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Une solution pour les concessionnairesautomobiles basée sur Microsoft BusinessSolutions-Navision
So
luti
on
Vert
ical
eincadea.engine
qual i f ied 2002/2003
Solutions verticales basées sur Microsoft Business Solutions-Navision
L’une des stratégies fondamentales de Microsoft Business
Solutions-Navision consiste à proposer aux Microsoft Certi-
fied Business Solutions Partners un support spécifique , axé
sur le développement et la vente de solutions verticales re-
posant sur Microsoft Business Solutions-Navision.
L’avantage de cette organisation est de vous permettre de ti-
rer avantage des bénéfices suivants : qualité supérieure, fonc-
tions spécifiques à votre secteur d’activité, déploiement ra-
pide de vos projets, contacts avec des experts de votre mé-
tier, des équipes qui non seulement comprennent vos pro-
blèmes, mais qui vous apportent une solution sur mesure dé-
jà disponible.
Copyright © 2002Microsoft, Windows, Windows NT et BizTalk sont des marques déposées ou desmarques de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d’autres pays. Navi-sion et Navision Solution Center sont des marques déposées de Microsoft BusinessSolutions ApS aux Etats-Unis et/ou dans d’autres pays.
Microsoft Business Solutions ApS est une filiale de Microsoft Corporation.
Le texte, les illustrations et les programmes figurant dans le présent document ontété créés avec le plus grand soin. Néanmoins, Incadea ne peut assumer ni la re-sponsabilité juridique ni d’autres formes de responsabilité pour quelque erreur ouomission que ce soit ou pour les conséquences pouvant en résulter.
La présente publication est protégée par la législation relative aux droits de repro-duction. Tous droits réservés. Il est interdit de reproduire des extraits de la présentedocumentation sous quelque forme que ce soit par photocopie, microfilm ou d’au-tres moyens ou de traduite tout ou partie de la présente documentation ou de la ré-duire à une forme adaptée au traitement ou au stockage par toute machine, en par-ticulier par des systèmes informatiques, sans l’accord exprès d’Incadea par écrit.Tous les droits d’usage de la présente documentation lors de conférences ou à la ra-dio, à la télévision ou dans d’autres médias sont également réservés.
Version: Septembre 2003 Édité par:
Incadea AGAm Rossfeld 4D-83064 Raubling / Rosenheim
Tel: +49 (0)80 35/98 38-0Fax: +49 (0)80 35/98 38-99
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incadea.engine le moteur logiciel de la distribution automobileLe marché de l’automobile est en pleine mutation: chaque jour,
un climat de compétitivité accrue, une clientèle toujours plus exi-
geante et l’arrivée de nouvelles technologies (Internet, e-com-
merce et WAP) imposent une profonde remise en question de vo-
tre activité. Nous avons développé incadea.engine afin de vous
aider à piloter votre entreprise de manière efficace et profitable.
A vous de prendre les commandes!
Le logiciel incadea.enginea été spécialement conçu pour les con-
cessionnaires et les ateliers de réparation automobiles. Il permet
d’optimiser les processus et le déroulement des opérations inter-
nes à votre société. Parfaitement adapté à votre travail quotidien,
il offre un retour sur investissement. Cela est le fruit d’un concept
unique: nous sommes partis d’un logiciel éprouvé de gestion que
nous avons adapté aux besoins du secteur automobile.
incadea.engine résulte du mariage de Microsoft Business
Solutions-Navision et de l’expérience internationale d’Incadea AG
dans le domaine des logiciels automobiles.
Microsoft Business Solutions-Navision et Incadea:le tandem idéal pour votre secteur d’activité Microsoft Business Solutions-Navision est un système ERP (lo-
giciel de gestion intégrée) complet, spécialement conçu pour sa-
tisfaire les besoins des PME-PMI. Offrant l’ensemble des fonc-
tions commerciales standard, le logiciel prend en compte tous les
facteurs déterminants pour les procédures de gestion actuelles et
futures: l’environnement de développement, les structures de
vente et de support ainsi que les nouvelles technologies annon-
cées. Microsoft Business Solutions-Navision évalue également
avec soin vos dépenses financières directes et indirectes en ter-
mes, par exemple, d’achats et de frais associés, de formation et
d’exécution. De plus, grâce à sa structure modulaire, le système
peut être étendu sans limite.
Toutes ces caractéristiques font de Microsoft Business Solutions-
Navision la plate-forme idéale. A partir d’un système ERP com-
plexe, nous avons réalisé un progiciel spécifique au secteur auto-
mobile – parfaitement adapté aux besoins des showrooms, des
ateliers, des constructeurs et des importateurs. C’est ainsi que
nous pouvons vous offrir une solution informatique qui vous fera
bénéficier de l’alliance efficace du savoir-faire et de la compé-
tence de deux sociétés reconnues sur le marché.
