GUIDE PRATIQUE DE GESTION DE L’ADMINISTRATION PUBLIQUE

REPUBLIQUE DU NIGER Fraternité - Travail – Progrès

Services du Premier Ministre

DOCUMENT-TYPE DE GESTION COURANTE

Juin 2021

GUIDE PRATIQUE DE GESTION DE L’ADMINISTRATION

PUBLIQUE

1ère Edition

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TABLE DES MATIÈRES

PRÉFACE ................................................................................................................... 5

SIGLES ET ACRONYMES ............................................................................................. 6

INTRODUCTION .......................................................................................................... 7

I. LES PRINCIPES DE L’ECRIT ADMINISTRATIF ........................................................ 9

1°) Le respect de la hiérarchie ...................................................................................... 10

2°) La responsabilité .................................................................................................. 10

3°) L’objectivité ......................................................................................................... 11

4°) La courtoisie ........................................................................................................ 11

5°) La prudence ........................................................................................................ 12

6°) La précision ......................................................................................................... 12

7°) L’efficacité........................................................................................................... 13

8°) La dignité ............................................................................................................ 13

9°) L’homogénéité du style administratif .......................................................................... 13

II. LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS DE GESTION COURANTE ............................ 15

2.1. LA LETTRE ADMINISTRATIVE .................................................................... 17

2.2. LA NOTE VERBALE..................................................................................... 38

III. LES DOCUMENTS D’INFORMATION OU D’INJONCTION ................................. 40

3.1. LA NOTE ADMINISTRATIVE ........................................................................ 41

3.2. LA NOTE DE SERVICE ................................................................................ 48

3.3. LA CIRCULAIRE ........................................................................................... 50

3.4. LE COMPTE-RENDU .................................................................................... 52

3.5. LE RAPPORT ................................................................................................ 57

❖ Les différents types de rapports ..................................................................... 59

3.6. LE PROCES-VERBAL................................................................................... 64

3.7. ORDRE DE MISSION/DEPLACEMENT........................................................ 72

3.8. LA CONVOCATION ...................................................................................... 78

3.9. L’AVIS ET LE COMMUNIQUE ...................................................................... 81

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IV. LES DOCUMENTS DE LIAISON .......................................................................... 84

4.1. LE BORDEREAU D’ENVOI ........................................................................... 85

4.2. LE SOIT-TRANSMIS ..................................................................................... 87

4.3. LA FICHE DE TRANSMISSION .................................................................... 89

V. LES DOCUMENTS DE GESTION DU PERSONNEL ................................................ 91

VI. LES ACTES LEGISLATIFS .................................................................................. 104

6.1. LA LOI ......................................................................................................... 105

6.2. L’ORDONNANCE ........................................................................................ 112

VII. LES ACTES ADMINISTRATIFS ........................................................................... 117

7.1. LES ACTES ADMINISTRATIFS UNILATÉRAUX ........................................ 118

CONCLUSION ........................................................................................................ 132

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Préface

La recherche de l’efficacité dans le fonctionnement de notre Administration est devenue un souci constant des Autorités Administratives. Cependant, on constate une dichotomie et une pluralité de présentations tant dans la forme que dans le fond des documents administratifs, d’où manifestement un besoin de renforcer leur qualité. Dans le souci d’une harmonisation de certains outils d’usage courant à impact direct sur l’offre de service aux usagers, le Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat s’est engagé dans la réalisation d’une boite à outils pour appuyer l’Etat et ses démembrements. Le présent guide, en plus d’être un outil précis, il est simple, facile à exploiter et il donne des définitions et des conseils pratiques sur la nature, la forme et le contenu des documents administratifs. Il présente aussi des modèles types de chaque document et principalement les plus usités au sein de l’administration publique.

Il a été élaboré par le Haut-Commissariat à la Modernisation de l’Etat concomitamment avec un autre recueil des documents-types de gestion courante en pratiques d’administration au profit des Collectivités territoriales. Il est à espérer que les utilisateurs trouveront dans ce guide, les documents essentiels à même de satisfaire leurs besoins en matière de présentation des actes administratifs. Il contribuera à la qualité de l’écrit administratif et servira sans nul doute d’outil pédagogique aux centres de formation en matière de rédaction administrative. Je voudrais particulièrement saisir cette occasion pour adresser ma reconnaissance à tous ceux qui, d’une manière ou d’une autre ont contribué à sa réalisation. Mes sincères remerciements vont de prime à bord à l’Agence Française de Développement (AFD) pour son appui financier et aux membres du comité technique de suivi qui en ont assuré le contrôle de qualité.

Le Haut Commissaire

Amadou Saley Oumarou

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SIGLES ET ACRONYMES

ANO : Avis de Non Objection

ARSE : Autorité de Régulation du Secteur de l’Energie

A-T-C-R : A Titre de Compte-Rendu

BAD: Banque Africaine de Développement

BE : Bordereau d’Envoi

CC : Cour Constitutionnelle

CE : Conseil d’Etat

CFGCT : Centre de Formation en Gestion des Collectivités Territoriales

CFP : Centre de Formation et de Perfectionnement

CR : Compte Rendu

CSC : Conseil Supérieur de la Communication

CSRD : Conseil Suprême pour la Restauration de la Démocratie

CV : Curriculum Vitae

DAO : Dossier d’Appel d’Offre

ENA : École Nationale d’Administration

HCME: Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat

NIGELEC : Société Nigérienne d’Électricité

TIC: Technologie de l’Information et de la Télécommunication

PAD : Projet d’Appui à la Décentralisation

PDC : Plan de Développement Communal

PJ : Pièce Jointe

PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement

PV : Procès-verbal

RAF : Responsable Administratif et Financier

SPA : Service Public Ambulant

SRP : Stratégie de Réduction de la Pauvreté

TDR : Termes de référence

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INTRODUCTION

Le Cabinet du Premier Ministre, à travers le Haut Commissariat à la Modernisation de

l’Etat (HCME) entreprend, depuis de nombreuses années des réformes visant à moderniser les institutions publiques de l’Etat et à accroître ainsi leur efficacité, afin qu’elles répondent mieux aux besoins des usagers des services publics.

L’écrit administratif est nécessaire pour le bon fonctionnement des services. Ainsi, dans le souci de respecter le principe de la continuité des services publics, il est indispensable de disposer des documents écrits.

La Rédaction administrative ou correspondance administrative est l’ensemble des écrits que l’Administration publique utilise afin d’assurer le fonctionnement régulier des services publics. Elle obéit à des règles générales mais aussi à des règles particulières qui peuvent varier d’une administration à une autre. L’ensemble de ces règles constitue le style administratif.

Aussi, les personnes qui agissent au nom de l’Administration doivent-elles nécessairement respecter les règles régissant son langage afin de comprendre, d’interpréter et de rédiger les documents échangés entre services publics d’une part, et entre services publics et administrés d’autre part.

Or, dans la pratique courante, la rigueur et la spécificité de ce langage administratif ne sont pas souvent observées par méconnaissance.

Dans le but d’une meilleure conscience de l’utilité d’une harmonisation de l’expression écrite au sein de l’Administration, le présent guide vise à doter les services de l’Etat d’un outil de travail efficace.

Sans être exhaustif, il regroupe l’essentiel des outils indispensables à même d’aider les

agents de l’Etat et les usagers des services publics à se familiariser avec le style administratif. L’ECRIT ADMINISTRATIF

L’écrit administratif se définit comme l’ensemble des documents produits dans le cadre de la gestion d’une administration. Il constitue un moyen d’échange d’informations d’une part entre les institutions de l’Etat et d’autre part entre celles-ci et les tiers. Il constitue la mémoire institutionnelle assurant le principe de continuité de l’Etat.

L’écrit administratif exige une bonne connaissance de la langue française et obéit aux normes du style administratif.

La rédaction administrative est donc l’art de rédiger des documents administratifs pouvant servir de preuve, de justification, d’information ou de renseignement sur l’activité administrative. Elle répond aux questions qui, quoi, pourquoi, quand et comment rédiger les documents administratifs.

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L’activité administrative se divise en deux catégories :

1. L’activité juridique et règlementaire constituée de l’ensemble des opérations

débouchant sur la prise d’actes juridiques et tenant compte des droits et obligations des citoyens. Ce sont les lois, les ordonnances, les décrets, les arrêtés et les décisions.

2. L’activité matérielle, constituée de l’ensemble des documents administratifs de

gestion courante à savoir : la lettre administrative, la note de service, la circulaire, le compte rendu, le bordereau d’envoi, le rapport, le procès-verbal etc.

L’écrit administratif répond à des exigences que le rédacteur se doit de respecter.

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I.

LES PRINCIPES DE L’ECRIT ADMINISTRATIF

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Tout écrit administratif doit obéir aux principes essentiels que sont le respect de la hiérarchie, la responsabilité, l’objectivité, la courtoisie, la prudence, la précision, l’efficacité, la dignité et l’homogénéité du style.

1°) Le respect de la hiérarchie

Le respect de la hiérarchie est pour l’administration ce que la discipline représente dans l’armée. Les agents de l’administration se trouvent les uns par rapport aux autres dans des liens de subordination sans lesquels le fonctionnement de l’Administration ne saurait être harmonisé.

Le respect de la hiérarchie se traduit constamment dans les écrits administratifs par les formules, les tournures ou les expressions précises et appropriées suivantes :

Relativement au supérieur :

Il informe, fait savoir, fait connaître, fait observer, fait remarquer, engage, ordonne, instruit, prescrit à, convie, envoie, prie de vouloir bien…

Relativement au subordonné :

Il rend compte, expose, propose, sollicite, suggère, soumet, porte à la connaissance, prie de bien vouloir…

2°) La responsabilité

L’Administration se fonde également sur le principe de la responsabilité et de la redevabilité.

Les actes sont signés généralement par les Ministres ou par de hauts fonctionnaires dont l’identité doit être parfaitement connue. C’est pourquoi la rédaction administrative exclut l’anonymat ou l’utilisation du pronom indéfini « on » et recommande plutôt l’emploi de la première personne du singulier « je » de façon à identifier clairement le signataire qui assume personnellement la responsabilité, par rapport à l’Administration, du contenu de l’acte qu’il pose. Tout agent de l’Etat a l’obligation de rendre compte à sa hiérarchie.

Exemples: Je vous informe…, j’ai l’honneur…, j’ai décidé de…..

Le pluriel de majesté « Nous » est également utilisé dans les écrits administratifs mais dans des cas particuliers, propres à certains corps.

En outre, il n’est pas autorisé de mettre nommément en cause des personnes étrangères à l’Administration. Il est donc recommandé d’utiliser les formules suivantes :

➢ mon attention a été appelée sur…;

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➢ il m’a été indiqué…; ➢ il m’a été signalé…; ➢ il m’a été rapporté… ; ➢ j’ai été saisi… ; ➢ il m’a été rendu compte…; ➢ des propos qui m’ont été tenus…, il ressort que…..

3°) L’objectivité C’est une des principes essentiels de la rédaction administrative. Au service du bien public, l’Administration sert non pas les intérêts particuliers, mais l’intérêt général. Le signataire d’un écrit administratif n’écrit pas en son nom, mais en celui de toute l’Administration. De ce fait, son texte doit pouvoir être accepté par tout autre agent exerçant les mêmes fonctions et appelé à le remplacer. C’est pourquoi, l’Administration doit être impartiale. Cette impartialité a pour conséquence le rejet de tous les termes ou expressions qui ont un caractère subjectif, arbitraire ou émotionnel. Le style utilisé doit être impersonnel afin de lui donner une certaine neutralité. Le fonctionnaire écrivant au nom du service public doit donc éviter d’exprimer des considérations personnelles. Par exemple : Les expressions suivantes doivent être évitées :

➢ dans l’attente d’une suite favorable… ; ➢ espérant que… ; ➢ il m’est agréable… ; ➢ j’ai le plaisir de…

4°) La courtoisie La courtoisie est synonyme de la politesse et du respect. Elle se manifeste non seulement par le respect de la hiérarchie mais aussi par l’absence d’éléments passionnels. Aussi, certaines expressions sévères, injurieuses, trop négatives, sèches, brutales et désobligeantes doivent-elles être évitées. Il s’agit notamment de :

➢ c’est absurde… ; ➢ c’est idiot…; ➢ c’est insensé…; ➢ c’est stupide...

Par contre, sont acceptées et même conseillées les formules telles que :

➢ il me paraît regrettable…; ➢ il me semble inopportun… ; ➢ je déplore la manière avec laquelle…

En outre, lorsque l’Administration est contrainte d’opposer un refus à certaines demandes même légitimes, il est conseillé de voiler cette négation afin de ne pas briser l’espoir du requérant.

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Exemples:

➢ il ne m’a pas été possible, pour le moment, (ou dans les circonstances actuelles) d’examiner votre dossier. Cependant….;

➢ le délestage (plutôt que la coupure d’électricité) ; ➢ les personnes économiquement faibles (plutôt que les pauvres); ➢ les techniciens de surface (plutôt que les balayeurs) ; ➢ les conducteurs de véhicules (plutôt que les chauffeurs) ; ➢ les collaborateurs (au lieu de subordonnés) ; ➢ les personnels d’appui (au lieu de planton, manœuvre) ; ➢ les assistants(es) de direction (au lieu de secrétaires).

5°) La prudence

Elle permet d’éviter le maximum d’erreurs. Ainsi, les fonctionnaires qui écrivent au nom de l’Administration ne doivent relater que les faits dont l’existence a été clairement vérifiée ou démontrée. C’est pourquoi, dans certaines circonstances, il est préférable d’utiliser le mode conditionnel. Il est également conseillé d’utiliser certains termes apaisés tels que :

➢ à mon avis…; ➢ en ce qui me concerne…; ➢ pour ma part… ; ➢ d’une manière générale… ; ➢ en tout état de cause… ; ➢ cependant… ; ➢ néanmoins… ; ➢ toutefois…

L’écrit administratif engage l’administration tout entière vis-à-vis du public, donc toute erreur, toute négligence, toute fausse interprétation, sera imputée sur l’administration. Il faudra donc faire attention devant des faits ou déclarations douteuses.

6°) La précision

Les interventions administratives doivent se traduire d’une façon suffisamment claire et précise pour être comprises par tous ceux qu’elles concernent et qui, probablement, n’appartiennent pas à un même milieu. Aussi, la rédaction d’un document administratif oblige-t-elle l’usage du mot juste ou de l’expression exacte de manière à éviter toute méprise et toute interprétation équivoque qui pourrait avoir des conséquences fâcheuses. Toutes les expressions utilisées doivent être claires et concises. C’est pourquoi, il est conseillé d’éviter certaines expressions telles que :

➢ votre lettre du 6 courant…; ➢ votre lettre du mois écoulé…

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En outre, les documents dont il est fait référence doivent être bien précisés afin de faciliter leur identification. Exemples:

➢ votre lettre n° 10/MI du 6 janvier 2006 ; ➢ en application des dispositions de l’alinéa 2 de l’article 3 du décret n° 2001-45/PRN/MI

du 7 août 2001… Les appellations des Organismes et des Institutions doivent être complètement précisées au lieu d’utiliser leurs acronymes. Exemple: Ecole Nationale d’Administration (ENA) plutôt que ENA dans la première phrase qui la mentionne.

7°) L’efficacité L’écrit administratif est conçu pour résoudre un problème bien précis. Son auteur s’efforcera par conséquent à traiter le problème à la satisfaction des administrés et de l’administration, et cela sans perte de temps. De plus, l’efficacité suppose la connaissance des textes en vigueur qu’il est indispensable de savoir et pouvoir appliquer.

