Mode d’emploi Nouveau DMS OASIS

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Se connecter 3 Page d’accueil 5 Chercher 10 Chercher des articles 10 Commander article pour livraison 16 Commander un article inconnu 21 Modifier un article 25 Consulter l’histoire d’un article 27 Ajouter un document à un article 29 Gérer un article 34 Chercher un article avec Recherche avancée 41 Chercher un article avec Recherche 46 Chercher un article avec Chercher un article de la liste 50 Ajouter des nouveaux articles 57 Enlever archives 65 Commander services/matériaux 70 Se déconnecter 78 Coordonnées 80

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Index

Allez à: hhttps://oasisonline.oasisgroup.com///db,cintas.be Donnez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur Se connecter. Oubliez le mot de passe? Contactez votre manager.

Se connecter

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Si vous avez donné le mauvais mot de passe, vous verrez ce message. Cliquez sur Fermer. Maintenant, vous pouvez essayer encore une fois. Si vous avec encore des problèmes en vous connectant, vous pouvez contacter votre manager ou le service clientèle d’OASIS. Vous trouvez ces coordonnées sur la dernière page. 4

Vous êtes dirigé vers la page d'accueil.

1. Cliquez sur Se Déconnecter pour sortir le site.

2. Vous pouvez sélectionner le nom du client, c’est seulement nécessaire si vous êtes registré pour deux ou plus clients.

Page d'accueil

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Si vous souhaitez changer votre mot de passe, ouvrez la liste déroulant et cliquez sur Changer mot de passe. 6

Tapez votre mot de passe actuel. Après, insérez le nouveau mot de passe deux fois. Cliquez Sauvegarder et Fermer.

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Vous avez plusieurs options sur la page d’accueil. Chercher: la page pour chercher des articles. Vous pouvez choisir:

• Recherche avancée: pour chercher une ou plusieurs articles, c’est une recherche détaillée. • Recherche: votre nouvelle recherche s'ajoutera automatiquement à votre précédente. • Chercher un article de la liste: avec cette option vous pouvez remplir plusieurs valeurs de

recherche à la fois. • Barre de recherche

Ajouter: c’est la page pour enregistrer des nouveaux articles. Enlever archives: la page pour commander un enlèvement pour vos articles (enregistrés). Services/Matériaux: c’est la page pour commander des matériaux comme boîtes, codes-barres, etc. Aide: Ici, vous trouvez aide et des documents sur le site web. Les deux titres dans la barre des tâches ainsi que les photos ci-dessous vous dirigera vers la même page. Cliquez sur Page d’accueil pour aller à la page d’accueil. 8

Il y a aussi d’autres options sur la page d’accueil. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver des articles rapidement. Sur cette page, vous voyez aussi un chariot. Ce chariot vous donne un rapport de tous les articles ajoutés.

1. Cliquez ici pour voir une liste de votre commande. Vous voyez le nombre d’articles ajoutés entre parenthèses. Les articles resteront ici, même si vous vous déconnecterez. Allez à la page 16 pour compléter ou modifier votre commande.

2. C’est la barre de recherche. Vous pouvez utiliser % si la valeur de la recherche n’est pas complète. Lisez les pages suivantes pour savoir plus de cette barre de recherche.

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Chercher des articles

Afin de trouver vos articles rapidement, vous pouvez utiliser la barre de recherche. Tapez la description (ou une partie) ou le code-barres s’il est connu. Dans l’exemple, une recherche pour tous les articles commençant par ‘12’ est données (parce que % est écrit après le mot). Cliquez sur Chercher pour voir les résultats. 10

Sur cette page vous voyez les résultats. Sur le côté gauche de la page, vous pouvez faire votre recherche plus détaillée. Item Results: Vous pouvez indiquer combien de résultats vous voulez voir par page. OASIS: Là, vous voyez où les archives seront stockées. Les options sont le Pays-Bas ou la Belgique. Client: C’est votre entreprise. Département: Chaque article est liée avec un département. Indiquez ici quel département. Type d’article: Indiquez la type d’article (par exemple des boîtes (box), des documents, des barres, etc.) Vous voyez les résultats sur le côté droite de la page. 11

Ici, vous avez plusieurs options: Commander d’OASIS: Si vous cliquez ici, l’article sera ajouté à votre chariot. Pour plus d'informations, voyez les

pages 16-20. Supprimer l’article: Cliquez ici pour effacer l’article. Cet article sera enlevé du chariot.

