République du Congo

MINISTERE DE LA SANTE, DES AFFAIRES SOCIALES

ET DE LA FAMILLE

Direction Générale de la Santé

MANUEL DE GESTION DES

MEDICAMENTS DANS LES HOPITAUX

DE REFERENCE

Avec l’appui de

2

La présente publication a été élaborée avec l’aide de l’Union Européenne. Le contenu de la

publication relève de la seule responsabilité de la République du Congo et ne peut en aucun cas être

considéré comme reflétant l’opinion de l’Union européenne.

Union européenne

3

Préface

L’accès aux médicaments essentiels constitue une des priorités de la Politique Nationale de Santé et

plus particulièrement de la Politique Pharmaceutique Nationale.

C’est ainsi qu’avec l’appui des partenaires, le Gouvernement a mis en place une centrale d’achat des

médicaments essentiels (COMEG) dont la mission est d’assurer l’approvisionnement régulier des

Circonscriptions Socio-Sanitaires (CSS) et hôpitaux de deuxième référence en médicaments essentiels.

Sur la base de l’évaluation des besoins nationaux en médicaments réalisés chaque année, la COMEG

devrait établir un plan d’approvisionnement qui puisse assurer la présence constante des

médicaments essentiels au niveau des structures de prise en charge.

Les différentes évaluations menées dans le secteur pharmaceutique ont montré la mauvaise tenue des

outils de gestion avec pour conséquences, des ruptures de stocks en médicaments parfois disponibles

au niveau supérieur de la chaîne des approvisionnements et aussi quelques fois, des péremptions

évitables.

Par ailleurs, le Gouvernement bénéficie de l’appui des partenaires, à travers des initiatives bilatérales

ou multilatérales qui visent à améliorer la disponibilité des médicaments. Nombreux sont les

partenaires qui font recours à des outils et procédures de gestion spécifiques avec des résultats plus ou

moins appréciables. Toutefois, la présence de multiples outils de gestion, parfois pour une même

catégorie de produits, est à l’origine de charges supplémentaires de travail pour les gestionnaires des

médicaments au niveau périphérique.

L’harmonisation des outils de gestion des médicaments dans les CSS et hôpitaux devrait permettre de

disposer d’outils uniques, qui puissent être utilisés pour l’ensemble des produits médicaux, quelle que

soit la catégorie, quel que soit le programme et quel que soit le partenaire.

Ces outils de gestion harmonisés ont été regroupés sous forme de manuels de gestion à utiliser par

l’ensemble des structures sanitaires qui ont en charge la gestion des médicaments. J’attache du prix à

l’observation des instructions contenues dans ces manuels, notamment en ce qui concerne le circuit et

le rythme des approvisionnements, la tenue des outils de gestion et les conditions de rangement des

pharmacies.

Des supervisions devront être régulièrement menées pour s’assurer de la bonne utilisation de ces

outils.

Le Ministère de la santé, des affaires sociales et de la famille remercie tous les cadres qui ont participé

à l’élaboration de ces manuels et les incite à en être les premiers promoteurs.

Remerciements également à l’ensemble des partenaires qui ont participé à la validation des dits

manuels et particulièrement à l’OMS et à l’Union Européenne pour leur appui tant technique que

financier.

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Table des matières

Introduction 5

Chapitre 1 : Comment aménager le local de la pharmacie 6

Chapitre 2 : Les supports de gestion des produits pharmaceutiques 8

Chapitre 3 : Comment évaluer les besoins en produits pharmaceutiques 13

Chapitre 4 : Comment réceptionner une commande 15

Chapitre 5 : Comment ranger les produits pharmaceutiques 18

Chapitre 6 : Comment dispenser les médicaments 20

Chapitre 7 : Comment réaliser un inventaire 22

Chapitre 8 : Le rapport d’activités de la pharmacie 26

5

Introduction Le fonctionnement optimal des hôpitaux est conditionné par l’acquisition des produits

pharmaceutiques.

La gestion de ces produits nécessite un travail d’équipe, encadré par les professionnels du

médicament que sont les pharmaciens, médecins, techniciens supérieurs et préparateurs en

pharmacie, infirmiers, et autres agents de santé.

Le Manuel de gestion des médicaments dans les hôpitaux de référence décrit toutes les activités

majeures de la gestion des médicaments. Chaque chapitre aborde l’une de ces activités majeures, sa

place dans le processus de maintien d’un approvisionnement continu en médicaments et les

procédures standards qu’il est recommandé d’utiliser.

Le présent manuel de gestion des médicaments va contribuer à l’amélioration de la qualité de l’offre

des services des hôpitaux de référence de la République du Congo.

De façon spécifique, il vise à :

• harmoniser les procédures et les outils de gestion des produits pharmaceutiques

dans les hôpitaux de référence ;

• améliorer la disponibilité des produits pharmaceutiques dans les hôpitaux de

référence ;

• renforcer les capacités gestionnaires des équipes cadres ;

• rationaliser l’utilisation des ressources disponibles.

Il est destiné :

• aux équipes-cadre des hôpitaux du service public : Directeur ou Médecin-Chef,

Pharmacien responsable de la pharmacie, Gestionnaire ou Comptable, Surveillant

général ;

• aux cadres de la Direction des pharmacies et du médicament dont l’une des missions

consiste à appuyer la gestion des médicaments dans les formations sanitaires ;

• aux inspecteurs de la santé qui doivent contrôler et évaluer les procédures ;

• au personnel en poste dans les pharmacies des hôpitaux.

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Chapitre 1 : Comment aménager la pharmacie La pharmacie doit être implantée au sein de l’hôpital de manière à permettre :

- l’accès facile des véhicules chargés de l’approvisionnement ;

- la distribution rapide et fiable de produits pharmaceutiques à tous les services ;

- une dispensation aisée, directe ou par l’intermédiaire des proches, aux malades

hospitalisés.

Les hôpitaux universitaires et de deuxième référence doivent disposer de lieux de stockage plus

importants. Des locaux de stockage sous-dimensionnés induisent des rangements inadéquats et une

mauvaise gestion.

