Guide utilisateur Johanna 3telechargement.krier.fr/.../Guide_utilisateur_JL.pdf · 2012. 10....

Guide utilisateur

JOHANNA 3.92

Logiciel de gérance locative

TABLE DES MATIERES

Guide Utilisateur JOHANNA 3.90 2

TABLE DES MATIERES

1 - DEMARRAGE DU LOGICIEL ..................................................................................................................... 7

1.1 - LANCER LE LOGICIEL .................................................................................................................................. 7 1.2 - LES GRANDES FONCTIONNALITES RESUMEES DE JOHANNA ..................................................................... 8 1.3 - MANIPULATIONS CLAVIER ET SOURIS ........................................................................................................ 9

2 - PERSONNALISATION DE JOHANNA ..................................................................................................... 13

2-1 ONGLET «REVISION»................................................................................................................................. 15 2-2 ONGLET «GENERAL»................................................................................................................................. 20 2-3 ONGLET «DECOMPTES» ............................................................................................................................ 21 2-4 ONGLET «ASSURANCES» .......................................................................................................................... 26 2-5 ONGLET «RELANCES» ............................................................................................................................... 28 2-6 ONGLET «QUITTANCEMENT» .................................................................................................................... 31 2-7 ONGLET «REVENUS FONCIERS»............................................................................................................... 35 2-8 ONGLET «CHARGES» ................................................................................................................................ 37 2-9 ONGLET «COMPTABILITE» ........................................................................................................................ 40 2-10 ONGLET «ENCAISSEMENT»..................................................................................................................... 48

3 - PERSONNALISATION DES LIBELLES DES ECRITURES COM PTABLES ..................................... 49

4 - PERSONNALISATION DES ETATS ......................................................................................................... 50

5 - PERSONNALISATION DES EN-TETES ................................................................................................... 52

6 - PERSONNALISATION DE COMMENTAIRES SUR LES ETATS ........................................................ 54

7 - PARAMETRAGE D’UN MOT DE PASSE ................................................................................................ 55

8 – MODULE « REVISION DES LOYERS » .................................................................................................. 56

8-1 ONGLET «REVISION DES LOYERS» ........................................................................................................... 56 8-2 ONGLET «DEPOT DE GARANTIE» .............................................................................................................. 60

9 – MODULE « GESTION DES LOYERS » .................................................................................................... 61

9-1 A PROPOS DU MODULE « GESTION DES LOYERS».................................................................................... 61 9-2 ONGLET «QUITTANCEMENT» .................................................................................................................... 61 9-3 ONGLET «APPEL DE LOYER»..................................................................................................................... 74 9-4 ONGLET «QUITTANCE DE LOYER» ............................................................................................................ 82 9-5 ONGLET «PRELEVEMENT LOYERS» .......................................................................................................... 87 9-6 BOUTON «GESTION DE L'AIDE AU LOGEMENT» ......................................................................................... 89

10 – MODULE « ENCAISSEMENT DES LOYERS » .................................................................................. 102

10-1 METHODE 1 : L’ENCAISSEMENT AVEC VENTILATION AUTOMATIQUE .................................................... 104 10-2 METHODE 2 : L’ENCAISSEMENT AVEC VENTILATION MANUELLE ........................................................... 108


10-3 REMBOURSEMENT D’UNE OU PLUSIEURS LIGNES CREDITRICES, QUEL QUE SOIT LE SOLDE LOCATAIRE ........................................................................................................................................................................ 111 10-4 ENCAISSEMENT AUTOMATIQUE DES AL ................................................................................................ 113 10-5 ANNULATION D’UN REGLEMENT LOCATAIRE .......................................................................................... 114 10-6 POUR COMPTABILISER UN IMPAYE ........................................................................................................ 114 10-7 POUR CONTRE-PASSER UN REGLEMENT LOCATAIRE ............................................................................ 115 10-8 LES IMPRESSIONS .................................................................................................................................. 115

11 - MODULE «RELANCE» ........................................................................................................................... 119

11-1 A PROPOS DU MODULE « RELANCE» .................................................................................................... 119 11-2 ONGLET «RELANCE IMPAYES» ............................................................................................................. 120 11-3 ONGLET «JUSTIFICATIF ASSURANCE/ENTRETIEN» .............................................................................. 124

12 - MODULE «GARANTIE LOYERS IMPAYES» .................................................................................... 127

12-1 A PROPOS DU MODULE «GARANTIE LOYERS IMPAYES» ...................................................................... 127 12-2 LES CONTRATS TYPES D’ASSURANCE GARANTIE DES LOYERS ............................................................ 127 12-3 TRAITEMENT DES ASSURANCES ............................................................................................................ 132 12-4 LE BOUTON «AUTRE CONTRAT» ........................................................................................................... 138

13 – MODULE « GESTION DES FACTURES » ........................................................................................... 139

13-1 A PROPOS DU MODULE «GESTION DES FACTURES» ............................................................................ 139 13-2 ONGLET «FOURNISSEURS» .................................................................................................................. 140 13-3 ONGLET «GESTION DES FACTURES» .................................................................................................... 142 13-4 ONGLET «PAIEMENT DES FACTURES» .................................................................................................. 148

14 – MODULE « DECOMPTE PROPRIETAIRE » ..................................................................................... 152

14-1 A PROPOS DU MODULE «DECOMPTE PROPRIETAIRE» ......................................................................... 152 14-2 ONGLET «DECOMPTE DE GERANCE» .................................................................................................... 152 14-3 ONGLET «DECOMPTE GERANCE : INDIVISION» .................................................................................... 155 14-4 ONGLET «ACOMPTE» ............................................................................................................................ 156 14-5 ONGLET « RELEVE DE COMPTE PROPRIETAIRE » ................................................................................ 157 14-6 ONGLET « RELEVE DE COMPTE PROPRIETAIRE : INDIVISION » ............................................................ 158

15 – MODULE «TRAITEMENTS COMPTABLES» .................................................................................... 159

15-1 A PROPOS DU MODULE «TRAITEMENTS COMPTABLES» ....................................................................... 159 15-2 HISTORIQUE PROPRIETAIRE .................................................................................................................. 160 15-3 HISTORIQUE LOCATAIRE ........................................................................................................................ 162 15-4 HISTORIQUE IMMEUBLE ......................................................................................................................... 164 15-5 JOURNAUX ............................................................................................................................................. 165 15-6 EDITION DES ECRITURES ....................................................................................................................... 167 15-7 GRAND-LIVRE GENERAL ........................................................................................................................ 168 15-8 GRAND-LIVRE AUXILIAIRE ...................................................................................................................... 169 15-9 BALANCE GENERALE.............................................................................................................................. 170 15-10 BALANCE DES MANDANTS ................................................................................................................... 172


15-11 BALANCE ANALYTIQUE ........................................................................................................................ 173 15-12 BORDEREAU DES TROP PERÇUS LOCATAIRES ................................................................................... 174 15-13 BORDEREAU DES HONORAIRES........................................................................................................... 175 15-14 BORDEREAU DE QUITTANCEMENT ....................................................................................................... 176 15-15 TVA ENCAISSEES ................................................................................................................................ 177 15-16 CONSULTATION DES ECRITURES ......................................................................................................... 179 15-17 POINTE DE GARANTIE .......................................................................................................................... 180 15-18 RAPPROCHEMENT BANCAIRE .............................................................................................................. 181 15-19 A NOUVEAUX ........................................................................................................................................ 187

16 – MODULE «SAISIE COMPTABLE» ...................................................................................................... 189

16-1 A PROPOS DU MODULE «SAISIE COMPTABLE» ..................................................................................... 189 16-2 ONGLET «OPERATIONS COMPTABLES» ................................................................................................ 189 16-3 ONGLET «BROUILLARD» : ..................................................................................................................... 196

17 – MODULE «DEPART LOCATAIRE» .................................................................................................... 198

17-1 A PROPOS DU MODULE «DEPART LOCATAIRE» .................................................................................... 198 17-2 GESTION DES DEPOTS DE GARANTIE .................................................................................................... 198 17-3 ONGLET «DEPART» ............................................................................................................................... 200 17-4 ONGLET «LETTRE AU PERCEPTEUR/NOUVELLE ADRESSE» ................................................................. 202 17-5 IMPRESSIONS ......................................................................................................................................... 204 17-6 VALIDATION ............................................................................................................................................ 204 17-7 TRAITEMENT DES COLOCATAIRES ......................................................................................................... 206

18 – MODULE «REGULARISATION DE CHARGES» .............................................................................. 207

18-1 A PROPOS DU MODULE « REGULARISATION DES CHARGES » ............................................................. 207 18-2 REGULARISATION PAR LOCATAIRE ........................................................................................................ 207 18-3 REGULARISATION DES CHARGES PAR IMMEUBLE ................................................................................. 212

19 – MODULE «REVENUS FONCIERS» ..................................................................................................... 216

19-1 ONGLET « REVENUS FONCIERS » ........................................................................................................ 216 19-2 POUR VERIFIER LA DECLARATION ......................................................................................................... 218 19-3 SAISIE EXTRACOMPTABLE ..................................................................................................................... 219

20 – MODULE «TABLEAU DE BORD» ....................................................................................................... 220

21 – GESTION DE PLUSIEURS DOSSIERS ................................................................................................ 222

21-1 AJOUTER - RENOMMER - SUPPRIMER UN DOSSIER .............................................................................. 222 21-2 UTILISATION DES DIFFERENTS DOSSIERS DANS JOHANNA ................................................................... 222

22 – MODULE «AGENDA» ............................................................................................................................ 223

23-1 LISTE DES LOYERS DES LOCATAIRES .................................................................................................... 225 23-2 LISTE DES DEPOTS DE GARANTIE .......................................................................................................... 226 23-3 LISTE DES PROPRIETAIRES ET DES LOCATAIRES .................................................................................. 226


23-4 LISTE DES RUBRIQUES/CATEGORIES .................................................................................................... 226 23-5 MAILING ................................................................................................................................................. 226

24 – MENU AIDE ............................................................................................................................................. 230

24-1 AIDE ....................................................................................................................................................... 230 24-2 ASSISTANCE KRIER ............................................................................................................................... 231

25 – LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ....................................................................... 232

25–1 ETATS AUX TIERS ................................................................................................................................. 232 25–2 ETATS COMPTABLES ............................................................................................................................. 234

26 – MONOGRAPHIE DES ECRITURES COMPTABLES ........................................................................ 237

26-1 PLAN COMPTABLE .................................................................................................................................. 237 26-2 EXEMPLE ................................................................................................................................................ 237 26-3 SCHEMA COMPTABLE – APPEL DE LOYER ............................................................................................ 238 26-4 SCHEMA COMPTABLE – ENCAISSEMENT ............................................................................................... 238 26-5 SCHEMA COMPTABLE – AIDE AU LOGEMENT ........................................................................................ 240 26-6 SCHEMA COMPTABLE – RELANCE LOYERS IMPAYES ........................................................................... 241 26-7 SCHEMA COMPTABLE – GARANTIE LOYERS IMPAYES .......................................................................... 241 26-8 SCHEMA COMPTABLE – FACTURE FOURNISSEUR ................................................................................ 243 26-9 SCHEMA COMPTABLE – PAIEMENT DES PROPRIETAIRES ..................................................................... 243 26-10 SCHEMA COMPTABLE – ENTREE D’UN LOCATAIRE ............................................................................. 244 26-11 SCHEMA COMPTABLE – DEPART LOCATAIRE ..................................................................................... 245 26-12 SCHEMA COMPTABLE – OPERATIONS DIVERSES ............................................................................... 245


Propriétés et usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de KRIER est illicite (loi du 11 mars 1957-loi du 3 juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du code pénal. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (loi du 3 juillet 1985, article 46).

Conformité et mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de papier, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient à l’utilisateur d’évaluer de façon extrêmement précise ses propres besoins et d’apprécier leur adéquation au progiciel sous licence et s’assurer qu’il dispose de la compétence particulière pour utiliser le logiciel et évoluer sans difficulté dans l’environnement Windows. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel de lire préalablement la documentation.

Evolution La présente documentation correspond à la version majeure référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ce jour.

Suggestion La société KRIER recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu’elle pourrait relever à la lecture de ce manuel.

1 - DEMARRAGE DU LOGICIEL



1.1 - Lancer le logiciel

Cliquez Démarrer / Applications Krier / Johanna. Une fenêtre d’accueil s’affiche.

Vous devez saisir : Date (date du jour) : Pour changer la date du jour, double-cliquer la zone de saisie Date, un calendrier apparaît. Sélectionnez le mois, l’année, et le jour (cliquer 1 fois). Cliquez OK pour valider la date. Cette date est utilisée lors de nombreux traitements sous Johanna. Vous arrivez devant la page Menu principal de Johanna.



Trois façons possibles d’exécuter une tâche de gérance :

- Soit en cliquant sur un des boutons (un des icônes) du fond d'écran.

- Soit en utilisant les «Menus déroulants» en haut de la page (menus : Fichiers Gestion Comptabilité Charges... Ex : Cliquez dans le menu Gestion / Révision... Ces menus servent également pour accéder au paramétrage (personnalisation) du logiciel.

- Soit en faisant apparaître à l’écran un menu déroulant dit «Menu contextuel». Pour faire apparaître un menu contextuel, positionnez le curseur sur le fond vide de la page, et cliquez droit : le menu contextuel (c’est à dire fonction du contexte) apparaît (Loyers, Révision, Relance,...). Cliquez sur la ligne du menu à exécuter. Dans ce guide une seule méthode sera indiquée pour chaque lancement de tâche. 1.2 - Les grandes fonctionnalités résumées de Johan na Johanna est un logiciel de gestion locative pour gérants d’immeubles. Les propriétaires (mandants) confient au gérant (le mandataire) leurs biens pour que celui-ci en assure la gestion locative. Les conditions financières (montant des honoraires de gérance, fréquence des reversements de loyers au propriétaire...) et les obligations du gérant vis-à-vis de son client (le propriétaire) sont fixées dans le mandat de gestion qu’ils signent tous les deux. Les grandes fonctionnalités du logiciel Johanna sont résumées ci-après : Portefeuille des biens et propriétaires : � Fiche immeuble et lot : descriptif - conditions de location - assurance loyer. � Fiche propriétaire : conditions du mandat de gestion - indivisaires - historique comptable du propriétaire -

Editions mandats.

Location : � Interfaçage avec le module Lolita (option) de suivi commercial de la location : affichettes - photos/plans -

listes - sélection de locations (multicritères) - saisie de candidat locataire. Mise en place du locataire : conditions du bail - état civil - caution.

Locataires en place : � Avis d’échéance automatiques - Avis manuels - Quittances. � Saisie des règlements locataires - Prélèvement automatique des loyers - A.P.L. - Bordereau de remise en

banque - Impayés. � Saisie des régularisations de charges locataires - Répartition automatique des charges pour les immeubles

et les lots isolés. � Départ locataire - Solde de départ et remboursement du dépôt de garantie - Edition de la situation départ. � Révision des loyers - Lettres - Renouvellement des baux. � Relances des locataires débiteurs - Lettres de relance. � Justificatifs assurance /entretiens.

Gestion des propriétaires : � Saisie des factures et opérations diverses - Paiement automatique des fournisseurs (virement). � Edition des décomptes de gérance (plusieurs modèles) et règlements. � Déclaration garantie loyer impayé. � Déclaration des revenus fonciers.



Comptabilité gérance : � Tous états comptables - Pointes de trésorerie. � Rapprochement bancaire - Interrogation des comptes.

Traitement de texte Word : � Bureautique Windows : baux, mandats, courriers en tous genres, bibliothèque de textes, liaison Word grâce

au module Lolita. � Mailings (sélection multicritères).

Johanna peut faire appel à d’autres logiciels KRIER interfacés, tels que Lolita. Certaines des fonctions listées ci-dessus peuvent ne pas être livrées en standard, mais au contraire être livrables uniquement sous forme d’options et livrables séparément. Le contenu de ces options peut changer dans le temps et de façon générale n’est pas précisé dans ce guide.

1.3 - Manipulations clavier et souris

Johanna utilise l’ergonomie recommandée par Microsoft et est donc utilisable intuitivement, à condition de savoir déjà utiliser Windows. Néanmoins, vous trouverez ci-dessous un bref rappel sur quelques «signalisations». La barre d’outils : Rappel : une «barre d’outils» est un rectangle contenant des boutons alignés. Chaque bouton correspond à un traitement particulier et aussi à un menu particulier. On peut indifféremment exécuter un programme en cliquant sur un de ces boutons ou en passant par un menu. Exemple : cliquez sur l'icône «Gestion des Loyer» équivaut à cliquer sur le menu Gestion / Gestion des loyers. La barre d’outils se situe sur chaque module en haut de l’écran, quand une fenêtre est ouverte. Exemples de barres d’outils :



Vous trouverez ci-dessous les boutons qui reviennent le plus souvent, ainsi que leur utilité :

La barre de navigation :

La barre de navigation se situe sur certains modules en bas de l’écran. Chacun des boutons (forme de flèche) permet de se déplacer (naviguer) à l’intérieur d’un fichier ou d’une liste, par exemple le fichier des locataires. Exemple de barre de navigation :

Signification des boutons sur la barre de navigation :



Gestion des imprimantes : Pour modifier les paramètres généraux d’impression, vous cliquerez Paramètres / Paramètres Système / Gestion des imprimantes. La fenêtre suivante s’affiche (typique de Windows) :

Cette fenêtre permet de sélectionner votre imprimante et de paramétrer le format et l'orientation de vos documents. Elle ne modifie le paramétrage de l’impression que pour l’impression que vous faites juste derrière (ou pour toutes les impressions faites jusqu'à ce que vous quittiez Johanna).

Autres manipulations : A chaque zone de saisie de date, cliquer double sert à appeler un calendrier afin de saisir une date avec un clic de souris au lieu de la saisir au clavier.



Dans ce guide, les conventions d’écriture suivantes sont appliquées : - Cliquez le menu «Paramètres / Paramètres Système / Gestion des imprimantes» signifie : cliquez le menu

Paramètres puis cliquer le menu Paramètres Système puis sur le sous menu Gestion des imprimantes. Le mot menu n’est précisé que s’il faut cliquer sur une barre de menu (pas un bouton par exemple).

- Les manipulations triviales ne sont pas indiquées. - Les boutons sont toujours désignés par leur signification en clair. Cette signification n’est pas toujours

indiquée sur le bouton lui-même, mais peut être obtenue en survolant le bouton avec la souris, de façon à ce que le libellé en français apparaisse dans un encadré jaune (appelé bulle).

2 - PERSONNALISATION DE JOHANNA


2 - PERSONNALISATION DE JOHANNA Résumé : Une partie du logiciel, dite personnalisation du logiciel, permet de modifier le comportement du logiciel suivant les besoins de l’utilisateur. Ce paramétrage (ou personnalisation) doit être fait par l’intégrateur de votre logiciel, avant que vous commenciez à utiliser le logiciel, et est fonction des indications que vous aurez données à votre intégrateur (cf. documentation de pré installation). La modification du paramétrage, une fois l’exploitation de Johanna démarrée, ne doit être faite que par votre installateur, ou par le service d’assistance logiciel KRIER. Toute modification «sauvage» du paramétrage est susceptible d’entraîner un mauvais fonctionnement du logiciel. Le présent paragraphe a pour objet de décrire les principaux paramètres et options de Johanna. Pour accéder à ces différents paramètres, cliquez sur le menu «Paramètres -Paramètres généraux -Modules» :



Vous voyez apparaître la fenêtre principale qui commande tout le paramétrage :



2-1 Onglet «Révision» L’onglet révision possède plusieurs boutons qui permettent de modifier les options relatives au module révision : Type de bail :

Type de bail : C’est le code du bail (1 caractère alphanumérique). Libre. Libellé du bail : Intitulé du bail en clair ; ex : «Bail Habitation» Code révision : H (révision d’après l'indice) / C (révision d’après l’indice) / X (révision selon la loi 48) Baisse autorisée (oui/non) : Si la baisse du montant du loyer (calculé automatiquement pendant la révision) n’est pas autorisée, Johanna ne diminuera pas le loyer et n'imprimera aucun courrier à destination du locataire dans le cas d'une baisse de loyer. Réajustement du dépôt de garantie (oui/non) : Si vous demandez le réajustement du dépôt de garantie, celui ci se fera sur un courrier indépendant de la révision du loyer proprement dit. Complément de loyer ou reliquat (oui/non) : Choisir oui si vous voulez faire une révision de loyer rétroactivement. Type d’indice : Sélectionnez le type d'indice par défaut pour ce type de bail (IRL, INSEE, SFE,…). Nombre de mois d’avertissement avant l’expiration d u bail : cette zone vous permet d’être alertée au démarrage de Johanna suffisamment tôt avant l’expiration des baux pour pouvoir en aviser le locataire et le propriétaire. Demande de Justificatif : Choisir « OUI » si vous réclamez au locataire un justificatif assurance pour ce type de bail.



Type de révision :

Code de révision : C’est le nom du mode de calcul (1 lettre libre). Johanna est livré avec 3 modes de calculs à conserver : H (moyenne des indices) / C (indices) / X (loi 48). Il ne faut pas modifier le paramétrage de ces 3 modes de calcul.

Libellé : Ex : ‘Révision selon les indices’

Date de décret : (que si loi 48) A modifier manuellement chaque année.

Pourcentage augmentation (que si Loi 48) : A modifier manuellement chaque année.

N° lot de catégorie (que si Loi 48) : A modifier manuellement chaque année.

Les paramètres ci-dessous concernent des types de révisions très particuliers, à l’exclusion de la loi de 48 et de l’augmentation liée au coût de la construction (indice INSEE) et de l'indice de référence des loyers. Date de référence

L’indice de référence : Donnez la valeur de l’indice de référence (indice 1)

Date de comparaison

Indice de comparaison : Donnez la valeur de l’indice de comparaison (indice 2). La variation appliquée aux loyers assujettie à ce mode de calcul sera égale à : (indice2 - indice1) / indice1.

Type de texte (modèle de document) : Nom du modèle de lettre qui est imprimé et envoyé au locataire quand vous calculez une révision de loyer.



Arrondi des loyers :

Type d’arrondi : Aucun / Supérieur / Inférieur Arrondi : 10 cents / 50 cents / 1 Euro / 5 Euros / 10 Euros / 50 Euros / 100 Euros / 500 Euros



Indices : Le logiciel permet d’utiliser d’autres types d’indice en plus de l’indice INSEE.

Type d’indice en cours : A choisir dans la liste des types d’indice (exemple : visualisation dans la grille des indices INSEE). Saisie d’un nouveau type d’indice : Donnez le nom d’un nouvel indice (Exemple : IRL). Fréquence sur type d’indice : Sélectionner dans la liste la fréquence de réactualisation de l’indice (exemple : trimestriel pour IRL,...) Le bouton « Ajouter un type d’indice» permet d’ajouter un nouveau type d’indice (IRL, SFE, BT, …). Le bouton « Supprimer un type d’indice» permet de supprimer un type d’indice. Le bouton « Ajouter » de la barre d’outils permet d’ajouter les indices liés au type d’indice sélectionné :

Numéro de trimestre / année : Cette option propose le trimestre qui suit le dernier indice connu de la table si le type d’indice à une fréquence trimestrielle, sinon le mois qui suit si mensuelle,… Indice : Donnez la valeur de l’indice (pas la valeur moyenne, c’est Johanna qui se charge de la calculer lorsqu’il s’agit du type d’indice INSEE).



Rubriques / Divers :

Ce sont les rubriques utilisées en automatique par certains traitements : Rubrique du reliquat ou complément de loyer Rubrique de la CRDB Rubrique de la TVA Rubrique de la CRL Révision des rubriques complémentaires de loyer O/N : Mettre l'option à Oui, si vous désirez que les rubriques complémentaires de loyer associées au lot soient révisées en même temps que le loyer de base et sur le même principe : Le même type de bail est pris en compte.



2-2 Onglet «Général»

L’onglet «Général» du module paramètre permet de prendre en compte les changements en matière de fiscalité :

Taux de TVA : 19,6 % Taux de CRDB (%) : Taux de CRL (%) :

Montant du plafond d’imposition (CRDB) : Exemple : 99 999 999,99 Montant du plafond d’imposition (CRL) : Exemple : 1829,39 Euros

Durée d'exonération de la CRL : 15 ans

Répertoire de Word : indiquez le chemin du logiciel Microsoft Word ® installé sur votre poste. Cela vous permettra d’exécuter Word ® à partir de Johanna. Adresse de facturation pour les courriers aux locat aires : Il est possible d'adresser les courriers aux locataires soit à leur adresse personnelle, soit à leur adresse de facturation.



2-3 Onglet «Décomptes»

Cycle de décompte : Le bouton «Cycle des décomptes» permet de sélectionner un ou plusieurs modèles d’état. Le choix s’opère par cycle des décomptes. Vous pouvez ainsi par exemple choisir un modèle différent pour les propriétaires payés mensuellement et les propriétaires payés trimestriellement.

Cependant, le choix ne peut s’effectuer que parmi les combinaisons retracées dans le tableau ci-dessous : Nom du report courrier Nom du report tableau Type Présentation 1 JRELC11.FRX JRELT12.FRX 2-3 pages avec détail par locataire

1 page par immeuble Présentation 2 JRELC31.FRX JRELT32.FRX 2 pages avec détail par immeuble Présentation 3 JRELC41.FRX Modèle simplifié 1 page Présentation 4 JRELC44.FRX Modèle simplifié 1 page

(Idem modèle ci-dessus, mais plus grand nombre de lignes gérées)

Présentation 5 JRELT42.FRX Modèle lettre chèque 1 page Présentation 6 JRELC11.FRX JRELT13.FRX 2 pages avec détail par locataire Présentation 7 JRELC11.FRX JRELT22.FRX 2 pages avec détail par locataire et

détail du reversement propriétaire Présentation 8 JRELC11.FRX JRELT14.FRX 2-3 pages avec détail par locataire

Pas de saut de page par immeuble Présentation 9 JRELC11.FRX JRELT42.FRX Décompte avec lettre chèque avec

présentation du décompte sous forme comptable

Présentation 10 JRELC61.FRX Modèle avec courrier et tableau et lettre chèque sur la même page



Type de cycle : Exemple : M (Mensuel)... Libellé : Mensuel / Bimensuel / Trimestriel / Semestriel Fréquence : Nombre de mois. Sert dans la sélection des décomptes de gérance. Montant par défaut des frais fixes : Frais de correspondance propriétaire. Nom du report (document modèle) «courrier» (FRX) : Nom du fichier (FRX) contenant le document modèle pour la partie courrier du relevé (1ère page du décompte). Intitulé du document modèle «courrier» Nom du report (document modèle) «tableau» (.FRX) : Nom du fichier (.FRX) contenant le document modèle pour la partie «tableau» comptable (détail des encaissements par locataire). Intitulé du document modèle «tableau». Impressions :

Date d’honoraires et % d’honoraires : «Oui» permet de faire apparaître le pourcentage d’honoraires de gestion sur le décompte de gérance, ainsi que la date de prise des honoraires (c’est la date d’édition du décompte de gérance). Attention, le pourcentage d’honoraires est celui pris sur un logement quelconque du propriétaire. Ce pourcentage n’étant pas détaillé par locataire sur le décompte, mais au contraire affiché une seule fois par immeuble, vous ne pouvez mettre oui que si vous prélevez le même pourcentage d’honoraires sur tous les locataires d’un même immeuble. Décompte avec base des honoraires pour les honorair es de gestion : Impression de la base des loyers utilisée pour le calcul des honoraires de gestion. Montant en lettres (oui/non) : cette option permet d’indiquer le montant en toutes lettres sur les lettres chèques propriétaires. Attention, cette option ne fonctionnera pas si vous avez personnalisé votre lettre chèque. Lettre chèque avec option «NON» :



Lettre chèque avec option «OUI» :

Nb caractères facture honoraire: Permet de formater le numéro de facture pour la facture d’honoraires des propriétaires en saisissant le nombre de caractères des 2 parties du n° de facture. Détails autres opérations : Permet d’afficher ou non le détail des autres opérations sur la première page des décomptes (modèles JRELC11 / JRELC31). Libellé Période entière ou date du jour : Permet d’afficher la période entière ou bien uniquement la date du jour sur les décomptes. Tri par catégorie : Permet de trier les éléments imprimés sur les décomptes par catégorie, ce qui permet d’imprimer les lignes «loyer» en premier. Dans le cas contraire, les lignes seront imprimées dans l’ordre de saisie. Affichage date/honoraire : Permet l’impression ou non de la date au niveau des honoraires sur les décomptes.



Autres paramètres :

Gestion des frais fixes : Cette option permet de facturer des frais de correspondance aux propriétaires pour les envois des comptes-rendus de gérance. Cliquez sur le bouton «Oui» pour activer la gestion des frais fixes. Vous pouvez au choix faire ressortir la TVA sur les frais fixes dans les décomptes propriétaires ou facturer les frais TTC. Dans ce dernier cas, une seule ligne «Frais de correspondance» figurera sur les décomptes. Le libellé qui apparaîtra sur les décomptes est paramétrable (Menu Paramètres - Modification des libellés). Si vous choisissez cette option, vous devez renseigner la zone «Frais fixes» sur l'onglet «Comptabilité», bouton «Paramètres généraux». Si vous souhaitez utiliser un compte réservé exclusivement aux frais de correspondance, vous devez tout d’abord créer ce compte (Bouton «Plan comptable» de l'onglet comptabilité). Affichage des totaux par lot pour les récapitulatif s annuels : oui/non Validation des décomptes, enregistrement de la civil ité dans l’écriture du propriétaire : Permet de sauvegarder ou non la civilité du propriétaire dans le libellé de l’écriture comptable sur le compte propriétaire.



Code honoraires :

Les codes honoraires correspondent aux différentes bases de calcul utilisées pour le calcul des honoraires de gestion. Le pré paramétrage initial est généralement suffisant. Néanmoins il est possible d’ajouter un nouveau code honoraire. Code L : Base de calcul = loyer (catégorie 1) Code B : Base de calcul = loyer + provision (catégorie 1 et 3) Code M : Base de calcul = loyer + provision + CRL Code T : Base de calcul = loyer + provision + CRL + TVA sur Loyer + Régularisation des charges

Vous pouvez ajouter autant de formules de calcul d’honoraires de gestion que vous le désirez.



2-4 Onglet «Assurances» Loyers impayés

Compte Honoraires d’assurance (facturés, HT) Compte TVA / honoraires Journal de comptabilisation : Numéro du journal des écritures comptables, sans compte de contrepartie. Compte Honoraires complémentaires Garantie des Loye rs TVA sur Honoraires Complément. Compte prime d’assurance Partie Non déductible du foncier à cumuler (oui/non) : Cumul des primes non déductibles effectué sur le décompte propriétaire. Adresse sur le bordereau (de déclaration à l’assure ur) : Adresse du propriétaire / adresse du locataire / pas d’adresse.



Bouton «Autres contrats» :

Cette option permet d'enregistrer un second contrat d'assurance qui peut coexister avec le premier contrat enregistré précédemment. Avec cette option, il est possible de débiter un montant forfaitaire aux propriétaires avec comme contrepartie un compte assurance et un compte TVA. Code contrat Libellé du contrat Compte assurance Compte TVA Journal de comptabilisation : numéro du journal qui reçoit les écritures comptables.



2-5 Onglet «Relances» Ce premier écran permet de préciser les critères selon lesquels les locataires seront relancés. La colonne «Jours impayés» détermine le nombre de jour de retard minimum avant le déclenchement de la relance. La colonne «Nombre relance» est pré paramétrée : il est inutile de modifier ces numéros de relances. Les cases à cocher «Caution 1» et «Caution 2» permettent d’adresser un courrier aux cautions (lorsque la case est cochée).

