Guide Vie associative

sommaire

LES SITES UTILES

www.service-public-asso.fr Formalités administratives, fonctionnement, financement, services en lignewww.millau.fr Faites-vous connaitre à Millau,en étant répertorié dans l’Annuairedes Associations (Inscription gratuite)

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2021

préambulele guicheT de la vie associaTive

la demande de subvenTion

demande d’occupaTion occasionnelle  de salleou du domaine public

mise À disposiTion « permanenTe » de locauX

affichages

locaTion du maTériel, auTres presTaTions ou souTien des services municipauX

SE FORMERFORMATION DES BENEVOLES - ASSOCIATIONS SUR LE LOT ET L’AVEYRON Cette formation est ouverte à toute Association quel que soit son objet social.

A l’issue de cette formation, il sera remis aux participants un certificat de formation reconnu par l’etat (le CFGA : certificat de formation à la gestion associative).Les stagiaires, ont la possibilité s’ils lesouhaitent, de valoriser leurs expériences et leurs acquis devant les membres d’une commission institutionnelle.

renseignements :http://www.lot.gouv.fr/formation-de-benevoles-associations-sur-le-lot-et-a10939.html

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Tout au long de l’année à Millau, une multitude d’activités et d’événements sont organisés par des Associations. La densité et la diversité du tissu associatif sont des atouts essentiels pour la Ville de Millau et pour ses habitants. En effet, il renforce le lien relationnel et intergénérationnel.

Aussi, au regard des nombreuses demandes que reçoit la mairie, il nous a semblé important de prendre deux mesures, pour simplifier les démarches des Associations. La première, en créant un guichet unique, qui offre, depuis septembre dernier, un seul et même interlocuteur aux intervenants associatifs.

La seconde, en éditant ce premier Guide, intégralement dédié aux Associations, dans lequel elles trouveront tous les renseignements utiles et inhérents à l’organisation de tout événement, lorsque la ville de Millau y participe directement ou indirectement.

Ainsi, grâce à l’aide de Thierry SOLIER, délégué aux Associations, la première édition du Guide voit le jour et c’est avec plaisir que nous le mettons à votre disposition.

Nous tenons également à encourager et à saluer les initiatives des bénévoles, plus que jamais utiles, dans un contexte économique contraint.

bonne lecture et bonne année associative !

Thierry solierConseiller municipalDélégué aux Associations

éditorialLE gUIdE dESTIné aUx aSSOcIaTIOnS MILLavOISES

christophe sainT-pierreMaire de Millau

pARTIE 01 pRéAMBULE

01préambule

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la vie associative, dans toute sa diversité, est fortement développée dans notre ville. Les Associations sont des acteurs essentiels de la vie locale, notamment grâce à l’engagement des bénévoles. Elles participent pleinement à l’animation de la Cité et à la richesse de sa programmation événementielle.

Depuis longtemps, la municipalité a su être à l’écoute des Associations, faire appel à elles et les aider à réaliser leurs projets.

La volonté de la municipalité aujourd’hui est d’améliorer le fonctionnement des rapports entre les Associations et la Ville en proposant un guide recensant toutes les démarches utiles.

Il permet d’affirmer à la fois :• la reconnaissance des Associations comme partenaires privilégiés de la commune ;• la transparence des procédures concernant les aides apportées aux associations ;• l’engagement mutuel de mieux partager et communiquer pour être plus efficace ;• le rôle de chacun.

pour que les échanges soient facilités, un Guichet de la Vie Associative est à disposition des Associations. Il est leur interlocuteur privilégié.

LES aSSOcIaTIOnS : L’adn dE MILLaU

pARTIE 02 LE GUIChET DE LA VIE ASSOCIATIVE

02le guichetde la vieassociative

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LE LIEU dE RéFéREncE pOUR LES aSSOcIaTIOnS

il s’agit d’un lieu d’informations pour les associations dans leur relation avec la ville.

pour être enregistrées dans la banque de données du Guichet de la Vie Associative, les Associations doivent automatiquement communiquer les statuts ainsi que toutes modifications concernant la vie de leur Association (adresse, coordonnées des représentants légaux, n°SIRET…).

pour une demande de subvention, de locaux, de sites publics ou une aide pour une manifestation, les Associations avaient parfois plusieurs interlocuteurs. Dorénavant, les demandes sont faites auprès du Guichet de la Vie Associative, qui se charge de leur suivi.