La pharmacie doit disposer :

- de locaux suffisamment grands, permettant la réception, le stockage, la détention, la

préparation et la dispensation des médicaments,

- de locaux, adaptés, sécurisés et équipés (dispositifs de rangement, réfrigérateur,

etc.) ;

- des locaux administratifs (bureau du pharmacien, secrétariat, informatique,

bibliothèque) ;

- des locaux spécifiques aux dispositifs médicaux stériles (stérilisation, détention) ;

- des vestiaires et sanitaires pour le personnel.

L’accès aux aires de stockage doit être limité. Seul le responsable du stock ou le pharmacien responsable, et éventuellement un autre membre du personnel,

doivent y avoir accès.

Les locaux doivent être Maintenus dans de bonnes conditions de conservation La chaleur dégrade les médicaments, notamment les liquides, pommades et suppositoires.

Certains médicaments sensibles tels que les solutions injectables, sont très rapidement détériorés par la lumière.

Les comprimés et gélules peuvent être facilement endommagés par l’humidité ambiante, ce qui les rend poisseux

et les détériore.

Tous les médicaments doivent être conservés dans leur emballage, récipient ou boîte d’origine. Pour la conservation, suivez les instructions inscrites sur l’emballage.

Assurer une bonne aération de la pièce. Faire attention à la chaleur générée par certains appareils tels que les réfrigérateurs. Ceci peut provoquer

une élévation de la température ambiante. Si votre local de stockage est petit et si le réfrigérateur augmente

la température, mettez-le à un autre endroit.

Si vous disposez d’un ventilateur ou d’un climatiseur, utilisez-le dans la journée. Surveillez les élévations de

température avec un thermomètre.

Contrôlez la luminosité dans le local. Si la lumière entre par les fenêtres, évitez l’exposition directe du stock : peignez les vitres en blanc ou

installez des rideaux.

Evitez les dégâts liés à l’eau et contrôlez l’humidité.

Fermer à clé la pharmacie permet de contrôler les mouvements

du stock. Cela permet aussi d’éviter la disparition des

médicaments et autres produits.

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Evitez l’intrusion d’animaux nuisibles. Les rats, les cafards, les fourmis, les chauves-souris et guêpes sont les animaux et insectes nuisibles courants.

Les substances renversées sur le sol peuvent attirer les rats. Retirez les flacons brisés et nettoyez les produits

renversés immédiatement.

Posez un grillage fin pour empêcher les insectes d’entrer.

N’introduisez pas d’aliment dans le local de stockage.

Gardez votre local propre et rangé. Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rangé. Les produits stockés y restent en bon

état et prêts à l’emploi.

Nettoyez le plancher, dépoussiérez les étagères et essuyez les murs régulièrement. La poussière contribue à

la détérioration des produits et gêne la lecture des étiquettes. Les produits répandus sur le sol et les bris de

flacons favorisent l’accumulation de poussière.

Entreposez les produits sur des étagères.

Prévoyez un tabouret ou un escabeau pour rendre accessible les étagères du haut.

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Chapitre 2 : Les supports de gestion des produits

pharmaceutiques

Les documents de gestion comportent les informations dont il faut disposer lors des commandes de

nouveaux stocks de médicaments et autres produits pharmaceutiques.

Il est important d’enregistrer avec précision tous les médicaments et autres produits

pharmaceutiques en stock. Ceci vous permet de suivre les mouvements d’entrée et sortie des

produits, mais aussi de savoir :

� quels sont les produits disponibles dans le stock

� quelle est la quantité de chaque produit dans le stock

� quelles sont les consommations régulières

� quand et en quelle quantité recommander un produit.

L’enregistrement des informations vous permet de gagner du temps et vous protège. Les

enregistrements retraceront les mouvements des produits et même quand vous n’êtes pas là et

qu’un de vos collègues prend le relais. Vous devrez faire le point des stocks disponibles avec lui à

votre départ et à votre retour

I. La fiche de stock

La fiche de stock est l’élément de base de la gestion des médicaments dans la pharmacie.

Chaque produit en stock doit avoir une fiche de stock, conservée sur l’étagère à ses cotés. Utilisez-la

pour retracer les mouvements du produit, par exemple la date d’entrée ou sortie du produit, la date

de péremption ……

Pour chaque produit, il doit exister autant de fiche de stock qu’il ya de lieu de stockage. Si le produit

se trouve et dans le magasin de stockage et dans un point de dispensation, il doit avoir 2 fiches de

stock ; une au magasin de stockage et une autre au point de dispensation.

Dans le cadre, en haut de la fiche de stock, figurent les informations suivantes :

� Le nom du département sanitaire

� Le nom de l’hôpital

� Le numéro de la fiche

� Le nom du produit (désignation)

� La forme galénique : comprimé, sirop, injection, etc.

� Le dosage

� Le conditionnement du produit : boîte, flacon, etc.

� La consommation mensuelle moyenne

� Le stock minimum

La fiche de stock comporte également des colonnes pour enregistrer les informations relatives aux

mouvements du produit :

� DATE : à quel moment l’article est entré ou sorti de la pharmacie

� ENTREES : nombre d’unités reçues à la pharmacie (boite, flacon, tube, etc.)

� SORTIES : nombre d’unités sorties de la pharmacie

� STOCK RESTANT : nombre d’unités restant dans le stock

� DATE DE PEREMPTION

� OBSERVATIONS

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Modèle de Fiche de stock

FICHE N°

MINISTERE DE LA SANTE

DIRECTION GENERALE DE LA SANTE

DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE……………………………………..

CSS DE………………………..

HOPITAL DE ………………………..

FICHE DE STOCK PRODUIT PHARMACEUTIQUE

DESIGNATION : FORME, DOSAGE,

CONDITIONNEMENT :

CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE…………...……..

STOCK DE MINIMUM…………………

DATE ENTREES SORTIES STOCK

RESTANT

DATE DE

PEREMPTION OBSERVATIONS

Pour remplir la fiche de stock :

� Utilisez un stylo pour enregistrer le PRODUIT, le NUMERO DE LA FICHE, le

CONDITIONNNEMENT et toutes les informations relatives aux mouvements des produits.