Frais :

Frais : Frais spécifiés dans le bail / Frais par défaut



Justificatifs : Frais relance entretien/Assurance : Il est possible de prendre des fais de relance pour les justificatifs entretien par niveau de relance comme pour les frais de relance loyers impayés (uniquement pour les locataires) Le bouton «Frais» permet d’imputer automatiquement des frais de relances aux locataires et/ou aux cautions par niveau de relance dans la gestion des loyers. Si l’option Frais spécifiés dans le bail» est choisie, le programme ne prendra pas en compte les frais de relance saisis sur cet écran (frais par défaut) mais les frais spécifiés dans les fiches locataires (2ème page) :

La zone «Justificatifs» permet de facturer automatiquement des frais pour les relances concernant les justificatifs assurances ou entretiens. Le nombre de relance à partir duquel vous facturez des frais pour ces justificatifs est également paramétrable (Zone Frais déclenchés pour...). Divers :

Sélection sur la date anniversaire du bail (oui/non) : Deux options possibles : Option OUI : Date anniversaire du bail Option NON : La date pour la relance des attestations assurance est celle indiquée sur la deuxième page de la fiche locataire (si à blanc date anniversaire du bail par défaut)



Frais : HT ou TTC Pénalité : HT ou TTC

Entretiens :

Cet écran permet d’ajouter des codes entretien. Pour ajouter un code, cliquez sur l’icône «Ajouter». Cette codification permet de saisir sur la deuxième page de la fiche du locataire, par l’icône «Entretien» , les différents contrats.



2-6 Onglet «Quittancement» Paramètres généraux :

Affichage du nom (du locataire) dans les libellés q uittance (oui/non) : Cette option permet d’afficher ou de ne pas afficher le nom du locataire dans les écritures générées en comptabilité.

Ex :

TVA sur provisions (oui/non) : avec cette option il est possible de facturer de la TVA sur provision. Affichage solde dans écran quittance (oui/non) Délai de paiement après réception appel de loyer (en jours)



Date du dernier quittancement : Mise à jour automatiquement Jour du dernier quittancement : Mise à jour automatiquement Bordereau de quittancement : Deux présentations possibles Echéance en cours : L’édition du bordereau de quittancement indique uniquement les locataires quittancés du mois. Tous les locataires : L’édition du bordereau de quittancement indique les locataires quittancés du mois et également les locataires partis avec des arriérés. Gestion des aides au logement (oui/non) : cette option permet d'utiliser l'option «AL». Vous devez au préalable paramétrer un compte Aide au Logement dans l'onglet comptabilité, bouton «Plan comptable». Rubrique frais de prélèvement : vous avez la possibilité de quittancer des frais de prélèvement à vos locataires. Pour cela, il faut paramétrer au niveau de Johanna une rubrique de frais de prélèvement ainsi qu'un compte.

Puis, il suffira d'affecter cette rubrique à vos locataires pour lesquels vous voulez récupérer ces frais en cliquant sur le bouton «Rubriques» de la fiche locataire.

Choisir la rubrique paramétrée dans Johanna et indiquer un montant annuel.



Impression :

Impression contre-passation (oui/non) : Permet d’afficher ou de ne pas afficher les écritures de contre-passation dans les avis d’échéance. Avis avec arriérés (oui/non) : Option oui : Les arriérés sont mentionnés sur l’avis Option non : Avis avec uniquement l’échéance en cours Détail des arriérés (oui/non) : Option oui : Détail des lignes restant dues antérieures au dernier avis calculé Option non : Solde total de l’arriéré sans le détail ligne par ligne. Pointage de la quittance (oui /non) : Option oui : Quand vous éditez une quittance celle-ci est automatiquement pointée, cela veut dire qu’il n’y a pas de risque d’éditer la quittance deux fois. Pour rééditer la quittance le cas échéant, passer par la réédition des quittances onglet quittance de loyer du module gestion des loyers. Option non : Les quittances ne sont jamais pointées, il n’y donc pas de contrôle des impressions. Vous pouvez éditer les quittances autant de fois que vous le souhaitez. Attention : l’option suivante ne vaut que sur les avis affichant la quittance (ex. : Avis+quittance). Quittance : � Option «quittance» cochée Dans ce cas la quittance est éditée si la totalité de l’échéance due pour la période est réglée (au cent près). Les lignes qui constituent l’échéance sont paramétrables en fonction des rubriques (se reporter à l’option «rubriques prises en compte pour la quittance»).



Versements pour la période (en globalité ou en détai l) : � Option «versements de la période» cochée : Dans ce cas, la quittance fait apparaître les versements de la période. Ceux-ci apparaissent soit avec le détail du loyer, des charges, ... soit avec une ligne par versement, en fonction de l’option «globalité ou détail» cochée ou non. Attention : Les versements sont mémorisés en fonction de la date de validation comptable de l’encaissement. Si vous éditez la quittance du mois de mai, mais que le paiement a été mémorisé en comptabilité au mois de juin (cas des locataires à terme échu), le paiement n’apparaîtra pas sur la quittance. Si vous encaissez en avril le loyer de mai, le versement n’apparaîtra pas sur la quittance du mois de mai. Pour ces deux cas, soyez vigilants à la date d’enregistrement de vos règlements, sinon éditez la quittance à partir du module encaissement ! Rubriques prises en compte pour la quittance : Option toutes : Si l’option «toutes» est cochée, la quittance fera apparaître toutes les lignes encaissées sur la quittance (y compris les lignes de trop perçu, dépôt de garantie etc.) Option choix : Vous pouvez désélectionner certaines rubriques comme le dépôt de garantie, le trop perçu,… Factures :

Activation de la facturation : cette option permet de générer l’édition d’une facture et toutes les mentions obligatoires liées à la facture (numéro de facture, numéro de TVA intra-communautaire, …).



2-7 Onglet «Revenus Fonciers»

Cet écran reprend chaque ligne de la déclaration de revenus fonciers (211, 212, ...). Chacune de ces lignes regroupe des catégories (loyer, travaux, taxes foncières,...). Il est ainsi possible de modifier le paramétrage de la déclaration en fonction des réformes fiscales. Pour modifier le contenu d’une ligne, sélectionnez la ligne dans la grille à l’écran puis cliquez sur le bouton «Modifier» :

Vous pouvez ainsi compléter les lignes de la déclaration de revenus fonciers en y intégrant de nouvelles catégories.



Divers :

Etats adressés aux destinataires ou aux propriétaire s : Il est possible d'adresser les projets de déclaration de revenus fonciers directement aux propriétaires ou alors aux destinataires enregistrés dans les fiches propriétaires (logiciel Lolita). Tri des propriétaires : Permet d’imprimer les projets de déclaration de revenus fonciers triés par code propriétaire ou par nom. Impression locataire sur la déclaration : Permet d’imprimer le nom du locataire du premier lot de l’immeuble. Arrondi / impression revenus : Permet d’arrondir au chiffre entier les montants imprimés sur la déclaration. Affichage des totaux : Permet d’afficher les totaux sur la déclaration. Affichage de la CRL payée au titre de l’année passé e : Permet de calculer ou pas le montant de la CRL payée au titre de l’année passée pour la ligne 239. Affichage du taux de déduction forfaitaire dans la déclaration : Permet d’afficher le taux de déduction forfaitaire dans l’encadré qui rappelle l’adresse des immeubles sur la déclaration. Attention ce chois n’est intéressant que si vous avez la même déduction forfaitaire sur tous les lots de votre immeuble. Frais de gestion par local : frais fixés par le gouvernement au titre de l’ensemble des menus frais divers induits par la location (frais d’annonce immobilière, de téléphone, correspondance, équipement informatique, …) Montant forfait par déclaration : Permet de prendre des frais au propriétaire pour l’édition de la déclaration des revenus fonciers Affichage des travaux de copropriété dans le détail des travaux : Permet d’afficher les travaux liés à la copropriété sur le détail des travaux (édition jointe à la déclaration)



2-8 Onglet «Charges» Clés de répartition :

Le module « Paramètres » permet également de rentrer les différentes clés de répartition des charges. Pour ajouter, modifier ou supprimer des clés, cliquez sur «Clés de répartition» puis sur les icônes «Ajouter», «Modifier» ou «Supprimer».

Vous avez la possibilité de ne répartir les charges qu’en fonction des millièmes et non plus par rapport au temps passé par le locataire dans les lieux. Dans ce cas, choisir prorata sur rubrique à Non.



Divers :

Calcul automatique de la nouvelle provision pour ch arges (oui/non) : Permet d’activer ou de désactiver l’option de recalcul du montant de la provision imputable aux locataires. Si vous cochez cette option, un nouveau montant de provision sera automatiquement calculé dans le module régularisation des charges selon les règles suivantes :

� Si les charges réelles de la période demandée sont supérieures aux provisions annuelles (fiche Lolita) :

Montant de la nouvelle provision = montant des char ges réelles

� Si les charges réelles de la période demandée sont inférieures ou égales aux provisions annuelles (fiche Lolita) :

Montant de la nouvelle provision = montant des prov isions actuelles

Exemple 1 : Charges réelles de la période= 500 Euros Provisions annuelles = 450 Euros Montant nouvelle provision = 500 Euros Exemple 2 : Charges réelles de la période = 400 Euros Provisions annuelles = 450 Euros Montant nouvelle provision = 450 Euros Marge de différence (en %) : Si vous demandez une marge de différence, Johanna calcule d’abord les charges réelles + la marge demandée. Dans le cas où ce montant est supérieur au «Montant nouvelle provision» précédemment calculé, il fera alors office de nouvelle provision.



Exemple 3 : Charges réelles de la période = 350 Euros Provisions annuelles = 450 Euros Marges de différence = 10 % Charges réelles de la période + la marge demandée = (350 * 10) / 100 + 350 = 385 Montant nouvelle provision = 450 Euros Exemple 4 : Charges réelles de la période = 450 Euros Provisions annuelles = 450 Euros Marges de différence = 20 % Charges réelles de la période + la marge demandée = (450 * 20) / 100 + 450 =540 Montant nouvelle provision = 540 Euros Lors de la validation de la régularisation, le montant des provisions actuelles sera automatiquement remplacé par le montant des nouvelles provisions dans la fiche locataire. Arrondi de la nouvelle provision : Aucun / 1 Euro / 10 Euros / 100 Euros. A conserver ou A reporter sur le prochain avis : Spécifie le type de traitement à réaliser lorsque le locataire se retrouve créditeur suite à la régularisation des charges. Si vous choisissez «À reporter sur le prochain avis», une écriture de remboursement sera générée sur le prochain avis du locataire. Au contraire, si vous choisissez «A conserver», le crédit n’apparaîtra pas sur l’avis d’échéance et sera conservé (cette écriture au crédit du locataire réapparaîtra à la prochaine régularisation des charges). Restant à la charge des propriétaires ou Ventilée su r les locataires présents durant la période : La partie non occupée des lots correspond aux lots vacants. Le prorata des charges imputables aux lots vacants peut, au choix, être mis à la charge du propriétaire (Option «Restant à la charge des propriétaires») ou être ventilé sur les locataires actifs de cet immeuble (Option «Ventilée sur les locataires présents durant la période»). Groupement des factures par rubriques : Option OUI : Dans le cadre d’une régularisation par immeuble, lors de l’impression de la lettre locataire :

Si l’option «Groupement des factures par rubrique = oui» dans le paramétrage Charges, les factures locatives saisies sont regroupées par clé de répartition.

Option NON : Toutes les factures saisies apparaissent sur la lettre. Prorata en saisie extracomptable (oui/non) : Cette option permet de faire un prorata pour l’ensemble des locataires présents dans la période en saisie extracomptable sur un lot. La charge est saisie sur le premier locataire du lot et se répartit automatiquement au prorata sur tous les autres locataires du lot présents sur la période. Lorsque la charge n’est pas proratisée sur le temps , imputer la charge uniquement sur le locataire act if : Cette option permet de ne pas de prorata sur le temps pour les charges d’eau par exemple.



2-9 Onglet «Comptabilité» Plan comptable : Cette option permet de visualiser et d’imprimer le plan comptable. Le bouton «Mise à jour des comptes» permet de réactualiser les montants affichés dans le tableau. Pour passer des Comptes généraux aux Comptes individuels (et vice versa) cliquez sur les boutons en haut à gauche. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton ajouter : Les comptes généraux : Numéro de compte : Les comptes individuels : Numéro de compte : Libellé du compte : Type de compte : G général / C collectif Type propriétaire (oui/non) :

N° du compte à créer

Libellé du cpte à créer

Type de compte : Général ou collectif

Compte propriétaire ou non



Journaux : Le bouton «Journaux» vous permet d’afficher la liste des journaux. Pour ajouter, modifier ou supprimer un journal, cliquez sur les boutons habituels. La saisie d’un journal de banque doit s’effectuer en respectant les points suivants : Numéro de journal Libellé Numéro de compte de contrepartie Journal détaillé (oui/non) : Utile pour les journaux ayant un compte de contrepartie de trésorerie. Mettre oui pour faire générer une écriture par pièce (chèque) encaissée, non pour faire générer une écriture par bordereau de remise en banque. Code banque (code du RIB) : C’est le «Code référence» personnalisable dans Paramètres société / onglet Coordonnées bancaires.

Pour le journal de banque, choisissez le code référence banque correspondant. Si la liste est vide vous devez au préalable entrer vos coordonnées bancaires (voir ci-dessous).

Pour le journal de banque, si l'option est à Non : L’écriture de banque générée pour l’ensemble de la remise bancaire sera alors unique (regroupe l’ensemble des encaissements ...). Par contre, si l’option est à Oui, le programme génère une écriture sur le compte banque pour chaque encaissement locataire.

Pour le journal de banque, indiquez le numéro de compte banque correspondant (si vous souhaitez une contrepartie automatique).



Comment entrer les coordonnées bancaires de votre agence ? Cliquez sur Paramètres - Paramètres Société. Sélectionnez ensuite l’onglet «Coordonnées bancaires».

Pour entrer vos coordonnées bancaires, cliquez sur le bouton ajouter. Cette saisie est indispensable pour éditer des bordereaux de remise bancaire, effectuer des virements et des prélèvements...



Paramètres généraux : Après avoir saisi votre plan comptable (voir bouton «Plan comptable»), vous devez compléter l’écran ci-dessous en sélectionnant le compte correspondant dans les listes déroulantes.

Facturation/Encaissement (n° compte) : «ne pas modifier» Compte banque (n° compte) Frais de quittancement (n° compte) Saisie comptable - Nombre de caractères : Tous les états internes (états comptables, bordereaux) s’impriment avec un libellé sur 80 caractères et un N° de Pièce sur 7 caractères. Mémorisation du libellé (oui/non) : permet de reproduire le libellé saisi sur l’écriture suivante dans le module saisie comptable. Compte locataire (racine collectif) : 911000 «ne pas modifier» Compte propriétaire (collectif) : 41 «ne pas modifier» Rubrique Honoraires de location : 040 N° journal Honoraires travaux Honoraires travaux (n° compte) TVA / Honoraires travaux (n° compte) Frais de relance (n° compte) Frais Fixes décomptes (n° compte) N° journal d’honoraires Honoraires de gestion (n° compte) TVA / Honoraires (n° compte) Honoraires de location (n° compte) Compte trop perçu locataire (n° compte) Compte Aide au Logement (n° compte) Catégorie (AL) et rubrique (070) Conservation de la TVA oui/non : permet de comptabiliser la TVA sur le compte de TVA du propriétaire et non le DISPO pour un lot soumis à TVA Remarques : Le plan comptable et les paramètres de Johanna sont pré-paramétrés. Si vous choisissez de personnaliser le plan comptable, il est conseillé d’utiliser le même journal pour la facturation et l’encaissement.



Etats :

Cette partie vous permet de régler les options d’impression pour les états comptables (balances, journaux, grand-livres, historiques). Report haut/ bas de page : Pour afficher les totaux par page ou pas. Reprise solde antérieur : Indispensable pour tous les documents. Edition sans mouvements : Laissez décocher pour que les comptes qui n’ont pas de mouvements pendant la période demandée n’apparaissent pas du tout sur le document. Sous total sur n caractères pour les balances : Exemple : si vous demandez l’affichage des sous totaux sur 3 caractères, les sous totaux seront calculés et imprimés sur 1, 2 et 3 caractères. Rupture sur le Sous compte ou le Compte : Choisir sous-compte pour avoir un sous total par sous-compte propriétaire. Détail classe 41 balance générale : Cette option permet d'afficher ou de ne pas afficher le détail de la classe des mandants sur la balance générale (1 ligne par propriétaire ou 1 ligne total général).



Sous comptes :

Code sous-compte de chaque propriétaire : Disponible du propriétaire : DISPO Provision sur charges conservée : CHARGE CRDB conservé : DBAIL TVA conservée : TVA Dépôt de garantie : DG CRL conservée : TADDI Euro :

Sigle de la monnaie en Euro : Indiquez le sigle (FRF ou EUR). Ce sigle figure sur les états envoyés aux tiers. Affichage de l’équivalence Franc/Euro sur les états envoyés aux tiers (oui / non)



Honoraires Location :

Honoraires de location Locataire (oui/non) : Cette option permet de facturer ou de ne pas facturer des honoraires de location lors du premier appel de loyer des locataires entrants. Vous pouvez les facturer en TTC ou en HT + TVA. Si vous facturez des honoraires de location, vous devez renseigner la Rubrique Honoraire Location et le Compte Honoraire de Location Locataire. Honoraires de location Propriétaire (oui/non) : Cette option permet de facturer ou de ne pas facturer des honoraires de location au propriétaire lors de la validation d'un candidat locataire. Si vous facturez des honoraires de location, vous devez renseigner la Rubrique Honoraire propriétaire et le Compte Honoraire de Location Propriétaire. Si, de plus, vous les facturez en HT et TVA, vous devez indiquer la rubrique de TVA ainsi que le compte de TVA sur Honoraire.



Périodes comptables :

Vous pouvez restreindre la saisie de vos dates à une période. 1- Sélectionnez la périodicité à laquelle vous voulez borner les écritures comptables : vous avez le choix entre Annuelle, Semestrielle, Trimestrielle ou Mensuelle. 2- Sélectionnez l’option « Période en cours (P) » ou la « Période en cours et la Période précédente (P et P-1) ». Dans notre exemple, si vous sélectionnez les 2 périodes (P et P-1), le programme vous propose le trimestre précédent et le trimestre en cours soit du 01/04/2007 au 30/09/2007. Dans le cas où vous ne souhaitez pas limiter les écritures à une périodicité, le programme borne quand même les écritures du 01/01/2000 au 31/12/2020.



2-10 Onglet «Encaissement»

Remise bancaire - cumul sur N° de pièce : Cumul des écritures par le N° de pièce à l’édition du bordereau de remise. Conserver le dernier N° de pièce (oui/non)

3 - PERSONNALISATION DES LIBELLES DES ECRITURES COM PTABLES


3 - PERSONNALISATION DES LIBELLES DES ECRITURES COMPTABLES

Cette partie permet de modifier les libellés des écritures comptables. Cliquez sur le menu «Paramètres / Modification des libellés» :

Chaque module de Johanna est représenté par un onglet. Si vous souhaitez par exemple modifier le libellé de l'écriture comptable des frais fixes propriétaires, cliquez sur l'onglet «Décomptes» et modifiez la zone de texte correspondante. L'onglet «Civilités» vous permet de modifier, d'ajouter ou de supprimer des codes civilités (cliquez sur un des boutons «Ajouter», «Modifier» ou «Supprimer»).

4 - PERSONNALISATION DES ETATS


4 - PERSONNALISATION DES ETATS Cette partie permet de modifier les impressions de Johanna. Pour accéder au module qui permet de modifier l'ensemble des états papiers, cliquez sur le menu Paramètres / Paramétrage des états. L'écran ci-dessous s'affiche :

Cet écran vous permet de retrouver l'état que vous souhaitez modifier. Par exemple, si vous souhaitez modifier la lettre chèque fournisseur dans le module facture, cliquez sur l'icône «Gestion des factures» sur la partie gauche de la fenêtre active : la liste des états du module facture s'affiche automatiquement sur la partie droite de l'écran. Sélectionnez ensuite la ligne qui correspond à l'état que vous souhaitez modifier («Edition des lettres chèques» dans notre exemple).

4 - PERSONNALISATION DES ETATS


Pour modifier l'état, cliquez sur le bouton «Modifier» :

Vous pouvez à présent modifier l'état : n'oubliez pas d'enregistrer vos modifications lorsque vous fermez cette fenêtre.

5 - PERSONNALISATION DES EN-TETES


5 - PERSONNALISATION DES EN-TETES Cette partie permet de modifier les en-têtes pour l'ensemble des impressions de Johanna. Si vous souhaitez modifier l'en-tête d'un seul état, reportez-vous à la section précédente «Personnalisation des états». Pour accéder à cet outil, cliquez sur le menu Paramètres / Modification des en-têtes :

1ère étape : Cliquez sur le bouton «Modifier l'en-tête de référence» pour personnaliser votre en-tête (ajouter du texte, déplacer le logo, modifier les polices...). N'oubliez pas d'enregistrer votre travail en quitta nt. 2ème étape : Cliquez sur le bouton «Appliquer l'en-tête à tous les états» pour modifier l'ensemble des impressions du logiciel. Pour ajouter un logo sur votre en-tête , vous devez au préalable le scanner. Une fois votre fichier image (.bmp) généré, copiez ce fichier dans le dossier.../Johanna3/Image. Cliquez ensuite sur le menu «Paramètres / Paramètres société» et sélectionnez l'onglet «Logo» :

5 - PERSONNALISATION DES EN-TETES


Pour insérer le logo, cliquez sur le bouton «Sélection du Logo» :

Il est possible de désélectionner le logo en cliquant sur le bouton «Désélection du logo».

6 - PERSONNALISATION DE COMMENTAIRES SUR LES ETATS


6 - PERSONNALISATION DE COMMENTAIRES SUR LES ETATS

Cette partie permet d’enregistrer un commentaire et de l’éditer sur les états pour un tiers (locataire ou propriétaire) ou tous les tiers. Ce texte sera imprimé si au moment de l’impression, vous demandez de l’éditer. Cliquez sur le menu «Paramètres / Modification des commentaires» :

7 - PARAMETRAGE D’UN MOT DE PASSE


7 - PARAMETRAGE D’UN MOT DE PASSE Cette partie permet d’activer un mot de passe à l’entrée de Johanna. Cliquez sur le menu «Paramètres / Paramétrage d’un mot de passe» :

8 – MODULE « REVISION DES LOYERS »


8 – MODULE « REVISION DES LOYERS » 8-1 Onglet «Révision des loyers» Pour effectuer une révision des loyers : 1. Renseignez au préalable si nécessaire le nouvel indice paru :

� Paramètres généraux / Modules / onglet Révisions / bouton Indices. Par défaut, c’est la table des indices INSEE déjà mémorisés qui s’affiche.

� Cliquez dans la barre d’outils du module Révision sur l’icône paramètres/indice.

Si vous voulez mettre à jour un autre type d’indice que l’INSEE, vous devez saisir au préalable le type d’indice voulu. Rajoutez le dernier indice connu : Cliquez «Ajouter». 2. Cliquez sur l’icône présélectionner : Un écran de sélection s’affiche :

Date de révision : Donnez la date d’anniversaire des loyers à réviser (date à laquelle le loyer doit être révisé conformément au bail). Type de bail : Choisir Tous types ou un type particulier. Rappel : Chaque type de bail est associé lors du paramétrage du logiciel à un «Code révision» (H : révision fonction des indices IRL, X : Loi 48...). C’est l’ensemble des paramètres de fonctionnement du «Type de bail» et du «Code de révision» qui détermine comment et quand le loyer doit être révisé. Notamment, dans la fiche Type de bail, attention à avoir bien programmé les zones «Baisse autorisée (oui/non)», «Réajustement du dépôt de garantie (oui/non)», «Complément de loyer (oui/non)» (voir chapitre concernant le paramétrage). Terme d’avance ou échu : Choix des locataires d’avances ou échus. Note : Le logiciel révise tous les types d’indices confondus (INSEE, IRL, SFE,…).



Cliquez OK pour lancer la sélection. La grille des locataires dont le bail est à réviser s’affiche :

Lors de la présélection, Johanna contrôle les loyers avec type de défiscalisation et affiche

de différentes couleurs les lignes dans la grille de sélection. Ainsi, pour les lots ayant un

type de défiscalisation plafonné sans surface, les lignes sont marquées en Violet. Pour les

lots plafonnés avec une bonne surface mais dont le montant révisé est supérieur au

plafond, les lignes sont marquées en Rouge.

� Sélectionnez les locataires à réviser dans la liste à l’écran : Utilisez Sélectionner tout / Désélectionner tout, ou cochez les cases à cocher pour les locataires à réviser.

� Imprimez maintenant le bordereau de révision, pour pointer sur papier les locataires à réviser. Cliquez

Impression des documents. Cochez Bordereau de révision. Cliquez Imprimer. � Modifiez la sélection de vos locataires à nouveau, si besoin est.



� Cliquez Impression. Lettre de révision est cochée par défaut. Saisissez les renseignements suivants :

En-tête de lettres : Cliquez oui si vous utilisez du papier blanc sans en-tête. Récapitulatif loyers : Choisir oui de préférence, pour que figure sur la lettre de révision un paragraphe supplémentaire indiquant le détail de la nouvelle quittance, avec le total à payer par échéance. Noms des propriétaires : Cliquez non si vous souhaitez que les noms des propriétaires n'apparaissent pas sur les courriers locataires. Ordre d’état sur nom locataire ou code : Cliquez sur nom si vous souhaitez que les lettres sortent de façon ordonnées sur le nom des locataires. Cliquez Imprimer. Les lettres de révision de loyer s’impriment.

3. Cliquez sur l’icône «Valider» pour que le logicie l prenne en compte la révision des loyers sur Lolit a : Date de révision et indice mis à jour sur Lolita Les révisions font l’objet d’un rattrapage automatique de loyer (complément si c’est un rajout de loyer, reliquat si ça vient en diminution). Note : Seul le loyer (catégorie 1) est révisé, les autres catégories, comme les provisions sur charges notamment, ne sont pas révisées. Si dans le menu Paramètres\Paramètres Généraux \Modules\Onglet Révisions\Option Rubriques Divers, vous avez coché "Révision des rubriques complémentaires à Oui", la révision prendra en compte le loyer de base ainsi que toutes les rubriques complémentaires de loyer associées au bail du locataire (Rubriques de catégorie 1).



Lors de la validation, les locataires pour lesquels le loyer révisé est supérieur au plafond, ne sont pas validés dans la fiche locataire. Une liste des locataires non révisés pour cause de dépassement de plafond s’affiche à

l’écran et peut être imprimée par le bouton imprimante. Envoi lettre au propriétaire et garant + Numériser A partir de l’écran d’impression, vous allez pouvoir imprimer et Numériser (si module+ GED) les courriers aux propriétaires et aux garants. La lettre au propriétaire se numérise sous le répertoire du propriétaire concerné et est accessible par la fiche propriétaire. Le nom du fichier sera de la forme suivante RP+N° locataire+numéro séquentiel ; exemple : RP4000501.pdf La lettre aux garants, se numérise sous le répertoire du locataire concerné, donc accessible par la fiche locataire. Le nom du fichier sera de la forme suivante RG+Année de révision+numéro séquentiel ; exemple : RG201001.pdf La numérisation est accessible uniquement si vous possédez le module+ GED.



8-2 Onglet «Dépôt de garantie» A propos du dépôt de garantie : Johanna sait retrouver tous les baux dont le dépôt de garantie est insuffisant en comparaison du loyer, à condition que le réajustement du dépôt ait été prévu dans le bail en question. Le dépôt de garantie minimum est réévalué en fonction du nombre de mois de loyer renseigné dans la fiche locataire. Lorsque le dépôt est insuffisant, le logiciel émet un courrier au locataire lui réclamant un montant complémentaire à verser à l’agence. Ce courrier est fait séparément de la révision habituelle du loyer. Traitement du dépôt de garantie :

1. Cliquez sur l’onglet «Dépôt de garantie» et sur l’icône «présélectionner» : la liste des baux dont le dépôt de garantie est insuffisant en comparaison du loyer, et dont le type de bail a été prévu «avec réajustement du dépôt de garantie à oui» s’affiche.

2. Sélectionnez sur la liste de présélection affichée (en cochant les locataires) les baux dont le dépôt de garantie doit être réévalué. Puis cliquez Imprimer. Cochez Lettre de révision et Bordereau de révision. Cliquez Imprimer pour imprimer le bordereau de révision et les courriers locataires. 3. Cliquer Valider pour mettre à jour les fichiers : Johanna facture une ligne «Complément dépôt de garantie» sur la situation encours de chaque locataire concerné (Montant dépôt de garantie mis à jour sur la fiche locataire).

9 – MODULE « GESTION DES LOYERS »


9 – MODULE « GESTION DES LOYERS » 9-1 A propos du module « Gestion des loyers» Cette section permet de : - Facturer les avis d’échéance réguliers prévus dans les baux des locataires. - Facturer des avis d’appel exceptionnels aux locataires (réparations diverses, taxes ordures ménagères, ...)

et, de façon plus générale, de modifier les avis d’appels déjà facturés. - Imprimer les documents relatifs à l’appel de loyer : avis d’échéance, quittance, bordereau de quittancement,

factures ponctuelles.

9-2 Onglet «Quittancement»

Bouton «Quittancement automatique» en barre d'outil s : Cliquez sur le dernier bouton en haut à droite de la barre des menus : �

L’écran «Génération automatique du Quittancement» s’affiche. Quittancement pour tous les locataires : Pour lancer le quittancement pour tous les locataires, sélectionnez l’option «Pour tous». Le logiciel affiche en grisé le mois pour lequel l’appel de loyer sera généré.

IMPORTANT : Le mois proposé pour le quittancement automatique est directement dépendant de la date d’entrée dans le logiciel. Si vous entrez dans le logiciel le mois n, le logiciel propose comme mois de prochain quittancement le mois n+1. Exemple : si vous entrez dans le logiciel à une date comprise entre le 01 janvier et le 31 janvier inclus, le logiciel propose de quittancer le mois de février 2003.



Le logiciel mémorise la date du dernier quittancement effectué. Il n’est pas possible de générer deux fois le quittancement pour le même mois. Si vous essayez de régénérer un quittancement déjà effectué, le message suivant apparaîtra :

IMPORTANT : Pour les nouveaux locataires qui entrent en cours de mois, le logiciel calcule le loyer, les provisions et autres rubriques au Prorata Temporis. Cependant, pour les nouveaux locataires, les honoraires de location et le dépôt de garantie ne sont pas générés par le quittancement automatique de tous les locataires. Les honoraires de location et le dépôt de garantie sont exclusivement générés lors du premier appel de loyer (voir paragraphe suivant pour générer le premier appel). Il faut demander ce calcul une fois par mois (en général vers le 25 du mois). Ce calcul ne fait que calculer les avis d’appel, sans les imprimer, c'est-à-dire qu'il génère pour chaque locataire ses lignes de loyer, provision pour charges.... Vous retrouvez ces lignes sur les situations d’encours des locataires, par exemple en cliquant sur le bouton «Gestion des loyers». Voici ci-dessous une situation «Encours» d’un locataire :

La colonne «Compte» indique le numéro du compte comptable bénéficiaire de l’encaissement lorsque vous encaisserez le règlement du locataire. C’est en général le numéro du sous-compte du propriétaire, sauf si la ligne d’échéance concerne une facturation au profit du cabinet (par exemple, les frais d’agence). Ce calcul n'imprime aucune trace papier : si vous voulez les avis d'appel sur papier, il faut le demander expressément (voir plus loin : Comment imprimer les avis d'échéance). Le calcul des avis d’échéance du mois une fois effectué (vers le 25 du mois), vous ne pouvez pas revenir en arrière et annuler ce calcul des avis. L’onglet «Quittancement» du module « Gestion des loyers » et l’onglet «Encaissement» du module « Encaissement des loyers » sont les seuls endroits où vous pouvez modifier, supprimer lignes ou ajouter des lignes. Pour passer les écritures d’appel en comptabilité, il faut «Valider» les avis d’appels : Explication : Pour que les appels de loyers apparaissent sur les états comptables, il faut déclencher (valider) la génération des écritures comptables relatives à ces avis. Chaque fois que vous voulez avoir une situation comptable à jour (journaux, balance ou historique) qui comprenne l’intégralité des écritures comptables concernant les locataires, il faut suivre la procédure suivante afin de déclencher la génération des écritures comptables :



1. Eventuellement, rajoutez des avis d’appels manuellement (voir un peu plus loin pour modifier un avis d’appel). 2. Contrôlez les avis d’appels sur le bordereau de quittancement (icône impression - bordereau de quittancement). 3. Cliquez Valider. Une fenêtre Validation du quittancement s’ouvre. Option : Edition des écritures à valider : choisir oui pour avoir une trace papier des écritures générées. Quittancement pour un seul locataire :

Pour lancer le premier appel pour un locataire, sélectionnez le locataire concerné dans le module « Gestion des loyers » (se placer sur son encours) : Cliquez ensuite sur le bouton «Quittancement automatique» en haut à droite de la barre des menus et sélectionnez l’option «Quittancement pour un seul» :

Après contrôle des différents éléments qui figurent sur la fenêtre (option du calcul du dépôt de garantie, des honoraires de location et de la date du quittancement), cliquez sur le bouton «OK» pour générer le premier appel.

