Livre Blanc

Comment améliorer vos relations fournisseurs grâce à la facture électronique

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Edito

Depuis plusieurs années les entreprises, particulièrement les services achats et financiers, cherchent à réduire leurs coûts et gagner en efficacité. Cette dynamique a produit différents types de comportement impactant les relations fournisseurs. Certaines entreprises ont décidé de mettre la pression sur leurs fournisseurs et d’étirer leurs délais de paiement, pour gagner un peu de marge sur leur trésorerie. Mais cette stratégie a contribué à l’augmentation des retards de paiement et place aujourd’hui la France dans le top 10 mondial des mauvais élèves dans ce domaine… Et ces retards de paiement minent la vie des entreprises ! En effet, ils sont à l’origine d’un quart des faillites d’entreprises en France. Ce qui ne va malheureusement pas s’améliorer avec la crise du Covid-19... Cette attitude, parfois simplement due à un mauvais processus de traitement des factures, a donc montré ses limites et entrainé une dégradation durable des relations fournisseurs.

Aujourd’hui, les entreprises innovantes optent pour une nouvelle posture et cherchent à bâtir une relation plus apaisée avec leurs fournisseurs, qui serait gagnante pour tout le monde sur le long terme. Cette relation est désormais vue comme une collaboration, qui passe avant tout par un meilleur partage des informations et une optimisation des processus. C’est dans ce but qu’est mise en place la dématérialisation des échanges. L’objet de ce livre blanc est de faire un point sur l’impact de la digitalisation des factures sur les relations clients-fournisseurs. Il permet une première approche de la compréhension de leurs enjeux, ce qui vous permettra de trouver les bons arguments pour les impliquer dans votre projet. Car malgré toute la bonne volonté du monde, pour recevoir des factures électroniques, il faudra bien que vos fournisseurs les envoient comme telles. La réussite de ce type de projet passe donc également par l’implication de vos fournisseurs. Mais rassurez-vous, bien exposés, ils en comprendront vite les avantages ! 😉

Les bénéfices de la facture électronique

Avec l’évolution de la législation, vos processus de traitements évoluent aussi. La dématérialisation des factures est devenue obligatoire pour les échanges avec les organismes publics. Depuis le début de l’année 2020, toutes les entreprises sont concernées, quelle que soit leur taille.

Chaque entreprise qui échange des données avec un organisme public doit l’effectuer de manière dématérialisée. Ce mode d’échange est donc de plus en plus répandu et ne fera que se développer à l’avenir, du côté fournisseurs comme chez les clients. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il va falloir s’y mettre pour rester compétitif !

La dématérialisation des données se démocratise. D’autant que les bénéfices de ce changement sont nombreux, comme nous allons le voir.

Si vous lisez ces lignes, c’est que vous êtes déjà convaincu(e) de passer à la facture électronique ou que vous envisagez au moins la possibilité de le faire. Les points abordés dans cette partie sont quelques rappels des bénéfices autour du projet de la dématérialisation de vos factures fournisseurs.

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#1

#2

Selon Ernst & Young, le coût de traitement d’un facture papier est de 15€. L’utilisation de la facture électronique permet de réduire jusqu’à 66% le coût de traitement d’une facture fournisseur papier. Soit un coût de traitement divisé par trois !

L’explication derrière cette économie est simple. En passant à la dématérialisation, vous ne traitez plus les factures manuellement, vous n’imprimez plus et n’avez plus besoin de courrier pour la gestion de la facturation. Bref, fini le papier !

Avec la facture électronique, les coûts sont aussi réduits au niveau de l’archivages, des litiges et cela limite les pénalités de retard.

Une solution de collecte de factures permet aux étapes manuelles de saisies, de tri du papier, de photocopies, de scans, de vérifications des données LAD/RAD, de rangement, d’archivage, et tout autre tâche associée à la facture papier d’être supprimées.

L’automatisation de ce process engendre moins d’erreurs de saisies, qui entrainaient auparavant un traitement encore plus long. Cette accélération du temps de traitement (chiffrée à 75% par le cabinet Ernst & Young) permet de réduire les pénalités de retards.

