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MICROSOFT NAVISIONMICROSOFT NAVISIONFACILITE LA BONNE GOUVERNANCEFACILITE LA BONNE GOUVERNANCE

L’EXEMPLE DU PROGRAMME DEL’EXEMPLE DU PROGRAMME DEFORMALISATION DE LA PROPRIÉTÉ ET DES FORMALISATION DE LA PROPRIÉTÉ ET DES

AFFAIRESAFFAIRES((PROPERTY AND BUSINESS FORMALIZATION PROPERTY AND BUSINESS FORMALIZATION

PROGRAMMEPROGRAMME)), , GOUVERNEMENT DE TANZANIEGOUVERNEMENT DE TANZANIE

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TABLE DES MATIÈRESTABLE DES MATIÈRES

IntroductionIntroduction Origines du projetOrigines du projet Qu’entend-on par « bonne gouvernance » ? Qu’entend-on par « bonne gouvernance » ? Rôle de l’information financière publique dans la promotion de la Rôle de l’information financière publique dans la promotion de la

bonne gouvernancebonne gouvernance Objectif du projetObjectif du projet Situation initialeSituation initiale Mise en œuvre du projet : les obstaclesMise en œuvre du projet : les obstacles Techno Brain Ltd : le consultant idéalTechno Brain Ltd : le consultant idéal RésultatsRésultats Support après mise en œuvre Support après mise en œuvre

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IntroductionIntroduction

L’objectif de cette présentation est de vous faire partager L’objectif de cette présentation est de vous faire partager mon expérience personnelle du pouvoir secret de Microsoft mon expérience personnelle du pouvoir secret de Microsoft Navision, un outil efficace pour mettre en œuvre les TIC et Navision, un outil efficace pour mettre en œuvre les TIC et donc faciliter la bonne gouvernance. donc faciliter la bonne gouvernance.

A la fin de la présentation, les avantages des TIC dans le A la fin de la présentation, les avantages des TIC dans le monde actuel, où une bonne gouvernance est indispensable, monde actuel, où une bonne gouvernance est indispensable, vous apparaîtront clairement.vous apparaîtront clairement.

En un mot, je vais vous dévoiler, au cours de la présentation, En un mot, je vais vous dévoiler, au cours de la présentation, les mesures qui ont été prises dans le cadre de notre les mesures qui ont été prises dans le cadre de notre Programme afin de mettre en œuvre avec succès une Programme afin de mettre en œuvre avec succès une initiative dans le domaine des TIC.initiative dans le domaine des TIC.

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Ce projet a été mis en œuvre par le Ce projet a été mis en œuvre par le Property and Business Formalization Program for Property and Business Formalization Program for TanzanieTanzanie (PBFP), un programme tanzanien de formalisation de la propriété et des affaires, (PBFP), un programme tanzanien de formalisation de la propriété et des affaires, mieux connu localement sous l’appellation « MKURABITA »mieux connu localement sous l’appellation « MKURABITA »

Le PBFP est une initiative du gouvernement tanzanien qui vise à autonomiser Le PBFP est une initiative du gouvernement tanzanien qui vise à autonomiser économiquement la majorité pauvre du pays en augmentant l’accès à la propriété et à économiquement la majorité pauvre du pays en augmentant l’accès à la propriété et à l’entreprise de façon à permettre le développement d’une économie de marché solide et l’entreprise de façon à permettre le développement d’une économie de marché solide et étendue qui sera régie par la loi. étendue qui sera régie par la loi.

Il a été conçu dans le cadre de l’action Il a été conçu dans le cadre de l’action National Strategy for Economic Growth and National Strategy for Economic Growth and Reduction of PovertyReduction of Poverty et vise en particulier à faciliter la transformation des biens du et vise en particulier à faciliter la transformation des biens du secteur non structuré de l’économie en biens légalement enregistrés et officiellement secteur non structuré de l’économie en biens légalement enregistrés et officiellement exploités du secteur structuré de l’économie.exploités du secteur structuré de l’économie.

Ce programme, piloté depuis le cabinet de la présidence, se compose des quatre phases Ce programme, piloté depuis le cabinet de la présidence, se compose des quatre phases suivantes : suivantes : Phase de diagnosticPhase de diagnostic Phase de conception de la réformePhase de conception de la réforme Phase de mise en œuvre etPhase de mise en œuvre et Constitution du capital et bonne gouvernance. Constitution du capital et bonne gouvernance.