IMPORTANT : Il est également possible de générer le premier quittancement depuis le logiciel LOLITA : avant de lancer le 1er appel pour un locataire, vérifiez que celui-ci n'a pas déjà été généré !!!



Pour modifier un avis d’appel : Permet d'accéder à tous les locataires, un par un, de façon à pouvoir modifier les avis d'appel de chaque compte locataire. 1. Cliquez Loyers / onglet Quittancement, puis choisir d'abord un locataire : dans la zone de saisie «Loc.» tapez les premières lettres du nom du locataire, puis Entrée. Sa situation Encours apparaît. Les flèches à gauche de «Loc.» servent à se déplacer à l’intérieur du fichier des locataires. 2. Positionnez le curseur sur la ligne d'appel désirée et cliquez «Modifier». Vous ne pouvez modifier (ou supprimer) une ligne avis d’échéance que si elle n’a pas encore été passée en comptabilité (non validée) et si elle n’a pas encore été affectée par un règlement quelconque. Johanna sait si l’avis d’appel que vous voulez modifier a déjà été comptabilisé et vous le fait savoir en acceptant (ou refusant) la modification de la ligne. 3. La fenêtre «Quittance» apparaît, permettant de modifier les caractéristiques de la ligne. Les réponses aux questions sont les mêmes que «Pour facturer des avis d’appel» un peu plus loin. Vous pouvez également supprimer des lignes d'appel (utiliser le bouton «Supprimer» à la place de «Modifier», au point 2 précédemment). Attention : les lignes d’appel peuvent être supprimées, si elles n’ont pas été validées en comptabilité. Dans le cas contraire, vous pouvez contre-passer l’écriture d’appel en accédant sur le bouton « Contre-passation des écritures d’appel ». La contre-passation est possible aussi bien sur les lignes d’appel débitrice que créditrice. Pour facturer des avis d’appel exceptionnels :

1. Affichez le locataire désiré, puis cliquez sur l’icône «Ajouter» :



Pour chaque ligne d'avis d’appel nouvelle exceptionnelle, indiquez : La rubrique (d’avis d’appel) : A choisir dans une liste déroulante. Compte : Johanna propose ici d’emblée le numéro du compte comptable qui sert de contrepartie au compte locataire lors de l'encaissement. La date d’échéance : Double-cliquez pour faire apparaître un calendrier et choisir une date dans ce calendrier. Débit (ou crédit) : C’est le montant facturé au locataire. Tapez le montant dans la case Débit ou Crédit selon le cas. Validation des écritures d’appel (immédiate) : Laissez à oui pour que les écritures comptables de cet avis d'appel soit générées immédiatement, dès qu’elles apparaissent sur l’encours locataire (il est donc inutile de valider manuellement, la validation étant automatique). Cochez exceptionnellement «non» si vous voulez différer la génération des écritures comptables : celle-ci ne se fera qu'au moment de l'encaissement du règlement du locataire. Ceci est utile par exemple dans le cas où vous facturez des frais de relance à un locataire et dont vous savez pertinemment qu’il ne paiera pas ceux-ci. Si le locataire ne règle pas ces frais, alors vous pouvez annuler la ligne d'avis d'appel simplement en cliquant sur le bouton « Supprimer » de la barre d’outils. Cela évite de contre passer en comptabilité les écritures comptables (puis qu'elles n'ont pas été générées), et n’alourdit donc pas les journaux comptables.

2. 3. Cliquez OK.

Pour imprimer un avis d’échéance d’un seul locatair e :

1. Choisissez un locataire : tapez les premières lettres de son nom dans la case «Loc.». Se positionnez ainsi sur le locataire de votre choix pour faire apparaître son encours, avant de demander l’impression. Puis cliquez sur l’icône «Impression» :



2. Cochez Editer l’appel de loyer, et éventuellement modifiez les paramétrages suivants : En-tête d’état (Oui/Non) : Choisir oui si vous utilisez du papier blanc sans en-tête. Noms des propriétaires (Oui/Non) : Choisir oui si vous souhaitez que le nom des propriétaires figure sur les états adressés aux locataires. Avis avec arriérés (Oui/Non) : Choisir oui pour avoir le montant des arriérés. Détail des arriérés (Oui/Non) : Choisir oui pour avoir le détail, ligne par ligne, de l’arriéré. Si non, vous aurez seulement une ligne de solde antérieur. Impression Commentaire (Oui/Non) : Choisir oui pour imprimer dans la partie correspondance de l’avis, le commentaire paramétré dans \Menu Paramètres/ Paramètres Généraux\Onglet Quittancement\Option Commentaires. Si non, aucun commentaire n’est affiché sur l’avis. 3. Puis demandez l’impression, par Aperçu, ou Configurer d’abord, ou Imprimer (méthode classique pour imprimer). Nota :

� Vous ne pouvez pas choisir la période de l’avis d’échéance à imprimer. � Vous ne pouvez imprimer que le dernier avis calculé. � Vous ne pouvez pas imprimer un avis d’échéance antérieur à celui qui apparaît sur l’encours locataire.

Attention ! Vous ne pouvez plus imprimer un avis d’é chéance si ses lignes sont réglées (autrement dit, vous ne pouvez pas rééditer une facture, si elle a été réglée) sauf si vous disposez de l’option « Ges tion Electronique des documents ».



Pour imprimer le bordereau de quittancement : Deux options sont proposées :

� Bordereau avec uniquement les échéances en cours (loyers du mois + arriérés) � Tous les locataires actifs et passifs

Ce document important permet de connaître :

� Le total quittancé du mois et par locataire � Le total des arriérés de la période � Le nombre de locataires quittancés � Les locataires avec une assurance loyer impayé (voir colonne «Réf»)

1. Cliquez sur «Imprimer». 2. Cochez Bordereau de quittancement. Choisir l’ordre dans lequel les locataires apparaîtront (par numéro ou par nom ou par propriétaire). Puis cliquez sur «Imprimer».



Pour imprimer le reçu : 1. Cliquez sur «Imprimer». 2. Cochez Editer le reçu, et éventuellement modifiez les paramétrages suivants : En-tête d’état (Oui/Non) : Choisir oui si vous utilisez du papier blanc sans en-tête. Noms des propriétaires (Oui/Non) : Choisir oui si vous souhaitez que le nom des propriétaires figure sur les états adressés aux locataires. 3. Cliquez sur «Imprimer». Johanna reprend toutes les lignes de l’encours en donnant accès seulement sur les montants au crédit.

4. Vous pouvez « Ajouter » ou « Supprimer » des lignes. Nota : Les lignes ajoutées ou supprimées ne modifient pas l’encours du locataire. 5. Cliquez sur « Ok » pour lancer l’impression. Nota : Les lignes n’ayant pas de montant n’apparaissent pas sur le reçu.



Pour imprimer une facture : Rappel - La loi : En vue de « simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée », la Commission européenne a adopté une nouvelle directive le 20 décembre 2001. Les factures émises par les personnes soumises à l’obligation de facturation doivent comporter des mentions obligatoires issues, d’une part, de la réglementation économique et juridique et, d’autre part, de la réglementation fiscale applicable aux assujettis à la TVA. D’autre part, la nouvelle rédaction du texte relatif à l’obligation fiscale de délivrer une facture reconnaît désormais expressément la possibilité pour les fournisseurs de services et de biens de confier l’établissement matériel de leurs factures à un tiers. C’est la sous-traitance de facturation. La souscription d’un mandat de facturation est rendue obligatoire. Les mentions obligatoires qui doivent figurer sur les factures sont :

- le nom ou la raison sociale du propriétaire - le nom ou la raison sociale et l’adresse du client - la date de d’émission de la facture - un numéro de facture unique - le taux de la taxe - le numéro individuel d’identification à la TVA du propriétaire

Outre ces obligations imposées par l’administration fiscale, il est rappelé que les documents délivrés à usage professionnel doivent également comporter :

- le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés - le montant du capital de cette société

Application au niveau de Lolita : L’écran suivant est accessible à partir de la fiche propriétaire en cliquant sur le bouton [Facturation]. On peut y saisir le capital, le RCS, le SIRET, le lieu du greffe ainsi que le numéro de TVA intra-communautaire et y retrouver le dernier numéro de facture généré pour ce propriétaire.



Application au niveau de Johanna : Pour concevoir des factures à partir de Johanna, il faut tout d’abord activer l’option « Activation de la facturation » dans le menu Paramètres/ Paramètres généraux / Modules / onglet Quittancement / Factures. Ensuite lors de l’impression des avis d’échéance, si le lot est soumis à TVA et si le numéro de TVA intra-communautaire du propriétaire est bien saisi, la facture se présente comme ci-dessous sinon, on garde la même présentation que d’habitude.



CESSON SEVIGNE , le 27 Septembre 2003

11rue de Lille

Bat A

77100 MEAUX

Monsieur,

Veuillez trouver ci-dessous le montant de votre loyer à nous faire parvenir pour la date indiquée.

Merci de nous adresser votre règlement, de préférence par chèque, accompagné du coupon ci-dessous.

Désignation Montant

FACTURE N° : 80005.2004.10.001

Période du 01/10/2003 au 31/10/2003

STE CARLOT

Pour le lot : 11rue de Lille

Bat A

Référence : 80005 / 40004

77100 MEAUX

N° intracommunautaire : FR 74349320721

Facture établie au nom et pour le compte de :

CAPET Jean

R.C.S. :Rennes B 349 320 721150 000 euros

26, rue du chêne Germain

35510 CESSON SEVIGNE

Tél : 02 99 63 72 63

Fax : 02 99 63 69 12

Trop perçu paiement CARLOT -28.02 €

Loyer Octobre 2003 CARLOT 1 893.00 €

T.V.A. de 19.60 % Octobre 2003 CARLOT 371.03 €

Provisions/Charges Octobre 2003 CARLOT 121.96 €

Total à payer pour le

Partie correspondance :

01/10/2003

2 357.97 €01/10/2003

Soit 15 467.27 FRF

Partie à détacher et

à joindre à votre règlement

REF : 40004/CARLOT

80005/CAPET

2 357.97 €

FACTURE N° : 80005.2004.10.001



Pour imprimer une facture ponctuelle : 1. Cliquez sur «Imprimer». 2. Cochez Editer une facture, et éventuellement modifiez les paramétrages suivants : En-tête d’état (Oui/Non) : Choisir oui si vous utilisez du papier blanc sans en-tête. Noms des propriétaires (Oui/Non) : Choisir oui si vous souhaitez que le nom des propriétaires figure sur les états adressés aux locataires.

2. Cliquez sur «Imprimer».

4. Vous pouvez modifier les paramétrages suivants : Titre de la facture Texte début de facture Texte fin de facture Vous pouvez « Ajouter » ou « Supprimer » des lignes. Nota : Les lignes ajoutées ou supprimées ne modifient pas l’encours du locataire. 5. Cliquez sur « Ok » pour lancer l’impression. Nota : pour que les lignes apparaissent, sur la facture, il faut qu’elles soient cochées.



9-3 Onglet «Appel de loyer» Permet l’impression des avis en rafale. Sélection de la grille : Cliquez « Présélectionner».

Saisissez les critères de sélection : Avis d’échéance par défaut : à choisir parmi la liste des avis proposés. Nota : Le «Mailer» est un pré-imprimé servant à envoyer le modèle «Avis d’échéance et quittance regroupés» au locataire sous enveloppe pré-cachetée (l’avis d’échéance / quittance est contenu dans une enveloppe fermée et est imprimé par décalque d’un papier carbone, à l’aide d’une imprimante à aiguilles impérativement). Type de bail : Tous types / Un type particulier (à choisir parmi la liste des types proposés : commercial, habitation, ...). Fréquence d’appel (du loyer) : Indifférent / Mensuel / Bimestriel / Trimestriel / Semestriel / Annuel. Recherche par Propriétaire, Immeuble, Lot, Locataire : Ce bouton sert à ajouter une condition supplémentaire de sélection : si on veut que les documents à imprimer, en plus, ne concernent que les locataires saisis nommément ou appartenant à une liste de propriétaires saisis nommément ou habitant dans une liste d’appartements indiqués ou habitant dans une liste d’immeubles précise.



Cliquez « Recherche par propriétaire, immeuble, lot, locataire »:

Une fois dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton (...) à droite sur la ligne propriétaire si vous voulez sélectionner des propriétaires. Une fenêtre affichant la liste des propriétaires s’ouvre :

Vous pouvez sélectionner autant de propriétaires que vous voulez. Pour sélectionner un propriétaire : double-cliquez sa ligne : une croix (X) s’affiche qui signale que le propriétaire a été sélectionné (pour désélectionner un propriétaire, double-cliquez à nouveau sa ligne). Pour trier la liste des propriétaires par ordre alphabétique, tapez au clavier une lettre de l’alphabet (ce qui sert aussi à se positionner sur le premier propriétaire dont le nom commence par cette lettre). Quand vous avez fini de sélectionner des propriétaires, cliquez « Valider » dans la fenêtre de sélection, puis cliquez « OK » (fenêtre Propriétaires - lots - locataires). Les propriétaires (ou lots ou locataires) sélectionnés apparaissent dans cette dernière fenêtre (visibles dans des listes déroulantes). Puis cliquez sur « OK » après cette sélection. Johanna sélectionne tous les locataires satisfaisant aux conditions saisies et pour lesquels le dernier quittancement correspond à la date d’échéance en cours (dans notre exemple, mai 2003).



Johanna affiche alors dans une grille (un tableau), dite grille de sélection, tous les locataires pour lesquels il y a lieu d’imprimer un avis. Chaque locataire y est affiché avec des renseignements en rapport direct avec le traitement. Nota : Vous pouvez trier la grille sur une des colonnes affichées : cliquez sur l’en-tête de la colonne et la liste se réaffiche, classée sur le contenu de la colonne sélectionnée (ceci ne fonctionne pas avec toutes les colonnes). L’étape de sélection par cochage : Vous pouvez opérer une sélection parmi les individus affichés sur la grille, mais cette fois-ci au niveau de chaque ligne, grâce à la case à cocher située au début de chaque ligne qui permet d’inclure (ou d’exclure a contrario) chaque individu dans le traitement que vous appliquerez plus tard. Vous pouvez : - Soit sélectionner (ou désélectionner) tous les individus en même temps en cliquant le bouton Sélectionner

tout / Désélectionner tout, - Soit les sélectionner (ou les désélectionner) un par un en cochant (ou décochant) la case à cocher en début

de ligne. Seuls les individus «cochés» (case à cocher cochée en début de ligne) se verront appliquer le traitement quand vous déclencherez celui-ci.

Les autres boutons disponibles pendant la phase de sélection : Quand vous êtes sur une grille de sélection, vous retrouvez à peu près tout le temps les boutons ci-dessous, avec des variantes suivant les traitements finaux demandés. Certains de ces boutons peuvent être inopérants (dans ce cas, ils sont de couleur gris pâle et sont non accessible) lorsque le contexte ne s’y prête pas. Par exemple, le symbole «disquette» n’est accessible que lorsque vous pouvez générer une disquette d’ordre de prélèvements automatiques pour les appels de loyer. - Le bouton « Recherche » permet de rechercher un individu grâce à des outils de recherche du style : voir tous les locataires d’un propriétaire, ... et, une fois un individu ainsi sélectionné dans un écran à part, se positionner automatiquement sur la ligne de la grille de sélection qui affiche cet individu. - Par le clic droit de la souris vous obtenez un menu dit «contextuel» qui s'affiche à l’endroit où vous avez cliqué. Il permet d’accéder à différentes possibilités qui dépendent du contexte. Exemple : visualisation de la fiche complète du locataire quand vous êtes sur une ligne locataire. - Le bouton « Imprimer » (déjà décrit plus haut) permet de préciser les conditions de l’impression (choisir le modèle de document à imprimer...) et les réglages de l’imprimante (choix de l’imprimante, nombre d’exemplaires...).



- Très important : le bouton « Valider ». Il sert à lancer l’exécution de mise à jour de fichiers correspondants à des traitements spécifiques. Par exemple, il existe un bouton « Valider » quand vous êtes sur la page Brouillard de saisie comptable : il sert à déverser la saisie des règlements locataires (ou brouillard comptable des saisies) dans la comptabilité proprement dite. - Le bouton « Paramètres » sert à visualiser et à modifier une partie du paramétrage de Johanna, seulement la partie ayant un rapport direct avec le traitement sur lequel vous êtes. - Dans certains cas, vous pouvez aussi ajouter, modifier ou supprimer des lignes de la grille de sélection (boutons « Ajouter », « Modifier », « Supprimer ») : par exemple, vous pouvez facturer (ajouter) des avis d’appel à un locataire quand vous êtes dans la grille de sélection de l’onglet Quittancement. Pour modifier (ou supprimer) une ligne, il faut évidemment se positionner d’abord sur la ligne en question, puis cliquez « Modifier » (ou « Supprimer »). Autres facilités depuis une grille de présélection : Quand une grille de sélection est affichée, vous pouvez effectuer les diverses manipulations suivantes, valables pour toutes les grilles de sélection (les exemples ci-après portent sur des locataires, mais peuvent s’appliquer à tout autre chose : propriétaires, ...). - Pour faire afficher les locataires à l’écran par o rdre alphabétique : Cliquez une fois sur l’en-tête de la colonne «Nom et prénom». De façon générale, cliquez sur l’en-tête de la colonne sur laquelle vous voulez trier. - Pour visualiser la fiche d’un locataire , de son propriétaire, du lot ou de l’immeuble depuis une grille de sélection : Sélectionnez une ligne dans la grille (c’est à dire un avis d’échéance ou une quittance) en cliquant dessus. Une flèche droite apparaît sur l’extrémité gauche de la ligne signale que la ligne est sélectionnée. Pour visualiser la fiche complète du locataire (ou de son propriétaire, ou de son immeuble) plusieurs possibilités : Méthode 1 : Cliquez le bouton Fiche locataire (en haut de la fenêtre Gestion des loyers). Ce bouton reste enfoncé et met en surbrillance la colonne «N° loc.» . Choisissez alors un locataire en cliquant expressément dans cette colonne sur le numéro de locataire voulu. La fiche détaillée du locataire apparaît.



Méthode 2 : Cliquez avec le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu contextuel ci-dessous et choisir le menu Fiche locataire :

La fenêtre Fiche locataire permet d’accéder également aux fiches lot, propriétaire et immeuble. Une fois sur la fiche locataire, vous pouvez : Naviguez entre les onglets « Locataire / Bail / Quittancement / Etat-civil conjoint / Caution - Divers » pour tout savoir sur le locataire. Circulez entre la fiche locataire et la fiche de son lot, de son propriétaire, de son immeuble en cliquant les boutons [...] (3 petits points) adéquats situés à droite du N°lo t, du N°propriétaire ou du N°immeuble... Vous quittez toujours la fiche en cliquant « Fermer ».



- Pour changer la disposition des colonnes de la grille de sélection, et modifier la largeur des colonnes : Cliquez sur un en-tête de colonne et draguez-la vers une autre colonne. La nouvelle présentation est mémorisée pour les séances de travail ultérieures, pour chaque écran en particulier. - Pour trier la grille dans l’ordre des zones d’une colonne : il suffit de cliquer une fois sur l’en-tête de la colonne (ne fonctionne pas forcément pour toutes les colonnes). Pour envoyer les avis d’échéance des locataires par courrier ou par email :

1. Après avoir effectué la présélection, ainsi que la sélection des locataires sur la grille, cliquez sur « envoyer ». Important : Cette édition est liée au choix de type d’avis enregistré dans la fiche du locataire du module Lolita.

2. Choisissez les critères d’édition. En-tête d’état (Oui/Non) : Choisir de préférence oui pour éditer votre en-tête et votre logo sur papier blanc. L’en-tête a été dessiné dans les documents de base livrés avec Johanna (dessin du logo, plus les coordonnées complètes du cabinet : rue, code postal, ville...). Sinon choisir non pour ne pas éditer le logo et les coordonnées du cabinet (les lignes occupées par les coordonnées seront laissées en blanc par l’imprimante). Noms des propriétaires : Choisir non si vous souhaitez que les noms des propriétaires ne figurent pas sur les documents adressés aux locataires. Ordre d’état (par numéro ou par nom du locataire) : Pour éditer les avis dans l’ordre des numéros de locataire ou dans l’ordre alphabétique des noms des locataires. Impression Commentaire (oui/non) : Choisir oui pour éditer dans la partie correspondance de l’avis, le commentaire paramétré dans Menu Paramètres/ Paramètres Généraux / Onglet Quittancement / Option Commentaires. Si non, aucun commentaire n’est affiché sur l’avis.



Pour envoyer un email : Pour ce faire, cliquez sur la case à cocher Email puis cliquez sur le bouton Envoyer. Les locataires dont la case « Envoi par email » (fiche colocataire) est cochée recevront l’avis d’échéance dans leur messagerie électronique. Si les deux cases sont cochées (Email et Courrier) et que vous cliquez sur le bouton Envoyer, les locataires désirant un email, recevront un email et les autres recevront leur avis par courrier. Pour configurer l’imprimante (Configurer) : C’est une fenêtre typiquement «Windows» qui permet de changer d’imprimante cible et de régler les paramètres d’impression relatifs à l’imprimante (papier pris sur bac supérieur/inférieur, taille du papier, impression en mode Paysage...) et cela uniquement pour l’impression à venir immédiatement derrière. Les paramètres d’impression ne sont pas mémorisés d’une séance à l’autre. Quand vous cliquez « Configurer », la fenêtre de configuration s’affiche. Elle varie beaucoup suivant le type d’imprimante choisi. Les paramètres par défaut pour l’impression sont ceux fixés au niveau de votre ordinateur et de Windows (Rappel pour modifier les paramètres d’impression par défaut : cliquez Démarrer / Paramètres / Imprimantes / choisir l’imprimante que vous comptez utiliser, cliquez Propriétés...). Dans Johanna, d’autres paramètres d’impression propres non plus à un modèle d’imprimante en particulier, mais propres à certains documents imprimés sont mémorisés à l’intérieur du document en question lui-même : il faut aller modifier le contenu du document à l’aide du Dessinateur de documents (éditeur Foxpro). Pour avoir un aperçu avant impression (Aperçu) : L’aperçu sert à visualiser à l’écran l’impression avant d’imprimer sur papier. Quand vous cliquez Aperçu, Johanna affiche la première page du document à imprimer et permet de manipuler l’état à imprimer grâce à une barre d’outils intitulée «Aperçu avant impression» :



Ci-dessous, la barre d’outils «Aperçu avant impression» :



De la gauche vers la droite, vous pouvez utiliser : - 1ère page, page précédente : Pour se déplacer de page en page. - Bouton atteindre la page : Pour aller visualiser directement une page dont vous indiquerez le numéro. - Bouton page suivante, dernière page : Pour se déplacer de page en page dans le document. - Bouton zoom : Pour zoomer et changer la valeur du zoom sur l’aperçu du document. - Bouton Fermer l’aperçu : Pour quitter le mode prévisualisation.

Cas d’utilisation des avis d’échéance avec la quittance : Edition des avis d’échéance avec la quittance : choix du modèle «avis + quittance» ou «prélèvement + quittance» ou «mailer» dans la fiche locataire (bouton rubrique) de Lolita, ou grâce au paramétrage du type d’avis par défaut dans Johanna. 9-4 Onglet «Quittance de loyer» Edition des quittances : 1. Cliquez sur le bouton «Présélectionner» si vous voulez faire une sélection des quittances à imprimer différente de celle qui est déjà affichée à l’écran. 2. Sélection du mois et l’année de la quittance que vous souhaitez éditer sur la fenêtre de présélection :

Remplir les critères de sélection :

Type de bail : Tous / Habitation... autres types possibles (à choisir dans la liste). Choisir le type de bail des quittances à imprimer.



Fréquence appel : Indifférent / Mensuel / Bimestriel / Trimestriel / Semestriel / Annuel. Choisir la fréquence d’appel des loyers concernés.

Quittance automatique (Oui/Non) : Choisir oui si vous voulez imprimer seulement les quittances des locataires qui sont programmées pour recevoir automatiquement leur quittance (zone «quittance automatique» de la fiche locataire). Si vous choisissez non, Johanna imprime les quittances pour tous les locataires du fichier.

Locataires Actifs/Passifs/Tous : Actifs correspond à locataire avec statut = « A » ou locataire avec statut = « P » mais présent une partie du mois ; Passifs correspond à statut locataire= « P »

Recherche par Propriétaire, Immeuble, Lot, Locataire : Sert à rajouter un critère de plus à la sélection. Dans ce cas, les quittances à imprimer seront uniquement celles des locataires saisis nommément ou appartenant à une liste propriétaires saisis nommément ou habitant dans une liste d’appartements indiqués ou habitant dans une liste d’immeubles précise. Se reporter au mode d’emploi de la même rubrique au chapitre «Pour imprimer les avis d’échéance». Cliquez « OK » pour lancer la recherche (présélection) des locataires satisfaisants aux conditions remplies ci-dessus. La grille suivante s’affiche. L'option «Toutes les quittances réglées jusqu'au mois de» permet d'éditer toutes les quittances réglées (le locataire a payé l'ensemble de son échéance et la quittance n'a jamais été éditée) pour les douze derniers mois. Exemple : si vous indiquez «Toutes les quittances réglées jusqu'au mois de 05/2003» le logiciel va rechercher toutes les quittances réglées qui n'ont jamais été éditées depuis le mois de mai 2002. 3. Sélectionnez (cochez) à présent, parmi les individus affichés dans la grille de sélection à l’écran, les locataires dont vous voulez imprimer les quittances. Par défaut, aucun locataire n’est sélectionné. Il faut pour sélectionner, dans la liste de présélection affichée, cochez les locataires dont vous voulez imprimer la quittance. Les méthodes possibles pour sélectionner sont les mêmes que pour n’importe quelle grille de sélection.



4. Après avoir sélectionné les locataires pour lesquels vous souhaitez éditer une quittance, cliquez sur «Imprimer». La fenêtre suivante s’ouvre :

Au moment de l’impression deux possibilités vous sont offertes :

� Quittance réglée : Dans ce cas la quittance est éditée si la totalité de l’échéance due pour la période est réglée (contrôle du règlement au cent près). Les lignes qui constituent l’échéance sont paramétrables en fonction des rubriques (se reporter au paragraphe «Personnalisation des rubriques»).

� Quittance appelée : Pas d’option particulière, la quittance fait apparaître l’intégralité des lignes appelées de l’échéance sans contrôle des encaissements. Rappel : cette méthode est utilisée pour ceux qui éditent les quittances au moment de l’appel de loyers (par le service gestion) afin que les documents soient prêts à être remis au locataire au moment du paiement (à l’accueil). Toutes les lignes qu’elles soient débitrices ou créditrices, apparaissent sur la quittance. Cas d’utilisations : 1er CAS : Edition des quittances avec les avis d’échéance : Choix du modèle «avis + quittance» ou «prélèvement + quittance» ou «mailer» dans la fiche locataire (bouton rubrique) de Lolita, ou grâce au paramétrage du type d’avis par défaut dans Johanna. 2ème CAS : Edition des quittances en «rafale» = Edition groupée des quittances pour plusieurs locataires : module gestion des loyers onglet quittance de loyers 3ème CAS : Edition ponctuelle d’une quittance pour un locataire : module encaissement onglet encaissement des loyers. 4ème CAS : Edition d’une quittance pour un locataire et pour une période



L’écran de paramétrages des quittances (cf. écran ci-dessous) est accessible par le menu Paramètres, Paramètres généraux, Modules, onglet Quittancement, option impression cochée : Pour optimiser votre paramétrage, reportez-vous au cas qui correspond à votre façon de travailler : 1er CAS : Vous utilisez le modèle «avis + quittance» ou «prélèvement + quittance» ou «mailer» : (cf. Personnalisation de Johanna, Onglet Quittancement, Option Impression) Le titre de l’état (cf. écran de paramétrage) est paramétrable (sauf pour le «mailer») :

2ème CAS : Vous éditez les quittances «en RAFALE» : Au moment de l’impression deux possibilités vous sont offertes : � Quittance réglée : Dans ce cas la quittance est éditée si la totalité de l’échéance due pour la période est réglée (contrôle du règlement au cent près). Les lignes qui constituent l’échéance sont paramétrables en fonction des rubriques (se reporter au paragraphe «personnalisation des rubriques» qui suit). � Quittance appelée : Pas d’option particulière, la quittance fait apparaître l’intégralité des lignes appelées de l’échéance sans contrôle des encaissements. Rappel : cette méthode est utilisée pour ceux qui éditent les quittances au moment de



l’appel de loyers (par le service gestion) afin que les documents soient prêts à être remis au locataire au moment du paiement (à l’accueil). 3ème CAS : Vous éditez les quittances de façon ponctuelle : Dans ce cas la quittance est éditée si la totalité de l’échéance due pour la période est réglée (contrôle du règlement au cent près). Les lignes qui constituent l’échéance sont paramétrables en fonction des rubriques (se reporter au paragraphe «personnalisation des rubriques» qui suit). Lors de la présélection des quittances dans le module «Gestion des loyers», onglet «Quittance de loyer», vous avez la possibilité d’afficher : tous les locataires, uniquement les locataires actifs ainsi que les locataires passifs dont la date de départ est supérieure à l’échéance demandée, ou bien uniquement les locataires passifs. 4ème CAS : Vous éditez les quittances à la demande des locataires Dans ce cas la quittance est éditée si la totalité de l’échéance due pour la période est réglée (contrôle du règlement au cent près). Les lignes qui constituent l’échéance sont paramétrables en fonction des rubriques (se reporter au paragraphe «personnalisation des rubriques» qui suit). Lors de la présélection des quittances dans le module «Gestion des loyers», onglet «Quittance de loyer», vous présélectionnez les locataires sur une période (du … au …). La quittance sortira s’éditera sur une seule page dans la limite du possible. Rééditer les quittances : Si vous choisissez de pointer automatiquement vos quittances (Cf. Menu Paramètres/Paramètres Généraux/Modules/Onglet Quittancement/Option Impression/Pointage quittance oui/non), vous avez accès sur l’écran d’impression sur un choix supplémentaire :

L’option «Edition des quittances appelées» permet : - de rééditer des quittances déjà éditées - d’éditer les quittances avant que les locataires aient payé. La réédition des quittances permet de ressortir une quittance en cas de bourrage d’imprimante ou lorsque la quittance a été égarée.



