Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles...

16
Une solution pour les concessionnaires automobiles basée sur Microsoft Business Solutions-Navision Solution Verticale incadea.engine

Transcript of Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles...

Page 1: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Une solution pour les concessionnairesautomobiles basée sur Microsoft BusinessSolutions-Navision

So

luti

on

Vert

ical

eincadea.engine

Page 2: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

qual i f ied 2002/2003

Solutions verticales basées sur Microsoft Business Solutions-Navision

L’une des stratégies fondamentales de Microsoft Business

Solutions-Navision consiste à proposer aux Microsoft Certi-

fied Business Solutions Partners un support spécifique , axé

sur le développement et la vente de solutions verticales re-

posant sur Microsoft Business Solutions-Navision.

L’avantage de cette organisation est de vous permettre de ti-

rer avantage des bénéfices suivants : qualité supérieure, fonc-

tions spécifiques à votre secteur d’activité, déploiement ra-

pide de vos projets, contacts avec des experts de votre mé-

tier, des équipes qui non seulement comprennent vos pro-

blèmes, mais qui vous apportent une solution sur mesure dé-

jà disponible.

Copyright © 2002Microsoft, Windows, Windows NT et BizTalk sont des marques déposées ou desmarques de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d’autres pays. Navi-sion et Navision Solution Center sont des marques déposées de Microsoft BusinessSolutions ApS aux Etats-Unis et/ou dans d’autres pays.

Microsoft Business Solutions ApS est une filiale de Microsoft Corporation.

Le texte, les illustrations et les programmes figurant dans le présent document ontété créés avec le plus grand soin. Néanmoins, Incadea ne peut assumer ni la re-sponsabilité juridique ni d’autres formes de responsabilité pour quelque erreur ouomission que ce soit ou pour les conséquences pouvant en résulter.

La présente publication est protégée par la législation relative aux droits de repro-duction. Tous droits réservés. Il est interdit de reproduire des extraits de la présentedocumentation sous quelque forme que ce soit par photocopie, microfilm ou d’au-tres moyens ou de traduite tout ou partie de la présente documentation ou de la ré-duire à une forme adaptée au traitement ou au stockage par toute machine, en par-ticulier par des systèmes informatiques, sans l’accord exprès d’Incadea par écrit.Tous les droits d’usage de la présente documentation lors de conférences ou à la ra-dio, à la télévision ou dans d’autres médias sont également réservés.

Version: Septembre 2003 Édité par:

Incadea AGAm Rossfeld 4D-83064 Raubling / Rosenheim

Tel: +49 (0)80 35/98 38-0Fax: +49 (0)80 35/98 38-99

2

Page 3: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

incadea.engine le moteur logiciel de la distribution automobileLe marché de l’automobile est en pleine mutation: chaque jour,

un climat de compétitivité accrue, une clientèle toujours plus exi-

geante et l’arrivée de nouvelles technologies (Internet, e-com-

merce et WAP) imposent une profonde remise en question de vo-

tre activité. Nous avons développé incadea.engine afin de vous

aider à piloter votre entreprise de manière efficace et profitable.

A vous de prendre les commandes!

Le logiciel incadea.enginea été spécialement conçu pour les con-

cessionnaires et les ateliers de réparation automobiles. Il permet

d’optimiser les processus et le déroulement des opérations inter-

nes à votre société. Parfaitement adapté à votre travail quotidien,

il offre un retour sur investissement. Cela est le fruit d’un concept

unique: nous sommes partis d’un logiciel éprouvé de gestion que

nous avons adapté aux besoins du secteur automobile.

incadea.engine résulte du mariage de Microsoft Business

Solutions-Navision et de l’expérience internationale d’Incadea AG

dans le domaine des logiciels automobiles.

Microsoft Business Solutions-Navision et Incadea:le tandem idéal pour votre secteur d’activité Microsoft Business Solutions-Navision est un système ERP (lo-

giciel de gestion intégrée) complet, spécialement conçu pour sa-

tisfaire les besoins des PME-PMI. Offrant l’ensemble des fonc-

tions commerciales standard, le logiciel prend en compte tous les

facteurs déterminants pour les procédures de gestion actuelles et

futures: l’environnement de développement, les structures de

vente et de support ainsi que les nouvelles technologies annon-

cées. Microsoft Business Solutions-Navision évalue également

avec soin vos dépenses financières directes et indirectes en ter-

mes, par exemple, d’achats et de frais associés, de formation et

d’exécution. De plus, grâce à sa structure modulaire, le système

peut être étendu sans limite.

Toutes ces caractéristiques font de Microsoft Business Solutions-

Navision la plate-forme idéale. A partir d’un système ERP com-

plexe, nous avons réalisé un progiciel spécifique au secteur auto-

mobile – parfaitement adapté aux besoins des showrooms, des

ateliers, des constructeurs et des importateurs. C’est ainsi que

nous pouvons vous offrir une solution informatique qui vous fera

bénéficier de l’alliance efficace du savoir-faire et de la compé-

tence de deux sociétés reconnues sur le marché.

