ISM

I S M 3 GManuel d’exploitation à l’usage des enseignants des classes primaires et enfantines

Etat du Valais, DECS

Service de l’enseignement

Planta 1

1951 Sion

Version : 1Création : 13.03.2010Dernière mise à jour : 03.05.2010

Synergens , Gérald Follonier 1 / 20 Rue du village 4, 3973 Venthône Tél. 027 / 455 80 40

MANUEL D'EXPLOITATION ............................................................................. 3

Objectifs ........................................................................................... 3 Qualité des informations 3 Simplification des échanges d'informations 3 Simplification du travail 3

Généralités ........................................................................................ 4 Programme sur internet 4 Accès 4 Déconnexion 5 Oubli du mot de passe 5 Navigation 6 Les parties de l'écran 6

Gérer les élèves ................................................................................... 7 Liste des élèves 7 Inscription d'un élève 8 Sortie d'un élève 8 Modification des informations d'un élève 9

Gérer les notes .................................................................................. 11 Saisie des notes 11 Modification d'une série existante 12 Suppression d'une série existante 12 Visualisation d'un graphique de notes 12 Visualisation et impression de plusieurs graphiques de notes 13 Saisie des évaluations d'allemand 14 Saisie des absences et remarques 14 Saisie des bulletins de 1P 15

Imprimer des documents ...................................................................... 16 Généralités 16 Création de document 16 Création d'un document à compléter 17 Visualisation d'un document 17 Impression d'un document 18

Mes infos .......................................................................................... 19 Gérer mes infos 19 Changer mon mot de passe 19


Manuel d'exploitation

Objectifs

Le programme ISM a été développé pour mettre à disposition des autorités scolaires et des enseignants un outil performant pour la gestion de l'école valaisanne. Il répond à des objectifs de qualités d'informations, de confort d'utilisation et de simplification du travail.

Qualité des informations

Pour obtenir des informations de qualité, celles-ci doivent pouvoir être partagées. L’idée maîtresse de l'application est de saisir les informations une seule fois à l’entrée en scolarité de l’enfant, évitant ainsi la ressaisie de données tous les ans. De plus, cela permet de disposer d'informations à jour, les modifications et imprécisions sont réalisées dès qu'elles sont constatées .

La mise en place d'une application unique favorise également la standardisation des procédures de gestion et des documents générés. L'interprétation des données est plus précise, le pilotage de l'école valaisanne s'en trouve facilité.

Simplification des échanges d'informations

Les informations enregistrées dans l'application sont accessibles par les différents partenaires (autorités scolaires locales, inspecteurs, enseignants, Etat du Valais, Office fédéral de la statistique), selon les droits de chacun.

Ces droits restent les mêmes que ceux appliqués avant l'utilisation de ISM sous forme papier. Par exemple, seul l'enseignant a accès à l'ensemble de ses notes alors que les autorités scolaires voient les moyennes semestrielles et annuelles des élèves, les listes de classes et les horaires. Il en va de même pour le DECS qui peut générer directement les statistiques annuelles pour l'Office fédéral de la statistique.

Simplification du travail

Partager les informations permet de bénéficier du travail des autres. De plus, comme chacun utilise le même programme, il est facile de trouver un collègue à qui l’on peut s’adresser en cas de difficulté informatique.


Généralités

Programme sur internet

internet permet d’avoir accès facilement à de l’information, puisqu’il suffit d’avoir une connexion et un navigateur internet pour pouvoir consulter un site et voir son information depuis n'importe quel ordinateur dans le monde.

ISM est un programme internet, comme Google ou Facebook. Pour pouvoir gérer les notes et les informations relatives aux élèves, il suffit donc d’un navigateur internet.

Toutes les informations concernant les élèves se trouvent sur un serveur centralisé. Le service informatique de l'Etat du Valais assure la disponibilité 24h/24 de l'application et la sauvegarde quotidienne des données.

Accès

Pour pouvoir accéder à ce programme, il faut disposer d’une connexion internet et ouvrir un navigateur récent (internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari).

