LABORATOIRE DEPARTEMENTAL D'ANALYSES DU TARN...

LABORATOIRE DEPARTEMENTAL D'ANALYSES DU TARN :

MANUEL QUALITE page1/56

SOMMAIRE

DECLARATION SUR LA POLITIQUE DE QUALITE ....................................................................................... 4 DECLARATION QUALITE DES DIRECTEURS DU LABORATOIRE ............................................................ 6

LEXIQUE ..................................................................................................................................................................... 7 PROGRAMMES CONCERNES PAR L'ACCREDITATION .................................................................................. 8

PROGRAMME 59 *( lab gta 59) .......................................................................................................................... 8 PROGRAMME 100.1* ........................................................................................................................................... 8 PROGRAMME 100.2 * (lab gta 23)……………………………………………………..……………………..9 PROGRAMME 109 * ............................................................................................................................................. 8 PROGRAMME 116 * ............................................................................................................................................. 8 PROGRAMME 167 * ............................................................................................................................................. 8

CHAPITRE 1 ............................................................................................................................................................. 10

DOMAINE D’APPLICATION .................................................................................................................................. 10

DU MANUEL QUALITE .......................................................................................................................................... 10

1.1. OBJET ................................................................................................................................................................ 11 1.2. DOMAINE D’APPLICATION ............................................................................................................................ 11

CHAPITRE 2 DEFINITIONS................................................................................................................................ 12

CHAPITRE 3 PRESENTATION DU LABORATOIRE ..................................................................................... 14

3.1. COORDONNEES ............................................................................................................................................. 15 3.2. HISTORIQUE .................................................................................................................................................... 15 3.3. STRUCTURE JURIDIQUE .............................................................................................................................. 16 3.4. IMPARTIALITE, INDEPENDANCE ET INTEGRITE .................................................................................... 16 3.5. LES GRANDES FONCTIONS DU LABORATOIRE ..................................................................................... 17

SANTE ANIMALE .............................................................................................................................................................. 17 SECURITE SANITAIRE DES ALIMENTS ...................................................................................................................... 17 HYDROLOGIE ET ENVIRONNEMENT .......................................................................................................................... 17

3.6. ORGANISATION GENERALE ........................................................................................................................ 18

CHAPITRE 4 PRESCRIPTIONS RELATIVES AU SYSTEME DE MANAGEMENT ................................... 19

4.1. SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE......................................................................................... 20 4.1.1. ORGANISATION QUALITE .................................................................................................................... 20

4.1.1.1. Organigramme Qualité ....................................................................................................................................... 20 4.1.1.2. Définition des Fonctions et Responsabilités ................................................................................................... 20 4.1.1.3. Les réunions Qualité ........................................................................................................................................... 21

4.2 ORGANISATION ET DIRECTION ................................................................................................................... 22 4.2.1. ORGANIGRAMMES ................................................................................................................................. 22

4.2.1.1 Organigramme hiérarchique ............................................................................................................................... 22 4.2.1.2. Organigramme nominatif .................................................................................................................................... 22 4.2.1.3. Organigramme qualité ........................................................................................................................................ 22

4.2.2. IDENTIFICATION DES CONTRAINTES LIEES AU FONCTIONNEMENT DU CONSEIL GENERAL ............................................................................................................................................................. 22 4.2.3. PROTECTION DES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES ET DES DROITS DE PROPRIETE DES CLIENTS ET/OU PRESCRIPTEURS. ..................................................................................................... 22 4.2.4. DIRECTION ET ENCADREMENT ......................................................................................................... 23 4.2.5. LE RESPONSABLE QUALITE ............................................................................................................... 23

4.3. MAITRISE DE LA DOCUMENTATION ET DE L’INFORMATION .............................................................. 24 4.3.1. LES DOCUMENTS ................................................................................................................................... 24

4.3.1.1. Documents de prescription ................................................................................................................................ 24 4.3.1.2. Supports d'enregistrement ................................................................................................................................. 24 4.3.1.3.Documents d'enregistrement .............................................................................................................................. 24



4.3.1.4. Documents de référence (référentiel externe) ................................................................................................ 25 4.3.1.5. Documents d'information .................................................................................................................................... 25

4.3.3. ARCHITECTURE DOCUMENTAIRE ..................................................................................................... 26 4.3.4. GESTION DES DOCUMENTS ............................................................................................................... 27

4.3.4.1. Les documents de prescription et supports d’Enregistrement ..................................................................... 27 4.3.4.1.1. Diffusion interne .......................................................................................................................................... 27 4.3.4.1.2. Diffusion externe (non contrôlée) ............................................................................................................. 28 4.3.4.1.3. Annulation d'un document Qualité. .......................................................................................................... 28 4.3.4.1.4. Archivage ..................................................................................................................................................... 28

4.3.4.2. Documents d'enregistrement ............................................................................................................................. 28 4.3.4.3. Documents de référence .................................................................................................................................... 28

4.3.5. LOCALISATION DES DOCUMENTS QUALITE ET D’INFORMATIONS TECHNIQUES .............. 29 4.4. REVUE DE LA DEMANDE, DES APPELS D’OFFRE OU DES CONTRATS ............................................ 30 4.5. SOUS-TRAITANCE DES ESSAIS .................................................................................................................. 30 4.6. ACHATS DE SERVICES ET DE FOURNITURES ........................................................................................ 30 4.7. SERVICE A LA CLIENTELE ET INFORMATIONS EN RETOUR ............................................................... 31

4.7.1. SERVICE A LA CLIENTELE ................................................................................................................... 31 4.7.2. INFORMATIONS EN RETOUR ET RECLAMATIONS CLIENTS ...................................................... 31

4.8. NON CONFORMITES ...................................................................................................................................... 31 4.9. ACTIONS CORRECTIVES ET/OU PREVENTIVES .................................................................................... 32 4.10. DEROGATIONS ............................................................................................................................................. 32 4.11. AUDITS INTERNES (AUDIT 1ERE

PARTIE) ...................................................................................................... 32 4.12. AUDITS EXTERNES (AUDITS SECONDE OU TIERCE PARTIE) ....................................................................... 33 4.13 REVUE DE DIRECTION ................................................................................................................................. 33

CHAPITRE 5 ............................................................................................................................................................. 34

PRESCRIPTIONS TECHNIQUES ......................................................................................................................... 34

5.1. GESTION DES COMPETENCES ................................................................................................................... 35 5-1-1 - PRINCIPE ................................................................................................................................................ 35

5 – 1 – 1 – 1 – LES FICHES DE FONCTIONS ............................................................................................................. 35 5 – 1 – 1 – 2 – LES FICHES DE POSTES ..................................................................................................................... 35 5 – 1 – 1 – 3 – LES MATRICES DE COMPETENCES................................................................................................. 36 5 – 1 – 1 – 4 – LES FORMATIONS CONTINUES ........................................................................................................ 36 5 – 1– 1 – 5 – LES DOSSIERS INDIVIDUELS .............................................................................................................. 36 5 – 1– 1 – 6 – LE CLASSEUR PERSONNEL ................................................................................................................ 36

5.1.2. RECRUTEMENT ET ACCUEIL DU PERSONNEL .............................................................................. 37 5.1.2.1. AGENTS DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE .......................................................................... 37 5.1.2.2. AGENTS Contractuels ........................................................................................................................................ 37 5.1.2.3. StagiaireS ............................................................................................................................................................. 37 5.1.2.4. Accueil du personnel ........................................................................................................................................... 37

5.1.3. CAS DU PERSONNEL TEMPORAIRE ................................................................................................. 37 5.1.4. GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL ..................................................................................................... 37 5.1.5 INFORMATION DU PERSONNEL .......................................................................................................... 38 5.1.6 HYGIENE ET SECURITE ......................................................................................................................... 38

5.2. LES LOCAUX .................................................................................................................................................... 38 5.2.1. SITUATION - PRESENTATION GENERALE ....................................................................................... 38

5.2.1.1. Zone 1 : zone administrative et d'accueil ......................................................................................................... 39 5.2.1.2. Zone 2 : zone de locaux d'analyses scientifiques (zone technique : ZONE D'ESSAIS)........................... 39 5.2.1.3. ZONE 3 : locauX ANNEXES communs ............................................................................................................ 39

5.2.2. AGENCEMENT DES LOCAUX .............................................................................................................. 39 5.2.2.1. L'extérieur ............................................................................................................................................................. 39 5.2.2.2. L'intérieur .............................................................................................................................................................. 40

5.2.3. IDENTIFICATION DES LOCAUX ........................................................................................................... 40 5.2.4. ENVIRONNEMENT DES LOCAUX........................................................................................................ 40 5.2.5. ADEQUATION AUX BESOINS ............................................................................................................... 41

5.2.5.1. Fluides ................................................................................................................................................................... 41 5.2.5.2. Electricité .............................................................................................................................................................. 41 5.2.5.3. Conditions d'ambiance ....................................................................................................................................... 41

5.2.6. PROPRETE ET ENTRETIEN DES LOCAUX ....................................................................................... 41



5.2.6.1. Propreté ................................................................................................................................................................ 41 5.2.6.2. Entretien - maintenance ..................................................................................................................................... 42

5.2.7. CONTROLE D'ACCES AU LABORATOIRE ......................................................................................... 42 5.2.7.1. Pendant les heures ouvrables en semaine ..................................................................................................... 42

5.2.7.1.1. Entrée principale laboratoire ..................................................................................................................... 42 5.2.7.1.2. Entrée du personnel ................................................................................................................................... 42 5.2.7.1.3. Accès aux locaux d'essais ......................................................................................................................... 42

5.2.7.2. Pendant le Week-end et les jours fériés .......................................................................................................... 42 5.2.7.3. En dehors de ces périodes ................................................................................................................................ 43

