Jf de rico_directives règles administration preuve electronique

DIRECTIVES RÉGISSANT L’ADMINISTRATION DE

LA PREUVE ÉLECTRONIQUE AULA PREUVE ÉLECTRONIQUE AU CANADA

Jean-François De RicoJean-François De Rico

Montréal30 novembre 2010

LKD.ca Langlois Kronström Desjardins, S.E.N.C.R.L.

30 novembre 2010

AGENDAAGENDA

ObjetContexte et évolutionPertinencePertinenceLignes directricesNormes et DirectivesRègles de procéduresRègles de procédures

2

OBJET OBJET –– Administration de la preuve électronique Administration de la preuve électronique

IDENTIFICATION IDENTIFICATION –– PRÉSERVATION PRÉSERVATION –– COLLECTE COLLECTE –– ANALYSEANALYSE-- COMMUNICATION COMMUNICATION => des informations sur support électronique=> des informations sur support électronique

3

Ontario Ontario DiscoveryDiscovery TaskTask Force ReportForce Report

The discovery of electronic information requires a somewhat different approach from the discovery of paper documents :

The sheer volume of electronic information (e-mails, documents, databases etc.) that is potentially relevant for discovery purposes is beyond the comprehension of many lawyers and clientscomprehension of many lawyers and clients.Electronic documents and information can easily be deleted, either intentionally or inadvertently, and data thought to be destroyed in the ordinary course can sometimes be recovered, often at considerable cost.Collections of electronic data will often contain a mixture of business and private communication.The preservation, review and production of large volumes of electronic d t b ti i d tl d diffi lt h thdata can be time consuming and costly, and difficult when there are no standard formats or protocols.Protection of privacy and privileged information is much more difficult in the electronic realm

4

the electronic realm.

CONTEXTE ET ÉVOLUTION


ÉVOLUTION

Zubulake v. UBS Warburg (SDNY)(2003-04)The Sedona Principles (US) 2004Ontario Task Force Guidelines 2005JTAC National Model Practice Direction

BC Practice Direction 2006BC Practice Direction 2006Alberta Practice Note 2007Osborne Civil Justice Reform Project 2007Principes de Sedona Canada 2008

Nova Scotia Rules Amendments 2008Nova Scotia Practice Memorandum 2009Nova Scotia Practice Memorandum 2009Ontario Rules Amendments2009Ontario E-Discovery Implementation Committee (EIC) 2010

lb l d

7

Alberta Rules Amendments 2010

AU QUÉBEC

8

PERTINENCE PERTINENCE AU AU

ÉQUÉBEC ?

10

Pension Committee of the University of Montreal v.

B k f A i

Parties sanctionnées pour manquement

Bank of America

Parties sanctionnées pour manquementà l’obligation de préservation:

Fondation Lucie et Andre Chagnon;Bombardier Trust; Fondation J. Armand Bombardier;Régime de Retraite de l’École Polytechnique; Ré i d R t it d l’U i ité d M t l

12

Régime de Retraite de l’Université de Montreal

GRI Simulations Inc. v. Oceaneering International Inc., 2010 NLTD 85

[17] Although this court recognizes that The Sedona Principles do not override the Rules of Court, they have been considered in the same way as legal literature could be considered and because both parties referred t th i tto them in argument.

14

Guestlogix v. Hayter, 2010 ONSC 4384 (CanLII)

CASE MANAGEMENT MEMORANDUM (SUPPLEMENTAL):