Cet interlocuteur est en capacité d’apporter les premiers éléments de réponse. Il se charge d’enregistrer et d’orienter vos demandes vers le service référent.

Dans un deuxième temps, les Associations peuvent être amenées à contacter directement les services référents. 

pour toutes demandes de prêt, location ou subvention des dossiers-types doivent être retirés auprès du Guichet de la Vie Associative ou sur le site internet de la ville www.millau.fr(Rubrique « ASSOCIATIONS »)

Le dépôt des dossiers se fait sur rendez-vous, contact :guichet de la vie associativeT. 05.65.59.50.32m. guichetvieassociative@millau.fr

pARTIE 03 LA DEMANDE DE SUBVENTION

03lademandedesubvention

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les subventions peuvent être :• destinées, selon des critères définis, à participer aux charges et aux frais de fonctionnement liés à une activité régulière ;• exceptionnelles concernant des projets ponctuels.Une subvention ne constitue en aucun cas un droit acquis.

cOnTRaInTESjURIdIqUES

conditions de demande de subvention :

• Outre sa contribution à l’intérêt général, l’Association doit présenter un intérêt local, c’est-à-dire que ses activités doivent être développées au profit de la population du territoire concerné, avoir une vie associative réelle.• Certaines subventions sont illégales : si elles sont accordées à des organismes ayant pour objet la propagande politique ou religieuse ou la défense d’intérêts privés. Aucune subvention ne sera accordée à des Associations dont la gestion est intéressée ou soumise à des impôts commerciaux et qui peuvent concurrencer des activités commerciales.• Pour toute Association, il conviendra de produire à la collectivité :

• ses comptes selon le modèle du plan comptable général avec certification du commissaire aux comptes si elle a reçu une subvention publique supérieure à 153000€• ses comptes selon le modèle du plan comptable  général avec certification mais intervention non obligatoire du commissaire aux comptes si la ou les subventions publiques sont supérieures à 76266€• ses comptes certifiés par un membre (Président et Trésorier) pour les autres

• L'Association doit avoir une gestion saine et transparente.Elle transmet ses comptes et bilans (certifiés si nécessaire) annuellement avant sa demande de subvention, auprès du Guichet de la Vie Associative qui transmettra au Service référent.• L’Association doit inviter le Maire à l’Assemblée Générale annuelle 1 mois avant la date.

Obligations des collectivités qui versent des subventions : • Toute décision d’attribution de subvention à une Association doit être préalablement votée en Conseil Municipal (délibération obligatoire) ; • Les subventions des collectivités aux Associations dont le montant dépasse annuellement 23 000€1, doivent obligatoirement faire l’objet d’une convention d’objectifs qui définit : l’objet, les montants et conditions d’utili-sation de la subvention attribuée.• La liste des concours attribués par la Commune à des Associations sous forme de prestations en nature et de subventions doit être jointe en annexe aux documents budgétaires des communes2 et figurer sur le site internet de la collectivité.

1.décret n° 2001-495du 6 juin 2001

2. art. L6471-3 du Code Général des Collectivités Territoriales

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pARTIE 03 LA DEMANDE DE SUBVENTION

Un seul dossier à compléter, quelle que soit la demande(fichier cerfa n°12156*04 à télécharger) :

• Pour une subvention de fonctionnement annuelle ;• Pour une subvention pour une action ou une manifestation ponctuelle.

procédure :

1.- Quel que soit le type de subvention sollicitée, un courrier doit êtreadressé à Monsieur le Maire accompagné d’un dossier en un exemplaire sur support papier. Il devra être déposé sur rendez-vous au Guichet de la Vie Associative, au plus tard le :

