Manuel Setrat

MANUEL DES PROCEDURES,

FICHE D’ENREGISTREMENT ET

FICHES DE POSTE

Créé : Septembre 2013

Mise à jour : Janvier 2015

1

SOMMAIRE

SIGLES ET ACRONYMES ................................................................................................................................ 3

PARTIE I : DESCRIPTION DU MANUEL ....................................................................................................... 4

I. OBJECTTIF DU MANUEL .......................................................................................................................... 4

II. MISE A JOUR DU MANUEL ...................................................................................................................... 4

PARTIE II : ORGANIGRAMME DE SETRAT ................................................................................................ 4

PARTIE III : PROCEDURES DE GESTION ..................................................................................................... 5

PROCEDURE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ............................................................... 6

I. Objet de la procédure ..................................................................................................................................... 6

II. Application de la procédure ........................................................................................................................... 6

III. Liste des opérations ....................................................................................................................................... 6

IV. Description de la procédure ........................................................................................................................... 6

PROCEDURE SYSTEME D’INFORMATION ........................................................................................... 11

I. Objet de la procédure ................................................................................................................................... 12

II. Application de la procédure ......................................................................................................................... 12

III. Description de la procédure ......................................................................................................................... 12



III. Liste des opérations ..................................................................................................................................... 14

IV. Description de la procédure ......................................................................................................................... 14

PROCEDURE SERVICE LOGISTIQUES .................................................................................................. 13

PROCEDURE SERVICE MAINTENANCE ................................................................................................... 15



III. Logigramme maintenance corrective differée ............................................................................................. 17

IV. LOGIGRAMME de maintenance corrective URGENTE ........................................................................... 18

PROCEDURE SERVICE ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS ...................................................... 19



III. Description des opérations ........................................................................................................................... 20

1. ACHATS ..................................................................................................................................................... 20

2. APPROVISIONNEMENT ET STOCK ...................................................................................................... 20

IV. Description de la procédure ......................................................................................................................... 21

1. ACHATS ..................................................................................................................................................... 21

2. APPROVISIONNEMENT ET STOCK ...................................................................................................... 23



FICHES DE POSTE



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PROCEDURE SERVICE QUALITE ............................................................................................................ 25



III. Description des opérations ........................................................................................................................... 26



FICHES DE POSTE



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SIGLES ET ACRONYMES

− D.G : Direction Générale

− D.A.F : Directeur Administratif et Financier

− D.T : Directeur Technique

− R.A.F : Responsable Administratif et Financier

− R.R.H : Responsable Ressources Humaines

− RSI : Responsable Système d’Information

− RQSE : Responsable Qualité Sécurité Environnement

− DG : Directeur Général

− RSI : Responsable Système d’Information

− BS : Bon de sortie

− RI: Rapport d’intervention

− OPL : Ordonnancement Préparation Lancement



FICHES DE POSTE



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PARTIE I : DESCRIPTION DU MANUEL

I. OBJECTTIF DU MANUEL

Le manuel des procédures formalise les principales procédures de gestion du service des ressources

humaines, service Achats, service Logistiques, Service Atelier, Service Enrobé, Service Travaux et

service Appels d’offres. Il a pour objectif de fournir un cadre forme d'exécution des opérations des

différents services.

II. MISE A JOUR DU MANUEL

La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il n'est pas mis jour

régulièrement et Si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son

Efficacité

PARTIE II : ORGANIGRAMME DE SETRAT



FICHES DE POSTE



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PARTIE III : PROCEDURES

DE GESTION



FICHES DE POSTE



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PROCEDURE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

I. Objet de la procédure

La présente procédure est établie dans le but de décrire et organiser le déroulement des activités du

Service Ressources Humaines de SETRAT.

II. Application de la procédure

Cette procédure est applicable service RH de SETRAT

III. Liste des opérations

A- Recrutement

B- Pointage et paie

C- Déroulement des activités du service RH

IV. Description de la procédure

A- Recrutement

1- Réception des candidatures

Les candidatures sont reçues soit :

- par mail du service RH ;

- par dépôt au siège ou à l’atelier ;

- en répondant à une annonce publiée sur le site internet de SETRAT ;

- ou par un responsable SETRAT qui l’avait reçu personnellement.

