Microsoft®

 Office

Excel®

 2007 - Formation

Partager des données Excel en les exportant vers un site SharePoint

FORM@SSISTANCE présente :

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Contenu du cours• Vue d’ensemble : Rendre des données disponibles

• Leçon : Partager des données Excel sur votre site SharePoint F

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La leçon inclut une liste de tâches suggérées et un ensemble de questions de test.

Vue d’ensemble : Rendre des données disponibles

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Est-ce que votre société utilise un site Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 ou un site Office SharePoint Server 2007 ?

Pour permettre à plusieurs personnes à la fois de mettre à jour des données à un emplacement unique,vous pouvez apprendre à exporter des données Excel vers votre site SharePoint.

Vous découvrirez ici comment placer des données dans cet emplacement partagé.

Objectifs du cours• Préparez les données à exporter vers votre site SharePoint en

les convertissant sous forme de tableau.

• Exportez un tableau Excel dans une liste SharePoint.

• Modifiez les données dans la liste SharePoint.

• Actualisez le tableau Excel afin d’incorporer les modifications de la liste SharePoint.

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Leçon 1Partager des données Excel sur votre site SharePoint

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Partager des données Excel sur votre site SharePoint

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Pourquoi exporter des données Excel vers un site SharePointau lieu de partager ces données par courrier électronique, ou de les placer dans un dossier réseau à un emplacement quelconque ?

Votre site SharePoint est un emplacement partagé sur le Web, où seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données via un navigateur Web.

Examinez la liste SharePoint de cette image. Chaque employé peut ajouter ses données à tout moment, sans devoir attendre qu’une autre personne ait fini de travailler sur la liste.

Créer un tableau

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Pour exporter la liste de noms vers votre site SharePoint, vous devez démarrer dans Excel, où vous préparez les données à l’exportation.

Pour ce faire, convertissez les données en un tableau Excel.

Cela entraîne un changement d’aspect des données via l’ajout d’une mise en forme de type tableau. Mais surtout, cela vous permet d’exporter les données vers votre site SharePoint.

Créer un tableau

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Pour créer un tableau, vous devez d’abord placer le curseur dans les données. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau.

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Une fois que vous avez cliqué sur OK, Excel ajoute un ombrage en alternance aux lignes de données.

Excel ajoute également des flèches de filtre automatique aux colonnes. Vous n’avez pas à vous en servir ; les flèches de filtre automatique font simplement partie intégrante du tableau.

Obtenir l’adresse Web de votre site SharePoint

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Pour pouvoir exporter le tableau vers votre site SharePoint, vous devez disposer de l’adresse Web (ou URL) de votre site SharePoint.

Vous vous habituerez à l’URL située en haut, dans la barre d’adresses. Il vous suffit simplement de prêter attention à tout ce qui se trouve avant « /default.aspx », c’est-à-dire « http://contoso » dans l’exemple actuel.

Important :  Pour exporter votre tableau, vous devez avoir l’autorisation de créer une liste sur votre site SharePoint.

Exporter le tableau : partie I

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À présent, vous êtes prêt à envoyer le tableau vers votre site SharePoint.

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Sous l’onglet Outils de tableau Création qui s’affiche lorsque vous créez un tableau, dans le groupe Données de table externe …

…cliquez sur Exporter…

…puis cliquez sur Exporter le tableau dans une liste SharePoint.

Exporter le tableau : partie II

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L’Assistant Exporter le tableau dans la liste SharePoint démarre.

1 Tapez ou collez l’adresse URL de votre site SharePoint.

Tapez un nom pour la liste, par exemple Présentations de formation.

Tapez une brève description de la liste.

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Exporter le tableau : partie II

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L’Assistant Exporter le tableau dans la liste SharePoint démarre.

Vous devez décider si vous souhaitez mettre à jour le tableau dans Excel à partir des modifications apportées ultérieurement à la liste SharePoint. Si tel est le cas, activez la case à cocher Créer une connexion en lecture seule à la nouvelle liste SharePoint .

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Exporter le tableau : partie II

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L’Assistant Exporter le tableau dans la liste SharePoint démarre.

Cliquez sur Suivant dans la boîte de dialogue pour vous assurer que les types de données de chaque colonne sont correctement reconnus. Cliquez ensuite sur Terminer. Excel exporte automatiquement le tableau en tant que liste vers votre site SharePoint.