Simple, efficace et adapté à votre évolution incadea.engine est un logiciel standard international destiné au
secteur automobile. S’appuyant sur les fonctions standard de Mi-
crosoft Business Solutions-Navision, il regrou-
pe des options éprouvées de gestion et des ex-
tensions spécialement conçues pour l’auto-
mobile. Non seulement incadea.engine est sim-
ple et facile à utiliser, mais il s’adapte rapide-
ment à l’évolution de vos besoins. Le système
possède de nombreuses interfaces ouvertes et
s’intègre naturellement avec la suite Microsoft
Office.
incadea.engine prend en charge tous les pro-
cessus commerciaux liés à l’exploitation d’une
concession. Des données de diverses prove-
nances peuvent être acquises, contrôlées et ex-
ploitées efficacement (fichiers masters pièces,
véhicules, fichiers prospects…). Le logiciel donne accès à des in-
formations qui ne seraient pas disponibles autrement sans un
système informatique puissant (dans le meilleur des cas), tout en
vous épargnant un travail fastidieux.
Par exemple, les données issues des divers constructeurs –piè-
ces détachées, main-d’œuvre, temps standard, modèles et for-
faits – sont stockées dans les tables masters du système. Elles
n’ont besoin d’être importées et stockées qu’une seule fois et
peuvent ensuite être reprises dans les bases de données des dif-
férentes sociétés.
Figure 1: Structure des composants
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Version spécifique nationale de la Marqueincadea.engine
AutomobileSpécifiques Marques
AutomobileAdd on PAys
AutomobileSpécifiques Marques
Extensions Incadeaet/ou Partenaire
Client
IncadeaStandard DMS
Standard Navision etSpécifiques Pays
EnvironnementMBS Navision
AutomobileAdd on PAys
AutomobileSpécifiques Marques
AutomobileAdd on Marques
Service
Achats
Environnement de développement intégré (C/SIDE)
Base de données relationnelle (Navision Server ou MS SQL Server)Base de données relationnelle (Navision Server ou MS SQL Server)
Système d’expl. serveur (Win NT/2000 + AS/400)Système d’expl. client (Windows 2000/XP
Projets
Ventes Trésorerie Inventaires PayesComptabilitéAnalytique
RessourcesHumaines
Comptabilité CaisseGestion de
contactImmo-
bilisations
VN/VO MarketingPiècesDétachées
MIS
SVVP
MS Office /Outlook
CRM
Workflow
Archive
Module dePointage
DAT / Eurotax
PlannificationAtelier
Les exigences de chaque concessionnaire ou atelier sont
spécifiques et variables. Qu’en est-il des vôtres ? Grâce à sa
structure modulaire, incadea.engine peut être facilement
adapté et configuré avec précision pour satisfaire vos besoins.
Quand bien même ceux-ci évoluent.
incadea.engine comprend les modules suivants:
· Administration et Comptabilité
· Contrôle de gestion
· Caisse (optionnel - description détaillée dans une
brochure séparée)
· Echange de données
· Gestion atelier et Services
· Pré-planification Atelier (optionnel - description
détaillée dans une brochure séparée)
· Pointage/Gestion de temps (optionnel - description
détaillée dans une brochure séparée)
· Pièces de rechange
· Véhicules neufs et Véhicules d’occasion
· Marketing
· Immobilisations (optionnel - description détaillée dans
une fiche à part)
· Comptabilité analytique (optionnel - description
détaillée dans une fiche à part)
Le marché de l’automobile change mais incadea.engine a
anticipé les besoins à venir. Il vous permet d’ores et déjà de
tirer profit de l’e-commerce, du Knowledge Management
(gestion des connaissances) et du CRM (gestion de la rela-
tion client). Car la communication externe, sur Internet ou sur
votre propre Intranet, aussi bien que les connexions avec vos
partenaires commerciaux, doivent être à la fois possibles et
simples à établir.
incadea.engine est constamment actualisé sur la base d’-
un programme de développement réexaminé chaque année.
Ce programme prend en compte les évolutions technologi-
ques et les exigences de nos clients.
Microsoft Business Solutions-Navisionenrichi des atouts d’incadea.engine:
• Multi-société et multi-établissement
• Adaptable grâce à sa structure modulaire
• Formation rapide grâce à la structure identique de
chaque module
• Fichier d’adresses prenant en compte tous les clients
• Informations société en temps réel garanties par des
enregistrements immédiats
• Adaptation à la législation européenne (comptabilité)
• Adaptation pour chaque pays aux spécificités auto
mobiles locales
• Compétences internationales éprouvées des
employés d’Incadea
• Retour sur investissement garanti
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Le module Administration et Comptabilité
L’administration et la comptabilité se trouvent au cœur de tout
système ERP. La solution informatique Navision, testée et
éprouvée, accomplit parfaitement toutes les tâches de base.
Le module de comptabilité affecte les mouvements automa-
tiquement à un service ou à une tâche évitant ainsi de péni-
bles ressaisies. Vous pouvez également le compléter par l’a-
jout des modules Inter-établissements et Immobilisations.
Toutes les données validées sont immédiatement disponibles
pour garantir un travail sur des informations constamment à
jour, avec rapidité et exactitude.
Le module Contrôle de gestion
Les analyses, statistiques et options détaillées d’évaluation
vous apportent de précieuses informations sur les secteurs
productifs et non productifs et sur le déroulement des opé-
rations internes à votre société. Ces informations importan-
tes sont obtenues par la mise en œuvre de mécanismes ci-
blés d’analyse de données.
incadea.engine vous fournit surtout des informations sans
cesse actualisées et des données en toue transparentes:
grâce à une fonction spécifique, il est possible de retracer
chaque entrée pour n’importe quel document.
La consolidation des données est également réalisable. Ce-
la devient un jeu d’enfant de préparer des rapports financiers
pour des holdings ou pour de futurs secteurs d’activité.
