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Séminaire Règles financières

Réunion des représentants des projetsAnvers 6-7 décembre 2010


Agenda Agenda

Postes budgétaires & plafonds contractuels Passation de marché Contrat de sous-traitance Taux de change Rapport financier et pièces justificatives Obligation d’audit externe Modifications du budget Concept de cofinancement Détermination de la subvention finale Cycle de paiement Audits ex-post

N.B. : Veuillez noter que ce document n’a aucune valeur légale et que le document de référence est la version anglaise.


ANNEXE II de la Convention de subventionBudget prévisionnel de l’action

COÛTS DU PROJET €

I Frais de personnel (max. 40% du total des coûts directs éligibles) 400.000,00

II Frais de voyage et de séjour 300.000,00

III Equipement (max. 30% du total des coûts directs éligibles) 200.000,00

IV Impression et publication 80.000,00

V Autres frais 20.000,00

Coûts directs éligibles (total I - V) 1.000.000,00

VI Coûts indirects (7% du total des coûts directs éligibles) 70.000,00

Montant total des coûts éligibles (total I - VI) 1.070.000,00

FINANCEMENT DU PROJET €

Cofinancement: correspondant au moins à 10 % du total des coûts éligibles

107.000,00

Subvention Tempus: comprend un financement correspondant au maximum à 90 % du total des coûts éligibles

963.000,00

FINANCEMENT TOTAL DU PROJET 1.070.000,00


Postes budgétaires & plafonds Postes budgétaires & plafonds contractuelscontractuels

II. Frais de voyage et de séjour

IV. Impression & Publication

V. Autres frais

VI. Coûts indirects

Max. 40% du total des coûts directs éligiblesCofinancement doit respecter le plafond de 40%Jusqu’à 10% de flexibilité sans autorisationTaux de salaires locaux à respecter

7% du total des coûts directs éligibles recalculés à la fin du projet sur base des coûts éligibles réels. Cofinancement n´est pas permis

Jusqu’à 10% de flexibilité sans autorisation Frais de voyage: Frais réels par personneFrais de séjour: Plafonds par personne

Max. 30% du total des coûts directs éligibles Cofinancement doit respecter le plafond de 30%Jusqu’à 10% de flexibilité sans autorisation

I. Frais de personnel (et coûts de remplacement)

III. Equipement

Jusqu’à 10% de flexibilité sans autorisation


I.I. Frais de personnelFrais de personnel (frais de (frais de remplacement incl.)remplacement incl.) Couvrir les tâches directement nécessaires à l’accomplissement du projet et

non couvertes par d’autres sources : Tâches académiques ou administratives (3.1 Lignes directrices):

→ Développement de cours, maintenance de cours en ligne/Site Internet, etc.→ Cours de langue/d’informatique, travaux de traduction, évaluation d’activités, etc. effectués par du personnel interne (mais en cas de sous-contrat Autres Frais)

Frais de remplacement pour du personnel de l’UE (3.3 Lignes directrices)

ButBut

Les frais de personnel doivent respecter les tarifs locaux et refléter la politique usuelle de rémunération de l’institution. Voir barèmes journaliers de référence maximum: Lignes directrices/Annexe 3.Les dépenses totales relatives aux frais de personnel ne peuvent pas excéder la limite des 40 % (avec 10 % de flexibilité).Le cofinancement est également soumis à la limite des 40 %.

Règles Règles contractuellescontractuelles

Le coordinateur doit conserver : Pour les employés: convention de personnel (Lignes directrices/Annexe 1); Pour les non- employés: contrat de sous-traitance ou convention de personnel et une facture (plus 3 offres si contrat > 25.000 EUR); Pour le remplacement de professeurs de l’UE: confirmation d’engagement de l’institution européenne et convention de personnel.Le coordinateur doit fournir : Copies des contrats de sous-traitance et des factures uniquement si le contrat ou la rémunération >25.000 EUR; Explications et pièces justificatives seront fournies dans les états financiers (rapport final) si les taux salariaux appliqués sont supérieurs (Lignes directrices/Annexe 3).