Comme ISM permet de gérer des données personnelles et sensibles, son accès est protégé. Evidemment, les internautes ne peuvent pas voir ces données. Le site est sécurisé contre les accès non autorisés.

Un nom d’utilisateur et un mot de passe personnels vous seront fournis par la direction d'école ou la commission scolaire. Ils vous permettront de vous identifier et d'ainsi d'accéder aux informations et procédures auxquelles vous avez droit.

Le mot de passe est la clé d'entrée au logiciel. Il est de votre responsabilité de choisir un mot de passe suffisamment complexe pour que cette porte ne puisse


être ouverte que par vous. Le mot de passe doit comporter au moins 6 caractères et comprendre des lettres majuscules et minuscules, ainsi que des chiffres.

L’adresse internet suivante, https://ism3g.vs.ch/, donne accès à l’application.

• Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe • Cliquez sur « Ok »

Vous êtes alors sur l’application et pouvez consulter les données.

Déconnexion

En quittant le programme, il faudra se déconnecter pour éviter que d’autres personnes puissent voir ou modifier des informations.

Deux solutions vous sont offertes :

• Cliquez sur le picto « Se déconnecter »

ou alors :

• Cliquez sur le menu « QUITTER »

Oubli du mot de passe

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pourrez le recevoir par e-mail en allant sur l'écran de connexion :

• Cliquez sur « Vous avez oublié votre mot de passe ? », dans l’écran d’accueil, en bas • Saisissez l'adresse e-mail utilisée dans ISM (en principe l'adresse Educanet2)• Cliquez sur « Ok »

Un courriel contenant les informations de connexion vous sera envoyé.

Si vous vous trompez de mot de passe trois fois de suite, la connexion sera bloquée. Vous recevrez alors un courriel avec un lien qui permettra de débloquer votre compte.


Navigation

Lorsque vous travaillez sur un site internet, vous consultez des pages. Vous pouvez revenir sur des pages déjà consultées en cliquant sur un bouton du navigateur. Il ne faut pas le faire quand vous êtes dans une application de gestion. Revenir dans les pages permettrait de revenir à des informations qui ont été peut-être modifiées dans l'intervalle.

Il faut donc seulement utiliser les boutons et les menus qui sont propres à l’application. Si vous ne le faites pas, un message d’erreur pourra apparaître lors d'un clic sur un bouton d'action (enregistrer, modifier, ...).

Si vous ne travaillez plus pendant 20 minutes, votre session se fermera automatiquement. Vous reviendrez alors sur l’écran de connexion où l’on vous demande votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Pensez donc à enregistrer votre travail régulièrement.

Les parties de l'écran

1. La zone de choix des paramètres de base se trouve en haut à droite. Vous pouvez choisir l’établissement, l’année scolaire, le degré, la classe et le semestre.

Une fois le semestre choisi, par exemple, toutes les saisies de notes se feront pour ce semestre, jusqu'au moment où vous changez ce choix.

2. Deux boutons d’actions globales sont situés à côté, à gauche. Le premier vous permet de vous déconnecter. Le second sert à afficher ou cacher l’aide en ligne.


3. Les menus (Mes infos, Mes élèves, Gérer les notes…) et sous-menus vous permettent d’accéder facilement aux données souhaitées.

4. Une zone de recherche peut se trouver, si l'option de menu demandée l'exige, sous la barre de menus. Cette zone sert à préciser ou cibler l’information à traiter.

5. En dessous, une zone de travail vous permet de saisir ou consulter les informations.

Gérer les élèves

Liste des élèves

Vous accédez à la liste des élèves en cliquant sur le menu « Mes élèves ». En principe, cette liste sera disponible sans devoir inscrire les élèves, la commission scolaire ou la direction d’école l’ayant définie auparavant.

La page se présente en deux parties :

1. En haut, vous avez la possibilité d’inscrire un nouvel élève.

2. En bas, vous trouvez la liste des élèves existants.

Les icônes à gauche, à côté des élèves inscrits, vous permettent soit de modifier les informations d’un élève, soit de le sortir de la classe.