Le module Echangede données
Cet outil souple et adaptable vous permet d’échanger des
données avec de nombreux constructeurs automobiles sui-
vant un large éventail de possibilités – sans le travail de dé-
veloppement habituellement nécessaire pour une telle opé-
ration. Par exemple, l’importation des données fournies par
des constructeurs ou des importateurs – catalogues masters,
véhicules, fichiers pièces – ne prend que quelques minutes.
Cela vaut aussi pour les fichiers de prospection utilisés dans
les activités marketing. Ce module
autorise également l’exportation
des données pour les commandes
de pièces détachées ou l’achat de
véhicules.
Le dispositif complémentaire « DCS
Cockpit » offre un échange stan-
dardisé de données avec des con-
structeurs, des fournisseurs, des
clients et autres sociétés diverses.
Il vous permet de surveiller, traiter
et coordonner toutes les transac-
tions liées aux documents dans
incadea.engine. Il est ainsi possible
de visualiser tous les documents
via le DCS Cockpit.
A partir du module Echange de
données, il est également possible
d’automatiser des traitements à l’-
aide du « job spooler ».
Figure 2: Menu principal d’incadea.engine
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Le module Marketing Face à une rude concurrence, la capacité d’acquérir de nouveaux
clients et de fidéliser les clients existants est un facteur-clé de
succès. Un marketing systématique et ciblé est de rigueur et,
là encore, incadea.engine peut vous aider. Le rôle du module
Marketing est la gestion de la relation client (CRM).
Grâce à ce module, vous pouvez regrouper et afficher, centra-
liser et visualiser l’ensemble de vos contacts et de vos données
clients. De cette façon, vous pouvez obtenir des informations
concernant des groupes de clients ou des clients très ciblés,
mais aussi identifier et éliminer vos points faibles avant qu’ils ne
deviennent trop pénalisants. Les clients potentiels ne sont plus
négligés et leur satisfaction devient un objectif réalisable.
Prenez votre marketing en main ! Avec le module Marketing, vous
pouvez définir, modifier et analyser des contacts, des activités
et des campagnes pour chaque groupe cible sélectionné.
Gestion des adresses pour vos activités marketing
Le succès de toute activité marketing dépend de la qualité
de votre fichier prospects. incadea.engine garantit sa per-
fection : chaque adresse est stockée dans le système avec
le statut de prospect. Ces adresses comprennent les clients
actuels, les prospects sérieux, les fournisseurs et les salari-
és. Vous êtes aidé dans votre tâche par la fonction Gestion
des contacts. Celle-ci connaît tous vos clients, enregistre
leurs visites à votre atelier et leurs achats de pièces déta-
chées dans un fichier contacts, et les signale automatique-
ment à votre vendeur.
De plus, un rendez-vous « action » est automatiquement in-
troduit dans l’agenda vendeur à chaque enregistrement de
facture, facilitant ainsi les activités de suivi.
Avantages pour vos activités marketing:
• Fichier d’adresses unique pour l’ensemble de vos
sociétés et/ou établissements, contenant tous les
types d’adresses dans le système
(clients, fournisseurs, prospects, salariés)
• Enregistrement des adresses pour toutes les
sociétés de sorte que les modifications ne doivent
être effectuées qu’une seule fois
• Système entièrement intégré couvrant chaque aspect
de la gestion des ventes automobiles : assimilation
de chaque événement commercial à un contact client,
accès centralisé à toutes les informations client/prospect
• Affichage automatique des adresses en cas de risque
de doublon lors de la saisie de nouveaux prospects
• Gestion des contacts et des rendez-vous
• Saisie automatique des actions commerciales dans
les agendas liée aux factures de ventes pour faciliter
les activités de suivi client
• Création de campagnes avec un vaste choix de
segmentation et affectation d’activités multiples,
y compris le suivi des rendez-vous
• Interfaces Microsoft Office (Word) pour les modèles
de courriers, etc.
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Tous les fichiers d’adresses existants (clients, fournisseurs,
prospects, salariés) sont liés grâce au fichier central d’adres-
ses. Cela signifie que la gestion des adresses est effectuée
centralisée, exige peu de travail et garantit que toutes les
adresses sont toujours à jour dans tous les fichiers. A cha-
que saisie d’une nouvelle adresse, l’ensemble des adresses
est vérifié pour éviter les doublons. Pendant cette opération,
le programme identifie également les adresses identiques
comportant des fautes de frappe ou des orthographes diffé-
rentes. Vous vous épargnez ainsi des saisies multiples.
Comme pour toute modification importante de données dans
un fichier, les changements d’adresse sont consignés dans
un historique, avec mention de la date, de l’heure et de l’au-
teur de la modification.
Le module Gestion atelier/Atelier
Le traitement des ordres atelier et l’at-
tention portée aux clients sont d’une im-
portance capitale pour tout atelier de ré-
paration automobile. D’une part, cha-
cun sait que la satisfaction des clients
est essentielle à l’épanouissement de
toute entreprise. D’autre part, un traite-
ment bien organisé des ordres atelier
renforce vos performances et votre ef-
ficacité : les dates et les rendez-vous
sont plus facilement planifiés et re-
spectés, les ressources sont utilisées de
façon rationnelle et tout travail inutile est
évité. En outre, les coûts sont plus trans-
parents à la fois pour vous et pour vos clients.
incadea.engine couvre la chaîne entière de traite-
ment des ordres atelier – de la demande de prix à
la facture, en passant par le devis. D’une impor-
tance particulière pour votre activité quotidienne,
une tâche atelier est toujours spécifique et les
aspects comptables sont explicites.
incadea.engine facilite également la mise à jour
de vos données: par exemple, vous pouvez
rechercher la liste de tous les véhicules et de tous
les clients et l’importer si nécessaire.
