Manuel de passation de service à l'Usage des Maires (PNUD - 1999)

8/6/2019 Manuel de passation de service l'Usage des Maires (PNUD - 1999)

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REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

Tanindrazana - Fahafahana - Fandrosoana

MINISTERE DU BUDGET ET DU DEVELOPPEMENT

DES PROVINCES AUTONOMES

SECRETARIAT GENERAL

DIRECTION GENERALE DU DEVELOPPEMENTDES PROVINCES AUTONOMES

MANUEL DE PASSATION DE SERVICE

l'Usage des Maires

COOPERATION GOUVERNEMENT MALGACHE - PNUD

Gouvernance et Politiques Publiques pour un Dveloppement Humain Durable

Dcembre 1999


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TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION ...................................................................................................................................... 2

PREMIERE PARTIE

PROCESSUS DE LA PASSATION DE SERVICE

I - MAIRES NOUVELLEMENT ELUS (Premier cas) ........................... . ............................. . ................ 4

I.1 - Dfinition de la passation de service . .............................. . .................................................................... 4

I.2 - Utilit de la passation de service . .................................... . .................................................................... 4

I.3 - Effets de la passation de service ....................................... ...................................................................... 5

I.4 - Procdure de la passation de service ................................ ...................................................................... 5

I.5 -,Mthodologie de passation de service .............................. ...................................................................... 5

1.5. 1 - Droulement pratique d'une passation de service ............... ......... .....6

A - Avant la passation de service .................................................... ....................... ................... ............. .... 6

B - Pendant la passation de service .......................................................... ............... ... .......................... .... 6

Nomenclature 1 "VOLET ADUfflSTRATION" ...................................... .................................. ...................... 6

Nomenclature 2 VOLET FINANCES ............................. ....... .. ........................................ .10

Nomenclature 3 "VOLET TECMUQUE et ECONOMQUE ................................................................ ......12

C - Aprs passation de service ............................................................................................................. ..13

1.5.2 - Actions mettre en uvre ds la prise de fonction ..........................13

Il - MAIRES REELUS (Deuxime cas) ..................................................................................... .......... ...... 14

II.1 - Procdure de prise de fonction ............................................................................................. ................ 14

CONCLUSION .......................................................................................................................... ................ 14

Annexe 01 .............................................................. ... ................................................. .................15

DEUXIEME PARTIE

IlI - MODELE DE PASSATION DE SERVICE .................................................. . ..................................16

III.1- Modle procs-verbal de passation de service (Maires nouvellement lus: premier cas.16

Nomenclature 1 VOLET ADMINISTRATION . ....... ............................................................ ..... ........18Nomenclature 2 VOLET FINANCES ...................................... . ............................................................24

Nomenclature 3 VOLET TECEMQUE et ECONONUQUE . .35

III.2 - Modle procs verbal de prise de fonction (Maires rlus deuxime cas) .....................................39

TROISIEME PARTIE

IV - TERMINOLOGIES USUELLES ..................... . .....................................................41


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INTRODUCTION

La politique de dcentralisation opte par la Rpublique de Madagascar, concrtise dans sa Loi

Fondamentale, se manifeste dans la mise en place des Communes depuis 1995 rgies par le principe

de l'autonomie administrative et financire.

Actuellement, un deuxime mandat va tre entam. La Commune possde toujours la mme

structure savoir:

- un organe dlibrant, compos du Conseil Municipal ou Communal.- un organe excutif compos du Maire et de ses adjoints.

On dnombre 1391 Communes Madagascar qui se divisent en Communes Urbaines et en

Communes Rurales.

a) Les Communes Urbaines se repartissent en 3 catgories:

- 01 Commune Urbaine Hors catgorie,- 06 Communes Urbaines 1re catgorie,

- 38 Communes Urbaines 2me

catgorie.Soit en tout : 45 Communes Urbaines

b) Les Communes Rurales se repartissent en 2 catgories :

- 58 Communes Rurales de 1re catgorie,- 1288 Communes Rurales de 2me catgorie,

Soit en tout: 1346 Communes Rurales

Par ailleurs, le Maire exerce trois attributions principales :

- attributions dans le cadre de l'excution des dlibrations du Conseil- attributions par dlgation du pouvoir accorde par le Conseil,- attributions dans le cadre des pouvoirs propres confrs au Maire (pouvoirs spcifiques)

De par ces attributions, force est de constater que le Maire est le Chef de l'Administration

Communale, et partant de cela, le Maire notamment le nouveau lu, a besoin, d'un appui technique,

dont le but est de faciliter au maximum, dans un temps trs court, les connaissances du rouage de la

Commune, afin d'viter les erreurs, et surtout les pertes de temps.

Tel est l'objet du prsent Manuel de Passation de Service lequel permet au Maire entrant et au Maire

sortant de se transmettre le service dans un climat serein et plein d'abngation.


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PREMIERE PARTIE

PROCESSUS DE LA PASSATION DE

SERVICE


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- CONSIDERATIONS GENERALES

Les lections du 14 Novembre 1999, ont donn naissance, la mise en place de deux figures de

Maires :

- les uns, rlus, sont des Maires qui ont dj acquis l'exprience de la gestioncommunale,

- les autres, de nouveaux lus, peuvent tre des nophytes dans la gestion des affairescommunales.

Devant une telle situation qui risquerait de porter atteinte au bon fonctionnement de la

Commune, il y a lieu de prvoir, deux systmes de mode de passation de service, savoir :

1er

cas : pour les Maires nouvellement lus.

2me

cas : pour les Maires rlus.

1 - MAIRES NOUVELLEMENT ELUS (Premier cas).

1.1 - Dfinition de la passation de service.

La passation des services est une pratique administrative par laquelle le Maire sortant

transmet le service de la Commune son successeur.

La dite transmission de service fera l'objet d'un document crit, complet, prcis portant le

nom de procs-verbal de passation de service .

La passation tablie contradictoirement et signe par les deux parties, constate que le serviceavec les documents s'y rapportant, les matriels, les fournitures, les mobiliers, dont on fait l'inventaire

ont t remis ou expliqus au Maire entrant.

1.2 - Utilit de la passation de service.