Pièces Pièces justificativesjustificatives


Pays Personnel

d’encadrement

EnseignantsChercheurs Formateurs

Personnel Technique

Personnel Administratif

Belgique/België – BE 376 321 260 203

Bulgarie - BG 79 71 55 37

République Tchèque – CZ 144 144 104 75

Danemark - DK 489 419 341 267

Allemagne – DE 363 315 253 195

Estonie – EE 117 107 75 53

Grèce – EL 267 228 187 145

Espagne –ES 295 265 204 143

France – FR 424 359 235 179

Irlande – IE 479 417 348 255

Italie - IT 568 332 225 187

Exemple: Frais de personnel – Barèmes journaliers de référence maximum pour le personnel UE (en €) (barèmes bruts)Lignes directrices pour l’utilisation de la subvention (Annexe 3)


II. Frais de Voyage et de Séjour II. Frais de Voyage et de Séjour - Personnel

Couvrir les frais de voyage et de séjour du personnel et sous-traitants pour les mobilités liées à: missions d’enseignement/de formation, recyclage et mise à niveau, stages pratiques, développement des activités académiques, réunion de coordination, cours de langue, visites de dissémination.Le budget pour les frais de voyage et de séjour doit : uniquement couvrir les frais de voyage réels (y inclus les frais de visa, assurance voyage obligatoire et les frais d’annulation si justifiés) respecter le montant maximum journalier: les plafonds par personne,

indiqués au point 4.4.3 des Lignes directrices, doivent être respectésLes voyages pour des activités de recherche ne sont pas éligiblesLe coordinateur doit conserver : un rapport individuel de mobilité dûment SIGNÉ et complété pour chaque mobilité sur la base du formulaire standard (Lignes directrices/Annexe 2) des copies lisibles des titres de transport, cartes d’embarquement, factures, reçus.

Le coordinateur ne doit pas fournir les pièces justificatives lors de la soumission du Rapport final.

ButBut




Missions d’enseignement/de formation PP EU et PP / EU PP *

Recyclage et mise à niveau PP EU et PP *

Stages pratiques PP EU et PP

Visites de courte durée pour coordination et programmation Toutes (PP et EU)

Cours de langueDans le PP lui-même ou en-dehors si

combiné avec une autre mobilitéPP EU et mobilité PP

Visites de disséminationMobilité éligible auprès de tierces

parties dans les Pays Partenaires

Activité Direction

* Principe général: mobilités entre les bénéficiaires participant au projet

Personnel – Activités éligibles et directions des Personnel – Activités éligibles et directions des mobilités mobilités

Point 4.4.1 Lignes directricesPoint 4.4.1 Lignes directrices

Une autorisation écrite préalable de l’EACEA est nécessaire pour toutes autres destinations différentes de celles mentionnées ci-dessus.


Couvrir les frais de voyage et de séjour des étudiants du consortium liés à: des périodes d’étude à l’étranger, stages pratiques en entreprise, cours intensifs pour les étudiants des pays partenaires et participation de représentants étudiants à des réunions de coordination ou de contrôle qualité.

Le budget pour les frais de voyage et de séjour doit: uniquement couvrir les frais de voyage réels (y inclus les frais de visa,

assurance voyage obligatoire et les frais d’annulation si justifiés) respecter le montant mensuel couvrant le séjour, l’hébergement, le transport local et l’assurance personnelle: le plafond par mois et par personne, indiqué au point 4.5.3 des Lignes directrices, doit être respecté.Les universités d’accueil peuvent réclamer des frais institutionnels pour l’accueil des étudiants étrangers effectuant une période d’études (point 4.5.4 des Lignes directrices).

Durée minimale de deux semaines et maximale de trois mois.

Le coordinateur doit conserver : un rapport individuel de mobilité dûment complété et SIGNÉ pour chaque mobilité sur la base du formulaire standard (Lignes directrices/Annexe 2) des copies lisibles des titres de transport, cartes d’embarquement, factures, reçus.

Le coordinateur ne doit pas fournir les pièces justificatives lors de la soumission du Rapport final.