9-5 Onglet «Prélèvement loyers» Supposons que vous avez au préalable fait calculer les avis d’appel du mois et fait imprimer les avis d’appels des locataires, dont évidemment les locataires payant par prélèvement automatique (modèles Avis de prélèvement simple ou Avis de prélèvement + quittance). Le traitement : 1. Positionnez vous sur l’onglet prélèvement des loyers. 2. Cliquez Présélectionner pour sélectionner les locataires avec prélèvement pour l’échéance indiquée.

Date d’échéance : Choisir le mois et l’année d’échéance des avis d’appel payés par prélèvement. Prélèvement échéance + arriérés (Oui/Non) : Choisir de préférence non : seule l’échéance nouvelle (hors arriérés) sera prélevée sur le compte du locataire. Nota : Le logiciel signale le cas échéant les locataires dont le RIB n’est pas correct et vous permet d’imprimer la liste sur papier. Effectuez s’il y a lieu les corrections de RIB (relevé d’identité bancaire) dans les fiches locataires.

3. Sélection des locataires :

Cochez dans la liste les locataires pour qui vous voulez générer un ordre de prélèvement. En général, vous cliquerez Sélectionnez tout pour sélectionner tous les locataires de la grille. Cela a pour effet de cocher tous les locataires de la grille.



Vous pouvez trier la grille par numéro, nom du locataire ou date de prélèvement en cliquant sur l’en-tête de la colonne correspondante. 4. Cliquez Impression. Cochez Bordereau des prélèvements : Choix d’ordre dans l’édition de l’état :

� Date de prélèvement � N° locataire � Nom locataire

Cliquez Imprimer. Le bordereau des prélèvements s’imprime. 5. Cliquez Prélèvement par disquette (icône disquette) pour produire la disquette qui contient les ordres de prélèvement à transmettre à votre banque. Evidemment, les ordres de prélèvement ne concernent que les locataires sélectionnés dans la grille écran (option obligatoire pour avoir le bouton «Valider» ac tivé ). «Insérez une disquette dans le lecteur» : Insérez une disquette déjà formatée (voir spécification de la disquette ci-après) dans le lecteur de disquettes A, et cliquez « OK ». Johanna copie alors le fichier «Prelev.txt» sur cette disquette, fichier qui contient les ordres de prélèvement pour votre banque. Vous pouvez refaire cette disquette autant de fois que vous le désirez, si nécessaire (disquette égarée, ou défectueuse, ou si une erreur d’écriture sur la disquette s’est produite pendant l’opération par exemple). Vous n’avez besoin de formater la disquette qu’une seule fois : la première fois. Les fois suivantes, le traitement Prélèvements par disquette efface le fichier «Prelev.txt» du mois précédent et recrée un nouveau fichier ayant le même nom. Attention : pour ne pas perdre ce fichier, recopier le en le renommant. Une fois cette opération terminée, l’écran de sélection se présente comme suit :

6. Cliquez sur l’icône « Valider » pour générer les écritures comptables d’encaissement des loyers : Répondez aux questions suivantes : Validation à la date du prélèvement : - Oui : Si vous effectuez des ordres de prélèvement à des dates différentes, le programme peut générer autant d’écritures de versements sur le compte banque que de date de prélèvement. (Exemple : Si vous proposez à vos locataires plusieurs dates de prélèvement (5, 8 et10), lors de la validation comptable de votre prélèvement, vous aurez 3 écritures de banque : une au 5, une au 8 et une dernière au 10).



- Non : Donnez la date de toutes les écritures comptables d’encaissement de loyer que Johanna va générer automatiquement. C’est la date à laquelle le compte banque du cabinet de gérance sera crédité. Numéro du journal comptable : Indiquez le numéro de journal qui recevra les écritures comptables (en principe, un journal de banque). Numéro de pièce : C’est le numéro de pièce comptable à affecter à toutes les écritures comptables (facultatif). Cliquez « OK » pour générer les écritures. Un écran s’affiche pour un dernier contrôle :

Cliquez sur « Valider ». Après cette opération, le message «Le dernier virement magnétique n’a pas été validé» s’efface de l’écran. Nota : À la validation, une liste des prélèvements rejetés peut s’afficher avec le message suivant : La validation des prélèvements des locataires suivants n’a pu aboutir car le montant prélevé diffère du solde de la quittance. Vous pouvez régulariser leur situation en effectuant un encaissement correspondant au montant prélevé. Vous avez terminé le traitement de prélèvement automatique des loyers. Remarque : Donnez un ordre de prélèvement de loyer, cela revient à encaisser des loyers sans avoir besoin de rentrer manuellement les règlements des locataires ; en même temps que vous envoyez la disquette à la banque, vous faites générer par le logiciel les écritures de règlement de loyers correspondant aux prélèvements. Le schéma du jeu d’écritures est le même que pour les encaissements manuels des règlements locataires (se reporter au chapitre Règlements locataires). Les écritures sont générées dans le journal.

Attention ! Valider remet à zéro le fichier des prélèvements automatiq ues de loyers : Vous ne pouvez plus générer à nouveau le fichier des ordres de pré lèvement à remettre à la banque.

9-6 Bouton «Gestion de l'aide au logement»

A propos de la gestion de l'aide au logement (AL): Ce module est accessible par tous et vous permet de réaliser les manipulations suivantes :



� Saisie des numéros d’allocataires, � Cas de la disquette (en option) : récupération automatique des aides au logement, � Cas sans disquette : saisie des aides au logement, � Impression des documents relatifs à la gestion de l’Aide au Logement: liste des A.P.L., liste des allocataires

en fin de droit, liste des A.P.L. non soldées..., � Enregistrement des aides sur la quittance des locataires (pour pouvoir imprimer l’avis d’échéance), � Enregistrement du montant des aides dans la comptabilité. Nous vous conseillons d’effectuer ce traitement tous les mois, juste après avoir lancé le quittancement de l’échéance traitée ; ainsi vous pourrez faire figurer le montant de l’aide au logement sur l’avis d’échéance envoyé aux locataires concernés. Paramétrage : Au préalable, vérifiez dans les paramètres de Johanna, menu Paramètres Généraux / Modules / Onglet Comptabilité si vous avez un compte Aide au Logement renseigné dans le plan comptable et indiquez ce compte ainsi que la rubrique.

Utilisation du module : Dans le module «Gestion des Loyers», cliquez sur le bouton A.L. L’écran suivant apparaît :

Précision : Si vous possédez l’option «Aide au logement avec disquette», un troisième choix «Récupération du fichier des A.P.L.» apparaît dans cet écran.



Saisie des numéros d’allocataires :

Saisissez dans un premier temps tous les numéros d’allocataires :

• Tapez soit le nom ou le numéro du locataire pour obtenir sa fiche, • Saisissez le numéro d’allocataire correspondant, • Cliquez sur «Enregistrer».

Précisions :

• Il vous sera impossible d’enregistrer les aides au logement sur la quittance d’un locataire si son numéro d’allocataire n’est pas renseigné dans cet écran,

• Dans le cas où vous n’utilisez pas le fichier remis par votre caisse, vous devez impérativement effectuer cette saisie avant d’entrer les aides au logement,



• Dans le cas où vous utilisez le fichier remis par votre caisse, l’édition «liste des nouveaux allocataires» vous permettra d’enregistrer les nouveaux allocataires avant d’enregistrer les aides au logement sur la quittance des locataires.

Saisie des aides au logement : Cliquez sur «Saisie des aides au logement», l’écran suivant apparaît :

• Sélectionnez le numéro d’allocataire • Indiquez le montant de l’allocation correspondant • Tapez sur «Entrer», l’allocataire apparaît dans la grille • Une fois toutes les saisies faites, cliquez sur «Enregistrer» puis «Quitter»

En cas d’erreur de saisie, vous pouvez mettre à jour votre saisie en utilisant les boutons de modification et de suppression. Précisions :

• Vous devez saisir la grille uniquement la première fois, ensuite vous n’avez plus qu’à effectuer les ajustements nécessaires.

• Dans le cas où vous avez l’option «Avec disquette», vous avez la possibilité de filtrer les écritures provenant soit de la saisie manuelle, soit de la récupération automatique de la disquette, ou bien des deux, avec l’indicateur :



Le bouton «Régularisation» vous permet de gérer les modifications apportées aux aides attribuées aux locataires. Lorsque vous constatez que l’aide de tel ou tel locataire pour une échéance donnée a changé, cliquez sur ce bouton, l’écran suivant apparaît :

Saisissez dans la colonne «Régularisation» la différence entre le montant d’origine et le nouveau montant de l’aide (mettez le signe «-» si ce montant est négatif). Lorsque vous cliquez sur le bouton «Enregistrer», le programme vous demande de saisir le libellé ainsi que l’échéance sur laquelle vous voulez voir effectuer la régularisation. Exemple : Vous avez enlevé au locataire ALBRAND 150.00 Euros d’aide sur son loyer de 06/2003. Or le virement suivant de l’aide au logement vous apprend que son aide est maintenant de 140.00 Euros ; Dans ce cas, saisissez dans la colonne «Régularisation» «-10.00», puis enregistrer la régularisation sur l’échéance du 01/06/2003 : sur



l’encours du locataire ALBRAND apparaîtra la ligne de régularisation APL pour un montant de 10.00 Euros au débit.

Précisions : L’indicateur «Mettre à jour le montant de l’aide OUI/NON» vous permet, lorsque vous répondez par l’affirmative, de mettre à jour le montant de l’aide de la grille principale avec les montants déjà saisis plus les régularisations. Nous vous conseillons de toujours répondre «Oui» lorsqu’il s’agit d’une régularisation de l’aide A.P.L. (ainsi la grille sera à jour pour la prochaine validation sur les quittances des locataires), et «Non» lorsqu’il s’agit d’une simple relance. Validation :

A.P.L. dans la gestion des loyers : Ce traitement permet de générer les A.P.L. dans l’encours des locataires :



Indiquez le libellé et l’échéance sur laquelle vous voulez voir apparaître les aides, puis cliquez sur le bouton «Valider» : une fois le traitement terminé, les locataires bénéficiaires de l’aide au logement ont une ligne «A.P.L.» créée sur leur encours :

Précisions : La liste suivante indique les allocataires qui ne sont pas renseignés dans la saisie des numéros d’allocataires :



Dans ce cas, l’écriture n’est pas passée sur l’encours du ou des locataire(s) concerné(s). Il vous faut alors saisir le numéro d’allocataire dans l’écran prévu à cet effet, puis recommencer ce traitement d’enregistrement de l’A.P.L. sur les quittances des locataires. Vous pouvez effectuer autant de fois que vous le désirez l’enregistrement des A.P.L. sur la quittance des locataires. Cependant, la liste suivante vous indique les allocataires qui possèdent déjà des lignes d’A.P.L. pour l’échéance demandée :

Dans ce cas, vous avez le choix entre générer ou non une nouvelle ligne d’A.P.L. sur leur encours :

Règlement de l’A.P.L. : Ce traitement a pour but de passer l’écriture comptable suivante : débit de votre compte banque par le crédit du compte Aide au Logement. Indiquez la date d’écriture, le journal, le libellé ainsi que le numéro de pièce (facultatif). Précision :

Veuillez effectuer les régularisations éventuelles (bouton dans la saisie des aides au logement) avant d’effectuer ce traitement.



Il vous est proposé un montant correspondant au total des aides saisies dans la grille de saisie des A.P.L. Vous pouvez le mettre à jour s’il existe un décalage entre le bordereau saisi et le virement reçu de la caisse d’aide au Logement. Puis cliquez sur «valider» : Le brouillard comptable apparaît et vous pouvez alors le valider. Précision : Ce traitement est libre, c'est-à-dire que vous pouvez le lancer autant de fois que vous le désirez : nous vous conseillons de consulter les écritures passées sur votre compte Aide au Logement (grand livre général) si vous n’êtes pas certains de vous. Schéma comptable : Lorsque vous enregistrez les A.P.L. sur les quittances des locataires, les aides sont créées mais non déversées en comptabilité. Celles-ci le seront lorsque vous validerez les écritures d’appels ou bien lorsque vous encaisserez les règlements des locataires (Cf. Schéma Comptable à la fin du guide).



Impressions :

� Liste des A.P.L. : Liste des locataires qui ont le droit à l’aide au logement avec leur numéro, leur montant et la provenance (saisie manuelle ou récupération par disquette).

� Liste des nouveaux allocataires (active uniquement dans le cas avec disquette) : Liste des allocataires non présents dans votre fichier des allocataires.

� Liste des allocataires en fin de droit : Liste des allocataires qui n’ont plus droit aux aides au logement. � Liste des A.P.L. non soldées : Liste des aides au logement non soldées sur la quittance des locataires

concernés. � Liste des A.P.L. modifiées : Liste des allocataires dont le montant de l’aide a été modifié d’une échéance à

l’autre. Option «Aide au logement avec disquette» Dans le cas où vous avez cette option, la seule différence avec la saisie manuelle des aides consiste en la récupération automatique des aides de la disquette via le traitement décrit dans le chapitre suivant «Récupération des A.P.L.». Il est tout à fait possible de faire cohabiter l’option «Avec disquette» et la saisie manuelle des aides.



Récupération des A.P.L. :

L’écran suivant apparaît :

Récupération du fichier des A.P.L. :

� Mettez la disquette dans le lecteur � Sélectionnez le répertoire du lecteur de disquette,

ex : A:\ � Cliquez sur «Lancer» � Ce message apparaît : «La récupération des APL

a réussi !» � Cliquez sur «Quitter»

La liste des A.P.L., onglet «Impressions», vous permet de lister les allocataires et le montant de leur aide. Dans le cas d’un nouvel allocataire, la colonne «N° loca taire» est remplie avec des étoiles : vous devez alors saisir son numéro d’allocataire dans l’écran «Saisie des allocataires».



Validation : Les traitements sont identiques au cas «Sans disquette» à cette différence : vous avez la possibilité de valider uniquement les aides provenant de la disquette, du bordereau ou les deux (il est possible d’utiliser ce traitement avec la disquette et avec le bordereau de saisie Résumé : - Avec l’option «Aide au logement avec disquette» : La première fois : � Effectuez la récupération du fichier (disquette, …) de la caisse d’aide au Logement, � Imprimez la liste des A.P.L., � Saisissez les numéros d’allocataires pour les locataires marqués d’une étoile (tous les locataires seront

concernés la première fois !), � Enregistrez les aides sur les quittances des locataires, � Contrôlez pour quelques locataires si leur encours comporte bien la ligne A.P.L., � Effectuez la validation comptable A.P.L. Les fois suivantes : � Effectuez la récupération du fichier (disquette, …) de la caisse d’aide au Logement, � Imprimez la liste des A.P.L., la liste des nouveaux allocataires, la liste des allocataires en fin de droit, la liste

des A.P.L. non soldées, � Saisissez les numéros d’allocataires pour les locataires marqués d’une étoile, � Enregistrez les aides sur les quittances des locataires. - Saisie manuelle des aides : Le 25 du mois, la première fois : � Saisissez les numéros d’allocataires pour tous les locataires concernés, � Saisissez les aides au logement (derniers montants connus), � Imprimez la liste des A.P.L. afin de contrôler votre saisie, � Enregistrez les aides sur les quittances des locataires à l’échéance de votre choix, � Contrôlez pour quelques locataires si leur encours comporte bien la ligne A.P.L., Après réception du virement de la caisse d’Aide au Logement (environ le 05 du mois suivant) :

Numéro allocataire

non renseigné en saisie



Si différences entre les montants de l’aide enregistrée sur la quittance des locataires et les montants figurant sur le virement : � Saisissez les régularisations à effectuer dans la grille de régularisation, � Validez ces régularisations sur l’échéance à régulariser avec l’indicateur «Mettre à jour le montant de l’aide

à oui», � Effectuez la validation comptable A.P.L. (elle comprendra les montants initiaux ainsi que les régularisations). Le 25, les fois suivantes : � Mettez à jour les numéros d’allocataires pour les nouveaux allocataires et les locataires en fin de droits, � Mettez à jour la saisie des aides (montants différents, nouveaux allocataires...), � Imprimez la liste des A.P.L., la liste des nouveaux allocataires, la liste des allocataires en fin de droit, la liste

des A.P.L. non soldées, la listes A.P.L. modifiés, � Enregistrez les aides sur les quittances des locataires à l’échéance de votre choix.

10 – MODULE « ENCAISSEMENT DES LOYERS »


10 – MODULE « ENCAISSEMENT DES LOYERS » Cliquez sur le bouton «Encaissement des loyers». La fenêtre ci-dessous apparaît :

Puis tapez dans la zone Locataire les premières lettres du nom du locataire à encaisser (vous pouvez aussi taper le numéro du locataire), suivies de la touche Entrée. L’encours du locataire apparaît à l’écran. Nota : La zone de saisie locataire permet aussi d’accéder sur un écran de recherche permettant de retrouver grâce à un montant ou à une partie du nom le locataire concerné par l’encaissement : 1. Tapez dans la zone « /x ».



2. L’écran suivant apparaît :

3. Vous pouvez saisir les critères suivants : Nom du locataire : Indiquez le nom du locataire recherché, une partie du nom (ex : cas de colocataires ayant leurs 2 noms dans le nom locataire). Case colocataire : Si vous cochez cette case, la recherche se fera sur tous les noms des colocataires. Montant : Saisissez le montant de l’encaissement Vous pouvez saisir le nom seul, le montant seul ou les 2. Toutes les réponses correspondant à votre recherche s’affichent dans la grille jusqu’à que vous accédiez au locataire voulu. La recherche terminée, Johanna vous positionne sur l’encours du locataire voulu. Rappel : La situation «Encours» du locataire fait apparaître tous ses avis d’appel non complètement réglés, ainsi que ses avis d’appel récemment réglés (Lignes colorées en bleu). Les avis d’appel en bleu seront effacés de cette situation lors du prochain quittancement automatique.



10-1 Méthode 1 : L’encaissement avec ventilation au tomatique «Encaissement automatique» (méthode appelée encore «Encaissement avec ventilation automatique») signifie que le règlement est réparti (ventilé) de façon 100% automatique par le logiciel entre les différentes lignes d’avis d’appel du locataire, mais en respectant certaines règles. On distingue 3 cas classiques, selon que le locataire a déjà du crédit sur son compte ou non.

Pour encaisser un règlement en mode encaissement au tomatique : • Cliquez sur l’onglet Encaissement loyers. Choisir un locataire (zone «Locataire»), et ensuite cliquez

«Encaissement automatique». Une fenêtre s’ouvre et propose comme montant du règlement le solde du compte locataire. Ce montant est positif si c’est un règlement du locataire, négatif si c’est un décaissement au profit du locataire.

• Modifiez-le montant du règlement affiché si besoin, et cliquez OK.

Une deuxième fenêtre s’ouvre, pour pouvoir compléter la saisie du règlement :



Saisissez les éléments de la remise : Date (du règlement) : Indiquez la date comptable d’encaissement. Numéro journal : Choisir le numéro du journal comptable d’encaissement dans une liste de journaux. Contrepartie Propriétaire : Accessible seulement quand vous avez choisi un journal d’encaissement n’ayant pas de compte de contrepartie. Cette option est utilisée dans le cas ou le locataire règle directement au propriétaire (ex nouvelle gérance). Les écritures générées en comptabilité sont identiques à celles issues d’un encaissement normal, à l’exception du compte banque. Des honoraires de gestion sont calculés normalement. Règlement (type de) : Chèque / Espèce / Virement / Prélèvement / AL / Autre. Le logiciel imprime un bordereau différent par type de règlement. N° du compte du payeur : Pour information. Banque payeur : A saisir, car le renseignement figure sur le bordereau de remise en banque. Payeur : Permet de saisir et mémoriser le nom du colocataire qui règle le loyer. Tous les renseignements saisis dans cette fenêtre «Encaissement automatique», à l’exception de la date du règlement, sont mémorisés locataire par locataire et réaffichés à chaque saisie de nouveau règlement. Donc en principe, le seul renseignement à modifier à chaque règlement est la date du règlement, les autres renseignements étant répétés automatiquement. Pièce : Indiquez le numéro de pièce. • Cliquez « OK » pour terminer la saisie du règlement. La situation encours du locataire est mise à jour, et les

avis d’appel soldés par ce règlement sont alors affichés sur une ligne au fond coloré. Pour consulter les écritures comptables d’encaissem ent («brouillard») : Cliquez l’onglet Brouillard d’encaissement. Ce brouillard (ou journal temporaire) de saisie comptable montre toutes les écritures comptables qui ont été générées par Johanna pendant la saisie des règlements des locataires et qui n’ont pas encore été basculées dans le journal définitif comptable. Ce brouillard ne contient que les écritures qui concernent les règlements des locataires.



Filtrer & trier les écritures comptables du brouill ard des encaissements : Vous pouvez ne consulter qu’une partie des écritures du brouillard en jouant sur les différents paramètres suivants : � Le journal � Le compte � Le tri � La période � Les utilisateurs (local ou tous) � En masquant le compte locataire et le compte facturation (pour ne faire figurer que les écritures des

propriétaires et de la banque) Pour imprimer le brouillard des écritures comptables : Cliquez «Imprimer», puis cochez «Brouillard». Pour déverser les encaissements dans la comptabilit é générale : • Cliquez l’onglet Brouillard d’encaissement. L’icône Valider n’est accessible que s'il y a des écritures

d’encaissement en attente.



Date saisie début et date saisie fin : Ne seront déversées en comptabilité que les écritures comprises entre ces deux dates. Par défaut, le logiciel ne propose de passer en comptabilité que les écritures de la journée (la date du jour). Journal : Choisir Tous • Cliquez « Ok » pour lancer la validation du brouillard de saisie. Le message «Validation en cours...» apparaît pendant le transfert des écritures de saisie vers les journaux comptables. Ce traitement transfère les écritures relatives aux encaissements vers la comptabilité, génère également les écritures comptables d’honoraires de gérance (honoraires calculés sur les encaissements) et purge en fin de traitement les écritures du brouillard. La méthode «paiement automatique» permet de résoudre également les cas particuliers suivants. Manipulation d’encaissement automatique suivant deu x cas : 1er cas : Encaissement à zéro Il arrive parfois qu’une situation d’encours locataire présente des avis d’appel débiteurs et d’autres créditeurs avec un solde à zéro. Pour imputer ces écritures en comptabilité, il y a lieu de faire un encaissement à zéro et de valider les écritures dans le brouillard. 2ème cas : Rembourser un crédit à un locataire C’est le cas fréquent du locataire à qui vous voulez rembourser son solde créditeur. Il faut choisir «encaissement automatique» et saisir comme montant de règlement le montant du solde à rembourser, en négatif. Le logiciel débitera automatiquement le locataire du montant du décaissement.



10-2 Méthode 2 : L’encaissement avec ventilation ma nuelle Il permet d’indiquer quelles sont les lignes d’appel dues du locataire à imputer et comment encaisser un règlement locataire (encaissement manuel). Cliquez Compta / l’onglet Encaissement des loyers : Choisissez un locataire, en tapant les premières lettres de son nom dans la zone Locataire. Sa situation en cours s’affiche, avec ses avis d’appel restant dus. Cliquez sur l’icône «Encaissement manuel» : Puis la fenêtre «Montant de l’encaissement» demande d’indiquer le montant du règlement. Indiquez-le et cliquez « OK ». Le logiciel attend que vous ventiliez (imputiez) le montant du règlement entre les différentes lignes d’appel non soldées.

• Positionnez le curseur dans la colonne Encaissement. Sur chaque ligne d’avis d’appel, vous pouvez :

- Soit taper Entrée pour solder la ligne d’avis d’appel : le montant réglé affecté est égal au solde de la ligne, et le curseur descend à la ligne suivante.

- Soit taper le montant en Euro affecté à la ligne, puis Entrée. Entrée fait aller à la ligne suivante. - Soit changer de ligne avec les flèches Flèche haut et Flèche bas. - Soit annuler la ventilation en tapant sur la touche Tabulation.



Johanna signale en permanence le montant du règlement restant à imputer. • Johanna permet d’arrêter de ventiler le règlement reçu entre les différentes lignes de 2 façons possibles :

- Soit automatiquement en tapant Entrée sur la dernière affectation. Vous aurez alors le message : «Toutes les lignes sont imputées. Encaissement réparti. Sortir ?». Répondez oui pour continuer de saisir les autres renseignements nécessaires sur le règlement en cours.

- Soit de façon volontaire en tapant sur la touche Tabulation. Cette manipulation annule totalement l'encaissement en cours. • La fenêtre Encaissement manuel apparaît ensuite et demande alors les mêmes renseignements que lors

d’un encaissement en mode ventilation automatique (se reporter au paragraphe Encaissement automatique).

• Cliquez OK sur la fenêtre Encaissement manuel. La saisie du règlement est terminée. Encaissement d’une ou plusieurs lignes débitrices : Quel que soit le solde locataire - Exemple :

Dans le cas où le locataire envoie un chèque ne prenant pas en compte la ligne créditrice, vous avez la possibilité de faire un encaissement manuel d’un montant égal (ou inférieur) à la somme des lignes débitrices.



Nota : L’encaissement automatique solde la ligne créditrice et recrée une ligne de trop perçu équivalente. Dans notre exemple, le locataire vous envoie un chèque de 253.69 Euros que vous pouvez choisir d’affecter entièrement aux lignes débitrices. Pour cela, demandez un encaissement manuel et indiquez le montant de 253.69 Euros. Affecter ensuite ce montant sur les lignes débitrices, comme pour un encaissement manuel classique.



10-3 Remboursement d’une ou plusieurs lignes crédit rices, quel que soit le solde locataire Exemple :

Vous avez la possibilité de rembourser une partie ou l’ensemble des lignes créditrices de l’encours d’un locataire, quel que soit son solde. Dans notre exemple, vous souhaitez rembourser au locataire les charges pour un montant de 155.25 Euros. Pour cela, demandez un encaissement manuel et indiquez le montant de -155.25 Euros.



Affectez ensuite ce montant sur la ligne créditrice, comme pour un encaissement manuel classique.

Encaissement manuel à 0 : Encaissement manuel à 0 : possibilité de faire correspondre manuellement des lignes au débit avec des lignes au crédit. Pour ce faire : • Cliquez sur le bouton «Encaissement manuel», et saisissez «0» dans la zone «Montant» : comme pour un

encaissement manuel, choisissez les lignes que vous voulez voir intervenir dans votre encaissement. • Il est possible de faire un encaissement manuel à 0 uniquement si l’encours du locataire comporte au moins

une ligne créditrice et une ligne débitrice. • Il est possible d’annuler un encaissement manuel à 0 et de le contre-passer. Nota : Encaissement à 0 peut aussi se faire en automatique. Auquel cas, c’est le logiciel qui décide des lignes à débiter et à créditer. Brouillard d’encaissement : possibilité de filtrer les écritures comptables sans les comptes locataires et facturation. Impression du brouillard en fonction de l’activation du filtre. La validation des encaissements se fait sur toutes les écritures.



Exemple : Toutes les écritures Masque les écritures locataire/facturation

10-4 Encaissement automatique des AL Vous avez la possibilité d'encaisser automatiquement les AL pour tous les locataires en une seule action. Ce bouton évite de faire autant d'encaissement à 0 que de locataires percevant de l'AL. Cliquez sur le bouton AL, l'écran suivant apparaît :

L'écran propose par défaut l'échéance en cours : mois d'entrée dans le logiciel. Le mois saisi doit correspondre à la date de l'échéance d'AL que vous voulez encaisser. Cliquez sur le bouton valider.

Johanna recherche pour l'échéance de l'A.L du 06/2011 s'il existe des loyers sur cette même échéance. Si c'est le cas, il va créditer sur l'en-cours du locataire la ligne de loyer du montant de l'A.L. Une édition répertoriant les locataires pour lesquels l’encaissement n’a pu s’effectuer (cas des régularisations d’aide au logement au débit) s’imprime à la fin du traitement. Après l'encaissement des A.L, l'en-cours du locataire apparaît comme ceci :



Le montant de l'A.L de 150 euros est venu solder une partie du loyer. La ligne de l'A.L est totalement soldée. Si le montant du loyer ne suffit pas à solder l'A.L, Johanna impute le montant restant de l'A.L sur autant de lignes de la même échéance. Par contre si le montant de l'A.L est supérieur au montant de l'échéance, l'encaissement de l'A.L devra se faire avec un encaissement automatique à 0.

10-5 Annulation d’un règlement locataire Cliquez l’onglet «Encaissement des loyers». Se positionner sur le locataire pour lequel vous voulez effacer un règlement. Une fois la situation du locataire affichée, cliquez Annulation encaissement. Le logiciel vous indique le message suivant :

Il est possible d’annuler uniquement le total des encaissements, soit 686.02 Voulez vous effectuer l’annulation ? OUI/NON

Réponse OUI : Il va annuler toutes les lignes comptables du brouillard de saisie qui ont été générées pour tous les règlements encaissés sur ce locataire depuis la dernière «Validation» du brouillard (déversement des écritures du brouillard vers le journal). Le logiciel efface alors les écritures du brouillard. Puis le logiciel remet les lignes d’avis d’appel de l’encours du locataire dans l’état où elles étaient avant la saisie des encaissements effacés.

10-6 Pour comptabiliser un impayé Procédure à utiliser quand un chèque revient impayé. Contrairement à la procédure d’annulation de règlement vue plus haut qui consiste à annuler une erreur de saisie sans passer des écritures comptables, la comptabilisation de l’impayé consiste à comptabiliser le retour d’un chèque en passant des écritures comptables. Cliquez sur l’onglet «Encaissement des loyers». Se positionner sur le locataire de son choix. Puis cliquez sur l’icône «Impayés». Une fenêtre «Sélection du règlement de l’impayé» s’ouvre et vous propose de choisir un règlement parmi tous les règlements du locataire passés en comptabilité.



Choisissez une ligne et cliquez OK. Le logiciel génère alors les écritures comptables (dites «d'Impayés») de sens opposé (et de même montant) que celles relatives au règlement proprement dit et relatives aux écritures d’honoraires de gérance.

10-7 Pour contre-passer un règlement locataire Un bouton «Contre-passation de règlements» permet de contre-passer un règlement locataire même si celui-ci est déjà dans le journal comptable (à utiliser en cas d’erreur de votre part). Utilisation : fonctionne exactement comme la procédure de comptabilisation d’impayés, à la différence près que Johanna génère les écritures de contre-passation avec le mot «Contre-passation» au lieu du mot «Impayé».

10-8 Les impressions Impression du brouillard (journal provisoire) : Cliquez l’onglet «Brouillard d’encaissement» pour afficher à l’écran le brouillard.



Remplissez vos critères de recherche (Période, Journal, Compte, etc.)

Période du ... (date) au ... (date) : Le brouillard n’affichera que les écritures comprises entre ces deux dates. Par défaut, le logiciel propose la date de la journée sous laquelle vous êtes entré dans le logiciel. Vous pouvez trier les écritures suivant plusieurs critères, dont le «Code» (code catégorie d’avis d’appel). Masquer les écritures locataires/facturation : Possibilité de filtrer les écritures comptables sans les comptes locataires et facturation.



