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cours1 Sommaire Excel Perfectionnement .... Votez Tableau Crois Dynamique Excel Perfectionnement Un grand Merci Yvan Blanchard (Gestionnaire Clg La Chataigneraie 85) pour la rdaction de la partie TCDIntroduction : L'objectif de ce cours de deux jours est de former des administratifs l'utilisation moins traditionnelle du Tabeur Excel 97. Les "Pros" n'y feront aucune dcouverte. Les personnels n'ayant eu qu'une initiation traditionnelle trouveront peut-tre quelques lments intressants. Ce cours est bien sr incomplet (par nature), orient (par vice). Il sera complt au fur et mesure : Les Graphiques (Juillet 2000) Excel et Ms QUERY (parution non fixe) Excel et Visual Basic (parution non fixe) Excel Initiation (parution non fixe)

PLAN DU COURS I.

Calculer Efficacement- Zones : Cration-utlisation - Les Formules matricielles - Lier et Synthtiser les donnes - les Fonctions Dates et Textes Cours en PDF Fichier Exemple vide Fichier Exemple Corrig

II.

Limiter La Saisie d'Informations- Les Assistants - Les Contrles Formulaires

III.

La Gestion et l'exploitation des Informations en Base de Donnes- Importer les Donnes - Exploitation Directe - Le Rapport de Tableau Crois Dynamique

I CALCULER EFFICACEMENTA ZONES : CREATION UTILISATION Sur Excel, lutilisation des formules particulirement peu explicite du type : (A1*B5)/C3 peut tre avantageusement remplace par lutilisation de nom de zones, voire par les en-ttes de lignes ou de colonnes (nouveaut 97) 1. En-ttes : Dans un tableau, les enttes de lignes ou de colonnes peuvent remplacer une plage de cellule, il suffit de taper le nom de cette entte lintrieur de la formule

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cours1Exemple : Indiquer : le total marteau =somme(marteau) - Le montant =pu*total Recopier sur les lignes den-dessous grce un double-clic sur la poigne de recopie Indiquer : le total janvier =somme(janvier) - Pour viter de faire disparatre les formats, tirer la poigne de recopie par un clic droit jusqu somme total et choisir incrmenter les valeurs.- Copier ce dernier total, pour faire la somme de la colonne " montant " par un clic droit, collage spcial, formules Il est possible de fractionner les calculs : Rajouter un calcul sur le 1er trimestre : =somme(TOTAL1 JANVIER :MARS) Toutefois, attention linsertion de nouvelles colonnes, linsertion du nouvelle colonne devant la colonne " TOTAL " ne provoquera pas de recalcul, mais plac entre la colonne den-tte et la colonne " Avril " , le recalcul seffecteura normalement. Toutefois, ne pas oublier galement les grandes potentialits du bouton somme automatique. 2- les noms (pour conomiser et rendre plus efficace les formules) A une cellule ou une plage de cellule, il est possible dattribuer un nom qui va rendre plus explicite lutilisation des formules et sera disponible dans tout le classeur . Plus formaliste que prcdemment puisque nous sommes obligs de passer par la cration pralable du nom, cette possibilit offre plus de puissance (disponibilit dans le classeur) et plus de souplesse (possibilit de modification et de gestion des noms, type de donnes : cellules, formules, constantes). Lintrt principal de cette technique reste la clart des formules : dans une feuille de paye =BRUT*RDS est plus comprhensible que =E6*B24 et que les diffrents taux peuvent tre stocks dans une feuille de constantes dans le classeur. a- Cration du nom : - dans la zone de saisie : il suffit de le taper la place de la rfrence de type A1 de la ou des cellule(s) slectionne(s). r Le nom peut concerner une cellule Exemple : Dans la feuille " cst " (pour Constantes), nommer la cellule contenant 20.6% en TVA1 - Dans le tableau Nom1, dans la colonne montant TVA, Indiquer le montant de la Tva pour les marteaux =marteau montant*TVA1 et recopier vers le bas par la poigne de recopie

