L’AIDE-CONSEIL DE BAnQ EN L’AIDE-CONSEIL DE BAnQ EN GESTION DOCUMENTAIREGESTION DOCUMENTAIRE

• Encadrée par un ensemble législatif :• Loi sur l’accès aux documents des

organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (1982)

• Loi sur les archives (1983)• Loi concernant le cadre juridique des

technologies de l’information (2001)• Loi sur Bibliothèque et Archives nationales

du Québec (2004)

La gestion documentaire dans le La gestion documentaire dans le secteur municipalsecteur municipal

• Et réglementaire :• Règlement sur le calendrier de

conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des documents gouvernementaux (1984)

• Politique de gestion des documents inactifs (1991)

La gestion documentaire dans le La gestion documentaire dans le secteur municipalsecteur municipal

Secteurs d’interventionsSecteurs d’interventions

• Gestion intégrée des documents• Préparation, présentation et application

du calendrier de conservation• Préparation du plan de classification

Type de conseils et de supportType de conseils et de support

Production de guides, de procédures et de formulaires

•Guide de gestion des documents dans le cadre d’une restructuration municipale•Guide d’aménagement d’un centre d’archives•Plan des mesures d’urgence pour les archives•Cadre de référence en gestion intégrée des documents

Type de conseils et de supportType de conseils et de support

Production de guides, de procédures et de formulaires

Établissement, mise à jour et transmission du calendrier de conservation

• Recueils de délais communs (municipalités, OMH, MRC, services de police)

• Formulaire Calendrier de conservation• Formulaire Page titre• Guide et tableaux sur l’élaboration, la

présentation et la transmission d’un calendrier de conservation

Application du calendrier de conservation

• Guide d’application d’un calendrier de conservation

• Bordereaux de transfert• Bordereaux de versement

Type de conseils et de supportType de conseils et de support

Type de conseils et de supportType de conseils et de support

Production de guides, de procédures et de formulaires

Établissement des plans de classification• Plan de classification-type

Buts :

• Rendre l’information concernant nos mandats disponibles à notre clientèle

• Interagir avec notre clientèle d’un manière

électronique• Moderniser nos façons de faire pour

des raisons de plus grande efficacité

Un nouvel outil : l’extranetUn nouvel outil : l’extranet

• Partie informationnelle• Partie transactionnelle

Caractéristiques

• Nécessité d’un mot de passe pour y accéder• Autre outil permettant d’assurer adéquatement notre rôle conseil

L’extranet de BAnQL’extranet de BAnQ

• Sujets traités • Calendrier de conservation• Expertise et conseil• Gestion intégrée des documents• Numérisation• Versement

• Accès aux formulaires, aux guides etaux procédures en vigueur à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)

• Foire aux questions

L’extranetL’extranet de BAnQde BAnQ

Portail

• Portail BAnQ : www.banq.qc.ca• Choisir l’onglet : Services• Choisir (à gauche) : Services spécialisés en

archivistique et en gestion documentaire• Choisir : Services aux organismes publics