Ces candidatures sont classées par profil au niveau du service RH.

2- Besoin de recrutement

La demande de recrutement est exprimée par le responsable hiérarchique concerné sur le formulaire

identification des besoins en recrutement FO07-PSS06 tout en précisant le profil du candidat. Cette

demande doit être adressée au Responsable des Ressources Humaines puis validée ensuite par le

Directeur Administratif ou le Directeur Technique selon le profil.

Un nombre de 3 candidats au minimum est fixé comme seuil pour le recrutement pour un poste à

SETRAT.

3- Recrutement sur le chantier

Au démarrage de chaque chantier, les opérateurs se présentent selon leurs profils (maçons, poseurs, chefs

d’équipes…)



FICHES DE POSTE



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Le chef de chantier vérifie les compétences des opérateurs, puis s’il juge que ces opérateurs sont aptes à

être embauchés au chantier il envoie une copie de C.I.N et la copie de la carte de CNSS si elle existe par

mail au service Ressources Humaines à l’adresse [email protected].

Par la suite les contrats sont établis au niveau du service RH et renvoyés au chantier pour signature et

légalisation par l’opérateur concerné. Ces contrat sont accompagnés par des Questionnaires d’Etats

Physiques (FO20-PSS06) de l’ouvrier, ce questionnaire doit être rempli, signé et légalisé par le salarié.

Les contrats et les questionnaires sont enfin archivés au niveau de service Ressources Humaines de

SETRAT.

4- Recrutement des conducteurs d’engins

Un conducteur d’engin expérimenté sera désigné par le Directeur Technique doit assister au recrutement

de chaque nouveau candidat pour le poste de conducteur d’engin, ce candidat effectuera un test afin de

valider ses compétences techniques.

5- Recrutement des techniciens et assistants

Le responsable du service concerné doit passer un premier entretien et/ou test et par la suite décider si le

candidat et apte pour passer un entretien avec le Directeur Administratif ou le Directeur Technique selon

le domaine de compétence.

6- Recrutement des ingénieurs et cadres

Au recrutement d’un cadre administratif, le Directeur Administratif et Financier mène un entretien avec le

candidat, par la suite si l’avis du DAF est favorable la SETRAT procédera au recrutement du candidat.

En cas de recrutement d’un cadre technique, le candidat devra avoir une entrevue avec le Directeur

Technique.

Remarque :

Une grille d’évaluation des cadres (FO19-PSS06) doit être dressée suite à chaque entretien afin de mettre

en évidence les compétences ainsi les limites du candidat concerné.



FICHES DE POSTE



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7- Dossier du personnel

Chaque personne travaillant à SETRAT doit avoir un dossier classé au niveau du service Ressources

Humaines, ce dossier contient :

� Contrat d’embauche ;

� Questionnaires d’Etats Physiques ;

� Déclaration sur l’honneur ;

� Copie de la CIN ;

� Copie de la carte de CNSS ;

� Attestation de RIB ;

� Fiche de congés ;

� Fiche de suivi des Equipements de Protection Individuelle ;

� Dossier médical ;

� Sanctions ;

� Décharge informatique ;

� Décharge responsabilité véhicule ;

� Autorisation de conduite du véhicule de service.

B- Pointage et paie

Pointage :

Le pointage journalier des chantiers se fait chaque jour en matin et après-midi par téléphone. A la fin de

chaque journée, le pointage de tous les chantiers est envoyé par mail au responsable Ressources Humaine.

Chaque quinzaine, des fiches de pointage (FO04-PSS06 et FO05-PSS06) sont signées par les pointeurs et

les chefs des chantiers et envoyées au service Ressources Humaines en format papier ou par mail.

Les heures de clôture de pointage des chantiers sont :

• 9h 00 min le matin ;

• 14h00 l’après midi.

NB : Aucune modification de pointage ne sera tolérée lors du paiement mensuel.