Ces informations ne sont pas susceptibles de changer.

� Utilisez un crayon pour le STOCK MINIMUM et la CONSOMMATION MOYENNE

MENSUELLE. Ces informations sont susceptibles de changer.

� Utilisez un stylo d’une couleur différente (par exemple rouge), pour les ENTREES, DATE

DE PEREMPTION et INVENTAIRE.

Les informations enregistrées dans les colonnes ENTREES et SORTIES portent sur des quantités de

conditionnements entiers.

L’information contenue dans la colonne STOCK RESTANT vous aide à déterminer s’il est temps de

déclencher la commande et quelle quantité commander.

Dans la colonne DATE DE PEREMPTION, inscrivez la date de péremption des produits que vous

recevez.

N’inscrivez qu’un seul mouvement par ligne (soit une entrée, soit une sortie).

Notez la date.

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II. Le bon de commande

Le bon de commande est l’outil de passation des commandes auprès des fournisseurs.

Il se présente en deux exemplaires (auto-carbonés) :

- un exemplaire qui reste au niveau de la formation sanitaire et sert comme élément de

supervision et / ou de contrôle au moment de la livraison ;

- un exemplaire qui reste au dépôt fournisseur comme preuve de livraison et pour le

traitement des données de distribution. Ce traitement donne suite au rapport de

distribution et au rapport d’activités qui servent à leur tour à la planification des achats

et au monitoring des programmes de santé.

La colonne désignation comprend la description de l’article sous sa dénomination commune

internationale (DCI) ainsi que le dosage, la forme pharmaceutique et le conditionnement.

Modèle de Bon de commande

MINISTERE DE LA SANTE

DIRECTION GENERALE DE LA SANTE

DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE……………………………………..

CSS DE……………………….. Date

HOPITAL DE ………………………..

BON DE COMMANDE

DENOMINATION COMMUNE INTERNATIONALE Quantité à

commander P.U. VALEUR TOTALE OBSERVATIONS

TOTAL DE LA COMMANDE EN FCFA

Le pharmacien responsable Le Directeur de l’hôpital

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III. Le registre des entrées

Il renferme les informations concernant la livraison des produits pharmaceutiques. Il doit être rempli

chaque fois que vous réceptionnez une commande.

Enregistrez les informations suivantes dans le registre des entrées:

� DATE de livraison

� NUMERO DU BORDERAU DE LIVRAISON

� PRODUITS REÇUS et leur QUANTITE

� SIGNATURE DU MEMBRE DU PERSONNEL (personne qui réceptionne la

commande)

Modèle de Registre des entrées

Date Numéro du bordereau

de livraison Produits reçus Quantité livrée Signature

IV. Le cahier de liaison Ce cahier sert à enregistrer les mouvements entre le(s) magasin(s) de stockage et le(s) point(s) de

dispensation. Il est conservé au niveau des points de dispensation. Il retrace les quantités de produits

demandés par le point de dispensation et ceux livrés par le magasin de stockage.

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Modèle de Cahier de liaison

Date : …………….

Dénomination Commune Internationale Quantité

demandée

Quantité

livrée PU PT Observation

Le Responsable du Stockage Le Responsable de la Dispensation

V. Le registre des sorties

Le registre des sorties renferme toutes les informations relatives aux produits sortis de stock. Il est

retrouvé au niveau du magasin de stockage et aux différents points de dispensation.

Au niveau du magasin de stockage, le Responsable rempli le registre des sorties après avoir servi les

produits conformément à la demande des services formulée à travers le cahier de liaison.

Au niveau des points de dispensation, le registre des sorties est rempli sur la base des prescriptions

reçues et à l’issu de la dispensation des produits.

Les informations à recueillir dans le registre des sorties concernent la date, la désignation (en DCI), la

quantité livrée, le prix unitaire et le prix total des produits ainsi que leur destination. Les remarques

éventuelles seront notées dans la colonne OBSERVATION

Modèle de Registre des sorties

Date

Désignation,

(Forme, Dosage,

Conditionnement)

Quantité

livrée PU PT Destinataire Observation

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Chapitre 3 : Comment évaluer les besoins en produits

pharmaceutiques

L’approvisionnement d’une pharmacie hospitalière est un processus qui permet l’acquisition de

produits relevant du domaine pharmaceutique, dans le respect de la réglementation en vigueur.

Les principales étapes de l’approvisionnement sont les suivantes :

- l’évaluation des besoins,

- l’acquisition des produits,

- la réception et le stockage,

- la gestion des flux physiques, administratifs et comptables.

A chaque étape correspond un certain nombre d’informations qui seront enregistrées sur un support

dit outil de gestion.

Au démarrage de l’activité, l’évaluation est uniquement quantitative car il faut doter le service de

tous les produits inscrits dans la Liste nationale des médicaments essentiels. Divers critères sont pris

en considération, notamment la morbidité dans la localité, l’importance relative des services

cliniques et médico-techniques (nombre de consultations, d’actes, de lits prévus, etc.) et le budget

alloué. Elle peut aussi se baser sur l’expérience des pharmacies d’importance équivalente.

Pour les commandes suivantes,

1. Calculez la consommation moyenne mensuelle de chaque produit en stock. La consommation mensuelle d’un produit est le nombre d’unités que votre établissement utilise

pendant un mois. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois. Par conséquent, la

consommation moyenne mensuelle (CMM) est la quantité qui est calculée pour être consommée

pendant un mois.

Si un chiffre de consommation moyenne mensuelle n’est pas un entier (un demi, trois quart, etc.), il

faut l’arrondir à l’entier le plus proche vers le haut pour éviter les ruptures de stock (un demi devient

un, trois et demi devient quatre). Des portions d’unité, par exemple un demi flacon de paracétamol,

ne peuvent être commandées. Il faut, par conséquent, toujours utiliser le chiffre rond le plus proche.

Si vous utilisez pour la première fois des documents de gestion, calculez la consommation moyenne

mensuelle après 3 mois puis recalculez-la après 6 mois, puis après 12 mois.

