Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise.
Transcript of Lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise.
l’integration vue de différents angles
Atlas dans les pays en crise
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• Les Modules intégrées d’Atlas • Les processus du travail• Schéma opérationnel intégré
AgendaAgenda
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Le système ancien et le système Atlas Le système ancien et le système Atlas
IMIS FIM
WINFOASPFMS
HYPERION
UPStAR
MRF
BRIO
RBMS
HRMS
CONDAT
FINEX
RCA
SUN
SAP
RST
LSJPF
BOITE D’OUTILS
TIC
PAMAPERTURE REALITY
MILLENIUM
Pour aller d’ici
SUBVENTIONS/PRIX
PROJETS
CONTROLE DESENGAGEMENTS
CREANCES
COMPTESCREDITEURS
GRAND LIVRE
ACHATS/PATRIMOINE
RESSOURCESHUMAINES/
TRAITEMENTS & SALAIRES
CONTRATS/FACTURATION
La simplification La simplification grâce à grâce à
l’ integrationl’ integration
À là:
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SUBVENTIONS/PRIX
PROJETS
CONTROLE DESENGAGEMENTS
(KK)
CREANCES
COMPTESCREDITEURS
GRAND LIVRE
ACHATS/BIENS
Subventions autorisées
Budgets liés aux projets
RESSOURCESHUMAINES/
TRAITEMENTS & SALAIRES
Contributions pour le projet
Traitement & salaires & dépenses liées aux achats & aux biens
Grèvements
Bons de Commande
Vérification budgétaire des dépenses liées aux achats & aux Biens
Interface des dépenses liées aux traitements & salaires
Vérification des grèvements
Revenu
Traitement
& salaires
Dépenses liées aux achats & aux biens
CONTRATS/FACTURATION
Echéancier des paiements
Factures
Les Modules d’AtlasLes Modules d’Atlas
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• Les Modules intégrées d’Atlas • Les processus du travail• Schéma opérationnel intégré
AgendaAgenda
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Les résultatsLes résultats
2. La gestiondes projets
2. La gestiondes projets
1. La Stratégie & la planification axées surles résultats
1. La Stratégie & la planification axées surles résultats
7. La gestion du renforcement des capacités
6. La gestion des partenariats
5. La gestion des contrats, des biens, & des achats
3. La gestion des ressources financières
4. La gestion des ressources humaines
Les processus du travail clésLes processus du travail clés
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1. La stratégie & la planificication axées sur les résultats1. La stratégie & la planificication axées sur les résultats
1.1. Développer la planification stratégique1.1. Développer la planification stratégique
Résumé
Ce processus traite de la planification
stratégique au plus haut niveau, à travers le MYFF ainsi que le Budget biennal,
jusqu’aux comptes-rendu et l’évaluation des
résultats (système de récapitulatif de suivi & le rapport annuel axé sur
les résultats). La planification stratégique comprend la préparation du SRF/MRF au niveau du bureau de pays et au
siège, aussi bien que les programmes au niveau international, régional, et national.
Résumé
Ce processus traite de la planification
stratégique au plus haut niveau, à travers le MYFF ainsi que le Budget biennal,
jusqu’aux comptes-rendu et l’évaluation des
résultats (système de récapitulatif de suivi & le rapport annuel axé sur
les résultats). La planification stratégique comprend la préparation du SRF/MRF au niveau du bureau de pays et au
siège, aussi bien que les programmes au niveau international, régional, et national.
1.2. Développer la planification stratégique pour chaque BU 1.2. Développer la planification stratégique pour chaque BU
1.3. Mettre en place et suivre les plans stratégiques pour les différents BUs1.3. Mettre en place et suivre les plans stratégiques pour les différents BUs
1.5. Evaluer les résultats (évaluation & audit) 1.5. Evaluer les résultats (évaluation & audit)
1.4. Donner un compte-rendu des résultats &de la performance 1.4. Donner un compte-rendu des résultats &de la performance
La stratégie & la planificication La stratégie & la planificication axées sur les résultatsaxées sur les résultats
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2. La gestion des projets2. La gestion des projets
2.1. Elaboration du Project2.1. Elaboration du Project
Résumé
Ce processus traite de la gamme d’activités qui ont été structurées pour
qu’un certain résultat devienne une réalité,
appelé projet et géré à travers la portée
(scope), l’échéancier, et les ressources. Le rendement (Output)
concernant les résultats de développement et
celui pour les résultats de gestion sont
structurés à travers ce processus.
Résumé
Ce processus traite de la gamme d’activités qui ont été structurées pour
qu’un certain résultat devienne une réalité,
appelé projet et géré à travers la portée
(scope), l’échéancier, et les ressources. Le rendement (Output)
concernant les résultats de développement et
celui pour les résultats de gestion sont
structurés à travers ce processus.