8°) La dignité La nature de l’administration, sa mission de service public qui place au -dessus des intérêts particuliers, les attributions des puissances publiques dont elle est revêtue, lui imposent de manifester cette dignité particulière de l’Etat dont elle émane dans toutes ses actions et notamment par la qualité de ses écrits. Ce souci de dignité se traduira par la politesse et la courtoisie mais également par une langue respectueuse des règles grammaticales ; les mots seront choisis parmi ceux que le dictionnaire a consacré. Ainsi :

✓ pas de vulgarité, des formules reprises de langage familier ou populaire ; ✓ pas des tournures grammaticalement douteuses ; ✓ pas d’à peu près et de laisser aller ; ✓ pas de négligence ;

La dignité se traduit également par la considération que l’on manifeste à son interlocuteur de la façon de s’adresser à lui.

9°) L’homogénéité du style administratif L’homogénéité du style administratif est le résultat de l’observation par tous les rédacteurs à quelques services qu’ils appartiennent et quel que soit le lieu d’affectation, des règles exprimées ci-dessus.

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Par elle le rédacteur s’efface derrière l’administration qu’il représente. L’homogénéité du style administratif exprime ainsi la prééminence et la permanence de l’administration. Du respect de ces principes énumérés ci-dessus découlera notamment l’efficacité de l’écrit administratif.

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II.

LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS DE GESTION COURANTE

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Il s’agit de tous les documents à usage interne ou externe assurant le traitement des affaires courantes de l’Administration. Les documents administratifs sont multiples et fort variés quant à leur nature et leur but. Les principaux documents dont l’Administration fait un grand usage sont les suivants :

➢ la lettre ; ➢ la note verbale; ➢ la note administrative; ➢ la note de service; ➢ la circulaire ; ➢ la convocation; ➢ le bordereau d’envoi; ➢ l’avis et le communiqué; ➢ le compte-rendu (CR); ➢ le rapport ; ➢ le procès-verbal (PV); ➢ le Soit-transmis ; ➢ l’ordre de mission/ ordre de déplacement; ➢ les documents de gestion du personnel ; ➢ les actes administratifs.

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C’est un document de communication par excellence que les administrations utilisent couramment. Il existe deux types de lettres administratives : la lettre à caractère officiel et la lettre à caractère personnel. Les lettres administratives à caractère officiel sont celles qui émanent d’un service public et destinées soit à un autre service public soit à un usager. Celles à caractère personnel émanent, quant à elles, d’un fonctionnaire et sont destinées à l’Administration.

2.1. LA LETTRE ADMINISTRATIVE

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EXEMPLE DE LETTRE A CARACTERE OFFICIEL

(le timbre) AMI/BM

REPUBLIQUEDUNIGER Fraternité–Travail-Progrès

(placer les armoiries) MINISTERE DE LA JUSTICE

*** DIRECTION DE …

**** SERVICE DE…

N° 354/MJ/DELASI

(le lieu et la date) Niamey, le 06 juin1989 (la réclame) LE MINISTRE A

à Monsieur le Ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération. NIAMEY

(l’objet) Objet : Exploit signification d’un arrêté.

(le corps de la lettre)

J’ai l’honneur de vous transmettre un exploit de signification d’un arrêté concernant le

nommé ________.

A cet effet, je vous prie de bien vouloir faire procéder à la remise à l’intéressé en service

à la Délégation Permanente de l’UNESCO à Paris, 7, Place de Fontenoy 757OO PARIS.

(signature) Nom / Prénom

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EXEMPLE DE LETTRE A CARACTERE PERSONNEL

Monsieur________________ Mle _____________________

Secrétaire de Direction Direction de la Discipline

Ministère de la Fonction Publique et du Travail

Niamey, le 1er juin 2007 A

à Monsieur le Ministre de la Fonction Publique et du Travail. (Voie hiérarchique) NIAMEY

Objet : Permission d’absence.

Monsieur le Ministre,

Je vous prie de bien vouloir m’accorder une permission d’absence de trois (3) jours allant

du mardi cinq (5) au jeudi sept (7) juin 2007 inclus, afin de me rendre à Dosso pour présenter

mes condoléances suite au décès de mon oncle.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments distingués.

Signature

Toutes ces lettres doivent présenter un certain nombre de mentions dont les unes sont obligatoires et les autres circonstancielles.

2.1.1. Les mentions obligatoires communes

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Elles sont au nombre de cinq (5) :

➢ le timbre ou l’entête; ➢ le lieu et la date ; ➢ la réclame ; ➢ l’objet ; ➢ la signature.

a) Le timbre ou l’entête: il s’agit de la mention qui permet d’identifier l’origine de la lettre. Elle est toujours placée dans l’angle supérieur gauche de la feuille. Sa présentation varie en fonction de l’origine de la lettre.

❖ Lorsque la lettre émane d’une administration centrale, le timbre, en général pré-imprimé, est composé, selon le cas, des éléments suivants:

➢ l’appellation officielle de l’Etat ; ➢ la devise nationale ; ➢ les armoiries ; ➢ le nom du ministère; ➢ l’appellation de la direction ou du service principal ; ➢ l’appellation du service initiateur du projet de la lettre.

Exemples :

Lettre préparée par le Cabinet du Ministre

REPUBLIQUE DU NIGER Fraternité-Travail-Progrès

Ministère de l’Economie et des Finances Cabinet du Ministre

Lettre préparée par une direction générale


Ministère de l’Economie et des Finances Secrétariat Général

Direction Générale des Impôts

Lettre préparée par une direction nationale



Direction Générale des Impôts Direction des Impôts Directs

Lettre préparée par un service



Direction Générale des Impôts Direction des Impôts Directs

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Service de Recouvrement

❖ Lorsque la lettre émane d’une entité déconcentrée de l’Etat:

Lettre préparée par le Gouverneur


Région de ________________________ Gouvernorat de ___________________

Lettre préparée par le Préfet


Région de ________________________ Département de ___________________

❖ Lorsque la lettre émane d’un service déconcentré de l’Etat

Lettre préparée par une Direction Régionale


Région de ________________________ Direction Régionale de ___________________

Lettre préparée par une Direction Départementale


Région de ________________________ Département de ___________________ Direction Départementale de ________

❖ Lorsque la lettre émane d’un établissement public, le timbre est composé des

éléments suivants :

➢ l’appellation officielle de l’Etat ; ➢ le nom de l’administration de tutelle ; ➢ l’appellation de l’établissement; ➢ le caractère juridique de l’établissement; ➢ l’appellation de la direction ou du service émetteur.

Exemples :

Lettre préparée par une Direction Générale


Ministère de l’Economie et des Finances Institut National de la Statistique Etablissement Public à Caractère Administratif

Lettre préparée par une direction


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Ministère de l’Economie et des Finances Institut National de la Statistique

Etablissement Public à Caractère Administratif

Centre de Formation et de Recyclage

❖ Lorsqu’un agent écrit à titre personnel à une administration, le timbre est composé

des éléments suivants :

➢ nom et prénom (s); ➢ grade ; ➢ fonction exercée ou adresse ; ➢ numéro matricule (Mle).

Exemple :

Lettre personnel préparée par un agent à une administration

Monsieur______________ Ingénieur de la Statistique

Mle _____________________ Directeur des Etudes Statistiques

b) Le lieu et la date : placée à l’angle supérieur droit, cette mention indique le lieu et la date de signature de la lettre. Le lieu est indiqué en entier (sans abréviation), le quantième est exprimé en chiffres, le mois en toutes lettres et le millésime en chiffres. Exemple:

(Timbre)

Niamey, le 5 février 2007

c) La Réclame: placée en haut et à droite, sous la date, la réclame est composée :

➢ de la qualité de l’expéditeur, sans la faire précéder de Monsieur; ➢ de la qualité du destinataire, précédée du mot Monsieur ou Madame.

Les deux mentions sont reliées par la préposition « à ». Exemples :

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Lettre émanant d’un Ministère

Le Ministre à Monsieur le Ministre du Commerce

Lettre émanant d’un Etablissement public

Le Directeur Général à Monsieur le Ministre de l’Economie et des Finances

Cependant, lorsque la lettre émane d’un agent, la réclame ne comportera que la qualité du destinataire, précédée de la préposition « à ». Exemple :

Monsieur______________ Ingénieur de la Statistique

Mle _____________________ Directeur des Etudes Statistiques

(le lieu et la date) à Monsieur le Directeur Général de l’Institut National de la Statistique (Voie hiérarchique) NIAMEY

d) L’objet : C’est l’indication, en deux ou trois mots, du contenu de la lettre. L’objet doit être court et débarrassé de tout mot pouvant être sous-entendu. A sa lecture, l’agent chargé de la réception du courrier doit savoir quel traitement réserver à la lettre et à qui la confier pour traitement. Exemples :

(timbre) Objet : Permission d’absence

(le lieu et la date) (la réclame)

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e) La signature : La signature est l’élément qui engage la responsabilité de l’autorité qui envoie la lettre. Aussi, son identité doit-t-elle être clairement exprimée. Cependant, il n’est pas nécessaire d’en mentionner la fonction, celle indiquée dans la réclame suffit. Outre l’autorité responsable de l’Administration qui écrit, certaines personnes peuvent, dans des conditions bien déterminées, se substituer au responsable pour signer certaines lettres. Il s’agit de la signature par intérim, par délégation ou par ordre. ❖ L’intérim

Lorsque le titulaire d’un poste doit s’absenter pour une période relativement longue, il est alors procédé, dans le souci du respect du principe de la continuité de l’Etat, à la désignation, par un document écrit et publié, d’une personne chargée d’expédier, pendant cette période, les affaires courantes. La durée et la portée de la signature par intérim sont généralement déterminées par le document désignant l’intérimaire. Il peut aussi s’agir d’un poste non pourvu pour lequel un responsable est provisoirement désigné en attendant la nomination d’un titulaire.

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EXEMPLE : LETTRE EMANANT D’UN MINISTERE

AB/CD REPUBLIQUEDUNIGER (lieu et date) Fraternité-Travail-Progrès Ministère de l’Economie et des Finances

Le Ministre Pi

à

Monsieur le Ministre……

N° …………/……… Objet : Réf.(s’il y a lieu)

Nom / Prénom

N.B SEUL UN MINISTRE PEUT ASSURER L’INTERIM D’UN AUTRE MINISTRE

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EXEMPLE : LETTRE EMANANT D’UN ETABLISSEMENT PUBLIC

AB/CD REPUBLIQUE DU NIGER Lieu et date Ministère de l’Economie et des Finances Institut National de la Statistique Etablissement Public à Caractère Administratif

Le Directeur Général Pi

à

Monsieur le Ministre…..

Objet : Réf. :(s’il y a lieu)

Nom et prénom

❖ La délégation de signature

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N° ______/_____

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L’autorité administrative peut autoriser, par un acte écrit et publié, un de ses subordonnés à signer, en lieu et place, (par délégation) une certaine catégorie de documents administratifs. La délégation peut être de portée générale lorsque le délégataire (le subordonné qui est autorisé à signer) est le responsable d’un service donné, ou intuitu personae lorsque le délégataire est nommé dans le document. Dans ce cas, cette délégation, donnée pour une période relativement longue, cesse, de fait, lorsque le délégant (celui qui autorise) quitte le service ou lorsque le délégataire est remplacé par un autre fonctionnaire, elle est donc personnelle et ne peut pas faire l’objet d’une subdélégation.

La délégation de signature est par conséquent :

➢ de durée limitée (le temps de présence du délégant et du délégataire); ➢ donnée par un acte écrit et publié; ➢ limitée à certains documents ; ➢ personnelle (ne peut pas faire l’objet d’une subdélégation); ➢ valable, que le délégant soit présent ou empêché; ➢ révocable à tout moment.

EXEMPLE DE SIGNATURE PAR DELEGATION:


Le Directeur Général,

à

Monsieur le Ministre….. Objet : Réf. :(s’il y a lieu)

Pour le Directeur Général et par délégation,

Le Secrétaire Général Nom et prénom

Corps de la lettre

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❖ La signature par ordre Dans certains cas, et en dehors de toute délégation, certains documents peuvent être signés « par ordre ». Cependant cette signature ne peut porter que sur des documents très courants, lorsque le titulaire du poste est momentanément absent ou empêché, et en vertu d’instructions verbales de celui-ci. Elle doit donc être limitée à un objet précis et pour un temps très court.

EXEMPLE DE SIGNATURE PAR ORDRE


Le Directeur Général,

à

Monsieur le Ministre….. Objet : Réf.(s’il y a lieu)

Pour le Directeur Général et par ordre,

Le Secrétaire Général Nom et prénom

Corps de la lettre

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2.1.2. Les mentions obligatoires circonstancielles Ce sont des mentions qui viennent s’ajouter à celles déjà étudiées, mais qui ne sont obligatoires que pour une certaine catégorie de lettres.

❖ Lettre émanant d’un service public :

➢ les initiales du rédacteur et de la secrétaire ; ➢ la référence ; ➢ les pièces jointes; ➢ les ampliations.

a)Les initiales du rédacteur et de la secrétaire

Elles sont portées au-dessus du timbre de la lettre. Elles permettent à l’autorité de savoir qui est l’auteur du document soumis à sa signature, et qui est l’agent qui l’a saisi. Elles permettent donc de situer les responsabilités des agents vis-à-vis de l’autorité.

Exemple :

Lettre préparée par la Directrice du Centre de Formation et de Perfectionnement (CFP) et saisie par son assistant (e) de direction.

OH/MF REPUBLIQUE DU NIGER Lieu et date Fraternité-Travail-Progrès Ministère de l’Economie et des Finances Institut National de la Statistique Le Directeur Général


Centre de Formation et de Perfectionnement à


Objet : Réf.(s’il y a lieu)

Cependant, lorsque la lettre est saisie par le rédacteur, on ne mentionne que ses initiales.

N° …………/………

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EXEMPLE D’UNE LETTRE PREPAREE ET SAISIE PAR LA DIRECTRICE DU CFP

O.H REPUBLIQUE DU NIGER Lieu et date Fraternité-Travail-Progrès

Ministère de l’Economie et des Finances Institut National de la Statistique Le Directeur Général


Centre de Formation et de Perfectionnement à


Objet : Réf.(s’il y a lieu)

b) Les ampliations Placée en bas et à gauche de la lettre, cette mention indique les initiales des services, autres que le destinataire, auxquels copie de la lettre doit être envoyée. Les initiales sont suivies de la raison pour laquelle la copie leur a été adressée.

N° _______/______

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EXEMPLE D’AMPLIATIONS

OH/MF REPUBLIQUE DU NIGER (lieu et date) Fraternité-Travail-Progrès


Etablissement Public à Caractère Administratif Centre de Formation et de Perfectionnement (la réclame)

Objet : Réf. : (s’il y a lieu)

(signature) Nom / Prénom

Ampliations : PM ……………………. à-t-c-r (à titre de compte rendu) CNFP …………………. P.info (pour information)

NB: VEILLER A CE QUE LES COPIES SOIENT EFFECTIVEMENT ENVOYEES AUX AMPLIATAIRES.

N° ___________/_________

(corps de la lettre)

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c) La référence

Lorsqu’une lettre répond à une autre lettre ou se base sur des textes particuliers qu’elle applique, elle doit obligatoirement mentionner le numéro et la date de la lettre du correspondant ou ceux des textes appliqués. La référence est placée à gauche, sous l’objet.

Exemples :



Etablissement Public à Caractère Administratif Centre de Formation et de Perfectionnement

(la réclame)

Objet : Référence: Votre lettre n° 315/INS/CFP du 15 janvier 2007 Ou Référence: Décret n° 2007-319/PRN/ME/F du 15 janvier 2007

d) La formule d’appel et la formule de politesse Les lettres émanant d’une administration et adressées à une très haute personnalité, à un agent ou à un tiers étranger à l’administration d’une part, et d’autre part celles adressées à l’administration par un agent écrivant à titre personnel comportent en outre deux mentions supplémentaires : la formule d’appel et la formule de politesse. ❖ La formule d’appel : elle est constituée par le mot Monsieur, Madame, etc. suivi de

l’appellation de la fonction exercée par le destinataire de la lettre, s’il en exerce une qui mérite d’être citée.