Cette procdure :

- assure la continuit de service en vitant au Maire entrant les erreurs les plus lourdes parmconnaissances de la situation ainsi que de trop grands ttonnements en dbut de

fonctions,

- met le nouveau Maire au courant de service avec plus de prcision possible,- permet d'informer les Conseillers de la Commune de la situation prvalant au moment de

la passation de service.

Il est donc vivement recommand que les nouveaux lus: les Maires avec les Conseillers

fassent tout d'abord une sance de travail avec les lus sortants avant la passation de service

proprement dite, ceci dans le but d'une part, d'entretenir en permanence des bonnes relations

humaines, tant donn qu'ils habitent la mme Cit, et d'autre part de donner la possibilit aux lus

sortants d'effectuer un bilan succinct de leurs activits.

On n'administre convenablement une Commune que si on la connat bien. Une passation de

service faite avec srieux facilitera la tche du Maire entrant dans la mesure o elle lui permettra de

connatre rapidement et dans les lignes essentielles la Commune dont elle aura dsormais la charged'assurer son fonctionnement, son dveloppement, et juste titre, sa vitalit par rapport aux autres

Communes de Madagascar,


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I.3 - Effets de la passation de service.

La passation de service dcharge du mme coup le Maire sortant de ses responsabilits en

fixant la date o celles ci prennent fin.

La responsabilit du Maire entrant ne sera engage qu' compter de la date de signature de

procs-verbal de passation de service.

A cet effet aucune situation ne devrait porter entrave la dite passation du fait que le Maire

entrant peut saisir tout moment les instances comptentes ou le cas chant, demander un Audit

interne si au cours de son mandat, il dvoile des anomalies lesquelles se sont passes dans le cadre

de la gestion de son prdcesseur.

I.4 - Procdure de la passation de service

Le procs-verbal de passation de service doit tre tabli au moins en cinq exemplaires dont :

- un exemplaire pour le Maire entrant,- un. exemplaire pour le Maire sortant,- un exemplaire pour le Ministre charg du Dveloppement des provinces autonomes

(Direction Gnrale du Dveloppement des provinces autonomes,

- un exemplaire pour le Reprsentant de l'Etat territorialement comptent,- un exemplaire pour les archives de la Communes.

Chaque exemplaire du procs-verbal de passation de service doit tre inexorablement sign

par le Maire entrant et le Maire sortant et chaque feuillet doit tre galement parapher par leurs

soins.

Par ailleurs, comme aucun texte lgislatif ou rglementaire ne prescrit la forme de

l'organisation interne d'une Mairie, et cela ne serait du reste gure possible vu les diffrences qui

existent entre une grande, une moyenne ou une petite Commune, et de - facto l'organigramme varie

d'une Commune une autre. Toutefois il est noter que chaque service communal a ses agents

responsables : Directeurs, Chefs de service, Chefs de division, Chefs de section. ..

Chaque responsable communal doit ainsi apposer obligatoirement sa signature sur chacun de

volet du document de passation de service, et ce en ce qui le concerne (cf : Appendice pour chaque

volet de passation de service)

Du reste, chaque Commune a galement toute latitude de joindre en annexe du Procs-verbal

de passation de service-mre la situation spcifique chaque catgorie des Communes.

I.5 - Mthodologie de passation de service

Il est remarquer de prime bord que les Communes sont administres selon le principe

d'autonomie administrative et financire dans le respect des rgles dictes par les textes en vigueur

surtout le territoire.

Ainsi il s'avre alors que le nouveau Maire puisse prendre connaissance de l'existant traversles diffrents services mis en place par son prdcesseur, lesquels refltent les moyens sa

disposition et les tches effectues.


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Ces dispositions doivent tre confortes par une approche thmatique mettant en exergue les

lments de gestion affrents la Commune, prsenter de manire exhaustive travers les grands

volets suivants :

- premier volet administration ,- deuxime volet finances ,

- troisime volet techniques et conomiques ,

Aussi conviendrait-il d'aider le Maire faire face aux difficults qu'il va prouver dans sa

fonction, faute d'une formation administrative et technique suffisante. La mthodologie de passation

de service ci-dessous trace n'est nullement un ordre mais il s'agit d'un simple conseil utile voire

mme un avis, afin de prvenir les erreurs.

1.5.1 - Droulement pratique d'une passation de service

Examinons dans la pratique quelles sont les actions que le Maire entrant peut entreprendre

avant, pendant, aprs, la passation de service.

A - Avant la passation de service

a) avoir en main en premier lieu, l'Arrt de la Haute Cour Constitutionnelle dclarant lu le Maire

pour sa Commune, (ou toute autre pice en tenant lieu)

b) prendre contact avec l'ancien Maire pour s'enqurir des problmes particuliers et des questions

pendantes concernant la Commune tout en lui demandant la date laquelle les documents pour

la passation de service seront prts. A cet gard, il est souhaitable que le Maire sortant ne

doit pas considrer le Maire entrant comme un adversaire mais bien au contraire, un lu qui vient

de bnficier la confiance de la population. Son aide reste toujours prcieuse et ce pour l'intrtde la Commune.

c) l'ancien Maire doit ordonner galement tous ses Chefs de service de prparer les documents

relatifs la passation de service en tenant compte du modle inclus dans le prsent Manuel de

passation de service, o le cas chant d'y joindre en annexe les dossiers spcifiques chaque

Commune.

Un dlai de huit jours (8) est ncessaire pour prparer ces documents.

d) les agents communaux responsables doivent sans dsemparer faciliter la prsentation des dossiers

ou autres aux deux parties concernes (Maire entrant et Maire sortant) lors de la passation

contradictoire de service.

Il est rappel que le responsable de chaque rubrique porte dans le procs-verbal de passation de

service doit apposer sa signature sur la partie rserve cet effet et le concernant.