5.2.8. HYGIENE ET SECURITE ........................................................................................................................ 43 5.2.9 CIRCULATION ........................................................................................................................................... 43

5.3. ECHANTILLONS SOUMIS A ESSAIS ........................................................................................................... 43 5.3.1. ECHANTILLONS A ANALYSER ............................................................................................................. 43

5.3.1.1. Securite Sanitaire des Aliments ........................................................................................................................ 43 5.3.1.2. Santé Animale ...................................................................................................................................................... 43 5.3.1.3. Hydrologie Environnement ................................................................................................................................. 44

5.3.2. MODE D’ARRIVEE DES ECHANTILLONS AU LABORATOIRE....................................................... 44 5.3.2.1. Durant les heures d'ouverture du laboratoire .................................................................................................. 44 5.3.2.2. En dehors des heures d'ouverture du laboratoire .......................................................................................... 44

5.3.3. LIEUX DE RECEPTION DES ECHANTILLONS .................................................................................. 44 5.4. PROCESSUS D'ANALYSE.............................................................................................................................. 46

5.4.1. PRISE EN COMPTE DE LA DEMANDE D'ESSAIS ............................................................................ 46 5.4.1.1. Réception des échantillons – Cas général ...................................................................................................... 46

5.4.1.1.1. Documents externes ................................................................................................................................... 46 5.4.1.1.2. Documents internes .................................................................................................................................... 46

5.4.1.2. Critères d’acceptabilité ....................................................................................................................................... 46 5.4.2. ENREGISTREMENT DES ECHANTILLONS ....................................................................................... 46 5.4.3. STOCKAGE DES ECHANTILLONS ...................................................................................................... 47 5.4.4. REALISATION DES ANALYSES............................................................................................................ 47

5.4.4.1. Sous traitance externe ........................................................................................................................................ 47 5.4.4.2. Méthodes d'analyses .......................................................................................................................................... 47 5.4.4.3. Traçabilité ............................................................................................................................................................. 47 5.4.4.4. Sélection des méthodes ..................................................................................................................................... 47 5.4.4.5. Qualité des résultats d’analyses ....................................................................................................................... 48 5.4.4.6. Intervention supplémentaire les samedi, dimanche et jours fériés .............................................................. 48 5.4.4.7. Estimation des incertitudes de mesures .......................................................................................................... 48

5.5. LE RAPPORT D’ESSAI .................................................................................................................................... 49 5.5.1. PRESENTATION ...................................................................................................................................... 49 5.5.2. CONDITIONS GENERALES D’APPOSITION DU LOGO COFRAC ................................................. 49 5.5.3. EDITION ET VALIDATION DU RAPPORT D’ESSAI ........................................................................... 49 5.5.4. SIGNATURE DES DOCUMENTS .......................................................................................................... 50 5.5.5. RAPPORT D'ESSAI RECTIFIE .............................................................................................................. 50

5.6. L’EQUIPEMENT ................................................................................................................................................ 50 5.6.1. TRACABILITE DU MESURAGE ............................................................................................................. 50

5.6.1.1. Etalons de référence ...................................................................................................................................... 51 5.6.1.2. Matériaux de référence .................................................................................................................................. 51

5.7. ARCHIVAGE ...................................................................................................................................................... 51 5.8. ELIMINATION DES DECHETS ....................................................................................................................... 51

ANNEXES ................................................................................................................................................................. 52

PLAN DU LABORATOIRE ................................................................................................................................. 52 ORGANIGRAMME QUALITE ............................................................................................................................ 56



DECLARATION SUR LA POLITIQUE DE QUALITE



DECLARATION QUALITE DES DIRECTEURS DU LABORATOIRE



LEXIQUE

AFNOR : Association Française de NORmalisation. ARS : Agence Régionale de santé CEI : Comité Electrotechnique International. COFRAC : COmité FRançais d'ACcréditation. DDCSPP : Direction Départemental de la Cohésion Sociale et de la protection des Population DIPOLE : nom du logiciel de gestion des analyses. DREAL : Direction Régionale de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement. EN : (Européan Norme) norme européenne ESB : Encéphalopathie Spongiforme Bovine terme également employé pour l’ensemble des encéphalites spongiformes subaiguës transmissibles (ESST ou EST). HACCP : (Hazard Analysis Critical Control point) analyse des risques et maîtrise des points critiques. ISO : (International Organisation for Standardization) organisation internationale de normalisation. LDA 81 : Laboratoire Départemental d'Analyses du Tarn NF : Norme Française PCR : Polymerase Chain Reaction



PROGRAMMES CONCERNES PAR L'ACCREDITATION

L'accréditation a été accordée au titre des programmes déclinés ci-après. Elle porte uniquement sur les essais mentionnés dans les annexes techniques à la convention n° 1-1097. Celles-ci sont communiquées sur simple demande.

LAB GTA 59 (PROGRAMME 59)*

Analyses microbiologiques des produits et environnements agroalimentaires

PROGRAMME 100.1*

Analyses physico-chimiques des eaux Essais physico-chimiques des eaux sur site Prélèvements d’eaux en vue d’analyses physico-chimiques et microbiologiques

LAB GTA 23 * Analyses biologiques et microbiologiques des eaux

PROGRAMME 109 *

Essais et analyses en immuno-sérologie animale.

PROGRAMME 116 *

Essais et analyses en bactériologie animale.

PROGRAMME 167 *

Analyses de dépistage par tests rapides des Encéphalopathies spongiformes transmissibles. * : Portée disponible sur www.cofrac.fr Accréditation n° 1-1097



EXPRESSION DE LA PORTEE D’ACCREDITATION

Le Laboratoire Départemental d’analyses du Tarn est accrédité selon une portée flexible standard de type A2 : le laboratoire est accrédité pour pratiquer les analyses en suivant la méthode décrite dans le référentiel cité, dans sa version en vigueur au moment de l’évaluation initiale et dans ses versions ultérieures. Cela signifie que le laboratoire peut entre 2 visites d’évaluation du Cofrac, utiliser son accréditation sur les révisions successives des méthodes normalisées, dès lors que les révisions n’impliquent pas la mise en œuvre de compétences nouvelles telles qu’un nouveau principe de mesure. La portée d’accréditation est exprimée sous la forme d’une liste finie de méthodes et référentiels. Toutefois, les indices de révision des référentiels ne sont pas obligatoirement précisés. Exemple : Objet Caractéristique

mesurée ou recherchée

Principe de la méthode Référentiel de la méthode

Viandes, produits à base de viande et volailles

Pseudomonas spp Dénombrement des colonies à 25°C NF V04-504

Un tableau de suivi permet de tracer les indices de révision en cours d’utilisation (TA-CPQ-000-TSAT). Lors de la modification de normes et/ou de texte de référence figurant sur la portée, les changements sont identifiés. Voir procédure de gestion des documents de références (PG-CPQ-000-GDRF) Un plan d’action est établit afin de recenser ce qui doit être entrepris vis-à-vis du client, du matériel, de la formation des agents… (5M) ainsi que les mesures et délais retenus. Le plan d’action est suivi par le Chef de Service et/ou le Directeur Scientifique et Technique Lorsque le plan d’action est achevé, le chef de service technique et/ou le directeur scientifique et technique valide la mise en place du nouveau référentiel : la date d’application est enregistrée dans le tableau.



CHAPITRE 1

DOMAINE D’APPLICATION DU MANUEL QUALITE



1.1. OBJET

Le manuel qualité définit les principes généraux mis en place par le Laboratoire, en matière de management de la Qualité pour être en conformité avec les exigences concernant la compétence des laboratoires d’étalonnages et d’essais de la norme NF EN ISO/CEI 17025 : 2005 et celles du document Lab Réf 02 du COFRAC Il décrit les dispositions générales pour garantir et assurer la qualité de nos essais auprès de nos clients. Il décrit notre organisation et notre fonctionnement en matière de Qualité. Ce manuel est un document de référence et de formation pour le personnel et un document d’information pour nos clients.

1.2. DOMAINE D’APPLICATION

Le Manuel Qualité s’applique à l’organisation du laboratoire. Concernant l’activité analytique, il faut se reporter à la portée d’accréditation du laboratoire. Les paragraphes suivants de la NF EN ISO/CEI 17025 sont exclus du domaine d'application du manuel qualité.

� Les installations provisoires ou mobiles, � Les méthodes développées par le laboratoire (conception et développement) � L'échantillonnage (plan d'échantillonnage) � Les avis et interprétations



CHAPITRE 2

DEFINITIONS



MANUEL QUALITE Il décrit le système de Management de la Qualité du laboratoire et présente son organisation générale. PROCEDURES GENERALES Elles décrivent le savoir faire du laboratoire, l’organisation, les responsabilités d’une activité. PROCEDURES SPECIFIQUES (non analytiques) Elles concernent un point de fonctionnement commun à tous ou plusieurs services. PROCEDURES TECHNIQUES (métier) Elles sont propres à un ou plusieurs paramètre(s) analytique(s). PROTOCOLES Ils décrivent les modalités pratiques d’application des procédures et/ou des normes utilisées dans les services et ayant une influence sur le résultat des essais FEUILLES COMMEMORATIVES (ou demande d’analyses) Ce sont des supports d’enregistrement pour les renseignements concernant le demandeur d’analyse, l’échantillon, les analyses demandées et toute autre information utile. POLITIQUE Décision prise au plus haut niveau (exemple : réunion de Comité de Pilotage Qualité) pour définir les modalités de prise en compte de telle exigence spécifique, et formalisée par les documents appropriés. MANAGEMENT Ensemble des techniques d’organisation, de gestion d’un Laboratoire. Manager la qualité, c’est mettre en place un fonctionnement permettant d’obtenir et de maintenir par un suivi, une organisation conforme et efficace, pour assurer des essais fiables



CHAPITRE 3

PRESENTATION DU LABORATOIRE



3.1. COORDONNEES

Laboratoire Départemental d’Analyses du Tarn 32 rue Gustave Eiffel 81011 ALBI Cedex 9 Téléphone : 05 63 47 57 75 Fax : 05 63 46 07 38 Horaires d’ouverture au public : 09 h 00 12 H 30 13 H 30 17 H 30

3.2. HISTORIQUE

1930 - Création du Laboratoire de bactériologie et d’hygiène (eaux) 1950 - Création du Laboratoire Vétérinaire (service de l’Etat) 1984 - Transfert du laboratoire de bactériologie et d’hygiène de l’Etat (Ministère de la Santé) vers le Conseil Général. 1991 - Transfert du Laboratoire Départemental des Services Vétérinaires (Ministère de l’Agriculture) au Conseil Général 1994 - Regroupement des deux Laboratoires et création du Laboratoire Départemental d’Hygiène (L.D.H) 1997 - Installation du Laboratoire Départemental d'Hygiène dans les nouveaux locaux d’Albitech. - Mise en place d'une "structure qualité" au sein du laboratoire. 1998 – Recrutement et nomination d'un "Responsable Assurance Qualité", d'une "secrétaire Qualité″ et organisation d'un Comité de Pilotage.

