1 Maîtrise documentaire Qualité et documentation Maîtrise documentaire.

1Maîtrise documentaire

Qualité et documentation

Maîtrise documentaire

Maîtrise documentaire 2

Sommaire

1. Sensibilisation

2. La documentation Qualité

3. La maîtrise documentaire


Sommaire



1. Sensibilisation


Sen

sibi

lisat

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Ensemble de documents relatifs à un projet - notice - mode d’emploi – action de sélectionner, classer, utiliser ou diffuser des documents.

Définition : documentation

Discipline se rapportant au traitement de documents ou de données destinées à l’information des acteurs.

Document : ensemble d’informations saisies sur un support qui peut prendre la forme de papier, de disques, de cassettes, … .

La documentation ou l’art de rendre visible les actions menées.


Sen

sibi

lisat

ion

Logiciel : Ensemble des programmes, procédés et règles et éventuellement de la documentation, relatifs au fonctionnement d’un ensemble de traitement de l’information.

A noter que le terme « éventuellement » doit être remplacé par « comprenant » qui est l’interprétation du terme anglais « eventually »

Autres définitions


Sen

sibi

lisat

ion

Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et la rapidité des renseignements diffusés.

Favoriser l’accès de tous les acteurs à l’information et faire en sorte qu’ils disposent d’une documentation à jour.

Enregistrer et stocker l’ensemble des données relatives à un projet donné (caractéristiques, activités, résultats, …)

Les 4 objectifs de la documentation

Pour maîtriser un projet, il est recommandé de définir et d’élaborer les documents concernant le produit à développer, les actions à entreprendre avec le planning associé, les ressources utilisées et la façon de procéder.

Ils décrivent, avec plus ou moins de détails et selon la criticité des projets, le « quoi, quand, qui, comment » .

Atteindre la qualité requise.


Sen

sibi

lisat

ion

La sélectivité

La pérennité

La fiabilité

Les 6 caractéristiques d’une gestion documentaire

La traçabilité

La disponibilité

L’exhaustivité

Une information de qualité est une information comprise, disponible et exploitable.


Sommaire

1. Sensibilisation




La pyramide documentaireLa

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Pro

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Besoin

Produit ou service

Marché

Organisation

Savoir-faire Modes opératoiresFormulaires

Procédures

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Engagementsde service

Enregistrementsqualité


La d

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tion

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1er niveau : lignes directrices de la politique Qualité

Manuel Qualité Manuel d’Assurance Qualité

2ème niveau : déclinaison de la politique définie au 1er niveau

Identifier et détailler les procédures génériques et leurs

modalités d’application dans l’entreprise Procédures, Instructions, Modes opératoires

3ème niveau : documentation des projets et enregistrements relatifs à la Qualité.

Voir familles de documents

Les 3 niveaux de la documentation

Cette décomposition en niveaux de la documentation permet d’assurer la cohérence de la documentation des projets avec la politique qualité de l’entreprise.


Les composants

Le manuel Qualité Document énonçant la politique Qualité de l’entreprise et décrivant les

dispositions générales prises pour obtenir la qualité de ses produits ou services.

La d

ocum

enta

tion

Qua

lité

Procédure Document qui décrit de façon formalisée les tâches à accomplir pour

mettre en œuvre le processus : c’est le mode d’emploi opérationnel.

Enregistrement Document qui fournit des preuves tangibles des activités effectuées

ou des résultats obtenus.


Sommaire

1. Sensibilisation




Au programmeLa

maî

tris

e do

cum

enta

ire

Concepts

Fonctions et responsabilités

Cycle de vie d’un document


La m

aîtr

ise

docu

men

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Deux niveaux sont à mettre en place :

1. La définition d’un guide de repérage qui définit de manière univoque une seule forme canonique de repérage des documents.

2. La mise en place d’un référentiel documentaire visant à fournir à tout un chacun le document générique à décliner dans le cadre d’une activité

dûment ciblée.

Concepts (1/4)


La m

aîtr

ise

docu

men

taire

L’ensemble des instances (occurrences) ainsi déclinées à partir du référentiel documentaire constituent le fonds documentaire.

Nous aboutissons en final à la définition et à la mise en place d’une banque documentaire.

La banque documentaire est constituée du référentiel documentaire et du fonds documentaire, le tout respectant les règles de dénomination édictées par le guide de repérage.

Concepts (2/4)


La m

aîtr

ise

docu

men

taire

Banque documentaire =

Référentiel documentaire + Fonds documentaire

avec « l’assistance » du Guide de repérage

Concepts (3/4)


La m

aîtr

ise

docu

men

taire Concepts (4/4)

La maîtrise documentaire doit assurer que :

Les éditions pertinentes des documents appropriés sont disponibles à tous les endroits où des opérations essentielles au fonctionnement efficace sont effectuées ;

Les documents non valables et/ou périmés sont aussitôt retirés de tous les points de diffusion ou d’utilisation ou sinon qu’ils ne peuvent pas être utilisés de façon non intentionnelle ;

Tout document périmé conservé à des fins légale ou de conservation des connaissances est convenablement identifié.


Fonctions et responsabilités (1/2)La

maî

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cum

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ire

Les fonctions des personnes intervenant dans le cadre de la gestion de la documentation doivent être identifiées.