B - Pendant la passation de service

Le Maire entrant et le Maire sortant doivent tre obligatoirement prsents au moment de la

passation de service. Chacune des deux parties peut tre assiste par un ou deux de son staff ou

de ses collaborateurs sans que ces derniers puissent s'immiscer ouvertement dans le droulement depassation de service. La passation proprement dite peut commencer sur un des Volet , selon leur

convenance. A titre d'exemple, commenons par le Volet Administration


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NOMENCLATURE 1 VOLET ADMINISTRATION

Le Volet Administration concerne les affaires administratives et les affaires gnrales de

la Commune. A ce sujet :

- suivre la prsentation des rubriques dans le modle de passation de service

1.1- Textes lgislatifs ou rglementaires rgissant les collectivits territoriales dcentralises- se faire prsenter la fascicule ou les journaux officiels, ou les copies de textes ci-aprs.

1. 1. 1 - lois notamment :

- loi N' 93 -005 du 26 janvier 1994- loi N' 94 - 039 du 3 Janvier 1995- loi N' 94 - 001 du 26 avril 1995- loi N' 94 - 006 du 26 Avril 1995- loi N' 94 - 007 du 26 Avril 1995- loi N' 94 - 008 du 26 Avril 1995- loi N' 94 - 009 du 26 Avril 1995- loi N' 94 - 010 du 26 Avril 1995- loi N` 95 - 005 du 17 Mai 1995

1.1.2 - Dcrets notamment :

N 95 - 381du 26 mai 1995

N 95 - 170 du 06 Mars 1995

N 96 - 898 du 25 sept 1996

1.2Instructions permanentes. Les instructions permanentes sont des instructions que les

collectivits territoriales dcentralises doivent mettre en uvre dans l'exercice de leursattributions. La mthode consiste :

- classer les instructions et les circulaires anne par anne.- se faire prsenter le classement des instructions permanentes.

1. 3 -Journal officiel

- s'assurer de la conservation soigneuse des journaux officiels. Ceux des annes en coursdoivent tre classs chronologiquement dans une chemise.

1.4 - Registres Administratifs

1.4.1 - Conseil Municipal ou Communal

Les registres administratifs devant tre tenus par le Conseil Municipal ou Communal sont :

- registre des procs-verbaux de sances- registre des dlibrations- registre des P.V. de commissions- registre de conciliation

- rglement intrieur(cf articles 24-29-128 de la loi N'94-008 du 26 Avril 95)


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Il s'agit tout simplement d'un constat faire par le Maire entrant titre d'information vu que

la passation de ces documents se passent entre le Prsident du Conseil municipal ou communal

entrant, et le Prsident du Conseil municipal ou communal sortant.

1.4.2.-Actes du Maire

Les registres devant tre tenus par le Maire sont :

- registre des arrts et dcisions (cf art.69 de la loi N94-008 du 26 Avril 95)- registre des dpts de signature (cf art.82 de la loi N'94-008 du 26 Avril 95)- registre d'tat civil ( naissance, mariage, dcs .... ) (cf art. 79 de la loi N'94008) et

(loi N'66-017 du 05-07-66)

- registre des jugements suppltifs (cf art.69 de la loi N61-025 du 09-10-6 1)- registre des actes de notorit etc cf art.65 de la loi N'61-025 du 09-10-61)

- vrifier avec minutie si les actes des jours antrieurs n'ont pas t signs par lesResponsables ou les concerns. Dans la ngative faire mention au procs-verbal de

passation de service.

Arrter ces registres la date de la passation de service en tenant compte du dernier numro

inscrit.

1.4.3 - Courriers

Les courriers sont les correspondances reues journalire ment par la Commune.

- il y a les courriers Arrive - il y a les courriers Dpart

- s'enqurir ventuellement des renseignements fournis par le Secrtariat

1.4.4 - Documentation

Les documents peuvent tre :

- des fascicules, des brochures- des textes et des circulaires- des correspondances diverses

Entrent dans cette rubrique, les lments qui ne font pas partie des textes rgissant les

collectivits territoriales dcentralises.

1.4.5 - Divers

Arrter le registre des autorisations des exhumations et des reinhumations

- faire montrer les Monographies de la Commune (s'il y en a)- arrter le registre des fourrires


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1. 5 - Organisation des services

Btiments: visiter le btiment Htel de Ville, Mairie, (cf art.5 de la loi N'94-008 du 26 Avril

1995) - drapeau national doit flotter tous les jours devant la Mairie.

Affectation et amnagement des bureaux : visiter tous les bureaux des services communaux,

ceci permet dj au Maire entrant d'avoir une ide sur l'organisation ventuelle faire (en prendrenote)

Organigramme de la Commune

Structure des services

Inventaire des tches

1. 5. 1 - Correspondances diverses

A bien vrifier pour la continuit des services publics

- Affaire en cours: ce sont les courriers qui doivent tre traits de jour en jour mettre dansune chemise)

- Affaire en instance: ce sont les courriers qui ne sont pas encore traits soit par manque

d'lments de rponses soit pour tudes faire.

Le Maire sortant doit donner des prcisions sur ces affaires en instance ( mentionner dans le PV

de passation)

- Affaire classes : mettre dans les archives

- Confidentiels - Secrets et Affaires rserves demander minutieusement au Mairesortant le classement de ce dossier

- Imprims divers : prendre connaissance. Ils doivent tre classs part, par catgorie, etnon mlangs aux autres documents

- s'assurer de leur classement

1.5.2 -Archives

Elles comprennent :

- les registres puiss- les instructions primes- les correspondances des annes antrieures

Leur classement dpend de chaque commune mais s'assurer d'avantage que les archives existent

(en prendre note)

1.6 - Personnel

- s'assurer que le tableau relatif aux personnels est bien rempli

N.B. Documents devant tre remis au pralable

par le Maire sortant son successeur


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1.7 - Divers

1.7. 1- Listes lectorales : vrifier si les extraits des listes lectorales sont bien classes en vue des

lections futures (en prendre note s'il y a anomalies constates. Attributions prvues par le dcret

N'96-898 du 26 Septembre 1996)

1.7.2 - Lutte contre l'incendie, il s'agt des services dits pompiers - s'assurer de l'tablissement correcte du modle de passation et se faire visiter la Caserne des

pompiers avec leurs matriels.

1.7.3 -BureauMunicipal d'Hygine (BMH) (cf. art. 15 de la loi N'94-007 du 26-04-95)

Il s'agit d'un service municipal dont l'importance et le dveloppement le rendent ncessaire pour que

les mesures sanitaires soient correctement assures.