Ce gain de temps vous permet donc de vous concentrer sur les taches à valeur ajoutée.

Réduction des coûts de traitements

L’accélération du temps de traitement

#3La facturation électronique permet suivre les informations de traitement ou contenues dans la facture (la date et l’heure de dépot, les données...). L’envoi d’une facture est sécurisé et garantit la traçabilité.

Et grâce aux statuts de traitements, la traçabilité est aussi améliorée pour vos fournisseurs.

Traçabilité des factures

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Pour rappel, quelques chiffres du marché français

2,5 Mds de factures/an en B2B+B2G

80% de factures encore échangées en papier

10€ d’économie par facture reçue

75% de réduction du temps de traitement

La facture électronique permet globalement une réduction des temps de traitement et donc une amélioration de vos délais de paiement. Sa mise en place vous permettra alors d’améliorer vos relations fournisseurs et pourquoi pas d’envisager des réductions pour paiement anticipé...

67% des DAF placent la digitalisation parmi leurs priorités d’ici 3 ans

I - Comprendre les enjeux pour vos fournisseurs

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Pour aller plus loin dans votre projet, comprendre les enjeux pour vos fournisseurs est essentiel. En effet, si vous souhaitez recevoir des factures électroniques, il vous faudra convaincre vos fournisseurs de vous les envoyer sous format électronique. Les points abordés ici apportent quelques éléments de réponses afin d’aider vos fournisseurs à adhérer à votre projet.

#1 Le 1er enjeu : les délais de paiement

En France, ¼ des entreprises font faillite à cause des retards dans les délais de paiement. C’est la principale source de problèmes concernant les relations fournisseurs.

Selon une étude réalisée par la compagnie Euler Hermes, les délais de paiement se sont rallongés de 2 jours en France en 2018, par rapport à l’année 2017. Ce qui correspond à un délai total de 73 jours, soit 9 jours de plus que la moyenne mondiale. Selon cette même étude, 25% des entreprises sont payées au-delà de ce délai.

Le retard de paiements est un sujet sensible. La loi plafonne les délais à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Mais si ces délais sont dépassés, à partir de 30 jours supplémentaires de retard de paiement, les risques de faillites de l’entreprise sont multipliés par 6 ! Cela représente donc un danger pour les entreprises qui ne sont pas payées dans les temps.

Pour ces entreprises, il est vital que les délais de paiement soient respectés pour éviter le risque de la faillite.

La facturation électronique permet de réduire le temps de traitement des factures. L’amélioration du processus permet donc en retour une meilleure relation avec les fournisseurs.

#2

Gain de productivité#3Comme vous, les fournisseurs sont à la recherche d’un gain de productivité. Chez le fournisseur, la diminution des litiges et la réduction des délais de traitements des factures, c’est du temps gagné ! Et comme on dit, le temps c’est de l’argent !

Ce temps est donc employé autrement, à des fins plus productives. La dématérialisation des données est donc un levier de performance pour vous comme pour vos fournisseurs.

Réduction des litiges

Lorsque l’on ne possède pas les bons outils, la réception des factures peut être fastidieuse et pénible (entre tri, scan, validation, mails...), notamment lorsque la facture comporte des erreurs. Grâce à la facture électronique, les erreurs potentiellement présentent sur une facture sont repérées avant le dépôt sur la plateforme. Elles sont automatiquement signalées aux fournisseurs pour qu’une correction soit effectuée.

Une plateforme de collecte des factures électroniques, telle que Freedz, permet également un suivi des statuts de traitements des factures. Cette dématérialisation permet d’accroitre la traçabilité. Or, l’amélioration des relations fournisseurs passe par la réduction des sources d’erreurs et un meilleur partage des données.

Le fournisseur n’a plus d’autre préoccupation que de suivre l’état de traitement de la facture. L’éventuel soucis de se retrouver à régler un litige a disparu. C’est moins d’anxiété pour vous et vos fournisseurs. Vos relations sont donc plus apaisées, et c’est un gain de temps pour les deux parties !