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Le nom peut concerner une plage de cellule Exemple : nommer les valeurs de la colonne Montant H T en " MontantHt " (nota : utiliser les majuscules bon escient afin de faciliter la lecture) Indiquer le montant de la Tva pour les marteaux =MontantHt*TVA1 et recopier vers le bas par la poigne de recopie - Faites lessai en nommant les valeurs de la colonne Montant en " MontantHt2 " - Indiquer le montant de la Tva pour les marteaux =MontantHt2*TVA1 et recopier vers le bas par la poigne de recopie. Le Rsultat provoque un message derreur, car Excel a besoin davoir des rfrence en ligne pour ce type dopration. Seule, une formule matricielle (cf plus bas) portant sur le mme nombre de cellules que la plage nomme donnera les bons rsultats.s

par le menu INSERTION NOM DEFINIR Avec cette technique vous pouvez faire rfrence une cellule ou une plage de cellules, une valeur numrique ou texte, une fonction qui seront utilisables dans tout le classeur .Vous pouvez modifier les rfrences dun nom par " Ajouter " , supprimer un nom par " supprimer " Le nom peut concerner une constante - Exemple : par Insertion-Nom-Dfinir, crer une constante appele TVA2 qui gale 20.6% : =20.6%. Les calculs devenant B20*TVA2 Le nom peut concerner une fonction - Exemple : Pour avoir le montant TTC, : par Insertion-Nom-Dfinir, crer une formule appele TTC qui gale: =1+tva2. Les calculs devenant B20*TTC Pour les formules (un peu plus compliques) de type recherche (RECHERCHEV, INDEX) lutilisation de nom de plages permet une plus grande clart des formules ex =MontantHt*RECHERCHEV(PRODUIT;CODE_TVA;2;FAUX) au lieu de =B12*RECHERCHEV(A12;Cst!A2:B6;2;FAUX) dans lexemple des taux de tva multiples- Exemple : Dans la feuille " Cst ", nous avons des taux de TVA diffrents suivants les articles. Grce la fonction RECHERCHEV , nous allons appliquer le bon taux au bon produit.

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- La premire tape consiste nommer les plages concernes : de Marteau pioche de la feuille Nom1, la zone portera le nom de " Produit " ; dans la feuille Cst, de marteau 5.5%, le tableau sappellera " CodeTva ".La fonction RECHERCHEV permet de retrouver un nom, une valeur, dans la 1re colonne dun tableau et renvoie la valeur situ sur la mme ligne, mais se trouvant la Xme colonne du tableau, largument FAUX dfinit que nous cherchons une valeur exacte dans la premire colonne et non une valeur proche. La formule complte et unique pour toutes les cellules devenant =MontantHT*RECHERCHEV(produit,CodeTva,2,Faux) savoir je recherche tel produit dans la 1re colonne du tableau des taux de tva et je renvoie la valeur situe dans la deuxime colonne, prcision, je cherche le produit exactement comme il est crit dans la feuille Nom. Pour parachever : la formule RECHERCHEV peut tre stocker sous la forme dun nom =TvaProduit, la fonction finale devenant MontantHt*TvaProduit. B LES FORMULES MATRICIELLES (ANNEXE 1)

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cours1Ce sont des formules renvoyant une plage rectangulaire de valeurs et non une seule cellule. Leur intrt est de s'appliquer l'ensemble d'une plage de cellules ou "matrice" (somme conditionnelle multiples critres...) Pour les amateurs, visitez le site passionnant d'un "pro" : http://longre.free.fr , l vous verrez ce que Connatre Excel veut dire, votre humble serviteur lui doit beaucoup.

Il convient de slectionner la zone de destination, de taper la formule dans la cellule active et de valider par ctrl+maj+entre. Exemple {=MontantHt*tva1} ce qui garde une grande lisibilit tout en diminuant (un peu) la taille du fichier 1 formule au lieu de 6. Cependant, le temps de recalcul est plus long quavec des formules standard. A noter, toutefois, lutilisation de formules matricielles dans une seule cellule quand lapparition des rsultats intermdiaires ne prsente pas dintrt.

C LIER SYNTHESISER LES DONNEES1 - Lier des cellules de diffrentes feuilles (exemple activit de synthse, une fois par mois ou par service -it is not a good method for me !). Si la position des cellules sommer est identique une formule de type =somme(janv :dc !b4) est la plus efficace et plus rapide. Une fois la fonction somme engage, La slection doit comprendre la premire feuille, puis avec la touche majuscule enfonce, clic sur la dernire feuille, puis clic sur la cellule concerne. Ceux qui ont bien suivi pourront faire une seule formule (matricielle) pour l'ensemble des calculs.