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Exemples:




(la réclame)

Objet :

Monsieur le Ministre, Madame la Directrice, Excellence Monsieur le Président de la République, Excellence Monsieur le Premier Ministre, Honorable Député, Honorable Sultan de…, Mon Seigneur, Altesse,

___________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

❖ La formule de politesse : à la fin d’une lettre à caractère personnel, il est d’usage d’ajouter

une formule de courtoisie dont le choix est fonction non seulement de la qualité du destinataire mais aussi de celle de l’expéditeur.

N° ___________/_________

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EXEMPLES DE FORMULE DE POLITESSE




(la réclame)

Objet : (Formule d’appel) ____________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée. Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments dévoués. Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de ma très haute considération. Recevez, Madame, mes hommages respectueux.

N° ___________/_________

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2.1.3. Les mentions particulières des lettres à caractère officiel Les lettres à caractère officiel peuvent, dans certaines circonstances, porter des mentions particulières relatives : a) Au secret de la correspondance Le traitement d’une lettre administrative requiert aussi bien du service expéditeur que du destinataire une discrétion rigoureuse. Aussi, pour renforcer cette discrétion, est-il d’usage d’utiliser une des mentions suivantes : ❖ La mention « PERSONNEL »

Cette mention, portée en haut et à gauche de la lettre, indique que cette lettre ne doit faire l’objet d’aucun traitement mais doit être remise en mains propres et en l’état au destinataire. ❖ La mention « CONFIDENTIEL »

L’apposition de cette mention sur une lettre fait obligation à la secrétaire, sauf instruction contraire expresse de l’autorité, de la remettre au responsable qui se chargera personnellement de son enregistrement et de son classement. ❖ La mention « SECRET »

Cette mention est portée sur tout document administratif dont la diffusion pourrait porter atteinte à la sécurité nationale ou compromettre le prestige, les intérêts ou l‘activité du gouvernement. A cet effet, les précautions suivantes doivent être prises :

- numéroter chaque exemplaire du document; - porter sur le document destiné au classement la liste des destinataires avec les

numéros affectés à leurs exemplaires respectifs; - notifier aux destinataires qu’ils ne peuvent en faire de copie, même partielle sans

l’autorisation écrite préalable de l’autorité auteure du document. ❖ La mention « DIFFUSION RESTREINTE »

Cette mention est apposée sur tout document administratif contenant des informations ne devant être communiquées exclusivement qu’à certaines personnes, du fait de leurs qualités. b) A l’acheminement de la correspondance par la poste Ecrites en majuscules et placées sous le timbre de la lettre et sur l’enveloppe, ces mentions sont au nombre de trois : ❖ La mention « RECOMMANDE »

Elle est utilisée lorsque l’expéditeur veut que les services postaux remettent la lettre en mains propres à son destinataire. C’est le moyen le plus simple de prouver que la lettre a été effectivement expédiée et reçue. ❖ La mention « RECOMMANDE AVEC ACCUSE DE RECEPTION »

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La lettre est accompagnée d’une carte que les services postaux présentent à la signature du destinataire avant d’être renvoyée à l’expéditeur de la lettre. C’est la preuve formelle que la lettre a été effectivement reçue, ce qui a une très grande valeur juridique, notamment en contentieux. ❖ La mention « EXPRESS »

Cette mention est utilisée lorsque l’on désire que la lettre soit acheminée toute affaire cessante à son destinataire. c) A l’attention des intermédiaires ou du correspondant. ❖ La mention « URGENT »

Cette mention écrite en lettres majuscules, est placée sous le timbre et indique au destinataire que la lettre doit être traitée sans délai. ❖ La mention « RAPPEL »

Placée également sous le timbre, cette mention indique au destinataire que l’expéditeur attend encore la réponse à une lettre précédente portant sur le même objet et l’invite par conséquent à y répondre sur la base des renseignements qui sont à nouveau fournis. ❖ La mention « VOIE HIERARCHIQUE »

Placée sous la réclame, cette mention doit obligatoirement figurer lorsque la lettre (personnelle ou administrative) ne peut pas être transmise, de l’expéditeur au destinataire, sans passer par un ou plusieurs intermédiaires hiérarchiques. ❖ La mention « VISA »

Apposée en haut, dans la marge gauche de la lettre, cette mention est utilisée lorsque le document doit obtenir au préalable l’approbation d’une personne, autre que le signataire, avant son expédition. ❖ La mention « PIECES JOINTES » (P.J.)

Généralement portée à la fin de la lettre, cette mention attire l’attention du destinataire sur le fait que des documents accompagnent la lettre.

2.1.4. Le corps de la lettre La rédaction du texte constituant le corps de la lettre est d’abord un exercice de composition française, exercice au cours duquel le rédacteur veillera à appliquer scrupuleusement toutes les règles de la rédaction administrative et sa culture générale. La lettre administrative ne traitera qu’un seul problème ou une série de problèmes connexes. Aussi, en cas de pluralité de problèmes, chacun devra faire l’objet d’une lettre distincte. En outre, chaque idée devra faire l’objet d’un paragraphe. Enfin, une présentation bien aérée du texte en facilitera la lecture, donc la compréhension. La conclusion doit être claire et précise et contenir, s’il y a lieu, la proposition formulée.

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N.B : Lorsque le corps de la lettre ne tient pas sur une seule page, la deuxième doit comporter, outre la formule de politesse (éventuellement) et la signature, au moins un paragraphe.

SCHEMA D’UNE LETTRE ADMINISTRATIVE

Initiales Timbre du service Lieu et date

Réclame N° / Objet : Réf.(s’il y a lieu) Formule d’appel (s’il y a lieu)

____________________________________________________ _________________________________________________________

Formule de politesse (s’il y a lieu)

P.J/ANNEXE : (s’il y a lieu)

Qualité (en cas de

délégation ou par ordre) signature + cachet

Nom et prénom du signataire

Ampliations:(s’il y a lieu)

NB : le cachet ne doit pas masquer la signature qui doit être lisible.

Corps de la lettre

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Document le plus usité après la lettre par l’Administration diplomatique, la note verbale est utilisée entre ambassades et entre les ambassades et le Ministère en charge des affaires étrangères du pays d’accueil pour notamment :

➢ éclaircir certains points de discussion; ➢ confirmer ou rappeler certains points ayant fait l’objet de discussion; ➢ résumer une conversation importante; ➢ communiquer certaines informations ; ➢ exprimer certaines sollicitations.

Rédigée à la troisième personne du singulier, la note verbale ne comporte ni objet, ni référence, ni formule d’appel. Elle commence et finit par une formule de politesse.

Le titre « NOTE VERBALE » placé au centre, est écrit en lettres majuscules. Le numéro d’enregistrement se place sous le timbre.

S’il n’y a pas de réclame, l’adresse du destinataire est placée en bas et à gauche du document.

Elle n’est pas signée mais simplement paraphée par l’administration émettrice qui y appose son cachet en bas.

2.2. LA NOTE VERBALE

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EXEMPLE D’UNE NOTE VERBALE

AT/IBK REPUBLIQUEDUNIGER Niamey, le 28 mai2010 Fraternité Travail Progrès Ministère des Affaires Etrangères, de la Coopération, de l’Intégration Africaine et des Nigériens à l’Extérieur Direction Générale des Affaires Juridiques et Consulaires

N° 001/MAE/C/IA/NE/DGAJ/C

NOTE VERBALE

Le Ministère des Affaires Etrangères, de la Coopération, de l’Intégration Africaine et des Nigériens à l’Extérieur –Direction Générale des Affaires Juridiques et Consulaires- de la République du Niger présente ses compliments à ____ à Niamey et a le plaisir de lui transmettre, ci-joint, le Projet d’Accord relatif au Statut de la Mission de _________, issu des négociations tenues dans les locaux du Ministère entre les Représentants du Niger et ceux de la Délégation de __________.

Au cas où la Délégation de _______ estime que ce document reflète les points de vue exprimés lors desdites négociations, le Ministère souhaiterait l’inviter à procéder à sa signature à une date de sa convenance.

Le Ministère des Affaires Etrangères, de la Coopération, de l’Intégration Africaine et des Nigériens à l’Etranger remercie la Délégation de ________ au Niger pour sa collaboration et saisit cette occasion pour lui renouveler les assurances de sa haute considération./.

DELEGATION DE ______________ NIAMEY

Ampliations : CAB/PRN ……..à-t-c-r CAB/PM ………à-t-c-r

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III.

LES DOCUMENTS D’INFORMATION OU D’INJONCTION

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Elle désigne un document de communication interne au sein d’une administration. En effet, pour communiquer, les services d’une même entité administrative n‘utilisent pas de lettre mais une note succincte. Celle-ci sert à communiquer des informations, des renseignements, des instructions ou la synthèse d’un dossier ou d’un document. La note peut s’échanger entre collègues, entre supérieur et subordonné ou entre subordonné et supérieur hiérarchique.

3.1. LA NOTE ADMINISTRATIVE

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La présentation de la note administrative varie suivant la qualité du destinataire. C’est ainsi que celle adressée à un collègue de service n’est soumise à aucune norme particulière. Son titre « NOTE » est suivi de la formule à l’attention de Monsieur____ La note adressée à un supérieur hiérarchique quant à elle comporte les éléments ci- dessous :

➢ le timbre du service ; ➢ le titre : NOTE (à l’attention de Monsieur le Ministre), éventuellement suivi de l’objet ; ➢ le lieu et la date ; ➢ la référence (éventuellement); ➢ la signature.

COMMENT FAIRE LA SYNTHESE DES DOCUMENTS ? Compte tenu des tâches multiples qui lui incombent, l’administrateur qui est le chef hiérarchique n’a pas toujours assez de temps pour lire toutes les correspondances qui lui sont destinées. Lorsque le chef le désire donc, le collaborateur peut les lire à sa place et lui faire un résumé qui sera joint à la lettre avant d’être transmise au chef. Pour faire une bonne synthèse, le collaborateur doit lire l’intégralité des documents, relever tous les points clés faisant l’objet de ces documents, et les développer en quelques mots, de façon à faire ressortir ce qu’on attend du correspondant. Il se peut, dans certains cas, que l’agent soit amené à rédiger une lettre à l’attention de sa hiérarchie. Dans ce cas, après lecture, la correspondance est annotée et lui est retournée.

On distingue :

➢ la note d’information ; ➢ le mémorandum ; ➢ la note de présentation.

❖ La note d’information sert à exposer au destinataire une question dont elle fait l’analyse.

Sa longueur, brève ou plus ou moins longue, dépend de la complexité de la question exposée.

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EXEMPLE D’UNE NOTE D’INFORMATION

REPUBLIQUE DU NIGER

Fraternité-Travail-Progrès

CABINET DU PREMIER MINISTRE HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION

DE L’ETAT PROJET D’APPUI A LA DECENTRALISATION

(PAD)

NOTE A L’ATTENTION DE MONSIEUR / MADAME_______________________,

CHEF DE DIVISION OSGE 2 BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT 13 AVENUE DU GHANA, BP 323 1002 TUNIS BELVEDERE

FAX (216) 71 103 731

Le 23 juillet 2008, le Projet d’Appui à la Décentralisation (PAD) a signé avec l’Ecole Nationale d’Administration (ENA) une convention portant sur l’organisation de formations au profit de sept (7) acteurs de la décentralisation à savoir :

➢ les membres du réseau des journalistes sur la décentralisation et le développement local ; ➢ les membres du réseau des femmes sur la décentralisation ; ➢ les membres de l’association des chefs traditionnels ; ➢ les responsables des services techniques déconcentrés de l’Etat; ➢ les Préfets et secrétaires généraux de préfecture; ➢ les membres de la société civile; ➢ les élus locaux.

A ce jour, de toutes ces formations, seule celle destinée aux élus locaux n’a pas été réalisée. En effet, suite au coup d’état militaire du 18 février 2010, les autorités de la transition, après avoir pris acte de l’arrivée à son terme des conseils municipaux mis en place en 2004 par les autorités de la 5ème République, avaient décidé de les dissoudre et de mettre en place au niveau des 265 communes urbaines et rurales des commissions de consultation devant faire office de conseils municipaux. C’est donc suite à cette décision que le projet, de concert avec le Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat avait décidé de reporter cette activité dans le cadre d’une éventuelle prorogation du projet. Cependant, il a été constaté que les autres bailleurs de fonds intervenant dans le domaine de la décentralisation ont poursuivi leurs activités de formation au profit des nouvelles autorités locales. A la date d’aujourd’hui, la coopération allemande, malgré les événements n’a pas interrompu ses activités de formation ; la Banque Mondiale quant à elle, après une brève interruption a repris sa coopération. C’est pourquoi, à la demande des autorités de tutelle, la cellule d’exécution du projet, après consultation de la mission de supervision du projet, sollicite la non objection de la Banque pour l’organisation d’un séminaire au profit de 200 membres des commissions de consultations des communes de la zone d’intervention du projet, en lieu et place des élus locaux. A toutes fins utiles je me permets de rappeler que cette activité qui s’inscrit dans le cadre de la convention de formation signée avec l’ENA, n’entraine pas de nouvelle incidence financière et ne nécessite pas la rédaction

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de nouveaux Termes de Référence dans la mesure où les membres de ces commissions font office de conseillers municipaux.

Fait à Niamey, le 5 août 2010

Nom / Prénom

❖ Le mémorandum sert à exposer au destinataire un point de vue sur une question devant

faire l’objet de négociation.

EXEMPLE D’UN MEMORANDUM

REPUBLIQUE DU NIGER


CABINET DU PREMIER MINISTRE HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION

DE L’ETAT PROJET D’APPUI A LA DECENTRALISATION

(PAD)

MEMORANDUM SUR LE RECRUTEMENT DU CENTRE DE FORMATION EN GESTION DES COLLECTIVITES TERRITORIALES POUR ASSURER SEPT (07) FORMATIONS

Depuis l’accession du Niger à la souveraineté nationale, la décentralisation et la promotion du développement local ont toujours été parmi les priorités des autorités. Aussi, le Gouvernement s’est-il engagé au lendemain de la conférence nationale tenue en 1991, dans un processus de décentralisation et de promotion de la gouvernance locale devant non seulement libérer les énergies à la base mais aussi permettre une meilleure mobilisation des ressources, gages de l’efficacité de la mise en œuvre de la Stratégie de Réduction de la Pauvreté (SRP). L’application des différentes lois sur la décentralisation a conduit à la création de 265 communes dont 52 urbaines et 213 rurales et à l’installation des organes délibérants et exécutifs des communes nés des élections locales de juillet 2004, étape majeure dans le processus de mise en œuvre du schéma de décentralisation adopté en 2000 par les autorités. Elle a en outre constitué un moment important dans l’approfondissement de la démocratie en ce qu’elle a créé un espace d’émergence de la démocratie locale, partant d’un mode de gestion plus ouvert au contrôle citoyen et à la transparence, conditions indispensables à la promotion d’un développement local durable. Cependant, le processus de la mise en œuvre de la réforme rencontre diverses difficultés au nombre desquelles la faible participation des populations à la gestion des affaires locales.

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Cette situation, compréhensible au demeurant, nécessite la poursuite et l’intensification des efforts de sensibilisation, d’information et de mobilisation des dites populations sur le contenu des notions de décentralisation et déconcentration, le rôle des conseils et des élus, celui de la chefferie traditionnelle, de la société civile mais surtout des populations, leurs droits et devoirs et enfin leurs relations avec les élus locaux. C’est dans ce cadre précis de sa mission de conception et de mise en place de la décentralisation que le Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat a initié, dans le cadre de la mise en œuvre du Projet d’Appui à la Décentralisation (PAD) financé par la Banque Africaine de Développement (BAD), un programme de formation des acteurs de la décentralisation afin de susciter leur adhésion au processus engagé, et conséquemment leur participation effective aux actions de développement de leurs communes. L’objectif général visé par le projet est de promouvoir la gouvernance locale et le développement à la base afin de permettre au Niger de lutter efficacement contre la pauvreté. Les formations envisagées dans le rapport d’évaluation du PAD s’inscrivent dans les phases ci-dessous du projet :

- amélioration du cadre institutionnel et réglementaire de la décentralisation et soutien à l’appropriation de la réforme par la population;

- renforcement des capacités de la tutelle et des entités décentralisées et réduction des facteurs de résistance à la mise en œuvre de la réforme.