2.2. Financement du Project2.2. Financement du Project
2.3. Activer le projet2.3. Activer le projet
2.4. Gestion et suivi du projet2.4. Gestion et suivi du projet
2.5. Finalisation du projet2.5. Finalisation du projet
La gestion des projetsLa gestion des projets
2.6. Evaluation du projet2.6. Evaluation du projet
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3. La gestion des ressources financières3. La gestion des ressources financières
3.1. Gérer les contributions3.1. Gérer les contributions
Résumé
Ce processus traite des éléments clés relatifs à la gestion des ressources
financières du PNUD, dans un contexte de plus en plus fréquent où le PNUD reçoit
des fonds de plusieurs sources. Cela comprend des
activités visant à regarder de près le revenu généré par les contributions à la source et au moment de l’allocation du revenu. En
outre, les activités concernant l’inscription de tout décaissement effectué par les bureaux de pays et le siège en font partie. Le
processus comprend le bon financement des bureaux de
pays, la gestion des liquidités grâce aux
investissements, ainsi que la gestion et l’analyse des
risques liées aux taux de change et aux taux d’intérêt.
Résumé
Ce processus traite des éléments clés relatifs à la gestion des ressources
financières du PNUD, dans un contexte de plus en plus fréquent où le PNUD reçoit
des fonds de plusieurs sources. Cela comprend des
activités visant à regarder de près le revenu généré par les contributions à la source et au moment de l’allocation du revenu. En
outre, les activités concernant l’inscription de tout décaissement effectué par les bureaux de pays et le siège en font partie. Le
processus comprend le bon financement des bureaux de
pays, la gestion des liquidités grâce aux
investissements, ainsi que la gestion et l’analyse des
risques liées aux taux de change et aux taux d’intérêt.
3.2. Gérer les paiements3.2. Gérer les paiements
3.3. Gérer les liquidités, les investissements, & les risques financiers3.3. Gérer les liquidités, les investissements, & les risques financiers
3.4. Analyser et donner un compte-rendu des rapports financiers 3.4. Analyser et donner un compte-rendu des rapports financiers
3.5. Effectuer des audits financiers 3.5. Effectuer des audits financiers
3.6. Approuver un poste 3.6. Approuver un poste
La gestion des ressources financièresLa gestion des ressources financières
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4. La gestion des ressources humaines4. La gestion des ressources humaines
4.1. La gestion des postes vacants4.1. La gestion des postes vacants
Résumé
Ce processus traite de l’élaboration et de la
gestion d’une stratégie globale relative aux
ressources humaines, basée sur les objectifs
du PNUD et les résultats souhaités, l’identification et le développement des
compétences nécessaires pour atteindre les dits
objectifs, l’embauche et la rétention du
personnel, la gestion des contrats et d’un
système d’évaluation des performances.
Résumé
Ce processus traite de l’élaboration et de la
gestion d’une stratégie globale relative aux
ressources humaines, basée sur les objectifs
du PNUD et les résultats souhaités, l’identification et le développement des
compétences nécessaires pour atteindre les dits
objectifs, l’embauche et la rétention du
personnel, la gestion des contrats et d’un
système d’évaluation des performances.
4.2. Embaucher4.2. Embaucher
4.3. La gestion des talents & de la performance4.3. La gestion des talents & de la performance
4.4. La getion de l’apprentissage4.4. La getion de l’apprentissage
4.5. La gestion de carrière4.5. La gestion de carrière
4.6. La gestion des événements professionnels4.6. La gestion des événements professionnels
4.7. La gestion des événements personnels4.7. La gestion des événements personnels
4.8. La séparation4.8. La séparation
4.9. Traitement & salaires4.9. Traitement & salaires
La gestion des ressources humainesLa gestion des ressources humaines
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5. La gestion des contrats, des biens, & des achats5. La gestion des contrats, des biens, & des achats
5.1. Initiative d’achat 5.1. Initiative d’achat
Résumé
Ce processus comprend,et au niveau du bureau de
pays et au niveau du siège, les systèmes relatifs à
l’achat des biens et des services. Il couvre toute la
gamme des demandes d’achats, qu’elles soient simples ou complexes, à l’interne ou à travers les
projets et les agences. Le traitement des bons de
commande comprend tout le processus des achats (c’est-
à-dire la préparation des demandes de prix, des
appels d’offre, de la sélection des fournisseurs,
étc.).
De plus, par rapport au bureau de pays, cela
comprend l’inscription des actifs immobilisés ainsi que de l’état de leur disposition
via un transfert ou une vente.