Les fonctions du module Gestionatelier/Atelier: • Demandes de prix
• Saisie et édition de devis
• Traitement des ordres atelier
• Main-d’œuvre et temps standard paramétrés
• Gestion des paquets
• Gestion des forfaits
• Ordres internes, ordres externes et ordres de garantie
• Facturation partielle des ordres atelier
• Facturation à plusieurs payeurs
• Prévisions de facturation
• Traitement des avoirs et des correctifs de facture
• Module de pré-planification atelier (optionnel)
• Traitement des garanties et des compromis
• Interface Sidexa (optionnel – disponibilité à venir)
• Campagnes atelier
• Pointage des temps (optionnel)
Figure 4: Affichage de tous les documents relatifs à un client
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Figure 3: Vérification des adresses en double
Création et traitement des ordres de réparation
Le traitement des ordres de réparation avec incadea.engine s’ef-
fectue de manière complète et conviviale. Ayant la possibilité d’-
accepter rapidement les ordres et de facturer sans retard des opé-
rations atelier, vous améliorez votre rentabilité et réduisez le nom-
bre des factures en souffrance.
Le déclenchement d’un ordre de réparation est pratique et sim-
plifié. L’employé lance le processus en identifiant le client et le vé-
hicule – par le nom, le numéro d’immatriculation, le numéro de
châssis ou toute autre caractéristique requise. Il est alors possi-
ble d’établir un devis ou un ordre atelier. Le système indique alors
si le véhicule fait l’objet d’un rappel constructeur, si un contrat d’en-
tretien a été souscrit ou si un élément particulier doit être visé.
Pour préparer des ordres atelier avec précision et de façon ra-
tionnelle, le module Atelier utilise toutes les données pertinentes
en y ajoutant d’autres informations importantes. Ainsi, si néces-
saire, non seulement votre fichier – clients, véhicules, pièces dé-
tachées, main-d’œuvre – mais également tous les fichiers catalo-
gues des constructeurs peuvent être intégrés automatiquement.
Les opérations standards fréquentes sont décrites dans des for-
faits qui englobent également les pièces détachées associées.
Vous pouvez paramétrer vos propres forfaits ou utiliser ceux four-
nis par le constructeur. Vous pouvez travailler sur la base de vos
propres calculs ou appliquer des prix fixes. De cette façon, le trai-
tement des commandes est considérablement simplifié et accé-
léré.
A la fin de la phase de renseignement des travaux à effectuer, le
programme crée une fiche projet et une confirmation d’ordre de
réparation. L’OR est alors prêt pour l’atelier.
Lors de la facturation, même si elles n’ont pas été saisies de façon
groupée sur l’OR, les tâches seront automatiquement rassem-
blées et clairement identifiables, garantissant ainsi une compré-
hension faciles des factures par le client. De façon quasi illimitée,
chaque ligne de facture peut être affectée à un client payeur dif-
férent. De même une ligne peut être attribuée à plusieurs payeurs
avec calcul du prix pour chacun au prorata. Vous pouvez alors af-
fecter chaque coût aux différents destinataires possibles de la fac-
ture tels que le propriétaire, le conducteur, le loueur, l’assureur ou
le constructeur.
Vous pouvez configurer des calculs spécifiques pour faciliter la ré-
partition des charges en interne. Le système tient également comp-
te des interventions sous garantie et des transactions amiables.
Elles sont simplement intégrées suivant les procédures propres
aux constructeurs. Vous pouvez facturer le transport, la livraison
ou tout autre frais et visualiser chaque document à l’écran avant
de l’imprimer.
Avantages pour votre atelier
• Création rapide d’ordres atelier
• Ventilation claire des ordres atelier par
l’enregistrement des symptômes et des instructions
des clients en tant que tâches
• Recherche par client ou par véhicule sur l’ensemble
de la liste
• Affichage automatique des remarques concernant le
client lors de l’ouverture de l’OR (commandes im
payées, commentaires client et véhicule, autorisation
de découvert dépassée, rendez-vous véhicule
expiré, campagne de rappel véhicule)
• Facturation des heures, des pièces, des travaux
extérieurs
• Intégration flexible des temps standard
• Calcul souple des prix pour tout type de lignes
• Facturation transparente par regroupement de lignes
de commandes pour former des tâches
• Facturation partielle des OR en fonction des tâches
effectuées et possibilité de facturation de chaque
ligne à un payeur différent ; possibilité de plusieurs
payeurs par ligne
• Renouvellement automatique des rendez-vous
véhicules
• Intégration des outils constructeurs tels que
catalogues de pièces détachées et systèmes
d’informations atelier
• Demande et traitement de garantie, vérification et
transfert de garantie, validation d’avoirs de garantie
et saisie des pièces qui doivent être échangées
• Transfert des données de calcul des dommages à
partir de Sidexa (optionnel _ oct 03)
• Campagnes atelier pour les rappels constructeurs et
actions atelier liés
• Intégration de forfaits atelier
• Gestion des ingrédients de peinture
(selon le constructeur)
• Facturation groupée des forfaits et des travaux
• Avertissements pour les livraisons partielles et
les factures partielles
• Verrouillage de la facturation en fonction de
l’utilisateur si les valeurs sont au-dessous de la
marge minimum ou si la remise est dépassée
• Génération d’états pour analyse et suivi des
opérations atelier
8
FacturationLes lignes des factures créées après validation de l’ordre de ré-
paration peuvent être facilement contrôlées. A cette fin, diverses
possibilité de classement des tâches sur la facture sont dispo-
nibles dans une fenêtre d’aperçu.