Inscription d'un élève

Voici la démarche à suivre pour l’inscription d’un nouvel élève :

• Cliquez sur le menu « Mes élèves »• Saisissez la date de naissance, le nom, le prénom et le degré de vos élèves• Cliquez sur « Inscrire » pour intégrer l'élève à votre classe

Comme l’information est partagée, les données de l'élève existent peut-être déjà, celui-ci ayant été inscrit dans un autre centre. Il faut donc être rigoureux dans la saisie, afin de ne pas créer deux versions de la même personne.

Une fois la date de naissance saisie, des suggestions vont apparaître en cours de saisie, évitant ainsi de devoir tout écrire et de risquer de faire des fautes. Ces suggestions sont les noms et prénoms des élèves ayant la même date de naissance et existant déjà dans la base de données.

Vous pouvez choisir une suggestion en utilisant la touche « flèche bas » pour se positionner sur la bonne suggestion, puis en appuyant sur la touche « Tab » pour la récupérer dans la zone de saisie.

Si un élève est déjà intégré dans une autre classe, le système le prévient. Vous pouvez alors envoyer un courriel au responsable de cet élève pour qu’il le sorte de sa classe.

• Cliquez sur « Demander transfert » pour qu'un courriel soit automatiquement envoyé à l'administrateur concerné

Sortie d'un élève

La procédure de sortie est la suivante :

• Cliquez sur le menu « Mes élèves »• Allez sur la liste d’élèves

• Cliquez sur le picto « Sortir », à côté de l’élève à sortir

Avant de sortir un élève de votre classe, il faut faire attention à sauvegarder les données que vous souhaitez garder (voir le point « Imprimer des documents » pour la démarche à suivre).


Après avoir sorti l’élève, l’accès à ses notes ne sera plus disponible. Ses données personnelles seront par contre toujours présentes pour les prochains établissements le prenant en charge.

Le programme vous demande confirmation de la sortie :

Si vous avez enregistré toutes les informations que vous souhaitez conserver :

• Cliquez sur le bouton « Sortir »

Modification des informations d'un élève

Si vous vous apercevez en cours d’année que les informations d’un élève ne sont pas correctes ou pas complètes, vous pouvez les modifier. En principe, c’est la direction d'école qui s’en charge mais il se peut que ce soit à vous de le faire.

Pour modifier des informations d’un élève :

• Cliquez sur le menu « Mes élèves »• Allez sur la liste d’élèves

• Cliquez sur le picto « Modifier »

Vous disposez de trois onglets :

• L’onglet « Elève » : donne des informations générales se rapportant à l’élève en question• L’onglet « Adresse » : concerne entre autre les adresses, les noms du père et de la mère, ...


• L’onglet « Particularités » : permet de modifier des informations relatives à l’année scolaire (mettre à jour une remarque, définir un programme adapté)

Lorsque vous avez fini d’entrer les différentes informations :

• Cliquez sur « Enregistrer »

En cliquant sur « Enregistrer », vous enregistrez les modifications que vous avez faites dans tous les onglets.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer vos modifications et que vous voulez revenir à la liste d’élèves :

• Cliquez sur « Annuler »


Gérer les notes

Saisie des notes

• Cliquez sur le menu « Gérer les notes »• Allez dans le sous-menu « Saisie des notes »• Choisissez la branche à gérer • Choisissez le type de saisie

La fonction « Saisie sans point décimal » est plus efficace. Par exemple, si vous entrez la note 53, elle se changera automatiquement en 5.3, sans que vous ayez à taper à chaque fois le point.

• Saisissez les notes

Dans le clavier de votre ordinateur, vous avez souvent un pavé numérique. C’est la zone qui se présente un peu comme une machine à calculer. Vous pouvez taper les notes de vos élèves puis appuyer sur la touche « Enter », ce qui fera passer directement à la case suivante, sans avoir à cliquer.

Quand vous avez fini d’entrer les notes :

• Donnez un nom pour la série de notes (facultatif)• Donnez un coefficient (facultatif)• Cliquez sur "Enregistrer"

Les coefficients sont des nombres entiers. Le coefficient par défaut est 1.