Résumé
Ce processus comprend,et au niveau du bureau de
pays et au niveau du siège, les systèmes relatifs à
l’achat des biens et des services. Il couvre toute la
gamme des demandes d’achats, qu’elles soient simples ou complexes, à l’interne ou à travers les
projets et les agences. Le traitement des bons de
commande comprend tout le processus des achats (c’est-
à-dire la préparation des demandes de prix, des
appels d’offre, de la sélection des fournisseurs,
étc.).
De plus, par rapport au bureau de pays, cela
comprend l’inscription des actifs immobilisés ainsi que de l’état de leur disposition
via un transfert ou une vente.
5.2. Préparer et traiter le bon de commande5.2. Préparer et traiter le bon de commande
5.3. Recevoir les biens & les services5.3. Recevoir les biens & les services
5.4. Payer la facture5.4. Payer la facture
5.6. La gestion du patrimoine/des biens5.6. La gestion du patrimoine/des biens
5.5. La gestion des fournisseurs5.5. La gestion des fournisseurs
La gestion des contrats, des biens, & La gestion des contrats, des biens, & des achatsdes achats
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6. La gestion du partenariat6. La gestion du partenariat
6.1. Créér des réseaux avec différents partenaires6.1. Créér des réseaux avec différents partenaires
Résumé
Ce processus comprend, et au niveau du bureau de
pays et au niveau du siège, des systèmes visant
à mettre en valeur les partenariats stratégiques
du PNUD et à renforcer sa capacité à mobiliser des ressources. Cela va de
l’identification des opportunités; du
développement de nouveaux partenariats, de la diffusion des meilleures
pratiques, de la formalisation des accords aux comptes-rendu. Pour ne citer que quelques-uns des partenaires, ce sont
les divers agences onusiennes, les donateurs,
les Gouvernements, le CSO et le secteur privé.
Résumé
Ce processus comprend, et au niveau du bureau de
pays et au niveau du siège, des systèmes visant
à mettre en valeur les partenariats stratégiques
du PNUD et à renforcer sa capacité à mobiliser des ressources. Cela va de
l’identification des opportunités; du
développement de nouveaux partenariats, de la diffusion des meilleures
pratiques, de la formalisation des accords aux comptes-rendu. Pour ne citer que quelques-uns des partenaires, ce sont
les divers agences onusiennes, les donateurs,
les Gouvernements, le CSO et le secteur privé.
6.2. Mettre en place le partenariat6.2. Mettre en place le partenariat
6.3. Mobiliser les Ressources nécessaires6.3. Mobiliser les Ressources nécessaires
6.4. Préparer & signer des accords 6.4. Préparer & signer des accords
6.5. Faire le suivi et en donner un compte-rendu aux partenaires 6.5. Faire le suivi et en donner un compte-rendu aux partenaires
La gestion du partenariatLa gestion du partenariat
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7. La gestion du renforcement des capacités7. La gestion du renforcement des capacités
7.1. Générer des informations de base7.1. Générer des informations de base
Résumé
Ce processus décrit la façon dont l’information est utilisée pour mieux planifier, mieux gérer le
rendement et les résultats. Ce processus suppose qu’il y aura une
combinaison de personnes et de
processus informatiques afin de faire en sorte
que les connaissances personnelles deviennent
des connaissances organisationnelles afin de mieux affronter les
changements éventuels.
Résumé
Ce processus décrit la façon dont l’information est utilisée pour mieux planifier, mieux gérer le
rendement et les résultats. Ce processus suppose qu’il y aura une
combinaison de personnes et de
processus informatiques afin de faire en sorte
que les connaissances personnelles deviennent
des connaissances organisationnelles afin de mieux affronter les
changements éventuels.