En cas de régularisation de salaire, le chef de projet doit établir et signer un bon indiquant le motif de la

régularisation. Après validation du service RH, la somme sera payée le mois qui suit.

Une tournée d’inspection doit être réalisée au minimum une fois par mois pour vérifier les fraudes de

pointage par le Responsable Qualité Sécurité Environnement et le Responsable Ressources Humaines.



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Paie :

Une situation mensuelle de la paie est établie en se basant sur les pointages journaliers et en vérifiant

l’exactitude de ces pointages en concertation avec les pointeurs et les chefs des chantiers.

Une situation de tous les loyers du personnel de SETRAT affectés aux chantiers devra être établie au

moment de l’établissement de la situation de paie du personnel.

Les loyers du personnel seront payés directement par virement bancaire ou mise à disposition au

propriétaire de local.

Le paiement du personnel des chantiers de SETRAT est réalisé sur site par deux assistants du service RH

à partir du 09 de chaque mois.

Le service RH doit veiller à encourager les ouvriers à ouvrir des comptes bancaires pour alléger la

trésorerie de la SETRAT. Dans le même sens le service doit doter les nouveaux ouvriers par des cartes

bancaires afin de leur permettre d’avoir des virements de salaire.

En concordance avec la politique financière de SETRAT, le service RH doit favoriser le paiement par

virement bancaire pour toutes les nouvelles recrues de l’entreprise.

C- Déroulement des activités du service RH

Déclaration à la CNSS :

La préparation des déclarations du personnel des chantiers à la CNSS se fait en se basant sur leurs

pointages, par la suite un tableau récapitulatif (FO22-PSS06) est envoyé à l’assistant administratif au

niveau du siège de SETRAT pour effectuer la déclaration auprès de la CNSS et ce avant le 05 de chaque

mois.

Pour les cadres de l’entreprise, techniciens, assistants et assimilés la déclaration auprès de la CNSS se fait

directement par l’assistant administratif au niveau du siège avant le 05 de chaque mois.

Dossiers du crédit :

Suite à la convention reliant la SETRAT avec la banque, le service RH fourni les attestations de salaire,

les attestations de travail, les bulletins de paie et les attestations de domiciliation de salaire pour la

personne concernée.

Préparation des contrats d’embauche :

Il existe trois types de contrats d’embauche à préparer :

� Contrat à Durée Indéterminée CDI, pour les ingénieurs, cadres administratifs, techniciens

et assimilés ;



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� Contrat à Durée Déterminée CDD, pour les chefs d’équipes, pointeurs et ouvriers ;

� Contrat à Travail Déterminée, ce type de contrat est prévu également pour les chefs

d’équipes, pointeurs et ouvriers.

Demande de congé :

Une fiche de demande d’absence et de congé (FO15-PSS06) est retirée du service RH puis remplie par

l’intéressée et renvoyé par la suite au service RH, en attente de validation du responsable hiérarchique, du

responsable RH et de la Direction Générale



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PROCEDURE SYSTEME

D’INFORMATION



FICHES DE POSTE



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La présente procédure a pour objet de préciser les activités à tenir pour l’approvisionnement en matériel

informatique ou en ligne téléphonique, Ainsi que préciser les étapes de déclaration et réparation d’une

panne informatique.


Cette procédure s’applique à tous les matériels informatiques et le réseau téléphonique de SETRAT.

III. Description de la procédure

Réception des demandes de matériel informatique ou de ligne téléphonique (FO10-PSS04 Fiche de

recueil des besoins) par le service Achats.

Transfert des demandes par email au service système d’information.

Validation des demandes par la Direction Générale.

Vérifier la disponibilité du matériel en stock, ou consulter l’opérateur téléphonique pour l’ajout d’une

nouvelle ligne au réseau téléphonique de SETRAT.

Si le matériel est disponible établir un bon d’approvisionnement et le transmettre au service Achats.

Réceptionner le matériel ou la ligne téléphonique d’auprès le fournisseur.

Etablir deux copies de décharge contenant les informations relatives aux matériels.

Envoyer le matériel et recevoir une copie de la décharge.