Remplir les critères de la fenêtre Impression. Cochez Brouillard : Saisie du ... (date) au ... (date) : Indiquez les dates limites Compte : Indiquez Tous Journal quitt / encaiss : (question posée que si l'impression du brouillard est demandée). Répondez OUI pour avoir toutes les écritures du brouillard, NON pour ne voir que les écritures passées sur le compte de trésorerie. Utilisateur : Local ou tous. Choisir Tous. Impression du bordereau de remise bancaire : Cliquez sur «Remise bancaire». Cochez Remise bancaire. Le bordereau imprimera tous les règlements encaissés et correspondant aux critères de la fenêtre Impression. Saisie du ... (date) au ... (date) : Compte : Choisir le numéro d’un compte de trésorerie Mode paiement : Chèque / Espèce / Chèque et espèce / Virement Utilisateur : Local ou tous. Choisir Tous. Ordre de tri : Vous avez la possibilité d’imprimer la remise bancaire triée sur le N° de pièce. Choisir N° de pièc e sinon aucun. Si vous choisissez « aucun », les lignes de versements sortent dans l’ordre de saisie. Nota : Le tri sur le N° de pièce est possible seule ment si vous n’avez pas activé le cumul sur le N° d e pièce. Cliquez « Imprimer ». Edition d’une quittance dans le module encaissement : Le module encaissement permet d’éditer une quittance (la quittance du mois en cours) pour le locataire pour lequel vous effectuez un encaissement.



Cette fonctionnalité correspond à l’option «Editer les quittances réglées» du module gestion des loyers. Elle permet donc d’éditer les quittances pour les locataires à condition que :

- Le locataire ait payé la totalité de ce qu’il doit pour le mois sélectionné, - La quittance n’a pas déjà été éditée.

A la validation, les lignes éditées sur les quittances des locataires sont pointées. Il n’est donc pas possible de rééditer la quittance dans le module encaissement (pour la réédition, voir le point précédent). Editer un reçu : En cas de paiement partiel du locataire, il est possible d’éditer un reçu dans les modules encaissements et gestion des loyers.

11 - MODULE «RELANCE»


11 - MODULE «RELANCE» 11-1 A propos du module « Relance» Le programme de relance locataires permet : - D’éditer une liste de locataires débiteurs, suivant différents critères. - De relancer effectivement les locataires en leur envoyant un courrier, et de mémoriser pour chaque locataire

le type de lettre envoyée et la date de la relance - Eventuellement de leur imputer automatiquement des frais de relance. Comment ça marche ? La relance va se faire graduellement par un système de lettres type de relance échelonnées dans le temps, jusqu’à que le locataire paye ou jusqu’à mettre le locataire au contentieux. Le gérant fait rechercher par le logiciel les locataires qui n’ont pas payé à temps leur échéance. Une première lettre est envoyée si le locataire a plus de x jours de retard de paiement. Le nombre de jours de retard du locataire est calculé de la façon suivante : c’est le nombre de jours séparant la date de sa ligne d’avis d’échéance (date d'échéance) la plus ancienne et pas entièrement réglée (donc due) et la date du jour. Il s'agit d'une «Recherche par nombre de jours de retard» : un locataire est relancé en fonction du nombre de jours de retard, ET s’il doit plus de Y mois de loyer ET s’il doit au total plus de Z Euro. Le modèle de lettre envoyé est fonction du dernier courrier de relance qu’il a reçu précédemment. Le logiciel envoie toujours la lettre dont le niveau de relance est immédiatement supérieur au niveau de relance du locataire. Exemple : Il envoie la lettre de niveau 2 (rappel simple n°2) aux locataires qui ont un niveau de relan ce égal à 1, et qui satisfont évidemment aux autres critères de relance du moment. Chaque fois qu’une lettre de relance est envoyée à un locataire, le logiciel affecte à ce locataire un nouveau niveau de relance, égal au niveau de relance de la lettre envoyée, ainsi que la date d’envoi du courrier. Par niveau de relance, il faut entendre le degré de sévérité de la relance, degré croissant qui va de 1 à 4. Ce degré est imposé par le logiciel, comme suit :

Contenu de la lettre de relance Niveau de relance donné par la lettre

Envoyée au locataire qui est au niveau

Envoyée après x jours de retard (paramétrable)

Lettre de rappel simple 1 0 15 Lettre de rappel simple n°2 2 1 40 Lettre recommandée 3 2 60 Commandement huissier 4 3 90

A chaque calcul d’appel du mois, Johanna remet à zéro le niveau de relance des locataires qui ont été relancés précédemment, mais qui sont à jour de leur loyer. Le nombre de jours de retard (ou jours d’impayés) qui déclenche l’envoi de la lettre est personnalisable dans le paramétrage du logiciel.



11-2 Onglet «Relance impayés» Cliquez sur l’icône «Présélectionner» :

Date du rappel : C’est la date (en principe du jour) à partir de laquelle les jours de retard sont calculés. Seuil de relance : Montant en Euro en dessous duquel les locataires ne seront pas relancés. Ce seuil est comparé au solde réclamé au locataire. Type de bail : Choisir entre Tous types et la liste des baux existants. Locataires : Actifs / Passifs / Tous locataires. Vous choisirez en général Tous locataires. Passifs partis après le : Si la zone locataires passifs est sélectionnée, choix d’une date pour relancer les locataires passifs à partir de celle-ci. Locataires : Relançables / Non relançables en fonction du paramètre saisi sur la 2ème page du locataire. Le bouton Recherche par Propriétaires / lots / locataires sert à limiter la recherche par critères à, par exemple, tous les locataires d’un propriétaire. Cliquez OK.



Le logiciel recherche alors les locataires satisfaisants aux critères demandés ci-dessus et les affiche dans la grille à l’écran :

Pour chaque locataire, il a coché la colonne indiquant le type de lettre qui va être envoyé (Rappel simple /...). Ce tableau permet de modifier pour chaque locataire : - Le type de lettre à envoyer au locataire. Le logiciel indique le type de lettre qu’il a prévu d’envoyer (par une case cochée). Changez éventuellement le modèle de lettre à envoyer, en cochant la colonne correspondant à la lettre de relance à envoyer. Cela vous permet de forcer le logiciel à envoyer une lettre de relance qui n'a pas été prévue en automatique, par exemple d’envoyer une lettre d’un degré de sévérité plus élevé que prévu. Le logiciel envoie à chaque locataire qu’une seule lettre à la fois. - S’il faut envoyer une lettre aux cautions (caution 1 et caution 2). - Changez éventuellement le montant des frais de relance à facturer. Ils sont de plusieurs natures :

- Frais à facturer au locataire (oui/non) et montant des frais à facturer. - Frais à facturer à la caution (oui/non) et montant des frais à facturer. - Pénalité à facturer au locataire (oui/non) et montant des pénalités à facturer.

Les montants de frais et pénalités qui sont affichés dans cette colonne proviennent de la fiche locataire si le paramétrage prévoit «Frais spécifiés dans le bail», ou proviennent du montant de frais prévu au niveau de la lettre de relance, si le paramétrage prévoit «Frais par défaut» (voir chapitre concernant le paramétrage).



Attention à la distinction entre les termes «Frais de relance» et «Pénalités». Les frais de relance sont à destination de l’agence, alors que les pénalités sont encaissées au profit du propriétaire. Sélectionnez les locataires à relancer dans la grille de présélection, en cochant la case dans la colonne de gauche (vous pouvez cocher individuellement les lignes ou utiliser le bouton Sélectionner / Désélectionner tout). Faites les modifications éventuelles au niveau de chaque locataire. Puis cliquez Imprimer pour envoyer les lettres de relance :

En principe, vous n’avez rien à changer dans cette fenêtre (Johanna propose d’imprimer toutes les lettres qui résultent de la sélection précédente). Vous avez la possibilité également d’éditer la liste des locataires à relancer ainsi qu’un bordereau des impayés détaillant par locataire et par échéance la nature des sommes impayées. Cliquez Imprimer. Voici un exemple de lettre de relance :



Cliquez sur l’icône «Valider» afin de mémoriser définitivement la relance et de mettre à jour les renseignements suivants dans les fichiers :

� La date de la dernière relance. � Le niveau de relance du locataire. � Les lignes d’avis de frais de relance dans le module gestion des loyers.



11-3 Onglet «Justificatif Assurance/Entretien» 1. Cliquez sur l’icône «Présélectionner» pour afficher la fenêtre de présélection :

Echéance jusqu’au : Tapez la date de fin de la période où le certificat est exigible (jour, mois et année) exemple : «31/12/2008» Justificatif d’assurance ou d’entretien : Choisir entre assurance et entretien.

Locataire Actifs ou Tous : Cette option cochée à « Tous » permet de demander

l’assurance pour les locataires en préavis (passifs). Utilisation du module : 1) Sélectionnez et saisir l’échéance plus la nature du justificatif : Exemple : «Justificatif assurance» Echéance jusqu’au : 31/12/2008

� Tous les locataires qui ont la zone «Echéance» de la 2ème page de la fiche locataire remplie avec le jour/mois/année dans la période saisie ou une date de révision dont le mois correspond au mois de la période saisie apparaissent dans la grille.

2) Cochez les locataires pour lesquels vous souhaitez éditer un courrier de relance :



3) Imprimez la grille de sélection à des fins de contrôles. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Impression» et sélectionnez l’option «Editer la liste». Vous avez le choix de l’échéance et des locataires à jour ou tous :

Editer la liste : Edition de la liste des justificatifs assurance par rapport à l’option choisie (justificatif reçu).

Impossible d'afficher l'image liée. Le fichier a peut-être été déplacé, renommé ou supprimé. Vérifiez que la liaison pointe vers le fichier et l'emplacement corrects.



Editer la lettre de relance : Impression de la lettre pour les locataires cochés. Justificatif reçu : Permet le tri de la liste entre les attestations reçu à OUI/NON et TOUS. En-tête de lettre : OUI/NON Noms des propriétaires : Edition sur la lettre du nom du propriétaire OUI/NON. Ordre d’état : Soit en alphabétique ou numérique. Seuls les locataires sélectionnés et dont la date de réception du justificatif n’est pas rempli auront un courrier de relance. Tous les documents peuvent être édités en même temps. Vous avez également la possibilité d’éditer la liste des justificatifs reçus. 4) L’impression des courriers permet d’incrémenter automatiquement le nombre de relances des locataires.

Attention à bien imprimer vos courriers par le bouton imprimer. 5) Validez la saisie :

- Pour les locataires dont vous avez reçu le justificatif, la validation renseigne la zone «Justif. Assurance» de la fiche locataire à oui.

- Pour les locataires dont vous n’avez pas reçu le justificatif, la validation génère des frais de relance si vous en avez paramétrés

Précisions : � A chaque impression papier des lettres de relances, la colonne «Nb. Relances» affiche le nombre de

relances envoyées au locataire ; � Les relances justificatifs Entretien fonctionnent de la même façon, à la différence que la présélection se fait

sur les locataires dont le mois des contrats d’entretien renseignés (2ème page fiche locataire) appartiennent à la période demandée.

12 - MODULE «GARANTIE LOYERS IMPAYES»


12 - MODULE «GARANTIE LOYERS IMPAYES» 12-1 A propos du module «Garantie Loyers Impayés» Dans ce chapitre, vous pouvez facturer aux propriétaires un contrat d’assurance pour garantir des loyers impayés, ainsi que des honoraires (en plus de la prime d’assurance) pour gestion du contrat. Vous devez aussi fournir aux compagnies d’assurance la déclaration des loyers à recouvrer et garantis.

Attention : Avant de lancer les traitements relatifs aux assura nces, vous devez impérativement avoir validé votre quittancement.

12-2 Les contrats types d’assurance garantie des lo yers Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, Il faut procéder comme suit : Dans le menu général de Johanna, cliquez sur l’icône «Assurances». Puis sur l’onglet «contrats assurances types». Dans cet onglet, cliquez sur le bouton des paramètres. Renseignez les zones «Compte honoraires complémentaires Garantie des Loyers» et «T.V.A. sur honoraires complémentaires» en y affectant vos propres comptes. Vous devez aussi renseigner le journal de comptabilisation (journal «ASS» par défaut). NB : Les zones «Compte honoraires d’assurance» et «Compte TVA sur honoraires» ne servent pas dans le cadre de Garantie FNAIM. Quittez ensuite cet écran en cliquant sur le bouton «OK».



Garantie loyer impayé : cas n°1

Avant de pouvoir facturer des contrats, il faut constituer un fichier de contrats types d’assurances en fonction du paramétrage choisi initialement. Pour tenir à jour le fichier Contrats d’assurances types, cliquez sur l’onglet Contrats d’assurance types. Il s’agit de tenir à jour le fichier des assureurs auprès desquels le gérant souscrit un contrat d’assurance pour garantie des loyers impayés de ses propriétaires. Chaque contrat type contient les conditions négociées avec l’assureur : le prix (taux en %) de l’assurance à facturer au propriétaire, et la base de calcul (l’assiette), ainsi que votre taux d’honoraires de gestion de l’assurance à prendre au propriétaire en plus de la prime d’assurance. Quand un lot est assuré contre les risques d’impayés, la zone «N contrat d’assurance type» de la fiche Lot doit contenir le numéro du contrat type. Les conditions d’assurance sont celles spécifiées dans le contrat type décrit ici.



Pour créer une fiche Contrat type, cliquez Ajouter un nouvel assureur. Une fiche vierge se présente. Avec d’abord les coordonnées de chaque assureur et Cliquer sur Autre : Contrat type (d’assurance) : Indiquez un numéro de contrat type. Raison sociale assureur (à droite du numéro du contrat) : Indiquez le nom de la société. Exemple : «ASSURANCES DE BRETAGNE» Adresse Code postal Ville Téléphone

N° Police N° convention Périodicité : fréquence des règlements Période validée

Pour le calcul de la déclaration des loyers à assurer à l’assureur et le calcul des honoraires de l’agence : Prime versé à l’assureur TTC (en %) : Prime à payer à l’assureur, exprimée en pourcentage de l’assiette. Honoraires TTC (oui/non) : Mettre oui (TTC) si vous voulez exprimer le taux d’honoraires de gestion d’assurance en TTC, non (pas TTC) si vous voulez indiquer le taux d’honoraires de gestion d’assurance en hors taxe. Taux Honoraires HT ou TTC (en %) : Indiquez le pourcentage d’honoraires de gestion d’assurance à débiter (prendre) au propriétaire en plus de la prime d’assurance, exprimé en pourcentage de l’assiette, TTC ou HT (suivant le choix fait dans la zone suivante). Base de calcul : Ici, indiquez les différentes catégories de l’avis d’échéance sur lesquelles le taux de prime s’applique pour calculer la prime à verser à l’assurance. Séparez chaque catégorie par une barre (/). Ne mettez aucun espace entre la première barre et la dernière (/). Commencez toujours la ligne par une barre et finissez-la par une barre. Exemple : «/1/3/» signifie que la prime d’assurance est calculée sur le loyer (catégorie 1) et sur les provisions (catégorie 3). On appelle «Assiette» le montant sur lequel s’appliquent les taux indiqués plus haut. Dans l’exemple, l’assiette comprend le loyer brut et les provisions pour charges. Compte prime : Vous avez la possibilité de saisir un compte de prime par assurance. Si vous avez contracté des conditions d’assurance, ou des conditions d’honoraires très particulières pour un (ou plusieurs) lots, créez un nouveau contrat type avec les conditions spéciales pour ces lots en particulier. Quand vous avez terminé de remplir, ou de modifier, une fiche Contrat Type, cliquez «Enregistrer». Pour modifier une fiche Contrat Type : Sélectionnez un contrat type sur la liste à l’écran, et cliquez le bouton Modifier les données de l’assureur. Puis modifiez le contrat type (ne pas modifier le code du contrat) et cliquez «Enregistrer» quand vous avez terminé.



Assurances loyers impayés : Garantie FNAIM : cas n° 2

Il faut créer un contrat assurance type. Pour cela cliquez sur le bouton «Ajouter un nouveau contrat d’assurance» dans la barre des taches puis cliquez sur Garantie FNAIM. Renseignez les informations relatives à l’assureur (nom, l’adresse...) : Part Propriétaire (HT) : Indiquez dans cette zone le pourcentage HT total de l’assurance + honoraire Dont part reversée à l’assureur (TTC) : Indiquez dans cette zone le pourcentage TTC reversé à votre assureur. Base de calcul : Indiquez dans cette zone la base prise pour le calcul des honoraires. Compte prime : Vous avez la possibilité de saisir un compte de prime par assurance. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer le contrat type.



Montant Forfait : cas n° 3 Si l’option «Montant forfaitaire» est cochée, l’onglet «Contrats assurances types» se présente comme suit :

Il faut renseigner le montant forfaitaire et le taux d'honoraires HT qui seront débités aux propriétaires lors de la validation. Nota : Quelque soit le type de contrat choisi, il vous faut ensuite affecter le contrat créé aux lots concernés en vous positionnant, dans Lolita, sur la fiche lot et en remplissant la zone suivante :

Lorsque vous modifier le taux d’un contrat d’assurance, le nouveau taux se met automatiquement à jour dans toutes les fiches lot concernées.



Lorsque vous ajoutez une nouvelle assurance, Johanna vous propose de la dupliquer sur

les autres dossiers. Si vous répondez oui, l’écran suivant apparaît :

Pour tous les dossiers sélectionnés, l’assurance sera créée.

Si vous oubliez de dupliquer lors de l’ajout, vous pouvez toujours le faire plus tard par le

bouton duplication dans la barre d’outils. Vous vous positionnez sur l’assurance que vous

voulez dupliquer et vous cliquez sur le bouton .

L’écran ci-dessus apparaît.

12-3 Traitement des assurances 1. Cliquez l’onglet «Traitement des assurances». Cliquez ensuite sur le bouton présélection. L’écran suivant apparaît :



Assureur (numéro de contrat) : Choisir le numéro de contrat d’assurance type pour lequel vous voulez lister les loyers garantis pendant une période donnée. Période du ... (mois et année de début) au ... (mois et année de fin). La déclaration ne prendra en compte que les avis d’appel échus entre ces deux dates, et uniquement pour les lots qui sont garantis par le contrat choisi plus haut. Cette période s’initialise automatiquement en fonction de la périodicité de l’assureur. RAPPEL : toutes les écritures d’appels doivent être validées. Cliquez OK pour déclencher la sélection. La liste des lots assurés répondant aux critères apparaît alors.

2. Une fois que la présélection a été faite, cliquez Sélectionner tout pour prendre en compte dans la liste tous les lots. Vous pouvez aussi sélectionner lot par lot si vous le désirez, en cochant la case de la première colonne, à gauche La colonne «Pré-validée» indique si le bordereau définitif des lots assurés a été imprimé ou non. 3. Cliquez sur l’icône «Impression» des documents :



Cette fenêtre se personnalise en fonction de l'option retenue : «Garantie FNAIM», «Montant forfaitaire» ou «Garantie loyer impayé classique». Vous pouvez imprimer 3 documents :

• Liste des appels antérieurs à l échéance : à imprimer pour l’agence • Primes d’assurance : Bordereau réservé à l’agence (à éditer si pas d’honoraire) • Prime + honoraires : Bordereau réservé à l’agence (à éditer si honoraires) • Listing des lots garantis : Bordereau à envoyer à l’assureur

Choisissez le(s) document(s) à imprimer, puis cliquez Imprimer.



Exemple d’édition «Primes d’assurance» :

Exemple d’édition «bordereau des honoraires / assurance » :



Exemple d’édition «listing des lots garantis » :

Si vous choisissez l’édition «Listing des lots garantis», vous avez la liste des lots ainsi que le montant à reverser à votre assureur.



4. Pour générer les écritures comptables relatives à la déclaration à l’assurance, cliquez Valider :

La période visée par la déclaration en cours est affichée en haut de la fenêtre. Vous ne pouvez évidemment pas la modifier. Journal : Choisir le journal qui recevra les écritures comptables. Date des écritures : Date comptable des écritures sur le compte propriétaire et le compte assurance. Pièce : Indiquez ASS pour retrouver plus facilement les écritures d’assurance Ecriture paiement assureur : cocher Oui / Non, Oui si vous voulez passer les écritures de paiement pour l’assureur tout de suite, Non si vous voulez passer les écritures plus tard dans le module saisie comptable Puis cliquez OK : le logiciel transfère alors les écritures comptables vers la comptabilité générale. Il n’y a pas de retour en arrière possible.



12-4 Le bouton «Autre contrat» Pour paramétrer cette fonctionnalité, reportez-vous au chapitre concernant la personnalisation du logiciel. Cette option permet de facturer une assurance autre que la garantie loyer impayé aux propriétaires sélectionnés (par exemple une assurance juridique : coût 10 Euros par mois). Pour lancer le traitement, cliquer sur le bouton «Autre contrat» en haut à droite du module assurance. La fenêtre suivante s'ouvre :

Vous devez au préalable affecter cette assurance aux propriétaires concernés (plus exactement aux lots des propriétaires concernés) : pour cela, cliquez sur le bouton «Affectation du contrat aux lots». Saisissez ensuite le montant à facturer pour chacun des lots. Si vous cochez T.T.C., une seule écriture figurera au débit du compte propriétaire. Au contraire, si vous cochez H.T., deux écritures apparaîtront sur les décomptes (l'écriture assurance HT et l'écriture TVA sur assurance). Pour imprimer le brouillard, cliquez sur «Brouillard des écritures» puis sur le bouton OK. Pour valider le brouillard, cliquez sur «validation» puis sur le bouton OK.

13 – MODULE « GESTION DES FACTURES »


13 – MODULE « GESTION DES FACTURES » 13-1 A propos du module «Gestion des factures» Cette section du logiciel sert à saisir les factures émanant de fournisseurs et dues par les propriétaires (factures imputées sur les immeubles ou sur des lots en particulier) et à les payer, en émettant un ordre de paiement, de multiples façons possibles (Lettre chèque, virement, paiement manuel avec un chéquier). Le logiciel surveille les comptes propriétaires qui seraient amenés à être débiteurs. Les factures peuvent être récupérables ou pas auprès des locataires, déductibles ou pas fiscalement. Si l’immeuble est géré en totalité par le gérant pour le compte du propriétaire, les factures imputées sur l’immeuble ou sur les lots individuellement sont réparties entre les lots, et récupérées sur les locataires s'il y a lieu, en respectant les tantièmes de l’immeuble (voir section Répartition des charges de l’immeuble). Cliquez sur le bouton « Factures ». L’écran ci-dessous apparaît :

Avant de commencer à saisir des factures, il vous faut créer le fichier des fournisseurs. Vous ne pouvez imputer une facture à un fournisseur que si celui-ci existe déjà.



13-2 Onglet «Fournisseurs» Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez Ajouter une fiche fournisseur. La fenêtre qui sert de cadre à la fiche fournisseur apparaît :

Pour chaque fournisseur, il faut entrer les informat ions suivantes : Fournisseur : Le numéro du fournisseur (chiffres ou lettres). Ce numéro doit être unique. Syndic : Indiquer s’il s’agit d’un syndic Raison sociale : Inscrire le nom de la société. Contact : Personne à contacter ; exemple : Mme VIVALDI. Adresse : Sur 2 lignes ; sur la 2ème ligne mettre d’abord le code postal, un espace, puis le nom de la ville. Téléphone : Téléphone de la personne à contacter. Fax : Fax de la personne à contacter. Portable : Portable de la personne à contacter. Email : Email de la personne à contacter. RCS : Le numéro au registre du commerce du fournisseur. SIRET : Le numéro de SIRET du fournisseur. APE : Le code APE du fournisseur. RCS, APE, SIRET sont des renseignements facultatifs en saisie. Email : Si vous souhaitez envoyer le courrier par mail



Les conditions de règlement du fournisseur : Mode de règlement : Manuel / Lettre Chèque / Virement. Le mode permet de sélectionner les fournisseurs par type de paiement pendant l’impression des paiements automatiques. En particulier, le code Manuel permet de faire générer les écritures comptables de paiement (crédit du compte Banque par débit du Compte propriétaire) sans imprimer de titre de paiement (puisque le chèque a été ou sera émis manuellement). La saisie du relevé d’identité bancaire complet du fournisseur est obligatoire si vous le payez par virement : Etablissement : 5 chiffres Guichet : 5 chiffres Compte : 11 chiffres ; c’est le numéro du compte sa ns la clé RIB (clé qui suit le numéro de compte) : 2 chiffres Domiciliation : l’intitulé du compte du fournisseur Pour que le logiciel puisse calculer la date d’échéance de la facture à partir de la date d’imputation comptable, il faut indiquer : Nombre de jours de règlement : zéro par défaut ; Fin de mois (oui/non) : pour information

Il est possible d’envoyer un email au fournisseur à l’aide du bouton .



13-3 Onglet «Gestion des factures» Pour chaque facture, vous saisissez la partie «En-tête» de la facture (une seule fois) : numéro fournisseur, numéro facture, date d’échéance, montant total facture, poste imputé (immeuble, lot ou locataire). Puis, vous saisissez les «lignes détail» de la facture (plusieurs lignes possibles par facture) : la nature (récupérable / non récupérable auprès du locataire - déductible / non déductible), le montant de la ligne, etc. Le total des montants affectés pour les lignes détail doit égaler, en fin de saisie, au TTC de la facture. Dans l’exemple ci-après, vous retrouvez la décomposition de la facture avec d’un côté la partie en-tête (Fournisseur, Numéro facture, ...) et, en dessous, la partie détail des lignes (Catégorie, Rubrique,...). Il suffit de sélectionner une facture dans la grille du haut, en cliquant sur la ligne de votre choix, pour voir apparaître le détail de cette facture dans la grille du bas (détail de l’imputation de la facture en une ou plusieurs lignes).

1. Saisie de la partie En-tête de la facture : Saisissez le numéro du propriétaire (zone de saisie en bas, sous la colonne libellé détail). Tapez son numéro (exemple : 80001, puis Entrée) ou les premières lettres de son nom suivi de Entrée. Son nom complet apparaît alors en haut de la fenêtre. Puis cliquez «Ajouter» une facture pour commencer à saisir le corps de la facture.



La fenêtre de saisie de l’en-tête de la facture apparaît :

Fournisseur : Choisissez le fournisseur dans la liste déroulante. Pour visualiser la fiche complète du fournisseur (coordonnées et mode de paiement), cliquez le bouton carré à droite du nom du fournisseur (F...). Immeuble : Lot : Locataire : Numéro facture : C’est le numéro de la facture pour le fournisseur. A saisir obligatoirement, car il apparaît sur l’ordre de paiement du fournisseur (sur la lettre chèque) Relevé Syndic : S’il s’agit d’un relevé de syndic, il faut cocher cette case. Libellé : Vous pouvez appeler un intitulé automatique tout prêt, qui figure déjà dans une liste d’intitulés. Pour cela, cliquez dans la liste déroulante à droite de Libellé, puis choisir le libellé qui convient. Cette liste doit avoir au préalable été remplie dans Paramètres \ Modification des libellés / Onglet libellés automatiques. Le libellé automatique vient s’inscrire dans la case libellé. Si besoin est, complétez ou modifiez ce libellé. Le libellé de l’en-tête sert par défaut de libellé à chaque ligne détail de la facture. Date échéance : Elle est calculée en fonction de la date comptable de la facture et des conditions de paiement vues plus haut. Vous pouvez la modifier. Date régularisation : La facture de charges que vous êtes en train de saisir va intervenir dans le calcul du solde sur charges du locataire (facture récupérable sur locataire) ou dans le calcul de la répartition des charges de l’immeuble. La date de régularisation permet de dire lors de quelle régularisation, ou répartition, cette facture va être prise en compte : elle sera prise en compte quand sa «Date de régularisation» est comprise entre les dates de début et de fin de la période de régularisation des charges. Cette période n’est pas fixée à l’avance, mais au contraire n’est fixée qu'au moment de la régularisation. Payé par tiers (oui/non) : Habituellement à non. Répondez oui pour saisir des factures déjà payées par le propriétaire (et non par le cabinet) donc «hors de la comptabilité gérance», mais dont vous voulez avoir la trace pour la réintégrer dans l’aide à la déclaration des



revenus fonciers, et dans les régularisations de charges s’il y a lieu. Cette facture sera ignorée lors du paiement automatique des fournisseurs et n’apparaîtra nulle part en tant qu’écriture comptable (journaux, balances, grands-livres).

Montant (TTC facture) : Saisir le montant en Euro, suivi de Entrée. Si c’est un avoir, saisir le montant précédé du signe - (moins). Pour terminer la saisie de la partie en-tête de la facture, cliquez OK.



2. Saisie de la partie Détail de la facture : Cas n° 1 : Cas d’une facture normale Dès que vous avez cliqué OK, si vous n’avez pas coché « Relevé Syndic, une nouvelle fenêtre Ajout de lignes de détail apparaît, qui permet de saisir le détail des lignes de la facture en cours :

Vous pouvez imputer une facture sur l’un (et un seul) des 3 postes suivants au choix : • Sur un immeuble du propriétaire, sans préciser sur quels lots ou sur quel(s) locataires. Dans ce cas, la

facture sera répartie (pour sa partie récupérable) par le programme de répartition automatique des charges entre les différents locataires de l’immeuble, en suivant les règles de tantièmes de l’immeuble des lots.

• Sur un lot d’un immeuble du propriétaire, sans préciser sur quels locataires. La partie récupérable sera alors répartie entre les locataires ayant occupé ce lot pendant la période de répartition considérée.

• Sur un locataire en particulier. Chaque case saisie (Immeuble, Lot, Locataire) est exclusive des deux autres. Par exemple, quand vous choisissez un immeuble, les zones de saisie Lot et Locataire s’effacent si elles avaient été renseignées auparavant. Quand vous cliquez sur Immeuble, apparaissent tous les immeubles du propriétaire. Quand vous cliquez sur Lot apparaissent tous les lots de tous les immeubles du propriétaire. Quand vous cliquez sur Locataire, apparaissent tous les locataires du propriétaire (tous immeubles confondus). Si ici vous cliquez Annuler, la facture est complètement annulée. Pour chaque ligne il faut saisir : Nature récupérable / déductible : Récupérable à régulariser / Récupérable à reporter sur l'avis / Non récupérable, déductible / Non récupérable et non déductible / Provision syndic appelée / Provision syndic versée.



Choisissez une parmi les possibilités ci-dessus. Chaque choix de nature entraîne une liste de choix différents pour les zones suivantes à saisir : la Rubrique et la Catégorie. Lorsqu’une facture est saisie sur un locataire, l’option «À reporter sur l'avis» permet d’imputer la facture sur le prochain avis d’échéance du locataire. Au paiement de cette facture (3ème onglet), le compte propriétaire est débité par le crédit de la banque. Le propriétaire est remboursé plus tard, au moment où le locataire paie la facture. Catégorie : - Si vous avez choisi plus haut «Récupérable» : la catégorie prend d’office une valeur imposée par le logiciel (catégorie 6).

- Si vous avez choisi «Déductible», la catégorie est 9. Rubrique : Compte ( n° de compte propriétaire ) : Le numéro de compte propriétaire est automatiquement proposé. La charge imputée au propriétaire est reversée au propriétaire (numéro du compte Disponible proposé) ou bien conservée par le cabinet (compte charge du propriétaire). Libellé : L’intitulé par défaut est celui de l’en-tête de la facture. Vous pouvez taper ce que vous voulez. Attention, cet intitulé figurera sur le décompte de gérance du propriétaire. Honoraires (oui/non) : Non par défaut. Mettez oui si vous voulez prendre des honoraires sur la facture pour l’avoir gérée. Taux / Forfait : Indiquez le taux d’honoraires (HT) en % à appliquer sur la ligne détail (montant HT) de la facture ou le forfait pour que le logiciel calcule le montant des honoraires à débiter sur le compte du propriétaire (compte de type Disponible). Ces honoraires feront l’objet d’une écriture comptable lors du paiement automatique des factures (pour des honoraires sur travaux ou DPE par exemple). Compte Honoraire : Indiquez le compte honoraire à créditer Libellé Honoraire : Indiquez le libellé de l’écriture d’honoraire Montant (de la ligne) : Inscrire le montant de la ligne (TTC). Le montant de la TVA, recalculé au taux de TVA en vigueur, s’affiche automatiquement dans la zone «Dont TVA». Vous pouvez modifier ce montant de TVA. La case «Décompte facture» affiche le «Reste à ventiler» de la facture : soit une facture de 182.94 Euros, vous avez déjà ventilé 82.94 Euros, la zone «Décompte facture» affiche le reste à ventiler, soit 100.00 Euros. Cliquez OK pour enregistrer la ligne détail que vous venez de saisir. Si le montant TTC de la facture n’a pas été complètement ventilé entre les lignes détail, Johanna réaffiche une nouvelle fenêtre détail afin de saisir la suite. Le nouveau «Montant TTC» se remet à zéro, ce qui veut dire qu'une nouvelle ligne est à saisir. Vous ne pouvez pas modifier à posteriori le montant TTC de la facture (niveau en-tête). Si vous tenez à le modifier, annulez la facture et réitérez sa saisie. Cas d’une facture à reporter sur l’avis : l’enregistrement de la facture reporte automatiquement celle-ci sur l’encours du locataire concerné. Nota : Si vous désirez supprimer une facture de cette nature, pensez à enlever la ligne reportée sur l’encours. Cas d’une facture sur immeuble : si vous saisissez une facture avec des charges à régulariser, Johanna n’affiche par défaut que les rubriques (clés) du plan de charges de l’immeuble.