2 - Lier les classeurs Le principe est identique mais le classeur source doit pralablement tre enregistr afin que son adresse soit connue et lors de l'ouverture l'actualisation demande soit possible. Pour passer d'un classeur un autre, utilisez le menu Fentre qui vous liste tous les classeurs ouverts. Lutilisation de noms pour une cellule, une plage ou une base facilite la rdaction de la formule lie.

Ce systme est galement trs pratique pour les constantes : nom, adresse runis dans un classeur menu lanc chaque dmarrage car les informations sont mises jour chaque lancement pour tous les classeurs et peuvent tre personnaliss par chaque service (ex menu.xls et be.xls). Noubliez pas les nouvelles possibilits 97, dinsrer un lien hypertexte (bouton dans la barre doutil standard) qui charge un fichier un endroit prcis. 3 La Consolidation (pour mmoire)

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cours1La consolidation de donnes voluer sous Excel 97 en incorporant le mode plan et en permettant un recalcul par rapport aux donnes sources. Nanmoins, la mise en uvre reste encore assez lourde et peu pratique par rapport au tableau crois dynamique

D LES FONCTIONS

Bien souvent, la mconnaissance des fonctions dExcel entrane la cration de fonctions trs longues base de SI imbriqus avec des oprandes (+,-,/,*) dans tous les sens ou de calculs intermdiaires. Lassistant fonction permet de visualiser rapidement le type de catgories et de trouver la fonction adquate.

Nous pourrons faire un descriptif de chaque fonction. Nous insisterons plus particulirement sur quelques catgories :

1-Fonctions dates et heures : cf. feuille complmentaireLa rgle de base connatre pour viter des problmes demeure que les dates et heures sont des valeurs numriques sur lesquelles sont appliques un format particulier. La valeur 1 correspond au 1 Janvier 1900. Le 1000me jour aprs le 01/01/19000 correspond au 26/09/1902 . Le numro de srie du 01/01/2000 est 36526. Ainsi Excel, peut effectuer des calculs sur les dates en renvoyant une valeur numrique.Les heures, les minutes et les secondes correspondent aux chiffres aprs la virgule. La seconde rgle est la connaissance des formats de cellule date : exemple le 14/07/2000. Pour accder ces format, faire un clic droit sur une date , Format Cellule, et dans l'onglet Nombre, regarder la catgorie Personalis, vous pourrez alors modifier le format loisir !

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Parmi lesfonctions Date les plus utiliss : inscription automatique de la date du jour automatiquement actualis : prfrez AUJOURDUI() MAINTENANT(). Car le premier ne renvoie que la date du jour en coupant heures minutes secondes. Utilisez galement le raccourci clavier "CTRL ; " qui inscrit la date en tant que valeur (ne se recalcule pas). "CTRL : " inscrit l'heure active. En outre : La fonction DATE(Anne ;Mois ; jour) permet de verrouiller tout ou partie de laffichage de la date. Les fonctions dextraction ANNEE, MOIS, JOUR permettent de travailler sur des parties de la date. Les Fonctions FIN.MOIS , MOIS.DECALER offrent des raccourcis rapides (macro complmentaire : Utilitaires d'analyse installer si besoin). Les calculs entre 2 dates sont simples mais ne renvoie quun nombre de jours intransposable sous la forme AA MM JJ, le seul format acceptable est un format nombre ou du type 0 ou # ##0,00. Et noubliez pas que sur les PC, le 1/1/1900 gale 1 , sur les Mac 1 est gal au 01/01/1904 et que pour un calcul entre 2 dates, la date du type 15/09/99 est suivie de 00 :00 pour les heures et minutes (attention . Pour les calculs sur les horaires, noubliez pas que la journe na pas plus de 24 heures. Seul, le format particulier [h] :mm peut permettre de dpasser cette limite (les crochets sont taper directement dans la zone Type-Catgorie personnalise de l'onglet Nombre du Format cellule) Pour des calcul spciaux sur les jours ouvrs, il existe des fonctions puissante : NB.JOUR.OUVRES, SERIE.JOUR.OUVRES

2- Fonctions Textes : cf. feuille complmentaireq

la Concatnation de texte avec des formules ou des nombres. Ce qui permet de mlanger les genres (texte, nombre, formule..) lintrieur dune mme cellule. La plus classique est le "&" qui concatne des chanes de caractres entre guillemets et des formules (ou des nombres). Alli des fonctions convertisseuses : surtout TEXTE qui permet de dfinir le format numrique, mais aussi FRANC, MAJUSCULE,MINUSCULE.