- s'assurer de l'tablissement du modle de passation de service- se faire visiter le service du BMH (en prendre note)

1.7.4 - Fiches des conscrits

- s'assurer de la tenue des fiches des conscrits (cf. dcret N'96-998 du 25-0995)

1.7.5 - Bureau Municipal d' Assistance Sociale (BAS) (cf. art. 15 de la loi N'94-007 du 26-04-95)

Il s'agit d'un tablissement communal dot de la personnalit morale et de l'autonomie

financire c'est--dire que ce service d'intrt communal a sa propre administration et son propre

budget.

Son rle est de repartir les secours et d'une manire gnrale d'effectuer toutes dpensesd'aide sociale individuelle. Le BAS est gr par une commission administrative prside par le Maire.

Vrifier la situation de vivre tenue en stock et s'assurer de l'tablissement correct du modle

de passation


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Nomenclature 2 - VOLET FINANCES

Le Volet Finances concerne toutes les questions ayant trait aux finances de la Commune

2.1 - Documents budgtaires (cf. art,35 de la loi N'94-008 du 26 Avril 1995)

2. 1.1 - Budgets et comptes- s'assurer si les budgets et comptes sont bien conservs- vrifier l'tablissement correct du Tableau remplir

2.1.2 - Registres et bons de commandes

- se faire prsenter les registres comptables et les bons de commandes- Arrter les registres et bons de commande la date de la passation (voir infra)

2.1.3 - Quittanciers et chquiers

- se faire prsenter les quittanciers et les chquiers

- arrter les quittanciers et les chquiers au dernier numro ayant t utilis (voir infra)

2.2 - Pices comptables

- s'assurer de la tenue correcte de pices comptables, classes chronologiquement et parmois

2. 3 -Excution budgtaire (cf. art. 75 de la loi N'94-008 du 26 Avril 1995)

- se faire prsenter les valeurs fiduciaires : tickets. ..- arrter le carnet de comptes courants des valeurs fiduciaires (voir infra)

2.4 - Excution Budget 1999

(cf. loi 95-005 du 17 Mai 1995)

(cf. arrt N'3738/96/MBFP/SG du 14 Juin 1996)

(cf. arrt N'3739/96/MBFP/SG du 14 Juin 1996)

(cf. art.75 de la loi N'94-008 du 26 Avril 1995)

- s'assurer de l'tablissement correct du tableau- se faire prsenter la situation des fonds libres (dcomposition en prsence du Maire

sortant et entrant)- demander le dernier relev du compte CCP ou banque

La situation doit tre signe par le receveur ou Percepteur ou Trsorier de la Commune et

vise par le Maire entrant et sortant (en prendre note)

- demander un certificat de position de compte (des avoirs) au CCP ou la banque selon lecas, et la date de la passation de service. S'il y a retard faire mention au procs-verbal.

- Faire remplir soigneusement le tableau


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2.5 - Tableau des emprunts

- s'assurer de l'tablissement correct du tableau- faire figurer 'la liste des dossiers affrents aux emprunts dans le PV de passation de

service

(cf. art.73 de la loi N'94-008 dit 26 Avril 1995)

2.6 - Relevdes dettes et factures non payes

Les colonnes justification doivent tre claires et nettes. ( tat viser par le maire entrant

et sortant) . Les factures y affrentes doivent tre prsentes aux deux parties concernes (en

prendre note)

2.7- Comptabilit des matires (cf. art.72 de la loi N94-008 du 26 Avril 1995 et Instructions

gnrales de l'anne 1955 sur la comptabilit - matires)

Il s'agit d'une comptabilit qui sert comptabiliser toutes les matires de la Commune dont la

valeur unitaire c'est dire la valeur de chaque objets pris individuellement est suprieur 5,000 FMG

(cinq milles francs malagasy) Elle comprend

- la comptabilit du matriel en service- les comptabilits administratives des matires- la comptabilit des travaux

2.7.1 Mouvement du matriel

- classer ordre d'entre par anne

- classer ordre de sortie par anne- classer P.V. de condamnation par anne

2.7.2 - Registre

se faire prsenter les registres ci-dessous :

- livre journal- grand livre- tat apprciatif des entres et sorties

Le dpositaire comptable en est le premier responsable

- arrter le livre journal- grand livre et tat apprciatif (voir infra)

2.7.3 - Se faire prsenter les matires portes sur les tableaux suivants (et en prendre note)

2.7.3.1 - Inventaire des machines de bureau

2.7.3.2 - Inventaire des mobiliers de logement

2.7.3.3 - Inventaire des matriels de bureau

2.7.3.4 - Inventaire des matriels de logement

2.7.3.5 - Inventaire des matriels roulants

2.7.3. 6 - Inventaire des gros matriel

2.7.3.7 - Inventaire des outillages (atelier, magasin, autres...)- s'assurer que les tableaux sont tablis correctement


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2.8 - Comptabilitadministrative (cfart. 72 de la loi N'94-008 du 26 Avril 1995)

- vrifier physiquement la situation des stocks des matriaux (ciment...)

2.9 - Comptabilit des immeubles (cf art.72 de la loi N'94-008 du 26 Avril 1995) Les sommiers

terrains communaux et les sommiers btiments sont arrts par le Maire entrant et le Maire sortant,

aux dernires pages utilises (voir infra) Le responsable du service concern appose obligatoirementsa signature


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NOMENCLATURE 3 - VOLET TECHNIQUE ET ECONOMIQUE

3.1 - INVENTAIRE DU DOMAINE PUBLIC COARvIUN.4L (cf art. 72 de la loi N'94-008 du 26

Avril 1995)

3. 1.1 - Voies communales et rseaux diversFaire complter les renseignements avec prcision

3.1.2 - Btiments communaux

Faire complter le tableau et se faire visiter les btiments communaux (en prendre

note)

3.1.3 - Infrastructure sportives

Faire complter le tableau et se faire visiter les infrastructures sportives (en

prendre note)

3.1.4 - Infrastructures culturelles

Faire complter le tableau et se faire visiter les infrastructures culturelles (en

prendre note)