ButBut



II. Frais de Voyage et de Séjour II. Frais de Voyage et de Séjour - Etudiants


Etudiants - Activités éligibles et directions des Etudiants - Activités éligibles et directions des mobilitésmobilités Point 4.5.1 Lignes directricesPoint 4.5.1 Lignes directrices

Activité Direction Durée

Période d’études EU PP

PP PP et EUMin 2 semainesMax 3 mois

Stage pratiqueEU PP

PP EU et PP Min 1 moisMax 3 mois

Cours intensif PP EU et PPMin 2 semaines

Max 3 mois

Participation de représentants étudiants (PP et EU) à des réunions de coordination ou activités de contrôle qualité

PP et EU PP et EU

Courte durée acceptée et taux identiques

aux frais de séjour du personnel

* Principe général: mobilités entre les partenaires du consortium

Une autorisation écrite préalable de l’EACEA est nécessaire pour toutes autres destinations différentes de celles énumérées ci-dessus.


III. EquipementIII. EquipementCouvrir les frais d’équipement concernant directement les objectifs du projet (matériel informatique/logiciel), les coûts d’installation relatifs à la connexion Internet, l’accès aux bases de données, l’assurance, le transport et l’installation d’équipement, la maintenance.Autorisation préalable est nécessaire pour la location d’équipement.L’équipement doit : être exclusivement destiné aux universités des PP inclues dans le partenariat du projet (Projets communs) être exclusivement destiné aux universités/institutions/organisations des PP inclues dans le partenariat du projet (Mesures Str.) être exempté de la TVA et des frais de douane (ils ne sont pas éligibles) lámortissement nést pas applicable: l’ensemble des frais d’équipement

est couvert.Dépenses totales pour l’équipement ne doit pas excéder la limite de 30% (10 % de flexibilité). Le cofinancement est également soumis à cette limite !Le bénéficiaire doit conserver des copies lisibles de: toutes les factures concernant láchat d´équipement preuve de la passation de marchés (min. 3 offres) pour des achats de plus de 25.000 Euros (pas de ‘saucissonnage’ !).Le bénéficiaire doit fournir: des copies lisibles des factures concernant láchat d´équipement si > 25.000 EUR.Les noms des compagnies contactées (min. 3) doivent être indiqués dans les états financiers (Rapport final).

ButBut




IV. Frais d’impression et de IV. Frais d’impression et de publicationpublication

Cette ligne budgétaire peut couvrir:

coûts relatifs à l´édition et la publication (y compris sous forme électronique) conception et développement de sites Internet photocopies de matériel pédagogique/documentation

Photocopies générales Frais indirects

Les frais de personnel internes ne peuvent pas être couverts par cette rubrique (par ex. mise à jour et maintenance de site Internet).

Le bénéficiaire doit conserver, avec la comptabilité du projet, des copies lisibles de toutes les factures (factures internes à émettre en cas d’impression et publication faits en interne).

Le bénéficiaire ne doit fournir aucune pièce justificative avec le Rapport final.

ButBut




V. Autres fraisV. Autres fraisCouvrir les autres dépenses non-inclues dans dáutres catégories: Frais relatifs à la dissémination dínformation (publicité, matériel promotionnel tel que stylos, sacs, affiches, etc.) Coordination entre projets (maximum de 2.500 EUR) Frais bancaires (y compris frais de garantie bancaire si requise) Frais d’audit externe Cours de langues / IT, travaux de traductions, activités d’évaluation si sous-traitance avec un fournisseur extérieur (si effectués par du personnel interne frais de personnel) Location de locaux pour événements liés à la dissémination (autorisation préalable d’EACEA requise).

Frais inéligibles: frais de réception, frais liés à lútilisation de matériel par les institutions qui accueillent des étudiants ou du personnel, frais dínscription à des cours/conférences, pertes de change, etc.

Le bénéficiaire doit conserver, avec la comptabilité du projet, des copies lisibles de toutes les factures et relevés bancaires.

Le bénéficiaire ne doit fournir aucune pièce justificative avec le Rapport final.

ButBut

RèglesRèglescontractuellescontractuelles



VI. Coûts VI. Coûts IndirectsIndirects

Les frais indirects peuvent couvrir: fournitures de bureau, photocopies générales frais d´envoi et de télécommunication liés au projet frais d’Internet et d’utilisation de logiciels

Les coûts indirects sont éligibles à un financement forfaitaire de 7 % du total des coûts directs éligibles (art. I.4.2 et II.14.3).