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Parmi les oprations classiques, notons celles qui concernent les bases de donnes, consistant scinder ou sparer des colonnes textes. Pour regrouper, par exemple, nom et prnom dans un colonne, le plus simple consiste crer une nouvelle colonne comprenant une formule du type =A1 & " "&B1, puis recopier vers le bas, par un double clic sur la poigne de recopie. Enfin, la colonne est copie au mme endroit, et un collage spcial-valeur est demand. Il ne reste plus qu supprimer les deux premires colonnes devenues inutiles.. Pour sparer une colonne en plusieurs, le menu DONNEES CONVERTIR pour le plus pratique, bien que les rsultats ne sont pas fiables 100%. La colonne d'origine tant slectionne, l'assistant Conversion permettra en choisissant l'option dlimite, puis le sparateur espace, de sparer des noms et des prnoms par exemple, alors que l'option largeur fixe permettra de sparer les deux premiers caractres d'un code postal pour rcuprer le dpartement. Les fonctions textes complmentaires, pourront extraire dune base de donne rcupre les informations adquates et de les mettre en forme.

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II LIMITER LA SAISIE DINFORMATIONSA LES ASSISTANTS

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1-La mise en forme conditionnelle (menu Format) : Elle permet de mettre en relief le rsultatdune formule selon des critres prtablis. Trois conditions au maximum sont possible et si elles sont remplies, le format (police, bordure, motif) est appliqu.

Il existe une autre possibilit qui fait apparatre un message si une condition est vrai ou fausse. La condition est nonce dans une cellule sous la forme =si(condition ; AfficheVrai,AfficheFaux). Cette cellule peut tre ensuite masque. Un cadre texte sans bordure ni motif peut tre dessin et dans la zone de formule (en haut), on indique les rfrences de la condition. En C17 nous trouvons la formules =SI(C15>9.5;"Good";)

2 - Validation (menu Donnes) Lassistant validation permet de contrler la saisie dinformations par les utilisateurs ultrieurs lintrieur dune feuille de calcul ou dune base de donnes dans les limites dfinies par le concepteur. Do des saisies plus sures. L'assistant se dcompose en trois tapes. Autorisations et comparatif des donnes. A noter que loption liste (certainement la plus intressante) fonctionne avec une plage de cellule pralablement nomme et prcde du signe = Message de saisie : saffiche quand lutilisateur est positionn sur la cellule : un titre et un texte daide (un peu comparable aux commentaires dExcel 97 qui apparaissent par simple passage au-dessus de la cellule) Alerte derreur : Arrt (refuse de passer outre), avertissement (demande une confirmation), information (avertit simplement lutilisateur). Les trois font apparatre une bote de dialogue avec un titre et du texte

Les mmes oprations peuvent tre faites pour les enttes de colonnes dans une base de donne de telle sorte que la base puisse tre interroge suivant diffrents critres.

3 - SOMME CONDITIONNELLE :

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lquivalent de la fonction SOMME.SI en plus puissant, permettant le calcul selon 1 PLUSIEURS paramtres. La mise en uvre de la validation est moins vidente puisquelle doit porter sur les conditions pralablement choisies. La premire tape est identique : dfinition de la zone. La seconde permet de choisir le champ totaliser soit avec la fonction SOMME pour les champs numriques soit avec NBVAL pour les champs textes. De plus, les conditions seront dfinies : Les autres tapes sont identiques celle de lassistant Recherche. La formule est de type matricielle. Exemple :={SOMME(SI(journal!$D$2:$D$104=A7;SI(journal!$J$2:$J$104B7;SI(journal!$G$2:$G$104>=C7;journal!$I$2:$I$104;0);0);0))} La validation lintrieur dune liste peut seffectuer mais il faudra indiquer en source les valeurs possibles (exemple : A ;B ;C ;D ou liste avec zone de nom particulire.