Origines du projetOrigines du projet

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On entend par On entend par gouvernance gouvernance le processus de prise le processus de prise de décision et le processus dans le cadre duquel les de décision et le processus dans le cadre duquel les décisions sont (ou ne sont pas) mises en œuvre.décisions sont (ou ne sont pas) mises en œuvre.

La bonne gouvernance est synonyme de La bonne gouvernance est synonyme de participationparticipation, état de droit, , état de droit, transparencetransparence, , réactivitéréactivité, , consensusconsensus, , équitééquité, , inclusivitéinclusivité, , efficacitéefficacité, , efficience efficience et et responsabilitéresponsabilité. .

Je m’attacherai aujourd’hui aux notions de Je m’attacherai aujourd’hui aux notions de transparence, responsabilité,transparence, responsabilité, efficacité efficacité et et efficienceefficience. .

Qu’entend-on pas Qu’entend-on pas « bonne « bonne

gouvernance » ?gouvernance » ?

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La La transparencetransparence implique que les décisions soient prises et que leur implique que les décisions soient prises et que leur mise en œuvre se fasse dans le respect des règles et des règlements. mise en œuvre se fasse dans le respect des règles et des règlements.

La transparence signifie également que l’information est disponible La transparence signifie également que l’information est disponible gratuitement et que les utilisateurs prévus de l’information peuvent y gratuitement et que les utilisateurs prévus de l’information peuvent y accéder directement et dès qu’ils le souhaitent. accéder directement et dès qu’ils le souhaitent.

La La responsabilité financièreresponsabilité financière couvre les systèmes comptables pour le couvre les systèmes comptables pour le contrôle des dépenses et les audits internes et externes.contrôle des dépenses et les audits internes et externes.

En ce qui concerne En ce qui concerne l’efficience et l’efficacitél’efficience et l’efficacité, une bonne gouvernance , une bonne gouvernance signifie que les processus et les institutions produisent des résultats qui signifie que les processus et les institutions produisent des résultats qui répondent aux besoins de la société tout en utilisant au mieux les répondent aux besoins de la société tout en utilisant au mieux les ressources mises à leur disposition. ressources mises à leur disposition.

Ces trois composants de la bonne gouvernance ne peuvent être réunis Ces trois composants de la bonne gouvernance ne peuvent être réunis si la communication de l’information financière ne se fait pas si la communication de l’information financière ne se fait pas correctementcorrectement, , rapidement rapidement et et en temps vouluen temps voulu. .

Qu’entend-on pas Qu’entend-on pas « bonne « bonne

gouvernance » ?gouvernance » ?

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Une bonne information comptable et financière est l’une des Une bonne information comptable et financière est l’une des conditions conditions sine qua non sine qua non de la promotion d’un processus de bonne de la promotion d’un processus de bonne gouvernance.gouvernance.

L'information financière publique peut être utilisée pour évaluer la L'information financière publique peut être utilisée pour évaluer la façon dont le processus de bonne gouvernance est mis en œuvre.façon dont le processus de bonne gouvernance est mis en œuvre.

Autrement dit, en cultivant l'information financière publique, on Autrement dit, en cultivant l'information financière publique, on cultive la bonne gouvernance.cultive la bonne gouvernance.

L'information financière publique est également utilisée pour L'information financière publique est également utilisée pour promouvoir une culture de la responsabilité qui explique clairement promouvoir une culture de la responsabilité qui explique clairement comment l’argent public est dépensé pour réaliser les objectifs comment l’argent public est dépensé pour réaliser les objectifs prédéfinis.prédéfinis.

Dans ce cas, elle fait référence à un processus Dans ce cas, elle fait référence à un processus transparenttransparent et et opportun opportun de l'information financière.de l'information financière.

Il ne peut y avoir d'information financière transparente et opportune Il ne peut y avoir d'information financière transparente et opportune sans les TIC. sans les TIC.

Rôle de l'information financière publique dans la

promotion de la bonne gouvernance

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Elle est donc indispensable pour qui entend moderniser la Elle est donc indispensable pour qui entend moderniser la gestion financière afin non seulement d’améliorer la gestion financière afin non seulement d’améliorer la capacité capacité des managers à managerdes managers à manager MAISMAIS aussi de les responsabiliser. aussi de les responsabiliser.