Pour la réalisation de ces actions de formation, le rapport d’évaluation a préconisé le recrutement de bureaux d’études. Mais cette méthode ne nous semble pas appropriée pour les raisons suivantes :

➢ le retard enregistré dans l’exécution du projet; ➢ la multiplicité des procédures de recrutement des consultants du fait de l’exécution des

formations prises individuellement; ➢ l’existence d’un guichet unique de formation en matière de décentralisation, en

l’occurrence le Centre de Formation en Gestion des Collectivités Territoriales (CFGCT); ➢ la notoriété acquise par ce centre auprès des autorités nationales et les partenaires

techniques et financiers intervenant dans le processus de décentralisation, du fait du sérieux dont il a toujours fait montre et de la haute qualification de ses enseignants ;

➢ l’entière satisfaction que le CFGCT a donnée au PAD à l’occasion de la formation des

personnels administratifs des 50 communes couvertes par le projet, et de ce fait, le souci de continuer cette coopération fructueuse pour les deux parties;

➢ la consolidation de toutes les formations en un programme unique, avec des modules adaptés selon les cibles prévus dans le rapport d’évaluation du projet ;

➢ des montants relativement peu élevés des honoraires des consultants.

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C’est pourquoi, la mission de supervision du projet, lors de son récent séjour à Niamey, a proposé, en rapport avec la cellule d’exécution du PAD, de confier l’organisation de ces formations au Centre de Formation en Gestion des Collectivités Territoriales de l’ENA.

Fait à ______, le __________

Nom / Prénom

❖ la note de présentation qui doit être brève, sert quant à elle à accompagner un projet de

lettre, un dossier ou un rapport, etc… Elle est destinée à motiver le projet et donner au destinataire des explications ou justifications des mesures ou solutions envisagées.

EXEMPLE D’UNE NOTE DE PRESENTATION

REPUBLIQUE DU NIGER Fraternité – Travail – Progrès

CABINET DU PREMIER MINISTRE HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION DE L’ETAT

NOTE DE PRESENTATION (MISSION DE SUIVI ET LANCEMENT DU SERVICE PUBLIC AMBULANT)

Le Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat (HCME) a lancé depuis 2015 avec l’appui du Projet MEDEN, financement de la coopération française, une expérience pilote dénommée « Service Public Ambulant » (SPA) qui a concerné dans un premier temps les communes rurales de N’Gourti (Diffa) et Iferouane (Agadez) où des véhicules Toyota 4X4 Hard Top tout terrain ont été placés.

L’objectif recherché à travers cette expérience est d’offrir des services publics aux citoyens situés dans des zones difficiles d’accès et non desservis par les services classiques de l’Etat.

Des requêtes ont été adressées à des partenaires qui nous ont appuyés par la fourniture de véhicules ; il s’agit notamment de l’UNICEF pour les communes de Belbeji (Tanout) et de Foulari (Diffa) et la GTZ, Coopération allemande en cofinancement avec l’Union Européenne pour les communes d’Ingall (Agadez) et Tchintabaraden (Tahoua).

Il est prévu dans le cadre de la mise en œuvre de ce service du SPA que des équipes du HCME effectuent des missions terrain pour vérifier l’effectivité du service, rectifier les éventuelles défaillances constatées et proposer des améliorations.

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Aussi, je me propose de conduire du 29 juillet au 03 aout 2015, une mission conjointe avec le Ministère de l’Intérieur pour d’une part m’enquérir du SPA des communes de Tilia et d’Ingall et d’autre part procéder à la remise du véhicule de Tilia et procéder au lancement du SPA de ladite commune.

Au cours de la mission, pour la réussite de l’expérience, des rencontres seront organisées avec les autorités administratives régionales, départementales et communales ainsi qu’avec les services techniques des localités concernées.

Fait à _______, le _________ NOM / PRENOMS

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La note de service est un document hiérarchique qui peut être pris à tous les niveaux lorsque le besoin se fait sentir. Il est à usage interne et est adressé à une catégorie de personnel donnée pour l’instruire ou attirer son attention sur un fait (rappel à l’ordre, assiduité, respect de la réglementation du travail, etc..).

3.2. LA NOTE DE SERVICE

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La note de service est toujours rédigée dans un style impersonnel et direct. Elle est le plus souvent affichée. Cependant, si les personnes concernées ne sont pas nombreuses, des lettres individuelles peuvent leur être adressées. Elle porte toujours un numéro d’enregistrement et précise les personnes auxquelles elle s’adresse à travers leurs qualités. La note de service ne doit traiter que d’un seul sujet et ne comporter ni formule d’appel, ni formule de politesse.

EXEMPLE D’UNE NOTE DE SERVICE

REPUBLIQUE DU NIGER


CABINET DU PREMIER MINISTRE ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION

Etablissement Public à caractère administratif

DIRECTION DE LA FORMATION

NOTE DE SERVICE N° 315/ENA/DG/DF

A l’attention des étudiants du cycle II de l’ENA Objet: Port de l’uniforme. Il est porté à la connaissance de tous les étudiants du cycle II de l’Ecole Nationale d’Administration (ENA), que le délai fixé pour le port de l’uniforme est épuisé depuis le vendredi 24 février. En conséquence, tout étudiant qui se fera surprendre en tenue autre que celle des étudiants de l’ENA à compter du lundi 27 février 2020 sera soumis à une sanction disciplinaire.

Niamey, le ____________ Le Directeur NOM / PRENOMS

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Comme la note de service, la circulaire, document d’injonction à usage interne, a la particularité de s’adresser à plusieurs services placés sous la responsabilité d’une même autorité.

Par exemple, le Cabinet du Premier Ministre peut adresser une circulaire à l’attention de tous les services des secteurs publics et parapublics pour attirer leur attention sur la remise effective au travail des agents de l’Etat, par le biais du Ministère en charge de la Fonction publique et du Travail.

Elle sert aussi à interpréter des textes à appliquer et leurs modalités d’exécution. La circulaire peut enfin se présenter sous forme d’une simple lettre administrative adressée à une catégorie de destinataires ou à plusieurs destinataires désignés, dans ce cas elle prend le nom de la lettre circulaire. Lorsque la liste de ces derniers est relativement longue, elle est annexée à la circulaire.

3.3. LA CIRCULAIRE

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EXEMPLE D’UNE LETTRE CIRCULAIRE

REPUBLIQUE DU NIGER


MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE LA REFORME ADMINISTRATIVE

CIRCULAIRE N°017/MFP/RA du 24 avril 2020

LE MINISTRE

à

MESSIEURS LES MINISTRES ET SECRETAIRES D’ETAT MESSIEURS LES GOUVERNEURS MESSIEURS LES PREFETS

Objet: Date de prise d’effet du Décret 87-017/ MFP/RA du 12 février 2020

Par Décret 87-017/ MFP/RA du 12 février 2020, certaines de mes attributions en matière d’administration et de gestion du personnel vous ont été transférées.

Préalablement à la mise en application du texte susmentionné, un séminaire atelier tendant à expliquer et sensibiliser les responsables de la gestion du personnel sur ses modalités d’application a eu lieu du __________ au ________à _______.

Aussi, ai-je l’honneur de vous demander de bien vouloir prendre les dispositions nécessaires afin que la nouvelle réglementation en matière d’administration et de gestion du personnel de l’Etat entre en vigueur à compter du 4 mai 2020.

SIGNATURE NOM / PRENOMS

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Le compte rendu est un document descriptif et non interprétatif dans lequel le rédacteur relate, de façon circonstanciée et précise, sans prendre parti, les faits auxquels il a assisté, qu’il y ait participé ou non.

3.4. LE COMPTE-RENDU

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La rédaction d’un compte rendu est motivée par :

➢ l’ordre du supérieur qui a confié la mission; ➢ l’usage du service qui veut que l’on garde une trace écrite de toute mission particulière

de l’activité générale; ➢ les dispositions réglementaires qui fixent la périodicité des comptes rendus d’activités.

COMMENT REDIGER UN COMPTE-RENDU DE REUNION ?

Le compte rendu de réunion est en général rédigé au présent de l’indicatif, dans un style :

➢ direct en ce qui concerne le compte rendu intégral ; ➢ indirect en ce qui concerne le compte rendu analytique.

Il comporte un certain nombre de mentions et obéit à un plan de rédaction comprenant : ➢ une introduction ; ➢ un développement ; ➢ une conclusion.

Il existe quatre (4) types de compte-rendu :

➢ le compte-rendu d’accident; ➢ le compte-rendu d’activités; ➢ le compte-rendu de mission; ➢ le compte-rendu de réunion (intégral ou analytique).

a) Le compte–rendu d’accident : Il relate un accident survenu dans un service soit à un agent, soit à un véhicule ou à une machine afin d’apprécier l’importance du dommage causé et de situer les responsabilités. Il est d’une très grande valeur juridique pour les accidents de travail. Il indiquera notamment la date, l’heure, le lieu, les circonstances de l’accident, les noms, adresses et qualités des témoins.

b) Le compte rendu d’activités Le compte-rendu d’activités est un document établi soit à l’initiative de l’auteur soit sur instructions de la hiérarchie en vue de décrire d’une manière détaillée et chronologique l’activité d’un agent ou d’un service pendant une période déterminée. Outre le timbre du service émetteur, il portera le lieu et la date, le titre COMPTE RENDU suivi de l’objet de l’activité, la période couverte et éventuellement le nom de l’agent concerné.

Cette pratique facilite la réalisation du bilan critique des services qu’il est nécessaire de dresser périodiquement sous forme de rapport.

c) Le compte rendu de mission Il s’agit d’un document rédigé par un agent à l’occasion d’une mission qui lui a été confiée par sa hiérarchie.

d) Le compte rendu de réunion C’est un document qui permet de conserver par écrit et sous forme condensée tout ce qui a été dit et fait au cours d’une réunion, ainsi que les décisions prises à cette occasion. Il existe deux types de compte rendu de réunion : le compte rendu intégral ou in extenso et le compte rendu

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analytique. Le compte rendu intégral reprend en style direct, mot à mot, tout en respectant l’ordre des interventions, l’intégralité des débats en faisant parler directement les participants, tandis que le compte rendu analytique ne retient, dans la plupart des réunions, que les grandes lignes des idées développées. Le style utilisé est celui de la narration. NB : En général, les réunions sont sanctionnées par un compte rendu analytique. Les différentes parties d’un compte–rendu de réunion sont :

➢ l’en-tête ; ➢ le lieu et la date ; ➢ l’introduction ; ➢ la liste des participants : participants présents, absents, absents et excusés ; ➢ l’ordre du jour ; ➢ la formule d’ouverture de la séance ; ➢ le texte du compte rendu ; ➢ la formule finale ; ➢ la signature du rédacteur.

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EXEMPLE DE COMPTE RENDU ANALYTIQUE

REPUBLIQUE DU NIGER


SERVICES DU PREMIER MINISTRE HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION

DE L'ETAT PROJET D’APPUI A LA DECENTRALISATION

(PAD)

COMPTE RENDU DE LA REUNION DE LA CELLULE DE GESTION DU PAD

Les 20 et 23 novembre 2009, la Coordonnatrice du Projet d’Appui à la Décentralisation (PAD) a présidé dans son bureau une réunion de la cellule de gestion. Etaient présents :

Mme ________, coordonnatrice ; M._______ , Responsable Administratif et Financier (RAF) ; M._________, expert ; M._________, comptable.

L’ordre du jour comporte un seul point : l’état d’avancement des activités du projet. La réunion a en outre examiné en divers les points ci-dessous :

➢ attributions de l’aide comptable; ➢ indemnités du personnel du projet; ➢ gestion du véhicule et du carburant.

DE L’ETAT D’AVANCEMENT DES ACTIVITES DU PROJET Après l’adoption de l’ordre du jour, la réunion a décidé d’examiner le premier point par composante.

COMPOSANTE I

Cette composante compte dix (10) points. Il s’agit de :

1- Création d’une base de données De l’exposé fait par l’Expert en charge de ce dossier, il ressort que les actions ci- dessous ont été réalisées :

➢ rédaction et transmission à la Banque, pour avis de non objection, des TDR et de la manifestation d’intérêt ;

➢ lancement de la manifestation d’intérêt en vue de la rédaction de la liste restreinte.

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En outre, suite à la demande de la banque d’élargir la manifestation d’intérêt au niveau international, la réunion a décidé de la rédaction de la liste restreinte et du DAO dans deux (2) semaines.

2- Etude sur l’élaboration du document cadre de politique nationale en matière de décentralisation et de déconcentration au Niger

Le document cadre a été élaboré. Cependant il faudra attendre l’installation de la nouvelle Assemblée Nationale qui devra l’examiner pour adoption.

COMPOSANTE II

Cette composante compte trois (3) points. Il s’agit de :

❖ Elaboration des Plans de Développent Communaux (PDC)

Sur recommandation de la Banque, les TDR et le DAO ont été envoyés au Ministère chargé du Plan (DGCMP) qui a donné un avis de conformité. Ils ont été ensuite transmis à la Banque le (date) pour ANO. En outre une lettre a été adressée à certains bureaux d’études pour leur demander s’ils sont intéressés par cette activité. Puis la réunion a demandé d’adresser une correspondance aux Gouverneurs des régions, avec ampliations au MAT/DC, au PAC et aux communes concernées pour confirmer l’engagement du projet à réaliser ces PDC. Il a enfin été décidé de procéder au lancement de l’activité au plus tard le … (date)

DES POINTS DE DIVERS

1. Indemnités du personnel du projet

Conformément au rapport d’évaluation, le paiement des indemnités du personnel du projet prendra fin en (date). Aussi, a-t-il été demandé au RAF de prendre les dispositions utiles en vue de leur paiement jusqu’à la fin du projet qui interviendra en (date).

L’ordre du jour étant épuisé, la Présidente a levé la séance à (heure).

Fait à Niamey, le _______ Le Rapporteur,

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Le rapport est un document par lequel un subordonné rend compte à son supérieur d’une question importante.

3.5. LE RAPPORT

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De ce fait il :

➢ est d’une portée plus générale que le compte rendu; ➢ peut interpréter des faits; ➢ émet des suggestions; ➢ dégage des conclusions devant être formulées au conditionnel avec toute la prudence

requise par le style administratif.

Contrairement au compte rendu, le rapport implique un jugement de valeur du rédacteur. Il est proposé au chef à qui il est adressé en vue d’une décision rapide à prendre.

Le rapport ne comporte ni formule d’appel ni formule de politesse. Il est transmis au supérieur, accompagné d’une lettre par la voie hiérarchique.

Il comprend 3 parties : ➢ l’introduction ; ➢ le développement ; ➢ les recommandations et conclusion .

L’introduction : dans cette partie, l’auteur du rapport relate les raisons qui l’ont amené à rédiger ledit document.

Le développement: les faits doivent être présentés dans l’ordre qui convient à une argumentation logique ; chaque donnée analysée est suivie d’une démonstration qui aboutit à une conclusion partielle, la conclusion finale étant laissée à l’appréciation du supérieur auquel le document est adressé.

Les recommandations et conclusion : c’est l’aboutissement logique des faits exposés et des raisonnements auxquels ils ont donné lieu, assortis des recommandations.

Enfin, le document est signé par le rédacteur.

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SCHEMA D’UN RAPPORT

RAPPORT

(Introduction) (Développement)

- Exposé des faits - Raisonnements et commentaires - Propositions

(Conclusion)

- Synthèse des faits et raisonnements - Synthèse des principales recommandations.