Pour répondre aux besoins des clients (usagers et prescripteurs) dans les conditions de qualité requises, l'effectif du laboratoire a évolué :

Date Nombre d’agents Nombre d’agents titulaires Juin 1996 Juin 1999 Juin 2006 Juin 2008

38 46 62 65

28 37 49 54

2000 – Accréditation COFRAC du programme 59* – Analyses microbiologiques des produits alimentaires. 2001 1 - Agrément Encéphalopathie Spongiforme Bovine (février).



2 - Accréditation COFRAC : - Programme 100.1 : analyses physico-chimique des eaux

- Programme 100.2* : analyses biologiques et microbiologiques des eaux.

2002 – Accréditation Programme 116* : essais et analyses en bactériologie animale. 2003 – Accréditation Programme 109* : essais et analyses en immuno-sérologie animale

Accréditation Programme 167* : analyse de dépistage par tests rapides des encéphalopathies spongiformes transmissibles

2005 – Accréditation Programme 100.1* et renouvellement de l’accréditation du laboratoire. 2006 – Accréditation Programme 100.1 : - prélèvements d’eau en vue d’analyses physico-chimiques et microbiologiques - essais physico-chimiques des eaux sur site - Accréditation sur la version 2005 de la NF EN ISO/CEI 17025 2007 – Changement de nom du laboratoire. Le LDH devient le Laboratoire Départemental d’Analyses. * : Portée disponible sur www.cofrac.fr accréditation n° 1-1097.

3.3. STRUCTURE JURIDIQUE

Le Laboratoire Départemental d'Analyses dépend du Département du Tarn, Collectivité territoriale de plein exercice. A ce titre, c’est un Service Public, à caractère administratif.

3.4. IMPARTIALITE, INDEPENDANCE ET INTEGRITE

De par son statut (service d’une collectivité territoriale de plein exercice): • Le jugement technique du laboratoire n’est influencé par aucune considération d’ordre

financier ou commercial ; • les résultats ne sont pas influencés par des personnes ou organismes extérieurs ; • l’intégrité, l’indépendance et l’impartialité sont garanties (agents de droit public); • la rémunération du personnel est indépendante du nombre d’essais et de leur résultat.



3.5. LES GRANDES FONCTIONS DU LABORATOIRE

Le laboratoire réalise des analyses et des prestations de service dans le cadre d’une demande publique ou privée afin de protéger, entre autre, la santé de l’homme, des cheptels et la qualité de l’environnement. Il intervient dans trois domaines :

SANTE ANIMALE

Le Laboratoire joue un rôle important en matière d’aide au diagnostic, de prévention et de conseil au service des productions animales et de prévention des zoonoses. A l'heure où les exigences de Sécurité Alimentaire sont de plus en plus fortes, la surveillance des maladies animales exige des analyses de plus en plus pointues. D'autre part, les garanties sanitaires du cheptel tarnais sont indispensables aux échanges commerciaux. Le rôle de veille sanitaire est important notamment vis à vis de la détection des maladies réputées légalement contagieuses : Peste Porcine Classique, Tularémie, brucellose, ESB, Tremblante, fièvre aphteuse etc. Il réalise depuis 2001 les tests ESB à l'abattoir pour garantir la qualité des viandes bovines mises à la disposition du consommateur et sécuriser ce dernier, et à l'équarrissage au titre des programmes d'épidémio-surveillance. Le laboratoire réalise par PCR la détection de la susceptibilité des ovins à la tremblante depuis l'été 2003. Depuis 2008, suite à l’apparition de la Fièvre Catarrhale Ovine, le LDA réalise le dépistage virologique par PCR. En 2009, le laboratoire a été agréé pour la recherche du virus influenza A/H1N1 sur le porc.

SECURITE SANITAIRE DES ALIMENTS

Le laboratoire réalise des analyses microbiologiques ou physico-chimiques des aliments pour de nombreux prescripteurs ou/et usagers (analyses physico-chimiques des aliments non accréditées). Le laboratoire participe à la protection des consommateurs, à la prévention des toxi-infections alimentaires, à la maîtrise de la qualité des productions agroalimentaires. Il peut aussi intervenir dans le domaine du conseil/audit et de la formation. Depuis Mars 2007, l’activité de dépistage des Trichines sur les porcs et sangliers s’est fortement développée et se poursuit.

HYDROLOGIE ET ENVIRONNEMENT

Les analyses sont réalisées dans ce secteur sur les eaux de consommation humaine, les eaux de process, les eaux de loisirs et de baignades, les eaux résiduaires, les boues et les déchets, ainsi que des contrôles dans le milieu hospitalier. A la demande de nombreux prescripteurs, ces analyses participent au contrôle de l'environnement. Dans ces trois domaines d’activités, les missions du laboratoire concourent à un objectif de santé publique : il maîtrise les risques sanitaires bactériologiques, virologiques et chimiques.



3.6. ORGANISATION GENERALE

L’effectif du Laboratoire Départemental d'Analyse est d’environ 65 personnes. Le Laboratoire est composé de cinq services, divisés en secteurs d’activité : Service Santé Animale :

- Secteur Immuno Sérologie, virologie - Secteur biologie moléculaire : ESB/PCR - Secteur Autopsie, Bactériologie et Parasitologie Animale - Secteur Bactériologie Identification - Logistique

Service Sécurité Sanitaire des Aliments :

- Secteur Bactériologie, trichines et Chimie Alimentaire - Collecte – Logistique – Intervention sur site.

Service Hydrologie Environnement :

- Secteur Bactériologie et biologie - Secteur Eaux résiduaires – Matrices solides - Secteur Micropolluants organiques - Secteur Métaux - Secteur contrôle sanitaire - milieux naturels - Intervention sur site - Logistique

Service Administration et Finances Service Bâtiment Le Laboratoire dispose également de structures Qualité, et Hygiène et Sécurité.



CHAPITRE 4

PRESCRIPTIONS RELATIVES AU SYSTEME DE MANAGEMENT



4.1. SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE

4.1.1. ORGANISATION QUALITE

4.1.1.1. ORGANIGRAMME QUALITE

Il présente l’organisation qualité : le Comité de Pilotage Qualité, les correspondants qualité et métrologie.

Organigramme qualité OR-CPQ-OOO-QUAL Voir annexes.

4.1.1.2. DEFINITION DES FONCTIONS ET RESPONSABILITE S

Le Comité de Pilotage Qualité (CPQ) Il est composé :

• du Directeur Scientifique et Technique

• du Directeur Administratif et Financier

• du Responsable Qualité (RQ)

• des Chefs de Service

• d’une Secrétaire Qualité Il peut inviter à ses réunions, toutes les personnes qu’il juge nécessaire. Il développe et améliore en continue le système de management de la qualité (décide des actions à mener et les planifie, en contrôle l’état d’avancement, coordonne entre les services la bonne application du système, rédige et valide les documents Qualité «Généraux»). Il se réunit en moyenne une fois par mois. Ses membres préparent et participent aux revues de direction. Le Responsable Qualité (RQ) Il est chargé de veiller à la bonne application du système de management de la Qualité, selon les décisions du CPQ et à l’aide des Correspondants Qualité. Il organise les réunions Qualité (voir fiche de fonction). Les Correspondants Qualité (CQ) Le Correspondant Qualité est le lien entre le Comité de Pilotage Qualité et son programme ou secteur d’activité (voir fiche de fonction). Il participe aux réunions Qualité et organise la mise en place des procédures dans son secteur. Une réunion de l’ensemble des Correspondants Qualité et des membres du CPQ a lieu régulièrement (3, 4 fois par an). Fonction Métrologie : la fonction Métrologie est assurée au sein du Laboratoire par les correspondants Métrologie, le coordinateur technique Métrologie et le coordinateur qualité Métrologie .Cf. organigramme Qualité en annexe



Les Correspondants Métrologie Ils sont chargés de la rédaction et de la mise en place des procédures de métrologie, et de s’assurer du contrôle métrologique des appareils et matériels concernés (voir fiche de fonction). Le Coordinateur Technique Métrologie s’assure de la concordance des procédures analogues dans les différents services. Le Coordinateur Qualité Métrologie s’assure de la concordance des documents qualité entre les différentes activités métrologie La Secrétaire Qualité Elle assiste le responsable qualité dans la formalisation et la gestion des documents ainsi que dans le suivi des formations continues du personnel (voir fiche de fonction). Elle participe aux réunions du CPQ, pour les sujets qui la concernent. Le personnel Il participe à la rédaction des procédures. Chaque agent a la responsabilité de l’obtention de la Qualité des tâches qu’il exécute. Pour cela, il dispose des moyens suivants : manuel qualité, procédures, informations, réunions, documentations, comptes rendus d’audit, ...

