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Livret 30 Création Administration DP

V. 2018.10.1 - OCTOBRE 2018 – MIS A JOUR LE : 22/10/2018

V. 2018.10.1 - OCTOBRE 2018 – Mis à jour le : 22/10/2018

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Livret 30

Création Administration DP

SOMMAIRE

2

Table des matières CREATION DE DOSSIER ..................................................................................................................................... 3

ONGLET DOSSIER ............................................................................................................................................ 4 ONGLET GI/CRM ........................................................................................................................................... 5 ONGLET MISSION ........................................................................................................................................... 7 ONGLET PLANS ET DOSSIER MODELE (CREATION A PARTIR D’UN DOSSIER EXISTANT) ..................................................... 9

ADMINISTRATION .......................................................................................................................................... 10

GESTION DES UTILISATEURS ............................................................................................................................. 11 TELEPROCEDURES EDI ................................................................................................................................... 12

Abonnements EDI ............................................................................................................................................. 12 Scénario EDI ..................................................................................................................................................... 13 Envoi vers banque (s) via JeDeclare.com .......................................................................................................... 13

LISTE LOGO .................................................................................................................................................. 14 SCRIPTS D’IMPORT ........................................................................................................................................ 14 MODELES .................................................................................................................................................... 15 REEVALUATION DES CONTRATS ........................................................................................................................ 16 CHEMINS DE CLASSEMENT............................................................................................................................... 16

DP .................................................................................................................................................................. 17

MENU GENERAL ........................................................................................................................................... 18 MENU COMPTABLE ....................................................................................................................................... 21

Comptes bancaires ........................................................................................................................................... 21 Situations ......................................................................................................................................................... 22 Exercice comptable........................................................................................................................................... 23 Historique des exercices ................................................................................................................................... 24 Mandats télécollecte bancaire ......................................................................................................................... 24 Taux de change ................................................................................................................................................ 25

MENU FISCAL ............................................................................................................................................... 25 Identification DGFIP ......................................................................................................................................... 25 Imposition sur les résultats ............................................................................................................................... 26 TVA ................................................................................................................................................................... 29 Procédure EDI-Paiement .................................................................................................................................. 30 Périmètre IF ...................................................................................................................................................... 31 Référence d’Obligation Fiscale ......................................................................................................................... 32

MENU JURIDIQUE ......................................................................................................................................... 33 Import à partir de l’exercice précédent ............................................................................................................ 33 Associés personnes morales à la clôture .......................................................................................................... 33 Associés personnes physiques à la clôture ....................................................................................................... 34 Filiales à la clôture ............................................................................................................................................ 35

MENU CONTACTS ......................................................................................................................................... 35

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Création de dossier



Livret 30


CREATION DE DOSSIER

4

2 méthodes de création d’un nouveau dossier :

Soit créer un nouveau dossier vide ou avec les paramètres standards du cabinet

(plans de comptes, journaux, modèles de révision)

Soit créer un nouveau dossier à partir d’un dossier existant (reprise du plan

comptable général et des journaux).

Faire Nouveau dossier

Onglet Dossier

Code interne : numéro ou le nom

de la société. Cette information

s’affichera dans la liste des

dossiers et servira de critère de

recherche.

Raison sociale : Nom de

l’entreprise.

SIRET : La saisie du SIRET est

contrôlée

Personnalité : Physique ou

Morale

Forme juridique : Liste

déroulante

Société mono-établissement :

Lié au module social OU

Siège social différent de l’établissement

principal : Information gérée dans le dossier

permanent.






Livret 30


CREATION DE DOSSIER

5

Régime fiscal et régime

d’imposition : ces 2 choix

permettront de charger les

formulaires adéquats dans la liasse

fiscale.

Confidentialité dossier : Affecter un

mot de passe si besoin

Onglet GI/CRM

Contact Principal

Renseigner les coordonnées de la

personne représentant le client.

L’email est demandé par la DGFIP

Type apporteur est un code

purement statistique

Chiffres d’affaires et effectifs :

informations statistiques

Rattachement reporting

Ce pavé permet de qualifier un dossier

selon différents critères établis par

l’administrateur de la plateforme.






Livret 30


CREATION DE DOSSIER

6

Ce peut être un indicateur du type de

clientèle par activité et par localisation

par exemple.

(Cf. Livrets 2 et 11 – Administration et

Paramétrage Profil 4)

Rattachement

Renseigner les trois personnes

responsables du dossier.

Le Regroupement / dossiers

correspond à l’ancienne dénomination

Site.

Type de comptabilité : détermine des options d’import particulières aux missions de

Surveillance.

Méthode de tenue comptable : ouvre des options d’accélération de saisie propre à la

méthode recettes-dépenses.