7.2. Analyser la situation du pays 7.2. Analyser la situation du pays
7.3. Codifier l’information7.3. Codifier l’information
7.4. Gérer les connaissances7.4. Gérer les connaissances
7.5. Diffuser et faire partager l’information7.5. Diffuser et faire partager l’information
La gestion du renforcement des La gestion du renforcement des capacitéscapacités
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Le but principal de la formation Le but principal de la formation
• Le but principal de la formation sera de se concentrer sur quatre des sept processus de travail clés:– La gestion des projets
– La gestion des ressources financières
– La gestion des ressources humaines
– La gestion des contrats, des biens & des achats
• Le point essentiel à retenir sera celui des points d’intégration / relais entre ces processus
Voyons maintenant la question de l’intégration de ces quatre processus de travail
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• Les Modules intégrées d’Atlas • Les processus du travail• Schéma opérationnel intégré
AgendaAgenda
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Couloir d’activités “Swimlane”: une Couloir d’activités “Swimlane”: une DéfinitionDéfinition
• Swimlanes sont utilisés pour indiquer qui est responsable d’un certain processus ou d’une certaine activité
• Dans la plupart des cas, swimlanes sont assignés aux différents services, aux groupes au sein de ces services,aux individus,ou bien aux applications, aux systèmes informatiques ou aux bases de données
• Dans des cas exceptionnels, swimlanes peut représenter des régions géographiques
• Les processus, les sous-processus ou bien les activités qui font partie d’un swimlane sont à la charge de l’entité nommé sur ce swimlane particulier
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Initiative d’achatInitiative d’achat
Recevoir & accepter les biens ou servicesRecevoir & accepter les biens ou services
Gestion paiementsGestion paiements
Gestion et suivi du projetGestion et suivi du projet
Schéma opérationnel intégré: Schéma opérationnel intégré: un exemple de Swimlanes (1/2)un exemple de Swimlanes (1/2)
Préparer & traiterle bon de commande
Préparer & traiterle bon de commande
Faire la demande d’achatFaire la demande d’achat Créer initiative Créer initiative
Vérification budgetVérification budget
Approuver initiativeApprouver initiative
Sélectionner fournisseur
Sélectionner fournisseur
Approuver BdCApprouver BdC
Transmission du bon de commandeTransmission du
bon de commande
Vérification des biens reçus
Vérification des biens reçus
Comm. autorisationde paiement
Comm. autorisationde paiement
Créer la factureCréer la facture
Effectuer paiementEffectuer paiement
Vérification budgetVérification budget
Vérification budgetVérification budget
Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats
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EmbaucherEmbaucher
Gestion et suivi du projetGestion et suivi du projet
Demande création d’un posteDemande création d’un poste
Schéma opérationnel intégré: Schéma opérationnel intégré: un exemple de Swimlanes (2/2)un exemple de Swimlanes (2/2)
Gestion postes vacantsGestion postes vacants
Traitement & salairesTraitement & salaires
Approuver un posteApprouver un poste
Demande de recrutementDemande de recrutement
Créer le posteCréer le poste
Comm. details de poste Comm. details de poste
Comm. Info. sur les candidatsComm. Info. sur les candidats
Comm. sélection candidatComm. sélection candidat
Approbation poste Approbation poste
Lancer le programmeLancer le programme
Initiative d’embaucheInitiative d’embauche
Faire une annonceFaire une annonce
Saisir candidaturesSaisir candidatures
Embaucher candidatEmbaucher candidat
Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats
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Schéma opérationnel intégréSchéma opérationnel intégré
Gestion et suivi du projetGestion et suivi du projet
Activer le projetActiver le projet
Finalisation du ProjetFinalisation du Projet
Financement du projetFinancement du projet
Elaboration du projetElaboration du projet
Gérer les contributions
Gérer les contributions
Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers
Gérer liquiditésInvestissements & risques financiers
Gestion desévénements personnels
Gestion desévénements personnels
Gestion des événements professionnels
Gestion des événements professionnels
SéparationSéparation
Gérer les talents& la performanceGérer les talents& la performance
Gérer l’apprentissage
Gérer l’apprentissage
Gestion de la carrièreGestion de la carrière
Gestion postes vacantsGestion postes vacants
EmbaucherEmbaucher
Préparer & traiterle bon de commande
Préparer & traiterle bon de commande
Recevoir & accepterles biens ou servicesRecevoir & accepterles biens ou services
Gestion du patrimoineGestion du patrimoine
Initiative d’achat
Initiative d’achat
Gestion paiementsGestion paiements
Effectuer audits financiers
Effectuer audits financiers
Projets Les finances Ressources Humaines Les Achats
Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers
Analyser & fournirun compte-rendu desRapports financiers
Gestion des fournisseursGestion des fournisseurs
Traitement& salairesTraitement& salaires
Approuver un poste
Approuver un poste
Evaluation du projetEvaluation du projet
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Des questions – réponses sur le Des questions – réponses sur le schéma opérationnel intégréschéma opérationnel intégré
• Quand on regarde le schéma opérationnel intégré, qu’est-ce qui vous frappe le plus?
• Quelle incidence par rapport à nos méthodes de travail une fois qu’Atlas sera lancé?
• Il apparaît quil y a un toujours un sous-processus de travail qui déclenche pratiquement tous les autres sous-processus du travail.
• Tout ce que nous faisons sera basé sur un projet, aucune différence ne sera faite entre les projets de gestion et les projets de développement.
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Des questions – réponses sur le Des questions – réponses sur le schéma opérationnel intégréschéma opérationnel intégré
• Pourquoi ce schéma opérationnel intégré est-il important? Qu’est-ce que cela m’apporte?
• Le schéma opérationnel intégré peut être utilisé comme une feuille de route. Il vous dira où vous en êtes et où vous vous dirigez en termes du processus de travail dans l’ensemble.
Jetez un coup d’oeil au schéma opérationnel intégré chaque fois
que vous aurez à éxécuter un étape dans le processus pour
pouvoir déterminer votre position et où vous voulez aller