Vous pouvez valider différentes factures, différentes livraisons,
et regrouper les bons de livraison afin de n’éditer qu’un seul do-
cument. Il est tout à fait possible de créer des factures partielles
ou détaillées pour différents destinataires à l’intérieur de la mê-
me commande, et ce au niveau de chaque ligne de l’OR.
Lorsque vous sélectionnez la fonction facturation, l’ordre de ré-
paration est automatiquement vérifié. Si des conditions excep-
tionnelles existent (livraison partielle, incomplète, erreurs de sai-
sie…), le système affiche des alertes et
peut même annuler le processus de fac-
turation si nécessaire. Vous pouvez vi-
sualiser les derniers commentaires liés
à l’ordre de réparation, au client et/ou au
véhicule. De la sorte, vous pouvez vous
occuper de manière professionnelle de
votre client en tenant compte des tou-
tes dernières données disponibles.
Traitement des avoirs etcorrectifs Tout document peut être utilisé pour
créer des avoirs et des correctifs. Vous
pouvez soit copier le document entier
avec les données d’en-tête, soit re-
prendre les seules lignes sélectionnées.
Lorsque vous reprenez des lignes dans
un avoir, vous pouvez soit les recalculer, soit les utili-
ser telles quelles dans le document. Par conséquent,
il est généralement inutile de ressaisir les données lors
de la création d’avoirs.
Informations supplémentaires disponibles Tous les documents relatifs à un processus commer-
cial sont stockés et peuvent être rappelés à tout mo-
ment. Des statistiques et des analyses sont fournies
en temps réel pour vous aider à obtenir de précieuses
informations à partir de votre base de données.
Microsoft Business Solutions-Navision stocke toutes les lig-
nes séparément et le même principe a été adopté dans
incadea.engine. Les nombreuses et diverses valeurs qui en ré-
sultent peuvent être traitées de différentes manières. Les stati-
stiques et les analyses les plus importantes sont prédéfinies dans
le programme. Ainsi, en un clic, vous pouvez obtenir des stati-
stiques concernant la main d’œuvre, les ordres de réparation ou
les ventes de pièces, statistiques qui sont mises à jour et dispo-
nibles immédiatement. L’intégration au sein du produit des ou-
tils constructeurs permet l’accès aux données de systèmes ex-
ternes. Ainsi, par exemple, il est facile de récupérer les catalo-
gues de pièces de rechange et les informations atelier (temps
standard) dans incadea.engine.
Figure 5: Différents types de commentaires
Figure 6: Ordre atelier avec différents types de lignes
9
Le module Gestion desvéhicules
La vente automobile est une activité complexe. Pour cette
raison, les développeurs se sont concentrés sur la transpa-
rence associée à un accès facile aux données : la chaîne
entière du traitement d’une vente est aisément identifiée et
suivie, et tous les véhicules sont gérés dans une table clai-
rement structurée.
Transparence depuis le devis jusqu’à la vente Que vous traitiez des véhicules neufs, des modèles de démon-
stration ou des véhicules d’occasion, incadea.engine vous per-
met de proposer l’ensemble des véhicules disponibles dans vo-
tre base de données ainsi que ceux configurés par vos soins. Une
fois la configuration créée, elle demeure à vie pour le véhicule.
Concernant les opérations d’achat, le module Gestion des véhi-
cules simplifie les commandes et les calculs. Vous pouvez créer
les commandes de véhicule manuellement, ou bien automati-
quement à partir des devis et autres documents ouverts ou fac-
turés. Les règles de calcul de prix d’achat peuvent être définies
séparément pour chaque marque. C’est là l’un des avantages
majeurs des capacités multi-marques d’incadea.engine. Tous les
calculs sont historisés.
incadea.engine traitent les reprises avec une égale facilité: le
chaînage automatique de toutes les transactions relatives aux
véhicules vous fournit un aperçu rapide des différentes étapes.
Comme pour les achats, les prix de vente peuvent être librement
calculés et sont historisés en détail. Là encore, vous pouvez re-
prendre les informations pour les ordres de vente ou les factures
à partir des documents existants, ou bien les créer manuellement
si nécessaire. Cela s’applique également à la création d’avoirs ou
de correctifs.
Vous souhaitez passer une réservation ? Tous les véhicules neufs
et d’occasion de votre stock peuvent être réservés pour vos clients
de la même façon que les véhicules commandés. Vous pouvez
utiliser une réservation de véhicule ou une simple fonction de co-
pie pour relier les documents d’achat et de vente puis les actua-
liser avec toutes les informations ajoutées par la suite.