A la fin du projet, les frais indirects engagés et déclarés seront éligibles aussi longtemps qu’ils: n’excèdent pas le montant absolu identifié pour les frais indirects dans l’Annexe II de la Convention (budget prévisionnel) ne représentent pas plus de 7 % du total des coûts directs réels éligibles selon l’évaluation financière.

Aucune pièce justificative n’est requise.

ButBut



Aucun cofinancement n’est autorisé sous cette rubrique.


Les bénéficiaires sont tenus déffectuer une ‘mise en concurrence’ (appel dóffres) (Art. II.9) pour:

láchat de tout type de biens ou services dans le cadre du projet Tempus (sous tout type de ligne budgétaire, donc pas seulement ‘équipement’)

MAIS SEULEMENT SI

le montant de láchat/sous-traitance dépasse le seuil de € 25.000

Les justificatifs dúne passation de marché (min. 3 devis/offres) doivent être conservés avec la comptabilité du projet Les noms des fournisseurs consultés (min. 3) seront indiqués dans les états financiers du Rapport final.

N.B. La pratique du « saucissonnage du marché » nést pas accepté.

Appel d’offresAppel d’offres


Contrat de sous-traitanceContrat de sous-traitance

• TOUJOURS DEMANDER L’ACCORD PRÉALABLE D’EACEA (même si mentionné dans la candidature! Voir FAQ n°51);

• Suivre les procédures mentionnées dans l’Art. II.9; les offres sont exigées pour les montants supérieurs à € 25.000;

• Coûts alloués dans les mêmes rubriques budgétaires que les dépenses internes, exceptés pour:

Prestations linguistiques et de traduction externes (Autres frais) Audits et évaluations externes de qualité (Autres frais) Cours externe IT (Autres frais)

Voir aussi FAQ n°28!


Taux de change Taux de change Toute transaction ≠ EUR doit être convertie et indiquée en EUR dans les états financiers du Rapport final

Quel taux de change ?

1. Depuis le début de la période d'éligibilité jusqu’à la date de réception du second préfinancement: le taux mensuel correspondant au mois au cours duquel vous avez perçu le premier préfinancement doit être appliqué;

2. De la date de réception du second préfinancement jusqu'à la fin de la période d'éligibilité: le taux mensuel correspondant au mois au cours duquel vous avez perçu le second préfinancement doit être appliqué.

Le taux de change à appliquer est le taux de change mensuel établi par la Commission européenne et publié sur son site web:

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro

N.B. Les pertes de change ne sont pas éligibles.


Pièces justificatives: résuméPièces justificatives: résumé

Poste budgétaire

Pièces justificatives

À soumettre

À conserver avec la comptabilité du projet (sur demande de l’EACEA, le bénéficiaire doit être en mesure d’envoyer immédiatement les pièces justificatives)

I. Frais de personnel

Copie du contrat de sous-traitance et de la facture dans le cas de contrat > € 25,000 * Une justification formelle pour les salaires dépassant les taux de référence.

Conventions pour le personnel Contrats de sous-traitance et factures pour les

sous-traitants Pour des contrats > € 25 000, les documents

relatifs à la procédure d’appel d’offres (min. 3 devis/offres)

Pour les frais de remplacement, une confirmation

de l’institution EU que le poste vacant a été pourvu +

Convention pour chaque remplaçant.

II. Frais de voyage et de séjour

NéantRapport individuel de mobilité et copies de tous les titres de transport, cartes d’embarquement, factures, tickets de caisse.

III. EquipementCopies des factures pour des achats de valeur > € 25 000*

Toutes les factures Trois devis / offres pour des achats > € 25 000.

* Les noms des compagnies consultées doivent être indiqués dans les états financiers du Rapport final


Pièces justificatives: résuméPièces justificatives: résumé

Poste budgétaire

Pièces justificatives

À soumettre

À conserver avec la comptabilité du projet (sur

demande de l’EACEA, le bénéficiaire doit être en mesure d’envoyer immédiatement

les pièces justificatives)

IV. Frais d’impression & de publication

Néant Toutes les factures

V. Autres Frais Néant Toutes les factures, extraits de compte bancaire

VI. Coûts Indirects Néant Néant, mais doit être identifiable et justifiable (Art. II.4.3)

Un rapport d’audit externe relatif aux états financiers et aux comptes concernant les activités réalisées doit être soumis pour les

subventions d’un montant de 750.000 € et plus.