Qualité du signataire + signature

❖ Les différents types de rapports Il existe plusieurs types de rapports : le rapport d’études, le rapport d’inspection ou de mission, le rapport disciplinaire, le rapport périodique, le rapport technique, le rapport de présentation, le rapport d’évaluation et le rapport de capitalisation.

a. le rapport d’études: il présente les résultats d’un travail de recherche ou d’une réflexion ;

b. le rapport d’inspection ou de mission: il est établi après une tournée de contrôle dans un service (rapport de supervision) ou relate les circonstances dans lesquelles s’est déroulée une mission (rapport de mission) ;

En - tête Lieu et date

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EXEMPLE D’UN RAPPORT


Délégation Permanente Auprès de l’UNESCO1 Rue Miolis

75015 PARIS Tel 45 68 25 68

RAPPORT DE MISSION de Monsieur _____________________,

Premier Secrétaire, Délégué Permanent Adjoint

Suivant ordre de mission n° OO1/Del/Ner du 8 avril 1989, je me suis rendu à Niamey pour participer aux travaux de la mission d’étude sectorielle conjointe Unesco-Banque Africaine de Développement (BAD). Cette mission fait suite à l’audience accordée le (date) par le Président du Conseil Supérieur d’Orientation Nationale, Chef de l’Etat, le Général de Brigade _________ , à Monsieur ________________, Directeur Général de l’Unesco, lors de sa visite en __________(lieu). A la suite de ladite audience, une mission intersectorielle, composée d’experts de tous les domaines de compétence de l’Organisation devrait se rendre à (lieu) _____ en (date). Son but aurait été d’une part d’organiser un séminaire qui initierait des cadres nigériens à l’identification et à la formulation de projets, et d’autre part d’évaluer les besoins prioritaires se rattachant aux activités de l’Unesco.La nature et la période de la mission ont dû être modifiées. En effet, à la suite de l’implication de la Banque Africaine de Développement et du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), il a été convenu que plutôt que d’envoyer une mission intersectorielle, c’est une mission d’étude sectorielle, dans le domaine de l’éducation et de la formation qui se rendra au Niger pendant le mois de (date). La dernière étude de cette nature, réalisée au Niger, date de … (année).

L’objectif assigné à cette mission est, après une analyse approfondie de la situation socio-économique du pays, d’identifier les contraintes et les priorités inhérentes au secteur de l’éducation et de la formation. Cela permettra aux autorités compétentes de définir les différents axes d’intervention.

Des différents entretiens avec les personnes chargées du secteur de l’éducation et de la formation, dont liste jointe, il ressort que du fait de la mauvaise conjoncture internationale qui s’est traduite au Niger notamment par la baisse de revenus de l’uranium, les ressources dégagées au titre dudit secteur tant par le Niger que par la coopération internationale, ont considérablement diminué. La formation professionnelle semble quant à elle avoir été pénalisée par rapport aux 1er et 2ème degrés d’ordre d’enseignement. De ce fait, malgré tous les efforts consentis, le taux de scolarisation est encore bas (environ 21 %).

Le rapport détaillé des experts qui fera ressortir notamment la situation actuelle et les différentes tendances du système éducatif, son coût, les obstacles et les solutions envisageables sera remis aux Autorités nigériennes en juin-juillet 1989. Il leur appartiendra d’y apporter les corrections nécessaires avant la rédaction de la version finale qui sera soumise à la BAD et à d’autres organisations internationales, dont le PNUD qui pourrait l’analyser lors de sa prochaine table ronde qui sera organisée en _______ (date), en vue de la recherche de financement.

Après l’adoption dudit rapport par les parties concernées, une deuxième mission se rendra au Niger pour, avec les autorités compétentes, identifier et élaborer des projets susceptibles d’être financés par la BAD et la Communauté internationale. Il serait cependant souhaitable que les projets qui seront identifiés mettent plus

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l’accent sur l’enseignement supérieur et la formation professionnelle plutôt que sur le primaire et le secondaire qui bénéficient actuellement de l’appui de la Banque Mondiale (projets Education II et III) et de la BAD (Equipement de laboratoires).

En effet, l’inadéquation entre l’offre et la demande d’emplois, tant du secteur public que du secteur privé, plaide pour une orientation des étudiants vers les secteurs en rapport direct avec les besoins nationaux réels.

Sur autorisation du Ministre des Affaires Etrangères et de la Coopération, mon séjour a été prolongé de quelques jours pour examiner, avec ses collaborateurs, les dossiers de la Délégation Permanente en instance dans ses services.

Fait à ____, le __________

c. le rapport disciplinaire : Il relate les mauvais comportements d’un agent et propose éventuellement la prise d'une sanction ; d. Le rapport périodique : il fait le bilan de l’activité d’un agent ou d’un service. Il peut être mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. Sa périodicité est précisée par l’acte réglementaire qui institue sa production et définit son canevas. e. Le rapport technique : il résulte d’une mission ou d’une inspection effectuée sur ordre d’une autorité supérieure ou dans le cadre normal des activités d’un fonctionnaire et comprend deux (2) parties :

✓ l’exposé des faits constatés ; ✓ les propositions de mesures à prendre.

f. Le rapport de présentation : les projets de décret ou d’arrêté soumis à la signature de l’autorité supérieure doivent être accompagnés d’un rapport de présentation qui décrit et justifie le projet. Il doit présenter un argumentaire solide en faveur du texte proposé. g. Le rapport d’évaluation : Il rend compte des performances réalisées dans le cadre d’un plan d’actions sur la base des critères et des questions évaluatifs. h. Le rapport de capitalisation : Il participe de la continuité de l’Etat et de l’efficacité de l’action publique par la détection et la valorisation des bonnes pratiques, des bons outils et des bons résultats dans le fonctionnement de l’administration.

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EXEMPLE D’UN RAPPORT DE PRESENTATION

REPUBLIQUE DU NIGER Fraternité – Travail – Progrès

PRESIDENCE DU CONSEIL SUPREME POUR LA RESTAURATION DE LA

DEMOCRATIE Ministère de l’Intérieur, de la Sécurité, de la Décentralisation et des Affaires

Religieuses

RAPPORT DE PRESENTATION DU PROJET DE DECRET PORTANT CHARTE DE LA DECONCENTRATION

Le présent projet de décret est pris en application des dispositions de l’article 21 de la Loi 2008-42 du 31 juillet 2008 et les textes modificatifs subséquents, relative à l’organisation et l’administration du territoire de la République du Niger. Il définit la déconcentration et fixe la règle générale de répartition des attributions en fonction du contexte socio-économique, politique, institutionnel, national et international qui sous-tendent la gouvernance de l’Etat entre les différents échelons des administrations civiles de l’Etat. Il fixe également les moyens des différents échelons des administrations civiles de l’Etat en fonction des attributions déléguées, du nombre de population et de l’étendue du territoire de la circonscription administrative. Il détermine le champ d’application du présent décret.

Le présent projet de décret crée un organe de supervision et d’impulsion de la politique de déconcentration et précise le rôle d’un autre organe, en l’occurrence la Commission Nationale de Rationalisation et des Structures et des Effectifs en matière de suivi technique de la politique de déconcentration.

Le présent projet de décret est subdivisé en huit (8) chapitres :

Le Chapitre I traite des définitions des principaux concepts tels que la déconcentration administrative, l’administration civile de l’Etat ainsi que du principe de répartition des ressources entre les différents échelons de l’Administration.

Le Chapitre II traite des attributions des administrations centrales et des services déconcentrés de l’Etat. Il institue le rôle de conception, de mobilisation des ressources, de suivi et contrôle ainsi que celui de mise en œuvre des actions à caractère national.

Le Chapitre III traite du rôle et des attributions des représentants de l’Etat dans les circonscriptions déconcentrées : régions et départements. ____________________________________________________

Le Chapitre IV traite de l’organisation des services déconcentrés de l’Etat ____________________________________________________

Le Chapitre V traite des moyens de fonctionnement des services techniques déconcentrés des administrations civiles de l’Etat. ____________________________________________________

Le Chapitre VI traite de l’organe de supervision et d’impulsion de la politique de déconcentration. ____________________________________________________

Le Chapitre VII dispose que la Commission Nationale de Rationalisation des effectifs et des Structures est l’organe du suivi technique de la politique de déconcentration.

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Le Chapitre VIII relatif aux dispositions finales prévoit de clarifier les attributions déjà déléguées aux services déconcentrés en vue de les compléter, s’il y a lieu, et de les formaliser par voie réglementaire, au profit des autorités administratives.

Telle est la substance du présent projet de décret.

Fait à _________, le _________ P.J: (s’il y a lieu)

Le Ministre de l’Intérieur, de la Sécurité, de la Décentralisation et des Affaires Religieuses

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Le procès-verbal est la relation par un agent, à la hiérarchie, de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions. Son contenu est destiné à faire foi jusqu’à la production de la preuve contraire. Il ne peut donc être établi que par des agents habilités à le faire.

3.6. LE PROCES-VERBAL

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En raison de son importance, le procès-verbal a été adopté aussi bien par l’administration judiciaire que civile. Il existe trois (3) catégories de procès-verbaux :

✓ le procès-verbal judiciaire; ✓ le procès-verbal administratif ; ✓ le procès-verbal de réunion.

a. Le procès-verbal judiciaire

Le procès-verbal judiciaire est un acte authentique destiné à servir de preuve. Il est établi par un agent commissionné par les autorités judiciaires (un auxiliaire de justice). L’agent ne doit relater que les faits constatés et/ou ceux qui lui ont été rapportés directement.

b. Le procès-verbal administratif

Le procès-verbal administratif est dressé par un agent de l’administration à l’occasion de certains évènements ou circonstances particulières en relation avec l’exercice de ses fonctions. On distingue notamment trois (3) types de procès-verbaux administratifs :

➢ Le procès-verbal de passation de service A l’occasion de la nomination d’un nouveau titulaire à un poste de travail et avant sa prise de fonction, il est procédé entre ce dernier et son prédécesseur à une cérémonie officielle de passation de service. Cette cérémonie est présidée par le supérieur hiérarchique ou son représentant et sanctionnée par la rédaction et la signature par les trois (3) parties, d’un Procès-verbal de passation de service. Ce document constate que le service, le matériel et les documents s’y rapportant ont été effectivement transmis et expliqués à l’entrant, ce qui évitera toute contestation ultérieure et permettra d’assurer la continuité du service sans hésitation ni perte de temps. En outre, il décharge le sortant de toute responsabilité.

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EXEMPLE D’UN PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE

REPUBLIQUE DU NIGER


REGION D’AGADEZ DEPARTEMENT TCHIROZERINE

PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE

L’an mil deux mil neuf, et le vingt-neuf novembre, a eu lieu la passation de service entre Monsieur ________________, Préfet sortant et Monsieur _______________, Préfet entrant de ___________ en présence du Secrétaire Général de la Région d’Agadez, Monsieur ________________. L’inventaire des matériels, meubles, mobiliers et documents a été dressé ainsi qu’il suit et présenté au Sous-préfet entrant.

1. tableau faisant état des documents et matériels du chiffre; 2. tableau faisant état des documents confidentiels (bureau du Sous-préfet); 3. liste du personnel de la Garde Républicaine, peloton de Tchirozérine, avec carnets de

notes; 4. liste du personnel de l’Etat à la Préfecture; 5. liste du personnel payé par le budget d’arrondissement; 6. inventaire des matériels et mobiliers de la résidence du Préfet; 7. état du mobilier au domicile de l’Adjoint au Préfet: 8. inventaire du mobilier du bureau du Préfet; 9. état du mobilier et des archives dans le bureau de l’Adjoint au Préfet;

10. tableau faisant état des matériels et mobiliers du bureau et du domicile du comptable de l’Etat;

11. inventaire du matériel du bureau de l’Etat civil; 12. inventaire du matériel du Secrétariat; 13. inventaire du mobilier du campement de Tafadek; 14. inventaire du mobilier du logement du Commandant de Peloton; 15. état des véhicules appartenant à l’Etat; 16. état des armes et munitions du peloton de Tchirozérine; 17. inventaire du mobilier et du matériel du Commandant de Peloton; 18. inventaire du mobilier appartenant au département ; 19. inventaire du mobilier de la salle d’attente; 20. inventaire du mobilier de la salle de réunions; 21. situation du matériel de la case de passage de Tchirozérine à Agadez; 22. situation du bloc de la Samaria de Tchirozérine à Agadez; 23. procès-verbal de vérification de la caisse et des écritures de l’Agence spéciale de

Tchirozérine en vue de la passation de service; 24. situation des dépenses engagées au ____ (date) pour la passation de service ; 25. situation des droits constatés au ______ (date) pour la passation de service; 26. situation des affaires domaniales pour la passation de service (lotissement de (année)): 27. situation des carnets de perception des taxes diverses; 28. situation des emprunts pour la passation de service; 29. relevé des factures impayées du budget du département.

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Vu pour la passation de service,

______________(lieu), le _____________(date)

Le Préfet sortant, Le Préfet entrant, NOM/PRENOMS NOM/PRENOMS

Le Secrétaire Général,

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➢ Le procès-verbal de mutation de comptables C’est un document qui consacre la passation de service entre les comptables entrant et sortant. La cérémonie est supervisée par un représentant du Ministre des Finances.

➢ Le procès-verbal de réception (d’ouvrages, de matériels…) C’est le document qui officialise la remise à l’administration par un opérateur économique d’un ouvrage ou de marchandises ayant fait l’objet d’un marché entre les parties. Il se présente sous forme d’un imprimé élaboré par le Ministère des Finances complété et signé par le prestataire et les membres de la Commission de réception.

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EXEMPLE D’UN PROCES-VERBAL DE RECEPTION

REPUBLIQUE DU NIGER

Fraternité-Travail-Progrès SERVICES DU PREMIER MINISTRE

************* HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION DE L’ETAT

*********** DIRECTION AFFAIRES

ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

N°014/2017

PROCES VERBAL DE RECEPTION

L'an deux mil dix-sept et le mercredi vingt-deux novembre à dix heures, s'est réunie la commission de réception de fournitures et matériels en vue de réceptionner deux (02) ordinateurs portables de marque Hp pent 4GB 500GB DVDRW carte réseau RJ 45 conformément au bon de commande n°90 du (date), objet du titre de créance n° 13299 du (date)pour un montant total de : UN MILLION CENT UN MILLE NEUF CENT QUATRE VINGT DIX NEUF (1.101.999) francs.

Après vérification, la commission a constaté que la livraison a été effectuée par les ETS A.B.S, NIF : 14612/S de Niamey, conformément à la réglementation en vigueur et a procédé à la réception de la commande y afférente.

En foi de quoi, le présent procès-verbal est établi pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à Niamey, les jour, mois et an ci-dessus indiqués.

Ont signé :

LE REPRESENTANT HCME LE D.A.A.F

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LE CONTROLEUR FINANCIER

Nom et prénom

LE FOURNISSEUR

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c. Le procès-verbal de réunion Le procès-verbal de réunion est un document approuvé et signé, retranscrivant officiellement les propos tenus au cours d’une séance, d’une assemblée, d’une réunion. Il commence par une formule solennelle qui indique l’année, le mois, le jour, le lieu et l’heure à laquelle la réunion a débuté. Son rôle est de témoigner fidèlement des débats et décisions, et de servir de référence, voire de preuve. Le procès-verbal de réunion se différencie essentiellement du compte rendu de réunion par son caractère solennel. Du fait de l’importance des décisions prises au cours de la réunion, Il est signé, par tous les participants qui en certifient, de ce fait, l’authenticité. Les points inscrits à l’ordre du jour sont relatés dans l’ordre et les propos tenus sont retranscrits. Lorsqu’un point fait l’objet d’une consultation, les votes doivent être rapportés en listant les participants au vote, en dénombrant les voix favorables ou défavorables à la proposition, ou en précisant si elle a été adoptée à l’unanimité, à la majorité ou si elle a été rejetée. Le procès-verbal s’achève sur l’heure de levée de la réunion et éventuellement sur la date de la tenue de la réunion suivante. Le procès-verbal doit être approuvé et signé par les participants ou les membres de l’Instance, généralement lors de la réunion suivante. Tout comme le compte rendu, le procès-verbal de réunion peut être intégral ou analytique. Cependant, en règle générale, à moins que les textes n’en disposent autrement, les réunions sont sanctionnées par un P.V analytique. Le choix de sanctionner la tenue d’une réunion par la rédaction d’un P.V en lieu et place d’un compte-rendu peut être une exigence des textes statutaires (Assemblée Générale, Conseil d’Administration, etc.) à moins qu’il ne soit imposé par l’importance des décisions qui seront prises au cours de la réunion.