Fonctions du module Gestionde Véhicules • Achat
Demandes de prix, commandes, livraisons,
factures, avoirs
• Ventes
Demandes de prix, devis, commandes, livraisons,
factures/factures regroupées, avoirs
• Reprises de véhicules d’occasion
• Dépréciation des stocks VO dans le temps
• Calcul des marges
• Liste des stocks de véhicules
• Gestion de TVA multiples (TVA sur la marge, TVA
normale…)
• Configurateur de véhicules
• Activités d’achat et de vente
• Interface avec les outils de cote des véhicules
(optionnel, à venir)
Avantages pour vos activités de ventesde véhicules• Configurateur de véhicule avec contrôle des
configurations, regroupement des prix
(selon le constructeur)
• Fichier véhicules central pour analyses poussées
• Véhicules et options stockés dans le système
sans limite de temps
• Stockage des photos
• Génération d’étiquettes autocollantes de prix
véhicule avec historiques
• Impression des étiquettes véhicules via
Microsoft Office
• Possibilité de regroupement de plusieurs véhicules
sur un même document (devis ou factures, par
exemple)
• Divers commentaires sur les véhicules et les clients
• Calcul des frais de mise en circulation d’un véhicule
avec souplesse de paramétrage
• Aperçu simple de tous les documents imprimables
• Simplicité de traitement des transactions
internationales
• Calcul des marges brutes pour chaque transaction
et/ou pour la chaîne entière y compris les reprises
• Transferts de pièces/transactions inter-établissements
• Traitement des calculs automatiques de bonus,
traitement en bloc des remboursements clients,
des primes et des dispositifs d’aide à la vente
• Gestion par l’utilisateur des autorisations maximales
de remise, en pourcentage et en valeur
• Génération d’états pour analyse et suivi des
transactions commerciales
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L’affichage clair et complet des informations représente un atout
majeur. Chaque transaction demeure transparente à tout moment
et les risques sont facilement identifiables. Les dépenses et les re-
cettes sont clairement détaillées, aussi bien pour chaque transac-
tion que pour la chaîne entière. Tous les documents d’achat et de
vente relatifs à une transaction de véhicule sont affectés et affichés.
Le programme recalcule automatiquement les coûts induits à cha-
que enregistrement manuel de charges complémentaires pour le
véhicule en question. De cette façon, vous pouvez identifier avec
précision les dépenses et les recettes pour chaque véhicule en
temps réel.
Autres informations disponibles Vous pouvez suivre l’évolution des prix et des options des véhi-
cules à tout moment grâce au journal des étiquettes de prix et
vous pouvez imprimer les étiquettes, par exemple au moyen de
Microsoft Word.
Si vous souhaitez communiquer des
informations supplémentaires sur les
véhicules, vous pouvez alors créer des
commentaires appropriés. Par exem-
ple, lorsqu’un ordre de vente est lan-
cé, vous pouvez insérer un commen-
taire vous rappelant que les freins doi-
vent être remplacés prochainement.
Cela réduit la charge de travail pour
votre société et garantit un service sa-
tisfait pour vos clients.
Vous pouvez optimiser davantage en-
core plus votre service grâce à la fonc-
tion de renouvellement de rendez-
vous. Ainsi, vous pouvez enregistrer tous les codes de dates de
révision pour chaque véhicule. Les codes de main-d’œuvre peu-
vent également être utilisés comme base de renouvellement des
rendez-vous – et les révisions ou inspections annuelles d’émis-
sions de gaz d’échappement sont rappelées à vos clients en
temps et en heure.
La fonction véhicule client vous offre un aperçu pratique des con-
trats en cours. Pour chaque véhicule, elle classe les différents
clients tels que propriétaire, constructeur (garantie), contrat d’en-
tretien ou compagnie d’assurances. Lorsqu’une commande est
lancée, il est alors possible de reprendre ces clients et d’afficher
les périodes contractuelles convenues.
Les statistiques et analyses fournissent également des informa-
tions cruciales dans le domaine de la distribution automobile. Tous
les traitements et enregistrements d’un véhicule sont intégrés
dans des calculs de bénéfice brut spécifiques aux véhicules et
fournissent donc automatiquement un
large éventail d’informations. Vous
pouvez créer des statistiques pour un
véhicule, pour tous les véhicules ou
pour un sous-ensemble de votre cho-
ix. Toutes les dépenses et les recet-
tes associées apparaissent. Vous pou-
vez, par exemple, effectuer des ana-
lyses par segment de marché ou par
catégorie de véhicule, ou encore vé-
rifier la disponibilité des modèles par
établissement ou par période.
Figure 7: Fiche de données d’un véhicule
Figure 8: Statistiques véhicule
11
Le module Piècesdétachées
Il s’agit de l’un des modules centraux d’incadea.engine. Capable
de gérer de multiples marques, stocks et établissements, il convient
donc à toutes les structures. Il améliore votre efficacité, optimise les
workflows de votre société et contribue à la satisfaction de votre clien-
tèle. A l’image des autres composants d’incadea.engine, la manière
logique dont les données sont acquises, administrées et analysées
réduit votre charge de travail tout en élargissant vos connaissances.