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Voir votre nouvelle liste sur le site SharePoint

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Un lien vers votre liste s’affiche dans la boîte de dialogue Windows SharePoint Services.

Vous pouvez soit cliquer sur OK pour fermer la boîte de dialogue, soit cliquer sur le lien dans la boîte de dialogue pour voir votre liste.

Elle s’affiche sur le site SharePoint en mode Feuille de données (lequel est similaire à une feuille de calcul) pour permettre à tout le monde d’ajouter ses informations à la liste, sans devoir ouvrir Excel.

Indiquer aux utilisateurs l’emplacement de la liste

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L’étape suivante consiste à indiquer aux utilisateurs l’emplacement de la liste sur votre site SharePoint. Il existe deux façons d’y parvenir.

1 Envoyez un lien vers la liste. Vous voyez l’adresse URL de la liste en haut de votre navigateur Web dans la barre d’adresses.

Ajoutez la liste à la barre Lancement rapide SharePoint située à gauche de la plupart des sites SharePoint.

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Réviser la liste SharePoint

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Avec la liste en mode Feuille de données, toute personne ayant l’autorisation nécessaire peut taper dans les zones appropriées pour ajouter ses données.

Par exemple, Delphine peut taper la date de sa présentation et l’intitulé correspondant.

Mettre à jour les données du tableau Excel

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Imaginez maintenant que d’autres utilisateurs ont ajouté leurs informations à la liste SharePoint.

Bien entendu, vous pouvez consulter les données révisées dans la liste SharePoint.

Mais si vous le souhaitez, vous pouvez actualiser le tableau dans Excel pour  voir également les révisions dans Excel, à condition d’avoir activé la case à cocher de connexion en lecture seule lors de l’exportation de la liste.

Mettre à jour les données du tableau Excel

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Imaginez maintenant que d’autres utilisateurs ont ajouté leurs informations à la liste SharePoint.

Pour actualiser les données, sous l’onglet Outils de tableau Création, dans le groupe Données de table externe, cliquez sur Actualiser. Les données sont mises à jour dans Excel.

Mettre à jour les données du tableau Excel

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Après l’actualisation et l’obtention de mises à jour d’une liste SharePoint vers Excel, pouvez-vous apporter des modifications dans Excel et les envoyer vers la liste SharePoint ?

Ce n’est pas possible.

Les données peuvent uniquement être modifiées sur le site SharePoint et actualisées dans Excel, mais pas l’inverse. Sinon, vous pouvez apporter des modifications dans Excel et les exporter ensuite dans le tableau en tant que nouvelle liste SharePoint, en utilisant un autre nom pour la nouvelle liste.

Votre version est importante

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Ce cours explique comment exporter des données Excel vers une liste SharePoint dans Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007.

Vous risquez d’obtenir d’autres résultats si vous utilisez une version antérieure.

Comment déterminer la version en votre possession ? Interrogez le responsable de votre site. Si vous êtes cette personne, adressez-vous à la personne qui a configuré votre serveur, probablement au service informatique.

Suggestions d’applications pratiques

1. Créez un tableau.

2. Exportez le tableau vers votre site SharePoint.

3. Ajoutez le nom de la liste à la barre Lancement rapide de votre site SharePoint.

4. Révisez les données de liste du titre.

5. Actualisez le tableau Excel.

6. Supprimez la liste SharePoint.

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Question de test 1•La première étape pour obtenir vos données sous forme de liste SharePoint consiste à les exporter. (Choisissez une réponse.)

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1. Vrai.

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Question de test 1 : réponse•Faux.

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La première étape consiste à créer un tableau dans Excel.

Question de test 2•Après avoir exporté le tableau vers votre liste SharePoint, vous apportez des révisions au tableau Excel. Vous pouvez mettre à jour la liste SharePoint à partir de ces révisions. (Choisissez une réponse.)

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1. Vrai.

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Question de test 2 : réponse•Faux.

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Vous pouvez mettre à jour le tableau Excel à partir des modifications apportées à la liste SharePoint, mais pas l’inverse.

Question de test 3•Vous devez avoir l’autorisation de créer une liste SharePoint. (Choisissez une réponse.)

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1. Vrai.

2. Faux.

Question de test 3 : réponse•Vrai.

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Adressez-vous à la personne qui a configuré votre serveur. Elle travaille probablement dans votre service informatique.