• 31 juillet de chaque année pour les demandes concernant le Service éducation ; • 30 septembre de chaque année pour les demandes concernant les Services Sport, Culture, Social et autres ;2.- Un accusé de réception est délivré lors du dépôt du dossier s’il est complet ;3.- Le dossier est dirigé vers le service référent ;4.- Les demandes de subvention sont instruites et étudiées par chaque service référent conjointement à l’élaboration du budget prévisionnel de la Ville ;5.- Les réponses aux Associations sont envoyées par le service référent après le vote du budget ;6.- Le Guichet de la Vie Associative tient un registre des demandes, de leur suivi et de la décision municipale.

attention : Aucune subvention n’est attribuée ou reconduite sans qu’elle n’ait été sollicitée et motivée.Seuls les dossiers complets et remis dans les temps seront traités.

Les dossiers seront examinés par les services référents.Cet examen reposera sur les critères généraux suivants :

• l’adéquation entre l’action de l’Association et la politique associativede la ville ;

• l’intérêt général et local ;• le service rendu à la population millavoise.

pour les subventions de fonctionnement :

1.- le nombre d’adhérents/licenciés ; jeunes et adultes, Millavois et extérieurs (Associations sportives);2.- le nombre de salariés ;3.- la localisation des actions ou manifestations ;4.- le projet de l’Association au service de l’intérêt local ou sa mission de service public ;5.- le nombre de jeunes de moins de 18 ans (Associations sportives) ;6.- la situation financière de l’Association dont l’étude du budget prévisionnel pour l’année N + 1 et les comptes définitifs de l’année N.

FORMULaIREdE dEMandEdE SUbvEnTIOn

cRITèRESd’aTTRIbUTIOndES SUbvEnTIOnS

II

III

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LE cadREjURIdIqUEET FInancIER

pour les associations sportives, ces critères sont complétés par :

1.- la qualification de l’encadrement sportif,2.- le niveau de compétition,3.- le projet éducatif et sportif.

pour les associations culturelles :

1.- la qualité artistique des actions proposées,2.- la diversité et la cohérence des actions culturelles,3.- la non-redondance de l'action proposée,4.- le nombre de participants (public) aux différentes manifestations.

pour les subventions sous conditions d’octroi :

1.- l’objet et le programme de la manifestation,2.- le public ciblé et le nombre de participants,3.- le budget prévisionnel de la manifestation,4.- l’intérêt que revêt la manifestation pour le Territoire.

dans le cadre des subventions sous conditions d’octroi (organisation d’un événement ou d’une manifestation) ou de subventions d’un montant supérieur à 23 000€, la ville et l’association doivent signer une convention ou un contrat d’objectifs. Ceux-ci porteront sur l’objet, les modalités de versement, de résiliation, etc. Ils seront actés par délibération du Conseil municipal avant l’événement et le versement de la subvention.

rappel : L’Association doit valoriser les subventions, les aides en nature, et le bénévolat dans son compte d’exploitation.Elle doit être en mesure de justifier de l’usage de ces fonds publics lorsque la Ville en fait la demande.

communication :L'Association a obligation d'intégrer le logo de la Ville ainsi que de mentionner son aide sur tous les supports de communication après avoir préalablement demandé et obtenu la validation du Service Communication de la Ville.le versement :Sauf conventionnement particulier, le mandatement intervient après le vote du budget ou de la délibération approuvant l’attribution de la subvention.subvention de fonctionnement :Le versement pourra intervenir de façon fractionnée. Il en sera convenu avec l’Association.subvention de manifestation :Versement de la subvention par mandatement après la manifestation, sur présentation du rapport d’activité et des comptes de résultats de la mani-festation. Dans le cadre de l’établissement d’une convention de partena-riat, il est possible de déroger à cette règle par le versement d’acompte.