Le calcul de la consommation moyenne mensuelle n’est pas valide si le produit a connu des ruptures

de stock pendant les mois considérés (que ce soit au niveau de votre stock ou au niveau du stock de

Méthode de calcul de la CMM

� Comptez le nombre d’unités sorties par mois depuis que vous avez

commencé à tenir des fiches de stock. Une période de 12 mois est

adéquate pour calculer la CMM. La consommation varie selon les mois,

en fonction de la fréquentation des patients et des variations

saisonnières. La consommation dépend de la demande.

� Additionnez le nombre d’unités sorties au cours de chaque mois

considéré.

� Divisez la somme par le nombre de mois considérés.

Le résultat correspond à la consommation moyenne mensuelle. C’est la

quantité habituellement consommée dans votre établissement pendant

un (1) mois.

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la CSS ou de la COMEG). Si vous êtes dans cette situation, calculez la consommation moyenne

mensuelle uniquement pour les mois pendant lesquels le produit a été disponible.

La mise à jour des comptes et des moyennes donne une idée précise de la consommation antérieure.

Elle permet de mettre en évidence les augmentations ou diminutions de la consommation en

fonction des saisons, des épidémies.

2. Calculez le facteur de réapprovisionnement Le facteur de réapprovisionnement est le chiffre qui permet de calculer en quelle quantité chaque

produit doit être commandé.

Les facteurs de réapprovisionnement correspondent à l’intervalle entre deux approvisionnements en

mois x 2.

La fréquence d’approvisionnement pour les hôpitaux de première référence (hôpitaux de base) est

d’une (1) fois par mois. Elle se fait au niveau de la pharmacie de la CSS.

Pour les hôpitaux de deuxième référence, elle est de une (1) fois par trimestre au niveau de la

COMEG.

3. Déterminer le stock minimum de chaque produit en stock. Le STOCK MINIMUM est le stock seuil à ne pas atteindre sans avoir déclenché de commande pour

éviter les ruptures.

Il se détermine en multipliant la consommation moyenne mensuelle par le facteur de

réapprovisionnement.

STOCK MINIMUM = CMM x FR

4. Déterminez le stock maximum Le STOCK MAXIMUM correspond au stock minimum plus la consommation moyenne mensuelle

STOCK MAXIMUM = STOCK MINIMUM + CMM

5. Déterminez quelle quantité commander. La quantité à commander est égale à la différence entre le STOCK MAXIMUM du produit et la

quantité restante de ce produit dans le stock.

Quantité à commander = STOCK MAXIMUM – Stock restant

6. Passez la commande auprès du fournisseur L’hôpital passe les commandes selon le calendrier d’approvisionnement préétabli en fonction du

niveau, à la pharmacie de CSS ou à la COMEG

Le pharmacien responsable rempli le bon de commande qui est contresigné par la Directeur de

l’hôpital.

Pour les besoins de leur plateau technique, les CHU peuvent

passer commande auprès de fournisseurs locaux et

étrangers selon des procédures d’appel d’offres spécifiques

Le facteur de réapprovisionnement des hôpitaux de première référence (hôpitaux

de base) est 2.

Le facteur de réapprovisionnement des hôpitaux de deuxième référence (hôpitaux

généraux) est de 6.

15

Chapitre 4 : Comment réceptionner une commande

1- Pharmacie de l’hôpital de première référence.

Les pharmacies des hôpitaux de première référence sont approvisionnées par la pharmacie de CSS.

Les livraisons se font au niveau de la pharmacie de la CSS.

La personne chargée de récupérer les produits doit les contrôler au moment de la réception. La

livraison doit correspondre à la commande. Cette personne doit vérifier que les produits livrés ne

sont ni périmés, ni proches de la péremption, ni avariés.

Il signe le bordereau de livraison qui doit préciser les produits livrés avec leurs quantités respectives.

Les livraisons non conformes doivent être signalées à la pharmacie de la CSS.

Modèle de Bordereau de livraison

BORDEREAU DE LIVRAISON N°

DE LA COMMANDE DE LA PHARMACIE DE L’HOPITAL DE………………… …………………………….

Date de livraison: ………………………

Dénomination Commune Internationale Quantité commandée Quantité livrée

Le Fournisseur Le Responsable de la Pharmacie

De retour à l’hôpital,

� le responsable des stocks vérifie avec le responsable de la réception la conformité de

la livraison.

� le responsable de la réception met à jour le registre des entrées et le responsable

des stocks met à jour les fiches de stock.

Conservez la copie du bordereau de livraison dans un classeur

2- Pharmacie de l’hôpital de deuxième référence.

Les pharmacies des hôpitaux de deuxième sont approvisionnées par la COMEG qui assure la livraison

des produits.

Le responsable de la réception doit vérifier en présence du livreur :

• l’état de l’emballage,

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• la conformité de la livraison avec le bon de livraison (nombre de colis),

• le respect de la chaîne du froid.

Après cette vérification préliminaire, le produit est accepté sous réserve de déballage. Le

Responsable de la réception signe alors le bordereau de livraison.

Après le départ du livreur le responsable de la réception procède au déballage des colis, en présence

de la commission de réception si elle existe, et vérifie la conformité des produits reçus avec le

bordereau de livraison : nature des produits, dosage, forme, quantité, prix.

Pour réceptionner une commande

1. Réceptionnez vous-même les produits. Le pharmacien responsable doit être présent pour réceptionner les produits.

Passez en revue le bordereau de livraison qui accompagne. Vérifiez que le nombre de cartons reçu est

égal au nombre inscrit sur le bordereau.

2. Vérifiez l’intégrité des cartons d’emballage pour s’assurer qu’aucun produit ne

manque. Vérifiez si des cartons ont été ouverts. Le fond du carton a pu être ouvert délicatement et des articles

de petites tailles ont pu être retirés. Quelqu’un peut avoir vidé une boîte de son contenu, replacé la

boîte vide dans le carton et refermé soigneusement le fond du carton.

Le contrôle du nombre et de l’état extérieur des cartons peut dissuader d’éventuels voleurs de

dérober les produits livrés. Si vous découvrez que quelque chose a disparu, vous devez le signaler à la

COMEG ou à la pharmacie de la CSS.