En revanche, la formule peut tre recopie et dautres conditions peuvent tre ajoutes . 4 - RECHERCHE : il peut aisment remplacer la fonction RECHERCHEV (faux) qui constitue une partie importante des recherches lintrieur du base et peut tre coupl efficacement avec lassistant VALIDATION du menu Donnes : Cest un mlange des fonctions INDEX et EQUIV : 1re tape : Appeler lassistant depuis le Menu Outils Assistant Les tiquettes de lignes et de colonnes serviront de critres de recherche : La deuxime tape vous propose de trouver ces tiquettes de lignes et de colonnes. Si vous souhaitez choisir aprs les critres de recherches, appuyer sur le bouton suivant.

La troisime tape vous permet de choisir entre la copie du rsultat ou des paramtres de recherche et du rsultat.

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dernires tapes vous permettront de disposer les diffrents lments lendroit que vous souhaitez.

La formule obtenue utilise la fonction EQUIV pour retrouver la position du critre de ligne et de la colonne rechercher, la fonction INDEX rcupre partir ces positions dans la base les informations. Exemple ={INDEX(Base4!$B$1:$H$23; EQUIV(A25;Base4!$B$1:$B$23;); EQUIV(B25;Base4!$B$1:$H$1;))} Une fois le rsultat obtenu, pour modifier les paramtres de recherche, il convient au pralable de nommer les tiquettes de lignes et de colonnes. Puis ltiquette de ligne tant slectionne, on appelle le menu Donnes Validation Autoriser Liste =NomEntte. On pratique de mme avec la 1re colonne. Et la base de donne est interrogeable dans tous les sens. B LES CONTROLES FORMULAIRES Ce sont des outils aussi appels contrles qui permette de scuriser la saisie par lutilisateur. Les valeurs renvoyes sont utilises par les concepteurs au cours du dveloppement dapplications. Ils peuvent tre prsents soit dans une feuille de calcul classique via la barre doutil Formulaire ou via la cration de boites de dialogues dites UserForm ou Dialogsheet dans le module Visual Basic Editor A chaque fois, ils renvoient des valeurs et peuvent servir excuter des macros. Ils constituent en fait des points de dcisions ou des embranchements. Dans le module Visual Basic :

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Dans la barre doutils formulaire :

Le plus simple le bouton, il permet de lancer une macro. Le texte doit tre explicite : validation, Ok, annuler, Report La zone de groupe sert runir des contrles dun mme type : Case cocher, bouton doption Case cocher : peut prendre 3 valeurs actif, desactif, gris. Cette case est lie une cellule qui prendra la valeur True (vrai ou 1), False (faux ou 0) et #N/A (erreur) Bouton option : souvent par deux ou plus, ils sont lis une cellule qui indique le bouton coch 1, 2, 3. Ce contrle peut tre utilis dans des formules avec un SI ou dans des procdures avec If End If Zone de liste : Les proprits de contrle pour une zone de liste comprennent les lments suivants (dans clic droit format de contrle): - Plage d'entre faisant rfrence une liste de valeurs sur une feuille de calcul. Cette plage fournit les valeurs figurant dans la zone de liste. - Cellule lie renvoyant une valeur reprsentant l'lment slectionn dans la liste. Ce numro peut tre utilis dans une formule pour renvoyer un rsultat bas sur l'lment slectionn dans la liste. Par exemple, si une zone de liste est lie la cellule C1 et que la plage d'entre de la liste est D10:D15, la formule suivante renvoie la valeur de la plage D10:D15 en se basant sur la slection dans la liste : =INDEX(D10:D15,C1) -Type de slection spcifiant la manire dont les lments peuvent tre slectionns dans la liste. Si vous dfinissez le type de slection comme Multiple ou tendue, la cellule spcifie dans la zone Cellule lie est ignore (plus compliqu !). Zone de liste modifiable : Une zone de liste modifiable est une zone de liste droulante. Les proprits de contrle d'une zone de liste modifiable comprennent les lments suivants : -Plage d'entre faisant rfrence une liste de valeurs sur une feuille de calcul. Cette plage fournit les valeurs figurant dans la zone de liste combine. -Cellule lie renvoyant une valeur reprsentant l'lment slectionn dans la liste. Ce nombre peut tre utilis dans une formule pour renvoyer un rsultat bas sur l'lment slectionn dans la liste. L'lement "Lignes" spcifiant le nombre de lignes afficher dans la liste droulante. Barres de dfilements et compteurs (dit bouton toupie) Les proprits de contrle pour les barres de dfilement comprennent les lments suivants : Valeur actuelle du curseur de dfilement dans la barre de dfilement, reprsentant la position relative du curseur de dfilement l'intrieur de la barre. Valeur minimale du curseur de dfilement, reprsentant la position la plus proche du haut d'une barre de dfilement vertical ou de l'extrmit gauche d'une barre de dfilement horizontal. Valeur maximale du curseur de dfilement, reprsentant la position la plus loigne du haut d'une barre de dfilement vertical ou de l'extrmit gauche d'une barre de dfilement horizontal. Changement de pas exprimant l'importance du dplacement du curseur de dfilement lorsque vous cliquez sur une flche l'une ou l'autre extrmit de la barre de dfilement.