[1] In my August 6, 2010 case management memorandum I gave the following directions [ ] y g , g g gfor the preparation of the plaintiff’s motion to compel the production of electronic versions of documents produced by the defendants:[2] If the plaintiff intends to maintain its motion following receipt and inspection of the disc, which the defendants anticipate delivering on August 20, 2010, then the parties must ensure that th d li l t t i l b th id d t t t f l th t d l ith ththey deliver supplementary materials, both evidence and statements of law, that deal with the issues for determination, including: (…) The parties must appreciate that my consideration of the request will be informed by the general principle of proportionality (Rule 1.04(1.1)), as well as the more specific principles of proportionality applied to electronic discovery through the Sedona Canada principles (Rule 29.1.03(4)). Their materials should address p p ( ( ))those principles.[2] To those requirements, I add the requirement that the plaintiff serve and file a Proportionality Chart – Document Production, in the format set out by the Ontario E-Discovery Implementation Committee, and the defendants serve and file a responding h t Th h t b f d th O t i B A i ti b it tchart. The charts can be found on the Ontario Bar Association website at:

http://www.oba.org/en/pdf/MD10-ProportionalityChart-v1-1.pdf.

15

Lignes directricesgNormes et DirectivesRègles de procéduresRègles de procédures


Ontario Task Force Guidelines 2005JTAC National Model Practice DirectionBC Practice Direction 2006Alberta Practice Note 2007

Principes de Sedona Canada 2008Nova Scotia Rules Amendments 2008Nova Scotia Practice Memorandum 2009Ontario Rules Amendments2009Alberta Rules Amendments 2010Amendement au C.p.c. 201?

17

p

PRINCIPES DE SEDONA CANADAPRINCIPES DE SEDONA CANADAPRINCIPES DE SEDONA CANADAPRINCIPES DE SEDONA CANADA

http://www.lexum.umontreal.ca/e-discovery/


SEDONA CANADA (GT7)

L’administration de la preuve électronique n'est pasL administration de la preuve électronique n est pas limitée au dossier de litige commercial complexeL'administration de la preuve électronique est maintenant

f t d t l liti C dun facteur dans tous les litiges au CanadaBesoin de directives nationales tenant compte des règles et pratiques des provinceset pratiques des provincesInfluencé par l'expérience positive américaineLa plus récente version canadienne en Janvier 2008

19

PRINCIPES DE SEDONA CANADAPRINCIPES DE SEDONA CANADA

1. Les informations sur support électronique sont soumises aux règles d’administration de la preuve.

20

PRINCIPES DE SEDONA CANADA

2. Dans toute instance, les parties devraient s’assurer que les étapes suivies dans le cadre des assurer que les étapes suivies dans le cadre de l’administration de la preuve sont proportionnelles, eu égard à (i) la nature et l’importance du litige, i l t l’i t t l l ité d tiincluant l’importance et la complexité des questions en litige, des intérêts et des montants en jeu; (ii) la pertinence des informations sur support p ppélectronique disponibles; (iii) l’incidence des informations sur support électronique sur le processus décisionnel du tribunal dans chaqueprocessus décisionnel du tribunal dans chaque instance; et aux (iv) coûts, fardeau et délais que les parties devront assumer afin de gérer les i f ti t él t i

21

informations sur support électronique.


3 Les avocats et les parties devraient se3. Les avocats et les parties devraient se rencontrer dès que possible et régulièrement afin de discuter de l’identification, laafin de discuter de l identification, la préservation, la collecte, l’analyse et la communication des informations sur support électronique.

22


4. Dès qu’il est raisonnable d’anticiper une poursuite, les parties devraient immédiatement envisager leurles parties devraient immédiatement envisager leur obligation de prendre de bonne foi des mesures raisonnables afin de préserver les ISE potentiellement pertinentes.

23


5. Les parties devraient être prêtes à divulguer toutes les ISE pertinentes raisonnablement accessibles eu égard auxraisonnablement accessibles eu égard aux coûts et au fardeau.

24


6 U ti d it êt t i t d6. Une partie ne devrait pas être contrainte de chercher et de recueillir les ISE supprimées ou résiduelles à moins d’une entente entreou résiduelles, à moins d une entente entre les parties ou d’une ordonnance du tribunal démontrant le besoin et la pertinence de ces pinformations.