3.1.5 - Infrastructures conomiques

Faire complter le tableau et se faire visiter les infrastructures conomiques (en

prendre note)

3.1.6 - Espaces verts jardins publics

Faire complter le tableau

3.1.7 - 1nfirastructure sociale

Faire complter le tableau et se faire visiter les infrastructures sociales

3.2 - DIVERSES

complter le cas chant

Remarques importantes: La formulation des arrtages des registres ou des chquiers est la

Suivante:

Registre : Arrt le prsent registre la page ........ x .... incluse

Le Maire entrant Le Maire sortant

(signature) (signature)

Chquiers : Arrt le prsent chquier au chque N' ...... ............... y inclus

Le Maire entrant Le Maire sortant(signature) (signature)


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C) Aprs la passation de service

Une fois, la passation de service effectue (textes, documents, registres, visites des lieux,

visites des infrastructures, etc ... )

- vrifier sur les documents de passation de service si le responsable de chaque rubrique de la

passation a appos sa signature, au tableau rserv cet effet.- Maire entrant et sortant doivent coter et parapher chaque feuillet du document de passation- mettre la signature des deux parties concernes au bas de la page procs-verbal de

passation de service

- remettre un (1) exemplaire au Maire sortant- remettre un (1) exemplaire au Maire entrant.- donner les trois (3) exemplaires restants au secrtariat dont un (1) exemplaire transmettre

au Ministre de dveloppement des Provinces autonomes et un (1) exemplaire pour les

archives et un (1) exemplaire au Reprsentant de l'Etat territorialement comptent.

- rcapituler les notes qu'on avait prises au cours de la passation et tablir un rapportcirconstanci en la matire au Ministre charg du dveloppement des Provinces

autonomes, en donnant ses observations et ses suggestions dans le cadre de la passation de

service, qui vient d'tre effectue.

1.5.2 - Actions mettre en uvre ds la prise de fonction

- prparer l'organigramme en se basant sur ce qu'on a vu, ce qu'on a entendu, sur ce qu'on

projette. (cf. art.75 de la loi N'94-008 du 26 Avril 1995)

A cet effet, le Maire doit s'entourer des avis de ses techniciens, avant de fixer l'organigramme de la

Commune, et notamment sur les points suivants :

- structures des services- inventaire des tches

- rpartition du personnel entre les diffrents services et bureaux

- affectation et amnagements des bureaux

En somme, la rpartition des services en dpartements simples et logiques s'avre ncessaire, de

manire ce que le domaine de chacun d'eux, soit clairement tabli.

- demander au Reprsentant de l'Etat territorialement comptent de runir le Conseil (si ce

n'est dj fait)- prsenter l'organigramme l'approbation du Conseil.

Une fois l'organigramme adopt par le Conseil

- procder la nomination des adjoints au Maire, savoir :

prendre une dcision fixant le nombre des membres du bureau excutif (cf article 51

de la loi 94-008 du 26/l/95)

nommer les membres du bureau excutif parmi les responsables des services publicscres et financs par la collectivit elle-mme ou mis sa disposition par l'Etat. On


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entend par Responsable le Directeur, le Chef de service de la Commune. (cf. art.

50 de la loi N'94-008 du 26 Avril 1995)

- faire lire par les membres du bureau excutif un ou plusieurs Adjoints au Maire, et tablir

le procs-verbal y affrent. (cf. art.53 de la loi 94-008 du 26 Avril 1995)

Toutefois pour une bonne gouvernance il faudrait que :

- le nombre des Adjoints soit fonction de la taille de la Commune

- soit galement fonction de sa capacit budgtaire.

A titre d'exemple : les Adjoints au Maire pour une Commune Urbaine ne saurait dpasser le nombre

de CINQ.

- les Adjoints au Maire pour une Commune Rurale, ne saurait dpasser le nombre de DEUX

II - MAMES REELUS (Deuxime cas)

II 1 - Procdure de prise de fonction

Si le Maire est rlu, la procdure de passation de service est transforme en un inventaire

des existants aussi bien dans le Volet Administration , dans le Volet FINANCES que dans le

Volet Techniques et Economies . A cet gard, les rubriques dans chacun des volets, doivent tre

remplies soigneusement et feront l'objet d'un procs-verbal unique, conformment au modle donn

dans le premier cas .

B - CONCLUSIONS

Eu gard la tche aussi multiple que varie qui incombe aux lus communaux le prsent

Manuel de passation de service permettra aux Maires quel que soit leur niveau intellectuel ou leur

capacit d'assimilation, de se familiariser avec le maximum de rapidit, aux arcanes administratives,

financires, et techniques, qu'ils vont rencontrer dans leurs attributions quotidiennes.


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17

ANNEXE 01

Commune Urbaine d'Antananarivo

Situation par Mairie d'Arrondissement

Mairie du . ARRONDISSEMENT

(cf loi N094-009 du 26 Avril 1995)

1 -Dmographie

- nombre de population par Fokontany

2 - Etat des btiments et inventaire du matriel

3 - Enumrations de tous les registres d'tat civil en cours

4 - Enumrations de tous les registres d'tat civil antrieurs

- anne par anne, avec leur tat de. conservation

5 - Tableau du personnel par service

(Nom prnom - Matricule - Cadre - Budget employeur - observation)

6 - Etat de situation des matriels roulants

7 - Situation financire

au cours de l'anne jusqu' la date de passation de service

- Recettes effectues ( ou versements perus)

- Dpenses effectues- Fonds libres

prsente par

Le Dlgu du Mairie

du

.................................. Arrondissement

Vu vuLe Maire sortant Le Maire entrant


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DEUXIEME PARTIE

MODELE DE PASSATION DE SERVICE

(Maire nouvellement lu - Premier cas)

REMARQUES IMPORTANTES : Chaque Commune s'inspirera mutatis mutandis du prsent

modle de passation de service


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REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA

Tanindrazana - Fahafahana - Fandrosoana

Faritany de ................. .......................................................

Fivondronampokontany de .............................................

Commune Urbaine (1) de .................................................

Commune Rurale (1) de .......................................