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cours1 Changement de page exprimant l'importance du dplacement du curseur de dfilement lorsque vous cliquez entre le curseur de dfilement et l'une des flches de dfilement. Cellule lie renvoyant la valeur en cours du curseur de dfilement. Ce nombre peut tre utilis dans une formule pour renvoyer un rsultat en fonction de la position du curseur de dfilement. Les proprits de contrle d'un bouton toupie sont les mmes que celles d'une barre de dfilement, hormis le fait que les boutons toupie n'ont pas la proprit de Changement de page. Ltape la plus importante pour chaque contrle est le format de contrle (clic droit) avec le plus souvent la plage dentre ou de zone de rfrence et la cellule lie (nimporte laquelle mais dfinie). Exemple : EXTIK

III LA GESTION ET LEXPLOITATION DES INFORMATIONS EN BASES DE DONNEESTrs souvent les informations existent dj quelque part sur le rseau ou sur un autre micro, il nest gure rationnel de les retaper loccasion dun tableau de synthse qui peut avoir une dure de vie courte. Excel permet des importations de fichiers et une exploitation en directe ou en diffr particulirement souple et efficace notamment grce au tableau crois dynamique

A -Importer les donnesExcel dispose de convertisseurs qui permettent directement douvrir un certain nombre de type de fichiers (fichier-ouvrir-type) notons particulirement DBASE, rfrence qui sert bien souvent de passerelle. De plus, un assistant dimportation qui peut vous aider rcuprer une base de type texte (txt). De plus, avec MsQuery (via le module ODBC du panneau de configuration),il est possible interroger une ou plusieurs bases faites sous SGDB et renvoyer les informations sous Excel. Lassistant dimportation souvre directement, si besoin, aprs Fichier Ouvrir et se dcompose en trois tapes 1/3 Choix du type de donnes : dlimit ou largeur fixe Choix du point de dpart de limportation (pas obligatoirement la premier ligne) Choix de lorigine du fichier : Mac, Windows (ANSI), Dos (Ascii)

Le choix est facilit par laperu de la deuxime partie

2/3 Sparation des champs (dpend des choix de la 1re partie), soit fixer la largeur des champs soit dfinir les dlimiteurs (type tabulation, espace)

3/3 Dfinition du format pour chacun des champs : Attention, " Standard " met en valeurs numriques toute colonne qui contient des chiffres. Pour les codes postaux, les dpartements, il faudra forcer en " texte ". " Date " permet de ranger ce type dinformations suivant lorigine des donnes ou du progiciel. " Non distribue " permet dliminer directement une colonne.