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: Ici, vous pouvez adapter un article. Voyez page 25 pour plus d’informations.

: Vous pouvez ajouter des articles à votre box ou document. Consultez page 29 pour plus d’informations.

: C’est possible qu’un article a des articles sous-jacents sans un code-barre. Cliquez ici pour commander ces articles. Vous trouverez plus d’informations sur page 21.

: Vous pouvez aussi consulter l’histoire d’un article. Lisez page 27 pour plus d’informations. : Cliquez ici pour attacher des documents à un article. Cliquez pour voir les documents (comme par exemple une image) qui sont déjà attachés à l’article. Ici vous trouverez les scanning-on-demands.

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S’il y a plusieurs résultats de recherche, voyez les informations données pour trouver le bon article. Item Code: le code-barre: chaque article a un code-barre unique. Parent Item Code: dans cet exemple, le file est lié a un code-barre du niveau supérieur. Cela veut dire que le

file est stocké dans un box. Ce box a un code-barre individuel, le parent item code. Si vous cliquez sur Parent Item Code vous voyez le box lié. Pour plus d’informations, voyez page 34.

Child Item(s): il est possible qu’un article a des articles sous-jacents. Cela veut dire que l’article contient des documents. Lisez page 34 pour plus d’informations.

OASIS: l’emplacement où l’article est stocké. Client: le nom de votre entreprise. Description: la description de l’article. La description est indiquée en jaune parce que cela montre la

correspondance avec la valeur de la recherche. 14

Effective Date: le date du jour de la création de l’article; ou par vous ou un de vos collègues ou créé et prévu d’un code-barre par OASIS.

From Date: fait partie des informations registrées pour cet article. Cet article contient des informations du date de (jusqu’au – date).

To Date: fait partie des informations registrées pour cet article. Cet article contient des informations du (date de) date jusqu’au.

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Afin de commander et de faire livrer l’article, cliquez sur Commander d’OASIS. L’article sera ajouté à votre chariot.

Le nombre d’articles ajouté à votre chariot est montré à droite (Articles dans commande). Si vous voulez voir les articles dans le chariot, cliquez sur le chariot..

Commander un article pour livraison

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Alors vous voyez un aperçu des articles demandés. Si vous voulez supprimer un artilcle du chariot, cliquez sur Supprimer.

Afin de confimer la livraison des articles choisis, cliquez sur Envoyer commande. 17

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Pour la livraison, donnez les coordonnées. Cela veut dire que vous devrez taper ou confirmer:

Adresse de livraison ou laissez-la sur adresse normale.

Information de la commande. Ici vous pouvez:

• donner une référence de la commande;

• sélectionner le département auquel on peut facturer les coûts pour cette commande;

• sélectionner la priorité de livraison: il y plusieurs d’options. Voyez-les sur la page suivante.

Vous pouvez toujours ajouter des remarques spéciales pour cette livraison.

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Vous devez aussi indiquer la priorité de livraison. Il y plusieurs d’options:

Livraison – urgente: l’article sera livré le même jour. Si vous séléctionnez livraison urgente, veuillez contacter l’Équipe Client Care d’OASIS afin de faire des arrangements spéciaux concernant cette livraison. Vous voyez les détails sur la page dernière.

Livraison – normale: pour des livraisons normales suite aux dispositions du Contrat.

Scan On Demand: une copie digitale sera faite disponible. Le commandeur recevra un mél de confirmation quand la copie digitale est en ligne. La copie peut être téléchargée en cliquant sur .