La plateforme de collecte des factures est donc un outil gage de confiance entre vous et vos fournisseurs.

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II - Les avantages pour vos fournisseurs

Le plus souvent, une plateforme de collecte des factures, telle que Freedz, a un coût d’utilisation à 0 € pour vos fournisseurs.

C’est le premier avantage non négligeable qui permettra de convaincre vos fournisseurs de vous suivre dans votre projet.

#1 Coût d’utilisation à 0€

Comme nous venons de le voir, les enjeux pour vos fournisseurs sont réels. L’Etat l’avait d’ailleurs bien compris et la réduction des délais de paiement était son principal argument pour faciliter l’acceptation de son portail Chorus Pro par les fournisseurs. Si vous souhaitez recevoir des factures électroniques, vous trouverez ici quelques arguments pour vous aider à convaincre vos fournisseurs de vous suivre dans votre démarche de dématérialisation.

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Accélération des temps de traitements#2

Comme nous l’avons déjà vu, la facturation électronique est un accélérateur des temps de traitements. Selon une étude du cabinet Ernst & Young, ce temps peut être amélioré jusqu’à 4 fois !

Avec la dématérialisation, fini le traitement des factures papiers qui prenait du temps ! Il n’y a plus de factures papiers qui doivent être imprimées en plusieurs exemplaires (au minimum deux, une pour l’émetteur et une pour le client).

Une facture papier peut mettre 3 jours minimum pour être délivrée par la poste. Alors qu’un envoi électronique prend quelques secondes. D’autant que la facture n’est pas immédiatement transmise à la personne concernée pour la traiter. Une fois reçu, le courrier doit être trié, la facture papier est scannée, saisie, traitée avant d’être envoyée dans le service concerné pour validation puis retournée au service financier. Un rallongement supplémentaire du délai de traitement.

Un traitement plus rapide des factures permet aux fournisseurs d’être payés plus rapidement. Pour vous, c’est aussi une opportunité d’honorer les délais de paiement, et d’avoir une trésorerie est à jour. Cela se traduit par des économies et moins de pénalités.

C’est une opération gagnant-gagnant !

L‘accès à l’information permet à vos fournisseurs de visualiser en temps réel où en est le traitement de leur facture. A travers le contrôle et la visibilité des différentes étapes du traitement des factures, la solution permet un suivi des opérations. C’est moins d’appels téléphoniques ou de relances par mails afin de connaitre le statut de traitements des factures envoyées.

L’outil permet de restaurer une confiance dans vos relations fournisseurs. Un avantage pour l’apaisement de celles-ci.

De plus, ce suivi permet un gain supplémentaire de temps et de productivité, en réemployant le temps passé dans les relances des fournisseurs pour d’autres taches à valeur ajoutée. C’est une situation dans laquelle tout le monde tire des bénéfices financier, temporel, relationnel, et opérationnel.

#3 Suivi en temps réel pour le fournisseur

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#4Une autre cause principale des retards de paiement de factures, c’est le rejet des factures non conformes.

Selon une étude d’Aberdeen Group, 8 factures fournisseurs sur 10 présentent au moins une erreur de saisie. Vous n’êtes pas sans savoir qu’une faute d’orthographe ou de saisie peut vite être arrivée...Les anomalies rencontrées sur les documents sont nombreuses : erreurs dans les coordonnées, les chiffres, ou les calculs (comme une remise ou TVA non faite ou erronée)…

Avec l’automatisation des échanges, les interventions humaines dans la saisie des données sont réduites. Les sources d’erreurs potentielles sont réduites et la fiabilité des données est assurée.

La facturation électronique est donc un atout technique, opérationnel, financier qui permet de rendre vos relations fournisseurs plus apaisées. Pour vous et vos fournisseurs, cela représente plus d’efficacité et des avantages nombreux, comme nous l’avons vu.

C’est du gagnant-gagnant !