Simple, efficace et adapté à votre évolution incadea.engine est un logiciel standard international destiné au

secteur automobile. S’appuyant sur les fonctions standard de Mi-

crosoft Business Solutions-Navision, il regrou-

pe des options éprouvées de gestion et des ex-

tensions spécialement conçues pour l’auto-

mobile. Non seulement incadea.engine est sim-

ple et facile à utiliser, mais il s’adapte rapide-

ment à l’évolution de vos besoins. Le système

possède de nombreuses interfaces ouvertes et

s’intègre naturellement avec la suite Microsoft

Office.

incadea.engine prend en charge tous les pro-

cessus commerciaux liés à l’exploitation d’une

concession. Des données de diverses prove-

nances peuvent être acquises, contrôlées et ex-

ploitées efficacement (fichiers masters pièces,

véhicules, fichiers prospects…). Le logiciel donne accès à des in-

formations qui ne seraient pas disponibles autrement sans un

système informatique puissant (dans le meilleur des cas), tout en

vous épargnant un travail fastidieux.

Par exemple, les données issues des divers constructeurs –piè-

ces détachées, main-d’œuvre, temps standard, modèles et for-

faits – sont stockées dans les tables masters du système. Elles

n’ont besoin d’être importées et stockées qu’une seule fois et

peuvent ensuite être reprises dans les bases de données des dif-

férentes sociétés.

Figure 1: Structure des composants

3

Version spécifique nationale de la Marqueincadea.engine

AutomobileSpécifiques Marques

AutomobileAdd on PAys

AutomobileSpécifiques Marques

Extensions Incadeaet/ou Partenaire

Client

IncadeaStandard DMS

Standard Navision etSpécifiques Pays

EnvironnementMBS Navision

AutomobileAdd on PAys

AutomobileSpécifiques Marques

AutomobileAdd on Marques

Service

Achats

Environnement de développement intégré (C/SIDE)

Base de données relationnelle (Navision Server ou MS SQL Server)Base de données relationnelle (Navision Server ou MS SQL Server)

Système d’expl. serveur (Win NT/2000 + AS/400)Système d’expl. client (Windows 2000/XP

Projets

Ventes Trésorerie Inventaires PayesComptabilitéAnalytique

RessourcesHumaines

Comptabilité CaisseGestion de

contactImmo-

bilisations

VN/VO MarketingPiècesDétachées

MIS

SVVP

MS Office /Outlook

CRM

Workflow

Archive

Module dePointage

DAT / Eurotax

PlannificationAtelier

Page 4: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Les exigences de chaque concessionnaire ou atelier sont

spécifiques et variables. Qu’en est-il des vôtres ? Grâce à sa

structure modulaire, incadea.engine peut être facilement

adapté et configuré avec précision pour satisfaire vos besoins.

Quand bien même ceux-ci évoluent.

incadea.engine comprend les modules suivants:

· Administration et Comptabilité

· Contrôle de gestion

· Caisse (optionnel - description détaillée dans une

brochure séparée)

· Echange de données

· Gestion atelier et Services

· Pré-planification Atelier (optionnel - description

détaillée dans une brochure séparée)

· Pointage/Gestion de temps (optionnel - description

détaillée dans une brochure séparée)

· Pièces de rechange

· Véhicules neufs et Véhicules d’occasion

· Marketing

· Immobilisations (optionnel - description détaillée dans

une fiche à part)

· Comptabilité analytique (optionnel - description

détaillée dans une fiche à part)

Le marché de l’automobile change mais incadea.engine a

anticipé les besoins à venir. Il vous permet d’ores et déjà de

tirer profit de l’e-commerce, du Knowledge Management

(gestion des connaissances) et du CRM (gestion de la rela-

tion client). Car la communication externe, sur Internet ou sur

votre propre Intranet, aussi bien que les connexions avec vos

partenaires commerciaux, doivent être à la fois possibles et

simples à établir.

incadea.engine est constamment actualisé sur la base d’-

un programme de développement réexaminé chaque année.

Ce programme prend en compte les évolutions technologi-

ques et les exigences de nos clients.

Microsoft Business Solutions-Navisionenrichi des atouts d’incadea.engine:

• Multi-société et multi-établissement

• Adaptable grâce à sa structure modulaire

• Formation rapide grâce à la structure identique de

chaque module

• Fichier d’adresses prenant en compte tous les clients

• Informations société en temps réel garanties par des

enregistrements immédiats

• Adaptation à la législation européenne (comptabilité)

• Adaptation pour chaque pays aux spécificités auto

mobiles locales

• Compétences internationales éprouvées des

employés d’Incadea

• Retour sur investissement garanti

4

Page 5: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Le module Administration et Comptabilité

L’administration et la comptabilité se trouvent au cœur de tout

système ERP. La solution informatique Navision, testée et

éprouvée, accomplit parfaitement toutes les tâches de base.

Le module de comptabilité affecte les mouvements automa-

tiquement à un service ou à une tâche évitant ainsi de péni-

bles ressaisies. Vous pouvez également le compléter par l’a-

jout des modules Inter-établissements et Immobilisations.

Toutes les données validées sont immédiatement disponibles

pour garantir un travail sur des informations constamment à

jour, avec rapidité et exactitude.

Le module Contrôle de gestion

Les analyses, statistiques et options détaillées d’évaluation

vous apportent de précieuses informations sur les secteurs

productifs et non productifs et sur le déroulement des opé-

rations internes à votre société. Ces informations importan-

tes sont obtenues par la mise en œuvre de mécanismes ci-

blés d’analyse de données.

incadea.engine vous fournit surtout des informations sans

cesse actualisées et des données en toue transparentes:

grâce à une fonction spécifique, il est possible de retracer

chaque entrée pour n’importe quel document.

La consolidation des données est également réalisable. Ce-

la devient un jeu d’enfant de préparer des rapports financiers

pour des holdings ou pour de futurs secteurs d’activité.

