ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L’ÉDUCATION, LA SCIENCE ET LA CULTURE

MANUEL DE CORRESPONDANCE

DE L’UNESCO

PARIS, 1999

Publié en 1998 par 1 ‘Organisation des Nations Unies

pour l’éducation, la science et la culture 7, place de Fontenoy, 75352 Paris 07 SP Imprimé dans les ateliers de I ‘UNESCO

0 UNESCO 1998 Printed in France

(iii)

AVANT-PROPOS

Cette nouvelle édition du Manuel de correspondance de l’UNESCO indique les principes directeurs à suivre pour la rédaction, la présentation, la soumission et l’expédition ou l’acheminement de la correspondance officielle de l’Organisation. Elle s’adresse donc à tous les fonctionnaires du Secrétariat qui participent à la conception ou à la mise en forme des communications écrites de l’Organisation avec ses interlocuteurs à travers le monde.

Elaboré conjointement par le Cabinet du Directeur général (CAB) et le Bureau des relations extérieures (BRX) en concertation avec l’Unité du Manuel (MCR/M), le Bureau des conférences, des langues et des documents (CLD) et le Bureau du soutien et des services (BSS), ce manuel est constitué de la partie 1 du Guide de correspondance officielle de l’UNESCO, à l’exception de l’annexe III du Guide (Liste des Etats membres et Membres associés de l’UNESCO), qui n’y a pas été reproduite en raison des mises à jour périodiques qu’elle requiert. L’utilisateur y trouvera l’ensemble des règles applicables à la correspondance ainsi que des modèles de communications officielles. Il pourra y puiser aussi des informations utiles pour la rédaction de documents.

Alors que le Guide, avec les nombreuses informations qu’il contient et les possibilités de mise à jour qu’il comporte, est conçu pour être un ouvrage de référence, la publication du Manuel vise à mettre à la disposition de chaque fonctionnaire de l’Organisation un document très maniable, qu’il puisse consulter aisément à tout moment et où il trouve l’essentiel des renseignements dont il a besoin au jour le jour pour rédiger des lettres mais aussi, le cas échéant, d’autres textes.

Décembre 1998

MANUEL DE CORRESPONDANCE DE L’UNESCO

COFUUGENDUM

Table des matières

Page (vi) A la dernière ligne de la section V, lire :

G. Courrier électronique

Section IV

Page 8

Page 8

A la première ligne, faire précéder le titre de B.

Au paragraphe 34, alinéa (ii), fermer la parenthèse à la fin de l’alinéa, après le mot “lettre”

Section V

Page 11 Dans le titre qui suit le paragraphe 5 1, remplacer B. par C.

*

* *

-.-

1.

II.

Ill.

IV.

TABLE DES MATIÈRES

Paragraphes Pages

Etablissement de la correspondance :

aspects généraux

A. Attributions en matière de correspondance B. Signature

Rédaction

A. Style B. Langues de la correspondance C. Titres officiels et personnels D. Référence à des communications antérieures E. Formule introductive F. Noms des Etats membres et des chefs d’Etat

ou de gouvernement G. Mention de résolutions ou de décisions H. Mention des langues des réunions 1. Mention du Programme et budget de l’Organisation

Soumission

A. Visas 22-24 5 B Copies 25 6

Présentation de la correspondance

A. Lettres, cas général B. Lettres à la signature du Directeur général

ou du Directeur général adjoint C. D.

Lettres-circulaires Notes verbales

1 1

2-5 1 6-8 1

9-11 2 12 2 13 3 14 3 15-16 3

17 3 18-19 3 20 4 21 4

26-33 6

34-41 8 42-47 9 48 10

(4

Paragraphes Pages

V. Expédition/acheminement de la correspondance

A. Cas général 49 10 B. Distribution des copies 50-5 1 10 C. Lettres signées par le Directeur général ou

le Directeur général adjoint 52-54 11 D. Lettres-circulaires 55 11 E. Télécopies 56-58 11 F. Télégrammes et télex 59 12 F. Courrier électronique 60 12

ANNEXES

1 Usages et règles diverses à respecter

A. Orthographe 13 B. Emploi du féminin 13

C. Emploi de la majuscule 13 D. Expression des nombres 17

E. Abréviations admises 21

F. Mention des dates, heures et périodes 22

G. Signes diacritiques 23

II Formules d’appel et de courtoisie 25

III Liste des cotes à faire figurer sur les lettres à la signature du Directeur général ou du Directeur général adjoint 27

1.

2.

3. 4. 5. 6.

Modèle de lettre de transmission d’une communication du Directeur général à un chef d’Etat (français) Modèle de lettre de transmission d’une communication du Directeur général à un chef d’Etat (espagnol) Exemple de lettre Exemple de lettre à la signature du Directeur général Exemple de lettre-circulaire Exemple de note verbale

29

31 33 35 37 39

-l-

1. ETABLISSEMENT DE LA CORRESPONDANCE :

ASPECTS GÉNÉRAUX

1. Les communications écrites de l’UNESCO avec les Etats membres et Membres associés, les organisations internationales intergouvernementales (OIG) et non gouvernementales (ONG). ainsi qu’avec la communauté intellectuelle internationale dans son ensemble doivent être claires et exactes quant au fond, correctes quant à la forme, rédigées de façon précise et rigoureuse et présentées avec soin. Les principes exposés ci-après ont pour objet de guider et d’aider les fonctionnaires qui sont appelés à rédiger, saisir, mettre en forme ou expédier la correspondance de l’Organisation.

A. ATTRIBUTIONS EN MATIÈRE DE CORRESPONDANCE

2. Ce sont, bien entendu, les secteurs/bureaux/offkes/unités compétents qui sont responsables de l’établissement des lettres qu’expédie l’Organisation, ainsi que du fond et de l’exactitude de ces communications. Il leur incombe, en règle générale, de saisir le texte de la lettre, de vérifier le nom, la qualité et l’adresse du destinataire, de réunir les visas et d’expédier l’original et les copies. Une copie de la correspondance doit être conservée dans les dossiers du secteur/bureau/offïce/unité d’origine et classée en conformité avec les procédures et les plans de classement en vigueur. Une copie supplémentaire de la correspondance peut être gardée dans les dossiers de classement par ordre chronologique (“chronos”).

3. Il convient d’établir et d’expédier sans retard les réponses aux communications reçues. Lorsqu’une réponse doit être différée pour une raison quelconque, il convient de faire parvenir à l’auteur de la communication un accusé de réception provisoire.

4. Le fonctionnaire chargé de rédiger une lettre doit s’assurer que toutes les questions posées dans la communication initiale ont reçu une réponse et demander, le cas échéant, aux autres secteurs concernés de fournir les éléments d’information nécessaires. Il doit étudier avec soin les communications émanant non seulement des autorités nationales et des instances régionales ou internationales mais aussi de particuliers, et répondre à leurs auteurs. Lorsqu’un grand nombre de communications concernent une question à l’égard de laquelle le Directeur général a nettement défini la politique à suivre, il est possible d’y répondre par une lettre standard.

5. Lorsque la lettre émanant de l’Organisation appelle une réponse (lettres en série et lettres- circulaires, notamment), elle doit toujours indiquer les nom, adresse, numéro de téléphone et de fax ainsi qu’adresse électronique du membre du Secrétariat à qui cette réponse doit être envoyée.

B. SIGNATURE

6. L’identité du signataire d’une lettre est fonction de la nature et de l’importance du sujet de celle-ci, du niveau de son destinataire et des règles de délégation de signature. La correspondance qui traite de l’exécution du programme peut être signée soit par I’ADG du secteur, soit par un fonctionnaire compétent à qui ce pouvoir a été délégué, étant entendu qu’il lui appartient d’obtenir les visas requis et d’envoyer les copies aux personnes concernées. La

-2-

correspondance à faire signer par ces fonctionnaires se borne normalement aux questions techniques et aux mesures d’application. Elle ne saurait proposer ni consacrer aucune décision de politique générale.