Iv

pARTIE 04 DEMANDE D’OCCUpATION OCCASIONNELLE DE SALLE…

04demanded’occupationoccasionnellede salle ou dudomainepublic

DEMANDE D’OCCUpATION OCCASIONNELLE DE SALLE… … OU D’ESpACE pUBLIC 2413

cOnTRaInTESjURIdIqUES

la ville de millau possède des locaux et des espaces publics susceptibles d’être mis à disposition dans le cadre d’une procédure administrative impliquant différents services municipaux.La procédure diffère selon la nature d’utilisation (ponctuelle ou annuelle) des salles, des espaces publics ou autres équipements divers.

conditions pour demander une salle ou un espace public  :

• La Commune se réserve le droit d’accepter ou de refuser de mettre à disposition les locaux dont elle est propriétaire. Les services de la Ville demeurent prioritaires pour leur utilisation.• L’Association demandeuse devra avoir obligatoirement au moins un an d’existence.• La réservation d’une salle municipale pour le compte d’une tierce personne, ou d’une autre Association, ainsi que la sous-location d’une salle qui a été prêtée ou louée, sont formellement interdites.• La Ville se réserve le droit de réquisitionner des locaux pour installer un poste de Commandement Municipal (p.C.M) en cas de risques ou de forces majeurs.• Le principe de mise à disposition des locaux, propriété de la commune (domaine public et privé) est la non-gratuité de l’occupation privative. Toute exception à cette règle doit être validée par le Conseil Municipal.• Si l’organisateur envisage la diffusion d’œuvres musicales ou théâtrales, il s’engage alors à se mettre en conformité avec la législation sur les droits d’auteurs et prendre attache auprès de la SACEM ou autre organisme accrédité, pour régler les modalités de cette diffusion.• Enfin, il veillera à ce que l’environnement ne soit pas perturbé par des nuisances liées à une sonorisation excessive, à des comportements individuels ou collectifs bruyants, à des stationnements gênants en particulier devant les issues de secours.

I

pARTIE 04 DEMANDE D’OCCUpATION OCCASIONNELLE DE SALLE…

les salles municipales et espaces publics sont attribués en contrepartie d’une redevance fixée par délibération du conseil municipal.

les dispositions générales :• Chaque Association résidant sur la commune peut bénéficier sur une année civile de mises à disposition de journées gratuites de location :- Salle des Fêtes : 1 journée- Salles René Rieux et Menuiserie : 2 journées pour chaque salle• Les autres utilisateurs sont redevables du prix de la mise à disposition hors gymnases et plateaux sportifs.• Toute prestation supplémentaire, notamment les fluides, sont à la charge exclusive de l’utilisateur.• Une facture sera établie une fois la manifestation passée et le paiement de la redevance devra être effectué au plus tard dans le courant du mois suivant.

Certaines Associations en raison de leur activité et en fonction des disponibilités de la Ville, peuvent bénéficier de locaux ou d’espaces publics de façon ponctuelle.

• Un courrier précisant la demande devra être adressé à Monsieur le Maire impéraTivemenT 3 mois minimum avant la manifestation. A aucun moment, une option ne vaudra réservation.• Les demandes de réservation seront enregistrées par le Guichet de la Vie Associative pour suivi,• Aucune demande de réservation ne sera traitée par téléphone,• Le dossier unique de demande d’organisation de manifestation (disponible au Guichet ou sur le site de la Ville) devra être complété et retourné au Guichet de la Vie Associative au plus tard 2 mois avant la manifestation.

il comporte entre autres :• l’intitulé de l’Association ou de l’organisme,• le motif de l’occupation,• l’identité, la qualité et les coordonnées du responsable présent,• l’objet de l’activité envisagée,• la salle ou espace public souhaité,• les dates et horaires d’occupation demandés,• le nombre de personnes attendues au regard de la capacité de l’équipement sollicité,

LES MOdaLITéSdE RéSERvaTIOn

III

La TaRIFIcaTIOnII

DEMANDE D’OCCUpATION OCCASIONNELLE DE SALLE… … OU D’ESpACE pUBLIC 2415

• une fiche technique détaillée des aménagements et équipements susceptibles d’y être installés,• l’engagement de se conformer aux dispositions du présent guide et du règlement intérieur de la salle et/ou des arrêtés liés à la manifestation.

L’association se doit de respecter le règlement intérieur de chaque salle.