Modification d'une série existante

Si vous voulez modifier une série de notes existante (changer les notes, le nom de la série de notes, ou le coefficient) :

• Cliquez sur le menu « Gérer les notes »• Allez dans le sous-menu « Saisie des notes »• Choisissez la branche à gérer

• Cliquez sur le picto « Modifier »• Modifier les notes que vous voulez changer

Quand vous avez terminé :


Suppression d'une série existante


• Cliquez sur le picto « Modifier »• Cliquez sur le bouton « Supprimer », en bas de la liste

Visualisation d'un graphique de notes

Pour informer sur la situation d'un élève par rapport à la classe, il peut être intéressant d'imprimer des graphiques de répartition de notes pour une ou plusieurs évaluations.


Pour le faire, suivez cette procédure :


• Cliquez sur le picto « Graphique »

Vous pourrez ensuite imprimer le graphique :

• Cliquez sur « Imprimer le graphique »

Visualisation et impression de plusieurs graphiques de notes

Vous pourrez également visualiser et imprimer sur une même feuille plusieurs graphiques de notes. Pour le faire, suivez la procédure suivante :

• Cliquez sur le menu « Gérer les notes »• Allez dans le sous-menu « Saisie des notes »• Choisissez une branche à gérer • Cochez les évaluations qui doivent faire partie du graphique• Faites de même pour les autres branches dont certaines évaluations doivent faire partie du graphique

• Cliquez sur le picto « Graphique »• Cliquez sur « Visualiser tous »

Vous pourrez ensuite imprimer le graphique :

• Cliquez sur « Imprimer le graphique »


Afin que les évaluations cochées ne soient plus prises en compte lors de la création d'une nouvelles série de graphiques, vous devez supprimer toutes les coches mises. Pour cela :

• Cliquez sur « Réinitialiser »

Saisie des évaluations d'allemand

En 3e et 4 e années primaires, l'allemand est évalué en termes d'objectifs. Ces évaluations se retrouvent dans le carnet scolaire.

La procédure est la suivante :

• Cliquez sur le menu « Gérer les notes »• Allez dans le sous-menu « Objectifs d'allemand »• Cochez les bonnes cases pour chaque élève• Cliquez sur « Enregistrer »

Saisie des absences et remarques

Pour compléter la deuxième page des carnets scolaires, vous devez saisir les totaux d'absences de vos élèves pour chacun des deux semestres. Vous pouvez également saisir une remarque.



• Cliquez sur le menu « Gérer les notes »• Allez dans le sous-menu « Absences, remarques »• Saisissez les différentes informations• Cliquez sur « Enregistrer »

Saisie des bulletins de 1P

En 1 re primaire, toutes les branches sont évaluées en termes d'objectifs. Ces évaluations se retrouvent dans le carnet scolaire.


• Cliquez sur le menu « Gérer les notes »• Allez dans le sous-menu « Évaluations par élève »• Cochez les bonnes cases pour chaque élève• Complétez la scolarité et la date de remise des carnets• Cliquez sur « Enregistrer » ou choisissez un autre élève dans la liste de choix


Imprimer des documents

Généralités

L'impression d'un page internet n'est jamais très précise. Par conséquent, vous ne pouvez pas imprimer directement vos livrets scolaires et autres documents.

Pour avoir un formatage correct, il est nécessaire d’utiliser un document Office (Open Office, Excel).

L’impression d’un document se fait en trois temps. Vous devez d’abord créer un document Office, le télécharger, puis l’imprimer.

Création de document

• Cliquez sur le menu « Imprimer des documents »• Choisissez dans les listes de choix un document à générer • Choisissez si vous voulez le créer pour une ou toutes les classes, pour un ou tous les élèves (option valable seulement pour certains rapports)

• Cliquez sur pour créer le document

Le document existe maintenant sur le serveur. C’est un document Office (format .xls) que vous pouvez enregistrer et imprimer.


Quand vous avez créé le document, vous allez le télécharger :

• Cliquez sur le nom du document en question• Cliquez sur « Enregistrer »

Vous pouvez ensuite l’ouvrir.

Les documents créés restent à disposition dans la liste des documents si vous voulez par exemple réimprimer un document plus tard, ou voir la progression d'un élève.