25


7. Une partie peut remplir son obligation de7. Une partie peut remplir son obligation de communiquer des ISE en agissant de bonne foi en utilisant des outils et des processus électroniques, tels que l’échantillonnage de données et l’utilisationtels que l’échantillonnage de données et l’utilisation de critères de recherche afin de recueillir des ISE potentiellement pertinentes.

26


8. Les parties devraient s’entendre dès que possible dans le cadre d’un litige sur le format de communication des ISE, ainsi que sur le format, le contenu et l’organisation des informations qui seront échangées dans toute liste de documents requise g qdans le cadre du processus de communication de la preuve.

27


9. Dans le cadre de l’administration de la preuve électronique, les parties devraient s’entendre ou, s’il est nécessaire, obtenir une ordonnance de la Cour,est nécessaire, obtenir une ordonnance de la Cour, afin que des mesures soient prises pour protéger les informations privilégiées, les renseignements personnels les secrets commerciaux et autrespersonnels, les secrets commerciaux et autres informations confidentielles.

28


10. Dans le cadre du processus de l’administration de la preuve, les parties devraient respecter les règles du forum dans lequel se déroule le litige enrègles du forum dans lequel se déroule le litige, en tenant compte de l’incidence que toute décision pourrait avoir sur des dossiers connexes se déroulant dans d’autres forums.

29


11. Des sanctions devraient être imposées par les p ptribunaux lorsqu’une partie ne respecte pas ses obligations de préserver, de conserver, de recueillir, d’analyser ou de communiquer des ISE et cause und analyser ou de communiquer des ISE et cause un préjudice sérieux à l’autre partie. La partie défaillante pourrait éviter lesdites sanctions en démontrant que

t ’ét it i i t ti l i té é ison manquement n’était ni intentionnel ni téméraire.

30


12. Les coûts raisonnables liés à la préservation , la collecte et l’analyse des ISE devraient être assumés par la partie ayant l’obligation de les communiquer. Dans de rares cas, les parties devraient s’entendre sur une répartition différente des coûts à titre provisoire, ou obtenir une ordonnance de la Cour à cet ffeffet.

31

RèglesRègles dede procédureprocédure civilecivile -- OntarioOntarioRèglesRègles de de procédureprocédure civilecivile -- OntarioOntario


AMENDEMENTS AUX RÈGLES DE L’ONTARIO

Entrée en vigueur en janvier 2010

(30; 31) Le critère d'« apparence de pertinence » a été remplacé itè l t i t d titipar un critère plus strict de « pertinencepertinence ».

L'expression « qui se rapporte à une question en litige » a été remplacée par « pertinent à une question en litigepertinent à une question en litige ».remplacée par pertinent à une question en litigepertinent à une question en litige .

(1.1) En appliquant ces règles, la Cour doit rendre des ordonnances et donner des directives qui sont proportionnelles à proportionnelles à l’importance et la complexité des questions en litigel’importance et la complexité des questions en litige, et au montant en jeu.

33

montant en jeu.

DEVOIR DE DIVULGATION

Règles 30.02 (1) : Chaque partie à un litige doitproduire à l’autre partie:

«tous les documents relatifs à toutes les questions enlitige qui sont en possession d’une partie »litige qui sont… en possession… d une partie… »

34

QU’EST-CE QU’UN DOCUMENT ?

