schémaD I R E C T E U R

HÔPITAUX CIVILS DE COLMAR

Système d’informationNote de synthèse

Rédigée par O. TREPS et I. POSTIC

Société CG2 conseil

Pour le compte des HCC

CHAPITRE 1 : UN VOLET DU PROJET D’ETABLISSEMENT

Dans le cadre de l’élaboration du projet d’établissement, les HCC ont prévu de doter leur système d’information d’un Schéma Directeur pour la période 2013- 2017.

Le Schéma Directeur Informatique (SDI) a eu pour objectif d’identifier et de qualifier les grands chantiers informatiques qui couvriront les besoins actuels et futurs de tous les métiers de l’Hôpital et qui construiront le futur Système d’Information.

Ils devront s’inscrire en cohérence avec les objectifs stratégiques du projet d’établissement, et accompagner ce dernier dans ses phases de mise en œuvre opérationnelle.

Les principaux objectifs du SDI sont de répondre aux principaux enjeux stratégiques :

• Réactivité, qualité et sécurité de la prise en charge du patient (traçabilité et respect des bonnes pratiques et de la réglementation)

• Facilité et optimisation des échanges entre les professionnels au sein des HCC et avec les partenaires extérieurs (continuité, disponibilité, traçabilité et harmonisation)

• Amélioration des conditions de travail des collaborateurs

• Prendre en compte les objectifs décrits dans le programme hôpital numérique.

• Permettre aux HCC d’asseoir leur positionnement dans l’environnement régional.

PROJETMÉDICAL

PROJET DE SOINSPROJET SOCIAL

PROJET DE GESTIONPGM D'INVESTISSEMENT

QUALITÉ RISQUESCOMMUNICATION

SYSTÈMED'INFORMATION

CHAPITRE 2 : UNE METHODOLOGIE DE CONSTRUCTION PARTICIPATIVE ET COLLABORATIVE

Le projet s’est organisé autour d’un comité de pilotage composé de représentants des métiers : praticien, pharmacien, soignant, informatique et direction, et de rencontres avec les professionnels métiers, dans le cadre de groupes de travail et/ou entretiens :

• Groupe 1: dossier patient, dossier de spécialités, intégration• Groupe 2 : anesthésie et réanimation• Groupe 3 : médecine nucléaire & radiothérapie• Groupe 4 : bloc opératoire• Groupe 5 : pharmacie• Groupe 6 : imagerie• Groupe 7 : laboratoires• Groupe 8 : processus admission/codage/ facturation/pmsi

• Groupe 9 : achat/logistique• Groupe 10 : gestion des ressources humaines• Groupe 11: outils institutionnels• Groupe 12: Pilotage et lien avec le projet d’établissement

Et des entretiens avec les responsables médicaux du SSR, de la psychiatrie, ainsi que le CNEH, assistance à l’élaboration du projet d’établissement et le représentant de l’ARS d’Alsace Mr Bouteau.

Le fil conducteur commun à l’ensemble des groupes et entretiens, pour mener à bien les travaux de réflexion, a été le processus métier concerné et plus particulièrement les étapes de ce processus.

Socle Informatique

Dossier Patient

Gestion administrative

Plateaux Techniques

CHAPITRE 3 : UNE DEMARCHE DE TRAVAIL QUI SUIT UNE LOGIQUE STRUCTUREELa réflexion a été menée en quatre temps :

1 - Le temps du diagnostic : s'appuyer sur la compréhension de l'existant pour évaluer la pertinence des systèmes d’information, des infrastructures et de la fonction informatique aux regards des orientations stratégiques, des attentes des utilisateurs et des métiers, des macros processus de fonctionnement et de l’organisation du travail et de la gouvernance du système d’information.

2 - Le temps de la vision du système d’information : prendre en compte les orientations fondamentales des métiers, des missions et de l'environnement et, construire la cible pour le système d’information des HCC.

3 - Le temps des scénarios et de la trajectoire : déterminer le meilleur scénario de trajectoire possible pour la réussite de la transformation afin d’aboutir au mieux à la cible en maîtrisant les moyens et les budgets et en minimalisant les risques.

4 - Le temps du plan de mise en œuvre : décliner la cible et la trajectoire en plan projet avec une fiche projet qualifiant chacun d'entre eux, une description de l’organisation et de moyens nécessaires pour mettre en œuvre le SDI et enfin les modalités de lancement de cette mise en œuvre.

Le comité de pilotage s’est réuni à la fin de chacun des temps de travail pour réaliser les choix et les arbitrages stratégiques.

La trajectoire de transformation du système d’information a été construite à partir de critères pour prioriser les projets identifiés.

En effet, la réalisation du SDI se fait dans un environnement contraint nécessitant une répartition équilibrée des projets sur la période 2013-2017 pour se donner toutes les chances de réussir cette transformation (ressources métiers et informatiques disponibles, moyens financiers).