Rapport financier et pièces justificativesRapport financier et pièces justificatives

Des tableaux financiers détaillés doivent être fournis pour justifier toutes les dépenses. Notez également que tout défaut de déclaration d’intérêts bancaires perçus sera considéré comme une FRAUDE !

Les règles concernant les pièces justificatives s’appliquent aux dépenses payées par Tempus ainsi qu’aux dépenses cofinancées !

Conseils généraux:

Contactez l’EACEA en cas de doute; Si nécessaire, veuillez fournir des explications détaillées dans

l’état financier; Recueillir les pièces justificatives requises dès que les

dépenses sont effectuées.


Obligation d’audit externeObligation d’audit externe

Obligatoire pour les subventions supérieures à € 750.000

QUOI?Vérification si les coûts sont déclarés correctement, sincèrement et justifiés par des documents adéquats, conformément aux dispositions de la convention de subvention. Voir la présentation détaillée dans la FAQ n° 3 !

PAR QUI?Par un auditeur certifié au niveau national avec les compétences linguistiques nécessaires (le rapport d’audit doit être rédigé dans la langue du projet!).

COÛT?N'oubliez pas de prévoir ces coûts sous la rubrique ‘Autres frais’ !Le montant peut s’élever entre € 5.000 et € 12.000.


Modifications du budget

Une demande PRÉALABLE d’autorisation auprès d’EACEA est nécessaire pour toute augmentation, de plus de 10%, du montant approuvé dans chacun des postes budgétaires des coûts directs.

Les demandes doivent expliquer les raisons et l’impact de la modification budgétaire sur les activités et les résultats découlant de la modification. Elles doivent être soumises, au plus tard, un mois avant la fin de la période d’éligibilité.

Le plafond pour l´équipement et pour les frais de personnel (30% et 40% du total des coûts directs éligibles de l’Annexe II) n´est pas négociable. La flexibilité de 10% s’applique aussi à ces plafonds.

Le montant alloué aux coûts indirects ne peut pas être modifié et la flexibilité de 10% ne s’applique pas à ce poste budgétaire.


Le concept de cofinancementLe concept de cofinancement

La contribution à la subvention Tempus ne peut excéder 90% du budget total du projet (= Tempus + cofinancement) considéré

comme éligible à la fin du projet;

Le pourcentage de cofinancement est spécifique pour chaque projet (et est indiqué à l‘Art. I.4 de votre convention de subvention).

Cofinancement réel (minimum 10%):

Doit être déclaré et justifié dans le Rapport final et sera examiné et évalué pour le calcul du total des coûts éligibles à la fin du projet;

Ne peut pas concerner des frais qui ne sont pas éligibles au financement Tempus;

Peut être déclaré sous tout poste budgétaire sauf ‘Coûts Indirects’; Doit respecter les mêmes règles sur les pièces justificatives que

celles qui s’appliquent aux dépenses payées par Tempus.


Détermination de la subvention finaleDétermination de la subvention finale Art. II.17 Convention de subventionArt. II.17 Convention de subvention

La subvention finale correspondra au montant le plus bas parmi les plafonds suivants qui seront calculés à la fin du projet:

Plafond A: % du total des coûts éligibles réels à la fin du projet comme indiqué à l’art. I.4.3

Plafond B: Total des dépenses déclarées moins le montant total de cofinancement déclaré

Plafond C: Montant maximal de la subvention Tempus = montant indiqué à l’art. I.4.3


Détermination de la subvention Détermination de la subvention finalefinale

COÛTS DU PROJETBudget

Approuvé €

I Frais de personnel 400.000,00

II Frais de voyage et Frais de séjour 300.000,00

III Equipement 200.000,00

IV Frais d’impression et de publication 80.000,00

V Autres Frais 20.000,00


VIFrais indirects(7% du total des coûts directs éligibles)

70.000,00

Montant total des coûts éligibles (I - VI) 1.070.000,00


Cofinancement d’au moins 10% du total des coûts éligibles

107.000,00

Subvention Tempus: comprend le financement d’un maximum de 90% du total des coûts directs