U d t l l Rè l 30 01 dUn «document » selon la Règle 30.01 de l’Ontario:«inclut un fichier son une cassette vidéo un film une photo charte«inclut un fichier son, une cassette vidéo, un film, une photo, charte,

graphique, carte, plan, sondage, livres comptables, données etinformation sous format électronique.»«Électronique » selon la Règle 1 03 de«Électronique » selon la Règle 1.03 de l’Ontario:«inclut les documents créés, enregistrés, transmis et conservés en f t é i d’ t f t i t lli ibl d fformat numérique ou en d’autres formats intelligibles de façon électronique, magnétique, optique ou de toute façon similaire… »

35

NOUVELLE RÈGLE DE L’ONTARIO 29.1

Administration de la preuve –Exigences d’un plan d’enquête préalable29.1.03 (1) Lorsqu’une partie à un litige désire obtenir de la

l’ d è l i t l ti d i tpreuve sous l’une des règles suivantes, les parties doivent s’entendre sur un plan d’administration de la preuve conformément à cette règle:g

1. Règle 30 (Administration de la preuve documentaire).2. Règle 31 (Interrogatoire).3. Règle 32 (Inspection de propriété).4. Règle 33 (Interrogatoire médical).5 Rè l 35 (I t t i é it) O R 438/08 25

36

5. Règle 35 (Interrogatoire écrit). O. Reg. 438/08, s. 25.


Échéance

(2) Le plan d’administration de la preuve doit être t l t dconvenu avant ou au plus tard:

60 jours après la clôture des procédures écrites ou une60 jours après la clôture des procédures écrites ou une période plus longue suite à une entente entre les parties; et

37


Contenus(3) L l d’ d i i t ti d l d it êt é it t d it i l(3) Le plan d’administration de la preuve doit être écrit et doit inclure:(a) l’étendue de la preuve documentaire sous la règle 30.02, tenant

compte de la pertinence, des coûts et de l’importance et la l ité d ti liticomplexité des questions en litige;

(b) Dates de signification des Affidavits de chaque partie (Formulaire 30A ou 30B) sous la règle 30.03;

(c) L’information respectant l’échéance, la façon de communiquer les documents par chaque partie;

(d) Le nom des personnes qui seront interrogées sous la Règle 31 et l’information relative à l’échéance et la durée des interrogatoires; et

(e) Toute autre information pouvant mener à l’accomplissement du processus d’administration de la preuve proportionnelle à

38

l’importance et la complexité du litige…


PrincipesAdministration de la preuve électronique

29.1.03 (4) Lors de la préparation du Plan d’administration de la preuve, les parties doivent consulter le document intitulé «Les Principes de Sedona concernant l’administration de la ppreuve électronique » rédigé par la Conférence de Sedona.

39


Devoir mettre à jour le Plan

29.1.04 Les parties doivent s’assurer de mettre à jour le Plan d’administration de la preuve pour que celui-ci reflète toutd administration de la preuve pour que celui ci reflète tout changement d’information à la règle 29.1.03(3).

Déf t d ’ t d PlDéfaut de s’entendre sur un Plan

29 1 05 Suivant une requête sous les Règles 30 à 35 relatives à29.1.05 Suivant une requête sous les Règles 30 à 35 relatives à l’administration de la preuve, la Cour peut refuser ou accorder des frais si une partie est en défaut de s’entendre ou de mettre à jour le Plan d’administration de la preuve conformément à cette Règle.

40

Plan d administration de la preuve conformément à cette Règle.


Règle 29.2 Proportionnalité de l’administration de la preuve

Application29.2.02 Cette règle s’applique à toute considération de la Cour sous les Rè l i t i ti t t t d it é dRègles suivantes, si une partie ou toute autre personne doit répondre ou produire un document:

1. Règle 30 (Administration de la preuve documentaire).2. Règle 31 (Interrogatoire).3. Règle 34 (Procédure d’interrogatoire verbal).4. Règle 35 (Interrogatoire écrit).g ( g )

41


CONSIDÉRATIONS - Général29 2 03 (1) En déterminant qu’une partie ou toute autre personne doit29.2.03 (1) En déterminant qu une partie ou toute autre personne doit

répondre ou produire un document, la Cour doit considérer si,(a) Le temps requis pour répondre ou communiquer le document est

raisonnable;raisonnable;(b) Les dépenses liées à la réponse ou la communication du document

sont justifiées;(c) La demande peut causer un préjudice à la partie qui doit répondre(c) La demande peut causer un préjudice à la partie qui doit répondre

ou communiquer le document;(d) La demande interfère indûment dans l’avancement de l’action; et( ) L’i f ti l d t t di ibl l é t d’(e) L’information ou le document est disponible par la requérante d’une

autre manière.