La modernisation de la gestion financière garantit également :La modernisation de la gestion financière garantit également : Une définition plus claire des rôlesUne définition plus claire des rôles Plus de transparence et de responsabilitéPlus de transparence et de responsabilité Un meilleur reporting et une meilleure informationUn meilleur reporting et une meilleure information Un bon rapport qualité-prixUn bon rapport qualité-prix

Rôle de l'information financière publique dans la

promotion de la bonne gouvernance

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Le Le Property and Business Formalization ProgramProperty and Business Formalization Program a fait appel a fait appel aux services de Techno brain Limited pour la mise en œuvre aux services de Techno brain Limited pour la mise en œuvre d’un système de gestion financière basé sur Microsoft d’un système de gestion financière basé sur Microsoft Navision afin de répondre à ses besoins en information Navision afin de répondre à ses besoins en information financière. financière.

L’objectif était de L’objectif était de «répondre aux besoins d’information «répondre aux besoins d’information périodiques du gouvernement tanzanien ainsi que du périodiques du gouvernement tanzanien ainsi que du donateur tout en garantissant transparence donateur tout en garantissant transparence responsabilité ».responsabilité ».

Objectif du projet

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Le recours à la budgétisation par activité (considérée comme le Le recours à la budgétisation par activité (considérée comme le meilleur moyen de garantir la transparence et la responsabilité, à meilleur moyen de garantir la transparence et la responsabilité, à partir desquelles était évalué le rapport qualité-prix) nécessitait un partir desquelles était évalué le rapport qualité-prix) nécessitait un programme comptable spécifique capable de faire état des plans de programme comptable spécifique capable de faire état des plans de travail et du budget.travail et du budget.

A l’origine, la comptabilité du Programme n’était pas suffisamment A l’origine, la comptabilité du Programme n’était pas suffisamment moderne pour faciliter la production de rapports financiers en temps moderne pour faciliter la production de rapports financiers en temps voulu avec toutes les communications requises en place. voulu avec toutes les communications requises en place.

L’accord financier entre le gouvernement tanzanien et le L’accord financier entre le gouvernement tanzanien et le gouvernement norvégien nécessite la communication en temps gouvernement norvégien nécessite la communication en temps voulu et régulière (tous les trimestres) d’informations adaptées voulu et régulière (tous les trimestres) d’informations adaptées conformément au plan de travail et au budget approuvés.conformément au plan de travail et au budget approuvés.

Objectif du projet

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Le système d’information du gouvernement est également trimestriel et la Le système d’information du gouvernement est également trimestriel et la publication de chaque tranche est basée sur le rapport de mise en œuvre financière publication de chaque tranche est basée sur le rapport de mise en œuvre financière et physique du trimestre précédent.et physique du trimestre précédent.

Pour communiquer au gouvernement et aux autres utilisateurs nécessaires des Pour communiquer au gouvernement et aux autres utilisateurs nécessaires des informations adaptées répondant aux différents besoins, il était important de informations adaptées répondant aux différents besoins, il était important de produire plusieurs rapports. produire plusieurs rapports.

Cette situation était associée à des retards de l’information et à une inadaptation de Cette situation était associée à des retards de l’information et à une inadaptation de la communication, ce qui s’est automatiquement avéré être une pierre la communication, ce qui s’est automatiquement avéré être une pierre d’achoppement pour les composants de la bonne gouvernance (en particulier la d’achoppement pour les composants de la bonne gouvernance (en particulier la transparence, la responsabilité, l’efficacité et l’efficience). transparence, la responsabilité, l’efficacité et l’efficience).

Ces retards de l’information étaient associés à une réception tardive des dépenses Ces retards de l’information étaient associés à une réception tardive des dépenses du trimestre précédent, ce qui avait un impact sur la mise en œuvre des activités du trimestre précédent, ce qui avait un impact sur la mise en œuvre des activités prévues pour le trimestre en cours. prévues pour le trimestre en cours.

L’Unité de Gestion du Programme a par conséquent dû chercher, avec l’accord des L’Unité de Gestion du Programme a par conséquent dû chercher, avec l’accord des autorités gouvernementales, la meilleure solution TIC qui pouvait être adaptée aux autorités gouvernementales, la meilleure solution TIC qui pouvait être adaptée aux besoins du Programme. besoins du Programme.

Dans notre recherche de la solution, nous nous sommes attachés à garantir que, Dans notre recherche de la solution, nous nous sommes attachés à garantir que, quelle que soit la solution finalement retenue, elle dispose d’une interface avec les quelle que soit la solution finalement retenue, elle dispose d’une interface avec les logiciels de Microsoft tels qu’Excel et puisse répondre aux exigences liées à la logiciels de Microsoft tels qu’Excel et puisse répondre aux exigences liées à la budgétisation par activité par laquelle le plan de travail et les budgets sont traduits. budgétisation par activité par laquelle le plan de travail et les budgets sont traduits.