7. Les lettres adressées aux chefs d’Etat ou de gouvernement sont signées par le Directeur général; celles adressées aux ministres sont, selon le cas, signées par le Directeur général, par le DDG, par I’ADG compétent ou par l’ADG/BRX (sur indication de CAB). Les lettres en série à destination des ONG et OIG portent la signature du Directeur général ou de l’ADG/BRX. Les communications adressées aux délégués permanents (telles les invitations aux réunions d’information précédant les réunions statutaires des organes directeurs ou les réunions thématiques organisées par les secteurs) sont signées par l’ADG/BRX.

8. En l’absence du Directeur général, le haut fonctionnaire qui assure l’intérim (le Directeur général adjoint ou un sous-directeur général) signe pour le compte du Directeur général ; c’est le nom de ce dernier qui figure sur la lettre.

II. RÉDACTION

A. STYLE

9. Les communications écrites de caractère officiel (qui, à l’UNESCO, sont le plus souvent des lettres) adressées aux chefs d’Etat ou de gouvernement, aux ministres, aux commissions nationales et aux délégués permanents d’Etats membres ainsi qu’aux observateurs d’Etats non membres sont rédigées selon le strict protocole et les usages diplomatiques établis. Elles sont soumises à l’état de projet au visa de BRX et de CAB. Un style plus libre peut être adopté pour les lettres adressées à des particuliers ou à des fonctionnaires d’autres institutions du système des Nations Unies.

10. L’annexe 1 contient un certain nombre d’indications quant aux usages de la langue écrite qu’il convient de respecter.

11. On trouvera plus loin, aux sections IV et V, des directives concernant les marges, les interlignes et espaces, la réclame et diverses questions de présentation et d’expédition de la correspondance; les formules d’appel et de courtoisie les plus fréquemment employées sont reproduites à l’annexe II.

B. LANGUES DE LA CORRESPONDANCE

12. La correspondance signée par les fonctionnaires de l’Organisation est normalement rédigée en anglais, en français ou en espagnol, selon la préférence du destinataire. Pour la correspondance à la signature du Directeur général, il convient d’utiliser la langue indiquée sur la fiche pertinente de la partie II du Guide de correspondance officielle de l’UNESCO ou, éventuellement, celle qui serait spécifiquement indiquée par CAB.

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C. TITRES OFFICIELS ET PERSONNELS

13. Il convient de veiller tout particulièrement à l’exactitude des titres officiels et personnels employés dans l’adresse, la formule d’appel, la formule de courtoisie et le texte des communications. BRX doit être consulté en cas de doute.

D. RÉFÉRENCE A DES COMMUNICATIONS ANTÉRIEURES

14. Lorsqu’une communication fait suite à un échange de correspondance antérieur, il convient de mentionner de façon précise la dernière des communications précédentes, en en rappelant la date, l’objet et, le cas échéant, la référence. On écrira par exemple “En réponse à votre lettre . . . du 5 avril 1997 concernant...” ou “Comme suite à ma lettre . . . du . ..“.

E. FORMULE INTRODUCTIVE

15. Les mots “J’ai l’honneur d’...” figurent parfois dans la première phrase, étant entendu que, dans le cas de lettres que les directeurs généraux adjoints, les sous-directeurs généraux et les directeurs adressent à des ministres, des ambassadeurs, des délégués permanents, le libellé initial est “Au nom du Directeur général, j’ai l’honneur d’. ..” ou “Le Directeur général m’a chargé d’ . . .“. L’expression “J’ai l’honneur” ne doit figurer qu’une seule fois dans le corps d’une même lettre. S’il y a lieu de rappeler une communication antérieure du Directeur général, la formule à employer est la suivante : “A la suite de la lettre . . . . j’ai l’honneur d’...“. S’il s’agit d’une résolution d’un organe de l’UNESCO, on écrira par exemple : “J’ai l’honneur d’appeler votre attention sur la résolution. ..“.

16. La formule “J’ai le plaisir d’...” que l’on préfère souvent à “J’ai l’honneur d’...“est également admise lorsque l’on souhaite donner un ton moins formel à la lettre.

F. NOMS DES ETATS MEMBRES ET DES CHEFS D’ETAT OU DE GOUVERNEMENT

17. La liste des Etats membres et Membres associés de L’UNESCO fait l’objet de l’appendice 4L du Manuel de l’UNESCO. Celle des chefs d’Etat ou de gouvernement peut être obtenue auprès de BRX, qui l’établit et en assure la mise à jour systématique.

G. MENTION DE RÉSOLUTIONS ET DE DÉCISIONS

18. Lorsque l’on mentionne une résolution de la Conférence générale ou une décision du Conseil exécutif, il faut bien préciser le numéro de celle-ci, la session à laquelle elle a été adoptée ainsi que l’organe qui en est l’auteur, comme il est indiqué dans les exemples ci-après:

a> Résolutions de la Conférence générale

Dans le corps du texte :

“La résolution 31 adoptée par la Conférence générale à sa 29e session” ou, plus brièvement, “la résolution 29 U31”.

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En référence :

“(29 (YRésolutions, 31)” ou “(29 C/Rés.,31)“; la forme “(rés.29 C/31)” est également admise.

b) Décisions du Conseil exécutif

Dans le corps du texte :

“Conformément à la dkision 3. i adoptée par le Conseil exécutif à sa 1.50e session ” ou “à la décision 150 EIJ3.1”

En référence :

“(1.50 EHDécisions, 3.1) ” ou “(1.50 EX/Déc., 3.1) ” ou encore “(déc. 150 EX73.1) ”

19. S’il ne suffit pas de mentionner le numéro, le titre et la date d’une résolution ou d’une décision, on peut en citer les paragraphes appropriés, voire, dans certains cas, joindre à la communication le texte intégral de la résolution ou de la décision.

H. MENTION DES LANGUES DES RÉUNIONS

20. Les lettres d’invitation à une réunion doivent indiquer les langues dans lesquelles les travaux se dérouleront et l’interprétation sera assurée. Ces langues peuvent être soit expressément mentionnées, quand elles sont au nombre de deux ou trois, soit désignées par le membre de phrase “les langues de travail de la Conférence générale” lorsqu’il s’agit des six langues (anglais, arabe, chinois, espagnol, français et russe) visées à l’article 53 du Règlement intérieur de la Conférence générale.

1. MENTION DU PROGRAMME ET BUDGET DE L’ORGANISATION

21. Comme son titre l’indique, le document C/5 est par définition un Projet de programme et de budget. L’expression “Projet de . . . C/5” est donc impropre. Après son approbation par la Conférence générale, il devient le document “... C/S approuvé” (Programme et budget approuvés pour l’exercice...).

.- 5-

ill. SOUMISSION

A. VISAS

22. La pratique du visa a pour objet de garantir le respect des principes de politique générale de l’Organisation, ainsi que de ses règlements, textes statutaires, décisions du Conseil exécutif et résolutions de la Conférence générale; l’obtention des visas ne restreint pas la responsabilité du rédacteur de la lettre quant au contenu de celle-ci.

23. Les lettres doivent être visées par le fonctionnaire du rang le plus élevé du secteur (ADG), du bureau, de l’office ou de l’unité dont émane la lettre et par :

4

b)

c>

4

e)

f)

s>

h)

i>

j>

l’ADG/BRX pour toutes communications traitant de questions de politique générale ou de coordination qui concernent les Etats membres, 1’ONU et les institutions spécialisées du système, les organisations intergouvernementales et non- gouvernementales, les délégations permanentes auprès de 1’UNESC0’;

l’ADG/MA si elles touchent à d’importantes questions de politique administrative;

DIIULA s’il s’agit de questions juridiques ou si l’on se réfère à des normes internationales;

DIIUBB si elles touchent à des questions budgétaires ou à des négociations qui pourraient conduire à des engagements financiers;

DIIUBOC si elles se rapportent au recouvrement des contributions ou si elles ont trait à des engagements de dépenses ou à des questions relatives aux paiements (sauf si elles ont été visées par 1’AO du secteur/bureau/offce/unité concerné);

DIR/BER pour la correspondance relevant d’opérations financées à l’aide de fonds extrabudgétaires;

DIR/PER si elles soulèvent des questions de personnel ou d’emploi;

DIRKLD s’il est question de documents ou d’arrangements relatifs à des conférences;

DIIUBSS s’il est question d’utilisation, au Siège, de salles ou d’espaces pour des expositions, concerts ou spectacles, de locaux, d’achats de matériel, d’envois postaux ou de télécommunications;

DIIUOPI si la lettre s’adresse à un organe d’information, a trait à une manifestation destinée à toucher le grand public ou concerne la politique de l’Organisation en matière de relations publiques;

‘Voir également l’annexe 1 à la note ADG/BRX/96/Memo 7 du 2 janvier 1996 (par. 1).