Par exemple, les membres d’un projet ou les personnes d’un service peuvent être nanties des fonctions suivantes :

Responsable de la documentation• Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de l’adaptation)

et du respect des exigences concernant la maîtrise de la documentation. Il convient que la direction lui donne l’autorité pour faire appliquer la procédure.

Producteur d’un document• Personne chargée d’élaborer le document, elle peut être

l’auteur principal ou l’intégrateur du document.


Fonctions et responsabilités (2/2)La

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cum

enta

ire

Lecteurs / vérificateurs• Après élaboration ou mise à jour d’une version, mais avant

enregistrement et diffusion, un document peut être soumis à un cycle de relecture pour commentaires, modifications et enrichissements éventuels.

Responsables de validation ou d’approbation• Pour chaque catégorie de document émis, une ou plusieurs

personnes désignées peuvent décider du statut final du document selon des modalités d’approbation formelle.


Le cycle de vie d’un documentLa

maî

tris

e do

cum

enta

ire

Identification

Gestion des versions

Vérification - Validation

Diffusion - Circulation

Classement

Archivage - Destruction


IDENTIFICATION (1/3)Le

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le d

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un d

ocum

ent

Il est indispensable de prévoir un mécanisme formalisé d’identification des documents pour assurer l’efficacité du contrôle de la documentation.

Une « légende », figurant sur chaque document, contribue à garantir le respect d’un format identique pour les documents de même nature.



cyc

le d

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un d

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ent

Pour chaque document, il a lieu de préciser les éléments suivants :

le titre du document, la référence du document, la référence au contrat, l’état du document (lié au cycle de vie), la date de la publication (prévisionnelle pour un document de

travail) et la révision, le nom de l’auteur, les personnes habilitées à approuver ce document, l’organisme d’origine, les destinataires (pour sa diffusion), le nombre de pages, la version.



cyc

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ocum

ent

En complément, il est recommandé de définir :

les règles de classement, les règles d’archivage, la confidentialité, les droits d’auteur, les règles de présentation (forme, mise en page, …)


GESTION DES VERSIONS Le

cyc

le d

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un d

ocum

ent

La gestion de version permet de caractériser la nature des évolutions d’un document et leur impact.

Les dispositions à prendre pour assurer la maîtrise des évolutions des documents sont les suivantes :

les modalités d’approbation des évolutions, l’information sur les origines des évolutions et des justificatifs des

mises à jour proposées, l’information aux détenteurs et utilisateurs de documents en cours

d’évolution, La notification des décisions de cessation d’applicabilité des

documents à tous les détenteurs.


VERIFICATION - VALIDATIONLe

cyc

le d

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ocum

ent

Dans le cadre d’un projet, il y a lieu d’identifier les documents qui doivent être soumis à validation en assurant que :

les validations sont formalisées, les traces de vérification sont conservées et leur traçabilité avec

les documents est assurée, les traces de vérification précisent les aspects qui ont été vérifiés.


DIFFUSION - CIRCULATIONLe

cyc

le d

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e d’

un d

ocum

ent

Il s’agit des dispositions nécessaires pour assurer que tous les acteurs concernés :

soient informés de l’existence du document et de ses modalités d’accès,

disposent directement de l’information qui leur est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et que cette information est mise à jour en cohérence avec leurs besoins.

Ces mécanismes de diffusion et de circulation sont ainsi définis pour garantir l’utilisation d’une même version de document par tous les membres du projet donné.


CLASSEMENTLe

cyc

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un d

ocum

ent

Afin d’assurer l’efficacité de la production et de l’utilisation de la documentation, il faut définir :

les modalités de classement (mise à jour du référentiel, du catalogue, …),

les opérations d’exploitation courante (recherche sur demande de documents ou de fichiers, …),

la logistique nécessaire à l’ensemble de ces actions (outils bureautiques, facilités et services d’impression, …).


Structure des répertoires (1/3)E

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cum

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ire

Voici un exemple lié à l’organisation de vos répertoires

Répertoire principal

La structure des répertoires se divise en trois catégories : primaire, secondaire , tertiaire.

Le premier niveau s’appelle le répertoire principal : il est identifié par le « numéro » du lecteur uniquement, par exemple, W:\.. .

Aucun fichier ne doit être placé à ce niveau.

Si vous n’êtes pas certain du répertoire dans lequel vous devez placer un fichier, créez un répertoire temporaire appelé « Temp ».


Structure des répertoires (2/3)E

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Répertoires primaires

Le niveau suivant le répertoire principal est le niveau primaire.

Comme dans tous les plans de catalogage, ce niveau est le plus général.

Les fichiers individuels ne doivent pas être placés dans ce répertoire non plus.

Répertoires secondaires

Les répertoires secondaires (ou sous-répertoires) représentent le niveau suivant.

Dans de nombreux cas, ils forment la couche de base d’un système de classification en arborescence.

Des fichiers individuels peuvent être placés dans ces répertoires.


Structure des répertoires (3/3)

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Répertoires tertiaires

Le niveau suivant est constitué des répertoires tertiaires (un autre ensemble de sous-répertoires).

Ce niveau est encore plus spécifique que le précédent.

Les fichiers peuvent être placés dans ces répertoires.

Existe-t-il un autre niveau ?.

Il s’agit bien ici d’un choix d’organisation, à savoir le niveau de profondeur souhaité (ou nécessaire).


Conclusion

Documenter pour rendre visible

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Documents

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