3. Conservez dans un dossier les documents de livraison. Conserver les documents de livraison permet d’identifier et de corriger les problèmes qui pourraient

survenir.

Le bordereau de livraison signé par le Livreur et la personne qui a réceptionné la commande est

classé dans un chrono.

4. Vérifiez la date de péremption de tous les produits. N’acceptez PAS de produits périmés. Les produits périmés peuvent être nocifs pour le patient ou

n’avoir aucune efficacité. Retournez à la COMEG ou à la pharmacie de la CSS tous les produits

périmés ou proches de la péremption reçus avec la commande.

5. Vérifiez l’aspect général de chaque produit livré. Recherchez les produits endommagés ou détériorés. Les médicaments de mauvaise qualité ou qui ont

subi des manipulations intempestives peuvent être dangereux. Ne les acceptez PAS.

a. Vérifiez les produits nécessitant une chaîne de froid. Contrôlez et rangez ces produits en priorité. Si les

médicaments à conserver au réfrigérateur ne sont pas livrés dans un emballage réfrigéré, ils peuvent être

altérés. Ne les acceptez PAS.

b. Vérifiez la couleur des médicaments et vaccins. Si les médicaments ou les vaccins ont changé de

couleur, ils sont détériorés. Ne les acceptez PAS.

c. Recherchez les conditionnements cassés, les fuites de liquide. Retirez avec précaution les

conditionnements cassés. En cas de fuites de liquide, retirez et éliminez tous les produits endommagés.

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d. Recherchez les conditionnements non scellés et les produits ne portant pas d’étiquette. Les produits

conservés dans des conditionnements non scellés peuvent avoir été manipulés. Il est dangereux d’utiliser

des produits ne portant pas d’étiquette. Ne les acceptez PAS.

e. Inspectez les comprimés et gélules. Ouvrez les conditionnements scellés uniquement si vous suspectez

une détérioration. Une fois la boîte ouverte, vérifiez la qualité. Sentez le contenu de la boîte. Versez

quelques comprimés ou gélules sur une surface propre, par exemple sur un plateau ou une feuille de

papier posée sur une table. Si les comprimés ou gélules :

� ont une odeur inhabituelle, ils peuvent avoir été détériorés. Ne les acceptez PAS.

� sont cassés, réduits en poudre, poisseux, fendus ou gonflés, ils peuvent avoir été

endommagés. Ne les acceptez PAS.

g. Inspectez les solutions injectables. Agitez le flacon. Observez-le à la lumière. Une solution limpide ne

doit pas contenir de particules réfléchissant la lumière. La présence de petites particules indique que le

produit est détérioré. N’acceptez PAS le flacon.

Mettez les produits endommagés ou de mauvaise qualité dans un carton que vous

retournerez à la COMEG ou à la pharmacie de la CSS.

h. Rangez les produits de bonne qualité à leur place respective Immédiatement après l’inspection. Ceci

permet de maintenir la pharmacie constamment en ordre.

6. Enregistrez les informations concernant la livraison dans le registre des entrées.

VERIFIEZ LES DATES DE PEREMPTION ET LA QUALITE DES

PRODUITS AVANT DE LES RANGER DANS VOTRE PHARMACIE!

18

Chapitre 5 : Comment ranger les produits

pharmaceutiques Toute personne travaillant dans la pharmacie doit avoir accès aux produits et être capable de les

trouver facilement, d’où :

• tous les produits doivent toujours être conservés dans leur emballage d’origine.

• les produits doivent être rangés par forme galénique (injectables, comprimés…..), sous

dénomination commerciale et par ordre alphabétique.

• les produits ayant la durée de conservation la plus courte (date de péremption proche ou

stock ancien) doivent être placés devant ceux dont la durée de conservation est la plus

longue (date de péremption éloignée ou stock récent).C’est le principe de PREMIER

EXPIRE PREMIER SORTI

1. Rangez vos produits de la manière suivante :

ETAGERES DU HAUT

Rangez les formes solides (comprimés, gélules, sachets de SRO).

Utilisez des récipients hermétiques.

Si l’étagère du haut est proche du plafond ou hors de portée,

utilisez-la pour les produits qui ne sont PAS sensibles à la chaleur

et qui ne sont PAS utilisés régulièrement.

ETAGERES DU MILIEU

Rangez les formes liquides, y compris les solutions injectables et

les pommades.

Ne rangez PAS de formes solides sur l’étagère située en dessous :

une fuite de liquide pourrait les endommager

ETAGERES DU BAS Rangez les autres articles tels que le matériel chirurgical, les

fournitures de laboratoire, les préservatifs et les étiquettes

Rappel : ne RIEN entreposer directement sur le sol.

2. Retirez de la pharmacie les médicaments périmés et ceux de mauvaise qualité. Les médicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualité ou détériorés présentent autant de

risques que les produits périmés. Les solutions buvables, comprimés ou produits injectables, peuvent subir

différents types de dégradation.

Vérifiez que le conditionnement n’a pas été ouvert. A l’ouverture d’une boite, identifiez d’éventuels

changements de couleur ou d’aspect.

Les produits périmés, de mauvaise qualité ou détériorés ne doivent pas être utilisés. Ils doivent être

retournés à la pharmacie de la CSS ou à la COMEG.

3. Conservez une trace du retrait des produits. Veillez à enregistrer systématiquement tous les produits détériorés ou de mauvaise qualité que vous

retirez du stock. Notez sur la fiche de stock la date, le nom du témoin et ce qu’il est advenu des produits.

4. Identifiez les produits en surstock et ceux qui ne sont plus utilisés dans votre établissement. Quand la consommation mensuelle est faible par rapport à la quantité disponible en stock, les produits

risquent de ne pas pouvoir être utilisés avant la date de péremption. Avant que la date de péremption ne

soit atteinte, retournez ces produits à la pharmacie de la CSS ou à la COMEG.