Le fichier des PDR forme le cœur du module Pièces détachées. Pour
une exploitation correcte et simplifiée de toutes les données du fi-
chier PDR, celles-ci sont présentées sous cinq onglets : Général,
Facturation, Commande, International et Reporting. Des informations
additionnelles sont disponibles pour chaque pièce : les catalogues
de pièces des usines et des informations sur les prix sont intégrés et
des textes supplémentaires complètent les descriptions des catalogues.
Des fonctions de commande, d’achat et de ven-te pour une fluidité parfaite Une opération d’achat est souvent déclenchée par une demande d’-
achat. incadea.engine peut établir les demandes d’achat avec sou-
plesse en fonction du type de fournisseur et de bon de commande.
Vous avez le choix entre divers modèles de demande d’achat, que
vous pouvez utiliser en l’état, compléter, restreindre ou modifier. Le
programme vous informe également des quantités minimum dispo-
nibles et des niveaux de stock maximum, de la méthode d’achat et
du statut d’approvisionnement de l’usine. A l’avenir, commandez
exactement ce dont vous avez besoin, avec - simplicité et précision.
Pour les projets d’achat, vous pouvez créer des bons de comman-
de soit à partir des demandes d’achats, soit à partir d’autres docu-
ments tels que des devis, ou encore les rédiger manuellement.
Vous êtes par ailleurs libre de choisir le mode de calcul des prix d’a-
chat : ceux-ci peuvent être repris de la table master, être calculés
automatiquement ou saisis manuellement. Une évaluation saisonni-
ère est également possible. Tous les achats de votre société sont en-
registrés et peuvent être suivis à tout moment. incadea.engine con-
serve un historique d’achat pour chaque pièce ainsi qu’un enregi-
strement des calculs effectués. Vous pouvez également suivre les
évolutions de tarifs des fabricants. Les options disponibles pour le
traitement des ventes sont aussi étendues que celles proposées pour
les achats : des prix pour des particuliers, pour un ensemble de
clients et pour des concessionnaires indépendants peuvent être cal-
culés automatiquement ou établis manuellement et sont enregistrés
pour chaque ligne de commande. Comme pour l’historique des
achats, il existe également un historique des ventes des PDR.
Les fonctions du module Piècesdétachées • Achat
Demandes d’achat, commandes, livraisons,
factures, avoirs
• Ventes
Devis, commandes, livraisons, factures/factures
regroupées, avoirs
• Traitement/réservations des commandes en attente
• Traitement des pièces de rechange
• Stock physique
• Transferts PDR/transactions inter-établissements
• Remplacements PDR
• Gestion des provisions
Avantages pour vos activités de ventesde pièces détachées• Calculs librement configurables des prix d’achat
et de vente
• Historiques pour les documents d’achats et
de ventes
• Traitement facile des transactions internationales
• Tarifs saisonniers des pièces de rechange (PDR)
• Lien vers les photos des PDR
• Affichage des disponibilités de PDR
• Stocks négatifs autorisés (optionnel)
• Gestion des PDR hors stock
• Remplacements des PDR avec affichage de
l’historique de la série de rechange
• Réservations directes de PDR par la création de
lignes de demandes d’achat en cas de PDR
indisponibles
• Demandes d’achat automatiques et classification des
possibilités de vente
• Calcul des provisions de PDR en achats et ventes
• Demandes de prix sur les ventes entreposables pour
évaluer « les contrats de vente perdus »
• Avis pour les livraisons partielles et les factures
partielles
• Verrouillage de la facturation en fonction de
l’utilisateur si les valeurs sont au-dessous de la
marge minimum ou si la remise est dépassée
• Génération d’états pour analyse et suivi des
transactions commerciales
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Vous pouvez créer rapidement et facilement des ordres de
vente et des factures en reprenant les lignes des devis et des
commandes existants, en combinant des commandes ex-
ceptionnelles pour des livraisons groupées, ou en établissant
des factures partielles pour des livraisons partielles. Si né-
cessaire, la facture et la livraison peuvent être lancées et en-
registrées indépendamment l’une de l’autre. Cela vous per-
met d’expédier les livraisons partielles qui peuvent être factu-
rées immédiatement ou ultérieurement, pour plus de souplesse.
Procédure pour les pièces réservées etremplacées Il arrive souvent que des pièces soient réservées pour des pro-
cédures de vente. Dans incadea.engine, vous créez les réser-
vations à partir de tout document de vente de votre choix. La
réservation peut être liée à un bon de commande, à des quan-
tités disponibles en stock ou même à des quantités indisponi-
bles sur le moment (dans ce dernier cas, la réservation aboutit
seulement à une demande d’achat). Le programme affecte auto-
matiquement les pièces commandées sur l’ordre de vente.
Jusqu’ici, lorsque les fabricants remplaçaient les pièces exi-
stantes par de nouvelles, cela impliquait souvent pour vous un
important surcroît de travail. Avec incadea.engine, les choses
sont différentes. Si vous le souhaitez,
les remplacements de pièces peu-
vent être automatiquement établis
par l’intermédiaire des données de
l’usine : vous approuvez les rempla-
cements demandés et le programme
les exécute, crée un historique de
remplacement et identifie toutes les
pièces remplacées. Si une pièce con-
cernée figure dans un document d’-
achat ou de vente, les informations
concernant le remplacement sont
automatiquement affichées.