4.1.1.3. LES REUNIONS QUALITE

Elles se font en général avec les Directeurs, le chef de service, le RQ, le CQ et les agents du secteur selon leur objet. Elles se font par service et sont établies en fonction d’un planning. Au cours de ces réunions, les sujets traités peuvent concerner les procédures à valider, les non conformités rencontrées, les résultats des essais inter-laboratoires, la planification des actions à mener suite à des audits et tout autre sujet relatif à l’activité du service concerné. Des comptes rendus sont réalisés pour chacune d’elles.



4.2 ORGANISATION ET DIRECTION

4.2.1. ORGANIGRAMMES

4.2.1.1 Organigramme hiérarchique

Il présente l’organisation du Laboratoire ainsi que son rattachement au Conseil Général. Il définit les différents niveaux de responsabilité ainsi que les relations existantes entre les services.

Organigramme hiérarchique OR-CPQ-OOO-HIER Voir annexes.

4.2.1.2. Organigramme nominatif

Il reprend l’organigramme hiérarchique et nomme les agents salariés (sauf contractuels de moins de 3 mois).

Organigramme nominatif OR-CPQ-OOO-NOMI

4.2.1.3. Organigramme qualité

Voir paragraphe 5.1.2.1.1.

4.2.2. IDENTIFICATION DES CONTRAINTES LIEES AU FONC TIONNEMENT DU CONSEIL

GENERAL

cf. a) Notes de service et règlement intérieur du Conseil Général disponibles au service Administratif après affichage. b) Statut de la Fonction Publique Territoriale (FPT) pour le personnel titulaire. c) Direction des Ressources Humaines du Conseil Général pour l’embauche des contractuels. d) Marchés publics, tarification, régie de recettes... pour les contraintes financières.

4.2.3. PROTECTION DES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES ET DES DROITS DE

PROPRIETE DES CLIENTS ET/OU PRESCRIPTEURS.

Le payeur des analyses est propriétaire des résultats. Cette propriété peut être partagée par les détenteurs d’échantillons et/ou les prescripteurs. Le laboratoire respecte les termes et conditions prescrites par l'utilisateur de ses services afin d'assurer le caractère confidentiel et la sûreté de ses pratiques et cela en respect des réglementations en vigueur.



Pour protéger ces résultats des barrières sont mises en place au niveau : • Personnel : engagements de confidentialité des personnes intervenant ou travaillant au

Laboratoire. • Postes informatiques : codes confidentiels d’accès. • Locaux : accès contrôlés voir § 6.2. les locaux

4.2.4. DIRECTION ET ENCADREMENT

La Direction du Laboratoire Départemental d'Analyses est assurée par : • Un Directeur Scientifique et Technique (DST) • Un Directeur Administratif et Financier. L'encadrement est complété par deux chefs de services. Les deux directeurs travaillent en concertation étroite dans l'exercice de leurs missions respectives et en concertation avec les chefs de services. Ils sont placés sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général Adjoint chargé des services Techniques du Conseil Général. Le directeur scientifique et technique est chargé d'assurer l'organisation, la planification, la coordination, le suivi et le contrôle des activités techniques du laboratoire. Le directeur administratif et financier est chargé de la préparation, de l’exécution du suivi et de l’analyse du budget du laboratoire. Il est chargé de la gestion administrative du personnel. Les chefs de service ont la responsabilité en terme technique et d’organisation de leur service respectif. Des réunions d’encadrement ont lieu régulièrement.

4.2.5. LE RESPONSABLE QUALITE

Le Responsable Qualité impulse, coordonne et contrôle la mise en œuvre du système de management de la qualité et son évolution. Ses fonctions sont détaillées dans sa fiche de fonction.



4.3. MAITRISE DE LA DOCUMENTATION ET DE L’INFORMATI ON

4.3.1. LES DOCUMENTS

Les documents utilisés au laboratoire sont de différentes natures : • Documents de prescription • Supports d’enregistrement • Documents d'enregistrement • Document de références • Documents d'information

4.3.1.1. Documents de prescription

Le laboratoire a établi et entretien son système de management de la qualité pour assurer la conformité des résultats d'analyses aux exigences spécifiées. Pour cela, un Manuel Qualité et des procédures sont mis en place : ce sont des documents de prescription (référentiel interne).

4.3.1.2. Supports d'enregistrement

Ils permettent d'inscrire tous les renseignements constituant les preuves du respect des procédures et du Manuel Qualité, d’assurer la traçabilité. Supports d’enregistrement qualité codifiés Les procédures, le Manuel Qualité, et certains supports d'enregistrement sont des documents qualité codifiés procédure générale élaboration des documents qualité PG - CPQ - 000 - EDOC procédure générale gestion des documents qualité PG - CPQ - 000 – GDOC Supports d’enregistrement qualité non codifiés Ce sont des documents rédigés ou non par le laboratoire, des listings informatiques, feuilles de paillasses informatiques et tout autre document utile.

4.3.1.3. Documents d'enregistrement

Il s'agit des supports d'enregistrement complétés suite à l'application des procédures et /ou du Manuel Qualité. Ils sont conservés pour démontrer la conformité aux exigences spécifiées et que le système de management de la qualité est opérationnel.



4.3.1.4. Documents de référence (référentiel externe)

Documents COFRAC, Normes AFNOR ou ISO, protocoles de référence des laboratoires agréés, arrêtés ministériels, notes de services...Fiches techniques des fabricants de matériel ou de réactifs. Modes opératoires techniquement approuvés et reconnus. procédure générale gestion des documents de référence PG - CPQ - 000 - GDRF

4.3.1.5. Documents d'information

Ils sont de différentes natures : revues techniques et scientifiques, ouvrages, logiciels, internet…



4.3.3. ARCHITECTURE DOCUMENTAIRE

Système Qualité (NF EN ISO 17025)

STRATEGIQUE

POLITIQUE QUALITE

ORGANISATIONNEL

Manuel Qualité

Document de prescription Procédures générales

Laboratoire

Imprimés (support d'enregistrement vierge...) Document de référence Programme COFRAC n° Lab gta 100.1 Lab gta 109 116 167

Normes, textes de références 59 23

OPERATIONNEL

Procédures techniques (Analytiques)

Procédures Procédures spécifiques

(Documents de prescription) (Non analytiques : modes opératoires.) Protocoles

ENREGISTREMENT Documents Mode de preuves (supports d’enregistrements complétés) d’enregistrements

⇒ Conformité

⇒ Performance du système qualité



4.3.4. GESTION DES DOCUMENTS

4.3.4.1. LES DOCUMENTS DE PRESCRIPTION ET SUPPORTS D’ENREGISTREMENT

Ce sont les documents élaborés et gérés conformément aux procédures : procédure générale élaboration des documents qualité PG - CPQ - 000 - EDOC procédure générale gestion des documents qualité PG - CPQ - 000 – GDOC Ces documents sont codifiés, versionnés et possèdent un cadre de diffusion (sauf pour les supports d'enregistrements). Les rédacteurs, vérificateurs et approbateurs des documents sont désignés dans la procédure gestion des documents qualité. Les procédures générales et le Manuel Qualité sont mis à disposition du personnel sur le réseau informatique. Les autres documents Qualité sont imprimés sur des feuilles blanches. Les signatures et date d'application des documents sont inscrites à l'encre bleue. La diffusion de ces documents est placée sous la responsabilité du Responsable Qualité. Les documents qualité sont référencés dans chaque service sur des supports d’enregistrements appelés : Enregistrements Qualité - Liste de référence des documents émis FS - CPQ - 000 – LIST De plus, le responsable qualité, ou la secrétaire qualité tient une liste à jour de tous les documents de prescription émis dans le laboratoire : Liste des documents diffusés LI – CPQ – 000 – SLAB

4.3.4.1.1. Diffusion interne

Support papier Les destinataires des documents de prescription sont désignés dans le cadre de diffusion (1ère page du document). Ceux-ci visent le document après en avoir pris connaissance. Les documents peuvent être diffusés en plusieurs exemplaires. Le responsable qualité conserve un exemplaire des documents de prescription (exemplaire RQ). Les lieux de rangement des documents qualité sont définis dans la procédure : procédure générale gestion des documents qualité PG - CPQ - 000 – GDOC Sur le réseau informatique Le Responsable Qualité informe les Correspondants Qualité à l’aide de la fiche de suivi de diffusion des nouveaux documents. Ces derniers la font émarger aux agents de leur secteur.



4.3.4.1.2. Diffusion externe (non contrôlée)

Les documents qualité peuvent être diffusés à l'extérieur du laboratoire procédure générale gestion des documents qualité PG - CPQ - 000 – GDOC Le nom du destinataire est inscrit dans le cadre de diffusion. La mise à jour de ces documents n'est pas assurée.

4.3.4.1.3. Annulation d'un document Qualité.

procédure générale gestion des documents qualité PG - CPQ - 000 – GDOC Les exemplaires du document diffusé sous format papier sont remis au Responsable Qualité par les Correspondants Qualité. Le RQ indique sur l'exemplaire « RQ » qu'il est annulé. Les autres exemplaires sont détruits. La nouvelle version du document les remplace. L'exemplaire « RQ » annulé est archivé par le Responsable Qualité avec les cadres d’émargements des différents exemplaires diffusés. Sur le réseau informatique, la version est modifiée. L’original papier correspondant (RQ) est archivé avec les fiches de diffusion qui le concernent. Les listes de suivi des documents émis sont mises à jour.

4.3.4.1.4. Archivage

Les documents qualité sont archivés 5 ans.