Situation initiale

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Identification et définition précise des besoins fonctionnelsIdentification et définition précise des besoins fonctionnels Succès du processus d’appel d’offresSuccès du processus d’appel d’offres Identification du bon consultant présentant la bonne solution Identification du bon consultant présentant la bonne solution

et les bonnes compétenceset les bonnes compétences Renforcement des capacités et transfert de connaissance Renforcement des capacités et transfert de connaissance

pour les équipes internespour les équipes internes Disponibilité d’un support après mise en œuvre au niveau Disponibilité d’un support après mise en œuvre au niveau

locallocal Protection de l’investissement dans les TIC sur le long termeProtection de l’investissement dans les TIC sur le long terme

Mise en œuvre du projet : les obstacles

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Consultant spécialisé dans les TIC connu, présent dans le secteur des TIC tanzanien depuis Consultant spécialisé dans les TIC connu, présent dans le secteur des TIC tanzanien depuis une dizaine d’année et doté d’une expérience de la mise en œuvre de projets TIC de grande une dizaine d’année et doté d’une expérience de la mise en œuvre de projets TIC de grande envergure en Tanzanieenvergure en Tanzanie

Société de mise en œuvre de Microsoft Navision réputée en Afrique de l’Est, avec un savoir-Société de mise en œuvre de Microsoft Navision réputée en Afrique de l’Est, avec un savoir-faire dans le domaine de la comptabilité générale du secteur public et des compétences faire dans le domaine de la comptabilité générale du secteur public et des compétences techniques dans le domaine de la personnalisation de Navisiontechniques dans le domaine de la personnalisation de Navision

Centre de développement Microsoft Navision en Tanzanie avec un grand vivier de ressources Centre de développement Microsoft Navision en Tanzanie avec un grand vivier de ressources techniques locales pour assurer la personnalisation de Microsoft Navision afin de répondre techniques locales pour assurer la personnalisation de Microsoft Navision afin de répondre aux besoins fonctionnels des utilisateursaux besoins fonctionnels des utilisateurs

Une méthodologie de mise en œuvre standard avec analyse, conception, développement et Une méthodologie de mise en œuvre standard avec analyse, conception, développement et essais et déploiementessais et déploiement

Formation à Microsoft Navision et transfert de connaissances à l’équipe interne du Formation à Microsoft Navision et transfert de connaissances à l’équipe interne du Property Property and Business Formalization Programmeand Business Formalization Programme (Mkurabita) (Mkurabita)

Consultants techniques dotés d’une très bonne maîtrise de Microsoft NavisionConsultants techniques dotés d’une très bonne maîtrise de Microsoft Navision Excellent support après mise en œuvreExcellent support après mise en œuvre Un fournisseur de solution complète, du déploiement au support en passant par le Un fournisseur de solution complète, du déploiement au support en passant par le

renforcement des capacitésrenforcement des capacités

Techno Brain Ltd : le consultant idéal

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Déterminer et consigner par écrit les activités en cours du programme, Déterminer et consigner par écrit les activités en cours du programme, les activités à venir et les modifications, si nécessaire, du système les activités à venir et les modifications, si nécessaire, du système Microsoft Navision afin de soutenir les activités. De cette activité résulte Microsoft Navision afin de soutenir les activités. De cette activité résulte le Functional Requirement Document (FRD)le Functional Requirement Document (FRD)

Obtenir une description détaillée des activités futures du Programme qui Obtenir une description détaillée des activités futures du Programme qui sont définies dans la fiche d’analyse des écarts.sont définies dans la fiche d’analyse des écarts.

Obtenir une description détaillée des interfaces qui seront connectées au Obtenir une description détaillée des interfaces qui seront connectées au système et qui sont définies dans la fiche d’analyse des écarts.système et qui sont définies dans la fiche d’analyse des écarts.

Obtenir une description détaillée des données qui doivent être converties Obtenir une description détaillée des données qui doivent être converties pour pouvoir lancer le nouveau système et qui sont définies dans la fiche pour pouvoir lancer le nouveau système et qui sont définies dans la fiche d’analyse des écarts.d’analyse des écarts.