PROCES-VERBAL

de

PASSATION de SERVICE

L'an mil neuf cent quatre-vingt dix neuf, et le .......................

ENTRE,

Monsieur .......................................... ....................... Maire de la Commune

Urbaine/Rurale (1) de ..................................................... .......................sortant

et

Monsieur ........................................................... Maire de la Commune

Urbaine/Rurale (1) de ...................................................................... dclar lu en vertu de

l'Arrt No ................. HCC du ........................................................ de la Haute Cour

Constitutionnelle, entrant

a t effectu la passation de service de la Commune Urbaine/Rurale (1) de

................................... conformment, aux dispositions contenus dans le prsent procs-verbal

comportant trois parties dment certifies par les responsables de chaque service dont,

Premier Volet: Administration

Deuxime Volet: Finances

Troisime Volet: Techniques et Economiques .

A .............................. , le ....................................

Le Maire sortant Le Maire entrant

R R

(1) Rayer les mentions inutiles


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20

Nomenclature 1

"VOLET ADMINISTRATION"


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21

1. 1 - TEXTES LEGISLATIFS OU REGLEMENTAIRES REGISSANT LES COLLECTIWTESTERRITORIALES DECENTRALISEES

No Nature Objet Date Observations

1 Lois

2 Dcrets

3 Arrts

1.2- INSTRUCTIONS PERMANENTES

Nature Objet Rfrence Observations

Circulaires

Notes

1.3- JOURNAL OFFICIEL

Date Observations

1.4 - REGISTR S ADMINISTRATIFS

1.4.1) Conseiller municipal / communal

Nature Annes Etat Observations

Registres des P.V. des sances

Registres des dlibrations

Registres des P.V. des Commissions

Rglement intrieur

Registres de conciliation

1.4.2 - Actes du Maire ou des Dlgus du Maire par arrondissement (1)

Nature Annes Etat Observations

Registres des arrts etDcision

Registres de dpt et de

Lgalisation de signatures

cf annexe N'l Mairie

d'arrondissement (1)

Registres Etat Civil

1 - Naissance

2 - Dcs

3 - Mariages

4 - Reconstitution et

rdification des actes

5 - Jugement suppltifs

6 - Acte de notorit7 - Acte d'adoption,. de

rejet, et changement de nom


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22

1.4.3 - Courriers

Nature Nombre Observations

Cahiers d'enregistrement de courrier

l'arriv

Minutier ou Chrono pour le courrier auDpart

Cahiers de transmission

Cahiers des recommands

1.4.4 - Documentations

Nature Annes Observations

Rpertoire et classeur des circulaires

Recueils des textes constitutionnels

Lgislatifs et rglementaires - DinaFichier des textes

1.4.5 - Divers

Nature Objet ou annes Observations

Registre des autorisations d'exhumation et

Reinhumation (1)

Monographie

Registre de fourrire

1.5 - ORGANISATION DES SERVICES

- Btiments

- affectation et amnagement des bureaux

- Organigramme de l Commune (cf dlibration No ........................................du

- Structure des services

- Inventaire des tchesN.B : Rayer les mentions inutiles

1.5.1 - Correspondances diverses de l'anne en cours

Nature Objet ObservationsAffaires en cours

Affaires en instance

Affaires classes

Confidentiels

Imprims divers

1.5.2 - Archives

Inventaires des archives par anne, par nature ou objet


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23

1.6 - PERSONNEL

No

d'ordre

Service Nom et

Prnom

Catgorie Cadre Matricule Attributions

1.7 - DIVERS

1.7.1 - Extrait des

listes lectorale de ...........................

1.7.2 - Fiches ou cahiers de recensement de la Population

de .................................................................... ................ ..............................

1.7.3 - Lutte contre l'incendie (1)

1 - Personnel

2 - Matriel mise en service

camion citerne ....................................................Nombre ........... Etat

........................................................................................

1.7.4 Bureau Municipal d'hygine (BMH) (1)

1- Btiment2- Personnels

3- Matriels mise en service

1.7.5 Fiches des conscrits

- Anne par anne- En cours 1999

1.7.6. Bureau d'Assistance Sociale (BAS) (1)- Btiment- Personnel

- Situation des vivres- Divers

N.B rayer les mentions inutiles


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24

Appendice

du VOLET ADMESTRATION

du procs-verbal de passation de service

Nous soussigns, certifions les renseignements contenus dans le VOLET

ADMINISTRATION.................. ........ du prsent procs-verbal, et relevant de nos attributions

Respectives

NOM ET

PRENOMS

TITRE OU FONCTION SIGNATURE Titres ou rubriques sur

lesquels l'intress la

charge

Fait le


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Nomenclature 2

VOLET FINANCES


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26

2.1 - DOCUMENTS BUDGETAIRES

2.1.1 : Budgets et comptes

Nature Anne d'tablissement Observations

Budgets primitifs (1)

Budgets additionnels (1)Comptes administratifs (1)

Comptes financiers (1)

2.1.2 : Registres et bons de commandes

Nature Annes Observations

- Registres des dpenses

Engages

- Registres de liquidation

- Registres de l'ordonnancement- Livre journal (1)

- Bons de commande

2.1.3 :Quittanciers et chques

Nature N de srie Observations

- Quittanciers souche

- Carnets de chques C.C.P.

- Carnet de chques bancaire

- Carnet de compte courant

Des valeurs financiers

2.2 - PIECES COMPTABLES

2.2.1 - Pices des recettes (ordre des recettes 1999)

N de titres

des

recettes

Date de

l'mission

Nature du

produit et nom

du dbiteur

Imputation

budgtaire

Montant total

des recettes

effectuer

Observations

N-B : rayer les mentions inutiles


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27

2.3 - VALEURS FIDUCIAIRES

Situation de valeurs fiduciaires la date de passation de service du .............

Dsignation des

valeurs

Existant la date

du ...

Valeur unitaire des

Tickets

Valeur total des

tickets

Observations

Tickets des Marchs

Tickets bains douches

2.4 - EXECUTION BUDGET 1999

2.4.1 - Recettes

2.4.1.1 - Situation des recettes au comptant la date du .............................................