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k) DIFUUPO s’il est question d’édition ou de vente de publications;

1) PAO du secteur/bureau/offce/unité s’il s’agit de questions budgétaires ou financières, d’achats, de voyages ou d’autres activités intéressant son bureau, étant entendu qu’il incombe à 1’AO d’obtenir les visas de BB et de BOC si la teneur de la lettre déborde le cadre de ses attributions.

24. Toute la correspondance à la signature du Directeur général doit recevoir le visa du Directeur du Cabinet, qui le donne en dernier lieu.

B. COPIES

25. Il convient de prévoir et d’indiquer sur le projet et les copies de chaque lettre les secteurs/bureaux/offices/unités qui seront destinataires de ces copies, après signature de la lettre. Comme - à l’exception de CAB - tout service dont le visa a été requis doit recevoir une copie pour information, il n’est pas nécessaire d’en répéter le sigle. Il faut y ajouter :

4

b)

4

4

e>

une copie au bureau régionaliunité hors Siège pour toute activité concernant la région ou le pays de son ressort;

une copie au représentant résident ou régional du PNUD/coordonnateur résident des Nations unies lorsqu’il s’agit d’opérations financées par ou menées conjointement avec le PNUD dans le pays ou la région de son ressort;

une copie à tout secteur/bureau/offïce/unité intéressé, compte tenu de la nature de l’activité considérée;

une copie à la délégation permanente et à la commission nationale de l’Etat membre concerné, dès lors qu’il s’agit de correspondance officielle;

une copie au secrétariat du Directeur général (Sec/DG) pour toute lettre ayant des incidences sur le calendrier de ce dernier.

IV. PRÉSENTATION DE LA CORRESPONDANCE

(voir exemples figurant dans les appendices)

A. LETTRES, CAS GÉNÉRAL

26. Toutes les lettres doivent être établies sur le papier à en-tête de l’UNESCO; pour les lettres à la signature du Directeur général, on utilisera le papier à en-tête du Directeur général (voir paragraphe 30). Les règles de présentation sont les suivantes.

27. Le texte doit être aligné à gauche, sous le “r” de “référence” et justifié à droite. L’interligne simple est d’usage. Si une lettre est très courte, elle peut être faite en un interligne et demi. Chaque alinéa doit être en retrait de cinq espaces et être séparé du précédent par un

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double interligne. Lorsqu’une lettre compte plusieurs pages, chacune d’entre elles, à l’exception de la première, doit porter un numéro en chiffres arabes placés entre deux tirets (ex. : - 2 -). Chaque page, à partir de la page 2, doit comporter trois lignes au moins de texte en plus de la formule de courtoisie.

28. La référence se compose du sigle du secteur/bureau/offïce/unité d’origine suivi d’un numéro de dossier et d’un numéro d’ordre chronologique.

29. La date figure à droite, sur la même ligne que la référence et doit être précédée de l’article (exemple : le 15 octobre 1997). Dans toute la mesure du possible, la date portée doit être celle à laquelle la lettre est effectivement signée.

30. Sauf dans le cas du Directeur général, des directeurs généraux adjoints, des sous-directeurs généraux, du Directeur du Cabinet, identifiés par la mention de leur titre en haut de la lettre, le nom du signataire doit être suivi de son titre (ces deux indications et la signature constituant l’attache).

31. La réclame, qui contient le nom, la qualité et l’adresse du destinataire doit figurer, avec la même marge que le texte, dans le coin inférieur gauche de la première page, même si la lettre en compte plusieurs. Les mots “Monsieur”, “ Madame” ou “Mademoiselle” doivent toujours être écrits en toutes lettres. Dans les lettres adressées aux ambassadeurs et aux délégués permanents avec rang d’ambassadeur, lamention “Son Excellence” (qu’il est possible d’abréger en “S. Ext.“) précède le nom du destinataire.

Exemple : S. Ext. Monsieur Jean DUPOND Ambassadeur Délégué permanent de la France

auprès de l’UNESCO Maison de l’UNESCO

32. Les pièces jointes (P. J.) doivent être mentionnées dans le texte et de préférence signalées par trois points placés dans la marge de gauche, en regard de la ligne contenant cette mention. Leur nombre total est à indiquer à la fin du texte, à la marge de gauche. Lors de l’expédition d’une lettre qui en comporte, veiller à ce que les P.J. mentionnées soient effectivement jointes à l’envoi. Leur nombre et leur volume conditionneront également le choix de l’enveloppe à utiliser.

3 3. Les copies pour distribution extérieure au Secrétariat doivent être faites sur papier à en-tête de l’UNESCO, celles destinées à l’intérieur sur papier blanc. Dans l’angle supérieur gauche, il convient d’indiquer le nom du rédacteur, précédé de la mention “rédigé par”. Dans l’angle supérieur droit doivent figurer les visas requis : les fonctionnaires ayant compétence en la matière doivent en effet marquer leur accord en paraphant et en datant une copie que conservera le secteur/bureaw’offïce/unité d’origine. Les destinataires de copies sont énumérés en haut de la page, à droite, sous les visas. Sauf exception, cette indication ne doit jamais figurer sur l’original ni sur les copies destinées à une distribution extérieure. Il convient donc d’indiquer. dans le corps de la lettre, que le signataire en envoie copie à telle ou telle personne concernée par le sujet.

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LETTRES A LA SIGNATURE DU DIRECTEUR GÉNÉRAL OU DU DIRECTEUR GÉNÉRAL ADJOINT

34. Une lettre à soumettre à la signature du Directeur général ou du Directeur général adjoint doit, tout d’abord, être établie sous forme de projet, en double interligne, et comporter:

(i) dans le coin supérieur gauche le nom du rédacteur, son secteur, le nom et le poste téléphonique de la personne qui l’a saisie;

(ii) en dessous, la référence (DG/ suivi du numéro attribué au secteur/bureau/office/unité d’origine - voir l’annexe III, qui reprend l’appendice 9A du Manuel de l’UNESCO - et d’un numéro de dossier ou d’un numéro d’ordre permettant au secteur/bureau/office/unité d’identifier la lettre;

(iii) dans le coin supérieur droit le titre des personnes dont le visa est requis (celles-ci devront parapher et dater le projet);

(iv> en dessous, les destinataires de copie;

(v) le texte, y compris les formules d’appel et de courtoisie ainsi que le nom et l’adresse complète du destinataire.

35. Après obtention des visas autres que celui du DIRKAB, le projet, à soumettre sous chemise cartonnée indiquant le nom, le secteur, le numéro de bureau et de téléphone de la personne qui en est responsable, doit être remis à l’Unité de correspondance du Cabinet du Directeur général (CABKJC), accompagné de toute documentation nécessaire et de l’original de la lettre reçue, lorsqu’il s’agit d’une réponse.

36. Après révision - si nécessaire - et visa de CAB, le projet de lettre est retourné au secteur/bureau/office/unité d’origine pour frappe en forme finale sur papier à en-tête du Directeur général (dans la langue appropriée). Ce papier ainsi que celui utilisé pour les lettres à un chef d’Etat, et les “suites” de lettre dans les deux qualités sont disponibles à CABKJC.

37. La lettre doit être finalisée avec le plus grand soin, en simple interligne, en respectant toutes les corrections apportées par les auteurs des différents visas. Veiller à laisser toujours huit interlignes entre la formule de politesse et le nom du Directeur général. Comme pour les autres lettres officielles, les nom, titre et adresse du destinataire doivent figurer en bas, à gauche, de la première page (voir plus haut, section A).