Le module Echangede données

Cet outil souple et adaptable vous permet d’échanger des

données avec de nombreux constructeurs automobiles sui-

vant un large éventail de possibilités – sans le travail de dé-

veloppement habituellement nécessaire pour une telle opé-

ration. Par exemple, l’importation des données fournies par

des constructeurs ou des importateurs – catalogues masters,

véhicules, fichiers pièces – ne prend que quelques minutes.

Cela vaut aussi pour les fichiers de prospection utilisés dans

les activités marketing. Ce module

autorise également l’exportation

des données pour les commandes

de pièces détachées ou l’achat de

véhicules.

Le dispositif complémentaire « DCS

Cockpit » offre un échange stan-

dardisé de données avec des con-

structeurs, des fournisseurs, des

clients et autres sociétés diverses.

Il vous permet de surveiller, traiter

et coordonner toutes les transac-

tions liées aux documents dans

incadea.engine. Il est ainsi possible

de visualiser tous les documents

via le DCS Cockpit.

A partir du module Echange de

données, il est également possible

d’automatiser des traitements à l’-

aide du « job spooler ».

Figure 2: Menu principal d’incadea.engine

5

Page 6: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Le module Marketing Face à une rude concurrence, la capacité d’acquérir de nouveaux

clients et de fidéliser les clients existants est un facteur-clé de

succès. Un marketing systématique et ciblé est de rigueur et,

là encore, incadea.engine peut vous aider. Le rôle du module

Marketing est la gestion de la relation client (CRM).

Grâce à ce module, vous pouvez regrouper et afficher, centra-

liser et visualiser l’ensemble de vos contacts et de vos données

clients. De cette façon, vous pouvez obtenir des informations

concernant des groupes de clients ou des clients très ciblés,

mais aussi identifier et éliminer vos points faibles avant qu’ils ne

deviennent trop pénalisants. Les clients potentiels ne sont plus

négligés et leur satisfaction devient un objectif réalisable.

Prenez votre marketing en main ! Avec le module Marketing, vous

pouvez définir, modifier et analyser des contacts, des activités

et des campagnes pour chaque groupe cible sélectionné.

Gestion des adresses pour vos activités marketing

Le succès de toute activité marketing dépend de la qualité

de votre fichier prospects. incadea.engine garantit sa per-

fection : chaque adresse est stockée dans le système avec

le statut de prospect. Ces adresses comprennent les clients

actuels, les prospects sérieux, les fournisseurs et les salari-

és. Vous êtes aidé dans votre tâche par la fonction Gestion

des contacts. Celle-ci connaît tous vos clients, enregistre

leurs visites à votre atelier et leurs achats de pièces déta-

chées dans un fichier contacts, et les signale automatique-

ment à votre vendeur.

De plus, un rendez-vous « action » est automatiquement in-

troduit dans l’agenda vendeur à chaque enregistrement de

facture, facilitant ainsi les activités de suivi.

Avantages pour vos activités marketing:

• Fichier d’adresses unique pour l’ensemble de vos

sociétés et/ou établissements, contenant tous les

types d’adresses dans le système

(clients, fournisseurs, prospects, salariés)

• Enregistrement des adresses pour toutes les

sociétés de sorte que les modifications ne doivent

être effectuées qu’une seule fois

• Système entièrement intégré couvrant chaque aspect

de la gestion des ventes automobiles : assimilation

de chaque événement commercial à un contact client,

accès centralisé à toutes les informations client/prospect

• Affichage automatique des adresses en cas de risque

de doublon lors de la saisie de nouveaux prospects

• Gestion des contacts et des rendez-vous

• Saisie automatique des actions commerciales dans

les agendas liée aux factures de ventes pour faciliter

les activités de suivi client

• Création de campagnes avec un vaste choix de

segmentation et affectation d’activités multiples,

y compris le suivi des rendez-vous

• Interfaces Microsoft Office (Word) pour les modèles

de courriers, etc.

6

Page 7: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Tous les fichiers d’adresses existants (clients, fournisseurs,

prospects, salariés) sont liés grâce au fichier central d’adres-

ses. Cela signifie que la gestion des adresses est effectuée

centralisée, exige peu de travail et garantit que toutes les

adresses sont toujours à jour dans tous les fichiers. A cha-

que saisie d’une nouvelle adresse, l’ensemble des adresses

est vérifié pour éviter les doublons. Pendant cette opération,

le programme identifie également les adresses identiques

comportant des fautes de frappe ou des orthographes diffé-

rentes. Vous vous épargnez ainsi des saisies multiples.

Comme pour toute modification importante de données dans

un fichier, les changements d’adresse sont consignés dans

un historique, avec mention de la date, de l’heure et de l’au-

teur de la modification.

Le module Gestion atelier/Atelier

Le traitement des ordres atelier et l’at-

tention portée aux clients sont d’une im-

portance capitale pour tout atelier de ré-

paration automobile. D’une part, cha-

cun sait que la satisfaction des clients

est essentielle à l’épanouissement de

toute entreprise. D’autre part, un traite-

ment bien organisé des ordres atelier

renforce vos performances et votre ef-

ficacité : les dates et les rendez-vous

sont plus facilement planifiés et re-

spectés, les ressources sont utilisées de

façon rationnelle et tout travail inutile est

évité. En outre, les coûts sont plus trans-

parents à la fois pour vous et pour vos clients.

incadea.engine couvre la chaîne entière de traite-

ment des ordres atelier – de la demande de prix à

la facture, en passant par le devis. D’une impor-

tance particulière pour votre activité quotidienne,

une tâche atelier est toujours spécifique et les

aspects comptables sont explicites.

incadea.engine facilite également la mise à jour

de vos données: par exemple, vous pouvez

rechercher la liste de tous les véhicules et de tous

les clients et l’importer si nécessaire.