4.3.4.2. DOCUMENTS D'ENREGISTREMENT

La gestion des documents d’enregistrements techniques (analytiques) permet pour une analyse donnée de retrouver tous les éléments ayant concouru à la réalisation de l’essai. Il en est de même pour les enregistrements administratifs et financiers. Ces documents d’enregistrements sont identifiés, stockés, conservés puis éliminés (si cela est autorisé) :

4.3.4.3. DOCUMENTS DE REFERENCE

procédure générale gestion des documents de référence PG - CPQ - 000 – GDRF

procédure générale gestion des documents d’enregistrement techniques, relatif à la qualité, administratifs et financiers

PG - CPQ - 000 - GENR

procédure générale gestion des documents qualité PG - CPQ - 000 – GDOC



4.3.5. LOCALISATION DES DOCUMENTS QUALITE ET D’INFO RMATIONS TECHNIQUES

LOCALISATION TYPE DE DOCUMENT Bureau Directeur Scientifique et Technique

• Courrier COFRAC • Bibliothèque

Secteur d’activité • Procédures techniques et spécifiques (classeur vert foncé) • Compte-rendu réunion qualité du secteur • Documents d’enregistrement • Articles techniques • Référentiel (classeur jaune) : normes, doc COFRAC…

Bureau encadrement

• Référentiel technique • Ouvrages bibliothèque • Articles techniques

Bureau responsable qualité

• Gestion du personnel (classeur vert foncé) • Comptes rendus (classeur orange) :

- revues de direction - réunions Correspondants Qualité - audits internes

• Dérogations, Non-conformités et actions correctives ou préventives (classeurs orange)

• COFRAC: - audits COFRAC - annexes techniques COFRAC

• Exemplaire n° RQ des procédures, protocoles et Man uel Qualité approuvés • Exemplaire n° RQ des procédures, protocoles et man uel Qualité annulés • Documents de références périmés et enregistrements qualité archivés • originaux fiches de suivi périmés

Salle repos • Revues techniques et scientifiques, abonnements ... Couloir personnel • Tableaux d’affichages Salle de réunion • Archivage des revues techniques et scientifiques, abonnements



4.4. REVUE DE LA DEMANDE, DES APPELS D’OFFRE OU DES CONTRATS

Une revue de la demande et des appels d’offre est traitée en amont de l’analyse par l’encadrement. Cette revue de contrat est mise en œuvre en tant que besoin par les Chefs de Service Techniques ou les personnes habilitées au vu des feuilles de commémoratifs et/ou des autres exigences du demandeur afin de s’assurer que : - les exigences sont bien définies,

- le Laboratoire a la capacité et les ressources nécessaires pour satisfaire aux exigences,

- toute différence entre les exigences du contrat et de l’offre a fait l’objet d’une solution.

procédure générale Revue de Contrat PG - CPQ - 000 – RVCT

4.5. SOUS-TRAITANCE DES ESSAIS ACCREDITES

Lorsque le Laboratoire ne peut pas assurer la réalisation de certaines analyses pour des raisons de moyens techniques, d’indisponibilités matérielles temporaires ou d’impossibilité d’assurer certaines prestations, celles-ci sont sous-traitées dans des Laboratoires compétents, avec l’accord du prescripteur. procédure générale Sous-traitance des Essais PG - CPQ - 000 – STRA

4.6. ACHATS DE SERVICES ET DE FOURNITURES

Le Laboratoire sélectionne ses fournisseurs de façon à s’assurer que les produits achetés (consommables, réactifs, matériel à usage unique, petits matériels et autres fournitures) ou les services qui touchent à la qualité des essais, sont conformes aux exigences spécifiées (Normes AFNOR, Programmes COFRAC etc.) si elles existent procédure générale commande PG - CPQ - 000 - COMM procédure générale réception de marchandises PG - CPQ - 000 – REMA S’il n’existe pas d’approbation officielle de la qualité des services et des fournitures, le Laboratoire applique des procédures permettant de s’assurer que les matériels et services achetés satisfont aux exigences spécifiées telles que précisées dans les procédures spécifiques.



4.7. SERVICE A LA CLIENTELE ET INFORMATIONS EN RETO UR

4.7.1. SERVICE A LA CLIENTELE

Le Laboratoire maintient des contacts avec la clientèle par l’intermédiaire de conseils et de recommandations qui en découlent. Le laboratoire n’émet pas d’avis ni d’interprétation La majorité de ces contacts est assurée par l’encadrement. De par leur fonction, certains agents sont également en relation avec les clients : accueil, collecte, intervention sur sites, conseil, relations téléphoniques... Le client ou son représentant peut avoir accès aux secteurs appropriés du laboratoire pour assister aux essais exécutés à sa demande. Le déroulement des essais, le respect de la confidentialité, et les règles de sécurité ne doivent pas être perturbés. Le laboratoire peut préparer, emballer et expédier vers d’autres laboratoires les échantillons d'un client à des fins de vérification ou d'analyses : procédure générale Sous-traitance PG – CPQ - 000 – STRA

4.7.2. INFORMATIONS EN RETOUR ET RECLAMATIONS CLIEN TS

Le Laboratoire traite les réclamations et autres informations en retour, faites par les clients et/ou prescripteurs. Les réclamations sont des remarques négatives vis à vis des prestations effectuées par le Laboratoire. Elles sont enregistrées et traitées conformément à la procédure générale : procédure générale Traitement des non-conformités PG - CPQ - 000 – ANOM Les autres informations en retour, ainsi que le niveau de satisfaction peuvent être consignés dans un intercalaire du classeur spécifique.

4.8. NON CONFORMITES

Les non conformités sont des constats a posteriori de non satisfactions à une exigence spécifiée. Les non conformités sont enregistrées et traitées conformément à la procédure générale : procédure générale Traitement des non-conformités PG - CPQ - 000 – ANOM Celles-ci sont évaluées, et, selon leur importance et/ou répétitivité, des actions correctives et/ou préventives, sont mises en place par le Comité de Pilotage Qualité. Une synthèse est réalisée lors de la revue de direction.



4.9. ACTIONS CORRECTIVES ET/OU PREVENTIVES

Lorsque des non-conformités sont mises en évidence (à partir de fiches de non conformités, de réclamations clients, d’audits...) et en fonction de leur importance, des actions correctives et/ou préventives sont établies et mises en œuvre par le Comité de Pilotage Qualité. L’action corrective doit permettre de supprimer les causes de la non-conformité. L’action préventive doit permettre d’éviter l’apparition d’une non-conformité potentielle en éliminant les causes potentielles. Ces actions sont enregistrées et traitées selon la procédure générale : procédure générale Actions correctives et préventives PG - CPQ - 000 – ACTI

4.10. DEROGATIONS

Une dérogation est une déviation volontaire, provisoire, limitée dans le temps, par rapport au Manuel Qualité, aux procédures. Les dérogations sont établies par le Directeur et/ou les Chefs des Service, et le Responsable Qualité en ce qui concerne le système de management de la qualité. Elles sont motivées et exceptionnelles. Elles sont établies et gérées conformément à la procédure générale : procédure générale Traitement des dérogations PG - CPQ - 000 – DERO

4.11. AUDITS INTERNES (audit 1 ère partie)

Afin d'assurer l'application et l'efficacité du système de management de la qualité définis dans ce manuel, des audits internes sont périodiquement pratiqués. Ceci pour améliorer le Système de management de la qualité. Le planning des audits est établi lors des Revues de Direction ou des réunions du comité de pilotage qualité. Les audits sont réalisés par des auditeurs du laboratoire, indépendants du secteur audité ou des intervenants extérieurs désignés par le CPQ pour leurs compétences. Les modalités de mise en œuvre des audits internes sont décrites dans la procédure générale procédure générale Audits PG - CPQ - 000 – AUDI



4.12. AUDITS EXTERNES (audits seconde ou tierce par tie)

Ce sont des audits réalisés par des clients du laboratoire (audit 2ème partie) ou par les auditeurs du COFRAC (audit tierce partie). En ce qui concerne le COFRAC, le laboratoire offre à l'organisme d'accréditation et à ses représentants la coopération nécessaire afin de contrôler que les exigences de la NF EN ISO 17025 et d'autres critères complémentaires ont été satisfaits procédure générale Audits PG - CPQ - 000 – AUDI Cette coopération se fait selon les indications énumérées dans la norme NF EN ISO 17025.

4.13 REVUE DE DIRECTION

La Revue de Direction est l’évaluation formalisée, effectuée par la Direction, de l’état de l’adéquation du système de management de la qualité par rapport à la Politique Qualité et aux nouveaux objectifs résultant de l’évolution du contexte du Laboratoire. Elle permet de vérifier que les dispositions du système de management de la qualité du Laboratoire répondent toujours à la fois aux besoins du client, aux besoins du Laboratoire et aux exigences de la norme NF EN ISO 17025. Des pistes d’amélioration sont envisagées pour une évolution du système de management de la qualité, des objectifs sont établis. Les modifications nécessaires sont définies. procédure générale revue de direction PG - CPQ - 000 – REVU



CHAPITRE 5

PRESCRIPTIONS TECHNIQUES



5.1. GESTION DES COMPETENCES

5.1.1 PRINCIPE

La gestion des compétences au LDA repose sur

• Des fiches de fonctions • Des fiches de postes • Des matrices de compétences • Des formations continues • Des dossiers individuels

5 .1.1.1 LES FICHES DE FONCTIONS

Elles détaillent les tâches et les responsabilités des agents occupant des fonctions génériques au sein du laboratoire :

• Technicien • Préleveur • Préparateur • Agent de logistique • Correspondant qualité • Correspondant informatique • Directrice Administrative et Financière • Directeur technique et scientifique • Chef de service – Responsable technique • Responsable qualité • Correspondant métrologie • Référent informatique • Chargé de mission technique • Personnel administratif • Collecte

Elles sont validées par le Directeur Scientifique et Technique et le Directeur Administratif et Financier. C’est le Directeur Général Adjoint chargé des services Techniques qui valide les fiches de la Direction (fiches de fonction et de poste)

5 .1.1.2 LES FICHES DE POSTES

Chaque personnel permanent du laboratoire dispose d’une fiche de poste nominative indiquant les fonctions qu’il exerce à titre principal ou de suppléance ainsi que des spécificités du poste. Ces fiches de postes sont cosignées par les intéressés, les chefs de service et les directeurs scientifique et technique et administratif et financier concernés.