38. En français et en espagnol, mais non en anglais, le nom de famille et le nom de la ville doivent figurer en majuscules. On se souviendra que la dernière page d’une lettre qui en compte plus d’une ne doit jamais se limiter à la simple formule de politesse et à la signature mais comporter aussi une partie du texte (trois lignes au minimum, sans compter la formule de politesse).

39. Ne pas dater une lettre pour signature du Directeur général : CAB/UC porte sur la lettre (au moyen d’un tampon dateur, dans la langue voulue) la date à laquelle le Directeur général l’a, effectivement, signée.

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40. Toute copie destinée à l’extérieur de l’UNESCO doit être une photocopie de l’original signé et daté et porter la mention “POUR ZNFORMT’ZON”. Les copies pour l’intérieur du Secrétariat, sur papier sans en-tête, doivent comporter toutes les indications figurant sur le projet: nom du rédacteur, sigle du secteur, visas recueillis et destinataires de copies.

41. Avant de remettre à CABKJC la (les) lettre(s) à soumettre au Directeur général pour signature, vérifier qu’y sont joints : le fond de dossier, le projet muni des visas, l’original de la lettre à laquelle il est répondu, trois copies et l’enveloppe pour expédition.

C. LETTRES-CIRCULAIRES

42. Les lettres-circulaires (CL) sont des lettres de teneur identique, signées par le Directeur général à l’exclusion de tout autre signataire et adressées aux gouvernements de tous les Etats membres’. Une CL est employée dans le cas où une décision ou une réponse déterminée sont demandées, ou pour transmettre des renseignements en exécution d’une disposition de l’Acte constitutif ou d’une obligation juridique. Il pourra s’agir par exemple de l’envoi de textes de résolutions de la Conférence générale ou de questionnaires, d’appels à candidatures, de demandes de contributions financières, d’invitations à des réunions de catégorie 1 (conférences internationales d’Etats) ou II (autres réunions de caractère intergouvernemental).

43. Contrairement aux autres lettres à la signature du Directeur général, les CL sont reproduites sur papier à en-tête normal de l’UNESCO, leur objet figure au début de la lettre, avant la formule d’appel, et le nom du Directeur général ainsi que sa qualité sont indiqués à la fin. Au bas de la première page est reproduite l’indication: “Aux ministres chargés des relations avec l’UNESCO”. La référence se compose de la cote “CL” suivie d’un numéro d’ordre attribué par CAB. Copie pour information est envoyée systématiquement à chaque commission nationale et à chaque délégation permanente, et la mention correspondante figure en clair à la fin du texte. après la signature, à la marge de gauche.

44. L’unité d’origine communique à CAB/UC le projet de CL portant les visas nécessaires, ainsi que toutes les annexes, en indiquant les langues proposées. CABKJC fait réviser - si nécessaire - et approuver le projet de lettre par DWCAB et le renvoie à l’unité d’origine ; la décision finale quant aux langues est prise par CAB en concertation avec l’unité d’origine. en fonction de différents critères parmi lesquels figure, dans le cas des invitations à une réunion, celui des langues de travail de cette réunion.

45. L’unité d’origine fait établir autant d’exemplaires qu’il est nécessaire du texte approuvé et de toutes les annexes, ainsi qu’une “Demande de travaux: document” (formule 2) en deux exemplaires qui doivent être contresignés par 1’AO (aux fins de contrôle administratif), et elle les transmet à CABKJC. L’unité d’origine indique en particulier sur la demande de travaux le nombre des exemplaires dont elle a besoin, dans chaque langue, en plus de la distribution officielle. L’Unité de correspondance détache le duplicata de la demande de travaux. contresigne l’original et envoie les documents à CLD pour traduction. CLD renvoie à CAB le reçu indiquant les numéros d’identification du travail.

‘Les lettres de teneur identique qui ne présentent pas ces caractéristiques (lettres aux OIG ou aux ONG, par exemple) sont dites lettres en série.

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46. Une fois les documents traduits et composés, CLD remet les différentes versions linguistiques de la CL et de ses annexes a CAB. CAB : i) relit la CL, ii) communique les différentes versions linguistiques des annexes à l’unité d’origine. Il appartient à celle-ci de procéder à un contrôle des traductions de ces annexes et de s’assurer, en liaison avec CAB, de l’uniformité dans chaque langue des titres et autres expressions qui figurent à la fois dans la CL et dans les annexes. CAB fait signer la CL par le Directeur général.

47. Après signature, CLD reproduit la CL et les annexes, et communique le nombre requis d’exemplaires de la CL à l’unité de la distribution et du courrier (GEWREG) pour que celle-ci y imprime les noms des destinataires; GESREG fournit ensuite ces exemplaires à CABkJC qui, après avoir daté la lettre, la place avec les pièces jointes dans des enveloppes préparées par l’unité de la distribution et du courrier et les envoie à la Section du courrier pour qu’ils soient expédiés conformément aux instructions données.

D. NOTES VERBALES

48. D’une manière générale, la note verbale s’emploie pour les communications de routine et les affaires d’importance secondaire. A la différence de la lettre, la note verbale ne comporte ni formule d’appel, ni réclame, ni attache. La date figure au bas du texte et est suivie du sceau de l’Organisation. Le texte est rédigé à la troisième personne, et l’entrée en matière est généralement précédée d’une formule de courtoisie (“...présente ses compliments à... et a l’honneur de...“). A l’UNESCO, les notes verbales (dont on trouvera un exemple à l’appendice 6) sont rédigées le plus souvent par BRX. L’usage est de répondre à une note verbale par une communication de même nature.

V. EXPÉDITIONIACHEMINEMENT DE LA CORRESPONDANCE

A. CAS GÉNÉRAL

49. La correspondance est apportée à la Section de la distribution et du courrier (GESREG) sous enveloppe cachetée et portant la mention permettant d’identifier l’expéditeur (nom ou titre et Secteur).

B. DISTRIBUTION DES COPIES

50. Les copies doivent être prévues comme suit :

4 deux copies à CAB de toute correspondance signée par le Directeur général ou le Directeur général adjoint (ces deux copies sont prélevées directement par CAB/UC après signature de la lettre);

b) une copie à tout autre secteur/bureau/offïce/unité dont le visa est requis, étant entendu que, lorsque le visa de CAB est demandé pour une lettre dont le signataire n’est ni le Directeur général ni le Directeur général adjoint, il n’y a pas lieu d’en adresser copie à CAB (voir plus haut, section III B);

-.ll -

4 une copie pour information à tout secteur/bureau/offïce/unité indiqué sur les copies de la lettre comme destinataire de copie.

5 1. Exception faite des lettres-circulaires (voir section IV C), toutes les copies, hormis celles destinées à CAB, sont distribuées par le secteur/bureau/office/unité d’origine.

B. LETTRES SIGNÉES PAR LE DIRECTEUR GÉNÉRAL OU LE DIRECTEUR GÉNÉRAL ADJOINT (autres que les lettres-circulaires)

52. Les secteurs/bureaux/offices/unités situés dans le bâtiment Fontenoy sont responsables de l’expédition des lettres et annexes, ainsi que de celle des copies, le jour même où les lettres signées leur sont rendues, sans modifier la date portée par CAB.

53. Lorsque le secteur/bureau/ofIke/unité d’origine se trouve à Bonvin, CAB/UC expédie les lettres signées (à l’exception des lettres en série ou qui comportent de nombreuses pièces jointes) si les enveloppes portant le nom et l’adresse du destinataire ont bien été jointes à cet effet. CABRJC retourne le dossier au secteur/bureau/office/unité d’origine avec une photocopie de la lettre signée et datée. Toutes les copies sont distribuées par le secteur/bureau/office/unité d’origine.

54. Toute lettre du Directeur général à un chef d’Etat ou de gouvernement doit être acheminée via la délégation permanente du pays concerné et sous couvert d’une lettre de transmission à la signature de l’ADG/BRX. On trouvera les modèles de cette lettre dans les appendices 1 (français) et 2 (espagnol).