Indexer: vous avez seulement besoin de cette option quand vous ajoutez des nouveaux articles (pas pour livraison d’un article stocké).

Cliquez sur Envoyer afin de confirmer votre commande ou cliquez sur Annuler.

Alors vous recevrez une confirmation de votre commande.

Cette confirmation contient un numéro de l’order et un aperçu de vos activités.

Vous pouvez sauvegarder ce rapport en différent formats. 20

21 Cherchez le ‘box’ qui contient l’article inconnu dont vous avez besoin. Cliquez sur .

Commander un article inconnu

22 Remplissez la description ou d’autres informations sur l’article. Cliquez sur Request New.

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Comme vous voyez, la commande a été ajoutée à la liste au-dessous. Si vous voulez ajouter un autre article, remplissez les informations et cliquez sur Request New. Si vous êtes prêt, cliquez sur Fermer.

24 La commande a été ajoutée a votre chariot. Pour compléter la commande, lisez les pages 16-20.

Modifier un article

Vous pouvez modifier un article. Cherchez un article et cliquez sur . 25

Maintenant, vous pouvez modifier les données de l’article. Vous pouvez adapter le département, la description, etc. Si vous êtes prêt, cliquez sur Sauvegarder.

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Consulter l’histoire d’un article

Il est possible de consulter l’histoire d’un article. Cliquez sur .

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Sélectionnez le format (PDF, Excel, Word, HTML, un image) du rapport. Cliquez sur Imprimer pour voir le rapport.

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Il y a des articles avec des documents attachés. Vous pouvez voir ces document si vous cliquez sur .

Ajouter un document à un article

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Sélectionnez l’annexe que vous voulez voir.

Si vous voulez ajouter un autre document, cliquez sur Ajouter.

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Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier (ou l’image) que vous voulez ajouter. Cliquez sur Télécharger et après sur Fermer. 31

Parfois vous voyez cet icone: . Cela veut dire que cet article n’a pas de documents attachés. Cliquez ici afin d’ajouter un fichier (ou une image).

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Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier que vous voulez ajouter. Après, cliquez sur Télécharger er Fermer. L’icone devient alors . Aussi les résultats de scanning-on-demand se trouvent ici.

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Gérer un article

Vous pouvez aussi gérer vos articles. Cliquez sur pour ajouter des files à votre box (ou des documents à votre file).

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Dans cet exemple: un file sera ajouté au box. 35

Remplissez les champs et cliquez sur Sauvegarder.

Au-dessous, vous voyez qu’un file a été ajouté au box. Vous pouvez ajouter plusieurs files. Si vous êtes prêt, cliquez sur Sauvegarder.

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La commande n’est pas encore complète. Cliquez sur Articles dans commande. 37

Cliquez sur Envoyer commande. 38

Remplissez les informations correctes. Sélectionnez Indexer pour compléter l’enregistrement des articles. Les articles seront ajoutés à vos archives numériques. Cliquez sur Envoyer. 39

Maintenant, vous pouvez chercher l’article que vous venez d’ajouter. Vous voyez que l’article est ajouté à votre box. La quantité de child items (articles du niveau inférieur) sera montrée entre parenthèses. Les données du file montrent “stocké dans: code-barres”, cela est le code-barres du box auquel le file est ajouté. 40

Si vous voulez chercher un article avec plusieurs d’ options de recherche, cliquez sur Chercher et après sur Recherche avancée.

Chercher un article avec Recherche avancée

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Avec Recherche avancée vous pouvez chercher plus détaillée: Client: le nom de votre entreprise. Département: sélectionnez le département. Type d’article: sélectionnez le type d’article (box, document, file, etc. ) Code service: cherchez un article par type de box. Statut de l’article: cherchez par statut de l’article. Cela veut dire que vous savez où l’article est stocké.