NATURE MONTANT

RECOUVREMENTS

OBSERVATIONS

2.4.1.2 - Situation des recettes sur rle ... la date du .......................................

NATURE MONTANT PRISE

EN CHARGE

MONTANT

RECOUVREMENT

RESTE A

RECOUVRER

TOTAL

2.4.1.3.- Situation des recettes sur ordres la date du...

N titres derecette

Dated'mission

Nature duproduit et

nom du

dbiteur

Montantprise en

charge

Montantrecouvrements

Reste recouvrer

Observations

TOTAL


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28

2.4.2 - Dpenses

2.4.2.1 - Situation des engagements- liquidations - ordonnancement et paiement des dpenses la

date du ..

(Communes urbaines et Communes rurales)

Rfrence -Budgtaire

Nomenclatures budgtaire

Inscriptionsbudgtaires

CrditsOuverts

DpensesEngages

Liquidationseffectues

Dpensesordonnances

Crditsdisponibles

l'engagement

Restes payer

(6-8)

Chap. Art

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

N.B: Situation tablir par le Maire sortant ordonnateur du budget

2.4.2.2 - Situation des restes payer la date du .............................

(Communes urbaines et Communes rurales premire catgorie)

Rfrence

Budgtaire

Nomenclature Montant des

restes payer

Justifications dtailles et prcises des

motifs de non-paiement et indications

particulires chaque cas

Chap. Art.

NB : Situation tablir par le Receveur ou Trsorier municipal ou Percepteur de la commune


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29

2.4.3 - Situation des fonds libres de la commune(Communes Urbaines et Communes Rurales le' catgorie)

Objet Section Ordinaire Section extraordinaire Total

A. Recettes1 - Report de l'excdent de

recettes de la gestion

prcdente au 1er Janvier

de l'anne

2- Recettes effectues du 1er

Janvier 1999 la date

de passation de service

3- Sous total

B.Dpenses

4- Dpenses du 1er Janvier1999 la date de la

passation de service

5- Sous total

6- FONDS LEBRES

(3-5)

TOTAL

N.13 : Situation tablir par le Receveur ou le Percepteur de la commune

2.4.4- Situation des fonds libres de la commune(Communes Rurales 2me catgorie)

Nature Caisse CCP Banque

1 - Report de l'excdent des

Recettes de la gestion

Prcdente au ler janvier de

L'anne

2 - Recettes effectues la

Date du 1er Janvier jusqu' la

Date de passation de servicedu .........

3 - Sous total

4 - Dpenses effectues la

Date du 1 er Janvier jusqu' la

Date de passation de service

du ...............

5 - Sous total

Fonds libres la date de la

Passation de service

(3-5)

NB. Situation tablir par le Trsorier communal, et viser par le Maire entrant et le Maire sortant.


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30

2.5 - TABLEAU DES EMPRUNTS

Nature des

Emprunts

Montant Dure Amortissement Reste

rembourser

N-B : Ajoindre le contrat ou autres picesen tenant lieu

2.6 - RELEVE DES DETTES ET FACTURES NON PAYEES

No

d'ordre

Objet Date Montant Nom du Crancier Justifications

Total

(A joindre les factures ou autres pices en tenant lieu)

2.7 - COMPTABIILITE DES MATIERES

2.7.1 - Comptabilit du matriel en service

2.7. 1.1 - Mouvements du matriel-ordre d'entre

-ordre de sortie

-P.V de condamnation

2.7.1.2 - Registres

- livre journal

- grand livre

- tat apprciatif des entres et sorties

2.7.2 Inventaires des mobiliers de bureau

Nature Marque Nombre Etat Utilisateur


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31

2.7.3 Inventaire de mobiliers de logement

Nature Marque Nombre Etat Utilisateurs

2.7.4. Inventaires de matriels de bureau

Nature Marque Nombre Etat Utilisateur Observations

2.7.5 - Inventaire des matriels de logement

Nature Marque Nombre Etat Utilisateur Observations

2.7. 6 - Inventaire des matriels roulants

Nature Marque Immatriculation Etat Utilisateur ou

lieu de parcage

Observations

-Vhicule de liaison

-camions

-Citernes vidange

-Camions d'assainissement

2.7.7 - Inventaire des Ups matriels

Nature Marque Immatriculation Etat Utilisateur ou

lieu de

parcage

Observations

- engins

- bulls


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32

2.7.8 - Inventaire des outillages (atelier, magasin, autres)

Nature Marque Nombre Observations

2.8. COMPTABILITE ADMINISTRATIVE

2.8.1 Inventaire des petits matriels


2.8.2. Inventaire des matriaux


2.8.3 Inventaire des fournitures de bureau



34/44

33

2.9 - COMPTABILITE DES IMMEUBLES COMMUNAUX

Les immeubles communaux sont constitus par des terrains nus ou btis et par des btiments.

2.9.1 - Terrains communaux

Sommiers des terrains communaux

N 0 Nom du

terrain d'aprs

le titre

N' du titre de

Proprit

Emplacement

(rue ou place)

Superficie Utilisation

actuelle

Observations


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34

2.9.2 - Btiments communaux

Sommiers des Btiments communaux

N Titre de proprit sur

lequel est construit lebtiment

Nom du

terrain

Numro du

titre

Dsignation

du btiment(Htel de

ville, bureau,

logement

Surface Nombre de

Pices

Affectation

Actuelle

Observations


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35

Appendice

du Volet FINANCES


Nous soussigns, certifions les renseignements contenus dans le VOLET FINANCES

du prsent procs-verbal, et relevant de nos attributions respectives

NOM ET

PRENOMS .

TITRE OU

FONCTION

SIGNATURE Titres ou rubriques sur

lesquels l'intress la

charge

Fait ..................................................le .


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36

Nomenclature 3.

VOLET TECHNIQUE et ECONOMIQUE


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3.1 - INVENTAIRE DUDOMAINE PUBLIC COMMUNAL

3. 1.1 - Voies communales et rseaux divers (vrd)

3. 1. 1.1 - Longueur des voies communales

(Nom de la rue, etc ... )

3.1.1.2 - Longueur des rseaux divers d'gouts et divers

(Identification, etc...)