Livret 30


CREATION DE DOSSIER

7

Onglet Mission

Mission principale : code statistique

Cocher les modules devant être visibles

ou accessibles dans le dossier.

Le modèle de GED est par défaut celui

d’Ibiza

Type de comptabilité :

Tenue : Propose par défaut un plan

de journaux à la création du dossier.

Surveillance : Aucun plan n’est

proposé car on récupère ceux du

client.

Méthode de tenue comptable :

Engagement : Dossiers dans

lesquels on comptabilise les

mouvements des tiers clients et

fournisseurs

Trésorerie : Dossiers dans lesquels

seuls les mouvements de

trésorerie sont comptabilisés.






Livret 30


CREATION DE DOSSIER

8

Indiquer les dates d’exercice N (en cours).

Elles seront modifiables selon certaines

conditions.

Les dates N-1 peuvent être créées plus tard.

Par défaut, l’exercice social suit l’exercice

comptable. Cocher si besoin Décalage

de paie. Information liée à rRH Paie.






Livret 30


CREATION DE DOSSIER

9

Onglet Plans et dossier modèle

(Création à partir d’un dossier

existant)

Si le dossier est défini

« Tenue », Plan de

journaux et Cycles sont

proposés par défaut.

Les modifier si besoin.

Clic sur Terminer

pour créer le

dossier.

En cochant cette option, les menus

suivants d’affichent

Sélectionner le dossier « Modèle » pour

importer les plans de comptes, de

journaux, les racines de comptes et

les taux de TVA du dossier sélectionné.

En cochant cette option, cela permet

d’importer également les comptes

auxiliaires du dossier sélectionné




Administration



Livret 30


ADMINISTRATION

11

Le module Administration du dossier permet d’administrer les droits du client du cabinet.

Il permet également de gérer le choix du partenaire EDI si celui-ci est différent de celui de

la plateforme.

Gestion des utilisateurs

Gestion des utilisateurs - Autorisations

Utilisateurs Externes gère les droits

d’accès aux différents modules ou

fonctions du dossier.

L’écran affiche en 1ère colonne l’identité de l’utilisateur. Les autres colonnes représentent

les différents modules et fonctions.






Livret 30


ADMINISTRATION

12

Cocher les accès à donner à l’utilisateur. Le cabinet sera toujours en possession de

l’ensemble des droits indépendamment de ceux qu’il confie au client.

Enregistrer la sélection.

Téléprocédures EDI

Abonnements EDI

Abonnements EDI

Ce menu permet de définir un

abonnement EDI différent de celui défini

dans la plateforme

Cliquer sur Insérer

Quand l’option est cochée, les

téléprocédures EDI pourront être

émises sur cet abonnement. Pour cela,

sélectionner le mandat correspondant

au besoin dans le DP fiscal.

Sélectionner le partenaire

correspondant à l’abonnement. Dans le

cas où celui-ci est absent de la liste, se

rapprocher de l’administrateur Ibiza

(Profil 4) afin qu’il soit créé.






Livret 30


ADMINISTRATION

13

Scénario EDI

Par défaut, cette option est cochée.

Décocher l’option permet de

modifier le scénario et de

distinguer qui effectuera les

envois EDI-TDFC : le Cabinet

ou l’Entreprise.

Envoi vers banque (s) via JeDeclare.com

Envoi vers banque (s) via

JeDeclare.com détermine la ou les

banque (s) du client qui peuvent recevoir

les déclarations EDI-TDFC.

La liste des banques partenaires JDC est mise à jour avec l’accord du portail

Jedeclare.com.






Livret 30


ADMINISTRATION

14

Cocher la banque du client où devra se faire l’envoi.

Cf. Livret 9.1 pour la génération EDI vers la banque.

A Attention : Ne pas se fier au nom de la banque mais bien au code banque afin

d’éviter toute erreur d’envoi.

Liste logo

Liste des différents logos associés au dossier.

Cliquer sur le bouton Insérer.

Renseigner le nom, la description et

importer le fichier à l’aide de

l’explorateur ou via un

glisser/déposer dans le champ Logo.

Scripts d’import

Possibilité de créer pour le dossier des scripts d’imports personnalisés.






Livret 30


ADMINISTRATION

15

Il existe 2 modes de création :

Saisie « brute » (nécessite de connaître le langage json), en cliquant sur Insérer

Création à partir d’un assistant (conseillé) en cliquant sur Créer

L’assistant est accessible grâce

aux fonctions ci-contre.

Créer : Accès à l’assistant pour créer un nouveau script d’import

Editer : Modification d’un script d’import personnalisé déjà existant

Tester : Test le script sur le fichier à importer

Import de scripts : Permet d’ajouter, pour le dossier, des scripts personnalisés

exporté depuis un autre dossier par exemple. Le script est un fichier d’extension

xml.