Pour les étapes de déclaration et réparation d’une panne informatique :

A- Etablissement de la demande d’intervention informatique (FO14-PSS05)

B- Envoi de la demande à l’adresse émail : [email protected].

C- Envoi du matériel à l’atelier de SETRAT à Kenitra.

D- Réception du matériel par le technicien de service Système d’Information.

E- Diagnostic de la panne et réparation.

F- Réception du matériel par le demandeur et signature de la fiche d’intervention.

En cas de non accessibilité à la messagerie informatique de SETRAT, la demande d’intervention peut être remplie sur support papier et envoyée à l’atelier de la SETRAT à Kénitra.

La fiche d’intervention indique toutes les opérations effectuées sur le matériel, le demandeur doit signer la fiche d’intervention lors de la réception du matériel réparé et la renvoyer au service système d’information à Kenitra.



FICHES DE POSTE



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PROCEDURE SERVICE

LOGISTIQUES



FICHES DE POSTE



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La présente procédure a pour objet de décrire les activités de service logistique, afin de garantir la

continuité des travaux et éviter tout dysfonctionnement ou arrêt de travaux dans les chantiers SETRAT.


La procédure de Gestion logistique s’applique à tous les engins et véhicules de la SETRAT.

III. Liste des opérations

• Suivre quotidiennement le dispatching du matériel de la société.

• Gérer les chauffeurs des engins, des camions et des véhicules légers.

• Recevoir les rapports d’activité d’engin.

• Classer les rapports et documents.


• Saisir l’affectation des engins et véhicules dans l’application HORIZON CHANTIER-

Module PARC VEHICULES ET ENGINS.

• Coordonner avec le chef d’atelier pour la codification des engins et réaliser la mise à jour

par la suite dans l’application HORIZON CHANTIER- Module PARC VEHICULES ET

ENGINS.

• Suivre les transferts et le mouvement des engins entre chantiers.

• Gérer les chauffeurs et les conducteurs d’engins.

• Les chauffeurs et les conducteurs d’engins se déplacent selon l’ordre de responsable

logistique.

• Le remplacement des chauffeurs ou des conducteurs d’engins doit être autorisé par le

responsable logistique.

• Gérer et contrôler la caisse des chauffeurs et des véhicules légers.

• Recevoir les rapports d’activité d’engin :

• Les rapports d’activité des engins doivent être envoyés au service logistique chaque fin de

semaine pour pouvoir calculer les rendements et prévenir les pannes.



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PROCEDURE SERVICE

MAINTENANCE



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La présente procédure a pour objet de déterminer le processus maintenance du Groupe SETRAT.


Cette procédure s’applique à tout le personnel de la SETRAT.



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III. Logigramme maintenance corrective differée

Acteurs Activités Documents/ Enregistrements

associés

Utilisateur

Chef du Parc

Service OPL

Magasinier

Equipe d’intervention

Equipe d’intervention

Service OPL

Chef du Parc

Demande de travail

Demande de travail

Ordre de travail

Bon de sortie

Bon de travail Rapport d’intervention



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IV. LOGIGRAMME de maintenance corrective URGENTE

Acteurs Activités Documents/ Enregistrements

associés

Service OPL

Magasinier Equipe d’intervention Equipe d’intervention

Service OPL

Chef du Parc

Ordre de travail

Bon de sortie

Bon de travail Rapport d’intervention



FICHES DE POSTE



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PROCEDURE SERVICE ACHATS ET

APPROVISIONNEMENTS



FICHES DE POSTE



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Cette procédure a pour objet de décrire le déroulement des activités de processus Achats ,

approvisionnement afin de pouvoir optimiser et maitriser la relation entre la SETRAT et les fournisseurs.

On y traitera de même le volet de la gestion du stock sur les chantiers.


La présente procédure s’applique à toutes les opérations d’achats et a tous les fournisseurs, ainsi qu’à tous

les chantiers de SETRAT.