Réduction des erreurs

III - Communiquer avec vos fournisseurs

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Il est donc important d’impliquer vos partenaires, pour les convaincre de vous suivre dans ce projet.

De plus, entendre les retours et échanger avec vos fournisseurs est une étape vivement conseillée pour le bon déroulement de votre

passage à la facture électronique.

Cette implication de vos partenaires dans ce projet démontre le rôle important qu’ils tiennent dans ce changement, en incitant une

confiance mutuelle. Vos relations en seront plus apaisées, avec moins de conflits et de litiges.

Et n’oubliez pas : pour vos fournisseurs, c’est aussi une opportunité à saisir !

Votre êtes bientôt prêt pour la mise en production de votre projet ? Afin de réussir votre transformation digitale, informer vos fournisseurs de votre démarche, notamment pour les inciter à vous suivre, est une étape importante.

Sans communication, la fluidité de la mise en place de votre projet risque d’être compromise. Pour le succès de votre projet, nous vous donnons ici quelques pistes pour mettre en place la communication avec vos fournisseurs.

• une plaquette de communication à destination de vos fournisseurs, à joindre systématiquement avec un bon de

commande,

• une clause que vous pouvez inclure dans l’appel d’offre mentionnant l’obligation de facturer via la plateforme,

• une opération de mailing...

Pour communiquer auprès de vos partenaires du choix de votre projet, vous avez plusieurs moyens.Par exemple :

Mais le moyen le plus efficace, quand cela est possible, est de réunir vos principaux fournisseurs pour leur parler. La parole face à face est plus efficace que tout message écrit.

Vous êtes plus convaincant, et respectueux de votre interlocuteur. Il se sent plus impliqué.

C’est en tout cas notre conviction, et ce que démontre l’exemple que nous vous partageons

juste après.

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Luc AUBESPINResponsable commercial chez NEOVACOM

Retour cas client

Parler en amont de votre projet avec les fournisseurs est une bonne pratique que nous recommandons pour réussir votre transition vers la facture électronique sans encombre. Un client de Neovacom a fait le choix de communiquer auprès de ses partenaires sur son basculement vers la plateforme Freedz. Pour cela, il a identifié ses principaux fournisseurs qu’il a réuni pour leur exposer son projet de choisir une plateforme de collecte de factures. Cette réunion, lui a permis d’obtenir l’accord de principe d’une vingtaine de ses principaux partenaires. La majorité a également fait un retour positif concernant ce choix de dématérialisation des factures.

Avec cette initiative de « concertation », vous impliquez vos fournisseurs et les réassurez dans votre démarche d’automatisation des données financières et administratives. Cela vous permet de gagner leur confiance ou de la renforcer si elle est déjà présente.

Qui plus est, cette communication informative permet de ne pas surprendre vos partenaires, avec un changement soudain dans votre processus de traitement des factures.

L’avantage de communiquer est de rassembler vos fournisseurs, derrière vous et votre projet. Vous démontrez votre confiance envers vos partenaires en les considérant dans votre projet. En retour vous y gagnez le soutien de ces derniers. Cela vouspermet de rendre vos relations paisibles, et de lancer votre projet dans de meilleures conditions.

La solution pour une gestion du poste fournisseurs plus efficace

Rendre les relations clients-fournisseurs plus simples, plus fluides et plus productivesFreedz est une plateforme collaborative qui rassemble les clients et leurs fournisseurs au-

tour des factures qu’ils échangent.

Nous considérons qu’une facture est un objet trop important pour l’économie des entre-prises pour l’échanger sur un bout de papier pouvant se perdre ou être erroné. En misant sur la facture électronique, en supprimant les freins liés au papier et aux nombreuses ma-

nipulations, Freedz aspire à fluidifier les relations entre clients et fournisseurs.

L’autre ambition de la plateforme Freedz est de rendre le travail des comptabilité fournis-seurs plus facile, en leur permettant de s’affranchir des tâches chronophages et à faible

valeur ajoutée pour libérer leur plein potentiel.

La plateforme Freedz est un produit de la société Neovacom.

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