• Le Guichet de la Vie Associative enregistre la demande, vérifie le dossier unique de demande d’organisation de manifestation et le dirige vers les différents services référents pour traitement. Il assure la coordination et le suivi de la demande.

attention ! Aucun dossier incomplet ou remis hors délais de 2 mois, ne sera accepté. Aucune demande ne sera traitée par téléphone

• Les dossiers seront examinés par une Commission réunie régulièrement.• Toute demande fera l’objet d’une réponse.

attention ! Aucune demande ne peut être considérée comme acceptée tant que la réponse n’a pas été notifiée par écrit à l’Association.

• En cas de réponse positive de la Commission «événementiel», un courrier sera adressé à l’Association, accompagné du devis récapitu-lant l’ensemble des prestations (droits d’occupation, mise à disposition matériel, SSIAp ou autres prestations…) que l’Association devra approu-ver et signer. Il conviendra d’acquitter une caution ainsi que les droits d’occupation auprès du Guichet de la Vie Associative.

attention ! - Dans certains cas, des agents SSIAp sont obligatoires et seront tarifés aux organisateurs. - En cas de demandes de réservation de la même salle, à la même date, la décision finale revient à la Mairie. - Selon l’importance de la manifestation, une réunion de coordination sera organisée avec le Service référent et le Service Festivités. Les membres de l’Association y seront conviés.

L’InSTRUcTIOndE La dEMandE

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05pARTIE 04 DEMANDE D’OCCUpATION OCCASIONNELLE DE SALLE…

• lors de la prise de possession de la salle, le responsable désigné par l’Association fera avec le service en charge l’état des lieux des locaux prêtés, l’inventaire du mobilier ou du matériel et consignera éventuellement ses observations sur la fiche.• pour l’état des lieux, l’utilisateur doit indiquer les coordonnées de son interlocuteur, dirigeant de l’Association ou bénévole (son nom, son adresse et numéro de téléphone). Cet interlocuteur se présente aux dates et heures fixées avec le gestionnaire des salles et les clefs lui sont remises.• La manutention nécessaire (mise en place de tables, chaises et enlèvement en fin de manifestation ou autres) est assurée par l’association,• L’Association, sous couvert de son président, devra restituer les locaux dans l’état initial d’organisation préalable et de propreté (le nettoyage de la salle est assuré par l’Association, à défaut il lui sera refacturé)• La prise de possession de la salle engage les organisateurs à la restituer conformément à l’état des lieux. en cas de non-respect, la caution sera retenue.

il est formellement interdit :• d’accueillir un public supérieur au nombre légal autorisé pour chaque salle (voir l’annexe pour les capacités de chaque salle municipale),• de réaliser des aménagements ou d’installer des équipements complémentaires à ceux de la salle qui n’auraient pas été validés par la commission de sécurité,• de fumer dans tous les lieux fermés et couverts accueillant du public,• de consommer de l’alcool sans autorisation.

• En cas de détérioration ou de disparition de matériel, le coût de remplacement sera facturé à l’Association.• La Ville de Millau ne saurait être tenue pour responsable des éventuels vols subis par le titulaire de la réservation et/ou par le public lors des manifestations organisées.• De la même façon, elle ne saurait être tenue pour responsable des éventuels dommages causés par une utilisation inadéquate de la salle attribuée et/ou du matériel mis à disposition.• Enfin, le titulaire de l’occupation s’engage à garantir sa responsabilité par une assurance responsabilité civile pour tout dommage corporel ou matériel pouvant survenir lors de la manifestation. Il en est de même en ce qui concerne les vols et autres dommages dont il peut être victime.• L’Association devra fournir une attestation d’assurance pour le bien occupé et pour son activité (« risques locatifs ») .

vII

éTaTdES LIEUx

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SécURITédES bIEnS ETdES pERSOnnES

vI

aSSURancES

05mise àdispositionpermanentedes locaux

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pARTIE 05 MISE à DISpOSITION pERMANENTE DES LOCAUx

la mise à disposition des locaux communaux est toujours accordéeà titre précaire.