III. Description des opérations

1. ACHATS

a. Envoi de la demande d’approvisionnement.

b. Réception des demandes d’approvisionnement par mail.

c. Etablissement d’un bon de commande selon le devis choisi.

d. Suivi et relance de la commande jusqu’à la réception.

e. Réception de la commande.

f. Réception, vérification et validation des factures.

g. Archivage des factures.

h. Négociation des remises avec les fournisseurs et avec les transporteurs.

i. Prospection mensuelle de nouveaux fournisseurs et de nouveaux transporteurs.

j. Etablissement de nouveau compte fournisseur

2. APPROVISIONNEMENT ET STOCK

a. La réception de la fourniture provenant des fournisseurs.

b. Gestion des stocks de la fourniture de l’atelier et des chantiers (y compris les sous-

traitants).

c. Suivi des mouvements des livraisons des marchandises aux chantiers ou reçues par

l’atelier.

d. Etablissement et suivi des cessions de la fourniture.

e. Suivi des consommations de gasoil et de lubrifiant.

f. Classement des rapports et documents.



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1. ACHATS

1.1 Envoi de la demande d’approvisionnement :

a) Remplir le formulaire de demande d’approvisionnement par mail (FO04-PSS02) en spécifiant la date,

le chantier, le demandeur et le destinataire ;

b) Envoi de la demande par messagerie électronique à l’adresse mail [email protected].

NB : Toute autre forme de demande d’approvisionnement ne sera pas prise en compte.

1.2 Réception des demandes d’approvisionnement par mail :

a) L’opérateur Achats distribue les demandes d’approvisionnement selon les destinataires concernés et

assure le suivi de ces demandes ;

b) Les demandes relatives aux produits des chantiers doivent être validées par les chefs de projets en

premier lieu, puis par le Directeur Technique ou par la Direction Générale ;

Exemple : - une commande d’EPI devra être envoyée au responsable QSE.

- une commande de matériel informatique devra être envoyée au responsable SI.

c) Le suivi des commandes aux transporteurs doit être assuré par le responsable logistique.

1.3 Etablissement d’un bon de commande selon le devis choisi :

a) Contact des fournisseurs pour l’établissement des devis, (établissement et mise à jour d’un tableau des

fournisseurs),

b) Réaliser une étude des prix en dressant un tableau comparatif en tenant compte de différents

paramètres (prix, qualité, délai de livraison…).

c) Validation des devis en concertation avec la Direction Générale.

A partir du devis retenu un bon de commande sera établi :

� Indiquer la date de livraison.

� Spécifier le nom du fournisseur.

� Préciser la référence, la désignation, la quantité, le prix des articles.

� Mentionner le chantier de destination.



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1.4 Suivi des livraisons des commandes :

� Faire le suivi des commandes en utilisant le tableau de bord (FO05-PSS02).

� Faire des relances en cas de retard.

� Faire des réclamations en cas de non-conformité et informer le service QSE.

� Cordonner avec le service Logistique et les magasiniers.

1.5 Réception de la commande :

Etablir un bon de réception interne en spécifiant :

� La date de livraison.

� Le nom du fournisseur.

� La référence, la désignation, la quantité, le prix des articles.

� Le visa du transporteur, du fournisseur et du récepteur de la marchandise.

a) Comparaison du bon de livraison du fournisseur avec le bon de réception interne (la référence, la

quantité et le prix).

En cas de non-conformité informer le Service Qualité Sécurité Environnement.

1.6 Vérification et validation des factures :

a) Comparer les prix et les quantités des produits sur la facture avec les prix et les quantités

indiqués sur le bon de livraison (assuré par le service Comptabilité).

b) Régler le problème avec les fournisseurs et avec les transporteurs en cas de factures non conformes

(Prix, quantités…) dans les 24 heures par écrits par le service Comptabilité.

c) Envoyer la facture non conforme, avec des explications par le service Comptabilité à la Direction en cas

de persistance de problème.

a) Signer et cacheter les factures par le service Comptabilité et les envoyer à la Direction Générale.

1.7 Archivage des factures :

Joindre les documents suivants par commande et par fournisseur :

� Demande d’approvisionnement

� Devis

� Bon de commande

� Bon de réception interne

� Bon de livraison fournisseur



FICHES DE POSTE



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� Copie de la facture

1.8 Négociation des remises

- Communiquer aux fournisseurs et aux transporteurs la politique QSE et les principes

fondamentaux de SETRAT.