Les fonctions du module Gestionatelier/Atelier: • Demandes de prix

• Saisie et édition de devis

• Traitement des ordres atelier

• Main-d’œuvre et temps standard paramétrés

• Gestion des paquets

• Gestion des forfaits

• Ordres internes, ordres externes et ordres de garantie

• Facturation partielle des ordres atelier

• Facturation à plusieurs payeurs

• Prévisions de facturation

• Traitement des avoirs et des correctifs de facture

• Module de pré-planification atelier (optionnel)

• Traitement des garanties et des compromis

• Interface Sidexa (optionnel – disponibilité à venir)

• Campagnes atelier

• Pointage des temps (optionnel)

Figure 4: Affichage de tous les documents relatifs à un client

7

Figure 3: Vérification des adresses en double

Page 8: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Création et traitement des ordres de réparation

Le traitement des ordres de réparation avec incadea.engine s’ef-

fectue de manière complète et conviviale. Ayant la possibilité d’-

accepter rapidement les ordres et de facturer sans retard des opé-

rations atelier, vous améliorez votre rentabilité et réduisez le nom-

bre des factures en souffrance.

Le déclenchement d’un ordre de réparation est pratique et sim-

plifié. L’employé lance le processus en identifiant le client et le vé-

hicule – par le nom, le numéro d’immatriculation, le numéro de

châssis ou toute autre caractéristique requise. Il est alors possi-

ble d’établir un devis ou un ordre atelier. Le système indique alors

si le véhicule fait l’objet d’un rappel constructeur, si un contrat d’en-

tretien a été souscrit ou si un élément particulier doit être visé.

Pour préparer des ordres atelier avec précision et de façon ra-

tionnelle, le module Atelier utilise toutes les données pertinentes

en y ajoutant d’autres informations importantes. Ainsi, si néces-

saire, non seulement votre fichier – clients, véhicules, pièces dé-

tachées, main-d’œuvre – mais également tous les fichiers catalo-

gues des constructeurs peuvent être intégrés automatiquement.

Les opérations standards fréquentes sont décrites dans des for-

faits qui englobent également les pièces détachées associées.

Vous pouvez paramétrer vos propres forfaits ou utiliser ceux four-

nis par le constructeur. Vous pouvez travailler sur la base de vos

propres calculs ou appliquer des prix fixes. De cette façon, le trai-

tement des commandes est considérablement simplifié et accé-

léré.

A la fin de la phase de renseignement des travaux à effectuer, le

programme crée une fiche projet et une confirmation d’ordre de

réparation. L’OR est alors prêt pour l’atelier.

Lors de la facturation, même si elles n’ont pas été saisies de façon

groupée sur l’OR, les tâches seront automatiquement rassem-

blées et clairement identifiables, garantissant ainsi une compré-

hension faciles des factures par le client. De façon quasi illimitée,

chaque ligne de facture peut être affectée à un client payeur dif-

férent. De même une ligne peut être attribuée à plusieurs payeurs

avec calcul du prix pour chacun au prorata. Vous pouvez alors af-

fecter chaque coût aux différents destinataires possibles de la fac-

ture tels que le propriétaire, le conducteur, le loueur, l’assureur ou

le constructeur.

Vous pouvez configurer des calculs spécifiques pour faciliter la ré-

partition des charges en interne. Le système tient également comp-

te des interventions sous garantie et des transactions amiables.

Elles sont simplement intégrées suivant les procédures propres

aux constructeurs. Vous pouvez facturer le transport, la livraison

ou tout autre frais et visualiser chaque document à l’écran avant

de l’imprimer.

Avantages pour votre atelier

• Création rapide d’ordres atelier

• Ventilation claire des ordres atelier par

l’enregistrement des symptômes et des instructions

des clients en tant que tâches

• Recherche par client ou par véhicule sur l’ensemble

de la liste

• Affichage automatique des remarques concernant le

client lors de l’ouverture de l’OR (commandes im

payées, commentaires client et véhicule, autorisation

de découvert dépassée, rendez-vous véhicule

expiré, campagne de rappel véhicule)

• Facturation des heures, des pièces, des travaux

extérieurs

• Intégration flexible des temps standard

• Calcul souple des prix pour tout type de lignes

• Facturation transparente par regroupement de lignes

de commandes pour former des tâches

• Facturation partielle des OR en fonction des tâches

effectuées et possibilité de facturation de chaque

ligne à un payeur différent ; possibilité de plusieurs

payeurs par ligne

• Renouvellement automatique des rendez-vous

véhicules

• Intégration des outils constructeurs tels que

catalogues de pièces détachées et systèmes

d’informations atelier

• Demande et traitement de garantie, vérification et

transfert de garantie, validation d’avoirs de garantie

et saisie des pièces qui doivent être échangées

• Transfert des données de calcul des dommages à

partir de Sidexa (optionnel _ oct 03)

• Campagnes atelier pour les rappels constructeurs et

actions atelier liés

• Intégration de forfaits atelier

• Gestion des ingrédients de peinture

(selon le constructeur)

• Facturation groupée des forfaits et des travaux

• Avertissements pour les livraisons partielles et

les factures partielles

• Verrouillage de la facturation en fonction de

l’utilisateur si les valeurs sont au-dessous de la

marge minimum ou si la remise est dépassée

• Génération d’états pour analyse et suivi des

opérations atelier

8

Page 9: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

FacturationLes lignes des factures créées après validation de l’ordre de ré-

paration peuvent être facilement contrôlées. A cette fin, diverses

possibilité de classement des tâches sur la facture sont dispo-

nibles dans une fenêtre d’aperçu.