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cours1A lintrieur dExcel, le menu DONNES/Convertir offre la possibilit de scinder une colonne soit en largeur fixe (code postaux en dpartement), soit en dlimit (espace pour sparer nom et prnom mais attention aux noms et prnoms composs). Exemple Part de Bourses. Exercice avec DOC001.TXT (avec F5 Cellules)

B - EXPLOITATION DIRECTEPour les bases volumineuses, il convient de paramtrer son cran afin de garder la premire ligne et premire colonne toujours la vue. Positionn sur cellule (B2), par le menu FENETRE/Figer les volets, nous verrouillerons les colonnes gauche et les lignes au-dessus (ici, 1re ligne et 1re colonne). Lexploitation classique consiste en des tris (attention aux risques de modifier la base) Rgle : tre sur une et une seule cellule avant de lancer un tri soit par DONNEES/Trier ( noter OPTION suivant des listes personnaliss) soit par les boutons. Mais aussi et surtout dans des extraits ou filtres : Pour cela, positionn sur une cellule de la 1re ligne, on appelle le menu DONNEES/FILTRE/FILTRE AUTOMATIQUE. Grce aux flches, on peut faire des extraits lcran suivant les valeurs possibles dans chaque colonne ce qui permettra de faire des totalisations.

Sur les taux de bourses (colonne O) nous allons demander afficher les non-vides puis lancer le bouton Somme automatique. Cest la fonction SOUS.TOTAL qui apparat (car, sur base filtre), il convient de vrifier les points de dpart et darrive (de O2 jusqu O530). Le 9 correspond la fonction somme, car nous avons faire des donnes numriques. Pour les autres paramtres , cf fonctions mathmatiques. Linconvnient principal demeure davoir rajouter une ligne pour les calculs et par l-mme modifier la base.

C Le Rapport de Tableau Crois DynamiqueOutil dune grande puissance, le Tableau Crois Dynamique permet de synthtiser les donnes de la liste en ralisant un tableau externe la liste. Li dynamique, ne mettant en oeuvre aucune formule , le TCD permet de synthtiser un ou plusieurs champs placs en lignes ou en colonnes. Les oprateurs possibles sont ceux qui existent avec la fonction sous-total (somme, moyenne, dnombrement, mini, maxi). La prsentation peut dpasser le simple calcul brut pour arriver aux pourcentages par ligne

(image Extraite de l'aide en ligne Microsoft Excel)Si la liste de donnes Excel est la source la plus souvent utilise, le TCD peut prendre des sources de donnes externes (Dbase, Access), une ou plusieurs plages de calcul ou encore un TCD dj ralis.

Le Tcd partir sur une liste de donnes Excel a. cration

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cours1Se positionner nimporte o dans les donnes (voire ailleurs) et appeler la commande DONNEES /Rapport de tableau crois dynamique. Lopration se droule en 4 tapes.

Etape 1 : Laccs aux sources : la plupart du temps : liste ou base de donnes Excel convient; Source de donnes externes permet d'appeler Microsoft Query et de faire des requtes sur une ou plusieurs bases (jointure entre champs possibles). Etape 2 : La plage de donnes : En rgle gnral, Excel dtecte automatiquement la plage contenant les donnes (quivalent du raccourci clvier CTRL *, i e slection d'une plage donnes contiges), voire lorsquil sagit dune base de donnes non-modifie, un nom (base_de_donnes) est attribu doffice lensemble de la base. Sinon, la slectionner et appuyer sur suivant.

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cours1Etape 3 : La construction du tableau (ltape essentielle). Elle donnera le sens votre tableau et dpend de VOTRE PROJET Le diagramme central est vide et les noms de champs apparaissent sous forme de bouton. La construction consiste faire glisser les boutons de champs voulus vers leurs emplacements. Au moins un champ est ncessaire dans la zone Donnes et un autre soit dans la zone Ligne ou dans la zone Colonne (plusieurs dans chaque emplacement sont possibles). Lorsquon positionne un champ dans la zone donne, Excel adapte la fonction mathmatique utilis, Somme pour les valeurs numriques, Nb pour les autres.

Le tableau en prparation va croiser le champ Compte avec le champ DATE en totalisant les valeurs linventaire en permettant de filtrer ce qui est prsent ou non.