- Convaincre au moins 02 fournisseurs par mois pour avoir des remises.

1.9 Prospection de nouveaux fournisseurs :

a) Ajouter à la liste au moins 05 nouveaux fournisseurs chaque mois (Avec possibilité d’ouvrir le compte)

b) Prix, qualité et service après vente sont des critères recherchés à chaque prospection.

c) Etablir et mettre à jour un tarif par produit et par matériaux à remette au Service Etude pour les besoin

des Appels d’offre.

1.10 Création de nouveau compte fournisseur

- La création d’un nouveau compte auprès d’un fournisseur doit être validée par le Directeur

Technique ;

- Remplir le formulaire du fournisseur et le viser par le Directeur Technique.

2. APPROVISIONNEMENT ET STOCK

• La réception de la fourniture doit se faire comme suit :

a- Demander le bon de livraison

b- S’assurer de la quantité et des prix affichés sur le tableau de bord des achats

c- Vérification de la fourniture (bon état et bon fonctionnement),

d- Signer et cacheter le bon de livraison.

• Gestion du stock

a- Suivre les entrées, sorties et stocks de la fourniture exploitation de l’atelier et des chantiers.

b- Suivre la fourniture livrée aux sous traitants.

c- Etablir le schéma du magasin et stocker les pièces selon le rayonnage déterminé.

d- Stocker les pièces selon leur typologie.

e- Optimiser toujours le stock. (Méthode ABC ou Loi de PARETO)



FICHES DE POSTE



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• Suivi des mouvements des livraisons des marchandises aux chantiers ou reçues par l’atelier :

• Saisir la réception des commandes des fournitures affichées sur le tableau de bord des achats.

• Les cessions de la SETRAT

a- Etablir les bons des cessions entre atelier et chantiers

b- Suivre les cessions entre les chantiers

• Suivi des consommations de gasoil et de lubrifiant :

Les fiches de consommation de gasoil et de consommation de lubrifiants doivent parvenir du chantier à

la fin de chaque semaine.



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PROCEDURE SERVICE QUALITE



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L’objet de la présente procédure est de décrire le service qualité et détailler les missions qui lui sont

conférées.


La présente procédure s’applique sur tous les chantiers de SETRAT.

III. Description des opérations

• Collecte des documents émanant des chantiers (Pvs Réunions, Pvs Laboratoire, Pvs Attachements,

Pvs Topographiques, Photos, Rapports d'avancement, Décomptes, Correspondances, Bordereaux

d'envois etc)

• Analyse et archivage des données sur l’application « ALFRESCO » pour faciliter l’accès et

préserver les données contre les risques de perte.

• Etablissement des plans de contrôles des travaux de chaque chantier.

• Prise de l’avancement des travaux sur les chantiers en vue de contrôler l’exhaustivité des

documents remis (Pvs de laboratoire, Pvs de réceptions topographiques etc…) par rapport aux

travaux réalisés.

•

• Engager les chefs de projets à anticiper les documents manquants et leurs donner des échéances de

remise et ce pour éviter tout blocage des travaux par le maître d’œuvre en raison du manque d’un

document de qualité.

• Contrôle de la qualité des travaux sur place en faisant des contrôles visuels et des mesures en les

comparants par rapport aux plans et cahier de charge.

• Faire une évaluation des chefs de projets.

Parallèlement aux missions de contrôle de la qualité des travaux, on trouve le contrôle des pointeurs de

chantiers.



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Cette mission se base sur la formation des pointeurs sur les fiches de suivi du matériel, des entrées/sorties

de matériaux et du pointage du personnel des chantiers. Par la suite on fait des contrôles inopinés pour

s’assurer du respect des consignes données, et vérifier le contenu des fiches par rapport à la réalité du

chantier. A la fin on remplit une fiche d’évaluation du pointeur et on l’adresse au service RH pour prendre

les dispositions adéquates.

Manuel Setrat

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