Vous pouvez valider différentes factures, différentes livraisons,

et regrouper les bons de livraison afin de n’éditer qu’un seul do-

cument. Il est tout à fait possible de créer des factures partielles

ou détaillées pour différents destinataires à l’intérieur de la mê-

me commande, et ce au niveau de chaque ligne de l’OR.

Lorsque vous sélectionnez la fonction facturation, l’ordre de ré-

paration est automatiquement vérifié. Si des conditions excep-

tionnelles existent (livraison partielle, incomplète, erreurs de sai-

sie…), le système affiche des alertes et

peut même annuler le processus de fac-

turation si nécessaire. Vous pouvez vi-

sualiser les derniers commentaires liés

à l’ordre de réparation, au client et/ou au

véhicule. De la sorte, vous pouvez vous

occuper de manière professionnelle de

votre client en tenant compte des tou-

tes dernières données disponibles.

Traitement des avoirs etcorrectifs Tout document peut être utilisé pour

créer des avoirs et des correctifs. Vous

pouvez soit copier le document entier

avec les données d’en-tête, soit re-

prendre les seules lignes sélectionnées.

Lorsque vous reprenez des lignes dans

un avoir, vous pouvez soit les recalculer, soit les utili-

ser telles quelles dans le document. Par conséquent,

il est généralement inutile de ressaisir les données lors

de la création d’avoirs.

Informations supplémentaires disponibles Tous les documents relatifs à un processus commer-

cial sont stockés et peuvent être rappelés à tout mo-

ment. Des statistiques et des analyses sont fournies

en temps réel pour vous aider à obtenir de précieuses

informations à partir de votre base de données.

Microsoft Business Solutions-Navision stocke toutes les lig-

nes séparément et le même principe a été adopté dans

incadea.engine. Les nombreuses et diverses valeurs qui en ré-

sultent peuvent être traitées de différentes manières. Les stati-

stiques et les analyses les plus importantes sont prédéfinies dans

le programme. Ainsi, en un clic, vous pouvez obtenir des stati-

stiques concernant la main d’œuvre, les ordres de réparation ou

les ventes de pièces, statistiques qui sont mises à jour et dispo-

nibles immédiatement. L’intégration au sein du produit des ou-

tils constructeurs permet l’accès aux données de systèmes ex-

ternes. Ainsi, par exemple, il est facile de récupérer les catalo-

gues de pièces de rechange et les informations atelier (temps

standard) dans incadea.engine.

Figure 5: Différents types de commentaires

Figure 6: Ordre atelier avec différents types de lignes

9

Page 10: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Le module Gestion desvéhicules

La vente automobile est une activité complexe. Pour cette

raison, les développeurs se sont concentrés sur la transpa-

rence associée à un accès facile aux données : la chaîne

entière du traitement d’une vente est aisément identifiée et

suivie, et tous les véhicules sont gérés dans une table clai-

rement structurée.

Transparence depuis le devis jusqu’à la vente Que vous traitiez des véhicules neufs, des modèles de démon-

stration ou des véhicules d’occasion, incadea.engine vous per-

met de proposer l’ensemble des véhicules disponibles dans vo-

tre base de données ainsi que ceux configurés par vos soins. Une

fois la configuration créée, elle demeure à vie pour le véhicule.

Concernant les opérations d’achat, le module Gestion des véhi-

cules simplifie les commandes et les calculs. Vous pouvez créer

les commandes de véhicule manuellement, ou bien automati-

quement à partir des devis et autres documents ouverts ou fac-

turés. Les règles de calcul de prix d’achat peuvent être définies

séparément pour chaque marque. C’est là l’un des avantages

majeurs des capacités multi-marques d’incadea.engine. Tous les

calculs sont historisés.

incadea.engine traitent les reprises avec une égale facilité: le

chaînage automatique de toutes les transactions relatives aux

véhicules vous fournit un aperçu rapide des différentes étapes.

Comme pour les achats, les prix de vente peuvent être librement

calculés et sont historisés en détail. Là encore, vous pouvez re-

prendre les informations pour les ordres de vente ou les factures

à partir des documents existants, ou bien les créer manuellement

si nécessaire. Cela s’applique également à la création d’avoirs ou

de correctifs.

Vous souhaitez passer une réservation ? Tous les véhicules neufs

et d’occasion de votre stock peuvent être réservés pour vos clients

de la même façon que les véhicules commandés. Vous pouvez

utiliser une réservation de véhicule ou une simple fonction de co-

pie pour relier les documents d’achat et de vente puis les actua-

liser avec toutes les informations ajoutées par la suite.