Si vous n’avez aucun plan de charges, un bouton sur la saisie du détail est à votre disposition pour afficher toutes les clés disponibles du logiciel.



Cas n° 2 : Cas d’un relevé de syndic Dès que vous avez cliqué OK, si vous avez coché « Relevé Syndic, une nouvelle fenêtre Saisie d’un relevé de syndic apparaît, qui permet de saisir le détail des lignes de la facture en cours :

Dans cet écran, les catégories sont pré paramétrées. Il suffit éventuellement de modifier le libellé, y saisir un montant et éventuellement sélectionner une rubrique plus précise dans le cas d’un immeuble géré en totalité afin de respecter les tantièmes.

Si le détail de votre facture est incorrect, vous pouvez supprimer une ligne dans la grille à l’aide du bouton ou modifier directement le montant ou le libellé. Pour pouvoir sortir de cet écran, le total du détail de la facture doit être équivalent au total de la facture. Pour vérifier votre saisie, vous pouvez imprimer le détail de votre facture.



13-4 Onglet «Paiement des factures» Pour pouvoir payer les factures fournisseurs, il faut passer par les étapes classiques : présélection, sélection, impression des paiements et comptabilisation. 1. Cliquez Présélection : La fenêtre de présélection ci-dessous s’affiche, permettant d’enregistrer les critères de présélection des factures à payer.

Date d’échéance du ... au ... : Indiquez les 2 dates entre lesquelles les factures, tous fournisseurs confondus, sont à proposer au paiement. Du fournisseur ... au fournisseur numéro ... : Indiquez la fourchette de numéros de fournisseurs concernés par le paiement automatique. Mode de règlement (Tous / Manuel / Lettre Chèque / Virement) : Choisir entre les types proposés. Cliquez OK pour lancer la présélection. 2. La Sélection : Pour qu’une facture soit sélectionnée pour le paiement, il faut que les 2 cases à cocher sur la ligne où figure la facture (les 2 premières colonnes à gauche dans la grille) soient cochées : - La case «Bon à payer» (deuxième colonne en partant de la gauche) doit être cochée en premier. Toutes les

factures concernant un propriétaire dont le solde du compte Disponible + Charges est créditeur (si le crédit est supérieur aux sommes à payer) sont automatiquement cochées par le logiciel pendant la présélection. Autrement dit, si le compte du propriétaire n’est pas suffisamment créditeur, la facture n’est pas cochée «Bon à payer». Si vous voulez la payer quand même, cochez alors cette case. Si vous souhaitez connaître le solde exact d'un propriétaire, double cliquez sur son numéro dans la grille.

- La case «Sélection» (1ère colonne à gauche) doit être cochée pour que la facture passe au paiement. Vous ne pouvez cocher cette case que si la case «Bon à payer» a été au préalable cochée. Pour la technique de cocher en rafale : voir Etape de sélection par cochage dans le début du manuel. Utilisez le bouton Tout sélectionner pour cocher toutes les factures qui sont déjà cochées «Bonnes à payer».

4. Cliquez Impression des documents pour demander l’impression des paiements :



Vous pouvez imprimer les documents suivants : Liste des règlements à effectuer : C’est la liste des factures proposées au paiement. C’est la liste par mode de règlement, par fournisseur, par propriétaire et par date. Relevé de factures : C’est un relevé par fournisseur de toutes ses factures qui vont passer au paiement. Bordereau des virements : C’est le bordereau des virements destinés à votre banque. Edition des lettres chèques : Impression des lettres chèques pour les factures payées par chèque. Edition d'un courrier : Impression d'un courrier quel que soit le mode de règlement, avec la liste des factures faisant l'objet de ce mode de règlement. Possibilité de saisie d'un commentaire par le menu Paramètres \ Modification des commentaires \ onglet Factures. En-tête de lettre (oui/non) : Compte : c’est le numéro de compte de trésorerie sur lequel Johanna doit passer l’écriture de paiement (Accessible lorsque vous éditez le bordereau de virement ou les lettres chèques).



5. Validation (génération) des écritures comptables de paiement. Cliquez "Valider" :

Mode de règlement (Manuel / Lettre Chèque/ Virement / Tous) : Choisir le mode de règlement correspondant aux paiements qui ont été imprimés précédemment. Journal : Choisir le journal de paiement. N° de chèque Date de validation comptable Cliquez OK. L’écran suivant apparaît :



Liste des écritures bordereau de versement

Vous y trouvez les types d’écritures suivantes : paiement de la facture : une ligne d’écriture au débit du compte propriétaire par ligne détail facture ; une seule ligne (total de la facture) au crédit du compte de trésorerie. Avant de valider, vous avez la possibilité d’imprimer la liste des écritures en cliquant sur le 1er bouton imprimante, ainsi qu’un bordereau de versement en cliquant sur le 2ème bouton imprimante. Cliquez «Valider». Les factures payées ainsi ne sont plus accessibles par le module. En revanche, les factures payées par tiers sont toujours accessibles jusqu’à ce que vous les purgiez avec le

bouton .

14 – MODULE « DECOMPTE PROPRIETAIRE »


14 – MODULE « DECOMPTE PROPRIETAIRE » 14-1 A propos du module «Décompte propriétaire» Cette section permet d’imprimer les comptes de gérance des propriétaires, et ceux des propriétaires en SCI (indivisions). Elle permet de payer les propriétaires (soit sous forme d’acompte, soit de régler le solde de leur compte disponible) en imprimant des lettres chèques ou en émettant une disquette de virement destinée à la banque.

14-2 Onglet «Décompte de gérance»

1. Cliquez sur l’icône «Présélectionner» Le tableau ci-dessous apparaît :

Cycle décompte : Choisir entre mensuel / bimensuel / trimestriel / semestriel/ défaut. Date début : Quelque soit la date de début saisie, la date de début de relevé inscrite dans l’impression sera la «Date début relevé de gérance» inscrite sur la fiche propriétaire. Date fin : Si vous indiquez une date, les décomptes propriétaires prendront en compte les écritures jusqu’à cette date (incluse). Si vous n'indiquez pas de date, les décomptes prendront en compte les écritures jusqu’à la date d’entrée dans le logiciel. Cette «Date fin» est reprise sur les courriers édités. A chaque édition du décompte de gérance, Johanna recalcule les dates début et fin du décompte. Comme date début (du prochain relevé), le logiciel met la date du jour + 1. Comme date de fin (du prochain relevé), le logiciel met la date de début augmentée de la longueur de la périodicité des décomptes (mois, trimestre,...). Mode paiement : Chèque / virement. Compte créditeur uniquement (oui/non) : Choisir oui si vous voulez retirer les propriétaires dont le compte «disponible» est débiteur.



Seuil créditeur minimum : Facultatif ; indiquez le montant en dessous duquel le décompte de gérance ne doit pas être imprimé. Si le propriétaire a le solde de son décompte inférieur à ce montant, le propriétaire n’est pas sélectionné. Puis cliquez OK. 2. Sélectionnez les propriétaires dans la liste affichée à l’écran (cochez). Faîtes éventuellement les modifications suivantes avant d’imprimer les relevés :

Effectuer une réserve : Vous pouvez, exceptionnellement, garder en réserve un certain montant sur le compte «Dispo» du propriétaire. Toutefois, le montant de la réserve ne pourra être supérieure au solde du propriétaire – les frais fixes. � Cliquez sur le propriétaire concerné. � Cliquez sur le bouton «Réserve» de la barre d’outils du module. � Tapez le montant de réserve à retenir. Note : La retenue d’une réserve sur le compte propriétaire génère une écriture comptable supplémentaire au crédit de son compte DISPONIBLE, du montant égal au montant de la Réserve (R). Modifier le montant des frais pour un propriétaire : Vous avez la possibilité de modifier le montant des frais facturés par défaut. � Positionnez-vous sur le propriétaire pour lequel vous souhaitez modifier le montant des frais. � Cliquez sur le bouton «Modification des frais fixes» de la barre d’outils du module. � Tapez le nouveau montant des frais fixes.



Contrôler les soldes des locataires : Vous avez la possibilité de vérifier les soldes des locataires avant d’effectuer les décomptes. � Positionnez-vous sur le propriétaire concerné. � Cliquez sur le bouton «Solde des locataires» de la barre d’outils du module.

Connaître les factures à payer par les propriétaire s : Dans la grille, la colonne « Factures à payer « vous permet de connaître le montant global des factures à payer pour le propriétaire. Cette indication vous permet de ne pas restituer le solde en totalité et ainsi d’effectuer une réserve pour pouvoir payer les factures. Afin de visualiser plus rapidement les propriétaires qui ont des factures à régler, ceux-ci sont affichés en rose. 3. Cliquez sur l’icône «Imprimer» : Cochez Relevés de gérance, Bordereau des décomptes, lettre chèque et Facture d’honoraires s’il y a lieu. Choisissez d’éditer les relevés par ordre de numéro propriétaire ou par nom du propriétaire, puis cliquez Envoyer. Les relevés sont envoyés à l’impression ou par email suivant la case « Envoi par email » de la fiche propriétaire.

Pour pouvoir éditer une facture d’honoraires, vous devez saisir un numéro de facture interne à l’agence. Report : Ce choix vous permet d’imprimer sur le relevé de gérance un report en bas et en haut de page. 4. Création de la disquette par virement : Cliquez sur l’icône «Prélèvement par disquette» pour générer le fichier des virements propriétaires (après avoir imprimé les décomptes). Johanna vous demande le répertoire où sera généré le fichier :



- Si vous souhaitez générer le fichier virement sur disquette tapez A:\ Insérez une disquette déjà formatée au format DOS/Windows. Le logiciel crée dessus un fichier texte (de nom : virement.txt) qui contient les ordres de virement de votre compte bancaire aux comptes des propriétaires. Votre domiciliation bancaire est paramétrée dans les paramètres de la Société. - Si vous souhaitez générer le fichier virement sur le disque dur, indiquez le chemin complet (exemple C:\

Johanna3 ). 5. Cliquez sur l’icône «Valider» : La validation des décomptes de gérance ne peut se faire uniquement qu’après l’édition (l’aperçu n’étant pas une condition requise à la validation). Cette validation permet de mettre à jour :

� La date du prochain décompte sur la fiche du propriétaire. � Les écritures versées au propriétaire sont pointées avec la lettre «D». � Les frais fixes sont validés en comptabilité.

14-3 Onglet «Décompte gérance : Indivision» Traitement pour les relevés de gérance relatifs aux indivisions : traitement identique à celui du décompte de gérance, à une différence près, autant de courrier que d’indivisaires avec leur part SCI.



14-4 Onglet «Acompte»

1. Cliquez sur l’icône «Présélectionner» :

Mode de paiement : Choix du mode de paiement Tous / Chèque / Virement. Uniquement les propriétaires dont le montant de l’a compte est renseigné : Sélection uniquement des propriétaires dont l’acompte est renseigné. Statut : Choix du statut du propriétaire

2. Cochez le(s) propriétaire(s) pour lequel vous souhaitez envoyer un acompte :

L’acompte affiché par défaut dans la colonne acompte, est fonction du montant paramétré dans la fiche propriétaire : soit un montant fixe, soit un pourcentage sur le solde.



Modifier le montant de l’acompte pour un propriétai re : Vous avez la possibilité de modifier le montant de l’acompte avant d’imprimer. � Positionnez-vous sur le propriétaire pour lequel vous souhaitez modifier le montant. � Cliquez sur le bouton «Modifier le montant de l’acompte» de la barre d’outils du module. � Tapez le nouveau montant de l’acompte. 3. Cliquez sur l’icône «Imprimer», si vous voulez imprimer les courriers d’acompte et / ou les lettres-chèques. 4. Cliquez sur l’icône «Disquette», pour effectuer vos virements d’acompte. 5. Cliquez sur l’icône «Valider» : Cette validation permet de mettre à jour le montant de l’acompte dans la comptabilité. Note : les acomptes peuvent être effectués sur les indivisions, auquel cas l’acompte est divisé sur chaque indivisaire en fonction de sa part.

14-5 Onglet « Relevé de compte propriétaire » Possibilité d’imprimer un récapitulatif des opérations traitées sur le compte du propriétaire sur une période. 1. Cliquez sur l’icône Présélectionner :

Période du … au … : Indiquez la période du décompte. Toutes les écritures passées sur le compte reversé du propriétaire (DISPO/LOYER) dans la période sélectionnée apparaîtront sur le récapitulatif. 2. Sélectionnez les propriétaires dans la liste à l’écran (Cochez). 3. Cliquez sur l’icône «Imprimer» pour imprimer :

� Relevés de gérance (historique des opérations du.. au..). � Situation des locataires (historique des opérations du.. au..). � Relevés des sommes conservées (historique des opérations du.. au..).

Le bouton «Relevé de gérance» vous permet d’imprimer le récapitulatif. La présentation du récapitulatif est basée sur le modèle 2 pages (JRELC11/JRELT12). Le bouton «Relevé des sommes conservées» vous permet d’imprimer toutes les sommes passées sur le compte du propriétaire, mais conservées par l’agence. Vous pouvez joindre cette édition au récapitulatif.



Une fois le récapitulatif imprimé, vous devez valider votre impression en cliquant sur le bouton . La validation a pour effet de mettre à jour les dates et la fréquence du prochain récapitulatif sur la fiche propriétaire de Lolita (zones «Fréquence historique décompte » et «Période du»). Exemple : Vous avez saisi du «01/01/2002 au 31/12/2002» en présélection. Après la validation, le ou les propriétaires traités ont le contenu suivant dans leur fiche :

14-6 Onglet « Relevé de compte propriétaire : Indiv ision » Traitement identique au relevé de compte propriétaire. REMARQUES relatives aux différents onglets: � Possibilité d’imprimer la situation des locataires : à partir des 5 onglets, vous pouvez imprimer la situation

des locataires du ou des propriétaires sélectionnés. La situation est le reflet exact de l’encours locataire au moment de l’impression.

� Possibilité de changer l’ordre de tri pour des décomptes simplifiés (JRELC41/JRELC44) : l’ordre de tri actuel de ces décomptes est basé sur la date comptable puis sur la catégorie et le libellé, ceci afin de pouvoir imprimer le loyer (catégorie «1») avant les provisions / charges (catégorie «3»). En cliquant sur l’option «Tri par catégorie o / n» dans le paramétrage des décomptes (sous paramétrage Impression), vous avez le choix entre garder le tri actuel (oui), ou opter pour le tri sur la date comptable uniquement (non). Dans ce dernier cas, l’ordre d’impression des opérations dans le décompte se rapproche de l’ordre des opérations dans l’historique propriétaire.

15 – MODULE «TRAITEMENTS COMPTABLES»


15 – MODULE «TRAITEMENTS COMPTABLES» 15-1 A propos du module «Traitements comptables» La codification des comptes respecte la nomenclature du Plan Comptable Général. Le logiciel est livré avec les numéros de comptes paramétrés et prêts à l’emploi. Deux codifications importantes : le propriétaire et le locataire - Le propriétaire est codifié avec un compte collectif 41 suivi de son numéro. - Le locataire est codifié avec un compte collectif 911000 suivi de son numéro. Cliquez sur le bouton « Traitements comptables ». L’écran ci-dessous apparaît :



15-2 Historique propriétaire Cliquez sur bouton «Historique propriétaire» :

Nom à rechercher : Si vous tapez les premières lettres du nom du propriétaire, puis Entrée, puis si vous cliquez OK, le logiciel cherchera le premier compte propriétaire qui commence par ces lettres et affichera les écritures de son compte. Rappel sur le rapport entre le numéro du propriétaire (sur la fiche propriétaire) et son numéro de compte propriétaire - Exemple : quand vous créez le propriétaire CAPET Jean, le logiciel affecte (par exemple) le numéro 80005 au propriétaire et le numéro de compte comptable «415 DISPO» pour le sous-compte disponible du propriétaire (41 suivi du numéro 5 égal à 80 005 moins 80 000). Détail du compte : Indiquez non si vous ne voulez pas voir le détail des écritures. Quand vous indiquez oui, vous pouvez choisir d’imprimer seulement une partie des sous-comptes du propriétaire (Loyer, TVA, CRL, Charges, Caution) : ce choix se fait dans le milieu de la fenêtre. Tri par numéro ou nom de propriétaire : Moyen d’impression : Ecran / Imprimante Cliquez OK pour imprimer.



15-3 Historique locataire Cliquez sur bouton « Historique Locataire » :

Recherche à partir du propriétaire : Pour obtenir un historique pour un locataire, il est possible avec cette option de consulter sur le compte du propriétaire, les écritures qui concernent ce locataire.



Ci-dessous un exemple d’interrogation d’historique locataire à l’écran :



15-4 Historique immeuble Un historique immeuble est la liste des écritures comptables, extraites du compte propriétaire (et donc de ses sous-comptes comptables), qui concernent un immeuble en particulier : ne sont listées que les écritures du compte propriétaire qui sont marquées du code immeuble demandé. Cliquez sur bouton «Historique immeuble» :

Numéro d’immeuble : Permet de sélectionner l’immeuble voulu. Période du .. au ... : Sert à limiter l’historique à une fourchette de dates pour les écritures comptables. Détail du compte : Répondez oui pour avoir le détail des écritures par sous-compte propriétaire. Vous pourrez alors choisir pour quel(s) sous-compte(s) vous voulez le détail. Cliquez OK pour imprimer.



Ci-dessous un exemple d’historique immeuble à l’écran :

15-5 Journaux Le journal est un livre comptable sur lequel les mouvements de la gestion locative sont enregistrés opération par opération et jour par jour . Pour imprimer le journal des écritures d’un mois donné, cliquez sur bouton «Journaux». Une fenêtre vous permet de choisir :



Mois : Choisissez le mois des écritures comptables à imprimer. Journal : Choisissez un journal en particulier ou tous les journaux. Détail pour le compte de contrepartie : Pour les journaux ayant un compte de contrepartie automatique (par exemple un compte banque), répondez non si vous ne voulez pas voir apparaître les écritures comptables passées sur le compte de contrepartie : cela permet d’alléger certaines éditions de contrôle. Ecran ou imprimante : Choisissez sur quel support imprimer les journaux. Puis cliquez OK. Ci-dessous un journal à l’écran :



15-6 Edition des écritures Pour imprimer une liste d’opérations sur des critères de sélection, cliquez sur bouton «Edition des écritures». Une fenêtre vous permet de choisir :

Période : Choisissez la période des écritures comptables à imprimer. Journal Quittancement / Encaissement : Choisissez un journal en particulier. Tri : Sélectionnez l’ordre dans lequel apparaîtront les écritures. Catégorie : Sélectionnez une catégorie en particulier ou toutes. Puis cliquez sur Aperçu ou Imprimer.



15-7 Grand-livre général Permet l’édition d’un grand-livre général comme le grand-livre banque, honoraire... Cliquez le bouton «Grand-livre général» :

Du compte ... au compte ... : Donnez la fourchette de comptes généraux à imprimer. Période du ... au ... (date) : Donnez les dates de début et de fin de la période à imprimer. Choisissez Ecran / Imprimante, puis cliquez OK.



15-8 Grand-livre auxiliaire Cliquez le bouton «Grand-livre auxiliaire» :

Propriétaire ou locataire (grand-livre) Du compte ... au compte ... Période du ... au ... Détail du compte : Répondez oui pour afficher tous les sous-comptes propriétaires ou une partie des sous-comptes. Choix des types de sous-compte propriétaire (Loyer, Charges, ... etc.) : Choisissez éventuellement les sous-comptes à imprimer seuls. Tri : Par nom (intitulé de compte) ou par numéro de compte comptable.



Choisissez Ecran / Imprimante, puis cliquez OK.

15-9 Balance générale La balance générale prend en compte, comme le grand-livre général, les comptes généraux, les comptes propriétaires, et le compte général collectif Locataires. Cliquez sur bouton «Balance générale» :

Du compte ... au compte... : Il ne faut jamais laisser ces cases vides, mais au contraire indiquez le numéro de compte du début et le numéro du compte de fin de la balance à imprimer.



Période du... au ... : Indiquez la date de début et la date de fin de la période à prendre en compte. Tri par : Vous pouvez demander l’édition des comptes classés par numéro de compte ou par intitulé du compte. Choisissez la destination (Ecran / Imprimante), puis cliquez OK.



15-10 Balance des mandants Cliquez sur bouton «Balance des mandants» :

Propriétaire ou Locataire : Choisissez entre la balance propriétaire ou la balance locataire. Du compte ... au compte ... : Indiquez une fourchette de comptes locataires ou propriétaires. Période du ... au ... : Indiquez la période à prendre en compte entre deux dates (les écritures comptables seront prises entre ces deux dates incluses). Tri : Par compte ou par nom. Balance par sous compte (propriétaire) : Choisissez oui si vous voulez avoir le détail de chacun des sous comptes propriétaire. Le oui entraîne l’affichage des cases à cocher pour les 5 sous comptes ci-dessous. (sous compte propriétaire) Loyer/Charges/Bail ou TVA /Caution/CRL/Divers : Vous pouvez choisir de voir seulement un ou plusieurs sous comptes du propriétaire. Cliquez OK pour obtenir l’impression.



15-11 Balance analytique Cette balance éclate les soldes propriétaires par compte individuel. Cliquez sur bouton «Balance analytique» :

Balance au ... Sans les propriétaires passifs dont le solde est nul : pour réduire la balance analytique et la rendre plus lisible Tri par : Nom / Numéro (de compte) / Récapitulatif Destination : Ecran / Imprimante / Fichier Cliquez OK



15-12 Bordereau des Trop perçus locataires Pour obtenir la liste des trop perçus par locataires, cliquez sur l'icône «Trop perçus locataires», puis sélectionnez une période. Cliquez sur bouton «Bordereau des Trop perçus » :

Cliquez sur Edition écran ou Imprimante.



15-13 Bordereau des honoraires Ce bordereau vous permet de connaître le montant des honoraires perçus par propriétaire pour une période donnée. Cliquez sur bouton «Bordereau des honoraires» :

Période du ... au ... Tri : par nom (du propriétaire) ou par numéro (du propriétaire) Cliquez sur Edition écran ou Imprimante.



15-14 Bordereau de quittancement Ce bordereau vous permet de connaître le montant des appels pour une période donnée. Cliquez sur bouton «Bordereau de quittancement» :

Période du ... au … : Saisissez la période voulue (Par défaut, l’année en cours). Tri sur locataire : Par Numéro ou nom Tri sur immeuble (oui/non) : Si oui, l’impression classe les locataires par immeuble. Cliquez sur Edition écran ou Imprimante.



15-15 TVA encaissées Cette édition vous aide à remplir les déclarations de TVA de vos propriétaires. Elle vous permet de lister sur une période pour un ou plusieurs propriétaires les montants de TVA encaissées ou décaissées sur le compte du ou des propriétaires sélectionnés. Cliquez sur bouton «TVA encaissées» :

Rubrique : Sélectionnez une rubrique de TVA en particulier ou sélectionnez les toutes. Période du ... au … : Saisissez la période voulue. Du compte ... au compte ... : Indiquez une fourchette de comptes propriétaires. Edition : Ecran / Imprimante. Cliquez OK.



15-16 Consultation des écritures Pour retrouver des écritures comptables d’après certains critères, cliquez sur bouton «Consultation des écritures».L’écran suivant apparaît :

Remplissez un ou plusieurs critères de sélection et cliquez sur le bouton «Lancer la recherche». La première écriture trouvée s’affiche. Pour modifier une écriture, sélectionnez l’écriture concernée et cliquez sur le bouton «Modifier».



15-17 Calcul de la Pointe Détermine la pointe de garantie de votre cabinet c'est-à-dire le montant maximal des fonds détenus pour le compte des clients, soit propriétaires et locataires, non minorés des comptes débiteurs. Cliquez sur le bouton «Pointe de garantie» :

Période du (date début) : choisir la date de début de la période à examiner Au (date de fin) : choisir la date de fin de la période à examiner Cliquez Ok. La fenêtre suivante s’affiche :



15-18 Rapprochement bancaire Ce module permet :

- De choisir la méthode de rapprochement : • Rapprochement manuel (méthode de base dans le logiciel). • Rapprochement automatique à partir d’un fichier fourni par votre banque (méthode

optionnelle).

- De faire un rapprochement à plusieurs utilisateurs en simultané : • 1 utilisateur par compte à la fois.

- De revenir ultérieurement sur un rapprochement non finalisé :

• Un seul rapprochement en cours par compte peut être géré. A. Cliquez sur le bouton «Rapprochement bancaire» . Si le module détecte qu’un rapprochement est

actuellement en cours, alors une fenêtre vous permet de choisir le traitement.

Continuer Rapprochement : Revient sur le rapprochement du compte sélectionné pour poursuivre votre pointage. Nouveau Rapprochement : Crée une nouvelle session de rapprochement. A savoir : il n’est pas possible de créer une nouvelle session de rapprochement sur un compte déjà en cours de pointage.

B. Le bouton filtre permet de choisir le compte de banque que vous voulez pointer :



Compte banque : Choisir le numéro de compte de banque à rapprocher. Période du : Indiquez la date de début de l’extrait de compte bancaire. Au : Indiquez la date de fin de l’extrait de compte bancaire. Solde initial : Indiquez le solde précèdent du relevé de votre banque. Final : Indiquez le nouveau solde de votre banque. Référence pointage : Indique par défaut la date de fin de période précédente mais autorise la saisie. Cela permet de mémoriser par une référence un cycle de pointage. Relevé bancaire : Permet de sélectionner le fichier fourni par la banque (fichier au format TXT et à la norme ETBAC). Un contrôle de validité de la période et du solde est effectué sur le relevé ; en cas d’incohérence un message signale qu’il est impossible de poursuivre. A savoir : la période ainsi que le solde sont automatiquement mémorisés après la validation du rapprochement et apparaissent ensuite en grisé.

C. Cliquez sur « OK ». Le logiciel recherche alors toutes les écritures comptables du compte de banque choisi

pour la période du relevé demandée. Toutes les écritures non rapprochées avant la date de début de relevé sont aussi prises en compte.

Si vous avez le module « Rapprochement bancaire automatique » et avez indiqué un fichier dans la zone « Relevé bancaire » alors l’onglet « Rapprochement automatique » est activé.



D. Rapprochement manuel

Pour pointer les écritures à rapprocher : Cliquez sur chaque écriture de la grille écran qui se trouve sur votre relevé de banque pour les mettre en surbrillance. Vous pouvez modifier le pointage en cliquant à nouveau sur les lignes d’une séance de pointage à une autre.



E. Rapprochement automatique

L’écran se décompose en deux parties. A gauche les écritures du compte de banque sélectionné et à droite les écritures du relevé fourni par la banque. Pour pointer les écritures à rapprocher :

- Pour lancer le rapprochement automatique cliquez sur le bouton . L’ordre de priorité est le montant et/ou le n° de pièce. Le logiciel va pointe r les écritures dans la fenêtre de gauche (compte de banque) et pointer une ou des lignes dans la fenêtre de droite (relevé de banque).

- Pour pointer manuellement, dans la fenêtre de gauche (compte de banque), cliquez sur une

écriture pour la mettre en surbrillance puis dans la fenêtre de droite (relevé de banque) cliquez sur une ou des lignes à concurrence du montant pointé dans la fenêtre de gauche.

- Vous pouvez modifier le pointage en cliquant à nouveau sur les lignes d’une séance de pointage à

une autre.



F. A savoir : Quelques astuces : - Vous pouvez classer les écritures à l’écran par date, par numéro de pièce, par référence, par

libellé, ou par montant. Cliquez pour cela sur l’en-tête de chaque colonne. - Recherche d’une écriture sur la pièce ou un montant. - Recherche sur le compte de banque en fonction du sens de l’écriture : Débit – Crédit - Filtre sur le compte de banque : permet de filtrer les écritures en fonction du sens de l’écriture :

Débit - Crédit

- Pointage automatique de toutes les lignes de l’écran. Fonctionne en combinaison avec le filtre.

Explication de l’écran : - Solde début de relevé : Solde initial de l’extrait de votre compte de banque - Solde fin de relevé : Solde final de l’extrait de votre compte de banque - Différence : Solde des écritures à rapprocher. Une fois que toutes les écritures de l’extrait de votre

compte de banque seront pointées, le solde doit être à zéro. - Total pointé : Somme des montants des écritures rapprochées - Solde pointé : Somme des montants des écritures rapprochées plus ou moins les écritures non

rapprochées - Référence : mémorise la référence pointage sur chaque ligne pointée

G. Pour imprimer l’état de rapprochement :

Cliquez sur le bouton , La fenêtre ci-dessous apparaît :



Liste des écritures pointées : représente l’extrait de votre compte de banque (Impression facultative) Etat de rapprochement : Permet de contrôler le rapprochement bancaire. Il comporte le détail des écritures non pointées sur la période, le solde du relevé de banque, le solde des écritures non pointées, le solde théorique comptable et le solde comptable en fin de période (document à conserver). Anciens rapprochements : permet d’éditer pour un compte de banque et une référence pointage particulière un rapprochement antérieur. Numériser : module optionnel qui permet de stocker dans la GED (gestion électronique de documents) le rapprochement bancaire.

H. Pour valider le rapprochement :

Cliquez sur le bouton . Le logiciel vous averti et refuse de valider si l’impression du rapprochement n’a pas été faite.

• La validation est accessible si la différence est égale à zéro. • En rapprochement automatique, la validation est accessible si les écritures de la fenêtre de

droite (relevé de banque) sont totalement pointées. I. Pour quitter la séance de travail :

I.1. Quitter o Si le rapprochement a été validé et imprimé la fenêtre est fermée et le rapprochement

mémorisé.

o Si le rapprochement n’a pas été validé, un message d’alerte est affiché pour confirmer la sortie en perdant la totalité du pointage.

I.2. Enregistrer

• Enregistre le pointage en cours pour y revenir ultérieurement et quitte l’écran. Au prochain rapprochement, le logiciel demandera si l’on souhaite continuer le rapprochement mémorisé (voir chapitre 2.1).



15-19 A nouveaux Les à nouveaux vous offre les possibilités suivantes :

� Calculs des reports à nouveaux compte par compte jusqu’à la date d’à nouveaux demandée, � Edition des écritures d’à nouveaux, � Validation des à nouveaux, � Ecritures des reports à nouveaux à date d’à nouveaux + 1 jour, � Destruction des écritures comptables antérieures ou égales à la date d’à nouveaux.

De plus, les particularités suivantes sont gérées : • Pour les comptes locataires dont le solde est débiteur ou créditeur à la date d’à nouveaux :

� Suppression des écritures comptables antérieures ou égales à la date d’à nouveaux, � Toutes les écritures qui composent ce solde sont reprises dans les écritures de reports à nouveaux.