D. LETTRES-CIRCULAIRES

55. L’expédition des lettres-circulaires est assurée par CAB. Ces lettres seront bientôt accessibles également, sous la même rubrique que les documents de la Conférence générale et du Conseil exécutif, sur le site Internet de l’UNESCO (htpp://www.unesco.org/‘).

E. TÉLÉCOPIES (FAX)

56. Lorsqu’il est considéré comme nécessaire d’envoyer une lettre signée par télécopie, il est souhaitable d’insérer, au-dessous de l’adresse, le numéro de télécopieur du destinataire. L’envoi ultérieur, par courrier normal; de la lettre signée et datée est fonction:

9 de l’identité du signataire : les originaux des lettres signées par le Directeur général doivent toujours être expédiés ;

ii) du niveau du destinataire : si, exceptionnellement, une télécopie doit être adressée à un chef d’Etat, par exemple, il va de soi que l’original doit ensuite lui être expédié selon les voies habituelles; inversement, il est à noter que beaucoup de communications à l’intérieur du système des Nations Unies se font par télécopie seulement ;

- 12-

iii) de la nature et de l’importance du sujet : peuvent notamment être traitées par télécopie uniquement des questions ponctuelles d’organisation ou des dispositions matérielles relatives par exemple à des réunions. L’envoi de l’original est préférable lorsqu’il s’agit de questions de fond ou de thèmes complexes. Il est indispensable pour tout sujet ayant une portée juridique, car la télécopie n’a qu’une valeur probante limitée.

Dans les cas ordinaires et dans un souci d’économie, la transmission de la seule télécopie suffit. Lorsque l’original n’est pas expédié, il doit être conservé dans le dossier, avec le bordereau de l’envoi du fax.

57. C’est toujours au secteur/bureau/ofke/unité d’origine qu’incombe la responsabilité d’envoyer par télécopie une lettre signée.

58. Dans le cas d’un envoi en grand nombre de télécopies, il est possible de faire appel au télécopieur central de l’Organisation (DIT/ITT) qui pourra s’en charger en facturant le secteur concerné.

F. TÉLÉGRAMMES ET TÉLEX

59. A de rares exceptions près, telles l’envoi de condoléances officielles par le Directeur général ou le Directeur général adjoint, les télégrammes ont été remplacés par les télex et la télécopie (fax). Les textes des télégrammes et des télex sont transmis au service central d’expédition (DIT/ITT) via la messagerie électronique (e-mail) directement à partir d’un PC ou d’un terminal.

G. COURRIER ELECTRONIQUE

60. Moins coûteux que les télégrammes et le télex, le courrier électronique est un moyen de communication économique et rapide, dont l’emploi mérite à ce titre d’être encouragé. Il ne peut cependant être utilisé pour la correspondance officielle qui est l’objet du présent guide.

- 13-

ANNEXE I

USAGESETRÈGLESDIVERSESARESPECTER

A. ORTHOGRAPHE

L’orthographe à suivre, y compris pour les traits d’union, est celle du Petit Robert 1. Bien qu’ils dépassent le cadre de l’orthographe au sens strict du terme, les ouvrages de référence ci- après sont aussi à consulter, le cas échéant :

a> Maurice Grevisse : Le bon usage, grammaire française;

b) Grand Robert, dictionnaire alphabétique et analogique de la langue française;

c> Petit Robert 2, dictionnaire universel des noms propres.

B. EMPLOI DU FEMININ

En ce qui concerne l’emploi du féminin pour les noms de titres et de fonctions, il convient d’établir une distinction entre les annexes et pièces jointes, qui sont des documents de l’UNESCO, et les lettres proprement dites.

Dans les annexes, il convient d’appliquer les indications contenues dans la brochure “Pour l’égalité des sexes dans le langage”, qui ont été conçues à la lumière des résolutions (24 C/14, 25 C/l 09 et 26 C/l 1.1) adoptées par la Conférence générale à ce sujet et dont une nouvelle édition est en préparation.

Dans les lettres elles-mêmes, on respectera dans chaque cas les indications qui figurent sur la communication à laquelle il est répondu.

En l’absence de toute indication quant à la préférence de la destinataire de la lettre, on emploiera féminin.

C. EMPLOI DE LA MAJUSCULE

En français, à l’UNESCO, il n’est fait qu’un usage très modéré de la majuscule.

On ne met la majuscule qu’au premier mot d’une phrase. Le premier mot de chaque alinéa d’une même phrase, même s’il est précédé d’une lettre d’ordre, ne prend pas de majuscule.

Exemples : La Conférence générale avait invité le Directeur général à : 4 poursuivre ses efforts pour mobiliser les ressources nécessaires;

b) veiller à prendre les dispositions financières et budgétaires voulues pour le programme.

- 14-

Le programme devait comprendre les éléments suivants : a) recrutement du personnel requis; b) échange d’informations; c) coopération avec les organismes locaux; d) extension des installations existantes.

Une phrase figurant entre parenthèses ou entre tirets à l’intérieur d’une autre phrase ne doit pas, en règle générale, commencer par une majuscule, sauf s’il s’agit d’une question ou si elle commence par un mot qui prend la majuscule initiale.

Après un deux-points, le premier mot d’une question doit toujours commencer par une majuscule.

Exemple : Le Comité est en droit de se demander : “Qui sera le bénéftciaire ? “.

On met la majuscule aux noms propres de personnes (noms patronymiques, prénoms, surnoms, pseudonymes) et au mot caractéristique des dénominations géographiques consacrées.

A noter que le mot “état” prend la majuscule quand il désigne le gouvernement d’un pays, la communauté nationale ou l’administration. Il conserve la minuscule dans les autres cas (manière d’être, position sociale, disposition, etc.).

Exemples :

Majuscule le chef de 1 ‘Etat le Conseil d’Etat 1 ‘Etat de New York la raison d ‘Etat le coup d ‘Etat

Minuscule un état de siège proclamer 1 ‘état d ‘urgence le message sur 1 ‘état de 1 ‘Union être en mauvais état 1 ‘état d ‘âme

A l’UNESCO, le mot “gouvernement” ne prend jamais de majuscule.

Titres d’ouvrages

Le premier mot du titre d’un livre, d’un périodique ou d’une publication prend toujours la majuscule initiale, quel que soit l’endroit où ce titre figure dans la phrase :

Exemples : Reportez-vous à cet égard au numéro du Courrier de 1 ‘UNESCO paru en octobre 1997.

Pour plus de renseignements, voir le Manuel des lois et des pratiques de la fonction publique.

Contrairement à ce qui se passe en anglais, où, à l’exception des articles, des conjonctions

- 15-

et des prépositions, la majuscule est attribuée à l’initiale de chaque mot, en français on n’emploie pas de majuscule à l’intérieur du titre.

Exemple : Français Importance des domaines industriels dans les pays en développement (1984)

Anglais The effectiveness of Industrial Estates in Developing Countries (1984)

On ne met pas non plus de majuscule au nom qui désigne une subdivision d’un texte (volume, introduction, partie, chapitre, etc.) ou une annexe.

Noms d’instruments juridiques

Le premier mot du nom d’un instrument juridique prend la majuscule initiale lorsque ce dernier est nommément désigné et figure au singulier ou que, à défaut, le contexte ne laisse planer aucun doute quant à l’instrument auquel on se réfère.

Exemples :

Majuscule

1 ‘Accord entre 1 ‘UNESCO et 1 ‘OMPI la Charte mondiale de la nature la Déclaration des droits de 1 ‘enfant

le Traité sur la non-proltfération des armes nucléaires

Minuscule

1 ‘accord envisagé plusieurs chartes ont été adoptées un projet de déclaration sur la race et les préjugés raciaux ces deux Etats ont signé un traité d’amitié et de coopération

Noms d’organisations

Le premier mot du nom d’une organisation, d’un organisme, d’un organe (conseil, commission, comité ou groupe de travail) ou d’un service du Secrétariat déterminé prend toujours la majuscule.