Fonctions du module Gestionde Véhicules • Achat

Demandes de prix, commandes, livraisons,

factures, avoirs

• Ventes

Demandes de prix, devis, commandes, livraisons,

factures/factures regroupées, avoirs

• Reprises de véhicules d’occasion

• Dépréciation des stocks VO dans le temps

• Calcul des marges

• Liste des stocks de véhicules

• Gestion de TVA multiples (TVA sur la marge, TVA

normale…)

• Configurateur de véhicules

• Activités d’achat et de vente

• Interface avec les outils de cote des véhicules

(optionnel, à venir)

Avantages pour vos activités de ventesde véhicules• Configurateur de véhicule avec contrôle des

configurations, regroupement des prix

(selon le constructeur)

• Fichier véhicules central pour analyses poussées

• Véhicules et options stockés dans le système

sans limite de temps

• Stockage des photos

• Génération d’étiquettes autocollantes de prix

véhicule avec historiques

• Impression des étiquettes véhicules via

Microsoft Office

• Possibilité de regroupement de plusieurs véhicules

sur un même document (devis ou factures, par

exemple)

• Divers commentaires sur les véhicules et les clients

• Calcul des frais de mise en circulation d’un véhicule

avec souplesse de paramétrage

• Aperçu simple de tous les documents imprimables

• Simplicité de traitement des transactions

internationales

• Calcul des marges brutes pour chaque transaction

et/ou pour la chaîne entière y compris les reprises

• Transferts de pièces/transactions inter-établissements

• Traitement des calculs automatiques de bonus,

traitement en bloc des remboursements clients,

des primes et des dispositifs d’aide à la vente

• Gestion par l’utilisateur des autorisations maximales

de remise, en pourcentage et en valeur

• Génération d’états pour analyse et suivi des

transactions commerciales

10

Page 11: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

L’affichage clair et complet des informations représente un atout

majeur. Chaque transaction demeure transparente à tout moment

et les risques sont facilement identifiables. Les dépenses et les re-

cettes sont clairement détaillées, aussi bien pour chaque transac-

tion que pour la chaîne entière. Tous les documents d’achat et de

vente relatifs à une transaction de véhicule sont affectés et affichés.

Le programme recalcule automatiquement les coûts induits à cha-

que enregistrement manuel de charges complémentaires pour le

véhicule en question. De cette façon, vous pouvez identifier avec

précision les dépenses et les recettes pour chaque véhicule en

temps réel.

Autres informations disponibles Vous pouvez suivre l’évolution des prix et des options des véhi-

cules à tout moment grâce au journal des étiquettes de prix et

vous pouvez imprimer les étiquettes, par exemple au moyen de

Microsoft Word.

Si vous souhaitez communiquer des

informations supplémentaires sur les

véhicules, vous pouvez alors créer des

commentaires appropriés. Par exem-

ple, lorsqu’un ordre de vente est lan-

cé, vous pouvez insérer un commen-

taire vous rappelant que les freins doi-

vent être remplacés prochainement.

Cela réduit la charge de travail pour

votre société et garantit un service sa-

tisfait pour vos clients.

Vous pouvez optimiser davantage en-

core plus votre service grâce à la fonc-

tion de renouvellement de rendez-

vous. Ainsi, vous pouvez enregistrer tous les codes de dates de

révision pour chaque véhicule. Les codes de main-d’œuvre peu-

vent également être utilisés comme base de renouvellement des

rendez-vous – et les révisions ou inspections annuelles d’émis-

sions de gaz d’échappement sont rappelées à vos clients en

temps et en heure.

La fonction véhicule client vous offre un aperçu pratique des con-

trats en cours. Pour chaque véhicule, elle classe les différents

clients tels que propriétaire, constructeur (garantie), contrat d’en-

tretien ou compagnie d’assurances. Lorsqu’une commande est

lancée, il est alors possible de reprendre ces clients et d’afficher

les périodes contractuelles convenues.

Les statistiques et analyses fournissent également des informa-

tions cruciales dans le domaine de la distribution automobile. Tous

les traitements et enregistrements d’un véhicule sont intégrés

dans des calculs de bénéfice brut spécifiques aux véhicules et

fournissent donc automatiquement un

large éventail d’informations. Vous

pouvez créer des statistiques pour un

véhicule, pour tous les véhicules ou

pour un sous-ensemble de votre cho-

ix. Toutes les dépenses et les recet-

tes associées apparaissent. Vous pou-

vez, par exemple, effectuer des ana-

lyses par segment de marché ou par

catégorie de véhicule, ou encore vé-

rifier la disponibilité des modèles par

établissement ou par période.

Figure 7: Fiche de données d’un véhicule

Figure 8: Statistiques véhicule

11

Page 12: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Le module Piècesdétachées

Il s’agit de l’un des modules centraux d’incadea.engine. Capable

de gérer de multiples marques, stocks et établissements, il convient

donc à toutes les structures. Il améliore votre efficacité, optimise les

workflows de votre société et contribue à la satisfaction de votre clien-

tèle. A l’image des autres composants d’incadea.engine, la manière

logique dont les données sont acquises, administrées et analysées

réduit votre charge de travail tout en élargissant vos connaissances.

Le fichier des PDR forme le cœur du module Pièces détachées. Pour

une exploitation correcte et simplifiée de toutes les données du fi-

chier PDR, celles-ci sont présentées sous cinq onglets : Général,

Facturation, Commande, International et Reporting. Des informations

additionnelles sont disponibles pour chaque pièce : les catalogues

de pièces des usines et des informations sur les prix sont intégrés et

des textes supplémentaires complètent les descriptions des catalogues.

Des fonctions de commande, d’achat et de ven-te pour une fluidité parfaite Une opération d’achat est souvent déclenchée par une demande d’-

achat. incadea.engine peut établir les demandes d’achat avec sou-

plesse en fonction du type de fournisseur et de bon de commande.