Si vous le souhaitez, vous pouvez vi-
sualiser toutes les pièces remplacées
ainsi que leurs niveaux actuels de stock. Cela vous donne un
aperçu de la situation actuelle et vous permet de vous concen-
trer sur la vente des pièces remplacées afin de faire de la place
pour les nouvelles pièces.
Visibilité totale sur vos stocksUne fois par an, vous ne pouvez y couper : votre inventaire phy-
sique. incadea.engine accomplit cette tâche rapidement et
sans erreur. Vous saisissez les pièces que vous souhaitez en-
registrer dans un ordre de stock et le système enregistre auto-
matiquement toutes les différences et met à jour le stock en
conséquence. De nombreuses analyses sont disponibles et le
stock est enregistré dans le module Comptabilité.
Le calcul de la valeur du stock est tout aussi simple. Pour cha-
que ajustement négatif de stock, le programme vérifie l’ajuste-
ment positif associé et corrige la valeur du stock en consé-
quence. Là encore, les modifications de stock sont enregistrées
dans le module Comptabilité.
De nombreuses statistiques et analyses sont disponibles pour
vous aider à trouver des informations plus complètes et plus
détaillées sur vos opérations d’achat et de vente.
incadea.engine vous fournit ainsi des statistiques sur les piè-
ces stockées par site, par casier ou par période. Il offre égale-
ment des statistiques achats, ventes
et marketing pour les différentes
pièces en fonction de la période qui
vous intéresse. Le programme pro-
pose enfin toutes les statistiques four-
nisseurs, clients, achats et ventes
dont vous pouvez avoir besoin.
Figure 9: Fiche de pièce de rechange (PDR)
Figure 10: Remplacement PDR
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Modules additionnels (add-on)
Pour vous permettre d’adapter le système aux exigences spé-
cifiques de votre société, nous vous proposons les modules
suivants qui complètent le progiciel standard incadea.engine.
Pour de plus amples informations sur chaque module addi-
tionnel, prière de vous reporter aux fiches techniques re-
spectives.
Le module Caisse incadea.engine intègre vos transactions de caisse avec sim-
plicité, fiabilité et efficacité.
Le travail administratif dans votre société est réduit au mini-
mum grâce à l’utilisation complète et conforme des journaux
et des processus d’enregistrement automatique. Les tran-
sactions de paiement sont transparentes et peuvent être su-
ivies à tout moment.
Le module PlanningLes chevauchements de capacité sont source de pression
pour l’atelier et de désagrément pour vos clients. Avec le mo-
dule Planning, vous pouvez détecter et prévenir les goulets
d’étranglement très en amont. Il vous permet également de
réapprovisionner à temps toutes les pièces demandées.
Le module Gestion des temps/PointageLe module Pointage dans incadea.engine est plus qu’une
simple pointeuse électronique : outre les heures entrant dans
le calcul des rémunérations, il tient également compte de tous
les temps liés aux commandes pouvant servir à déterminer
l’efficacité et les heures productives/non productives dans
votre société.
Notre mot d’ordre:l’efficacité
incadea.engine a été créé pour renforcer la transparence et
l’efficacité de votre société. La mise en corrélation et l’exploitation
intelligente des données vous permettent d’optimiser l’utili-
sation des ressources et de tirer le meilleur parti de vos
opportunités de marché.
Notre philosophie est la suivante: si vous prétendez garantir
l’efficacité pour les autres, vous devez être efficace vous-mê-
me. C’est pourquoi nous ne sommes pas partis de zéro pour
développer incadea.engine mais avons préféré nous appuyer
sur Microsoft Business Solutions –Navision, une solution
éprouvée et digne de confiance. C’est ainsi que nous pou-
vons vous offrir une solution informatique qui unit les com-
pétences de deux sociétés, conçue pour vous apporter un
maximum d’avantages à un prix extrêmement compétitif. Ce
haut niveau de qualité s’applique également à notre service
après-vente : vous pouvez compter sur nos partenaires qua-
lifiés pour une aide de premier ordre.
Nous voudrions vous remercier de votre intérêt. Cette bro-
chure se borne à décrire les principales fonctionnalités de no-
tre produit. Si vous souhaitez des informations plus détail-
lées, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un
plaisir de répondre à vos questions.
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Microsoft Business Solutions en bref
Microsoft Business Solutions, qui regroupe Great Plains,
Microsoft bCentral et Microsoft Business Solutions-Navision,
compte 3.800 employés au service de 276 000 clients au to-
tal. Cet éditeur international commercialise des logiciels de
gestion intégrée destiné aux PME-PMI.
Couvrant l’ensemble de la chaîne de création de valeur – gestion
financière, gestion de la chaîne logistique, gestion des contacts,
service après-vente, e-business –, les applications offertes par
Microsoft Business Solutions vous permettent d'automatiser de
manière cohérente tous les tâches de l’entreprise.
Les solutions de gestion s’appuient sur un logiciel standard
tout en répondant exactement aux exigences des PME-PMI,
leur garantissant ainsi un excellent retour sur investissement.
Rapidité de déploiement, facilité d’emploi et adaptabilité face
à l’évolution des besoins sont d'autant d’atouts supplémen-
taires.
A travers le monde , 4700 partenaires de distributeurs, instal-
lateurs et autres prestataires ainsi que 30 000 salariés assurent
un service après-vente complet pour des sociétés de prati-
quement tous horizons.
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