Exemples :

Majuscule

1 ‘Organisation mondiale de la santé la Commission de la population le Secteur de la culture la Division des traductions

Minuscule

les organisations concernées cette commission.. les trois secteurs intéressés toutes les divisions du Secteur de la communication

- 16-

On n’emploie la majuscule que si l’entité existe déjà officiellement, et non dans les cas où elle n’est encore qu’à l’état de projet.

Exemples :

Majuscule Le Groupe de travail de 1 ‘instabilité monétaire a présenté son rapport à la Commission

Minuscule La Commission a envisagé la création d’un groupe de travail

Titres de fonctions

Pour les titres de fonctions, on emploie la majuscule initiale lorsque le titre désigne le chef ou un agent supérieur d’un grand service permanent et figure au singulier, soit à la place du nom propre, soit avant ou après le nom propre.

Exemples :

Majuscule

Le Secrétaire général de 1 ‘ONU

Le Directeur exécutifde 1 ‘ONUDI les directeurs du Secteur de l’éducation

Le Conseiller juridique de 1 ‘UNESCO Le Délégué permanent du Pérou

1 ‘Administrateur du PNUD

La Présidente de la République, Mme X

M x Président de la République

Minuscule

chacun des organismes envisagés devrait nommer un secrétaire général

le poste de directeur de la Division des droits de l’homme

un des conseillers de la Délégation permanente

un administrateur du personnel

le futur président aura à décider

Mme Y a été élue présidente

le Premier Ministre En sa qualité de ministre, il a...

- 17-

Salles et bâtiments

Contrairement à ce qui est le cas en anglais, il n’est attribué de majuscule initiale dans les noms de bâtiments, de salles et d’autres lieux de l’UNESCO qu’aux noms propres figurant éventuellement dans ces noms de lieux.

Exemples :

la salle du Conseil exécutif la salle de conférence la salle des pas perdus 1 ‘espace Miro le salon des délégués le comptoir de souvenirs

Noms composés

En ce qui concerne les noms composés d’éléments liés par un trait d’union, les différents composants (substantifs ou adjectifs) ne prennent la majuscule que s’il s’agit de noms propres (personnes ou dénominations géographiques).

Exemples :

Majuscule Minuscule les Anglo-Saxons un non-résident les Indo-Européens la non-violence

A noter que, dans les mots composés avec “non”, le trait d’union s’emploie quand le mot composé forme un substantif, mais non lorsqu’il est employé adjectivement.

D. EXPRESSION DES NOMBRES

Nombres cardinaux inférieurs à 10

Sous réserve, en particulier, des diverses exceptions énumérées au paragraphe suivant, on écrit en lettres, et non pas en chiffres, les nombres cardinaux inférieurs à 10.

Exemples : Cet avis a été contesté par trois membres du Conseil. On a observé la présence à proximité de quatre ou cinq enfants.

Les principaux cas où les nombres cardinaux inférieurs à 10 s’écrivent en chiffres, et non pas en lettres, sont énumérés ci-dessous.

- 18-

Ages âgé de 7 ans un enfant de 2 ans

Cotes des documents 147 EX/8 28 UINF. 4

Dates le Ier mars le 5 décembre

Degrés (température et capacités) 9°C - 10°F

Degrés (longitude et latitude) 8” 5’ de longitude 0 4” de latitude N

Division d’un ouvrage

page 3 paragraphe 8 article 5 (mais : article premier (forme abrégée : art. Ier)) chapitre III (mais : chapitre premier (forme abrégée : chap. Ier))

Heures 7 heures 9 h 05

Mesures et poids 2 mètres

9 kg

Montants monétaires Sfiancs 7 shillings

Statisticmes, énumérations, dénombrements Le personnel du centre mécanographique comprend : I chef d ‘atelier, 2 opérateurs, 4 chiffreurs et 6 vértjkateurs

Taux, pourcentages. proportions et expressions mathématiques dans la proportion de 1 à 5 divisé par 4 multiplié par 3

- 19-

Nombres cardinaux formés de deux chiffres ou plus

On écrit en chiffres, et non pas en lettres, les nombres cardinaux formés de deux chiffres ou plus.

Exemples : Les observateurs dans ce secteur sont au nombre de 15. Cette convention a été ratiJiée par 102 Etats.

Deux cas (cités ci-après) font exception à la règle :

a) Nombres qui commencent une phrase

Exemples : Quinze observateurs sont affectés à ce secteur. Cent deux Etats ont ratiJié cette convention.

b) Nombres qui désignent un corps constitué

Exemples : le.Conseil des Cinq-Cents le Comité des Vingt-Quatre

Cas particulier des millions et des milliards

Dans un nombre de millions, on écrit le mot “million” en toutes lettres lorsque le nombre ainsi exprimé ne comporte pas plus d’une décimale.

Exemples : 2 millions 2,3 millions 2 550 000

ET NON 2 000 000 2 300 000 2,55 millions

Les graphies suivantes doivent être observées :

plus d’un million de dollars

une superficie de 2,3 millions de km2

ET NON plus de un million de dollars ou

plus de 1 million de dollars une superficie de 2,3 millions km*

Dans un nombre de milliards, on écrit le mot “milliard” en toutes lettres lorsque le nombre ainsi exprimé ne comporte pas plus d’une décimale; on écrit les mots “milliard” et “million ” en toutes lettres lorsque le nombre ainsi exprimé ne comporte aucune décimale.

Exemples : 2 milliards 2,5 milliards

2 milliards 555 millions 2555500000

- 20 -

ET NON 2000000000 2500000000

ou 2 milliards 500 millions 2555000000 2 milliards 555,5 millions

Nombres ordinaux

Dans la plupart des cas, on écrit en toutes lettres les nombres ordinaux.

Exemples : la première conférence, tenue en 1996 le Deuxième Comité du Conseil économique et social la Troisième Commission de 1 ‘Assemblée générale des Nations Unies la douzième édition de cet ouvrage

Les principaux cas où les nombres ordinaux s’écrivent en chiffres sont les suivants:

Sessions du Conseil exécutif et de la Conférence générale de l’UNESCO

Exemple : Le Conseil exécutif; à sa 153e session, . . La 29e session de la Conférence générale s ‘est tenue...

Manifestation diverses

Exemple : le IIe Festival mondial de la jeunesse et le 31e Festival international du-film

Premier iour du mois dans une date

Exemple : le Ier avril

Séances

Exemple : la 7e séance du groupe de travail

Siècles

Exemple: le XXe siècle

-21-

Fractions et nombres fractionnaires

Les fractions employées isolément s’écrivent en toutes lettres.

Exemples : le tiers des votants les trois quarts du budget les quatre cinquièmes d’une somme les neuf dixièmes du territoire

Ponctuation

La séparation en tranches d’un nombre comportant plus de quatre chiffres est marquée, en règle générale, par un point, ou parfois par-un espace blanc. On sépare de cette manière les nombres en tranches de trois chiffres à partir de la virgule, tant pour la partie entière que pour la partie décimale, qui sont séparées par une virgule.

Exemple : 3.860.363,018

E. ABREVIATIONS ADMISES

Si le nom d’une organisation, d’un organisme ou d’un organe apparaît à maintes reprises, il faut, la première fois, le donner sous sa forme complète. Par la suite, le souci de brièveté et de légèreté imposera de l’abréger, à condition qu’il n’en découle aucune ambiguïté et étant entendu que l’on emploiera la forme complète chaque fois que la clarté l’exige.

Exemples : le Conseil la Commission le Secteur le Ministère 1 ‘OfJice

pour le Conseil exécutif la Commission financière et administrative le Secteur de la culture le Ministère des affaires étrangères l’Office des normes internationales et affaires juridiques

Les titres de civilité ne s’abrègent que lorsqu’ ils sont placés devant le nom de la personne dont on parle ou qu’on désigne..

M MM Mme Mmes Mlle Mlles Me Mi7

pour Monsieur Messieurs Madame Mesdames Mademoiselle Mesdemoiselles Maître Monseigneur

Exemple : Monsieur le Directeur,

- 22 -

J’ai 1 ‘honneur de vous faire tenir ci-joint les pièces demandées, concernant M. Lully et Mme Léonard.. . . Comme Mlle Duval en avait exprimé le voeu,

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, .