963.000,00


DECLARÉE PAYÉE PAR

TEMPUS

DECLARÉE CO-

FINANCÉE

DÉPENSES TOTALES

€

290.000,00 10.000,00 300.000,00

250.000,00 50.000,00 300.000,00

95.000,00 5.000,00 100.000,00

35.000,00 5.000,00 40.000,00

10.000,00 0 10.000,00

680.000,00 70.000,00 750.000,00

52.500,00* 52.500,00*

732.500,00 70.000,00 802.500,00

Plafond A: 90% of 802.500 = EUR 722.250

Plafond B: 802.500 - 70.000 = EUR 732.500

Plafond C: EUR 963.000

Décision finale de paiement:PLAFOND A = EUR 722.250

Hypothèse: toutes les dépenses déclarées sont éligibles y compris les coûts indirects

Art. I.4.2 Budget total (y inclus le cofinancement): ex. € 1.070.000 Art. I.4.3 Montant maximal de la subvention Tempus: ex. € 963.000

= 90% des coûts totaux éligibles

* = 7 % du total des coûts éligibles directs (cofinancement + couvert par Tempus)** = pourcentage variant selon chaque projet (voir Article I.4.3)




Approuvé €








70.000,00




107.000,00


963.000,00



TEMPUS

DECLARÉE CO-

FINANCÉE

DÉPENSES TOTALES €

320.000,00 80.000,00 400.000,00

230.000,00 20.000,00 250.000,00

80.000,00 20.000,00 100.000,00

30.000,00 10.000,00 40.000,00

10.000,00 0 10.000,00

670.000,00 130.000,00 800.000,00

56.000,00* 56.000,00*

726.000,00 130.000,00 856.000,00

Plafond A: 90% of 856.000 = EUR 770.400Plafond B: 856.000 - 130.000 = EUR 726.000


Décision finale de paiement:PLAFOND B = EUR 726.000








Approuvé €








70.000,00




107.000,00


963.000,00



TEMPUS

DECLARÉE CO-

FINANCÉE

DÉPENSES TOTALES €

400.000,00 40.000,00 440.000,00

330.000,00 330.000,00

190.000,00 30.000,00 220.000,00

80.000,00 5.000,00 85.000,00

15.000,00 7.000,00 22.000,00

1.015.000,00 82.000,00 1.097.000,00

70.000,00* 70.000,00*

1.085.000,00 82.000,00 1.167.000,00

Plafond A: 90% of 1.167.000 = EUR 1.050.300

Plafond B: 1.167.000 - 82.000 = EUR 1.085.000


Décision finale de paiement:PLAFOND C = EUR 963.000






Cycle de paiementCycle de paiement

- Après la signature de la Convention de subvention par la dernière des 2

parties (OU après réception de la garantie bancaire si demandée)

- Après réception de:

- Après l’approbation du Rapport Final y inclus:

Demande de paiement +

Rapport Intermédiaire

(IR)

Demande de paiement +

Rapport Intermédiaire

(IR)

45 jours1er préfinancement: 60%

2ème préfinancement: 30%

solde: max 10%Etats

Financiers & Demande de

paiement

Etats Financiers & Demande de

paiement

Rapport Final

Rapport Final

Rapport d’Audit Externe

Rapport d’Audit Externe

deux mois

après la fin

du projet Demandé pour

les subventions

de € 750,000

ou plus

Rapport Intermédiaire à soumettre dans tous les cas, au

plus tard à la moitié de la durée

du projet

Rapport Intermédiaire à soumettre dans tous les cas, au

plus tard à la moitié de la durée

du projet

Quand 70%

du 1er

préfinancement

a été dépensé


AUDITS EX-POSTAUDITS EX-POST

Peuvent être proposés par EACEA ou organisé au hasard

Jusqu’à 5 ans après que la fin de la période d’éligibilité du projet

Vérification si:

A) les dépenses déclarées ont réellement été effectuées (pour les 6 rubriques du budget!) ;

B) les dépenses déclarées sont conformes à la convention de subvention ;

C) des intérêts bancaires ont été perçus et déclarés.


Documents de référence à consulter régulièrement:

Convention de subvention Lignes directrices pour l’utilisation de la subvention Foires Aux Questionshttp://eacea.ec.europa.eu/tempus


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