Eventuellement plans annexer

3.1.2 - Btiments communaux et logements

Lieux Usage Etat Observations

3.1.3 - Infrastructures sportives

( Piscine - Stades, etc ... )

Nature Lieu Etat Observations

11.4 -Infrastructures culturelles

Hall d'information - Tranompokonolona - Salle de fte - Sale de runion - centre culturels

Thtre

Nature Lieu Etat Observations


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38

3.1.5 - Infrastructures conomiques

(Hall et marchs - pavillons - abattoirs)

3.1.5.1 - Halles et marchs

Lieu Surface occupe Nombre de place offert Observations

3.1.5.2 - Pavillons des marchs et abattoirs

Lieu Nombre Etat gnral Observations

3.1.6 - Espaces verts - Jardins publics

Lieu Surface Observations

3.1.7 -Infrastructures sociales

Nature Lieu Nombre Observations

Lavoirs publics

WC

Bains douches

Bornes fontaines

Chteaux d'eaux

Centres sociaux

Cimetires

3. 1. 8 - Infrastructures agricoles

(canaux d'irrigation ou de drainage - digues)

Lieu Longueur Observations

3.2 - DIVERS


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Appendicedu Volet TECHNIQUE et ECONOMIQUE


Nous soussigns, certifions les renseignements contenus dans le VOLET TECHNIQUE

ECONOMIQUE du prsent procs-verbal, et relevant de nos attributions Respectives

NOM ET PRENOMS TITRE OU FONCTION SIGNATURE Titres ou rubriques surlesquels l'intress la

charge

Fait ..................................................le .


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(DEUXIEME CAS)

(a n'utiliser que par la Maire rlu)

MODELE DU PROCES-VERBAL

d'inventaires des existants la date du ... ... ... ... ... 1999 relatifs au documents, fournitures, objets,

matriels dtenus par la Commune Rurale de ... ... ... ... ... ... ... ... avec la situation des personnels

communaux qui y sont en service.

Je soussign M ...................................................................... ....rlu Maire de la

Commune rurale de ................................................................en vertu de l'Arrt No. HCC/ du

certifie sur l'honneur, que les renseignements incorpors dans le prsent procs-verbal ayant trait au

Volet Administration , au. Volet Finances et au Volet Techniques et Economiques de la

Commune ............................................................................. ......................sont sincres et exacts.

Antananarivo le,

Remarques importantes A reprendre les contextures du modle de procs-verbal de passation de

service (1 er cas)


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TROISIEME PARTIE

TERMINOLOGIES USUELLES


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TERMINOLOGIES USUELLES

1 - SESSION :

Le Conseil municipal ou communal tient des runions. Ces runions sont dites "Sessions" lorsqu'elles

sont prvues lgalement certaines dates.

Exemple : 1 re session du Conseil au cours du 1er trimestre.

2 session du Conseil au cours de la deuxime quinzaine du mois d'Aot.

2 - DELIBERATIONS.

Sont appeles dlibrations les dcisions prises par le Conseil municipal ou communal.

3 - ARRETES-DECISIONS

- les arrts sont les actes rglementaires du Maire qui produisent des effets de caractregnral, c'est--dire qui peuvent s'appliquer tous les habitants de la Commune.

- les dcisions sont gnralement les mesures prises par le Maire pour rgler un point

particulier. (recrutement un emploi communal par exemple)

4 - BUDGETS PRIMITIFS ET ADDITIONNELS

Le budget est l'acte par lequel sont prvues et autorises les recettes et les dpenses de laCommune pendant une anne.

Le budget primitif est le budget vot avant le dbut de la gestion, est contenant l'essentiel des

prvisions.

Le budget additionnel est le budget vot au cours de gestion.

5 - COMPTES ADMINISTRATIFS ET COMPTES FINANCIERS

Le compte administratif pour les communes urbaines ou le compte financier pour les

communes rurales est le compte-rendu des dpenses et les recettes effectivement ralises dans

l'anne coule. Il est labor par le Maire et approuv par le Conseil. On l'appelle habituellement "

Compte du Maire ".

6 - COMPTABILITE DES MATIERES

La comptabilit des matires consiste comptabiliser tout le matriel en service dans la

Commune dont la valeur unitaire, c'est--dire, la valeur de chaque objet pris individuellement est

suprieure 5000 fmg.

Ne sont pas pris en comptabilits matires quelle que soit leur valeur, les objets et les

machines destins tre fixs des btiments ou au sol.


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7 - COMPTABELITE ADMINISTRATIVE

La comptabilit administrative concerne: le petit outillage, le petit matriel et mobilier d'une

valeur gale ou infrieure 5000 fmg.

Les objets et matires mettre ultrieurement aux consommations, ainsi que les matriauxdestins tre employs aux constructions (ciment, etc)

8 - ORDONNATEUR DU BUDGET

Le Maire est ordonnateur du budget communal. L'ordonnancement consiste donner ordre

au comptable de payer les dpenses ou de recouvrer les recettes.

9 - FONDS LIBRES

Ce terme traduit l'existence de fonds disponibles pour payer les dpenses. Les fonds peuvent

tre en numraires (encaisse) ou bancaires ou CCP.

Les fonds libres sont la diffrence entre les recettes effectives et les dpenses effectives. Les

ordres des recettes non perues et les mandats ordonnancs mais non pays ne font pas partie des

recettes effectives ni des dpenses effectives.

10 - REPRESENTANTS DE L'ETAT

L'Etat est reprsent au niveau ces collectivits territoriales dcentralises par un haut

fonctionnaire nomm par dcret pris en Conseil de Ministre. C'est le reprsentant de l'Etat.

Au niveau de Commune, le reprsentant de l'Etat est le PDS du Fivondronampokontany ou le

Prfet de Police pour Antananarivo ville.

Le Dlgu Administratif d'Arrondissement (DAA) est l'Agent d'excution des directives

manant du Prsident de la dlgation spciale du Fivondronampokontany (PDS) et ne peut tre en

aucun cas considr comme Reprsentant de l'Etat au niveau des Communes.

Manuel de passation de service à l'Usage des Maires (PNUD - 1999)

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