MD Marque déposée de L'Empire, Compagnie d'Assurance-Vie. Les polices sont établies par L'Empire, Compagnie d'Assurance-Vie.

VOS NOUVELLES CARTES DES GARANTIES

Trousse de communicationà l’intention des administrateurs

de régimes d’assurance collective

Tout ce que vous devez direà vos employés au sujet de leur nouvelle carte des garanties

Novembre 2014

Version révisée

Introduction : que se passe-t-il?

• L’Empire Vie passe à un nouveau gestionnaire de régimes d’assurance médicaments. À compter du 1er février 2015, Express Scripts Canada deviendra notre nouveau partenaire. Son rôle est de s’assurer que les demandes de règlement d’assurance médicaments soumises électroniquement sont traitées rapidement et efficacement à la pharmacie.

• Cette transition nécessite la production de nouvelles cartes des garanties pour les clients dont les régimes d’assurance médicaments à paiement direct (les pharmaciens utilisent les données sur la carte de l’employé pour traiter sa demande, si celui-ci bénéficie d’un régime à paiement direct).

• Nous posterons les nouvelles cartes des garanties au début janvier afin que vous les distribuiez à vos employés.

• Cet envoi contiendra les nouvelles cartes, des instructions et une affiche.

• Nous n’enverrons pas de nouvelles cartes des garanties aux employés des régimes d’assurance médicaments à soumission manuelle.

• Pour inciter les employés à prendre les mesures requises, nous organisons un concours qui se déroulera du 12 au 31 janvier 2015. Nous attribuerons 58 prix fantastiques en février 2015.

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Au sujet de la trousse

• Nous savons que vous avez un horaire chargé; nous avons donc conçu cette trousse de communication afin de vous aider à diffuser l’information au sujet de la nouvelle carte des garanties auprès de vos employés.

• Cette trousse contient :• Série de communiqués que vous pouvez personnaliser et envoyer à vos

employés par le réseau de communication qui fonctionne le mieux pour vous• Liste des dates clés• Feuille de travail pour planifier vos communications• Aperçu de la nouvelle carte des garanties, feuille d’instructions à l’intention des

employés et affiche que nous vous enverrons début janvier• Aperçu du microsite du concours (le concours commencera le 12 janvier 2015)• Aperçu de la foire aux questions à l’intention des employés que vous pouvez

télécharger et distribuer aux employés en même temps que vos communiqués

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Les étapes à venir

• Vous recevrez une trousse contenant les nouvelles cartes des garanties au début janvier.

• Les cartes seront personnalisées; assurez-vous de les distribuer aux bonnes personnes.

• Les noms des employés sont imprimés sur les cartes.

• Les cartes pour les personnes à charge majeures étudiant au cégep ou à l’université seront placées directement sous la carte de l’employé (ils posséderont le même numéro de certificat).

• Les employés qui ont renoncé à leur protection ou qui n’ont pas un régime à paiement direct (les pharmaciens utilisent les données sur la carte de l’employé pour soumettre la demande) ne recevront pas de nouvelles cartes.

• L’Empire Vie postera les cartes aux employés en congé d’invalidité. Nous inclurons toutefois dans votre trousse les cartes des employés qui sont en congé d’un autre type (par exemple, congé de maternité ou mise à pied) et dont la protection est toujours en vigueur.

• Les cartes dans votre paquet refléteront l’information dans nos dossiers en date du 1er décembre 2014. Si vous recevez une carte pour une personne qui ne travaille plus pour votre entreprise, veuillez en aviser l’Empire Vie et détruire la carte (sauf en cas de maintien du régime). Nous vous posterons des cartes dans un envoi ultérieur si vous avez ajouté de nouveaux employés ou effectué d’autres changements après le 1er décembre 2014.

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Pourquoi apportons-nous ce changement? • Notre partenariat avec Express Scripts Canada nous permettra de mieux vous aider à

gérer vos régimes d’assurance médicaments, à maintenir des coûts abordables et à aider les employés à prendre les commandes de leur santé (au moyen de nouveaux produits que nous expliquerons en détail en 2015).

• Nous sommes heureux d’établir un partenariat avec l’un des fournisseurs chefs de file au

Canada, connu pour :

• sa vaste expertise

• son approche novatrice en gestion des régimes d’assurance médicaments

• sa technologie et son analytique

• l’attention particulière qu’il porte à la gestion des coûts des régimes d’assurance

médicaments

• en influençant le comportement des employés pour obtenir des résultats

favorables en matière de santé en les aidant à :

• améliorer leur adhésion au traitement

• devenir des consommateurs avisés

• prendre leurs médicaments au bon moment

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Que doivent faire les employés?