19

INDICATEURS DE PROBLEMES DE QUALITE OU DE DETERIORATION

(Les produits présentant des problèmes de qualité ou des signes de détérioration doivent être

retournés à la pharmacie de la CSS ou à la COMEG)

CONDITIONNEMENT, vérifiez :

• Conditionnement cassé ou déchiré (flacons,

bouteilles, boîtes, etc.) :

ETIQUETTES, vérifiez :

• Etiquettes manquantes, incomplètes ou

illisibles

LIQUIDES, vérifiez :

• Changement de couleur

• Turbidité (aspect trouble)

• Présence d’un sédiment

• Rupture de la capsule sur les flacons,

• Ampoules, bouteilles ou flacons fêlés

• Présence d’humidité ou de moisissures dans

l’emballage

PRODUITS EN LATEX, vérifiez :

• Secs

• Friables, cassants

• Craquelés

PRODUITS EN LATEX LUBRIFIE, vérifiez :

• Emballage poisseux

• Produit ou lubrifiant ayant changé de couleur

• Emballage taché

• Fuite du lubrifiant (emballage humide)

CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLE

D’ALUMINIUM, vérifiez :

• Perforations de l’emballage

REACTIFS CHIMIQUES, vérifiez :

• Changement de couleur

COMPRIMES (PILULES), vérifiez :

• Changement de couleur

• Comprimés désagrégés

• Comprimés manquants (dans l’emballage

plastique thermoformé)

• Aspect poisseux (en particulier pour les

comprimés enrobés)

• Odeur inhabituelle

GELULES, vérifiez :

• Changement de couleur

• Aspect poisseux

• Gélules écrasées

SOLUTIONS INJECTABLES, vérifiez :

• Le liquide ne reforme pas une suspension

après agitation

PRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIF

IINTRA-UTERIN), vérifiez :

• Emballage déchiré ou fendu

• Parties manquantes

• Parties cassées ou tordues

• Humidité à l’intérieur de l’emballage

• Emballage taché

TUBES, vérifiez :

• Tubes poisseux

• Contenu qui fuit

• Perforations ou trous dans le tube

ORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIE

FACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!

20

Chapitre 6 : Comment dispenser les produits

pharmaceutiques

L’acte de dispensation est le résultat d’une prescription médicale établie par un prescripteur

de l’établissement.

Dispenser un médicament à un patient consiste à :

- analyser la prescription

- préparer éventuellement les doses à administrer

- mettre à disposition les informations nécessaires au bon usage des médicaments

prescrits et de leur conservation.

- Délivrer le(s) médicament(s)

I. Pour préparer les médicaments et autres produits pharmaceutiques

1. Allez dans la pharmacie. Prenez les produits nécessaires. Posez-les sur un plateau.

Pour chacun des produits, estimez le nombre d’unités qui devraient suffire pour la

journée ou la séance de dispensation. Pour cela, basez-vous sur la consommation

antérieure.

Enregistrez sur le registre de sortie journalière le mouvement de chacun des produits

qui sort de la pharmacie.

Une fois que les produits ont été amenés dans la salle de dispensation, ne les ramenez

PAS dans la pharmacie. Conservez-les dans la salle de dispensation.

2. Gardez-les produits en sécurité et rangés dans la salle de dispensation.

Assurez-vous que la salle de dispensation est sécurisée de la même manière que la

pharmacie. Un membre du personnel doit toujours être présent dans la salle de

dispensation. Ne laissez PAS la salle ouverte si aucun membre du personnel ne se

trouve à l’intérieur.

Rangez les produits de la même manière que dans la pharmacie, en tenant compte de

leur voie d’administration et de leur forme pharmaceutique. Rangez chaque catégorie

de produits par ordre alphabétique en tenant compte de leur nom générique.

Utiliser le registre de sortie pour enregistrer les médicaments délivrés chaque jour.

21

II. Pour dispenser un médicament (ou un autre produit) à un patient

1. Vérifiez si la prescription est appropriée pour le patient.

Passez en revue l’ordonnance. Trouvez le nom générique du médicament. Si vous ne

parvenez pas à lire l’ordonnance ou si vous avez la moindre question sur la

prescription, demandez des explications à la personne qui a rédigé l’ordonnance.

Vérifiez que la prescription correspond à l’âge, au poids et au sexe du patient. Vérifiez

également que la forme, le dosage et la posologie du médicament prescrit sont

adéquats et que la prescription correspond aux directives de traitement.

2. Prenez le produit et vérifiez la date de péremption sur l’emballage.

Certains médicaments se ressemblent et peuvent être facilement confondus les uns

avec les autres. Lisez le nom générique inscrit sur l’étiquette. Vérifiez qu’il s’agit bien

du médicament prescrit. Vérifiez que la forme, le dosage et le conditionnement sont

conformes à la prescription. Vérifiez que le produit n’est pas périmé.

Prenez également un sachet ou un flacon vide pour emballer les médicaments à

remettre au patient.

3. Apposez une étiquette sur l’emballage des produits à remettre au patient.

Certains emballages sont munis d’étiquettes pré-imprimées. Certains n’en ont pas et

vous devrez vous-même en apposer une.

Ecrivez lisiblement sur l’étiquette : le nom du patient, la date, le nom du produit, la

quantité dispensée et les instructions relatives à l’utilisation du médicament.

Utilisez des pictogrammes ou des chiffres pour indiquer la dose. Associez également

des instructions écrites. Les patients qui ne savent pas lire ont besoin d’images et

peuvent connaître dans leur entourage des personnes capables de leur lire les

instructions. Après avoir inscrit les instructions sur l’étiquette, attachez l’étiquette sur

l’emballage vide.

Il est important que l’étiquette soit lisible. Lorsqu’un patient revient avec une ancienne

prescription, tout agent de santé doit être en mesure de la lire.

4. Ouvrez la boîte du médicament. Vérifiez la qualité de son contenu.

Une fois la boîte ouverte, vérifiez son contenu. Si les médicaments dégagent une odeur

inhabituelle, ils peuvent être détériorés. Si les comprimés ou gélules sont fendus,

cassés, réduits en poudre, ils sont endommagés. Si les gélules sont gonflées, de

consistance molle ou agglutinées les unes aux autres, elles sont endommagées. Ne

dispensez PAS de médicaments de mauvaise qualité aux patients. Eliminez

convenablement ces médicaments.