Bilan de l'existant

Phase 1

Réalisation d’un état des lieux du Système

d’InformationIdentification et qualification

des besoins métiersCadrage stratégique de la

cible du Système d’Information

Validationde l'analyse

Choix duscénario

Validationdu CCTP

Rédaction duschéma directeur

Phase 2

Définition et choix d’une cible du système

d’informationDéfinition et choix d’une

trajectoire de mise en œuvreRédaction des fiches par

projet identifié

Cahiers des charges

Phase 3

Rédaction ou des cahiers des charges

pour la recherche des solutions retenues

2012 2013

1 4 7

CHAPITRE 4 : LA TRAJECTOIRE DE TRANSFORMATION :40 PROJETS IDENTIFIES, 28 SELECTIONNES POUR 2013-2018

Chacun des 40 projets a donc été évalué et comparé :

- une valeur technique du projet basée sur :• les gains financiers (ressources ou coûts) que le projet, une fois

réalisé, pouvait dégager.• les gains qualitatifs : plus de qualité, de sécurité mais aussi le

volume d’utilisateurs concernés par le projet• le ou les risque(s) à faire ou ne pas faire.

- Un coût estimé du projet basé sur :• les coûts liés à la charge en ressources métier et informatique :• les coûts d’investissement et les coûts d’exploitation (matériels,

logiciels, prestations et maintenance)

Les 28 projets représentent un montant d’investissement sur 4 ans de 4 M€ pour les licences et les prestations projet et 3 M€ pour les équipements et matériels.Les ressources humaines nécessaires pour réaliser les projets du schéma directeur correspondent à 3 équivalents temps-plein pour le service informatique et 4 équivalents temps-plein métiers selon les fonctions cibles déployées.

La réflexion relative à la planification des projets a pris en compte

ces critères, mais également le contexte des HCC (continuité des projets en cours, vieillissement des solutions en production, ..) ainsi que l’environnement régional (calendrier des projets régionaux, exemple du projet SIMRAL).

Dans cette logique, l’objectif pour mi-2015 est de doter les HCC d’un système d’information solide qui repose sur deux socles fondamentaux et outillant des processus de travail structurants : un socle dossier patient embarquant le circuit du médicament et un socle applicatif pour valoriser l’activité.

En effet, les HCC ont vécu une expérience malheureuse en 2010 avec l’arrêt du projet d’informatisation de la production des soins au travers de la solution Axigate et qui a nécessité de relancer un projet complet en 2011. Aussi, le nouveau projet avec la solution Cristal-net est la priorité de ce SDI et permettra de répondre transversalement aux besoins du plus grand nombre de professionnels.

Pour le projet «valorisation de l’activité », son lancement est nécessaire en 2013 pour anticiper un risque d’arrêt de la solution du fait de son obsolescence et la difficulté à la maintenir.

Fonctions cibles Note délai RH Coût

RESSOURCES HUMAINESRESSOURCES HUMAINESRI Ressources informatiquesRM Ressources métiers

DÉLAI Délai en nombre de mois

3 CRITÈRESC1 Gains financiers (gains qualitatifs et quantitatifs)

C2 Gains qualitatifs

C3 Risque : à faire ou à ne pas faire

RESSOURCES FINANCIÈRES

Invest. Coût d’investissement (licences, matériels, prestation)

Exploit. Coût d’exploitation annuel (maintenance, formations)

COÛT Coût global sur 5 ans

CHAPITRE 5 : LE PORTEFEUILLE DE PROJETS POUR LA PERIODE 2013-2018Au-delà des incontournables nécessaires aux infrastructures, à l’intégration et à la communication avec l’environnement territorial et national, ce portefeuille va permettre de structurer le système d’information en 5 filières applicatives : Cristal.Net, les outils métiers des plateaux techniques, l’outil de valorisation de l’activité (codage/PMSI), la solution CPAGE et les outils institutionnels (qualité/risque, GED, ..).

Sur les 28 projets retenus :

- 14 permettront d’offrir aux professionnels de santé non seulement un socle de dossier patient commun à travers la solution Cristal Net mais également qui prépareront le système d’information clinique à l’ouverture et aux échanges avec les partenaires extérieurs (laboratoire, imagerie notamment).

- 6 s’adressent aux fonctions supports et auront pour objectif de fluidifier et de sécuriser les échanges transversaux entre les métiers (exemple avec la mise en place d’un système d’information performant pour le recueil et la saisie de l’activité produite et sa valorisation, gestion des flux logistiques) et d’harmoniser les données traitées pour en réaliser plus aisément des exploitations au bénéfice des HCC (pilotage de l’établissement, gestion de la qualité et des risques).

- 8 projets transversaux ou techniques qui permettront de garantir la performance, la disponibilité du système d’information et son ouverture vers l’extérieur en toute sécurité, et d’offrir des conditions de travail favorables aux professionnels des HCC (changement poste de travail et maintien du réseau notamment).

A7 : échanges médecine ville

A2 : gestion des RdV

A1 : dossier médical et de soins, prescription des médicaments

A3 : dématérialisation des documents

A4 : dictée numérique

A5 : dossiers spécialités A5 : serveur résultats A5 : prescriptions