• Cesser d’utiliser leur carte actuelle après le 31 janvier 2015.

• Commencer à utiliser leur nouvelle carte le 1er février 2015.

• Montrer au pharmacien la nouvelle carte des garanties la première fois qu’ils feront exécuter une ordonnance après le 31 janvier 2015.

• Les pharmaciens doivent inscrire au dossier des employés les renseignements figurant à la section RX de leur nouvelle carte des garanties :

• Logo d’Express Scripts Canada

• Nouveau numéro d’assureur 90

• Le numéro de groupe de l’employé pour l’assurance médicaments compte maintenant 6 chiffres plutôt que 5.

• Les employés peuvent également appeler à la pharmacie pour donner la nouvelle information s’ils font régulièrement affaire avec un même pharmacien.

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Que devez-vous faire?

Vous avez un rôle important à jouer pour motiver les employés à participer!

1. Distribuez immédiatement les cartes des garanties.

2. Placez l’affiche (qui vous sera envoyée en même temps que les cartes) en évidence.

3. Utilisez la trousse de communication pour expliquer aux employés ce qu’ils doivent faire, quand le faire, et pourquoi c’est important.

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Échéancier suggéré des communications Quoi Quand Comment (par exemple, courriel,

lettre imprimée, réunion d'équipe, Intranet, tableau d'affichage, message enregistré, affichage électronique)

Communication 1

Vous recevrez bientôt une nouvelle carte des

garanties

du 2 au 5 janvier

Communication 2

Voici votre nouvelle carte des garanties

du 7 au 9 janvier

Affiche du 7 au 9 janvier

Communication 3

Participez au concours et vous pourriez gagner gros!

du 12 au 19 janvier

Communication 4

Commencez à utiliser votre nouvelle carte des garanties le 1er février 2015

du 26 au 28 janvier

Cet échéancier est fourni à titre indicatif seulement. Veuillez personnaliser ce plan en fonction de vos besoins. Merci!

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Communication 1

• Personnalisez le message ci-dessous et envoyez-le par courriel ou sous forme imprimée.• Répétez l’information lors des réunions d’équipe.• Si votre entreprise dispose d’un site Intranet, d’un babillard ou d’un tableau d’affichage

électronique, indiquez-y également l’information, en plus des questions et réponses.

• Objet : Nous recevrons bientôt de nouvelles cartes des garanties

• Corps du texte

• L’Empire Vie, l’assureur qui nous fournit notre régime d’assurance collective, nous fera bientôt parvenir de nouvelles cartes des garanties.

• Nous recevrons nos nouvelles cartes dans les prochains jours.

• L’Empire Vie émet de nouvelles cartes des garanties parce qu’elle passe à un nouveau partenaire de services, Express Scripts Canada. Cette société l’aidera à administrer notre régime d’assurance médicaments.

• Cette transition n’a aucune incidence sur notre régime d’assurance collective.

• Nous n’avons rien à faire pour le moment, mais nous devrons tous prendre quelques mesures lorsque nous recevrons nos cartes des garanties.

• Vous trouverez ci-joint le document de questions et réponses de l’Empire Vie au sujet de cette transition.

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Communication 2

• Objet : Votre nouvelle carte des garanties est arrivée • Corps du texte • Nous avons reçu nos nouvelles cartes des garanties. (Ajoutez une phrase expliquant la façon dont les employés la recevront, par exemple « Veuillez venir chercher vos cartes au bureau de

Suzanne », ou « J’ai placé vos cartes sur votre bureau », etc.• L’Empire Vie émet de nouvelles cartes des garanties parce qu’elle passe à un nouveau partenaire de services, Express Scripts Canada. Cette société l’aidera à administrer notre régime

d’assurance médicaments. Cette transition n’a aucune incidence sur notre régime d’assurance collective.• Pour que votre pharmacien puisse traiter vos demandes de règlement après le 1er février 2015, vous devez :• Cesser d’utiliser votre carte des garanties actuelle après le 31 janvier 2015;• Commencer à utiliser votre nouvelle carte des garanties le 1er février 2015;• Présenter votre nouvelle carte à votre pharmacien lorsque vous ferez exécuter une ordonnance après le

31 janvier 2015 afin qu’il puisse inscrire à votre dossier les renseignements figurant à la section RX de votre nouvelle carte.• Si vous utilisez votre ancienne carte après le 31 janvier 2015, votre demande de règlement d’assurance médicaments sera refusée et vous devrez payer pour votre ordonnance. Vous

pouvez soumettre une demande électronique ou papier pour obtenir un remboursement, mais si vous vous souvenez de présenter votre carte, vous éviterez des tracas.• Pour vous aider à vous souvenir de ce que vous devez faire, l’Empire Vie a organisé un concours. Vous trouverez les détails sur la feuille d’instructions qui accompagne vos nouvelles

cartes. Quelle bonne façon de donner un peu de « pep » à ce mois de janvier! • Pour obtenir plus d’information, veuillez lire le document de questions et réponses, vous adresser à moi, ou communiquer avec l’Empire Vie au 1 800 267-0215 ou à group.csu@empire.ca.