• Pour les demandes de locaux permanents, le courrier devra être adressé à l’attention de M. le Maire.• Les demandes seront enregistrées par le guichet unique pour suivi,• Aucune demande ne sera traitée par téléphone,• Obligation d’un an d’existence pour l’Association demandeuse,• Les dossiers seront examinés par le comité consultatif de « mise à disposition de locaux dépendant du domaine public ou privé de la Commune ».• Un courrier de réponse sera adressé par le Maire précisant les conditions de l’octroi et les charges afférentes. Une convention à titre précaire et révocable sera établie entre la Mairie et l’Association.

Les bureaux, dépôts, lieux de stockage des Associations dans les locaux sportifs relèvent de ces dispositions.

par contre, sont exclus de ce dispositif, les réservations de plateaux sportifs (salles et terrains de sport, ligne d’eau centre aquatique, équipements sportifs de plein air…) qui doivent s’effectuer directement auprès du service des sports.

Lors de la prise de possession du local, le responsable désigné par l’Association fera avec le service en charge l’état des lieux des locaux prêtés, l’inventaire du mobilier ou matériel et consignera éventuellement ses observations sur la fiche.• L’Association, sous couvert de son président, devra restituer les locaux dans l’état initial d’organisation préalable et de propreté (Le nettoyage de la salle est assuré par l’Association, à défaut il lui sera refacturé).• La prise de possession du local engage l’Association à le restituer conformément à l’état des lieux. En cas de non-respect, la cautionsera retenue.

éTaT dES LIEUxII

MOdaLITéSI

MISE à DISpOSITION pERMANENTE DES LOCAUx 2419

• En cas de détérioration ou de disparition de matériel, le coût de remplacement sera facturé à l’Association. Les problèmes techniques doivent être signalés lors des états des lieux.• La Ville de Millau ne saurait être tenue pour responsable des éventuels vols subis par le titulaire de la réservation et/ou par le public dans le local mis à disposition.• De la même façon, elle ne saurait être tenue pour responsable des éventuels dommages causés par une utilisation inadéquate du local et/ou du matériel mis à disposition.• Enfin, le titulaire de l’occupation s’engage à garantir sa responsabilité par une assurance responsabilité civile pour tout dommage corporel ou matériel pouvant survenir ainsi que les risques locatifs. Il en est de même en ce qui concerne les vols et autres dommages dont il peut être victime.

Si l’Association prévoit d’utiliser son propre matériel dans les locaux municipaux, cette utilisation sera assujettie à une autorisation préalable.

aSSURancESLITIgES

MOyEnSLOgISTIqUES

III

Iv

07pARTIE 06 AFFIChAGES

06affichages

L’aFFIchagE SaUvagE EST InTERdIT.

La mise en place de panneaux publicitaires pour l’annonce du déroulement d’une manifestation est soumise au respect d’une « charte de bonne conduite », disponible sur le site de la villewww.millau.fr, ou auprès du guichet de la vie associative ou du service « foires et marchés » et doit faire l’objet d’une déclaration préalable par courrier auprès de Monsieur le Maire.

Des emplacements en aérien sont disponibles et dédiés à l’accro-chage de banderoles annonçant un événementiel ;ils sont au nombre de 3 et situés :• Avenue Jean Jaurès (intersection Rue de la Fraternité),• Avenue de la République (au niveau de 2ISA),• Boulevard de l’Ayrolle (au niveau du pNR des Grands Causses).

Toute demande d’installation doit être faite en complétant le dossier unique de demande d’organisation de manifestation qui doit être rapporté auprès du Guichet de la Vie Associative. Cette prestation fera l’objet d’une tarification.

L’implantation des panneaux d’expression libre est en ligne sur le site de la Ville.