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Etape 4 : Destination. De prfrence , prendre une nouvelle feuille. Cliquez sur Fin

Le rsultat est le suivant :

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b. modification la barre doutils. Il est possible toutefois dutiliser le clic droit lintrieur du tableau pour retrouver ces possibilits. La slection : par dfaut, le TCD est en slection normale, pour slectionner lignes ou colonnes , il est ncessaire dactiver la slection (clic droit, slection) Les options : possibilit de changer certains paramtres : nom, totaux, garder la mise en forme

Modifier lorganisation des champs, ajouter des champs : En appelant lassistant , on rcupre ltape 3. Cette opration est aussi possible en direct, il suffit de prendre le bouton champ choisi et de le faire glisser. Suivant sa position en dplacement, la zone grise change de forme ( ligne, colonne, page, hors tableau). Le champ Page : il se comporte comme un champ filtr : selon loption choisi, le tableau est immdiat mis jour.

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cours1Afficher les Pages provoque la cration de nouvelle feuilles avec un TCD pour chaque lment des champs pages Modifier un champ (commande Champ) la boite de dialogue permet de modifier diffrents paramtres : Nom, Emplacement, Type de sous totaux, masquer certains lments, grer les vides, ainsi que le format de nombre.

Si lappel de la commande Champ sur la zone donnes, on naccde quaux fonctions de totalisation. Mais par le bouton options, laffichage des donnes peut tre modifi. Diffrent par rapport : affiche toutes les donnes sous forme de leur diffrence par rapport au champ de base et llment de base qui est slectionn. % de : Affiche toute les donnes en % par au champ de base et llment de base qui est slectionn. Diffrence en % par rapport : mme technique que Diffrence par rapport mais en %. Rsultat cumul par : Affiche les donnes correspondant aux lments successifs sous la forme dun total cumul. Vous devez slectionner le champ des lments que vous voulez voir apparatre dans le total cumul. % par ligne : Affiche le total de chaque ligne en indiquant le % quelle reprsente par rapport au total de la ligne. % par colonne : Affiche le total de chaque ligne en indiquant le % quelle reprsente par rapport au total de la colonne. % du total : Affiche le total de chaque ligne en indiquant le % quelle reprsente par rapport au total du TCD. Index : Affiche les donnes en utilisant lalgorithme : (valeur dans la cellule*total gnral)/(total gnral de la ligne * total de la colonne). Champ (ligne, colonne, page ) Modification avance : Tri sur un champ, affiche le classement des n premires ou dernires valeurs sur un champ particulier. Masquer Afficher :Le rsultat sera diffrent selon que la slection se trouve dans la zone de donnes, dans les lments ou dans les champs du TCD. q Cellule de la zone donne : Masquer est sans effet, Afficher (quivalent dun double clic) afficher une nouvelle feuille avec le dtail des lments synthsiss.q

Un lments ou plusieurs sont slectionns : Afficher permet de faire apparatre de nouvelles informations (nouveau champ). Masquer : masque les lments de second plan.

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cours1Grouper Dissocier : La commande Grouper nagit que sur les lments du TCD. Dissocier annule le groupe. Si les lments sont du texte, le groupe ne pourra tre constitu que par une slection pralable du nouvel ensemble (le nom groupe 1 pourra tre modifi et les lments constitutifs pourront tre masqus ou supprims) Si les lments sont des nombres : Positionn sur une cellule, lappel Grouper proposer la valeur minimale et maximale (modifiables) avec un pas de 10 (modifiable) Si les lments sont des dates : Le groupement possible va des secondes aux annes, le pas est paramtrable et cumulable (mois et anne).

Ajouter un champ calcul : Il est possible de calculer de nouveaux rsultats partir des lments du TCD (exemple : disponible avec recettes dpenses), ou TTC =ht*tva2 ). Pour crer, un nouveau champ calcul , appeler la commande Formules Champ calcul). On peut travailler au niveau du champ ou dun lment dun champ. La liste des formules rcapitule les formules cres. Mise en forme La mise en forme peut tre prserv sous Excel 97 et les formats automatiques ou personnaliss peuvent tre utiliss.

C Graphique li au tableau. La condition indispensable demeure la suppression des totalisations verticale et horizontale. Le graphique est alors bti en ne slectionnant au pralable quune cellule du TCD . Les tapes suivantes sont identiques la dmarche habituelle des graphiques. Nanmoins, si des lignes ou colonnes apparaissent lors dune actualisation du tableau, le graphique les rpercutera.

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