• Chez Client: cela veut dire que l’article est stocké dans votre entreprise. • Chez OASIS: l’article est stocké chez OASIS. • Chez OASIS/chez Client: une combinaison des articles qui sont dehors et des articles qui sont dans

OASIS. • Détruit: l’article est détruit. • Déplacé: l’article n’est pas détruit mais l’article ne reviendra jamais à OASIS.

Dans l’exemple on a sélectionné: Département: OPS Type d’article: FILE Statut de l’article: Dans Cliquez sur Chercher pour voir les résultats de la recherche. Les résultats sont montrés sur la page 44. 43

On utilise les mêmes données dans cette exemple. À droite, vous pouvez détailler votre recherche. Ces valeurs de recherche sont créées sur mesure. Si vous ne connaissez pas la description complète, ouvrez la liste déroulant et sélectionnez ‘Contient’. Cliquer sur Chercher. 44

Vous voyez les résultats à droite. Lisez les pages pour plus d’informations. 45

Chercher un article avec Recherche

Il est possible de trouver un article avec Recherche. Votre nouvelle recherche sera ajoutée à vos recherches précédentes. 46

Si vous choisissez d’utiliser Recherche, vous verrez cette page. Vous pouvez affiner votre recherche à gauche. Client: le nom de votre entreprise. Département: sélectionnez le département. Type d’article: sélectionnez le type d’article. Champ: ici, vous devez indiquer ce que vous savez sur l’article.

Par exemple: si vous connaissez le code-barres, vous devez sélectionner Item Code. Remplissez le code-barres. Voyez la page suivante. 47

Si vous connaissez la description d’un article, sélectionnez Description (champ) et donnez la description. Cliquez sur Chercher. Vous verrez les résultats à droite.

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Avec Recherche votre nouvelle recherche sera ajoutée à vos recherches précédente. s49

Chercher des articles avec chercher un article de la liste

Vous pouvez chercher des articles à l’aide d’une liste. Cliquez sur Chercher et sélectionnez Chercher un article de la liste. Avec cet option vous pouvez chercher plusieurs articles en même temps.

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Pour trouver des articles avec Chercher un article de la liste vous devez sélectionner: Client: le nom de votre entreprise. Type d’article: sélectionnez le type d’article (box, document, etc.) Champs de recherche: ici, vous sélectionnez quelle référence vous allez remplir.

• Comme par exemple: vous savez la description d’un article. Sélectionnez ici Description. Voyez la page suivante pour plus d’informations.

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Dans l’exemple sur page 53 (fichier csv) vous voyez une liste avec des code-barres. Donc ici on indique Item Code pour Champs de recherche. Voyez la page suivante comment importer un fichier. 52

Suivez les instructions suivantes afin d’importer un fichier: 1. Cliquez sur Parcourir. 2. Sélectionnez le fichier. 3. Indiquez comment les différents articles sont séparés. 4. Remplissez la colonne qui doit être importée. Comme vous voyez dans le fichier (page 53) les codes-barres sont

écrit dans la colonne A. 5. Cliquez sur Télécharger.

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C’est un fichier CSV avec les code-barres. Vous verrez le résultat de votre recherche sur la page 55. 54

Il est possible de remplir les données vous-même. Cliquez sur Introduire recherche. Remplissez les valeurs de recherche et cliquez sur Search. Vous verrez les résultats à droite. 55

Consultez les pages 16-20 si vous voulez commander un article.

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Pour enregistrer de nouveaux articles, cliquez sur Ajouter.

Ajouter des nouveaux articles

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Pour ajouter des articles vous devez remplir:

Client: indiquez votre entreprise.

Département: indiquez le département auquel l’article doit être lié.

Type d’article: sélectionnez le type d’article.

Utilisateur: c’est votre nom.

Cochez Sauvegarder les données introduites pour tenir les données déjà remplies. 58

Après, on doit remplir les champs en bas. Ces champs contiennent les données individuelles de l’article. Cliquez sur Sauvegarder. 59

Ici, vous voyez un exemple. On a ajouté un box pour le département Finance. Le code-barres est rempli. Ce box contient les factures du 2014 (Janvier – Juin).