EXEMPLE D’UN PROCES-VERBAL DE REUNION

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SERVICES DU PREMIER MINISTRE *************

HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION DE L’ETAT ***********

PROJET D’APPUI A LA DECENTRALISATION

PROCES VERBAL DE REUNION DE NEGOCIATION

L’an deux mil neuf et le quinze septembre à dix heures, s’est tenue dans les locaux du Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat, une réunion de négociation entre la Cellule de Gestion du Projet d’Appui à la Décentralisation (PAD) représentée par Mme ____________, coordonnatrice du projet, assistée de M. __________, expert en formation et communication d’une part, et le Centre de Formation en Gestion des Collectivités Territoriales (CFGCT), représenté par MM. ______, et _______, respectivement Directeur et Directeur Adjoint dudit Centre d’autre part.

L’ordre du jour comporte un seul point : négociations relatives à la fixation du montant des frais de sept (7) formations devant être assurées par le CFGCT au profit de certains acteurs de la décentralisation.

A l’issue des débats, les deux parties ont convenu d’arrêter le montant des frais desdites formations à la somme de CENT DEUX MILLIONS SEPT CENT CINQUANTE QUATRE MILLE SEPT CENT SOIXANTE-QUINZE (102 754 775) FCFA, conformément au budget joint.

En foi de quoi le présent procès-verbal a été rédigé ce jour (date) pour servir et valoir ce que de droit.

Pour le PAD

Nom / Prénom

Pour le CFGCT

Nom / Prénom

Le rapporteur

Nom / Prénom

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Généralement pré-imprimé, l’ordre de mission est un document utilisé pour justifier le déplacement de l’agent d’une Institution pour des raisons de service.

Il est signé par le responsable de l’Administration qui emploie l’agent, lorsqu’il s’agit d’une mission à l’intérieur du pays, et par le Cabinet du Premier Ministre pour les missions à l’étranger.

3.7. ORDRE DE MISSION/DEPLACEMENT

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EXEMPLE D’UN ORDRE DE MISSION

REPUBLIQUE DU NIGER --------

PRESIDENCE

Ordre de Mission N° A L’ETRANGER

(1)Joindre les justifications.

(2)Si le point de destination est unique, le voyage devra être effectué par la voie la plus directe. Dans le cas contraire, indiquer les différentes destinations. (3)La durée et la date retour, doivent être obligatoirement indiquées. Toute prolongation au-delà du délai indiqué devra faire l’objet d’une autorisation de l’autorité signataire du présent ordre après enregistrement préalable au Centre Comptable. (4)Si le trajet doit être effectué en empruntant plusieurs modes de transport, préciser les fractions d’itinéraire pour chacun d’eux.

(5)Rayer les mentions inutiles. Si le logement ou la nourriture est fourni, préciser pour quelle période de déplacement. _____________________________

PRESENTE PAR LE PRESIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

A NIAMEY, le_________________

Nom et Prénom

Signature – Cachet

DESIGNATION DU TITULAIRE DE L’ORDRE DE MISSION

Noms – Prénoms _______________________________________________________

Fonction ou Emploi : ____________________________________________________

Service Employeur _____________________________________________________

Lieu d’Emploi ________________________________________________________

OBJET DE LA MISSION (1) :

_______________________________________________________________________

Date de départ le _______________________________________________________

Durée de la Mission (3) ____________ ______________________________________

Date de retour (3) ______________________________________________________

Moyens de transport (4) _____________ ____________________________________

_______________________________________________________________________

Logement – Nourriture (7) ______________ ___________________________________

Catégorie : ____________________________________________________________

Budget – Imputation : _____________________________________________________

A NIAMEY, LE _____________________

1. Titulaire (Original) 2. Titulaire (Duplicata) Destinataire

3. MF Transports 4.PRN. 5. Ministère Employeur

1

Visa du Contrôle Financier

Date ________________________

(sous réserve du Contrôle de

l’existence des Crédits par le Centre

Comptable)

L’engagement de

dépense ci-contre a été admis

sous numéro

par le Centre

Comptable

du Ministère des

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IMPUTATION

Budget Gestion Chapitre Rubr.

Code service-------------------------------------------

N° de feuille de déplacement----------------------

Montant engagé--------------------------

Contrôle Code Dépense------------------------------------

Service---------------------------------------- MF. TRANSPORTS

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Finances

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MINISTERE DES FINANCES ___________

BUREAU DES TRANSPORTS

FEUILLE DE DEPLACEMENT

____________

Signature du Titulaire de l’Ordre de Déplacement

Visas au Départ Visas d’Arrivée Logement Nourriture AVANCE PERÇU AU DEPART

de __________

le ___________

à __________

le __________

Indemnité Journalière

Nombre

Taux

Montant

Observation

Normale réduite

de __________

le ___________

à __________

le __________

TOTAL

Arrêté à la somme de -------------------------------------………………………………………………………….

-------------------------------------.payée à titre d’avance à Niamey, le --------------------------

Le Chef du Bureau des Transports

AVANCE PERÇUE EN ROUTE

de __________

le ___________

à __________

le __________


Nombre

Taux

Montant

Normale réduite partielle

TOTAL

de __________

le ___________

à __________

le __________

Payé la somme de ------------------------------------------ ----------------------------------------------à titre d’avance à --------------------------le ------------------------------------

REGLEMENT DEFINITIF

de __________

le ___________

à __________

le __________


Nombre

Taux

Montant

Normale réduite

___________________________

TAUX JOURNALIER D’INDEMNITE

TOTAL Montant des Avances NET A PAYER

L’indemnité n’est pas du si le titulaire est logé ou nourri. Elle est réduite de moitié s’il bénéficie soit du logement, soit de la nourriture. Elle est réduite 20 % après 30ème jour de mission.

à Niamey, le _______________________


Arrêté le décompte final à la somme de ________ ________________________________________________________________________________ à Niamey, le _______________________


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EXEMPLE D’UN ORDRE DE DEPLACEMENT

REPUBLIQUE DU NIGER MINISTERE _____________ ____________________

Ordre de Déplacement N° (INTERIEUR)

(1) Joindre les justifications s’il s’agit d’un déplacement définitif, le précisé.

(2) Si le point de destination est unique, le voyage devra être effectué par la voie la plus directe. Dans le cas contraire, indiquer les différentes locales de mission. (3) La durée et la date d’arrivée (déplacement définitif ou de retour, déplacement temporaire) doivent être obligatoirement indiquées. Toute prolongation au-delà du délai indiqué devra faire l’objet d’une autorisation de l’autorité signataire du présent ordre après enregistrement préalable au Centre Comptable. (4) Cas de déplacement définitif seulement. (5) Rayer les mentions inutiles. (6) Si le trajet doit être effectué en empruntant plusieurs modes de transport, préciser les fractions d’itinéraire pour chacun d’eux. Si le moyen de transport, est une voiture administrative, indiquer le numéro matricule du véhicule.

(7) Rayer les mentions inutiles. Si le logement ou la nourriture est fourni, préciser pour quelle période de déplacement. (8) Franchise du transporteur comprise.

DESIGNATION DU TITULAIRE DE L’ORDRE DE DEPLACEMENT

Noms – Prénoms _______________________________________________________

Fonction ou Emploi : ____________________ _______________________________

Service Employeur _____________________________________________________

Lieu d’Emploi ___________________ ________________________________________

OBJET DU DEPLACEMENT (1) : __________________________________________

Destination (2) ________________________________________________________

Date de départ le _______________________________________________________

Durée de la Mission (3) __________________________________________________

Date de retour (3) _______________________________________________________

Moyens de transport (4) _________________________________________________

Logement – Nourriture (7) : ______________ ________________________________

Catégorie ____________________________________________________________

Budget – Imputation ______________ ______________________________________

Poids de bagages (8) _____________________________________________________

A NIAMEY, LE _____________________

Signature – Cachet t

1. Titulaire (Original) 2. Titulaire (Duplicata) Destinataire

3. MF Transports 4. Ministère Employeur

3

Visa du Contrôle Financier

Ou du Centre Comptable

(sous réserve du Contrôle

De l’existence des Crédits)

L’engagement de

dépense ci-contre a été admis

sous numéro

par le Centre

Comptable

du Ministère des

IND

ICA

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NS

DE

SE

RV

ICE

IMPUTATION

Budget Gestion Chapitre Rubr.

Code service------------------------------------------- 4 7 2

N° de feuille de déplacement----------------------

Montant engagé--------------------------

Contrôle Code Dépense------------------------------------

Service---------------------------------------- MF. TRANSPORTS

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Finances

REPUBLIQUE DU NIGER ----------------

MINISTERE DES FINANCES ___________

BUREAU DES TRANSPORTS

FEUILLE DE DEPLACEMENT

____________

Signature du Titulaire de l’Ordre de Déplacement

Visa au Départ Visas d’Arrivée Logement Nourriture AVANCE PERÇU AU DEPART

de __________

le ___________

à _____heures

à __________

le __________

à _____heures


Nombre

Taux

Montant


de __________

le ___________

à _____heures

à __________

le __________

à _____heures

TOTAL

Arrêté à la somme de ------------------------------------- -------------------------------------payée à titre d’avance à Niamey, le --------------------------


AVANCE PERÇUE EN ROUTE

de __________

le ___________

à _____heures

à __________

le __________

à _____heures


Nombre

Taux

Montant


TOTAL

de __________

le ___________

à _____heures

à __________

le __________

à _____heures

Payé la somme de ------------------------------------------ ----------------------------------------------à titre d’avance à --------------------------le ------------------------------------

REGLEMENT DEFINITIF

de __________

le ___________

à _____heures

à __________

le __________

à _____heures


Nombre

Taux

Montant


________________________________________________________

TAUX JOURNALIER D’INDEMNITE

TOTAL Montant des Avances NET A PAYER

L’indemnité n’est pas du si le titulaire de la présente feuille est logé ou nourri. Elle est réduite de moitié s’il bénéficie soit du logement, soit de la nourriture. L’autorité qui appose le visa d’arrivée ou départ doit mentionner en marge dans les colonnes ad’hoc, les prestations fournies.

à Niamey, le _______________________

Arrêté le décompte final à la somme de ________ ________________________________________________________________________________ à Niamey, le _______________________

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La convocation est un document administratif par lequel les services publics demandent aux administrés de se présenter au service pour « affaire les concernant ». Elle est différente de l’invitation qui est une sollicitation courtoise de la présence des personnes.

3.8. LA CONVOCATION

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Généralement de portée anonyme, la convocation comporte les éléments ci-dessous :

➢ le timbre du service; ➢ la date et le lieu; ➢ le numéro d’enregistrement; ➢ la réclame ; ➢ le titre « CONVOCATION » centré; ➢ la formule de convocation; ➢ l’ordre du jour (lorsqu’il s’agit d’une réunion); ➢ la signature.

EXEMPLE D’UNE CONVOCATION


CABINET DU PREMIERMINISTRE ECOLE NATIONALE D’AMINISTRATION


CONVOCATION N° ________/_______du___________

Objet: Session extraordinaire du Conseil d’Administration.

Messieurs les membres du Conseil d’Administration de l’Ecole Nationale d’Administration (ENA) sont conviés à une session extraordinaire le vendredi 28 juillet 2017 à neuf (9) heures dans la salle habituelle du Conseil.

L’ordre du jour comporte les points suivants :

1._______________________________________ 2. _______________________________________ Divers.

Niamey, le ____________ Signature et cachet de celui qui convoque la réunion.

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Mais, la convocation peut être personnelle lorsqu’elle est adressée à une autorité ou à une personne ressource. Dans ce cas, par courtoisie, la mention « CONVOCATION » est supprimée et remplacée par la mention « INVITATION ». Exemple :


CABINET DU PREMIER MINISTRE ECOLE NATIONALE D’AMINISTRATION


INVITATION N° ________/_______du___________

Objet: Session ordinaire de l’Assemblée Nationale.

J’ai l’honneur de vous convier à la séance d’ouverture de la deuxième session ordinaire de l’Assemblée Nationale au titre de l’année 2017 qui se déroulera dans la salle plénière du Palais des Congrès le 1er octobre à neuf (9) heures précises.

Niamey, le ____________ Signature et cachet de celui qui invite.

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L’avis et le communiqué sont similaires et ont la même fonction à la différence que :

a) l’Avis: peut être considéré comme étant un document par lequel une autorité administrative informe son personnel ou le public d’une décision par voie d’affichage. Mais dans certains cas particuliers, il peut être diffusé à la radio.

SCHEMA D’UN AVIS

TIMBRE DU SERVICE

Qualités des personnes auxquelles il s’adresse

CORPS DU TEXTE

Lieu et date

Qualité du signataire

NOM & PRENOM

TITRE DU DOCUMENT

3.9. L’AVIS ET LE COMMUNIQUE

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EXEMPLE D’UN AVIS

REPUBLIQUE DU NIGER


CABINET DU PREMIER MINISTRE ECOLE NATIONALE D’AMINISTRATION


AVIS N° __________/___________

Aux propriétaires de véhicules Il est porté à la connaissance des propriétaires de véhicules que le stationnement des véhicules particuliers est interdit à l’entrée de l’établissement et qu’ils doivent par conséquent utiliser les parkings prévus à cet effet.

Niamey, le _______ Le Directeur NOM / PRENOMS

b) le communiqué quant à lui touche un public plus large car diffusé par la radio, la télévision ou publié dans la presse écrite. Sa diffusion n’étant pas gratuite, le communiqué doit être précis et le plus court possible. Il se présente dans sa forme comme l’avis. Il comporte les mentions ci-après :

➢ le timbre du service ; ➢ le numéro d’enregistrement s’il y a lieu; ➢ le titre « COMMUNIQUE » en lettres majuscules; ➢ le texte : il commence toujours par l’indication de l’origine de l‘information à passer ; ➢ le lieu, la date et la signature du responsable.

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Exemples:

▪ Le Directeur de l’Ecole Nationale d’Administration et de Magistrature communique :

▪ Le Ministre de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative

communique_____

▪ Ou bien… a l’honneur d’informer les travailleurs des secteurs public, parapublic ou privé que…

▪ ou encore … porte à la connaissance de_____

N.B: il faut toujours préciser combien de fois le texte doit être diffusé ou publié.

EXEMPLE D’UN COMMUNIQUE

REPUBLIQUE DU NIGER


MINISTERE DE L’EMPLOI, DU TRAVAIL ET DE LA SECURITE SOCIALE

COMMUNIQUE N° ________/________ Le Ministre de l’Emploi, du Travail et de la Sécurité Sociale a l’honneur de rappeler aux employeurs et employés des secteurs public, parapublic et privé qu’en application des dispositions de la Loi n° 97-2O du 20 juin 1997 instituant les fêtes légales, la journée du vendredi 30 novembre 2017 correspondant au lendemain du MOULOUD est déclarée chômée payée sur toute l’étendue du territoire national.

Fait à______, le _____

Pour le Ministre, p.o Le Secrétaire Général

NOM / PRENOMS (TROIS (3) DIFFUSIONS)

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IV.

LES DOCUMENTS DE LIAISON

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Le bordereau d’envoi est un document de transmission qui sert à accompagner d’autres documents.

Il se présente sous la forme d’un tableau de 3 à 4 colonnes. ➢ La 1ère désigne le numéro ➢ la 2ème désigne les documents envoyés; ➢ la 3ème précise le nombre de documents joints; ➢ la 4ème est réservée aux observations précisant l’objet de la transmission;.