• Pour les comptes locataires dont le solde est nul à la date d’à nouveaux : � Suppression des écritures comptables antérieures ou égales à la date d’à nouveaux. � Mémorisation de l’écriture «Dépôt de garantie» si le locataire n’a pas été remboursé de son dépôt. � Pour le compte de banque, les écritures non rapprochées (module Rapprochement bancaire) ne seront

pas prises en compte pour le calcul des reports à nouveaux. � Dans le cadre du multi-dossier, le traitement d’à nouveaux doit être lancé dossier par dossier.

Cliquez sur bouton «A nouveaux». Une fenêtre apparaît, qui permet d’indiquer les renseignements attendus :

A nouveau au : Saisir la date d’à nouveaux. Le programme vous propose soit : - «31/12/ + année de date d’entrée dans Johanna - 3 ans» si vous n’avez pas encore utilisé ce programme

d’à nouveaux. Exemple : vous êtes entré dans Johanna le 12/06/2003, la date proposée est «31/12/2000».

- «Date de derniers à nouveaux + 1 an» si vous avez déjà utilisé ce programme d’à nouveaux. Journal d’à nouveau : Indiquez le journal utilisé pour les écritures comptable d’à nouveaux. Compte de résultat : Indiquez le compte utilisé pour le calcul du résultat comptable.



Suppression des écritures comptables : Indiquez Non si vous désirez seulement connaître le résultat comptable à la date demandée, Oui pour la clôture comptable classique (Calcul des reports à nouveaux par compte, suppressions des écritures antérieures ou égales à la date d’à nouveaux). Cliquez sur Annuler pour sortir du traitement d’à nouveaux. Cliquez sur OK : Johanna effectue le programme d’à nouveaux. Une fois terminé, vous pouvez éditer le brouillard des écritures comptables à des fins de vérifications. Validation des à nouveaux : • Si vous avez choisi «Suppression des écritures comptables = Oui», la validation génère le passage du

brouillard vers la comptabilité, ainsi que la suppression des enregistrements antérieurs ou égaux à la date d’à nouveaux.

• Si vous avez choisi «Suppression des écritures comptables = Non», vous n’avez pas la possibilité de valider.

Précisions : - Tant que les à nouveaux ne sont pas validés, vous avez la possibilité de relancer le traitement en cliquant

sur OK. - Si vous quittez l’écran d’à nouveaux sans valider, vous devez relancer un traitement d’à nouveaux.

16 – MODULE «SAISIE COMPTABLE»



16-1 A propos du module «Saisie comptable» Cette partie décrit comment passer les écritures comptables de compte à compte autres que les encaissements des locataires et les avis d’appel.

16-2 Onglet «Opérations comptables»

Le traitement des opérations comptables : Johanna vous demande d’indiquer le numéro du journal dans lequel figureront les écritures saisies :

Indiquez le numéro du journal (à choisir dans une liste déroulante), puis cliquez OK. Une fenêtre apparaît.



Rappel : Certains journaux peuvent fonctionner avec un compte de contrepartie automatique, ce qui permet de faire passer les écritures comptables sur ce compte automatiquement par le logiciel (voir plus loin).

Si vous voulez à nouveau changer de numéro de journal, cliquez sur le bouton situé en haut à gauche de l'écran. En début et en fin de séance de travail, les totaux débit et crédit qui figurent à l’écran doivent être égaux. Vous pouvez changer de journal en cours de saisie, mais à la condition que les totaux soient équilibrés. Les écritures qui apparaissent à l’écran sont les écritures non validées (c’est à dire pas encore transférées en comptabilité). 8 Pour passer une ligne d’écriture, il faut la saisir dans la partie basse de l'écran : Catégorie : Deux cas possibles : � 1er cas : catégorie renseignée : Ne sert que pour les opérations sur les comptes propriétaires. Le type de

compte que vous pourrez saisir par la suite est imposé par la catégorie. Suivant le type de catégorie choisie, l’incidence peut être au niveau des revenus fonciers , de la régularisation des charges et du calcul des honoraires de gestion .



Tableau des catégories les plus utilisées :

CATEGORIE LIBELLE AFFICHAGE FENETRE 1 Loyer Liste des locataires 3 Provision sur charges Liste des locataires

11 Taxe foncière Liste des IMM/LOTS 18 CRL propriétaire Liste des locataires 2 Charges locatives Liste des locataires

60 Charges locatives sur immeuble Liste des IMM/LOTS 61 Charges locatives sur locataire Liste des locataires 6 Charges locatives sur lot Liste des IMM/LOTS

8/80 Honoraires de gestion,… Liste des IMM/LOTS 9 Charges non récup Liste des IMM/LOTS

� 2ème cas : Si vous n'indiquez pas de catégorie, vous pouvez imputer n’importe quel compte (général ou

propriétaire), sauf les comptes locataires et le compte facturation encaissement. Puis «Entrée» par la touche du clavier.

Rubrique : Cette zone de saisie apparaît seulement si vous avez choisi une catégorie de charges locatives (6, 60 ou 61). Cette zone sert lors des régularisations des charges. Compte : Le numéro du compte que vous voulez imputer. Cela peut être un compte général, un compte propriétaire, sauf un compte locataire et le compte facturation encaissement. Possibilité de saisir un compte général sans catégorie, ni imputation. Pour rechercher le propriétaire et / ou l’immeuble sur lequel vous voulez imputer une écriture, cliquez sur les boutons Choix par propriétaire ou Choix par immeuble. Ces 2 boutons servent à désigner le numéro de compte propriétaire à imputer, tout simplement en parcourant des listes alphabétiques de propriétaires ou des immeubles. Ce qu’il faut savoir : Vous pouvez passer d’une liste à une autre ; vous pouvez saisir les premières lettres alphabétiques du nom (du propriétaire) pour que le logiciel se positionne sur le premier nom commençant par ces lettres. Date : Saisissez la date de l’écriture. (Par défaut, la date d’entrée dans Johanna). Pièce (numéro de) : Indiquez le numéro de pièce (facultatif). Le nombre de caractères de saisie possible est paramétré dans Menu paramètres/ Paramètres généraux/ Modules / Onglet Comptabilité/ Option paramètres généraux. Le maximum de caractères possible est 10. Libellé : Vous pouvez indiquer par un code, un libellé type qui doit exister dans la partie Paramétrage du logiciel. Ce libellé vient s’inscrire dans la zone libellé, et peut être complété ou complètement modifié, par un libellé entièrement libre. La saisie du libellé peut se faire sur plusieurs lignes. Le nombre de caractères saisie est paramétré Menu paramètres/ Paramètres généraux/ Modules / Onglet Comptabilité/ Option paramètres généraux. Le maximum de caractères possible est 80. Montant Débit ou Crédit : Tapez le montant, soit du débit, soit du crédit. Date de régularisation : Cette zone n’est accessible que si vous choisissez une charge locative (6,60 ou 61). Cette date doit être saisie car cette date sert de comparaison quand vous établissez une régularisation des charges du locataire. Fournisseur : Cette zone n’est accessible que si vous saisissez une charge locataire ou propriétaire et permet ainsi pour les revenus fonciers d’afficher le nom de l’entrepreneur pour l’édition « Détail des travaux ». Assureur : Vous pouvez sélectionner ici l’assureur concerné lorsque vous enregistrer le règlement de la prime d’assurance loyer impayés ou le versement d’une indemnité d’assurance.



Puis tapez Entrée pour signifier la fin de la saisie de la ligne. La ligne d’écriture saisie vient s’inscrire sur le

brouillard (à l’écran). Le bouton en bas de l'écran permet également de basculer la ligne de saisie dans le brouillard.

Pour saisir la (ou les) écriture(s) de contrepartie . Deux cas sont possibles. : • 1er Cas : Cas du journal avec contrepartie automatique : Rappel : «Contrepartie automatique» signifie que, dans ce type de journal, pour une écriture comptable saisie ou plusieurs, Johanna passe automatiquement la ligne d’écriture de contrepartie, quand vous lui en donnez l’ordre :

� Cliquez bouton « Contrepartie » � Ou Tapez sur la touche « F8 » de votre clavier

Johanna génère automatiquement une ligne d’écriture qui a : - Pour compte : Le numéro de compte de contrepartie automatique rattaché au journal. - Pour montant : Le montant de la différence entre le total débit et le total crédit du journal. - Pour sens : Le sens tel que cette ligne d’écriture équilibre les totaux débit et crédit du journal.

La zone Montant se remplit automatiquement : Tapez la touche Entrée pour enregistrer l’écriture. • 2ème Cas : Cas du journal qui n’est pas de type contrep artie automatique, il faut saisir manuellement

l’(les) écriture(s) de contrepartie Pour modifier une écriture déjà saisie : la sélectionnez avec la souris dans la liste des écritures du brouillard à l’écran, puis cliquez Modifier (le crayon). Vous pouvez alors ressaisir tous les éléments de l’écriture (catégorie, numéro de compte...) dans la partie basse de l'écran. Terminez la saisie de la modification de la ligne par la

touche Entrée dans la case Débit ou Crédit (ou la touche du bas de l'écran). Saisie rapide :

� Toute la saisie se fait au clavier. Saisie de la date directement dans la zone de saisie. � Plusieurs imputations analytiques pour les écritures comptables :

Lorsque vous saisissez une catégorie de type locataire (marquée «L»), le programme vous propose automatiquement la liste des locataires : Choisissez le locataire concerné en saisissant son nom ou son numéro.



Lorsque vous saisissez une catégorie de type Immeuble/Lot (marquée «I»), le programme vous propose automatiquement la liste des lots : Choisissez le lot concerné en saisissant son numéro.



Possibilité d’imputer une écriture comptable sur le propriétaire : Lorsque vous saisissez une écriture comptable sur un compte propriétaire avec une catégorie utilisée pour le calcul des honoraires de gestion, des honoraires de gestion seront automatiquement calculés ; vous pouvez les visualiser et éventuellement les mettre à jour dans le 2ème Onglet «Brouillard». Cas particuliers :

� Lorsque vous saisissez la catégorie «60», l’imputation sera toujours Immeuble / Immeuble : Cette catégorie est utilisée lorsque vous saisissez une facture dont la part récupérable s’étend sur un immeuble en totalité.

� Lorsque vous saisissez la catégorie «61», l’imputation sera toujours Immeuble / Locataire : Cette catégorie est utilisée lorsque vous saisissez une facture à récupérer sur un locataire en particulier.

Remarques sur la saisie comptable : � Affichage automatique du compte propriétaire en fonction du marquage «Reversé / Conservé» de la fiche lot

et du choix de la catégorie. Exemples : Le compte 41 CHARGE est proposé si les charges sont conservées pour le lot choisi, et si la catégorie est égale à «3/6». Le compte 41 TVA est proposé si la TVA est conservée pour le lot choisi, et si la catégorie est égale à «T». � Gestion automatique de l’opération en fonction de la catégorie choisie. Exemples : La saisie des catégories «1/3/...» entraîne automatiquement l’affichage de la fenêtre des locataires. L’opération sera Immeuble / Locataire : imputation 1 = 30xxx, imputation 2 = 40xxx. La saisie des catégories «6/9/...» entraîne automatiquement l’affichage de la fenêtre des lots. L’opération sera Immeuble / Lot : imputation 1 = 30xxx, imputation 2 = 60xxx. � Pas de saisie d’une catégorie : le choix de l’opération est libre. Exemples : Pas de saisie d’une catégorie et clic sur le bouton propriétaire : l’opération sera Propriétaire / Propriétaire : imputation 1 = 80xxx, imputation 2 = 80xxx. Pas de saisie d’une catégorie et clic sur le bouton Lot / Immeuble : l’opération sera Immeuble / Lot : imputation 1 = 30xxx, imputation 2 = 60xxx. Pas de saisie d’une catégorie et clic sur le bouton locataire : l’opération sera Immeuble / Locataire : imputation 1 = 30xxx, imputation 2 = 40xxx. � Cas particulier : Opération Immeuble / Immeuble. Lorsque vous êtes sur la fenêtre des lots, vous avez la

possibilité de choisir cette opération en cliquant sur l’interrupteur «Opération immeuble» :



Dans ce cas, l’opération sera Immeuble / Immeuble : imputation 1 = 30xxx / imputation 2 = 30xxx. Cette opération peut être utilisée lorsque vous gérez des immeubles en totalité et que vous désirez affecter la totalité de l’opération sur l’immeuble. Bordereau de versement : Dans l’onglet «Brouillard», cliquez sur le bouton «Impression» et choisissez «Bordereau de versement» ainsi qu’une période : Toutes les écritures de banque présentent sur cette période dans le brouillard s’impriment. Le bordereau des règlements / versements contient une ligne par écriture sur le compte de banque.



16-3 Onglet «Brouillard» : Tant que les écritures sont dans le brouillard, elles n’apparaissent pas dans la comptabilité : elles ne sont ni dans les balances ou les grands-livres, ni sur les journaux comptables. «Valider le brouillard» veut dire transférer les écritures saisies, qui apparaissent sur le brouillard, vers le journal comptable. Signalons ici un abus de langage. Quand vous demandez dans quel journal vous saisissez des écritures, vous devrez dire sur quel brouillard, vu que les écritures ne seront présentes dans le journal qu’après cette validation dont on parle ici. Cliquez sur l’onglet «Brouillard» :

La fenêtre «Validation brouillard» apparaît.



Honoraires de gestion (oui/non) : Si option à « oui », Johanna calcule des honoraires de gestion sur les écritures propriétaires. Visualisation des honoraires avant validation : Si option à « oui », Johanna affiche un écran supplémentaire contenant toutes les lignes déversées en comptabilité, y compris les honoraires de gestion. Utilisateurs : Local/Tous. Choisir Local pour basculer seulement les écritures comptables qui ont été saisies sur le poste d’où vous demandez la validation, ou, Tous pour transférer toutes les écritures du journal, quelque soit le poste de travail sur lequel elles ont été saisies. Puis cliquez OK.

� Si vous ne visualisez pas les honoraires de gestion, les écritures vues sur l’écran sont alors transférées dans la comptabilité définitive, et la grille à l’écran réapparaît alors vide.

� Si vous avez décidé de visualiser les honoraires avant de valider, l’écran suivant apparaît :

Cliquez sur « Valider ». Les écritures vues sur l’écran sont alors transférées dans la comptabilité définitive.

17 – MODULE «DEPART LOCATAIRE»


17 – MODULE «DEPART LOCATAIRE» 17-1 A propos du module «Départ locataire» Le traitement du départ locataire et du solde de son compte se décompose en plusieurs étapes : 1ère étape : Enregistrement du préavis de départ dès réception de la lettre du locataire dans LOLITA : Le locataire a le statut passif et la facturation continue jusqu’à la date de départ. 2ème étape : Traitement du départ après l’état des lieux / rembo ursement du dépôt de garantie : � Imputations des charges réelles suite à l’état des lieux, ou estimations des charges. � Saisie de la nouvelle adresse et signalement du départ au percepteur. � Impression. � Validation. 3éme étape : Régularisation des charges RAPPEL : Le module départ locataire n’effectue pas de régularisations de charges. Vous devez aller dans le module « Régularisation des charges ».

17-2 Gestion des dépôts de garantie � Fiche Candidat Locataire : Lorsque vous validez votre fiche candidat locataire, le montant du dépôt de garantie saisi est remis à 0 dans la fiche locataire, et une ligne «dépôt de garantie» est créée sur l’encours du locataire. � Module Encaissement des loyers : Lorsque vous encaissez une ligne dépôt de garantie, la zone «Dépôt de garantie» de Lolita est créditée de ce montant. � Module Saisie comptable : Chaque mouvement comptable sur la catégorie «Dépôt de garantie» (et sur l’opération locataire), modifie la zone «Dépôt de garantie» de Lolita. � Module Départ locataire : Chaque remboursement du dépôt de garantie modifie la zone «Dépôt de garantie» de Lolita. � Edition des dépôts de garantie : Ajout de la colonne «Dépôt de garantie comptabilisé». Cette colonne vous permet de comparer le montant du dépôt de garantie saisi sur la fiche locataire, à celui comptabilisé dans Johanna. Lorsque vous constatez une différence, vous devez modifier le montant de la fiche locataire pour le faire correspondre au montant comptabilisé. Cliquez sur le bouton « Départ Locataire ». L’écran suivant apparaît :



17-3 Onglet «Départ» Imputations des charges suite à l’état des lieux : Cliquez sur le bouton « Présélection du locataire ». L’écran suivant apparaît :

Après avoir sélectionné un locataire passif, cliquez sur Ok.




Le solde «A rembourser au locataire» (sur l’écran ci-dessus) est calculé d’après la formule suivante : A rembourser au locataire = (En-cours du locataire (solde net avant situation départ) + autres charges) - Dépôt de garantie remboursé Dépôt de garantie encaissé : Cette zone affiche le montant du dépôt de garantie appelé à l’entrée du locataire (montant affiché sur la fiche du locataire). Dépôt de garantie remboursé : Cette zone modifiable vous permet d’indiquer le montant du dépôt que vous souhaitez rembourser (par défaut : dépôt de garantie remboursé =dépôt de garantie encaissé). C’est ce montant qui est utilisé pour calculer le montant à rembourser. Dépôt de garantie versé par : Cette zone est visible que si vous avez rempli la fiche locataire et vous rappelle de restituer le DG à l’organisme payeur. Le 1er tableau affiche le détail de l’encours locataire (s’il n’est pas soldé). Les lignes de ce tableau ne sont pas modifiables à l’exception de la colonne «Imputé». Le tableau «Autres charges» permet de saisir les charges dues par le locataire au moment du départ (Vous pouvez aussi y saisir des crédits). Si vous n’êtes pas encore en possession des factures définitives quand le locataire part, vous pouvez y entrer des estimations de factures.

Utilisez les icônes ci-dessous pour ajouter, modifier ou supprimer les «Autres charges» :

A rembourser au locataire



Cliquez « Ajout ». L’écran ci-dessous apparaît :

Rubrique : Le choix des rubriques et donc des catégories (chaque rubrique appartient à une catégorie) est étroitement lié au traitement des régularisations des charges et des revenus fonciers. Soyez donc vigilant quant à ce choix.

� Charge sans incidence particulière : Utilisez une rubrique 002 de catégorie L (divers locataire) pour toute charge imputable directement au locataire. Ex : Forfait nettoyage moquette, réparation serrure, changement flexible douche.

� Charge/Provision à régulariser : Vous avez une charge mais pas encore de facture, vous estimez le montant de cette facture et cette estimation fera l’objet d’une régularisation (c’est une provision). Utilisez la Rubrique 003 (catégorie 3 : provision de charges). L’estimation sera dans ce cas reprise au moment de la régularisation des charges. Si vous utilisez la Rubrique 006 (catégorie 6 : charge locative régularisable) pour une charge imputable au locataire ; cette charge réapparaîtra au moment de la régularisation de charges (si vous ne souhaitez pas que cette charge réapparaisse cf. paragraphe «charge sans incidence»).

� Charge imputable au locataire qui doit apparaître d ans les revenus fonciers dans la partie «remboursable par le locataire» :

Utilisez une Rubrique de catégorie 2 (à rembourser par le locataire). Exemple : 014 Factures récupérables. NOTA : Les cas cités en 1 et en 2 représentent la majorité des cas. Catégorie : S’affiche automatiquement par rapport à la rubrique saisie. Compte : Choisir par défaut DISPO ou CHARGE selon le choix REVERSE / CONSERVE. Date d’échéance : Choix de l’échéance (ex. quittance de juillet indiquer 01/07/2003). Libellé : Choix du libellé. Débit ou crédit : Indiquez la somme.

17-4 Onglet «Lettre au percepteur/Nouvelle adresse» Avant d’imprimer vous devez saisir la nouvelle adresse du locataire :



Adresse : Saisissez la nouvelle adresse du locataire .Si elle est renseignée dans la fiche locataire sur lolita, Johanna reprend cette adresse automatiquement Perception : Choisissez la perception concernée. Par défaut, Johanna affiche la perception paramétrée dans la fiche immeuble. Les coordonnées des perceptions doivent être au préalable mémorisées. Création, modification et annulation des perceptions : Cet écran est accessible par l’intermédiaire du bouton paramètres (ou via le « Menu Paramètres / Paramètres Généraux / Modules / Départ Locataire / Onglet Départ ») NOTA : Dans le cadre des colocations, vous devez saisir le nom d’un colocataire dans la zone «Nom locataire». Imprimez la lettre au percepteur pour ce colocataire. Refaites la même manipulation pour chaque colocataire.



17-5 Impressions Cliquez sur icône « Impression ». L’écran suivant s’affiche :

� Impression de la lettre départ locataire : Après l’impression de la lettre, Johanna vous propose de mettre

à jour la nouvelle adresse du locataire dans sa fiche. � Impression de la lettre au percepteur : Le nom du nouveau locataire «Locataire entrant» sera

automatiquement imprimé sur le courrier adressé au percepteur, s’il a été saisi dans Lolita ; si le lot n’est pas encore reloué la mention «non reloué» sera imprimée.

� Impression des Lettres-chèques .

17-6 Validation Validation des écritures comptables : Cas d’un locataire créditeur : Johanna génère une l igne de remboursement sur l’encours locataire et solde tous les comptes selon le schéma habituel :



Exemple : En-cours :

Rubrique Catégorie Date Libellé Débit Crédit 001 1 01/06/2003 Loyer 500 0 003 3 01/06/2003 Pr./CH. 100 0

Autres charges :

Rubrique Catégorie Date Libellé Débit Crédit 004 3 01/06/2003 Estimation 50 0

Dépôt de garantie pris : 1000 Solde créditeur de : 350 Après validation, l’encours affiche :

Rubrique Catégorie Date Libellé Débit Crédit 001 1 01/06/2003 Loyer 500 500 003 3 01/06/2003 Pr./CH. 100 100 004 3 01/06/2003 Estimation 50 50 016 C 01/06/2003 Rmbt Dépôt de garantie 1000 1000

La validation comptable génère les écritures habituelles. Cas d’un locataire débiteur : Johanna génère une li gne de remboursement sur l’encours du locataire mais ne passe pas d’écriture comptable. En-cours :

Rubrique Catégorie Date Libellé Débit Crédit 001 1 01/06/2003 Loyer 500 0 003 3 01/06/2003 Pr./CH. 100 0

Autres charges :

Rubrique Catégorie Date Libellé Débit Crédit 004 R 01/06/2003 Estimation 50 0

Dépôt de garantie pris : 500 Solde débiteur de : 150 Après validation, l’encours affiche :

Rubrique Catégorie Date Libellé Débit Crédit 001 1 01/06/2003 Loyer 500 0 003 3 01/06/2003 Pr./CH. 100 0 004 3 01/06/2003 Estimation 50 0 016 C 01/06/2003 Rmbt Dépôt de garantie 0 500 Solde 150

Aucune écriture en comptabilité



17-7 Traitement des colocataires Principe : Dans le cas de deux locataires, il faudra traiter deux départs complets à savoir : Premier colocataire : Sélectionnez la fiche locataire, le montant de l’en-cours apparaît et la colonne imputée vous permet d’indiquer la part due par le premier colocataire. Dans le tableau «Autres charges», indiquez la part des charges à lui imputer (et non les charges totales). Dans la zone «Dépôt de garantie» remboursé, indiquez la part à rembourser au premier colocataire. Indiquez le nom et la nouvelle adresse de ce colocataire dans l’onglet «Nouvelle adresse» et continuez le traitement jusqu’à la validation. Deuxième colocataire : Sélectionnez la fiche locataire, le reste dû apparaît (la part du premier colocataire a été déduite lors de la validation). Saisir dans «Autres charges», les charges à imputer à ce deuxième colocataire. Le dépôt de garanti à rembourser fait apparaître le solde (dépôt garanti initial - part remboursée au premier colocataire) Renseignez le nom et l’adresse de ce second colocataire et achevez le traitement jusqu’à la validation.

18 – MODULE «REGULARISATION DE CHARGES»


18 – MODULE «REGULARISATION DE CHARGES» 18-1 A propos du module « Régularisation des Charge s » 2 possibilités :

� Régularisation par locataire � Régularisation par immeuble

Il permet d’imprimer :

� Un récapitulatif par locataire � Le détail de la répartition � La lettre au locataire � Le relevé général des dépenses et le détail de la répartition qui sont utilisés pour les régularisations

par immeuble (voir point ci-après).

18-2 Régularisation par locataire Cliquez sur l’icône «Présélectionner» pour choisir le locataire :

Numéro (de locataire) : Choisir un locataire dans la liste déroulante qui présente les locataires dans l’ordre alphabétique. Période du ...(date début) : Indiquez la date de début de la période des charges à régulariser. .. au (date fin période) : Indiquez la date de fin de la période de charges considérée. Calcul des provisions à partir du compte propriétai re : Si cette case est cochée, la régularisation sera faite en fonction des provisions encaissées sur le compte propriétaire et non pas sur les provisions appelées sur le compte du locataire.



Cliquez « Ok ». L’écran suivant apparaît.

La grille peut afficher plusieurs locataires s'il y a des locataires passifs (anciens locataires ou locataires ayant donnés leur préavis de départ). Il s’agit en fait d’une régularisation par lot qui peut donc concerner plusieurs locataires.



Cliquez sur le bouton « Impression des documents ». L’écran suivant apparaît :

Nota : L’impression du relevé des dépenses est seulement accessible lorsque vous êtes sur l’onglet « Régularisation des charges » et lorsque vous faites une régularisation par immeuble. Cliquez sur bouton « Valider » après avoir imprimé tous vos documents.




Cette validation génère :

� Une ligne de régularisation des charges dans l’encours du locataire, non validée en comptabilité. � La mise à jour des dates de régularisation des charges dans la fiche locataire Lolita. � La mise à jour dans la fiche locataire de Lolita de la nouvelle provision.

Pour avoir le détail par locataire, cliquez sur l’onglet « Détail par locataire ».



Modification de la régularisation : Johanna permet de modifier les montants de la régularisation. Le détail est affiché locataire par locataire. Vous pouvez passer d’un locataire à l’autre en activant la barre de navigation. Pour une régularisation du 01/01 au 31/12, vous retrouvez par locataire toutes les provisions appelées de l’année, et toutes les factures saisies sur le locataire ou sur le lot. L’utilisateur peut au choix modifier, ajouter ou supprimer des écritures. Le logiciel donne la possibilité de désélectionner les lignes de détail. Pour qu’une ligne ne soit plus prise en compte dans la régularisation, il suffit de la décocher. Après chaque modification du détail locataire, le récapitulatif de la régularisation du locataire est mis à jour. IMPORTANT : Une fois les courriers édités, n’oubliez pas de valider !!



18-3 Régularisation des charges par immeuble A propos de la régularisation des charges par immeu bles :

Immeubles gérés en totalité : Le logiciel vous permet de comptabiliser les charges des immeubles, et en particulier lorsque ces immeubles sont gérés par votre cabinet pour le compte de propriétaires uniques. Un immeuble qui appartient à un seul propriétaire (ou à une SCI) et dont votre cabinet s’est vu confier en gestion la totalité des lots de l’immeuble est dit, dans ce guide utilisateur, «géré en totalité». Vous pouvez gérer les charges de cet immeuble comme si c’était une copropriété ayant un propriétaire unique. Ce paragraphe sur les tantièmes ne concerne que les immeubles gérés en totalité. Plan des rubriques de charges : Tantièmes : Le logiciel permet de définir des rubriques de charges (Exemple : EDF, Espaces verts...) de façon générale. Puis de définir pour chaque immeuble géré en totalité un plan des rubriques de charges. Chaque rubrique de charge (Exemple : 24 : Espaces verts) du plan se voit affecter des tantièmes (ou millièmes), dits «Tantièmes de l’immeuble» comme dans une copropriété. Chaque lot de l’immeuble participe à une ou plusieurs rubriques de charges à hauteur des «Tantièmes du lot». Pour chaque rubrique de charge, la somme des tantièmes des lots de l’immeuble doit être égale aux tantièmes de la rubrique pour l’immeuble. Le logiciel vérifie cette égalité dès que vous modifiez les tantièmes en place. Notez que dans le logiciel les tantièmes sont également appelés «Quotes-parts». Les tantièmes sont libres : ce peut-être des mètres carrés, un nombre d’étages, un nombre de personnes, des mètres cubes... Comment le logiciel distingue-t-il les immeubles gérés en totalité des autres immeubles ? Tout simplement par le fait que ceux gérés possèdent un plan de rubriques de charges avec des tantièmes immeubles renseignés. Pour déclarer un immeuble géré en totalité, il vous faut tout simplement créer son plan de rubriques de charges et affecter des tantièmes aux rubriques.

Pour entrer le plan des charges et les tantièmes : Cliquez sur le bouton «Plan de charges» en haut à droite. Un écran de saisie vous permet de renseigner les tantièmes pour les immeubles gérés en totalité. Pour sélectionner un immeuble, tapez son numéro dans la zone «Recherche N° Immeuble».



Saisissez les clefs de répartition sur l’onglet «Quote-part immeuble» puis entrez les quotes-parts correspondantes :

Pour affecter les tantièmes au niveau de chaque lot, cliquez sur l’onglet «Quote-part lot». Les flèches en bas à gauche de la fenêtre vous permettent de passer d’un lot à l’autre pour le même immeuble. Les rubriques proposées sont les mêmes que celles saisies précédemment sur l’immeuble. Pour chaque clé, le total des tantièmes des lots de l’immeuble doit être égal au tantième indiqué au niveau de l'immeuble.



Vous pouvez imprimer la ventilation des tantièmes de l’immeuble sélectionné, en cliquant sur le bouton imprimante. Pour calculer la répartition des charges : 1. Cliquez sur l’icône «Présélectionner» : Après avoir choisi l’option «Régularisation par immeuble» sur l’écran, sélectionnez l’immeuble concerné dans la liste puis cliquez sur le bouton OK : La grille affiche les différents locataires de l’immeuble (y compris les locataires passifs, et les lots vacants). 2. Dépenses par immeuble (troisième onglet) : Permet de visualiser toutes les charges saisies sur l’immeuble. Vous pouvez ajouter supprimer ou modifier ces charges selon les mêmes principes que dans le deuxième onglet. Le relevé général des dépenses s’édite par rubrique et par ordre chronologique en faisant ressortir le montant de TVA. Lorsque vous cliquez sur le bouton «Répartition», le logiciel vous positionne sur le premier onglet. Imprimez un relevé général des dépenses pour l’immeuble sélectionné. 3. Détail par locataire (deuxième onglet) :

� Visualisation des charges imputées à la fois sur un locataire (ou sur un lot) et sur l’immeuble. Cet onglet permet de faire des modifications sur les charges et provisions propres aux différents locataires (avec le bouton de navigation pour passer d’un locataire à l’autre). Par contre, il n’est pas possible sur cet onglet



de modifier les charges imputées sur l’immeuble : pour effectuer des modifications sur les charges propres à l’immeuble, cliquez sur le troisième onglet.

� Calcul de la nouvelle provision par locataire (cf. Personnalisation de Johanna / Onglet charges / Option Divers).

4. Impression des documents :

� Récapitulatif par locataire (possibilité de tri par numéro ou par nom de locataire). � Détail de la répartition. � Lettre locataire :

Si l’option «Groupement des factures par clé = oui» dans le paramétrage Charges, les factures locatives saisies sont regroupées par clé de répartition. Dans le cas inverse, toutes les factures saisies apparaissent sur la lettre.

5. Validation de la régularisation des charges par l’icône «Valider». Cette validation génére :

� Une ligne de régularisation des charges dans l’encours du locataire, non validée en comptabilité. � La mise à jour des dates de régularisation des charges dans la fiche locataire Lolita. � La mise à jour dans la fiche locataire de Lolita de la nouvelle provision

Il est possible de modifier ce montant. Pour ce faire, positionnez-vous sur l’onglet «Détail par locataire» et cliquez sur le bouton «Nouvelle Provision» puis entrez le montant de votre choix.