Personnalisation du système Microsoft Navision pour répondre aux Personnalisation du système Microsoft Navision pour répondre aux besoins fonctionnels uniques du programme. besoins fonctionnels uniques du programme.

Processus de mise en œuvre

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Fourniture et installation du système Microsoft NavisionFourniture et installation du système Microsoft Navision Formation approfondie de 8 utilisateurs finaux du système Formation approfondie de 8 utilisateurs finaux du système

Microsoft Navision. Les utilisateurs ont été formés à Microsoft Navision. Les utilisateurs ont été formés à l’administration de Microsoft Navision et ont à leur tour formé l’administration de Microsoft Navision et ont à leur tour formé les futurs utilisateurs du progiciel. les futurs utilisateurs du progiciel.

L’infrastructure était en place, les données étaient converties L’infrastructure était en place, les données étaient converties et tout était prêt, et pourtant nous avons dû en passer par une et tout était prêt, et pourtant nous avons dû en passer par une révision structurée afin de faire approuver le nouveau système révision structurée afin de faire approuver le nouveau système et de mettre en service le projet.et de mettre en service le projet.

Remise du système Microsoft Navision au Remise du système Microsoft Navision au Property and Property and Business Formalization ProgrammeBusiness Formalization Programme..

Support après mise en œuvre.Support après mise en œuvre.

Processus de mise en œuvre

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Les résultats ont en fait dépassé nos attentes.Les résultats ont en fait dépassé nos attentes. Avec le soutien particulièrement efficace du consultant, nous avons Avec le soutien particulièrement efficace du consultant, nous avons

également réussi à publier les données en retard de l’année également réussi à publier les données en retard de l’année précédente.précédente.

Nous avons entièrement informatisé notre information comptable et Nous avons entièrement informatisé notre information comptable et financière.financière.

Les problèmes de retard de l’information ont complètement disparus, Les problèmes de retard de l’information ont complètement disparus, puisque nous sommes maintenant en mesure de produire des rapports puisque nous sommes maintenant en mesure de produire des rapports financiers tous les mois (voire quotidiennement si nous le souhaitons).financiers tous les mois (voire quotidiennement si nous le souhaitons).

Gros avantage : le progiciel peut donner autant de détails qu’on le Gros avantage : le progiciel peut donner autant de détails qu’on le souhaite. Il suffit d’un clic de souris. souhaite. Il suffit d’un clic de souris.

Les subsides du gouvernement tanzanien et des donateurs nous Les subsides du gouvernement tanzanien et des donateurs nous parviennent à temps puisque les rapports de mise en œuvre sont parviennent à temps puisque les rapports de mise en œuvre sont communiqués dans les délais impartis. communiqués dans les délais impartis.

Les objectifs ont donc été atteints et les activités prévues mises en Les objectifs ont donc été atteints et les activités prévues mises en œuvre conformément aux plans de travail et au budget convenusœuvre conformément aux plans de travail et au budget convenus

Résultats

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Le processus d’audit a été grandement facilité parce que Le processus d’audit a été grandement facilité parce que toutes les informations financières sont organisées, toutes les informations financières sont organisées, coordonnées et que leur accessibilité est parfaite.coordonnées et que leur accessibilité est parfaite.

Les donateurs et les autres partenaires impliqués font Les donateurs et les autres partenaires impliqués font davantage confiance au Programme.davantage confiance au Programme.

A la fin de la journée, les composants prévus de la bonne A la fin de la journée, les composants prévus de la bonne gouvernance sont réunis :gouvernance sont réunis : transparencetransparence responsabilitéresponsabilité efficacité et efficienceefficacité et efficience

Résultats

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Il s’agit de l’assistance nécessaire une fois que le projet a été Il s’agit de l’assistance nécessaire une fois que le projet a été clôturé et dans toute interaction avec le Programme. Parmi les clôturé et dans toute interaction avec le Programme. Parmi les activités associées à cette phase figurent:activités associées à cette phase figurent: la maintenance et le support du système.la maintenance et le support du système. le suivi des besoins futurs dus à la croissance et aux le suivi des besoins futurs dus à la croissance et aux

nouvelles évolutionsnouvelles évolutions la formation aux nouvelles évolutions des TICla formation aux nouvelles évolutions des TIC les mises à niveau et le support des logicielsles mises à niveau et le support des logiciels le suivi des erreurs et les améliorations pour les le suivi des erreurs et les améliorations pour les

opportunités à venir.opportunités à venir.

Après mise en œuvre : objectifs futurs

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Facilitation

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