment
• PTP has sufficient time to affect the outcome
Phase 2
• Client performed their own RFx without PTP involvement
• Client has identified supplier(s), but made no commitment
• Sufficient time for PTP to have partial impact
Phase 3
• Client performed their own RFx without PTP involvement
• Client has identified supplier(s), but made no commitment
• Insufficient time for PTP to affect outcome
Phase 4
• Client has made verbal or written commitment to supplier
• PTP conducts administrative function only
Phase 5
• First PTP interaction with this supplier
• Some or all services performed already
• Dispute on contract terms or performance
• PTP engaged to resolve
Stades d’engagement
Gestion des projets
dans le Pipeline
Chaque projet est initié dans
Sharepoint avec une fiche qui
détaille le projet et indique son
status.
Une fois terminé on indique les
économies realisées qui seront
reportées dans QlickView
Définition du calcul d’économies (Cost Savings/Avoidance)
Pour des biens ou services existants, comparer le tarif précédent au
nouveau tarif, multiplier par le volume attendu sur une période de 12 mois.
Pour de nouveaux biens ou services soumis à un appel d’offre, prendre
l’offre initiale la plus basse et la comparer à l’offre finale qui a été négociée.
Pour de nouveaux biens ou services non-soumis à un appel d’offre, prendre
l’offre initiale la plus basse et la comparer à l’offre finale qui a été négociée.
Autres actions qui mènent à des économies, ex. négociation d’une pénalité
liée à une résiliation, réduire une augmentation de prix, obtenir des
biens/services additionnels sans frais, etc)
Validation par le responsable du PTP et par le Finance Business Partner
(FBP) pour tous les projets > $500’000 ou si les économies sont > $50’000
Règlement des processus achats au niveau global
Valeur en
US$ Engagement des Achats Processus
<$50K Pas besoin d’impliquer les
Achats, hors exceptions.
Utilisation des Fournisseurs
préférentiels, sinon offres
comparatives recommandées
≥$50K
<$250K
Les Achats doivent être
impliqués au plus tôt, hors
exceptions.
Utilisation des Fournisseurs
préférentiels, sinon les Achats
peuvent exiger un appel d’offres
≥$250K
Les Achats doivent être
impliqués au plus tôt, hors
exceptions.
Utilisation des Fournisseurs
préférentiels, sinon les Achats
exécuteront un appel d’offres
Répértoire des fournisseurs préférentiels
Options de recherche par:
Catégories de services validés
Couverture géographique
Nom du fournisseur
Classification
Informations fournisseurs
disponibles:
Tous les services validés
Classification & standards de qualité
Informations fournies et maintenues
par le fournisseur lui-même tels que:
Nom, tel & email des contacts
Supplier Relationship Management (SRM) Processus de gestion des relations fournisseurs
1. Indicateurs de Performances
inclus dans le contrat
2. Sondage envoyé aux
utilisateurs et au fournisseur
3. Présentation des résultats et
discussion des mesures
correctives
4. Capture des actions dans le
Programme de
Développement
Requête
Approbation
Achat Réception
Paiement
Reporting
Outil de gestion des notes de frais
Gestion automatisée des notes de frais au niveau mondial
Intégration de la hiérarchie, les politiques d’entreprise à l’outil
Principaux bénéfices:
Consolidation des processus globaux
Contrôle, approbation et payement des demandes plus efficients
Reporting: Visibilité des dépenses
Etablir une stratégie Sourcing
Renforcement des politiques / compliance
Audit
20-30 % de gain de temps dans la gestion des notes de frais (~2 head-count au
niveau mondial)
Outil de gestion de la flotte Mobile
Gestion de l’inventaire et intégration des consommations au près de > 23 opérateurs
mobile
Bénéfices:
Stabilisation des charges
Visibilité des dépenses
Optimisation / suivi de la flotte
Renforcement des politiques
Analyses facilitant la négociation
Reporting mensuel:
Au management et à l’utilisateur
Economies de >35% /ligne en 24 mois
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