Daté et signé, le bordereau d’envoi est établi sur du papier à en-tête du service expéditeur. Il porte toujours un numéro d’enregistrement et permet au correspondant de vérifier la nature et le nombre des documents qu’il accompagne.

Avantage : Il évite la rédaction d’une lettre d’accompagnement.

4.1. LE BORDEREAU D’ENVOI

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EXEMPLE D’UN BORDEREAU D’ENVOI

REPUBLIQUE DU NIGER


SERVICES DU PREMIER MINISTRE HAUT COMMISSARIAT A LA

MODERNISATION DE L'ETAT Direction des Affaires Administratives et

Financières

N°001/HCME/DAAF

Niamey, le___________ LE DIRECTEUR A Monsieur le Directeur de l’Informatique et de la Statistique au Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative

NIAMEY

BORDEREAU D'ENVOI

N° DÉSIGNATION NBRE OBSERVATIONS

01

ARRETE N°2063/MFP/RA DU 13/12/16 PORTANT AVANCEMENT AUTOMATIQUE D’ECHELON CONCERNANT Monsieur ________ INSPECTEUR PRINCIPAL DU TRESOR MLE : ______

01

POUR ATTRIBUTIONS

02 ARRETE N°208/MFP/RA DU 13/12/16 PORTANT 01

03 Décision N°……. 01

TOTAL PIECES 03

SIGNATURE NOM / PRENOMS

N.B : Les documents importants, destinés à une autorité supérieure doivent toujours être accompagnés par une lettre.

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Il importe de préciser que le Soit-Transmis est utilisé pour l’envoi d’un dossier homogène ou d’un acte individuel.

4.2. LE SOIT-TRANSMIS

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EXEMPLE D’UN SOIT-TRANSMIS


SERVICES DU PREMIER MINISTRE HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION DE L'ETAT

Direction des Affaires Administratives et Financières

N°001/HCME/DAAF

Niamey, le___________ LE DIRECTEUR A Monsieur le Directeur de l’Informatique et de la Statistique au Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative

NIAMEY

SOIT-TRANSMIS

Analyse : Projet du contrat de louage de service de Monsieur …………… « pour approbation et signature » SIGNATURE

NOM / PRENOMS

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La fiche de transmission appelée aussi fiche d’accompagnement est un document interne de traitement du courrier. Elle permet aux supérieurs hiérarchiques d’imputer des dossiers, de donner des observations et autres instructions. Sa forme varie d’une administration à une autre.

4.3. LA FICHE DE TRANSMISSION

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EXEMPLE DE FICHE D’ACCOMPAGNEMENT

REPUBLIQUE DU NIGER CABINET DU PREMIER MINISTRE

HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION DE L’ETAT

*********************

BUREAU D’ORDRE

COURRIER ARRIVEE N°__________________________ Date : ______________________

FICHE D’ACCOMPAGNEMENT

IMPUTATION

M’en parler Etudes et Observations

Pour attribution Diffusion

Noter et retourner

OBSERVATIONS : SG

Date :______________

INSTRUCTIONS : HCME

Date :__________

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V. LES DOCUMENTS DE GESTION DU PERSONNEL

Les documents de gestion du personnel sont notamment, le certificat de prise de service, le certificat de cessation de service, le certificat de reprise de service, l’attestation de service régulier, le certificat d’assiduité, l’attestation de stage, le certificat de prise en charge, l’attestation de départ en stage, l’autorisation de conduire, l’attestation de mise à disposition, l’attestation d’affectation des matériels, la permission d’absence, le certificat de non jouissance.

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EXEMPLE D’UN CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE

REPUBLIQUE DU NIGER


SERVICES DU PREMIER MINISTRE ***************

HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION DE L'ETAT ****************


N° 018/2017/HCME/DAAF/2017

CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE

Je soussigné, Monsieur _______, Directeur des Affaires Administratives et Financières du Haut Commissariat à la Modernisation de l'Etat, certifie que Mademoiselle NOM/PRENOMS, titulaire du Diplôme d’Aptitude Professionnelle en Secrétariat Informatique de ISIEM de Niamey, a effectivement pris service le (Date)en qualité de Stagiaire pour une durée de deux (02) mois.

En foi de quoi, le présent certificat lui est délivré pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à ___________, le ________________

Signature NOM/PRENOMS

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EXEMPLE D’UN CERTIFICAT DE CESSATION DE SERVICE

REPUBLIQUE DU NIGER





N° 050/HCME/DAAF/2017

CERTIFICAT DE CESSATION DE SERVICE Je soussigné, Monsieur _______, Directeur des Affaires Administratives et Financières du Haut Commissariat à la Modernisation de l'Etat, certifie que Monsieur NOM/PRENOMS, Directeur Administratif, Mle ________________ bénéficiaire d’un congé administratif de soixante (60) jours suivant décision n° 009/HCME/DAAF du (Date), cesse le service le (date) jusqu’au (date) inclus pour la deuxième tranche de dix (10) jours.


Fait à ___________, le ________________


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EXEMPLE D’UN CERTIFICAT DE REPRISE DE SERVICE

REPUBLIQUE DU NIGER






CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE

Je soussigné, Monsieur _______, Directeur des Affaires Administratives et Financières du Haut Commissariat à la Modernisation de l'Etat, certifie que M. _____________, Directeur Administratif, Mle _______, bénéficiaire d’un congé administratif suivant décision n° 009/HCME/DAAF du (date), pour une sixième et dernière tranche de neuf (09) jours, a effectivement repris le service le (date). En foi de quoi, le présent certificat lui est délivré pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à ___________, le ________________


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EXEMPLE D’UNE ATTESTATION DE SERVICE REGULIER

REPUBLIQUE DU NIGER





N° ___________/HCME/DAAF/2017

ATTESTATION DE SERVICE REGULIER

Je soussigné, Monsieur _______, Directeur des Affaires Administratives et financières du Haut Commissariat à la Modernisation de l'Etat, atteste que M._____________, Directeur Administratif Mle ____________, nommé Directeur de formation et du renforcement des capacités par arrêté n°0260/PM/HCME du 16 octobre 2007, est effectivement en fonction à ce poste. En foi de quoi, le présent certificat lui est délivré pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à ___________, le ________________


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EXEMPLE D’UN CERTIFICAT D’ASSIDUITE

REPUBLIQUE DU NIGER


MINISTERE DES FINANCES ***************

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

N° 001/MF/DRH/2013

CERTIFICAT D’ASSIDUITE DE SERVICE Je soussigné, Monsieur _______, Directeur des Ressources Humaines du Ministère des Finances, certifie que Madame ___________, titulaire du Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en Secrétariat de Direction, mise à la disposition du Ministère des Finances par Décision n° 13/ MF/ DRH du 06 avril 2011, suivant l’Arrêté n° 00100/MESS/RS/SG/DGE/DES du 18 mars 2011, en qualité d’Appelée du Service Civique National, a effectivement accompli avec assiduité la période règlementaire de deux ans allant du _____________ au ________________. En foi de quoi, le présent certificat lui est délivré pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à ___________, le ________________


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EXEMPLE D’UNE ATTESTATION DE STAGE

REPUBLIQUE DU NIGER





N° _____________/HCME/DAAF/2017

ATTESTATION DE STAGE Je soussigné, Monsieur _______,Directeur des Affaires Administratives et Financières

du Haut Commissariat à la Modernisation de l'Etat, atteste que Madame___________, étudiante en quatrième année du Master Professionnel, option : Management des Ressources Humaines en Droit et Administration de l’Institut Privé des Hautes Etudes Commerciales (IPHEC) de Niamey, a effectivement accompli avec assiduité et discipline, le stage pratique de deux(02) mois, couvrant la période allant du ________au ___________inclus.

En foi de quoi, la présente attestation lui est délivrée pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à ___________, le ________________


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EXEMPLE D’UN CERTIFICAT DE PRISE EN CHARGE MEDICALE

REPUBLIQUE DU NIGER





N° 047/HCME/DAAF2017/

CERTIFICAT DE PRISE EN CHARGE MEDICALE Je soussigné, Monsieur ________, Directeur des Affaires Administratives et Financières du Haut Commissariat à la Modernisation de l'Etat, certifie que les frais d'hospitalisation, de consultations, et d'examens médicaux concernant Madame Nom/Prénoms, Chargée d’Enseignement, indice _____, Mle __________, en service au sein de ladite institution sont pris en charge par le Budget National à hauteur de 80 % conformément à l'article 11 du décret 96-456/PRN/MSP du 28 novembre 1996, portant régime des prestations fournies par les hôpitaux. Les 20 % restent à la charge de l'intéressée.


Fait à ___________, le ________________


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EXEMPLE D’UNE AUTORISATION DE CONDUIRE

REPUBLIQUE DU NIGER






AUTORISATION DE CONDUIRE UN VEHICULE ADMINISTRATIF M./Mme________________, Mle _____________, nommé Directeur des affaires administratives et financières du Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat, est autorisé à conduire le véhicule de marque ____________ immatriculé __________qui lui est affecté de façon permanente pour nécessités de service. En foi de quoi, lui est délivrée la présente autorisation de conduire pour servir et valoir ce que de droit.

Fait à ___________, le ________________


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EXEMPLE D’UNE ATTESTATION DE MISE A DISPOSITION

REPUBLIQUE DU NIGER






ATTESTATION DE MISE A DISPOSITION D’UN VEHICULE ADMINISTRATIF

Je soussigné, Monsieur _______, Secrétaire Général du Haut Commissariat à la

Modernisation de l’Etat, atteste qu’il est mis à la disposition de la Direction des Ressources Humaines, le véhicule de marque ------immatriculé -------de façon permanente pour nécessités de service.


Fait à ___________, le ________________

Le Secrétaire Général

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EXEMPLE D’UNE ATTESTATION D’AFFECTATION


************* SERVICES DU PREMIERMINISTRE

******** HAUT COMMISSARIAT A LA MODERNISATION DE L’ETAT

********* Direction des Affaires Administratives et Financières

ATTESTATION D’AFFECTATION D’UNE MOTO

Je soussigné, Monsieur _______, Directeur des Affaires Administratives et financières du Haut

Commissariat à la Modernisation de l’Etat, atteste avoir affecté à Monsieur ________, Chauffeur auxiliaire,

Mle _____, la moto immatriculée _____ de type : CG 125 Genre : KASEA numéro de châssis

__________.Source d’énergie: essence.

En foi de quoi, la présente attestation lui a été délivrée pour servir et valoir ce que de Droit.

Fait à__________, le __________

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EXEMPLE D’UNE PERMISSION D’ABSENCE

REPUBLIQUE DU NIGER






PERMISSION D'ABSENCE

Une permission d'absence pour la journée du lundi (date), est accordée à Madame __________, cadre principale de l’information, Mle_____, pour se rendre à………. Pour raisons de famille.

Fait à ___________, le ________________

Le Directeur des Affaires Administratives et Financières NOM/PRENOMS

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EXEMPLE D’UNE ATTESTATION DE NON JOUISSANCE

REPUBLIQUE DU NIGER





N° ______/HCME/DAAF/2013

ATTESTATION DE NON JOUISSANCE DE CONGE ADMINISTRATIF Je soussigné, Monsieur _______, Directeur des Affaires Administratives et Financières

du Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat, atteste que Monsieur Nom/Prénoms, Secrétaire de Direction, Mle…., bénéficiaire d’un congé administratif de (durée) par décision n° 008/HCME/DAAF du 18 septembre 2008, n’a pas joui de ce congé à ce jour.


Fait à ___________, le ________________


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VI. LES ACTES LEGISLATIFS

Relevant du pouvoir législatif, ils déterminent les dispositions générales relatives au fonctionnement des institutions, fixent les droits et devoirs de l’Etat, de l’Administration et des citoyens les uns envers les autres. Ils sont soumis à l’examen du Parlement accompagnés par un exposé des motifs, document par lequel l’initiateur des textes motive leur adoption.

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Acte législatif par excellence, la loi est délibérée et votée par l’Assemblée et rendue exécutoire par sa promulgation par le Président de la République.

La loi peut être à l’initiative du pouvoir législatif ou à celle du pouvoir exécutif. Lorsque la loi est initiée par le pouvoir législatif, on parle de proposition de loi.

Lorsqu’elle est initiée par le pouvoir exécutif on parle alors de projet de loi. Ce projet est transmis à l’Assemblée Nationale à l’aide d’un exposé des motifs.

6.1. LA LOI

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EXEMPLE D’UN EXPOSE DES MOTIFS


SERVICES DU PREMIER MINISTRE

EXPOSE DES MOTIFS

Projet de loi d’orientation relative à l’organisation et à l’administration du territoire de la République du Niger

La Constitution dispose en son article 127 que « l’Administration territoriale repose sur les principes de la décentralisation et de la déconcentration » et laisse au législateur le soin de créer les collectivités territoriales et de déterminer les principes fondamentaux de leur libre administration ainsi que leurs compétences et leurs ressources.

Telle que formulée, cette disposition pertinente de la Constitution mérite d’être mieux précisée dans le cadre d’une loi d’orientation qui déterminera de manière explicite, le contenu de ces deux principes fondamentaux et la dynamique générale qui sous- tend l’organisation et l’administration du territoire de la République au regard du nouveau contexte démocratique.

En effet, si la Loi 2001-23 du 10 août 2001 est intervenue pour créer les circonscriptions et les collectivités territoriales qui constituent les supports territoriaux de l’organisation administrative, le législateur a passé sous silence d’importants aspects liés à la cohérence générale de l’organisation mise en place, aux prérogatives des différents niveaux de gestion du développement et aux rapports que doivent entretenir les différents acteurs qui concourent désormais à l’administration territoriale.

Certes, la Loi 2002-012 du 11 juin 2002, pose dans ses dispositions le principe d’un contrôle a posteriori comme mode de tutelle de l’Etat sur les collectivités territoriales, mais il aurait fallu en amont de ces deux textes de base, qu’une loi d’orientation intervienne pour donner un contenu à l’article 127 de la Constitution et préciser l’organisation et l’administration territoriale de la République.

Dans le prolongement des dispositions constitutionnelles, le présent projet de loi d’orientation intervient pour combler les lacunes ainsi relevées et poser les principes encadrant l’organisation et l’administration territoriales ; Il reprend l’essentiel des dispositions pertinentes de la Loi 2001-023 et introduit de nouvelles autres. Ainsi, dans son contenu, il pose :

➢ le principe d’organisation du territoire de la République en circonscriptions administratives et en collectivités territoriales et reconnaît la présence des collectivités coutumières en tant qu’acteurs subsidiaires de l’administration territoriale ;

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➢ le principe général de co-administration du territoire à travers un partage de responsabilités entre l’Etat qui agit par le biais de son administration centrale et ses services déconcentrés, les collectivités territoriales auxquelles certaines compétences ont été transférées, et de manière subsidiaire les collectivités coutumières dont le rôle comme actrices de l’administration territoriale est reconnu par la loi ;

➢ le principe de la répartition des missions entre les administrations centrales et les services déconcentrés de l’Etat, en confiant aux premières les seules missions qui présentent un caractère national ou dont l’exécution, en vertu de la loi, ne peut être déléguée à un échelon territorial, et les autres, notamment celles qui intéressent les relations entre l’Etat et les collectivités territoriales, aux services déconcentrés sous l’autorité des représentants territoriaux de l’Etat.

Par rapport à l’organisation territoriale, le projet de loi introduit une innovation majeure en proposant la création d’une nouvelle catégorie de commune « la commune urbaine à statut particulier » pour tenir compte des difficultés de gestion que pose la formule actuelle de communauté urbaine telle que constatée sur le terrain. La commune urbaine à statut particulier portera le titre de « ville » et est organisée en arrondissements communaux dépourvus de personnalité morale qui reçoivent délégation de compétence et de moyens de l’organe central de la ville qui est seul dépositaire de l’autorité municipale, et titulaire directe des compétences transférées par l’Etat.

En tout état de cause, une loi interviendra pour déterminer le régime juridique de la coopération entre collectivités territoriales dont la communauté urbaine n’est qu’une formule parmi tant d’autres.