5 .1.1.3 LES MATRICES DE COMPETENCES

Le personnel du laboratoire est autorisé à réaliser des taches particulières mentionnées sur des matrices de compétences établies par service en application de la procédure d’habilitation. Les matrices sont validées par les responsables techniques concernés, au moins une fois par an à l’issue de la revue de direction, pour tenir compte des mouvements de personnel et des dispositifs de maintien de compétences prévus dans la procédure de validation. Elles sont affichées dans les services concernés. Matrice de compétence TA-CPQ-000-COMP

5 .1.1.4 LES FORMATIONS CONTINUES

Elles permettent de maintenir et développer les compétences des agents. procédure générale Formation PG - CPQ - 000 – FORM

5 .1.1.5 LES DOSSIERS INDIVIDUELS

Pour le personnel permanent, le Secrétariat général et qualité du laboratoire tient à jour un dossier individuel comprenant deux parties : • Partie qualité :

Archivage des fiches postes périmées Engagement de confidentialité Curriculum Vitae. Fiche de suivi – Formation continue. Attestations de stage.

• Partie administrative :

Arrêtés de nomination et de titularisation. Autres arrêtés du Conseil Général (temps partiel, avancement indiciaire…) Dossiers maladie : certificats. Archivage des fiches congés, modifications planning horoquartz…

Par ailleurs, l'original du dossier personnel et confidentiel de chaque agent est détenu par la Direction des Ressources Humaines.

5 .1.1.6 LE CLASSEUR PERSONNEL

Dans ce classeur (bureau RQ), sont conservées les versions originales en cours de validité : Des organigrammes Des matrices de compétences Des fiches de poste nominatives Des fiches de fonctions



5.1.2. RECRUTEMENT ET ACCUEIL DU PERSONNEL

Le recrutement est effectué par le Président du Conseil Général.

5.1.2.1. AGENTS DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIAL E

Recrutement selon les conditions statutaires (F.P.T : Fonction Publique Territoriale).

5.1.2.2. AGENTS CONTRACTUELS

Le LDA peut être amené à recruter du personnel non titulaire dans des circonstances particulières (renfort temporaire, urgence, activité aléatoire). Tout recrutement de personnel contractuel se fait par décision du Président du Conseil Général sur proposition conjointe du Directeur Administratif et Financier et du Directeur Scientifique et Technique du laboratoire. Les attributions du personnel contractuel sont définies à partir d'une ou plusieurs fiches de fonction.

5.1.2.3. STAGIAIRES

procédure générale accueil du nouvel arrivant PG - CPQ - 000 – NARI

5.1.2.4. ACCUEIL DU PERSONNEL

procédure générale accueil du nouvel arrivant PG - CPQ - 000 – NARI

5.1.3. CAS DU PERSONNEL TEMPORAIRE

Pour ce personnel, une fiche de poste individuelle est ouverte dès leur arrivée. Les agents signent un engagement de confidentialité. Leur autorisation est tracée sur la fiche de suivi habilitation prévue dans la procédure habilitation. Un dossier individuel contenant les éléments les concernant est conservé par le laboratoire. Fiche de poste individuelle PO – CPQ – 000 – INDI

5.1.4. GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL

Procédure générale gestion du temps de travail PG – CPQ – 000 – GEST



5.1.5 INFORMATION DU PERSONNEL

En plus des réunions de service et des réunions qualité mentionnées plus haut, des tableaux d’affichage permettent de diffuser l’information au personnel. Le personnel se doit d’en prendre connaissance. Tableaux d’affichage : • Tableau d'affichage information générale (couloir entrée personnel).

Comprend 4 zones: - notes de la Direction (gérée par les directeurs) - notes de service (gérée par le service administratif) - Informations générales (gérée par le service administratif) - Informations permanentes. • Tableau d'affichage personnel (salle de repos)

- informations diverses, vie associative.

• Tableau d’affichage réservé à la Direction (face entrée du personnel) - planning horoquartz - planning réservation des véhicules - absence des agents

• Tableau d’affichage des informations du COS (couloir salle de repos) - bulletins d'information du COS - courrier du personnel... • Tableau d’affichage des bulletins d'information syndicaux (couloir salle de repos) • Tableau d’affichage Qualité (couloir secrétariat général)

- Planning réunions - Comptes-rendus de réunion - Informations diverses

5.1.6 HYGIENE ET SECURITE

procédure générale gestion de l’hygiène et de la sécurité PG - CPQ - 000 – GHSC

5.2. LES LOCAUX

5.2.1. SITUATION - PRESENTATION GENERALE

Le Laboratoire Départemental d'Analyses du Tarn est implanté sur la zone d'aménagement "Albitech" sur un terrain de 2 723 m2. L'entrée et la sortie du parking sont équipées de portails. Un portillon est situé face à l'entrée principale du laboratoire.



Le bâtiment est composé de deux étages avec un patio central (voir plans bâtiment). Le Laboratoire Départemental d'Analyses comprend trois zones distinctes.

5.2.1.1. ZONE 1 : ZONE ADMINISTRATIVE ET D'ACCUEIL

• Accueil du public • Service administratif et financier. • Bureaux de l'encadrement • Salle de repos du personnel • Salle d’archives.

5.2.1.2. ZONE 2 : ZONE DE LOCAUX D'ANALYSES SCIENTI FIQUES (ZONE TECHNIQUE :

ZONE D'ESSAIS)

L'accès à cette zone protégée est contrôlé par des badges individuels, elle est composée des secteurs suivants : • Santé Animale (rez-de-chaussée) - Autopsie – Bactériologie – Parasitologie Animale - Sérologie - Virologie - ESB - Bactériologie Identification - PCR - Logistique • Sécurité Sanitaire des Aliments (1er étage) : - Bactériologie Alimentaire - Chimie Alimentaire. - Logistique • Hydrologie Environnement (1er étage) : - Bactériologie Hydrologie - Eaux résiduaires matrices solides - Contrôle sanitaire milieux naturel - Micropolluants organiques - Métaux - Logistique

5.2.1.3. ZONE 3 : LOCAUX ANNEXES COMMUNS

(Rez-de-chaussée, 1er étage, 2ème étage) Pièces de stockage et locaux nécessaires au fonctionnement de l'ensemble du bâtiment.

5.2.2. AGENCEMENT DES LOCAUX

5.2.2.1. L'extérieur

Voir plan de masse, parking, plan des réseaux extérieurs. • Le parking est réservé au personnel.



• Les portes extérieures sont identifiées. • Les accès :

� Accès livraisons, déchets, animaux pour autopsies : accès de plain pied aux locaux, depuis le parking.

� Accès personnel : porte destinée à l'entrée et à la sortie du personnel. � Accès visiteurs : entrée principale du laboratoire.

5.2.2.2. L'Intérieur

Voir plan par niveau, plan des différents réseaux (électrique, gaz, eau...) situés dans le meuble sous les casiers du personnel.

5.2.3. IDENTIFICATION DES LOCAUX

La dénomination des locaux d'essais est signalée sur les portes d'accès ou des couloirs par panneaux. Des pastilles de couleur sont attribuées à chaque secteur.

SECTEUR COULEUR Zone administrative et accueil du public Vert Hydrologie Environnement Basses Teneurs Bleu Hydrologie Environnement Hautes Teneurs Fushia Sécurité Sanitaire des Aliments Jaune Préparation milieux de culture et Autopsie Bactériologie Parasitologie Animale Orange Virologie - ESB Violet Prélèvements Sécurité Sanitaire des Aliments Fuschia Autres Noir/blanc Immuno-sérologie Rouge PCR Bleu

La distribution des locaux dans chaque secteur suit le principe de la marche en avant des échantillons en évitant tout croisement, principalement pour les locaux réservés à la microbiologie, ou toute interférence entre les différentes activités du secteur (chimie) Les locaux sont adaptés aux exigences de la norme NF EN ISO 17025 (choix matériaux, sécurité) ou des programmes spécifiques d'accréditation.

5.2.4. ENVIRONNEMENT DES LOCAUX

Les locaux dans lesquels sont effectués les essais sont protégés autant que de besoin des conditions externes et sont maintenus dans les conditions requises. Exemples : - Rafraîchissement d’air.



- Chauffage - Ventilation mécanique contrôlée des locaux (filtration, renouvellement d'air). - Pression contrôlée dans les locaux d'essais (dépression ou surpression en fonction des affectations).

5.2.5. ADEQUATION AUX BESOINS

5.2.5.1. FLUIDES

Les gaz spéciaux nécessaires aux essais sont distribués via des centrales à gaz dans la plupart des cas. L'ensemble du circuit de distribution fait l'objet d'un contrôle régulier. L'alimentation en eau ultra pure, Ultra Haute Qualité et déminéralisée est assurée par des installations spécifiques ponctuelles.