Vous avez le choix entre divers modèles de demande d’achat, que

vous pouvez utiliser en l’état, compléter, restreindre ou modifier. Le

programme vous informe également des quantités minimum dispo-

nibles et des niveaux de stock maximum, de la méthode d’achat et

du statut d’approvisionnement de l’usine. A l’avenir, commandez

exactement ce dont vous avez besoin, avec - simplicité et précision.

Pour les projets d’achat, vous pouvez créer des bons de comman-

de soit à partir des demandes d’achats, soit à partir d’autres docu-

ments tels que des devis, ou encore les rédiger manuellement.

Vous êtes par ailleurs libre de choisir le mode de calcul des prix d’a-

chat : ceux-ci peuvent être repris de la table master, être calculés

automatiquement ou saisis manuellement. Une évaluation saisonni-

ère est également possible. Tous les achats de votre société sont en-

registrés et peuvent être suivis à tout moment. incadea.engine con-

serve un historique d’achat pour chaque pièce ainsi qu’un enregi-

strement des calculs effectués. Vous pouvez également suivre les

évolutions de tarifs des fabricants. Les options disponibles pour le

traitement des ventes sont aussi étendues que celles proposées pour

les achats : des prix pour des particuliers, pour un ensemble de

clients et pour des concessionnaires indépendants peuvent être cal-

culés automatiquement ou établis manuellement et sont enregistrés

pour chaque ligne de commande. Comme pour l’historique des

achats, il existe également un historique des ventes des PDR.

Les fonctions du module Piècesdétachées • Achat

Demandes d’achat, commandes, livraisons,

factures, avoirs

• Ventes

Devis, commandes, livraisons, factures/factures

regroupées, avoirs

• Traitement/réservations des commandes en attente

• Traitement des pièces de rechange

• Stock physique

• Transferts PDR/transactions inter-établissements

• Remplacements PDR

• Gestion des provisions

Avantages pour vos activités de ventesde pièces détachées• Calculs librement configurables des prix d’achat

et de vente

• Historiques pour les documents d’achats et

de ventes

• Traitement facile des transactions internationales

• Tarifs saisonniers des pièces de rechange (PDR)

• Lien vers les photos des PDR

• Affichage des disponibilités de PDR

• Stocks négatifs autorisés (optionnel)

• Gestion des PDR hors stock

• Remplacements des PDR avec affichage de

l’historique de la série de rechange

• Réservations directes de PDR par la création de

lignes de demandes d’achat en cas de PDR

indisponibles

• Demandes d’achat automatiques et classification des

possibilités de vente

• Calcul des provisions de PDR en achats et ventes

• Demandes de prix sur les ventes entreposables pour

évaluer « les contrats de vente perdus »

• Avis pour les livraisons partielles et les factures

partielles

• Verrouillage de la facturation en fonction de

l’utilisateur si les valeurs sont au-dessous de la

marge minimum ou si la remise est dépassée

• Génération d’états pour analyse et suivi des

transactions commerciales

12

Page 13: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Vous pouvez créer rapidement et facilement des ordres de

vente et des factures en reprenant les lignes des devis et des

commandes existants, en combinant des commandes ex-

ceptionnelles pour des livraisons groupées, ou en établissant

des factures partielles pour des livraisons partielles. Si né-

cessaire, la facture et la livraison peuvent être lancées et en-

registrées indépendamment l’une de l’autre. Cela vous per-

met d’expédier les livraisons partielles qui peuvent être factu-

rées immédiatement ou ultérieurement, pour plus de souplesse.

Procédure pour les pièces réservées etremplacées Il arrive souvent que des pièces soient réservées pour des pro-

cédures de vente. Dans incadea.engine, vous créez les réser-

vations à partir de tout document de vente de votre choix. La

réservation peut être liée à un bon de commande, à des quan-

tités disponibles en stock ou même à des quantités indisponi-

bles sur le moment (dans ce dernier cas, la réservation aboutit

seulement à une demande d’achat). Le programme affecte auto-

matiquement les pièces commandées sur l’ordre de vente.

Jusqu’ici, lorsque les fabricants remplaçaient les pièces exi-

stantes par de nouvelles, cela impliquait souvent pour vous un

important surcroît de travail. Avec incadea.engine, les choses

sont différentes. Si vous le souhaitez,

les remplacements de pièces peu-

vent être automatiquement établis

par l’intermédiaire des données de

l’usine : vous approuvez les rempla-

cements demandés et le programme

les exécute, crée un historique de

remplacement et identifie toutes les

pièces remplacées. Si une pièce con-

cernée figure dans un document d’-

achat ou de vente, les informations

concernant le remplacement sont

automatiquement affichées.

Si vous le souhaitez, vous pouvez vi-

sualiser toutes les pièces remplacées

ainsi que leurs niveaux actuels de stock. Cela vous donne un

aperçu de la situation actuelle et vous permet de vous concen-

trer sur la vente des pièces remplacées afin de faire de la place

pour les nouvelles pièces.

Visibilité totale sur vos stocksUne fois par an, vous ne pouvez y couper : votre inventaire phy-

sique. incadea.engine accomplit cette tâche rapidement et

sans erreur. Vous saisissez les pièces que vous souhaitez en-

registrer dans un ordre de stock et le système enregistre auto-

matiquement toutes les différences et met à jour le stock en

conséquence. De nombreuses analyses sont disponibles et le

stock est enregistré dans le module Comptabilité.

