L’alimentation de STAR par imports

STAR 8ième cercle – 27 septembre 2013

Quels choix pour les établissements ?

Alimenter

Un point d’entrée unique :• Si votre établissement est dans STEP et STAR• Si votre établissement est uniquement dans STAR

L’import peut se faire à n’importe quel moment de lasoutenance

– A la création du docteur dans le système local– Puis par mises à jour successives jusqu’à la soutenance

(STEP)– Puis en cycle de mise à jour après la soutenance (STAR)

• Selon votre configuration les données seront importées– dans STEP et dans STAR– dans STAR uniquement

• Objectif : l’établissement de soutenance doit fournir à STAR des métadonnées TEF valides et des fichiers valides– En une fois ou plusieurs fois– Complètement ou partiellement

• Règle d’or : ne pas re-saisir les informations• 2 méthodes différentes :

– Importer totalement des données locales dans STAR• Applications de GED : DSpace, EPrints, ORI-OAI, …• Applications administratives : APOGEE, ADUM …

– Importer puis compléter les données dans les formulaires de STAR

Alimenter

Quel contenules établissements peuvent-ils importer ?

Imports complets : le cas simple

Etablissement Tous les fichiers +

toutes les métadonnées TEFen une fois

100 %

Imports partiels : Compléter dans

Etablissement Fichiers OKMais métadonnées TEF incompletes :manquent langue, NNT, ….

Compléter les métadonnées

Etablissement

Compléter les métadonnéesDéposer les fichiers

Fichiers NOKMétadonnées TEF très incompletes

Imports très partiels :compléter et déposer dans

Importer du TEF

• Si vous ne savez pas faire du TEF• Si votre système local exporte du tabulé (csv,

xls…) ou du XML Des programmes sont à votre disposition dans le manuel STAR– Chaque établissement peut ré-utiliser les programmes

de conversion proposés afin de les adapter à son propre export pour n’envoyer à STAR que du TEF

Ce qu’il manque souvent :– Langue

– Taille du document calculé par STAR

– Infos sur l’auteur pour l’autorité

– Numéro national de thèse

– Lien aux autorités Sudoc

– Sets OAI type Dewey

– Métadonnées de fichiers générées par STAR

– URL d’accès

– Droits précis

Importer du TEF incomplet

Commentles établissements peuvent-ils importer ?

2 canaux possibles :

• La messagerie électronique: pour les métadonnées uniquement

• Le Service Web : pour les métadonnées et/ou le fichier thèse

Comment importer ?

Chacun son scénario

Pour importer …

Utiliser…

Par la messagerie électronique

• STAR dispose d’un Service de messagerie électronique pour alimenter les métadonnées de thèses au format TEF (2.0), complet ou non.

• Ce service ne permet pas d’envoyer le / les fichiers thèse.

La messagerie électronique

• Accès contrôlé par l’adresse de messagerie– Inscription des adresses autorisées dans la fiche

établissement

La messagerie électronique

• Adresse STAR du dépôt : adresse unique d’envoi• Sujet du message :

– Le code court de votre établissement : INAL, ISAR….• Corps du message

– Vide• Document attaché :

– 1 fichier de métadonnées TEF (xml) par thèse (non zippé)

– Un message peut contenir plusieurs fichiers attachés

La messagerie électronique

• Contrôle de conformité du message et du fichier TEF envoyé

• Message d’erreur envoyé à l’établissement en cas de non conformité (fichier SVRL)

Les autres erreurs possibles (pas de document attaché, code établissement faux) ne renverront pas de message retour.

La messagerie électronique

Par services Web

• mécanisme de communication entre applications distantes à travers le réseau internet indépendant de tout langage de programmation et de toute plate-forme d'exécution.

• STAR dispose d’un Service Web fondé sur le protocole SOAP (1.1 et 1.2) et transporte les métadonnées de thèses au format TEF (2.0), complet ou non, ainsi que le(s) fichier(s) thèse.

Le service web

• Accès contrôlé par l’adresse IP– Inscription des adresses IP autorisées dans la fiche

établissement

Le service web

2 options :1 - Import des métadonnées uniquement

= dépôt par service web du fichier TEF

2 – Import des métadonnées et du document= dépôt par service web du fichier TEF et de l’édition zippée d’archivage (éventuellement diffusable)

Dans tous les cas, renseigner des paramètres nécessaires en entrée

Le service web

• Contrôle de conformité du fichier TEF envoyé

• Message d’erreur envoyé à l’établissement en cas de non conformité (fichier SVRL)

• Contrôle du fichier zip envoyé et de la conformité des fichiers à FACILE

Le service web

Que font les autres?

•13.006 fiches créées par imports

•11.570 par mail

•222 par Service Web métadonnées

seules

•1.214 par Service Web

métadonnées et fichier thèse

•7.844 fiches crées par formulaires

•65 établissements utilisent les imports

puis complètent par formulaires

•26 établissements utilisent la saisie par

formulairesComment les établissements EN

PRODUCTION alimentent STAR ?