5.2.5.2. ELECTRICITE

Le laboratoire dispose de trois circuits d'alimentations: • Un circuit standard 220 v • Un circuit secouru par groupe électrogène • Un circuit ondulé

5.2.5.3. CONDITIONS D'AMBIANCE

L’évacuation des fumées, vapeurs toxiques ou corrosives est assurée par des hottes ou systèmes de ventilation dont l'aspiration est directement située au dessus ou à proximité des appareils concernés. La protection des locaux contre les rayons du soleil grâce est obtenue à des stores extérieurs pour certains locaux. La climatisation de certains locaux d'essais. Le local virologie – ESB est conforme aux exigences de la réglementation en vigueur. (NSB2+)

5.2.6. PROPRETE ET ENTRETIEN DES LOCAUX

5.2.6.1. PROPRETE

Le nettoyage des bureaux, des parties communes (sanitaires, couloir, escaliers...) est assuré par des agents chargés de la propreté du bâtiment ; ceux-ci sont également chargés de nettoyer les sols, portes, vitres intérieures accessibles. L'efficacité du nettoyage est contrôlée. procédure générale nettoyage des locaux PG - CPQ - 000 – NLOC En ce qui concerne le nettoyage des paillasses, chambres froides, matériel : voir les procédures spécifiques des secteurs techniques.



5.2.6.2. ENTRETIEN - MAINTENANCE

L'entretien général courant du bâtiment et les petites réparations sont effectués par un agent spécialisé du laboratoire. L'entretien nécessitant des interventions plus importantes ou plus spécifiques est effectué par des entreprises spécialisées.

5.2.7. CONTROLE D'ACCES AU LABORATOIRE

La sécurité des personnes, des biens, la confidentialité et le maintien des conditions d'essais déterminent les conditions d'accès aux locaux. procédure générale contrôle des accès au laboratoire PG - CPQ - 000 – ACCE

5.2.7.1. PENDANT LES HEURES OUVRABLES EN SEMAINE

5.2.7.1.1. Entrée principale laboratoire

Les personnes chargées de l’accueil physique gèrent l'accès des personnes extérieures au laboratoire : clients, fournisseurs, représentants, visiteurs, facteur, services du Conseil Général, intervenants extérieurs. Ces personnes ont accès au bâtiment sous la responsabilité des membres du personnel avec lesquels ils sont en relation. Pour les personnes extérieures ayant accès aux locaux techniques, un cahier d'enregistrement des entrées est rempli à l'accueil. Les visites de groupes sont signalées au personnel sur le tableau d'affichage (entrée du personnel)

5.2.7.1.2. Entrée du personnel

Elle est uniquement accessible aux personnes qui possèdent un badge.

5.2.7.1.3. Accès aux locaux d'essais

L’accès se fait par les vestiaires ou l'ascenseur et uniquement par les personnes ayant un badge d’accès ou les "personnes extérieures" autorisées et/ou accompagnées.

5.2.7.2. PENDANT LE WEEK-END ET LES JOURS FERIES

L’accès au laboratoire est autorisé pour le personnel de permanence et le samedi matin pour les agents d'entretien.



5.2.7.3. EN DEHORS DE CES PERIODES

Le laboratoire est sous surveillance électronique (centrale d’alarme).

5.2.8. HYGIENE ET SECURITE

procédure générale gestion de l’Hygiène et de la sécurité PG - CPQ - 000 – GHSC Il est interdit • de fumer dans les locaux du laboratoire • de stocker des denrées alimentaires personnelles dans les locaux d'essais ou pièces de

stockage. • de manger, de boire, et d’entreposer des effets personnels dans les locaux d’essais.

5.2.9 CIRCULATION

Les règles de circulation des personnes, des échantillons, des consommables des matériels et des déchets à l’intérieur des locaux sont définies dans les documents suivants : Les personnes circulation dans les locaux PG-CPQ-000-ACCE

modalités de circulations avec les vêtements de travail

PG-CPQ-000-VTRA

Les échantillons chapitre 6.3 du manuel qualité Les consommables et équipements

réception des marchandises gestion des stocks

PG-CPQ-000-REMA

Les déchets procédure générales Déchets PG-CPQ-000-DECH

5.3. ECHANTILLONS SOUMIS A ESSAIS

5.3.1. ECHANTILLONS A ANALYSER

5.3.1.1. SECURITE SANITAIRE DES ALIMENTS

Matière première, produit intermédiaire ou produit fini destiné à l'alimentation humaine ou animale.

5.3.1.2. SANTE ANIMALE

Prise de sang, organe, fèces, cadavre, avorton, animaux avant euthanasie, placenta, lait de mammite ou tout autre prélèvement biologique.



5.3.1.3. HYDROLOGIE ENVIRONNEMENT

Eau propre, eau de consommation, sol, sédiment, eau de loisirs, eau résiduaire, boue de station d'épuration, déchet ou toute autre partie de l’environnement...

5.3.2. MODE D’ARRIVEE DES ECHANTILLONS AU LABORATOI RE

5.3.2.1. Durant les heures d'ouverture du laboratoi re

• Par les agents du laboratoire chargés des collectes (Sécurité Sanitaire des Aliments,

hydrologie). • Par colis postaux ou livraison • Par les services de l'Etat (ARS, DDCSPP, DREAL...) • Par les clients eux mêmes • Par les vétérinaires, les techniciens • Par les bureaux d’études • Par tout autre demandeur

5.3.2.2. En dehors des heures d'ouverture du labora toire

• Courrier et colis postaux : réceptionnés le samedi matin lors de la permanence technique. • Dépôt dans un local spécifique porte extérieure n° 5.

5.3.3. LIEUX DE RECEPTION DES ECHANTILLONS

• Accueil : pour tous les échantillons Hydrologie Environnement et Sécurité Sanitaire des

Aliments (SSA) • Comptoir Santé Animale pour les échantillons santé animale et les sacs postaux. • Salle d'autopsie (porte extérieure n°4) pour certa ins prélèvements (animaux vivants,

cadavres, échantillons pathologiques supposés à risque..). • Local prélèvements Sécurité Sanitaire des Aliments (1er étage) pour les échantillons

collectés par le laboratoire. • Local spécifique ESB attenant à la salle d’Autopsie (via la porte 4) pour les échantillons

ESB.



TABLEAU RECAPITULATIF RECEPTION DES ECHANTILLONS

Service Type d'échantillons Mode

d'acheminement Lieu de réception Réception Contrôle critères d'acceptabilité

Sécurité Sanitaire

Denrées

Poste (très occasionnel)

Salle réception Santé Animale

Agent Santé Animale puis agent accueil

Des Aliments alimentaires Collecte Stock SSA Préleveur Selon le cas : DDCSPP - Clients -

livreurs Hall d'accueil Agent accueil - Agent chargé de la collecte

Clients - Agent d’accueil Services Etat et si nécessaire :

Santé Animale Prélèvements Poste Comptoir Santé Agent Santé Animale Service technique concerné Immuno-séro-virologie biologiques petite taille Vétérinaires Animale

Techniciens ESB Prélèvements

spécifiques Prestataire de service Accueil autopsie puis

acheminés vers pièce spécifique

Agents affectés à l’ESB Procédure spécifique

Santé Animale Prélèvements biologiques petits

animaux

Clients livreurs

Comptoir Santé Animale

Autopsie Bactériologie Services Etat Selon le cas : Parasitologie Animale Gros animaux Techniciens Salle Autopsie Agent Santé Animale - Agent chargé de la collecte

Vétérinaires Accueil - Agent d’accueil Prélèvements

biologiques Postes livreurs

Salle réception Santé Animale

et si nécessaire : Service technique concerné

Clients Hall Agent accueil Services Etat

Hydrologie Eaux usées boues Livreurs accueil environnement Eaux propres Collecte Préleveur ou agent

hydro

Eaux baignades Poste Salle réception Santé Animale

Agent Santé animale puis agent

accueil



5.4. PROCESSUS D'ANALYSE

5.4.1. PRISE EN COMPTE DE LA DEMANDE D'ESSAIS

5.4.1.1. Réception des échantillons – Cas général

Des documents de demande d'analyse accompagnent les échantillons ou bien sont rédigés au laboratoire en collaboration avec l'agent chargé de l’accueil ou de la réception des échantillons. Les demandes d'analyses ou feuilles commémoratives peuvent être de différentes formes :

5.4.1.1.1. Documents externes

• Demandes d'analyses propres au client ou officielles • Ordonnances • Feuilles de prophylaxies, achats, documents officiels

5.4.1.1.2. Documents internes

Les feuilles commémoratives internes au laboratoire sont spécifiques à chaque service : • "Demande d'analyse agro-alimentaire /type de produit" • "Demande d'analyse en santé animale" • "Demande d'analyse hydrologie-environnement"

5.4.1.2. Critères d’acceptabilité

Les échantillons doivent répondre à certaines exigences qualitatives et quantitatives définies par secteur d’activité (voir procédures spécifiques / secteurs).

5.4.2. ENREGISTREMENT DES ECHANTILLONS

Enregistrement informatique:

- Création des dossiers en vue du traitement des échantillons donnant lieu à un rapport d’essai. - Se fait au regard de la demande d’analyse (feuille commémorative interne ou externe).

Chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs du logiciel possède un code d’accès confidentiel donnant droit à des séquences de travail. Chaque dossier créé a un numéro unique et peut-être composé d’un ou plusieurs échantillons. Ce numéro de dossier participe à la traçabilité.



L’enregistrement des prélèvements pour les tests ESB fait l’objet d’un suivi informatique spécifique (PS – ESB – ESB – ENRE).

5.4.3. STOCKAGE DES ECHANTILLONS

Les échantillons accompagnés des feuilles commémoratives (ou autre) sont pris en charge par les techniciens des secteurs concernés. Ils sont acheminés dans les locaux de stockage ou d’essais pour analyse (voir procédures spécifiques par secteur). Les lieux de stockages des échantillons sont identifiés. Dans la mesure du possible les échantillons sont conservés au minimum jusqu’à l’envoi des résultats.