• Personnalisez le message ci-dessous et envoyez-le par courriel ou sous forme imprimée.• Répétez l’information lors des réunions d’équipe.• Si votre entreprise dispose d’un site Intranet, d’un babillard ou d’un tableau d’affichage

électronique, indiquez-y également l’information, en plus des questions et réponses.

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Communication 3

• Objet : Participez au concours et vous pourriez gagner gros!

• Corps du texte

• Avez-vous reçu votre nouvelle carte des garanties la semaine dernière? Si vous ne l’avez pas reçue, veuillez m’en aviser.

• Aucun changement n’est apporté à notre régime d’assurance médicaments par suite de la transition vers Express Scripts Canada.

• N’oubliez pas de présenter votre nouvelle carte des garanties au pharmacien lorsque vous ferez exécuter une ordonnance après le 31 janvier 2015. Votre pharmacien doit inscrire à votre dossier les renseignements figurant à la section RX de votre nouvelle carte des garanties.

• Si vous ne le faites pas, vous devrez débourser les coûts de votre ordonnance (vous pouvez toujours remplir une demande de règlement papier après coup pour obtenir un remboursement).

• Pour vous aider à vous souvenir de ce que vous devez faire, l’Empire Vie a organisé un concours. Rendez-vous à montretacarte.ca et remplissez le formulaire du concours pour vous inscrire. L’Empire Vie offre 58 superbes prix, y compris un grand prix sous forme d’une carte-cadeau de 5 000 $! Quelle bonne façon d’ensoleiller ce mois de février!

• Personnalisez le message ci-dessous et envoyez-le par courriel ou sous forme imprimée.• Répétez l’information lors des réunions d’équipe.• Si votre entreprise dispose d’un site Intranet, d’un babillard ou d’un tableau d’affichage

électronique, indiquez-y également l’information, en plus des questions et réponses.

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Communication 4

• Objet : Commencez à utiliser votre nouvelle carte des garanties le 1er février 2015

• Corps du texte

• C’est la dernière semaine où vous devez utiliser votre ancienne carte des garanties. À compter du 1er février 2015, nous devrons tous commencer à utiliser nos nouvelles cartes des garanties lorsque nous ferons exécuter une ordonnance.

• Si vous utilisez votre carte des garanties actuelle après le 31 janvier 2015, votre demande de règlement d’assurance médicaments sera refusée et vous devrez payer pour votre ordonnance. Vous pouvez soumettre une demande de règlement papier par la suite, mais en utilisant votre nouvelle carte, vous vous éviterez des tracas.

• N’oubliez pas de présenter votre nouvelle carte des garanties au pharmacien lorsque vous ferez exécuter une ordonnance après le 31 janvier 2015. Il pourra ainsi inscrire à votre dossier les renseignements figurant à la section RX de votre nouvelle carte des garanties.

• C’est également la dernière semaine pour vous inscrire au concours. Rendez-vous à www.montretacarte.ca et remplissez le formulaire du concours pour vous inscrire. L’Empire Vie offre 58 superbes prix, y compris un grand prix sous forme d’une carte-cadeau de 5 000 $!

• Personnalisez le message ci-dessous et envoyez-le par courriel ou sous forme imprimée.• Répétez l’information lors des réunions d’équipe.• Si votre entreprise dispose d’un site Intranet, d’un babillard ou d’un tableau d’affichage

électronique, indiquez-y également l’information, en plus des questions et réponses.

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Questions et réponses à l’intention des employés

• Le document répondra à des questions telles que :

• Pourquoi ai-je reçu une nouvelle carte des garanties?

• Quels sont les changements?

• Est-ce que mes garanties seront modifiées?

• Que dois-je dois faire?

• Que se passera-t-il si je n’appelle pas la pharmacie ou que je ne montre pas ma nouvelle carte?

• Comment puis-je m’inscrire au concours?

• Avec qui puis-je communiquer pour poser des questions?