Export de scripts : Permet de copier les scripts sélectionnés pour les importer sur

d’autres dossiers ou au niveau du cabinet.

B Les scripts créés dans le module Administration sont disponibles uniquement

pour le dossier en cours.

Plus d’informations dans le Livret 17 Imports.

Modèles

Ce sous-module est décrit dans le Livret Modèles.






Livret 30


ADMINISTRATION

16

Réévaluation des contrats

Traitement en masse des variations de prix de vente des contrats utilisés dans le module

Devis-Facture : voir le Livret 13 Devis-Factures.

Chemins de classement

Pour aiguiller les éditions dans le répertoire d’une GED. Les paramétrages de chemins de

classement peuvent être spécifiques au dossier par opposition à ceux globaux de la

plateforme. Plus d’informations dans le Livret 4 GED.






Livret 30


DP

18

Ce module permet de renseigner l’ensemble des éléments permanents du dossier.

Ceux-ci conditionnent par exemple le type de liasse fiscale à générer, le régime de TVA à

appliquer, les périodes de situations, les RIB utilisés pour l’Edi-paiement…etc.

Menu Général

Compléter les différents onglets

Onglet Général

Mono-établissement est coché par

défaut.

(utilisé pour la paie)

Renseigner, si besoin, les logos à

utiliser sur le dossier.

Onglet Juridique






Livret 30


DP

19

Onglet GI/CRM

Onglet Adresse de

l’entreprise

L’onglet Etablissement comprend

lui-même 3 onglets (Général –

Immatriculation - Adresse).

Onglet Etablissement - Général

B

Le nom

commercial est

repris dans les

états de paie






Livret 30


DP

20

Onglet Etablissement -

Immatriculation

Onglet Etablissement –

Adresse de l’établissement

Si l’entreprise compte

plusieurs établissements,

décocher Mono-

établissement.

L’onglet Etablissement

permet de saisir la liste.

Pour chaque établissement, il

faudra préciser son type.






Livret 30


DP

21

Menu Comptable

Comptes bancaires

D.P. – Comptable - Comptes

bancaires

Insérer pour créer un RIB.

A

Compléter les coordonnées

bancaires.

Il est indispensable de saisir

le n° de compte + l’IBAN si ce

compte doit faire l’objet de

télécollecte bancaire.

Le code BIC est utilisé pour

les opérations SEPA.






Livret 30


DP

22

Situations

DP - Comptable - Situations

Ce menu permet de créer

les différentes périodes de

situations au sein d’une

société.

Chaque situation affichera les comptes à la date définie en incluant les écritures de

situation.

Les périodes permettent d’éditer une plaquette de situation, calculer des CCA ou PCA à

date de situation ou d’afficher le résultat comptable.

Les périodes de situations se créent

manuellement par Insérer ou

automatiquement par l’assistant

Choisir la périodicité et OK.

Utiliser les boutons

Insérer ou Supprimer

pour modifier la liste

des situations.

E

Les écritures saisies dans le journal de situation – SI sont extra comptables.

Pour réaliser le bilan final ou une autre situation, il n’est pas nécessaire de

supprimer les écritures de situation.






Livret 30


DP

23

Exercice comptable

D.P. – Comptable –

Exercice comptable

Ce menu permet de renommer les exercices ou de modifier les dates de début et fin.

Modification de la date de début

d’exercice :

La date de début d’exercice est modifiable

lorsque l’exercice est ouvert et qu’il n’y a pas

d’exercices antérieurs.

Modification de la date de fin

d’exercice :

La date de fin d’exercice est modifiable lorsque

l’exercice est ouvert.

C Soient 2 exercices ouverts clôturant au 31/12/2013 et 31/12/2014, il est possible

de modifier la date de clôture 31/12/2013.

F Pour gérer les cas d’exception, contacter l’assistance IBIZA






Livret 30


DP

24

Historique des exercices

D.P. – Comptable – Historique des exercices

Cette vue liste les différentes actions effectuées sur le dossier :

Création d’exercice,

Clôture d’exercice,

Déclôture d’exercice (ainsi que la date de réouverture)

Suspension d’exercice,

Suppression des écritures en masse (action effectuée par le menu Comptabilité –

Suivi)

Mandats télécollecte bancaire

D.P. – Comptable – Mandats télécollecte bancaire

Permet d’insérer le mandat en précisant le compte comptable de banque afin de livrer

par télécollecte les lignes de relevés.

L’activation et la désactivation du mandat sont les actions possibles.






Livret 30


DP

25

Taux de change

DP - Comptable - Taux de change.

Cette fonction permet de créer ou personnaliser

une devise spécifique au dossier.

Le type doit exister dans le paramétrage cabinet.