5. Conditionner à l’avance la quantité nécessaire selon le traitement, en évitant les

contaminations.

Le déconditionnement et reconditionnement sont des opérations qui nécessitent un

minimum d’hygiène et d’organisation.

22

Comptez les comprimés et gélules dans un plateau de comptage. Si vous n’avez pas de

plateau, utilisez une feuille de papier ou un film radiographique usagé ou une surface

propre recouverte de papier. Comptez les comprimés à l’aide d’une spatule propre. Ne

les touchez PAS avec les mains, vous pourriez contaminer à la fois les médicaments et

vos mains.

N’utilisez PAS le même plateau pour compter les comprimés d’un autre médicament

sans l’avoir nettoyé. Si vous comptez les comprimés sur une feuille de papier, utilisez à

chaque fois une nouvelle feuille. Si vous réutilisez le même plateau ou la même feuille

de papier, vous pouvez vous contaminer et contaminer les médicaments.

6. Placez dans l’emballage la quantité exacte de médicament destinée à être rapporté chez

lui par le patient.

Placez le médicament dans son emballage étiqueté en utilisant le plateau et la spatule

(ou le matériel nécessaire à la mesure des liquides). Ne mélangez pas plusieurs

médicaments ou plusieurs prescriptions.

7. Remettez immédiatement les comprimés ou gélules en surplus dans leur emballage

d’origine.

Si plusieurs médicaments ont été prescrits, fermez la boîte du médicament qui vient

d’être préparé avant d’ouvrir celle du médicament suivant. Préparez l’ensemble des

médicaments prescrits avant de les dispenser au patient.

8. Remettez le médicament emballé au patient. Apprenez-lui à prendre le médicament.

Expliquez au patient comment prendre le médicament (voir ci-dessous les étapes a à

c). Si plusieurs médicaments ont été prescrits, dispensez les, un par un.

a. Indiquez au patient le nom du médicament, sa forme (comprimé, sirop, etc.), son action et

sa posologie.

La posologie comprend :

� Quand prendre le médicament (par exemple, le matin)

� Combien en prendre (par exemple, un comprimé)

� Pendant combien de temps prendre le médicament (par exemple, 2 jours)

� Comment prendre le médicament (par exemple, pendant le repas)

Vous pouvez afficher dans la salle de dispensation les instructions d’utilisation des médicaments

les plus couramment utilisés notamment les antipaludiques. De cette manière, les agents de

santé seront davantage susceptibles de donner aux patients des instructions identiques et

correctes.

De plus, pour les médicaments les plus fréquemment utilisés, vous pouvez envisager d’afficher

des fiches d’instructions destinées aux patients afin qu’ils puissent les lire. Cela renforce votre

message.

b. Montrez au patient comment préparer la dose. Faites-le s’exercer.

23

Si la dose prescrite est moins d’un comprimé entier, montrez au patient comment diviser le

comprimé. S’il doit être mélangé à de la nourriture, montrez lui comment écraser le comprimé

et le mélanger aux aliments.

Si vous dispensez un sirop, montrez comment mesurer la quantité correcte. Utilisez le bouchon

doseur du sirop ou montrez au patient quelle cuillère utiliser.

Demandez au patient de s’exercer à mesurer la dose. Pour cela, utilisez le médicament déjà

emballé et destiné à être rapporté chez lui par le patient. Quand vous êtes certain que le

patient a compris comment préparer la dose, demandez-lui de prendre la première dose.

c. Dites au patient de prendre la totalité des médicaments prescrits.

Il arrive que le patient se sente mieux avant la fin du traitement prescrit. Expliquez au patient

qu’il est nécessaire, même s’il se sent mieux, de poursuivre le traitement jusqu’à son terme

pour éviter une rechute. Ceci est particulièrement vrai pour les traitements antipaludiques et

antibiotiques car les bactéries et parasites peuvent persister dans l’organisme.

Chaque fois que vous dispensez un médicament, assurez-vous que le patient a bien compris les

instructions d’utilisation.

Si le patient répond correctement, félicitez-le! Sinon, expliquez-lui de nouveau la posologie,

jusqu’à ce qu’il soit capable de répondre correctement.

Si la prescription comporte plusieurs médicaments, ne donnez qu’un médicament à la fois. Ne

donnez le médicament suivant qu’après vous être assuré que le patient a bien compris

comment prendre le premier.

9. Dites au patient de conserver ses médicaments et produits pharmaceutiques dans un

endroit sûr, hors de la portée des enfants.

Expliquez au patient que les produits peuvent se détériorer et qu’ils doivent être

conservés à la maison dans un endroit particulier. Cet endroit doit être frais, sombre et

sec, et exempt d’insectes et animaux nuisibles. Indiquez au patient quels sont les

endroits adéquats pour conserver les médicaments à la maison.

LORS DE LA DISPENSATION D’UN MEDICAMENT

APPRENEZ AU PATIENT COMMENT PRENDRE LE MEDICAMENT

ET VERIFIEZ QU’IL A COMPRIS LES INSTRUCTIONS!

24

Chapitre 7 : Comment réaliser un inventaire

L’inventaire physique est l’opération consistant à compter manuellement le nombre de produits de

chaque type présents dans la pharmacie à un moment donné. Il permet de vérifier que les soldes de

stocks enregistrés sur les fiches de consommations correspondent bien aux quantités de produits

réellement disponibles.

Au niveau de l’hôpital les inventaires sont trimestriels

Les résultats de l’inventaire sont consignés dans la fiche d’inventaire

La fiche d’inventaire aide le prestataire à constater et justifier les écarts éventuels, si possibles en

présence d’un témoin.

Un deuxième volet concerne le suivi des dates de péremption

La fiche d’inventaire reste au niveau de la pharmacie de l’hôpital.

Elle comprend les informations suivantes :

- Date

- Numéro d’ordre

- Désignation

- La quantité théorique (telle que mentionnée sur la fiche de stock)

- La quantité physique (constatée au moment de l’inventaire)

- L’écart (différence entre la quantité théorique et la quantité physique)

- La date de péremption

- Les observations

Un espace est prévu pour noter les recommandations, les activités à entreprendre et les

signatures de ceux qui ont participé à l’inventaire.