5.4.4. REALISATION DES ANALYSES

Les analyses sont réalisées par les techniciens sous la responsabilité du chef de service et du directeur scientifique et technique, selon la prescription de la feuille commémorative (ou autre) et en respect des procédures.

5.4.4.1. SOUS TRAITANCE EXTERNE

En cas de nécessité ou de demande particulière le laboratoire peut sous-traiter certains essais. procédure générale sous-traitance PG - CPQ - 000 – STRA

5.4.4.2. METHODES D'ANALYSES

Les analyses sont réalisées selon les normes AFNOR, ISO ou le cas échéant selon des textes de références, de méthodes non normalisées ou techniquement reconnues.

5.4.4.3. TRAÇABILITE

• En général, les résultats d'analyses sont reportés par les techniciens sur les feuilles de paillasses ou de prélèvements.

Afin de permettre la traçabilité, différentes informations sont retranscrites sur ces feuilles. (Voir procédures spécifiques / secteur technique). • Des supports d’enregistrement permettent de noter les données relatives aux essais, aux

réactifs, consommables, équipements, matériel, étalonnages et autres indications, entrant dans la réalisation des analyses.

5.4.4.4. Sélection des méthodes

Dans le cas où le client n’indique pas les méthodes d’analyse à effectuer, le Laboratoire utilise les méthodes les mieux appropriées - Cf. § 5.4.4.2. Dans le cas où la méthode demandée par le client est jugée inappropriée, périmée ou dépassée, le Laboratoire le lui indique : voir chapitre 4-4 Revue de Contrat.



Dans le cas où la méthode demandée par le client ne peut être appliquée au Laboratoire : voir procédure générale sous-traitance PG - CPQ - 000 – STRA

5.4.4.5. Qualité des résultats d’analyses

Afin d’assurer leur qualité, le Laboratoire : - participe à des programmes de comparaisons inter-laboratoires procédure générale Essais inter-laboratoires PG - CPQ - 000 – GEIL - utilise des matériaux de référence certifiés (Masses «étalons», sondes température «étalon», solutions de référence ou autres supports certifiés) - vérifie ses équipements - réalise des cartes de contrôle - s’assure du maintien des compétences des agents

5.4.4.6. Intervention supplémentaire les samedi, di manche et jours fériés

La continuité du travail pour les analyses microbiologiques et le prétraitement de certains échantillons sensibles en vue de leur conservation, en dehors des jours de travail du lundi au vendredi, est assurée si besoin les samedi, dimanche ou jours fériés. Un planning est établi par les Chefs de Service selon les disponibilités des agents concernés et en accord avec eux. (Planning affiché dans le couloir « salle de pause »). Le Directeur Scientifique et Technique ainsi que les Chefs de Service sont également d’astreinte à tour de rôle. Leur nom est indiqué sur le planning des gardes, les jours correspondants. Ils sont joignables par téléphone dans le cas ou le technicien de garde rencontre un problème particulier. La liste des numéros de téléphone est affichée sur le tableau INFORMATIONS PERMANENTES (couloir entrée du personnel). La garde se déroule selon le protocole « tâches à effectuer les jours de gardes » : PA-IMS-000-GARD et les consignes ponctuelles des techniciens des secteurs. Les protocoles sont accessibles dans les locaux concernés et un exemplaire est à disposition au secrétariat générale (Classeur bleu).

5.4.4.7. Estimation des incertitudes de mesures

Conformément aux dispositions de la norme NF EN ISO/CEI 17025 et aux prescriptions du COFRAC, le laboratoire a élaboré des procédures Estimation des incertitudes PS – CHB – 000 – EINC estimation de l'incertitude PS – BAL – BAL – INCE Estimation de l'incertitude associée à un résultat en bactériologie hydrologie

PS – BHE – BHE – INCE

Procédure des cartes de contrôle en immuno-sérologie PT – IMS – IMS - CART Tableau récapitulatif des 5 M en ABP TA – ABP – 000 – T5MA



5.5. LE RAPPORT D’ESSAI

5.5.1. PRESENTATION

Le rapport d’essai avec le logo COFRAC se présente et comporte les mentions obligatoires comme défini dans les documents Gen réf 11, les programmes d’accréditation et la NF EN ISO 17025. Gen réf 11 - Règles générales d'utilisation de la marque du COFRAC NF EN ISO/CEI 17025 : exigences générales concernant la compétence des laboratoires d'étalonnages et d'essais.

5.5.2. CONDITIONS GENERALES D’APPOSITION DU LOGO CO FRAC

Le LDA est accrédité par le COFRAC sur un ensemble d’activités et d’analyses énumérées dans les annexes techniques. Ce document émis par le COFRAC est mis à jour au fur et à mesure des résultats des audits réalisés par les évaluateurs Les annexes techniques du LDA sont disponibles sur le site du COFRAC « www.cofrac.fr », rubrique « recherche d’organisme », puis « recherche par numéro d’accréditation », et enfin « n°1-1097 ». Lors que le LDA émet des rapports d’essais (résultats d’analyses) imprimés sur du papier possédant le logo COFRAC cela signifie qu’au moins une ligne d’analyse identifiée comme telle a été effectuée sous accréditation (respect de la norme NF EN ISO/CEI 17025 et du système de management de la qualité du laboratoire). Logo COFRAC :

Si des écarts ont été relevés au cours du processus de réalisation de l’analyse et s’ils n’ont pas d’incidences sur le résultat, ils sont indiqués sur le rapport d’essais. Ces rapports d’essais sont édités sous couvert de l’accréditation.

5.5.3. EDITION ET VALIDATION DU RAPPORT D’ESSAI

Lorsque les analyses sont terminées, les résultats sont saisis, validés et édités. Remarque : pour l’ESB voir procédures spécifiques : procédure transmission des résultats ESB/tremblante PS – ESB – ESB - TRES procédure concernant les résultats non négatifs PS – ESB – ESB – RENN La validation technique est réalisée par les techniciens. La validation scientifique par le Chef de Service, le Directeur Scientifique et Technique ou le personnel habilité.



5.5.4. SIGNATURE DES DOCUMENTS

En réunion d’encadrement, la délégation des signatures est attribuée par les Directeurs pour l’ensemble des activités du Laboratoire. Elle est enregistrée dans le tableau TA-CPQ-000-SIGN (classeur personnel), conformément aux arrêtés d’organisation des services administratifs du Conseil Général pour les commandes et aux annexes techniques COFRAC pour la signature des rapports d’essais. Le Directeur Scientifique et Technique a accès à tous les résultats d’analyses signés par les Chefs de Service, ou toute autre personne désignée, et réciproquement.

5.5.5. RAPPORT D'ESSAI RECTIFIE

En cas d'envoi auprès d'un client d'un rapport d'essai erroné ou incomplet, un nouveau document corrigé est émis puis transmis. Sur ce nouveau document est indiqué :

• "Rapport d'essai rectifié." • Annule et remplace le rapport n° . • Veuillez détruire l'ancien rapport ou nous le renvoyer.

5.6. L’EQUIPEMENT

Afin d’exécuter correctement les essais, le Laboratoire dispose d’équipements conformes aux spécifications techniques (Normes, Textes références...). Le processus d’acquisition, de réception et de mise en service du nouveau matériel est décrit dans les procédures : procédure générale commande PG - CPQ - 000 – COMM procédure générale gestion des équipements PG – CPQ – 000 – GEQU. Des enregistrements du matériel sont tenus à jour (fiches de vie et fiches signalétiques) voir procédure générale gestion des équipements PG – CPQ – 000 – GEQU.

5.6.1. TRACABILITE DU MESURAGE

Les équipements utilisés pour effectuer les essais sont vérifiés avant d’être mis en service, s’il y a lieu (PG – CPQ – 000 – GEQU). Le Laboratoire dispose d’un programme et de procédures établis pour l’étalonnage et la vérification de son équipement, y compris l’utilisation de matériaux de référence et d’étalons de référence



Procédure de métrologie des balances PG – MET – 000 – MBAL Etalonnage de la chaîne des mesure des températures (sonde mère PT 500)

PG – MET – 000 – ECMT

Cartographie d’enceintes thermiques PG – MET – 000 – CART Relevés journaliers de températures – Réfrigérateurs congélateurs – étuves – Air ambiant

PG – MET – 000 – RJRC

5.6.1.1. Etalons de référence

Le Laboratoire a un programme et une procédure pour l’étalonnage et la vérification de ses étalons de référence. Les étalons de mesure de référence sont utilisés seulement pour l’étalonnage. Les étalons de référence sont étalonnés par un organisme compétent pouvant établir le raccordement à un étalon national ou international. procédure générale métrologie des balances PG – MET – 000 – MBAL Étalonnage de la chaîne de mesure des températures (sonde mère PT 500)

PG – MET – 000 – ECMT

procédures spécifiques des secteurs

5.6.1.2. Matériaux de référence

Solutions de références ou autres supports.

5.7. ARCHIVAGE

Le Laboratoire garde trace des observations initiales, calculs et données dérivées, enregistrements des étalonnages, enregistrement du personnel, enregistrement qualité ainsi qu’une copie de chaque rapport d’essai ou sauvegarde informatique pendant une période et en un lieu définis. procédure générale gestion des documents d’enregistrement technique, relatif à la qualité, administratifs et financiers

PG – CPQ – 000 – GENR

5.8. ELIMINATION DES DECHETS

procédure générale déchets PG – CPQ – 000 – DECH Procédure Elimination des déchets ESB/tremblante PS – ESB – ESB – DESB



ANNEXES



PLAN DU LABORATOIRE

Rez – de - chaussée



Premier étage



ORGANIGRAMME HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL



ORGANIGRAMME QUALITE

LABORATOIRE DEPARTEMENTAL D'ANALYSES DU TARN...

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