Le taux de change saisi supplante le taux collecté

par le cabinet

Menu Fiscal

Identification DGFIP

D.P. - Fiscal -

Identification

DGFIP

Choisir le SIE






Livret 30


DP

26

Imposition sur les résultats

DP - Fiscal - Imposition

sur les résultats

Onglet Général

Compléter impérativement

Régime Fiscal et Régime

d’Imposition.

Ces données impactent les

éditions fiscales.

Gestion des Immos permet

l’alimentation automatique

des liasses Immos (2054/2055-

2033C-2035)

Gestion des emprunts renvoie

les données du module

Révision dans la liasse (2057-

2058C)

En cas d’intégration fiscale, cocher les

options et compléter.

Ces informations impactent sur les éditions

fiscales.






Livret 30


DP

27

Onglet Signataire de la déclaration

Cette information est reportée dans

la liasse.

Onglet OGA/AGA/CGA

Cocher et compléter les données

Choisir l’OGA dans la liste.

Si l’OGA n’existe pas, le créer.

Bien compléter l’onglet Général et

Adresse.

Onglet Comptable

Si la case Identité de la

plateforme est cochée, ce sont

les coordonnées de cette entité

qui figureront sur les envois EDI-

TDFC et les documents Cerfa.






Livret 30


DP

28

Si cette case n’est pas cochée, il

faut renseigner toutes les zones

qui suivent pour indiquer une

autre entité ou personne.

Onglet Conseil

Ces informations seront

récupérées dans la liasse fiscale

Onglet Expert-comptable






Livret 30


DP

29

TVA

Si le client est assujetti à la TVA.

DP - Fiscal - TVA

Cocher Assujetti à la TVA

Compléter toutes les

zones.

Saisir le représentant fiscal.

Le créer si besoin. Il figurera dans

les contacts






Livret 30


DP

30

Cocher Adhésion au Télérèglement

EDI TVA et affecter le(s) compte(s)

bancaire(s).

Il est possible de créer de nouveaux

comptes par cette vue. Ceux-ci seront

visibles dans DP - Comptable -

Comptes bancaires

A Il est impératif de renseigner le premier compte de Télérèglement.

Procédure EDI-Paiement

Sur DP - Fiscal - Procédure

EDI-Paiement

Cocher les déclarations

concernées

Cocher Télérèglement et

affecter les comptes bancaires.






Livret 30


DP

31

Il est possible de créer de

nouveaux comptes par cette

vue. Ceux-ci seront visibles dans

DP - Comptable - Comptes

bancaires

A Il est impératif de renseigner le premier compte de Télérèglement.

Périmètre IF

En cas d’intégration fiscale, aller dans

DP - Fiscal - Périmètre IF

Ce paramétrage fait

partie d’une formation

complémentaire pour

la génération d’une

liasse fiscale IF.






Livret 30


DP

32

Référence d’Obligation Fiscale

DP - Fiscal – Références D’Obligations

Fiscales

Ce menu liste les différentes

ROF associées au dossier et

permet leur éventuelle

modification.

A

La ROF (Référence d’Obligation Fiscale) est utilisée par la DGFIP si le

redevable a plusieurs activités.

L’identifiant d'une entreprise est composé du numéro SIREN + de la ROF.

Cette ROF est connue par les SIE sous l’appellation OCFI (Occurrence Fiscale).

En cas de doute sur la ROF d'une entreprise il faut se rapprocher du SIE.






Livret 30


DP

33

Menu Juridique

Import à partir de l’exercice précédent

DP – Juridique – import D.P.

Juridique

L’import est automatiquement réalisé à l’entrée du dossier. Si besoin de faire la mise à

jour l’action Import est possible.

B Le DP Juridique décrit les informations à la date de clôture de l’exercice ouvert

(dont la date est affichée dynamiquement dans les exemples).

Associés personnes morales à la clôture

Renseigner le

nombre de parts ou

d’actions totales,

puis la valeur

nominale

Ok






Livret 30


DP

34

Insérer

Renseigner la

personne morale et

son adresse.

Préciser le nombre

de parts.

Associés personnes physiques à la clôture

Remplir de même






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DP

35

A

Le bouton Information clignote

en rouge dans le cas d’un

contrôle renvoyant une

incohérence dans la

composition du capital.

Filiales à la clôture

Renseigner les caractéristiques

F

Dans le DP Juridique,

l’accès aux exercices

précédents ou suivants par

le bouton Exercice :

Menu Contacts

DP - Contacts

Le contact éventuellement créé lors de l’initialisation du dossier est modifiable ici.






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DP

36

Faire Insérer pour créer un nouveau contact.

Compléter les 2 onglets

Clic sur ce bouton pour définir le contact principal.

Comment utiliser l’assistance ?

Accéder à l’assistance

https://docs.google.com/file/d/0ByIPWQNkTMzSYXFuZXNSUVNmWWM/edit

http://crm.ibizasoftware.fr/




















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