07AFFIChAGES 2421

location du matériel, autresprestationsou soutien des servicesmunicipaux

pARTIE 07 LOCATION DU MATéRIEL, AUTRES pRESTATIONS…

cOnTRaInTESjURIdIqUES

TaRIFS

LES MOdaLITéSdE RéSERvaTIOnS

pour l’organisation d’une activité ou d’une manifestation, la commune prête/loue du matériel de manière ponctuelle, sous réserve de disponibilité, la priorité étant donnée aux besoins de la commune. La mise à disposition du matériel est conditionnée par l’organisation d’une manifestation. Le personnel technique de la commune peut être amené à intervenir dans le cadre de l’activité des Associations dans deux circonstances :

• Maintenance et travaux dans les locaux ou sur les matériels mis à disposition des Associations,• Intervention dans le cadre d’installation de matériel loué à la mairie.

• Une grille tarifaire est votée chaque année en Conseil Municipal. Elle est consultable au Guichet de la Vie Associative ou sur le site internet de la ville www.millau.fr• la location des salles est payante, avec des gratuités possibles pour les Associations locales. Une participation forfaitaire aux frais généraux d’exploitation sera demandée aux utilisateurs.• Le mobilier à demeure dans les salles est mis à disposition gratuitement dans le cadre de la location de la salle (à l’exception d’une liste disponible au Guichet de la Vie Associative).• La mise à disposition de tout type de matériel, plantes, etc., l’inter-vention des services pour la mise en place de banderoles, la mise à disposition des agents SSIAp1, seront facturées.

• Obligation d’un an d’existence pour l’Association demandeuse.• Le prêt de matériel est conditionné par l’organisation d’une manifestation. Ces demandes peuvent être faites à l’occasion de la demande de réservation d’une salle, du domaine public, d’un équipement sportif ou autre.• La demande de matériel ou d’intervention des Services Techniques sur une manifestation doit être adressée au Maire entre 2 et 6 mois suivant le niveau de classification de l’événement avant l’activité ou la manifestation prévue, dans un souci de respect des plannings des services techniques. passé ce délai, plus aucune demande ne sera prise en compte.• Un dossier de demande de matériel ou autres prestations peut être retiré auprès du Guichet de la Vie Associative, ou bien sur le site internet de la ville www.millau.fr

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II

III

LOCATION DU MATéRIEL, AUTRES pRESTATIONS… …OU SOUTIEN DES SERVICES MUNICIpAUx 2423

La pRISE En chaRgE dU MaTéRIEL ET Sa RESTITUTIOn

Iv

• Le Guichet de la Vie Associative enregistre la demande, vérifie le dossier et les pièces, et le dirige vers le service compétent. il assurera la coordination et le suivi de la demande.• L’Association ne peut exiger un service en s’adressant directement à un agent des services. Le référent du Guichet de la Vie Associative est le seul interlocuteur pour toute demande.• Aucune demande ne peut être considérée comme acceptée tant que la réponse n’a pas été notifiée par écrit à l’Association.• Les dossiers de demandes seront examinés par la Commissionévénementielle.• En cas de réponse positive, l’Association sera avisée par courrier du matériel pouvant être mis à disposition, des modalités d’installation et recevra le devis précisant le montant de la prestation. Ce dernier devra être retourné, approuvé et signé, au Guichet de la Vie Associative.

• Le responsable désigné par l’Association fera l’inventaire du mobilier ou matériel avec le service en charge. Il consignera éventuellement ses observations sur la fiche de mise à disposition du mobilier.• Le matériel est livré par les Services Techniques suivant leurs disponibilités du lundi matin au vendredi après-midi. Le week-end, aucune livraison n’est possible par les Services.• L’agent ne pourra en aucun cas procéder à la mise en place du matériel. Une personne de l’Association devra être présente lors de la livraison, l’agent procédera au contrôle du matériel à l’aide de la fiche de prêt.

• Il est demandé aux Associations de nettoyer et de ranger le matériel sur les racks prévus à cet effet, à la fin de la manifestation.• L’agent des services techniques contrôlera l’état du matériel lors la réception (propreté, état de fonctionnement…) en présence d’une personne de l’Association.• En cas de dégradation ou perte du matériel, le montant des réparations ou le coût de remplacement sera facturé au réservant par la commune.

RécEpTIOn / RETOUR 

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www.millau.fr

Faites-vous connaitre à Millau,en étant répertorié dans l’Annuaire

des Associations (Inscription gratuite)