Attention: la date est écrite comme MM/JJ/AAAA. Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer. 60

Comme vous voyez, l’article est ajouté à votre chariot. Vous pouvez commander l’article, modifier les données de l’article, gérer votre article ou ajouter quelque chose (regardez page 29). Cliquez sur Envoyer commande pour compléter l’enregistrement. 61

Pour compléter l’enregistrement, remplissez les information demandées. Sélectionnez la priorité de livraison. Sélectionnez Indexer si vous ne voulez pas que l’article sera enlevé. L’article est immédiatement disponible dans vos archives en ligne. Cliquez sur Envoyer.

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Vous voyez alors un aperçu de votre commande. On montre un numéro de commande et vos activités. Cet aperçu vous montre tous les articles récemment ajoutés. 63

L’article est ajouté dans vos archives. 64

Pour commander un enlèvement, cliquez sur Enlever archives. Vous pouvez trouver ce bouton sur la page d’accueil ou dans le barre des tâches.

Enlever archives

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Remplissez les informations. Sélectionnez le client et le type de l’article dont vous avez besoin. Indiquez la quantité et ajoutez des remarques si nécessaire. Vous pouvez mentionner la commande de travail. Cliquez sur Sauvegarder. Si vous êtes prêt, cliquez sur Fermer. 66

La commande est ajouté à votre chariot. Cliquez sur Articles dans commande pour voir une liste. Vous avez la possibilité de supprimer des actions de la liste.

Cliquez sur Envoyer commande. 67

Pour compléter la commande vous devez remplir votre adresse. Vous pouvez sélectionner la priorité de livraison. Consultez page 19 pour plus d’informations.

Cliquez sur Envoyer pour compléter la commande. 68

Vous voyez alors un aperçu de votre commande. On montre un numéro de commande et vos activités. Cet aperçu vous montre tous les articles à enlever. Le département Planning d’OASIS vous contactera afin de fixer une date pour l’enlèvement. 69

Commander services/matériaux

Cliquez sur Services/Matériaux pour commander des matériaux comme des boîtes vides, des fichiers, etc. 70

Vous voyez cette page.

Client: le nom votre entreprise.

Département: c’est le département lié avec l’article.

Services/Matériaux: indiquez le type de matériaux que vous voulez commander

Quantité: indiquez la quantité.

Remarques: vous pouvez ajouter des remarques ici.

Cliquer sur Sauvegarder et Fermer.

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Ici, vous voyez une commande pour 100 boîtes type S1. Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer.

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Les boîtes commandées sont ajoutées à votre chariot.

Dans cet exemple, il y a une commande de 200 code-barres. Cliquez sur Sauvegarder et Fermer. 73

Cliquez sur Articles dans commande pour voir une liste avec tous les articles commandés. Pour compléter la commande vous devez cliquer sur Envoyer commande. 74

Pour compléter la commande, remplissez votre adresse. Indiquez la priorité de livraison. Lisez page 19 pour plus d’informations. 75

Si votre commande est urgente, indiquez Livraison – urgente et contactez l’équipe Client Care d’OASIS. Pour des livraisons normales, le département Planning d’OASIS vous contactera. Cliquez sur Envoyer pour confirmer votre commande.

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Vous voyez alors un aperçu de votre commande. On montre un numéro de commande et vos activités. Cet aperçu vous montre tous les articles commandées. Vous pouvez sauvegarder ce rapport en différents formats. 77

Se déconnecter

Il y a deux manières pour se déconnecter. Vous pouvez cliquer Se Déconnecter. 78

Vous pouvez aussi cliquer sur Bienvenu/e Nom d’utilisateur. Sélectionnez Se Déconnecter dans la liste déroulante. 79

Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à contacter l’équipe Client Care d’OASIS.

T: +32 (0)14 412 777 E: customerservice.be@oasisgroup.com 80

Coordonnées