Les termes désignant les divisions d’un texte ne doivent pas être abrégés dans le corps du texte mais peuvent l’être comme suit dans une parenthèse ou une note:

alinéa article chapitre colonne numéro

page paragraphe section tome volume

al. art. chap. col. No, Nos

P. par. sect. t. vol.

Hormis celle qui a trait aux numéros, ces abréviations ne prennent pas la marque du pluriel.

F. MENTION DES DATES, HEURES ET PÉRIODES

Dates

Les noms de mois s’écrivent en toutes lettres, sans majuscule initiale; le jour (exception faite de “1 er”) et l’année sont indiqués en chiffres cardinaux.

Exemple : Il a été décidé, le 21 novembre 1994, de . .

Heures

Les heures s’écrivent en chiffres arabes.

Exemples : II heures (et non : 11 h) 12 h 30 (et non : midi 30) 22 h 05 (‘et non : 22 heures 05) 0 h 30 (et non : minuit 30)

-23 -

Périodes et siècles

Lorsqu’on mentionne deux ou plusieurs années consécutives, les chiffres de la première et de la deuxième ou dernière années considérées sont séparés par un trait d’union.

Exemples : 1998-l 999 1939-I 945 la moyenne annuelle pour la période 1965-I 968

Les chiffres d’armées ainsi indiquées ne s’abrègent pas et des formes telles que “1998-99” ou “1998-9” sont donc à proscrire.

En revanche, lorsqu’on se réfère à une période conventionnelle telle qu’une année scolaire ou une période statistique particulière, les chiffres des années considérées sont séparés par une barre oblique et l’on n’indique que les deux derniers chiffres de la dernière année.

Exemple : 1 ‘année scolaire 1992/93

S’agissant des décennies, l’usage français est généralement d’employer les deux derniers chiffres de l’armée initiale.

Exemple : Les années 80

En français, les siècles s’écrivent en chiffres romains majuscules.

Exemple : le XXe siècle

G. SIGNES DIACRITIQUES

Il importe de faire figurer les signes diacritiques (tilde en espagnol, par exemple) qui, dans différentes langues, se placent au-dessus ou au-dessous de certaines lettres et qui en modifient la prononciation.

-2.5 -

ANNEXE II

FORMULES D’APPEL ET DE COURTOISIE

Dans une lettre officielle, la formule d’appel comporte nécessairement le titre du destinataire. On trouvera ci-après les titres et formules de courtoisie d’un usage fréquent à l’UNESCO.

Chef d’Etat

Ministre

Secrétaire général ONU, chef d’institution spécialisée, ambassadeur, président CG, EXB.

Prés. CN, délégué perm

Prés. ONG, Sec. CN, Prés. association

Directeur inst. nat.

Monsieur, Madame ou, si le signataire est un homme

Madame

Monsieur et cher ami

Monsieur le Président de la République,

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président de la République, les assurances de ma très haute considération.

Monsieur le Ministre,

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, les assurances de ma haute considération.

.--Y l’assurance de ma haute considération,

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Secrétaire général et cher ami, l’assurance de ma haute considération et de mes sentiments les meilleurs.

.--> l’assurance de ma considération la plus distinguée.

. . . . l’assurance de ma considération très distinguée.

--.> l’assurance de ma considération (très) distinguée.

-..> l’assurance de ma considération distinguée.

...Y mes respectueux hommages.

. . . . l’assurance de mes sentiments les meilleurs 0~ les plus cordiaux.

Mon cher collègue

- 26 -

Cher collègue

Ecclésiastique

Archevêque

Cardinal

Observateur du Saint-Siège

Souverain pontife

Souverain

Membre d’une maison souveraine

. . . . l’assurance de mes sentiments les meilleurs.

. . . . mon Père, l’assurance de mes sentiments respectueux.

. . . . Monseigneur, l’hommage de mon profond respect.

. . . . Monsieur le Cardinal, les assurances de ma déférente considération.

. ..) Monseigneur, les assurances de ma déférente considération.

Très Saint Père,

Je prie Votre Sainteté de bien vouloir agréer les assurances de mon profond respect.

Sire,

Je prie Votre Majesté de bien vouloir agréer les assurances de mon profond respect.

Altesse,

Je prie Votre Altesse (Impériale, Royale, Sérénissime) d’agréer les assurances de ma très respectueuse considération.

ANNEXE III

LISTE DES COTES A FAIRE FIGURER SUR LES LETTRES A LA

SIGNATURE DU DIRECTEUR GÉNÉRAL OU

DU DIRECTEUR GÉNÉRAL ADJOINT’

Ces numéros, qui constituent le deuxième élément de la référence à faire figurer sur les lettres à la signature du Directeur général ou Directeur général adjoint, identifient les secteurs/bureaux/offices d’origine.

A Secteur/bureau/office

B Deuxième élément de la référence pour les lettres signées par le DG ou le DDG

ADG/ED IEP

ADG/SC IOC

ADGISHS

ADG/CLT WHC

ADGKII

ADGIDRG (y compris BIO, CED, MDT, MFU, OPS, PAL, PHE, WGE)

ADG/BRX

ADG/MA (y compris BOC, BSS, CLD, DIT, PER, PSD)

AF0

AFR

BB

BER

l/ l.l/

21 2.11

31

41 4.11

51

61

71

81

91

lO/

Il/

12/

‘Manuel de l’UNESCO - Appendice 9 A

BPE

CPP

CRP

EPD

IOM

LA

MCR

OP1

OPM

PTC

SA

SCG

scx

UP0

HGA

-28 -

131

141

15/

16/

17/

18/

19/

201

211

221

231

241

251

261

271

- 29 -

APPENDICE 1

iKî United Nations Educational, Scientifïc and Cultural Organization Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture

7, place de Fontenoy Le Sous-Directeur général 75352 Paris 07 SP pour les relations extérieures

1, rue Miollis 75732 Paris Cedex 15

Tél:+33(0)1 45 68 10 00 Fax:+33(0)1 45 67 16 90

Ref . : (Réf. du secteur concerné) Pas de date (sera tamponnée une fois la

lettre signée)

Monsieur l’Ambassadeur,

J’ai l’honneur de vous faire parvenir sous ce pli une lettre du Directeur général adressée au Président de (pays) que je vous serais reconnaissant de bien vouloir transmettre à son destinataire.

Vous trouverez ci-joint, pour votre information, une copie de cette communication.

Je vous prie d’agréer, Monsieur l’Ambassadeur, l’assurance de ma haute considération.

Ahmed Sayyad

Destinataire

-3l-

APPENDICE 2

Gi United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture

7, place de Fontenoy

75352 Paris 07 SP

1, rue Miollis 75732 Paris Cedex 15

Tél: +33(O)] 45 68 10 00 Fax:+33(0)1 45 67 16 90

Ref. : (Referencia Sector)

El Subdirector General de Relaciones Exteriores

Sin fecha (a misma sera indicada una vez la car-ta

firmada)

Senôr Delegado Permanente:

Con el ruego de hacerla llegar a su destino, me complace enviarle la carta del Director General a1 Presidente de (pais). Encontrara Ud. Adjunta copia de dicha carta para su inforrnacibn.

Aprovecho esta oportunidad para reiterarle el testimonio de mi distinguida consideracibn.

Ahmed Sayyad

Destino

- 33 -

APPENDICE 3

United Nations Educational, Scientifïc and Cultural Organization Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture

7, place de Fontenoy Le Sous-Directeur général pour 75352 Paris 07 SP les sciences sociales et humaines

1, rue Miollis 75732 Paris Cedex 15

Tél: +33(0)1 45 68 10 00 Fax:+33(0)1 45 67 16 90

Refl: SHS/HRS/96/764 Le 14 novembre 1996

Monsieur le Professeur,

Au nom du Directeur général, je vous remercie de votre lettre du 29 octobre 1996. Vos réflexions sur le lien organique existant entre droits et devoirs m’ont paru très intéressantes. D’ailleurs, comme vous le savez certainement, le devoir de respecter les droits des autres est déjà reflété dans un certain nombre d’instruments internationaux sur les droits de l’homme, et notamment dans le principe de non- discrimination.