Création d'un document à compléter

Certains documents nécessitent d’être complétés avant d’être imprimés. C’est le cas par exemple du plan-horaire ou du livret scolaire. Voilà la démarche à suivre :

• Cliquez sur le menu « Imprimer des documents »• Choisissez dans les listes de choix un document à générer• Choisissez si vous voulez le générer pour une ou toutes les classes, pour un ou tous les élèves (option valable seulement pour certains document)

• Cliquez sur pour mettre à jour le document• Saisir les différentes données• Cliquez sur « Enregistrer »

Si la mise à jour du document nécessite beaucoup de temps (plan-horaire, par exemple), il est préférable d'enregistrer régulièrement son travail. En effet, une perte de connexion internet pourrait occasionner la perte d'une partie de vos saisies. Il faut donc veiller à enregistrer votre document en cours de travail toutes les 5-10 minutes.

Pour sauver votre travail :


Quand vous avez terminé de compléter le document :

• Cliquez sur « Terminer »

• Cliquez sur pour créer le document

Visualisation d'un document

Pour visualiser un document sans l’imprimer, il n’est pas nécessaire de télécharger le document Office.


• Cliquez sur le menu « Imprimer des documents »• Allez dans la liste de documents disponibles

• Cliquez sur le picto « Visualiser le document »

Si vous souhaitez visualiser un document qui n’a pas encore été créé, vous devez d’abord suivre la démarche décrite plus haut (« Création d’un document » ou « Création d’un document à compléter ») puis se référer à la procédure ci-dessus.

Impression d'un document

Pour imprimer un document, vous devez d’abord l’avoir créé et enregistré. Comme nous l’avons vu précédemment, il est nécessaire d’obtenir le document sur Excel ou Open Office pour une sortie imprimée correctement formatée.

Voilà la démarche à suivre sur Excel :

• Cliquez sur « Fichier », en haut à gauche• Cliquez sur « Imprimer »

Vous pouvez ensuite choisir quelles pages vous souhaitez imprimer.

Pour imprimer le classeur entier, par exemple toutes les pages du carnet scolaire de vos élèves :

• Cochez la case « Classeur entier »

Pour imprimer seulement quelques pages ou une seule page :

• Cochez la case « Page(s) »• Tapez le numéro de la/des page(s) à imprimer • Cochez la case « Classeur entier »

La procédure sur Open Office est la suivante :

• Cliquez sur « Fichier », en haut à gauche• Cliquez sur « Imprimer »

Pour imprimer tout le classeur :

• Cochez la case « Toutes les feuilles »• Cochez la case « Toutes les pages »

Pour imprimer seulement certaines pages ou une seule page :

• Cochez la case « Toutes les pages » • Cochez la case « Pages » pour préciser les pages à imprimer • Tapez le numéro de la/des page(s) à imprimer


Mes infos

Gérer mes infos

Il est important de conserver vos informations à jour. L'adresse e-mail est ainsi très importante, car elle permet de vous adresser par courriel plusieurs informations importantes, notamment en cas de la perte de votre mot de passe.

• Cliquez sur le menu « Mes infos »• Allez dans le sous-menu « Gérer mes infos » • Entrez vos données personnelles (nom, prénom, adresse…)• Cliquez sur « Enregistrer » quand vous avez terminé

Changer mon mot de passe

Il est important de choisir un mot de passe suffisamment complexe afin de maintenir la confidentialité des données que vous pouvez traiter. Respectez ces quelques règles :

• Utilisez des majuscules, minuscules et des chiffres pour votre mot de passe• La longueur du mot de passe est au minimum de 6 caractères• Ne choisissez pas un mot de passe qui puisse être deviné par des gens qui vous connaissent : "1950Sion", pour un sédunois, n'est pas la bonne idée !


• Ne conservez pas le mot de passe inscrit sur un post-it scotché sur votre écran, ou dissimulé sous votre sous-main ! • Changez-le régulièrement.

La procédure pour le changer est la suivante :

• Saisissez votre mot de passe actuel• Entrez le nouveau mot de passe (celui-ci doit contenir au moins six caractères dont des majuscules, des minuscules et des chiffres) • Confirmez votre mot de passe.


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