1. Inscrivez la DATE à laquelle l’inventaire a été effectué.

2. Comptez le nombre d’unités du produit disponible sur les étagères (par exemple, de

boîtes). Le nombre d’unités décomptées constitue la QUANTITE PHYSIQUE.

3. Inscrivez le stock restant tel que mentionné sur la fiche de stock. C’est la QUANTITE

THEORIQUE

4. Si le nombre d’unités décomptés ne correspond pas au nombre inscrit dans la

colonne STOCK RESTANT calculez la différence et inscrivez la dans la colonne ECART.

5. Cherchez la raison des écarts entre l’inventaire et la fiche de stock et noter la dans la

colonne OBSERVATION. Il se peut que le nombre réel de produits stockés soit supérieur ou inférieur à celui qui est indiqué sur la

fiche de stock. Quelqu’un peut avoir oublié d’enregistrer un mouvement sur la fiche de stock.

Déterminez qui était de service, qui avait les clés du stock. Soyez attentif, dans les jours qui suivent, à

toute activité qui vous semblerait inhabituelle.

S’il manque une fiche de stock, CHERCHEZ-EN LA RAISON.

Etablissez une nouvelle fiche de stock. Indiquez, qu’il s‘agit d’une fiche de remplacement. Si vous

retrouvez l’ancienne fiche, mettez-la à jour en y reportant toutes les informations enregistrées sur la

fiche de remplacement, puis détruisez la fiche de remplacement.

Archivez les anciennes fiches de stock et conservez-les pendant la durée de cinq ans. Elles vous

permettent d’anticiper les variations probables de stock. Ces fiches contiennent des informations utiles

sur les consommations de médicaments et autres produits pharmaceutiques en fonction des saisons,

des épidémies ou d’autres causes.

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Modèle de Fiche d’inventaire

Fiche d’inventaire

Date :

N° Désignation Quantité

théorique

Quantité

physique Ecart

Date de

péremption Observations

Recommandations générales

Activités à entreprendre

Participants á l’inventaire

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Chapitre 8 : Le rapport d’activités de la pharmacie

Le rapport d’activités de la pharmacie intègre celui de l’hôpital. Il devrait contenir les éléments

permettant d’apprécier le fonctionnement de la pharmacie. Ces informations concernent :

- le nombre de fournisseurs de la pharmacie et le nombre de commandes ;

- le nombre de produits commandés et de produits reçus ainsi que leur valeur ;

- le pourcentage de produits périmés et avariés ainsi que leur valeur ;

- le pourcentage de produits en rupture ainsi que la durée moyenne de rupture de stock ;

- le nombre de patients reçus ;

- le nombre de produits dispensés et leur valeur.

Le rapport d’activité de la pharmacie est trimestriel, rédigé par le pharmacien responsable et adressé

au Directeur de l’hôpital.

MODELE DU RAPPORT D’ACTIVITES

Acquisition

Nombre de fournisseurs

Nombre de commandes

Nombre de produits commandés

Nombre de produits reçus

Pourcentage de produits reçus

Valeur des produits reçus

Gestion

Nombre de produits périmés

Pourcentage de produits périmés

Valeur des produits périmés

Nombre de produits avariés

Pourcentage de produits avariés

Valeur des produits avariés

Nombre de produits en rupture

Pourcentage des produits en rupture

Durée moyenne de rupture de stock

Sortie / Dispensation

Nombre de patients reçus

Nombre de produits dispensés

Pourcentage de produits dispensés

Valeur des produits dispensés

Observation

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Liste des cadres ayant participé à l’élaboration du manuel :

Jacques ONDZE, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament

Jean Pierre MOSSESSABEKA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament

Jules BOUETE, Service de la Coordination de l’action sanitaire

Charlotte MOEBO, Service de la Coordination de l’action sanitaire

Jean Serges ASSEMENKOUM, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament

Elisabeth DIBANTSA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament

Louis GAMBARA, Directeur Départemental de la santé des Plateaux

Zéphirin MOUKO, Directeur Départemental de la santé de la Lekoumou

Jean Michel BIAZO, Directeur Départemental de la santé du Kouilou

René MALELA, Directeur Départemental de la santé du Pool

Léon ESSOVIA, Directeur Départemental de la santé de la Likouala

Rigobert MBOUKA, Directeur Départemental de la santé de la Cuvette

Adolphe LOUMOUAMOU, Directeur Départemental de la santé de la Bouenza

Mathias OTTA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de Brazzaville

Jean LEBVOUA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de la Cuvette

Destin MOSSIMBI, Pharmacien responsable de la gestion des stocks, COMEG

Crépin AKENANDE, Pharmacien responsable des approvisionnements, COMEG

Jacques OPANGO, Pharmacien, CSS Ouenzé

Dieudonné LOUMOUAMOU, Médecin chef, CSS Makélékélé

Lucien OBAMBI, Pharmacien, CSS Moungali

Didier MOSSOMELE, Pharmacien, CSS Talangaï

Yvonne NGOKOUBA, Pharmacienne chef, Hôpital de Talangaï

Maixent APELE, Pharmacien, Hôpital de Talangaï

Alphonse AWOUANDZA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de Pointe-Noire

Marcel OLLION, Directeur Départemental de la santé de la Sangha

Raphaël ISSOIBEKA, Médecin Chef, CSS de Talangaï

Dominique OBISSI, Médecin Chef, CSS de Poto-Poto

Jean Bruno MOKOKO, Pharmacien Chef, CHU

Jean Marel IBENI, Direction départementale de la santé du Niari

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Boniface OKOUNGA, Inspection des pharmacies

Jacques NDION-NGANDZIEN, Direction de la santé familiale

MALONGA TSIEYA, Médecin Chef, CSS de Mfilou

Raymond ETEMABEKA, Pharmacien, CSS Makélékélé

Jacques POATY, Pharmacien, CHU

Ray MANKELE, Conseiller aux médicaments essentiels, OMS.