• Vous pouvez télécharger le document des questions et réponses ou en imprimer des copies additionnelles, au besoin. Rendez-vous simplement à www.montretacarte.ca, puis cliquez sur « Trousse de communication » (jusqu’au 9 janvier) ou sur le site à l’intention des administrateurs de régimes de l’Empire Vie.

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Affiche

• Une copie imprimée de cette affiche se trouvera dans l’envoi contenant vos nouvelles cartes des garanties, au début janvier.

• Vous pouvez télécharger l’affiche ou imprimer des copies additionnelles, au besoin. Rendez-vous simplement à www.montretacarte.ca (jusqu’au 9 janvier) ou sur le site à l’intention des administrateurs de régimes de l’Empire Vie.

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Nouvelle carte des garanties

• Voici à quoi ressemble la nouvelle carte des garanties :

• Nouvelle apparence

• Les numéros de police et de certificat ne changent pas (mais nous les avons séparés, pour plus de clarté)

• Nouveau symbole RX et numéro d’assureur 90

• Nouveau logo d’Express Scripts Canada

• Le numéro de groupe de l’employé pour l’assurance médicaments compte maintenant 6 chiffres plutôt que 5.

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Feuille d’instructions à l’intention des employés• Nous joindrons les nouvelles cartes à cette feuille.

Elle précise aux employés ce qu’ils ont à faire, pourquoi, et l’importance de passer à l’action. Elle mentionne également le concours que nous organisons afin de les motiver à participer.

• Pour s’inscrire au concours, les employés doivent se rendre à montretacarte.ca, remplir le formulaire du concours et inscrire leur adresse de courriel. Nous l’utiliserons afin de leur envoyer des rappels amicaux au sujet de l’échéance du 1er février 2015 et de ce qu’ils doivent faire.

• Important : À la section « Ce que vous devez savoir », nous disons que les seuls changements apportés à la carte sont un nouveau numéro d’assureur et le logo d’Express Scripts Canada. Toutefois, le numéro de groupe pour l’assurance médicaments passera aussi de 5 à 6 chiffres. Le pharmacien devra effectuer des vérifications selon la pratique habituelle, mais le message aux employés est : « N’oubliez pas de présenter votre nouvelle carte des garanties au pharmacien lorsque vous ferez exécuter une ordonnance après le 31 janvier 2015. Votre pharmacien doit inscrire à votre dossier les renseignements figurant à la section RX de votre nouvelle carte des garanties ».

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Microsite du concours

• L’Empire Vie organise un concours afin de motiver les employés et les encourager à se souvenir de placer leur nouvelle carte des garanties dans leur portefeuille et de la montrer au pharmacien.

• Voici une image de la page d’accueil du microsite du concours.

• Vous pouvez consulter le site à montretacarte.ca

• Le concours se tiendra du 12 au 31 janvier 2015.

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La transition en bref

Le 29 décembre 2014 Nous vous postons les nouvelles cartes des garanties.

Du 2 au 26 janvier 2015 Les administrateurs de régimes communiquent avec leurs employés.

Notre objectif est de nous assurer que les employés bénéficient d'une expérience positive à la pharmacie avant et après le 1er février 2015. Pour y parvenir, il est important de leur expliquer ce qu'ils doivent faire et pourquoi. Communiquer l'information plusieurs fois est un bon moyen d'y arriver.

Du 8 au 15 janvier 2015 Les administrateurs de régimes distribuent les nouvelles cartes des garanties.

Le 12 janvier 2015 Le concours à l'intention des employés débute.

Le 31 janvier 2015 Le concours à l'intention des employés se termine.

Dernier jour pour utiliser les cartes des garanties actuelles

Le 1er février 2015 Les employés commencent à utiliser leur nouvelle carte des garanties.

La semaine du 1er février 2015 Tirage des prix

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Si vous avez des questions

• Notre objectif est de nous assurer que les employés bénéficient de la même expérience à la pharmacie avant et après le 1er février 2015.

• Nous avons transféré toutes les données de votre régime vers Express Scripts Canada, y compris les exceptions et les autorisations préalables des participants.

• Les employés pourraient également avoir des questions. Nous sommes prêts! • Veuillez communiquer avec le Service à la clientèle au 1 800 267-0215 ou par

courriel à group.csu@empire.ca si vous avez des questions.

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Merci de votre collaboration!

• Nous apprécions que vous preniez le temps de distribuer les nouvelles cartes des garanties et de communiquer les changements à vos employés afin qu’ils bénéficient d’une expérience positive lorsqu’ils vont à la pharmacie.

• Merci!

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