19 – MODULE «REVENUS FONCIERS»


19 – MODULE «REVENUS FONCIERS» 19-1 Onglet « Revenus Fonciers » Cette section permet de calculer et d’imprimer l’aide à la déclaration des revenus fonciers. 1. Cliquez sur l'icône «Présélectionner». La fenêtre Présélection permet de choisir les dates de la période et une fourchette de propriétaires :

Du : Indiquez la date de début de la prise en compte de la déclaration des revenus (normalement le 1er janvier de l’année désirée). Au : Indiquez la date de fin de la prise en compte de la déclaration (normalement, le 31 décembre de la même année). Vous pouvez indiquer aussi la fourchette des propriétaires pour lesquels vous voulez imprimer la déclaration : Du propriétaire : Indiquez le numéro du premier propriétaire à prendre en compte. Au (propriétaire) : Indiquez le numéro du dernier propriétaire à prendre en compte. 2. Puis cliquez OK pour démarrer le calcul de la déclaration. Ce traitement peut durer plusieurs minutes. Johanna vous propose de continuer ou d’arrêter. Si vous répondez oui, Johanna calcule la déclaration.



Pour chaque propriétaire, le logiciel prend en compte tous les immeubles, tous les lots et tous les locataires du propriétaire en question et affiche la liste des propriétaires dont il a calculé la déclaration. 3. Cochez maintenant les propriétaires dont vous voulez imprimer la déclaration, par exemple en cliquant Sélectionner tout. Cela coche automatiquement tous les propriétaires de la liste. Puis cliquez Impression des documents. Deux éditions possibles : Déclaration de revenu foncier : Cochez cette case pour obtenir la déclaration des revenus 2044 et 2044 Spéciale. Liste des écritures non exploitées : Il est recommandé de toujours cocher cette case. Le logiciel sortira pour chaque propriétaire, sur une feuille séparée, les écritures comptables figurant sur ses différents comptes et sous-comptes, et pas affectées à un immeuble en particulier (Rappel : la zone «Imputation 1» contient dans ce cas soit rien, soit le numéro du propriétaire, mais jamais de numéro d’immeuble), et ayant une zone «Catégorie» quelconque. Autrement dit ces écritures du propriétaire ne peuvent servir dans aucun calcul d’aucune ligne de la déclaration, et sont donc notées «non exploitées». 4. Puis cliquez sur bouton «Imprimer» pour imprimer la déclaration. Johanna imprime la déclaration sous une forme très similaire à la déclaration officielle (Cerfa n°1033 4) : un feuillet par propriétaire, avec une colonne par immeuble et maximum 4 immeubles par page. Chaque ligne de la déclaration est numérotée conformément à la déclaration officielle. Vous trouverez ci-dessous les règles de calcul des lignes. Lire également la notice fournie par les services fiscaux qui explique en détail comment calculer la déclaration ligne par ligne. Le logiciel examine toutes les écritures comptables de tous les sous-comptes du propriétaire (DISPO, CAUTION, etc.) : d’après la «Catégorie» de l’écriture (la table ci-après indique les catégories dont relève chaque ligne de la déclaration), d’après les renseignements de la fiche Lot (date de construction, codes taxes), Johanna prend en compte l’écriture pour telle ou telle ligne de la déclaration. Sont prises en compte les sommes encaissées par le cabinet, qu’elles soient conservées par le cabinet ou pas, qu’elles aient été reversées au propriétaire ou pas. Chaque écriture comptable relève d’une «Catégorie» soit implicitement donnée par le logiciel (Exemple : quand vous encaissez une ligne Loyer, la catégorie est 1), soit indiquée par l’utilisateur (Exemple : quand vous saisissez des OD).



19-2 Pour vérifier la déclaration Pour vérifier un propriétaire, le programme permet de faire afficher le détail des écritures servant au calcul de la déclaration. Suivez la procédure suivante : Quand vous êtes sur l’écran présentant la liste des propriétaires sélectionnés pour la déclaration, double-cliquez sur le propriétaire ou le bouton F «Fonciers» dont vous voulez vérifier la déclaration : La fenêtre (Modification des lignes pour le propriétaire) apparaît :

Cliquez sur bouton «Trace des écritures». Vous allez pouvoir choisir pour quelle ligne de la déclaration vous voulez obtenir le détail des écritures qui rentrent dans le calcul de la ligne en question. Choisissez une ligne de la déclaration et cliquez Ecran pour voir le détail des écritures (ou Imprimante pour obtenir ce détail sur papier). Vous pouvez aussi modifier les chiffres de la déclaration (cases des colonnes de chaque immeuble, mais pas la colonne «Total des lignes» qui est calculée).



19-3 Saisie extracomptable Le module déclaration de revenus fonciers possède un onglet «Saisie extracomptable» : Cette fonctionnalité permet d’ajouter des éléments non pris en compte dans la déclaration de revenus fonciers. Elle permet notamment aux utilisateurs de Johanna qui ont commencé à se servir du système en cours d’année d’utiliser pleinement le module. Un utilisateur qui utilise Johanna depuis le 1er février de l’année N pourra ainsi saisir les opérations non comptabilisées pour le mois de janvier de l’année N dans cet onglet extra comptable. Il retrouvera ainsi l’ensemble des éléments qui doivent être pris en compte dans la déclaration de revenus fonciers. Cet onglet permet également de corriger pour un propriétaire une déclaration incomplète. Pour compléter la déclaration initiale, vous devez cliquer sur le bouton ajouter. Une fenêtre de saisie permet d’ajouter une ligne dans un fichier extra comptable (sans contrepartie). Les principes de saisie sont identiques au module «Saisie comptable». Une fois la ligne saisie cliquez sur valider pour enregistrer la ligne (Attention à la date : elle doit correspondre à l’année fiscale). Pour supprimer toutes les écritures saisies dans ce fichier extra comptable, vous pouvez cliquer sur la croix rouge dans la barre des menus du module.

20 – MODULE «TABLEAU DE BORD»


20 – MODULE «TABLEAU DE BORD» Afin de vous donner un instrument de mesure, nous avons créé un outil d’aide à la décision : le tableau de bord. Johanna vous propose donc un certain nombre d’indicateurs. Sur votre portefeuille de gestion :

� Nombre de propriétaires total et actifs � Nombre d’immeubles total et actifs � Nombre de lots total et actifs � Nombre de locataires total et actifs � Sur le nombre de lots actifs, la répartition

des lots par appartement, maison ou autre

� Nombre de lots vacants dont le nombre de lots en préavis

� Nombre de lots soumis à TVA � Nombre de mandats � Nombre de locataires à réviser � Nombre de baux arrivant à échéance � Nombre de mandats arrivant à expiration

Sur votre comptabilité :

� Date de fin d’exercice � Somme des loyers appelés lors du

dernier quittancement � Somme des loyers appelés sur l’année n

et n-1 � Somme des impayés à la date système

Une édition présentant l’état des biens d’un propriétaire ou de tous les propriétaires est également accessible à partir de ce module. Il est accessible de l’écran principal de Johanna par un bouton au centre de l’écran et intitulé « Tableau de Bord ».

21 – GESTION DE PLUSIEURS DOSSIERS


Un outil de statistiques vous permet également de lister les lots et leurs loyers selon un type de lot et un secteur géographique. Il vous permet aussi de calculer la moyenne des loyers pour ces mêmes critères.

Une édition de ce type vous est proposée :

21 – GESTION DE PLUSIEURS DOSSIERS


21 – GESTION DE PLUSIEURS DOSSIERS Si vous avez l’option multi dossiers, il est possible de gérer plusieurs dossiers dans Johanna.

21-1 Ajouter - Renommer - Supprimer un dossier Ouvrez le menu «Paramètres / Gestion des dossiers» : • Le bouton «Ajouter» vous permet de créer un nouveau dossier vide qui est nommé par défaut le dossier

002. • Le bouton «Supprimer» efface définitivement le dossier sélectionné et toutes ses données. Le premier

dossier 001 étant utilisé pour créer les dossiers suivants, il est impossible de supprimer ce dossier. • Pour renommer un dossier, positionnez le curseur sur le nom du dossier que vous souhaitez renommer et

tapez son nouveau nom :

21-2 Utilisation des différents dossiers dans Johan na Pour changer de dossier, cliquez sur le bouton «Dossier» en haut à droite de l’écran principal. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez ouvrir dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton «OK».

22 – MODULE «AGENDA»


22 – MODULE «AGENDA»

Cliquez sur l'icône « Agenda ». L’écran suivant apparaît :

Impression de la liste des loyers à réviser : A quelle date : indiquez la date butoir de révision (date de fin). Exemple : Pour sortir la liste des loyers qui sont à réviser avant le 15/06/2003, le critère à saisir est date de fin = 15/06/2003. Type de bail : Vous pouvez demander un type de bail particulier ou tous. Cliquez sur le bouton «Aperçu» ou «Imprimer» pour éditer la liste. Impression de la liste des décomptes à effectuer : Dans la fenêtre ci-dessus, cliquez sur le bouton «Décompte propriétaire». Cette liste permet de connaître les prochains décomptes à effectuer. A quelle date : Saisissez la date butoir. La sélection des propriétaires se fait sur les propriétaires ayant une date de prochain décompte inférieure à cette date butoir. Cliquez sur le bouton «Aperçu» ou «Imprimer» pour éditer la liste. Impression des baux à expiration :


Dans la fenêtre ci-dessus, cliquez sur le bouton «Expiration des baux». Pour une période : indiquez oui si vous voulez imprimer la liste des baux ayant une date d’expiration comprise dans la période demandée. Indiquez non si vous souhaitez imprimer les baux ayant date d’expiration comprise entre la date butoir (Saisie de « A quelle date ») et la date butoir + nombre de mois saisi. Type de bail : Vous pouvez demander un type de bail particulier ou tous. Nombre de mois : Accessible seulement si l’option pour une période est à non. Saisissez le nombre de mois sur lesquels rechercher à partir de la date de début de recherche. A quelle date : Accessible seulement si l’option pour une période est à non. Donnez la date de début de recherche. Cliquez sur le bouton «Aperçu» ou «Imprimer» pour éditer la liste. Comment procéder au renouvellement automatique des dates ?

1. Cliquez sur le menu Editions / Agenda puis sur le bouton radio « Expiration des baux. » 2. Effectuez la sélection des locataires par type de bail et / ou par date. 3. L’impression ou l’aperçu vous présente une grille correspondant à vos critères de recherche. 4. Seuls les locataires sélectionnés sont imprimés. 5. Si vous cliquez sur le bouton [Valider], la date de renouvellement sera automatiquement mise à jour en

fonction de la durée du bail pour chaque locataire sélectionné. Précisions : Au lancement du logiciel Johanna, le programme contrôle les baux arrivant à expiration et vous l’indique par un message d’avertissement s’il décèle au moins un bail à reconduire. Il vous prévient un certain nombre de mois avant l’expiration du bail. Ce nombre de mois est paramétré sur le type de bail. Impression des mandats à expiration : Dans la fenêtre ci-dessus, cliquez sur le bouton «Expiration des mandats». Nombre de mois : Saisissez le nombre de mois sur lesquels rechercher à partir de la date de début de recherche. A quelle date : Donnez la date de début de recherche. Cliquez sur le bouton «Aperçu» ou «Imprimer» pour éditer la liste. Impression des Dg à restituer : Dans la fenêtre ci-dessus, cliquez sur le bouton «Restitution des Dg prévisionnels » A quelle date : indiquez la date butoir de restitution du Dg. Exemple : Pour sortir la liste des Dg qui sont à restituer avant le « 31/12/2008 », le critère à saisir est date de fin = « 31/12/2008 » Impression des Régularisations des charges : Dans la fenêtre ci-dessus, cliquez sur le bouton « Régularisation des charges » Période : Période sur laquelle vous souhaitez effectuer la régularisation des charges Exemple : Pour sortir al liste des régularisations des charges à effectuer pour l’année civile 2010 « période = 01/01/2010 au 31/12/2010 »


23 – MENU EDITIONS

23-1 Liste des loyers des locataires Cliquez sur le menu « Edition / Liste des loyers des locataires ». L’écran suivant apparaît :


23-2 Liste des dépôts de garantie Cliquez sur le menu « Edition / Liste des dépôts de garantie ». L’écran suivant apparaît :

23-3 Liste des propriétaires et des locataires Pour éditer la liste des propriétaires et des locataires, cliquez sur le menu Editions / Liste des locataires ou Editions / Liste des propriétaires. Vous pouvez au choix sortir ces listes triées par numéro ou par nom (de propriétaires ou de locataires).

23-4 Liste des rubriques/catégories Pour éditer la liste des rubriques et liste des catégories, cliquez sur le menu Editions / Liste des rubriques ou Editions / Liste des catégories. Vous pouvez au choix sortir la liste des rubriques triée par code ou par libellé.

23-5 Mailing Cliquez sur le menu Editions / Mailing, une fenêtre apparaît. Vous y trouvez tous les documents déjà créés.


Création de documents Word Chaque utilisateur peut créer lui-même ses propres documents, comme par exemple, un mailing pour l'ensemble des locataires. Dans la fenêtre Mailing, cliquez sur le bouton «Ajouter» :

Nom du document : Saisissez le nom du document (il s'agit du nom physique du document à créer (.doc). Titre du document : Indiquez en toute lettre le titre du document (libellé de la tâche à effectuer). A ce stade, vous devez savoir ce que doit contenir votre document et savoir quels sont les champs de fusions que vous devez intégrer afin de créer le document.

Utilisation de la fenêtre :

� Pour ajouter un champ de fusion, il faut sélectionner ce champ dans la liste de gauche, cliquez ensuite sur le bouton AJOUTER>> (ou faire un double clic sur le champ de fusion) : ce champ de fusion s'inscrit dans la liste de droite comme un champ de fusion sélectionné pour le nouveau document.

� Pour supprimer un champ de fusion de la liste des champs de fusion sélectionné, il faut se placer sur ce champ (dans la liste de droite), puis cliquez sur le bouton <<ENLEVER (ou faire un double clic sur le champ de fusion).

Parallèlement à ces actions, le document Word correspondant est mis à jour. Passez sous Word pour saisir le texte dans le document, et en même temps, insérez les champs de fusion. Cliquez sur le bouton «OK» pour enregistrer et fermer le nouveau document que vous venez de créer.


Modification d'un document existant Depuis l'écran «MAILING», sélectionnez le document à modifier, et cliquez sur le bouton «Modifier». Le document correspondant s'ouvre sous Word, et la fenêtre de JOHANNA «CHAMPS DE FUSION» s'affiche. Vous pouvez ajouter (AJOUTER>> ) ou enlever (<<ENLEVER) des champs de fusion comme indiqué dans la procédure de création de document. Parallèlement, vous pouvez modifier le contenu du document Word. En fin de session de modification, enregistrez le document dans Word et le fermer. Fermez ensuite la fenêtre dans JOHANNA. Suppression d'un document existant Depuis l'écran «MAILING», sélectionnez le document à supprimer, et cliquez sur le bouton «Supprimer». Cliquez sur le bouton supprimer de la fenêtre active à l'écran. Le système affiche le message de confirmation : «Voulez-vous supprimer le document Word ..\Johanna3\DOC\Mailing locataire.doc ?» Lorsque vous répondez OUI, le document est supprimé de la liste des mailings, mais il l'est aussi physiquement sur le disque dur et n'existe plus en tant que document Word. Pour annuler la demande de suppression, répondez NON.


Lancer le Mailing Depuis l'écran «MAILING», sélectionnez le document à passer en mailing. Cliquez ensuite sur le bouton «Imprimer» (icône imprimante). La fenêtre de saisie des critères de sélection pour le mailing s'affiche :

Dans le combo «Destinataire», sélectionnez le groupe de personnes à qui vous souhaitez adresser le mailing : propriétaires, locataires... Le bouton «Options de requête» permet de filtrer les destinataires du mailing. Exemple : vous pouvez filtrer les locataires de façon à ce que seuls les locataires dont le numéro est supérieur ou égal à 40010 reçoivent le mailing. Cliquez sur le bouton «OK». Vous pouvez désélectionner les locataires de votre choix en double cliquant sur la colonne de gauche. Lorsque la croix disparaît, le locataire concerné est retiré de la liste des destinataires du mailing.

Nbre de

destinataires pour

le mailing

Sélection

24 – MENU AIDE


24 – MENU AIDE 24-1 Aide Cliquez sur le menu Aide / A propos de Johanna. L’écran suivant apparaît :

Cet écran vous indique la version installée sur votre poste. Dans notre exemple Johanna et Lolita sont version 3.80 a 1.02.

24 – MENU AIDE


24-2 Assistance Krier Cliquez sur le menu Aide / Assistance Krier. L’écran suivant apparaît :

Cet écran vous permet de poser votre question et de nous l’envoyer par email. Ainsi toutes les informations concernant votre installation seront connues de notre service Hotline et nous permettront de réagir au mieux et de répondre plus vite à votre requête.

25 – LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS



Vous pouvez archiver tous les documents destinés aux tiers ainsi que tous les états comptables.

25–1 Etats aux Tiers Un bouton « Archiver » est accessible des écrans d’impression à partir desquels vous pouvez envoyer des courriers aux propriétaires ou aux locataires comme ci-dessous :

En cliquant sur ce bouton, le programme génère un fichier PDF de l’édition et le copie dans le répertoire du locataire ou du propriétaire puis dans un sous-dossier (le nom du module) et par année.



Liste des répertoires et des noms choisis pour les éditions des différents modules : Module Edition Répertoire Nom du fichier

Gestion des Loyers

Avis d’échéance Avis ‘A’ + année de l’échéance+ mois de l’échéance + ‘.PDF’

Reçu Avis ‘R’ + année en cours + n° séquentiel + ‘.PD F’

Facture ponctuelle Avis ‘FP’ + année en cours + n° sé quentiel + ‘.PDF’

Quittances Avis ‘Q’+ année de début de quittance + mois début de quittance + ‘.PDF’

Révision des Loyers

Lettre de révision Révision ‘RL’ + année de révision + n° séquentiel + ‘.PDF’

Lettre de révision des Dépôts de Garantie Révision ‘RDG’ + année de révision + n° séquentiel + ‘.PDF’

Lettre des augmentations provisoires

Révision ‘RAP’ + année de révision + n° séquentiel + ‘.PDF’

Bordereau des révisions Cabinet ‘BR’ + mois de révision + année de révision + n°

séquentiel + ‘.PDF’

Relances Loyers Impayés

Lettre de rappel niveau 1 Relances ‘RS1’ + année en cours + n° séquentiel + ‘. PDF’

Lettre de rappel niveau 2 Relances ‘RS2’ + année en cours + n° séquentiel + ‘. PDF’

Lettre recommandée Relances ‘RR1’ + année en cours + n° séquentiel + ‘.PDF’

Lettre Commandement Huissier

Relances ‘CH1’ + année en cours + n° séquentiel + ‘ .PDF’

Situation de compte Relances ‘SC1’ + année en cours + n° séquentiel + ‘.PDF’

Lettre aux cautions Relances ‘CA1’ + année en cours + n° séquentiel + ‘.PDF’

Bordereau des impayés Cabinet ‘BI’ + mois de relance + année de relance + n°

séquentiel + ‘.PDF’

Relances Justificatifs assurance

Lettre de rappel niveau 1 Relances ‘ASSUR1’ + année en cours + n° séquentiel + ‘ .PDF’



Relances Justificatifs entretien

Lettre de rappel niveau 1 Relances ‘ENTRR1’ + année en cours + n° séquentiel + ‘.PDF’

Lettre de rappel niveau 2 Relances ‘ENTRR2’+ année en cours + n° séquentiel + ‘.PDF’



Lettre de rappel niveau 3 Relances ‘ENTRR3’+ année en cours + n° séquentiel + ‘.PDF’

Décompte

Courrier du relevé Décompte ‘DC’+ année fin de décompte+ n° séquentiel + ‘.PDF’

Tableau du relevé Décompte ‘DT’+ année fin de décompte + n° séquentiel + ‘.PDF’

Sommes conservées Décompte ‘SC’+ année fin de décompte + n° séquentiel + ‘.PDF’

Facture Honoraires Décompte ‘FH’+ n° facture + ‘.PDF ’

Lettre chèque Décompte ‘LC’+ année fin de décompte + n° séquentiel + ‘.PDF’

Situation locataire Décompte ‘SL’+ année fin de décompte + n° séquentiel + ‘.PDF’

Lettre d’acompte Décompte ‘AC’ + année en cours + n° séquentiel + ‘.PDF’

Régularisation des Charges Lettre au locataire Charges

‘LR’ + année de début de période+mois de début de période+"-"+année de fin de période+mois de fin de période + ‘.PDF’

Départ locataire

Lettre de départ Départ ‘LD’+année de départ du locataire+mois de départ + ‘.PDF’

Lettre chèque Départ ‘LC’+année de départ du locataire+mois de départ + ‘.PDF’

25–2 Etats comptables Un bouton « Archiver » est accessible des écrans d’impression du module « Traitements Comptables » à partir desquels vous pouvez imprimer des états comptables comme ci-dessous :

En cliquant sur ce bouton, le programme génère un fichier PDF de l’édition et le copie dans le répertoire dossier cabinet puis dans un sous-dossier (exemple : Bordereau) et par année.



Liste des répertoires et des noms choisis pour les éditions des différents traitements comptables : Module Edition Répertoire Nom du fichier

Traitements comptables

Historique locataire Locataire \Historique\Année ‘HL’ + année fin historique + n° séquentiel +

‘.PDF’ Historique locataire à partir du propriétaire

Locataire \Historique/Année ‘HLP’ + année fin historique + n° séquentiel + ‘.PDF’

Historique Propriétaire Propriétaire\Historique/Année ‘HP’ + année fin historique + n° séquentiel +

‘.PDF’ Historique Immeuble Immeuble\Historique/Année ‘HI’+ année fin historique + n° séquentiel +

‘.PDF’ Grand livre général

Dossier cabinet\Documents comptables/Grand livre\Année

‘GLG’+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Grd livre auxiliaire Locataire


‘GLAL’+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Grd livre auxiliaire Propriétaire


‘GLAP’+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Balance Générale Dossier cabinet\Documents comptables/Balance\Année ‘BG’+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Balance des mandants Locataire

Dossier cabinet\Documents comptables/Balance\Année

‘BML'+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Balance des mandants Propriétaire

Dossier cabinet\Documents comptables/Balance\Année

‘BMP'+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Balance analytique

Dossier cabinet\Documents comptables/Balance\Année ‘BA'+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Journaux Dossier cabinet\Documents comptables/Journal\Année ‘J'+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Bordereau des honoraires

Dossier cabinet\Documents comptables/Bordereau\Année ‘BH'+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Bordereau de quittancement

Dossier cabinet\Documents comptables/Bordereau\Année ‘BQ'+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Pointe de garantie Dossier cabinet\Documents comptables/Pointe\Année ‘P'+ année date de fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Etat de rapprochement bancaire

Dossier cabinet\Documents comptables/Rapprochement\Année

‘ER'+ mois fin + année fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Liste des écritures pointées


‘LEP'+ mois fin + année fin + n° séquentiel + ‘.PDF’

Liste des écritures non pointées


‘LNP'+ mois fin + année fin + n° séquentiel + ‘.PDF’



Visualisation des impressions comptables archivées : L'accès aux documents comptables se fait à partir du menu « Editions/Documents archivés du cabinet ». L'accès aux documents locataires, propriétaires ou immeubles se fait à partir des différentes fiches. Ainsi, l'historique d'un locataire sera accessible par sa fiche Lolita en cliquant sur le bouton documents. Le format PDF PDF vient de l’anglais « Portable Document Format » . Les fichiers PDF sont devenus un standard pour transmettre des documents à des imprimeurs ou pour les publier sur le Web. Le document peut contenir du texte, des graphiques, des images et de la couleur. Il respecte totalement la mise en page du document imprimé. Ils seront lisibles quels que soient le matériel et le système d'exploitation utilisés par votre client. Pour pouvoir lire un fichier PDF, votre client doit télécharger gratuitement Acrobat Reader, un logiciel de décodage et d'affichage. Indiquez-lui l’adresse Internet où il peut se le procurer en quelques minutes dans le message que vous lui envoyez. A l’heure où est créé ce guide, l’adresse est http://www.adobe.fr/products/acrobat/readstep2.html Notez que si la machine de votre client est récente et qu’il a l’habitude de « surfer », il doit déjà avoir Acrobat Reader installé.

26 – MONOGRAPHIE DES ECRITURES COMPTABLES



26-1 Plan comptable Ce plan comptable est proposé par défaut aux utilisateurs de Johanna. Compte collectif propriétaire : 41 + N° propriétair e Compte individuel propriétaire 41 DISPO 41 TVA lorsque la TVA est conservée à l’agence 41 TADDI lorsque la CRL est conservée à l’agence 41 CHARGE lorsque les charges sont conservées à l’agence 41 DG lorsque le dépôt de garantie est conservé à l’agence Compte collectif locataire : 911000 Compte individuel Locataire : 911000+N° locataire Compte facturation : 913000 Compte banque : 512000 Compte frais de quittancement : 468175 Compte Aide au Logement : 999999 Compte honoraires de gestion : 468100 Compte honoraires de location : 468156 Compte de prime assurance : 468160 Compte honoraires d’assurance : 468165 Compte TVA sur honoraires : 468155 Compte trop perçu : 471999 Compte frais de rappel : 468176

26-2 Exemple Prenons un locataire qui vient d’entrer dans les lieux. Voici le relevé de sa première facture Loyer 460,00 TVA sur loyer 90,16 Provisions 50,00 TVA sur provisions 9,80 Frais de quittancement 1,00

Total 610,96 La TVA est conservée par l’agence. Les honoraires de gestion sont de 6% sur le loyer et les provisions, soit 30,60 HT et 6,00 TVA. Dans notre exemple, le compte du locataire 40001 sera 91100040001 et le compte du propriétaire 80001 aura le compte 411 DISPO, 411 TVA.



26-3 Schéma comptable – Appel de Loyer

91100040001 913000 460,00 460,00

90,16 90,16 50,00 50,00

9,80 9,80 1,00 1,00

26-4 Schéma comptable – Encaissement Cas n°1 : Le locataire règle la somme due entièreme nt : 610,96 euros.

91100040001 512000 610,96 610,96

411 DISPO 913000

460,00 460,00 50,00 90,16

30,60 50,00 6,00 9,80

1,00

411 TVA 468175 90,16 1,00 9,80

468100 468155

30,60 6,00



Cas n°2 : Le locataire paye moins que la somme due : 300,00 euros. Les honoraires de gestion sont calculés sur les sommes encaissées soit 6% de 250,84 pour le loyer.

91100040001 512000 300,00 300,00

411 DISPO 913000

250,84 250,84 49,16 49,16

15,05 2,95

468100 468155

15,05 2,95 Cas n°3 : Le locataire paye plus que la somme due : 650,00 euros

91100040001 512000 650,00 650,00

411 DISPO 913000

460,00 460,00 50,00 90,16

30,60 50,00 6,00 9,80

1,00 39,04

411 TVA 468175

90,16 1,00 9,80

468100 468155

30,60 6,00

471999 39,04



Cas n°4 : L’agence rembourse au locataire le trop-p erçu

91100040001 512000 39,04 39,04

471999 913000

39,04 39,04 26-5 Schéma comptable – Aide au Logement Le locataire 40002 perçoit une allocation de 75 euros pour un loyer de 500 euros. La validation des écritures comptables dans le module Aide au Logement :

999999 512000 75,00 75,00

L’appel de son échéance :

91100040002 913000 500,00 500,00

75,00 75,00 Le règlement de son échéance :

91100040002 512000 425,00 425,00

412 DISPO 913000

500,00 500,00 75,00

999999

75,00



26-6 Schéma comptable – Relance Loyers Impayés Le locataire écope d’une relance de 10 euros L’appel de la relance :

91100040001 913000 10,00 10,00

Le règlement de la relance par le locataire :

91100040001 512000 10,00 10,00

913000 468176 10,00 10,00

26-7 Schéma comptable – Garantie Loyers Impayés Pour notre exemple, les montants des assurances sont calculés sur les appels de loyer et de provision. Cas n°1 : Contrat Normal - Taux assurance : 2,00% (soit 10,20) dont partie non déductible 0,20% (soit 1,02) - Taux pris par l’agence : 0,30 % (soit 1,53)

411 DISPO 411 TVA 9,18 0,30 1,02 1,53

468165 468155 1,53 0,30

468160 10,20

Il faut ensuite passer les écritures suivantes dans le module « saisie comptable » lors du paiement de votre assureur.

468160 512000 10,20 10,20



Cas n°2 : Service + FNAIM - Taux assurance : 1,55% (s oit 7,91) - Taux pris sur le propriétaire : 1,94 % (soit 9,89)

411 DISPO 411 TVA 9,89 1,94

468165 468155

9,89 1,94 Il faut ensuite passer les écritures suivantes dans le module « saisie comptable » lors du paiement de votre assureur.

468165 512000 7,91 7,91

Cas n°3 : Contrat forfaitaire - montant forfaitaire TTC 7,50 - honoraires HT 3,00

411 DISPO 41 TVA 10,50 0,59

468165 468155

3,00 0,59

468160 7,50

Il faut ensuite passer les écritures suivantes dans le module « saisie comptable » lors du paiement de votre assureur.

468160 512000 7,50 7,50



26-8 Schéma comptable – Facture Fournisseur Facture d’entretien des parties communes sur l’immeuble de 125,00 euros.

411 DISPO 512000 125,00 125,00

26-9 Schéma comptable – Paiement des Propriétaires Cas n°1 : Décompte de gérance pour un propriétaire

411 DISPO 512000 336,67 336,67

Cas n°2 : Décompte de gérance pour une indivision ( 50/50)

411 DISPO 512000 168,33 168,33 168,34 168,34

Cas n°3 : Décompte de gérance avec une réserve part ielle de 100 euros sur les 336,67euros.

411 DISPO 512000 336,67 236,67

100,00 Cas n°4 : Décompte de gérance avec une réserve tota le de 336,67euros.

411 DISPO 336,67

336,67



26-10 Schéma comptable – Entrée d’un locataire Lorsque le locataire est arrivé dans les lieux, l’agence lui a facturé des honoraires de location et a demandé le versement d’un dépôt de garantie que l’agence conservera. Dépôt de garantie 920,00 Honoraires de Location 230,00 TVA sur honoraires de location 45,08

Total 1195,08

L’appel du dépôt de garantie et des honoraires de location :

91100040001 913000 920,00 920,00 230,00 230,00

45,08 45,08 L’encaissement du dépôt de garantie et des honoraires de location :

91100040001 512000 1195,08 1195,08

411 DG 913000

920,00 920,00 230,00 45,08

468156 468155

230,00 45,08 Il faut ensuite enregistrer les écritures suivantes dans le module « saisie comptable ».

411 DISPO 411 TVA 230,00 45,08

468156 468155

230,00 45,08



26-11 Schéma comptable – Départ Locataire Cas n°1 : Le locataire est débiteur. Aucune écriture n’est déversée en comptabilité Cas n°2 : Le locataire est créditeur malgré une est imation de provision de 25 euros ajoutée.

91100040001 512000 25,00 895,00

920,00 895,00

411 DISPO 913000

25,00 25,00 1,50 25,00 0,29 920,00

920,00

41 TVA 411 DG 920,00

468100 468155

1,50 0,29

26-12 Schéma comptable – Opérations Diverses Paiement à l’agence des honoraires de gestion, des honoraires de location, des frais de quittancement, des frais de rappel, …

468100 468155 32,10 51,67

468156 468160

230,00 1,53

468175 468176 1,00 10,00

512000

326,30

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