42


VOLUME DE LA DOCUMENTATION

(2) En sus des considérations énumérées au paragraphe(1), en ordonnant à une partie ou autre personne decommuniquer un ou plusieurs documents, la Cour doittenir compte du fait que cette ordonnance peut résulteren la communication excessive de documentsen la communication excessive de documents.

43

E-Discovery Implementation Committee

The Ontario E-Discovery Implementation Committee (EIC) released four new model e-discovery precedents ( ) y pdeveloped in response to the recent amendments to the Rules of Civil Procedure

http://www.oba.org/En/publicaffairs_en/E-Discovery/model precedents.aspxy _p p

http://www.ontariorulesofcivilprocedure.com/

44

http://nslaw.nsbs.org/


RÈGLES NOUVELLE-ÉCOSSE

14.01 (1) Meaning of “relevant” in Part 5

Test is relevance throughout a proceeding - One of the primary changes to the law of discovery in Nova Scotia is that the court rejected the old “semblance of relevance” test in favour of simple j prelevance, as that term is understood at trial.

“electronic information” includes e-mail, word processing files,electronic information includes e mail, word processing files, sound files, database files, and all associated metadata.

“exactly copy” means to make an electronic copy of electronicexactly copy means to make an electronic copy of electronic information in such a way that the copy is a mirror image of the original in a computer, storage medium, or other source;

46

14.11 - Demand for production at trial or hearing(1) A party may ( ) demand that the party produce any(1) A party may (…) demand that the party produce any of the following at the trial or hearing:(a) the original of a relevant document, or an exact copy of relevant electronic information;

47

RÈGLES NOUVELLE-ÉCOSSE

Rule 16 - Disclosure of Electronic Information

Comprehensive process for preserving, sorting, and disclosing electronic information in litigation. It is the first such Rule in Canada (British Columbia, Ontario and Alberta all have practice directions or notes governing electronic disclosure and the United Statesgoverning electronic disclosure, and the United States amended their Federal Rules of Civil Procedure to address electronic discovery in 2006).

48

16.02 - Duty to preserve electronic information16.02 Duty to preserve electronic informationThe party must exactly copy the relevant electronic information required to be preserved, unless the parties agree or a judge orders otherwise16.03 - Duty to disclose electronic information16 04 Agreement about preservation16.04 - Agreement about preservation16.05 - Agreement for disclosure

49

16.03 - disclosure obligations of parties :

make diligent efforts to inform themselves about relevant electronic information currently or previously in their control;search for relevant information, sort it, and either disclose it or claim , ,privilege. “Sort” is defined in R.14.02(1);acquire and disclose relevant information accessible only through a custodian;;disclose details about any computer or storage medium no longer in their possession if it could contain relevant information;disclose information about any deletion or destruction of relevantdisclose information about any deletion or destruction of relevant information;disclose all claims of privilege.

50

Alberta Alberta RulesRules of Courtof Court

Part 5 Disclosure of Information5.2 When something is relevant and materialg

5.2(1) For the purposes of this Part, a question, record or information is relevant and material only if the answer to the question, or the record or information, could reasonably be expected(a) to significantly help determine one or more of the issues raised in the pleadings(a) to significantly help determine one or more of the issues raised in the pleadings, or(b) to ascertain evidence that could reasonably be expected to significantly help determine one or more of the issues raised in the pleadings.

5.3 Modification or waiver of this Part5.4 Appointment of corporate representatives

52

Jf de rico_directives règles administration preuve electronique

Documents

Transcript of Jf de rico_directives règles administration preuve electronique