Le calcul de la valeur du stock est tout aussi simple. Pour cha-

que ajustement négatif de stock, le programme vérifie l’ajuste-

ment positif associé et corrige la valeur du stock en consé-

quence. Là encore, les modifications de stock sont enregistrées

dans le module Comptabilité.

De nombreuses statistiques et analyses sont disponibles pour

vous aider à trouver des informations plus complètes et plus

détaillées sur vos opérations d’achat et de vente.

incadea.engine vous fournit ainsi des statistiques sur les piè-

ces stockées par site, par casier ou par période. Il offre égale-

ment des statistiques achats, ventes

et marketing pour les différentes

pièces en fonction de la période qui

vous intéresse. Le programme pro-

pose enfin toutes les statistiques four-

nisseurs, clients, achats et ventes

dont vous pouvez avoir besoin.

Figure 9: Fiche de pièce de rechange (PDR)

Figure 10: Remplacement PDR

13

Page 14: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Modules additionnels (add-on)

Pour vous permettre d’adapter le système aux exigences spé-

cifiques de votre société, nous vous proposons les modules

suivants qui complètent le progiciel standard incadea.engine.

Pour de plus amples informations sur chaque module addi-

tionnel, prière de vous reporter aux fiches techniques re-

spectives.

Le module Caisse incadea.engine intègre vos transactions de caisse avec sim-

plicité, fiabilité et efficacité.

Le travail administratif dans votre société est réduit au mini-

mum grâce à l’utilisation complète et conforme des journaux

et des processus d’enregistrement automatique. Les tran-

sactions de paiement sont transparentes et peuvent être su-

ivies à tout moment.

Le module PlanningLes chevauchements de capacité sont source de pression

pour l’atelier et de désagrément pour vos clients. Avec le mo-

dule Planning, vous pouvez détecter et prévenir les goulets

d’étranglement très en amont. Il vous permet également de

réapprovisionner à temps toutes les pièces demandées.

Le module Gestion des temps/PointageLe module Pointage dans incadea.engine est plus qu’une

simple pointeuse électronique : outre les heures entrant dans

le calcul des rémunérations, il tient également compte de tous

les temps liés aux commandes pouvant servir à déterminer

l’efficacité et les heures productives/non productives dans

votre société.

Notre mot d’ordre:l’efficacité

incadea.engine a été créé pour renforcer la transparence et

l’efficacité de votre société. La mise en corrélation et l’exploitation

intelligente des données vous permettent d’optimiser l’utili-

sation des ressources et de tirer le meilleur parti de vos

opportunités de marché.

Notre philosophie est la suivante: si vous prétendez garantir

l’efficacité pour les autres, vous devez être efficace vous-mê-

me. C’est pourquoi nous ne sommes pas partis de zéro pour

développer incadea.engine mais avons préféré nous appuyer

sur Microsoft Business Solutions –Navision, une solution

éprouvée et digne de confiance. C’est ainsi que nous pou-

vons vous offrir une solution informatique qui unit les com-

pétences de deux sociétés, conçue pour vous apporter un

maximum d’avantages à un prix extrêmement compétitif. Ce

haut niveau de qualité s’applique également à notre service

après-vente : vous pouvez compter sur nos partenaires qua-

lifiés pour une aide de premier ordre.

Nous voudrions vous remercier de votre intérêt. Cette bro-

chure se borne à décrire les principales fonctionnalités de no-

tre produit. Si vous souhaitez des informations plus détail-

lées, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un

plaisir de répondre à vos questions.

14

Page 15: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

15

Microsoft Business Solutions en bref

Microsoft Business Solutions, qui regroupe Great Plains,

Microsoft bCentral et Microsoft Business Solutions-Navision,

compte 3.800 employés au service de 276 000 clients au to-

tal. Cet éditeur international commercialise des logiciels de

gestion intégrée destiné aux PME-PMI.

Couvrant l’ensemble de la chaîne de création de valeur – gestion

financière, gestion de la chaîne logistique, gestion des contacts,

service après-vente, e-business –, les applications offertes par

Microsoft Business Solutions vous permettent d'automatiser de

manière cohérente tous les tâches de l’entreprise.

Les solutions de gestion s’appuient sur un logiciel standard

tout en répondant exactement aux exigences des PME-PMI,

leur garantissant ainsi un excellent retour sur investissement.

Rapidité de déploiement, facilité d’emploi et adaptabilité face

à l’évolution des besoins sont d'autant d’atouts supplémen-

taires.

A travers le monde , 4700 partenaires de distributeurs, instal-

lateurs et autres prestataires ainsi que 30 000 salariés assurent

un service après-vente complet pour des sociétés de prati-

quement tous horizons.

Page 16: Solution Verticale Solutions-Navisiondownload.microsoft.com/download/0/1/1/0119e151-5...automobiles basée sur Microsoft Business Solution Verticale Solutions-Navision incadea.engine.

Retrouvez nous dansles pays suivants

Afrique du Nord et Orientale

Afrique du Sud

Allemagne

Australie

Autriche

Baltiques

Belgique

Brésil

Canada

Croatie

Danemark

Espagne

Finlande

France

Grande Bretagne

Hollande

Hongrie

Inde

Islande

Italie

Mexique

Norvège

Pologne

Portugal

République Tchèque

Russie

Singapour

Slovénie

Suède

Suisse

Turquie

USA

www.incadea.de

Incadea AG

Am Rossfeld 4 · D-83064 Raubling

Telefon: +49 (0)8035 / 98 38-0 · Fax: +49 (0)8035 / 98 38-99

E-Mail: [email protected]