C’est dans ce même esprit que l’UNESCO cherche actuellement à préciser le concept des droits des générations futures et, dans ce contexte, à définir quelles sont les responsabilités des générations présentes vis-à-vis des générations futures.

Par ailleurs, l’année dernière, la Conférence générale de l’UNESCO a adopté une Déclaration de principes sur la tolérance où l’idée de responsabilité envers autrui est également exprimée. Enfin, dans nos efforts de promotion de l’éducation aux droits de l’homme, à la démocratie, à la paix, à la compréhension mutuelle et à la tolérance, ce même principe a toujours été encouragé.

Cependant, la proposition de transformation de la Déclaration universelle des droits de l’homme en une Déclaration universelle de devoirs et droits de l’homme ne me semble pas pertinente. La Déclaration universelle, dont le cinquantième anniversaire sera célébré en 1998, a formé une base pour la création du droit international des droits de l’homme et, à notre avis, sa révision ne peut avoir le soutien des Etats membres des Nations Unies.

En vous remerciant de votre intérêt à l’égard des activités de l’UNESCO, je vous prie d’agréer, Monsieur le Professeur, l’assurance de ma considération distinguée.

Francine Fournier

Monsieur le Professeur Georges HEUSE Président Fondation mondiale pour la qualité de vie 10, rue Galliéni 92600 ASNIÈRES

-35 -

APPENDICE 4

iGi

United Nations Educational, Scientifïc and Cultural Organization Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture Organizacih de las Naciones Unidas para la Educacih, la Ciencia y la Cultura

7, place de Fontenoy 75352 Paris 07 SP

Le Directeur général Tel: +33(0)145 68 1000

Fax.+33(0)145 68 1690

Référence : DG/4.5/96/802

Monsieur I’Ambassadeur,

J’ai bien reçu, et vous en remercie, votre lettre du 22 décembre 1996 par laquelle vous sollicitez le patronage de l’UNESCO pour l’exposition des jeunes artistes géorgiens qui, sous le titre “Trans- Formation, Art contemporain géorgien “, se tiendra dans l’espace Miro, du 3 au 12 février 1997, dans le cadre des Journées culturelles de la.Géorgie en France.

C’est avec plaisir que j’accorde le patronage de l’UNESCO à cette exposition, qui contribuera à promouvoir l’art contemporain géorgien et à le faire mieux connaître, notamment du public français.

En adressant aux organisateurs mes meilleurs voeux de succès, je vous prie d’agréer, Monsieur 1’ Ambassadeur, l’assurance de ma haute considération.

Federico Mayor

S. Ext. Monsieur Gotcha TCHOGOVADZE Ambassadeur extraordinaire et plénipotentiaire

de Géorgie en France Délégué permanent auprès de l’UNESCO Ambassade de Géorgie 104. avenue Raymond Poincaré 75116 PARIS

- 37-

- APPENDICE

. _ _ . - - - - 5

United Nations Educational, Scientifk and Cultural Organization Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture

7, place de Fontenoy 75352 Paris 07 SP

1, rue Miollis 75732 Paris Cedex 15

Tél: +33(0)1 45 68 10 00 Fax:+33(0)1 45 67 16 90

Réf.: CL/3476

Objet: MINEDAF VII - Lettre d’invitation aux Etats membres

Madame/Monsieur le Ministre,

En application de la résolution 1, paragraphe 2.A.(j), adoptée par la Conférence générale à sa 29esession et à la généreuse invitation du Gouvernement de la République d’Afrique du Sud, l’UNESCO réunira la septième Conférence régionale des ministres de l’éducation des Etats membres d’Afrique (MINEDAF VII) à Durban du 20 au 24 avril 1998. Cette Conférence est organisée en coopération avec l’Organisation de l’unité africaine (OUA) et la Commission économique pour l’Afrique (CEA) de 1’ONU.

J’ai l’honneur, conformément à la décision 3.4.1 adoptée par le Conseil exécutif à sa 152e session, d’inviter votre Gouvernement à participer à cette conférence, avec droit de vote.

Les six précédentes conférences régionales sur les politiques et la coopération en matière d’éducation en Afrique portaient sur les thèmes suivants : adoption d’une esquisse de plan de développement de l’éducation en Afrique (Addis-Abeba, 196 1) ; examen du financement des plans nationaux d’éducation (Abidjan, 1964) ; problèmes d’éducation et de formation scientifique en Afrique (Nairobi, 1968) ; réformes et innovations dans le domaine de l’éducation (Lagos, 1976) ; examen de la mise en oeuvre du plan d’Addis-Abeba et nouvelles orientations pour les vingt années suivantes, eu égard en particulier à l’élimination de l’analphabétisme, au renouvellement de l’enseignement des sciences et de la technologie et au rôle de

La septième Conférence traitera principalement du thème L’éducation pour tous tout au long de la vie en Afrique et examinera en particulier l’évolution de l’éducation en Afrique depuis le début des années 1990, afin de tracer les futures lignes d’action dans le contexte de la Décennie africaine de l’éducation de I’OUA, du programme de l’UNESCO relatif à l’éducation pour tous tout au long de la vie et de 1’Initiative spéciale du système des Nations Unies pour l’Afrique

Aux ministres chargés des relations avec l’UNESCO

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CL/3476 - page 2

Je vous prie de trouver ci-joint l’ordre du jour provisoire (ED-98/MINEDAF!l), le Règlement intérieur provisoire (ED-98/MINEDAF/2) ainsi que la note d’information générale (ED-98/MINEDAF/INF.l). Les langues de travail, en séance plénière comme au sein des commissions, seront l’anglais et le français, et l’interprétation sera assurée en conséquence. Le document de travail principal sera établi dans ces deux langues et vous sera adressé en temps utile.

Etant donné l’importance des points figurant à l’ordre du jour provisoire de MINEDAF VII, il serait bon que le Ministre de l’éducation et le ministre ou un haut responsable chargé de la planification économique puissent y participer.

Conformément à la pratique en usage pour les conférences intergouvernementales de cette nature, les frais de voyage et de subsistance des participants sont à la charge de leur gouvernement.

Je vous serais reconnaissant de bien vouloir m’informer dès que possible, et en tout état de cause avant le début du mois de mars 1998, de la décision de votre Gouvernement concernant sa participation à cette Conférence. Les noms et titres officiels des délégués désignés sont à adresser à :

Le Directeur Bureau de l’UNESCO à Dakar 12, avenue Roume Dakar, Sénégal Fax : (221) 8 23 83 93 Adresse électronique : uhdak@unesco.org

Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur le Ministre, les assurances de ma très haute considération.

Federico Mayor Directeur général

cc. : Commissions nationales pour l’UNESCO Délégations permanentes auprès de l’UNESCO

P.J. : 3

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APPENDICE 6

United Nations Educational, Scientifïc and Cultural Organization Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture

7, place de Fontenoy,

75352 Paris 07 SP

1, rue Miollis, 75732

Paris CEDEX 15

adresse postale: B.P.3.07 Paris

tt%phone: national (1) 45.68.10.00

international +(33.1) 45.68.10.00

Réf.: DG/16.2/30.6/074

Le Directeur général de l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture a l’honneur d’inviter l’Organisation des Nations Unies, les institutions spécialisées, l’Agence internationale de l’énergie atomique et les organisations intergouvernementales à se faire représenter à la 154e session du Conseil exécutif, qui se tiendra à Paris du 27 avril au 7 mai 1998. L’ordre du jour provisoire de la session (document 154 EX/l (Prov.)) figure en annexe.La première séance plénière aura lieu le lundi 27 avril à 10 heures en salle X. Au cours de cette séance, le Conseil adoptera son ordre du jour, déterminera les points à attribuer à ses commissions et comités et établira le calendrier des travaux de la session. ’

Le Directeur général serait heureux de connaître dès que possible le nom des personnes chargées de représenter leur organisation à cette session et saisit cette occasion pour renouveler l’assurance de sa haute considération.

Paris, le 20 mars 1998