Comme autre innovation, le projet de loi prévoit des mesures conservatoires et de sauvegarde dont la détermination interviendra par voie réglementaire, relativement aux communes qui, au terme de deux (02) mandats consécutifs, n’ont ni été en mesure de respecter les obligations légales en matière d’investissement, ni fait face à leurs charges minimales de fonctionnement.

A travers cette disposition, l’objectif n’est pas seulement de sanctionner les communes les moins performantes ou moins «viables« mais plutôt de susciter chez les acteurs communaux et les citoyens en général un esprit d’initiative et de compétition d’une part, et d’autre part, l’expression d’un fort sentiment d’appartenance, toutes choses nécessaires pour une meilleure mobilisation autour de la construction des communes et de leur développement.

Dans ses dispositions finales, ce projet de loi d’orientation abroge la Loi 2001-023 du 10 août 2001 qui a elle-même abrogé la Loi 64-023 du 17 juillet 1964 et ses textes modificatifs subséquents. Le dispositif institutionnel et juridique issu de la Loi 2001- 023 restera néanmoins en vigueur jusqu’à l’expiration du mandat des organes délibérants et exécutifs actuels des communes.

Le projet de loi prévoit enfin l’adoption de plusieurs textes de portée législative et réglementaire dont la loi portant Code Général des Collectivités Territoriales et le Décret portant Charte de la Déconcentration qui viendront compléter l’ordonnancement juridique qu’il pose.

Telle est la substance du présent projet de loi d’orientation soumis à votre examen.

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Le Premier Ministre, Chef du Gouvernement

Nom/Prénoms

SCHEMA DE LA LOI

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Loi n°______/___________ du _____________________ Portant ________________

Vu la Constitution du 25 novembre 2010 ; Vu ______________________________

En cas de consultation obligatoire du Conseil d’Etat ou de la Cour Constitutionnelle : « Le Conseil d’Etat ou la Cour Constitutionnelle entendu (e) … » ;

Dans les autres cas, si le Conseil d’Etat ou la Cour Constitutionnelle a été consulté (e):

« Après avis du Conseil d’Etat ou de la Cour Constitutionnelle… » ;

En cas de consultation obligatoire du Conseil Economique, Social et Culturel ou du Conseil Supérieur de la Communication (CSC) :

« Après avis du Conseil d’Etat, de la Cour Constitutionnelle ou du CSC » Sur rapport du Ministre de _________________;

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Le Conseil des Ministres entendu ; L’Assemblée Nationale a adopté ;

Le Président de la République promulgue la Loi dont la teneur suit :

Article premier: ____________________________________________

Article 2: sont abrogées toutes dispositions antérieures contraires à la présente Loi, notamment_________________________________________________

Article 3: la présente Loi sera exécutée comme Loi de l’Etat et publiée au Journal Officiel de la République du Niger.

Fait à ________, le ________

Signé: Le Président de la République

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EXEMPLE D’UNE LOI MODIFICATIVE

REPUBLIQUEDUNIGER


Loi n°2012-023 du 17 avril 2012 Modifiant la Loi n° 2011-21 du 08 août 2011, déterminant la classification des emplois supérieurs de l’Etat et fixant les conditions de nomination de leurs titulaires.

Vu la Constitution du 25 novembre 2010; Vu la Loi n° 2011-20 du 08 août 2011 déterminant l’organisation générale de

l’Administration Civile de l’Etat et fixant ses missions; Vu la Loi n° 2011-21 du 08 août 2011 déterminant la classification des emplois

supérieurs de l’Etat et fixant les conditions de nomination de leurs titulaires;

L’ASSEMBLEE NATIONALE A DELIBERE ET ADOPTE ; LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE PROMULGUE LA LOI DONT LA TENEUR SUIT : Article premier: l’Article premier de la Loi n° 2011-21 du 08 août 2011 susvisée est modifié ainsi qu’il suit : Article premier (nouveau) : la présente loi détermine la classification des emplois supérieurs de l’Etat ainsi que les conditions de nomination de leurs titulaires. Par emplois supérieurs de l’Etat, il faut entendre les emplois de conception, de direction, de coordination, de contrôle, de suivi et d’encadrement qui sont pourvus en Conseil des Ministres. Nul ne peut cumuler plus d’un emploi supérieur de l’Etat Sauf cas exceptionnel, aucun agent public ayant atteint l’âge limite de la retraite ne peut être nommé à un emploi supérieur technique de l’Etat.

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Article 2 : la présente Loi qui abroge toutes dispositions antérieures contraires sera publiée au Journal Officiel de la République du Niger et exécutée comme Loi de l’Etat.

Fait à ________, le ________ Signé : Le Président de la République

Nom et Prénoms Le Premier Ministre

Nom et Prénoms

La Ministre de la Fonction Publique et du Travail

Nom et Prénoms Pour ampliation : Le Secrétaire Général du Gouvernement

Nom et Prénoms

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C’est un acte législatif pris par le Chef de l’Etat dans l’une des situations suivantes :

➢ le Parlement, dans un régime constitutionnel normal, peut, par une loi d’habilitation, déléguer au Gouvernement son pouvoir de légiférer dans certaines circonstances et pour un temps bien limité. Les ordonnances prises dans ces conditions sont obligatoirement soumises au contrôle a posteriori du Parlement dans les délais prévus par la loi d’habilitation ;

➢ dans un régime d’exception, la Constitution étant suspendue et le Parlement dissout,

les nouvelles Autorités légifèrent alors par voie d’ordonnances en attendant la mise en place des nouvelles Institutions.

6.2. L’ORDONNANCE

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SCHEMA D’UNE ORDONNANCE

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Ordonnance n°_________________ du ___________________________ Portant modification de la Loi ou de l’Ordonnance n° _____/_________ du __________________.

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE,

Ou LE PRESIDENT DU CONSEIL MILITAIRE SUPREME, CHEF DE L’ETAT

Vu la Constitution du 25 novembre 2010 ; Vu _______________________________;

Vu la Loi ou l’Ordonnance n° _______ du _______ portant _______ (loi ou ordonnance à modifier) ; En cas de consultation obligatoire du Conseil d’Etat ou de la Cour Constitutionnelle : Le Conseil d’Etat ou de la Cour Constitutionnelle entendu (e) ; Dans les autres cas, si le Conseil d’Etat ou la Cour Constitutionnelle a été consulté(e)

Après avis du Conseil d’Etat ou de la Cour Constitutionnelle;

En cas de consultation obligatoire du Conseil Economique, Social et Culturel ou du Conseil Supérieur de la Communication :

Après avis du Conseil Economique, Social et Culturel ou du Conseil Supérieur de la Communication ;

Sur rapport du Ministre de___________________________.

Le conseil des ministres entendu ;

ORDONNE :

Article premier: les articles 2 et 8 de la Loi ou de l’Ordonnance n° ______ du _____ portant _________________ sont modifiés ainsi qu’il suit : Article 2 (nouveau) __________________________________________. Article 8 (nouveau) ______________________________________.

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Article 2: il est créé après l’article 9 de la Loi ou de l’Ordonnance susvisée un article 9 bis libellé ainsi qu’il suit : Article 9(bis) : _____________________________________________ Lorsque plusieurs articles sont créés, leur numérotation peut être faite comme suit : article 9-1 ; article 9-2, article 9-3 ; article 9-4…. Article 9-11 Article 3: sont abrogées toutes dispositions antérieures contraires à la présente Ordonnance ; Article 4: la présente Ordonnance sera publiée au Journal Officiel de la République du Niger et exécutée comme loi de l’Etat.

Fait à ________, le ________ Signé : Le Président de la République

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EXEMPLE D’UNE ORDONNANCE

REPUBLIQUEDUNIGER


Ordonnance n°2010-001 du 22 février 2010 Portant organisation des pouvoirs publics pendant la période de transition.

LE PRESIDENT DU CONSEIL SUPREMEPOUR LA RESTAURATION DE LA DEMOCRATIE Vu la proclamation du Conseil Suprême pour la Restauration de la Démocratie (CSRD) en date

du 18 février 2010;

Le Conseil Suprême pour la Restauration de la Démocratie entendu ;

ORDONNE :

TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES Article premier: l’Etat du Niger est une République. Il réaffirme son attachement aux principes de l’Etat de droit et de la démocratie pluraliste. Conscient de sa responsabilité devant le peuple nigérien, le Conseil Suprême pour la Restauration de la Démocratie assure la préservation de l’Unité Nationale et la cohésion sociale. Il assure à tous l’égalité devant la loi, sans distinction de sexe, d’origine sociale, raciale, ethnique ou religieuse. Il garantit, en outre, les droits et libertés de la personne humaine et du citoyen tels que définis par la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme de 1948 et la Charte Africaine des Droits de l’Homme et des Peuples de 1981. Il garantit la restauration du processus démocratique engagé par le peuple nigérien. Les droits et les devoirs susvisés s’exercent dans le cadre des lois et règlements en vigueur. Article 2: l’Etat du Niger est et demeure lié par les Traités et Accords Internationaux antérieurement souscrits et régulièrement ratifiés.

TITRE II : DU CONSEIL SUPREME POUR LA RESTAURATION DE LA DEMOCRATIE Article 3 : le Conseil Suprême pour la Restauration de la Démocratie (CSRD) est l’instance suprême de conception et d’orientation de la politique de la Nation. Il est dirigé par un Président qui exerce les fonctions de Chef de l’Etat, Chef du Gouvernement. Article 4 : ____________________________________________________________ Article 5 : __________________________________________________________ Article :___________________________________________________________

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Article 18 : la présente Ordonnance qui a valeur constitutionnelle pourra, en tant que de besoin, être complétée par d’autres Ordonnances. Des Décrets pris en Conseil des Ministres préciseront, en tant que de besoin, les modalités d’application de la présente Ordonnance. Article 19 : la présente Ordonnance sera publiée au Journal Officiel de la République du Niger selon la procédure d’urgence et exécutée comme Loi de l’Etat.

Fait à Niamey, le ……..

Le Président du Conseil Suprême pour la Restauration de la Démocratie


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VII. LES ACTES ADMINISTRATIFS

En matière de droit administratif, la notion d’acte désigne une manifestation de volonté qui crée ou modifie une situation juridique. On distingue principalement les actes administratifs unilatéraux et les actes administratifs bilatéraux.

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7.1. Les actes administratifs unilatéraux

Ces actes sont ceux, de portée générale ou individuelle, du ressort du pouvoir exécutif. Il s’agit :

➢ du Décret; ➢ de l’Arrêté; ➢ de la Décision.

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C’est l’acte réglementaire du niveau le plus élevé. Il est signé par le Chef de l’Etat et/ou le Chef du Gouvernement dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

7.1.1. LE DECRET

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SCHEMA D’UN DECRET

REPUBLIQUE DU NIGER


Décret n°________/__________ du _____________________ Portant modification du Décret n° ____ du ___________ Portant

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE, Vu la Constitution du 25 novembre 2010; Vu le Décret n° _______/______ du __________, portant (décret à modifier) (En cas de consultation obligatoire du Conseil d’Etat ou de la Cour Constitutionnelle) : « Le Conseil d’Etat ou la Cour Constitutionnelle entendu (e) ………………. » ; Dans les autres cas, si le Conseil d’Etat ou la Cour Constitutionnelle a été consulté (e) :_______________________________ « Après avis du Conseil d’Etat ou de la Cour Constitutionnelle » ; (En cas de consultation obligatoire du Conseil Economique, Social et Culturel ou du Conseil Supérieur de la Communication) « Après avis du Conseil Economique, Social et Culturel »…. ou du Conseil Supérieur de la Communication ; Sur rapport du Ministre___________________ (s’il s’agit d’un texte) ; Sur proposition du Ministre __________ (s’il s’agit d’une nomination);

LE CONSEIL DES MINISTRES ENTENDU ;

DECRETE Article premier: Les articles 2 et 8 du Décret n° _________ du ___________, portant _____________________________ sont modifiés ainsi qu’il suit: Article 2(nouveau) __________________________________________. Article 8(nouveau) __________________________________________.

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Article 2: il est créé après l’article 9 du décret susvisé un article 9 bis libellé ainsi qu’il suit: Article 9 (bis) : _______________________________________________. (Lorsque plusieurs articles sont créés, leur numérotation peut être faite comme suit : article 9-1, article 9-2, article 9-3, article 9-4 __________________article 9-11). Article 3: sont abrogées toutes dispositions antérieures contraires au présent décret ; Article 4: le Ministre de ___________ est chargé de l’exécution du présent Décret qui sera publié au Journal Officiel de la République du Niger.

Fait à _________, le ______________ Signé: Le Président de la République

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EXEMPLE D’UN DECRET

BLIQUEDUNIGER Fraternité-Travail-Progrès

PRESIDENCE DELAREPUBLIQUE

MINISTERE DEL’ENERGIE

Décret n°2017-796/PRN/ME du 06 octobre 2017 Portant approbation de la Méthodologie Tarifaire et de la Structure des tarifs applicables aux usagers finaux du service public de l’Energie Electrique fournie par la Société Nigérienne d’Electricité (NIGELEC).


Vula Constitution du 25 novembre 2010; Vula Loi n° 2015-58 du 02 décembre 2015, portant création, missions et fonctionnement d’une Autorité de Régulation du secteur de l’Energie (ARSE); Vula Loi n° 2016-05 du 17 mai 2016 portant code de l’électricité; Vule Décret n° 2016-161/RN du 02 avril 2016, portant nomination du Premier Ministre, Chef du Gouvernement; Vu le Décret n° 2016-511/PRN/ME/P du 16 septembre 2016, portant attributions, organisation et fonctionnement de l’Autorité de Régulation du Secteur de l’Energie (ARSE) ; Vule Décret n° 2016-513/PRN/ME/P du 16 septembre 2016, déterminant les Règles tarifaires applicables au sous-secteur de l’électricité; Vule Décret n° 2016-572/PRN du 19 octobre 2016, portant remaniement des membres du Gouvernement, modifié par le Décret n° 2016-622/PRN du 14 novembre 2016 et le Décret n° 2017-289/PRN du 18 avril 2917; Vule Décret n° 2016-623.PRN du 14 novembre 2016, portant organisation du Gouvernement et fixant les attributions des Ministres d’Etat, des Ministres et des Ministres Délégués ; Vule Décret n° 2016-624/PM du 14 novembre 2016, précisant les attributions des membres du Gouvernement; Vule Décret n° 2017-101/PRN/ME du 17 février 2017, portant organisation du Ministère de l’Energie ; Sur rapport de la Ministre de l’Energie.

REPUBLIQUEDUNIGER Fraternité-Travail-Progrès

Décret n°2017-796/PRN/ME du 06 octobre 2017

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PRESIDENCE DELAREPUBLIQUE

MINISTERE DEL’ENERGIE

Portant approbation de la Méthodologie Tarifaire et de la Structure des tarifs applicables aux usagers finaux du service public de l’Energie Electrique fournie par la Société Nigérienne d’Electricité (NIGELEC).


Vu la Constitution du 25 novembre 2010; Vu la Loi n° 2015-58 du 02 décembre 2015, portant création, missions et fonctionnement d’une Autorité de Régulation du secteur de l’Energie (ARSE); Vu la Loi n° 2016-05 du 17 mai 2016 portant code de l’électricité; Vu le Décret n° 2016-161/RN du 02 avril 2016, portant nomination du Premier Ministre, Chef du Gouvernement; Vu le Décret n° 2016-511/PRN/ME/P du 16 septembre 2016, portant attributions, organisation et fonctionnement de l’Autorité de Régulation du Secteur de l’Energie (ARSE) ; Vu le Décret n° 2016-513/PRN/ME/P du 16 septembre 2016, déterminant les Règles tarifaires applicables au sous-secteur de l’électricité; Vu le Décret n° 2016-572/PRN du 19 octobre 2016, portant remaniement des membres du Gouvernement, modifié par le Décret n° 2016-622/PRN du 14 novembre 2016 et le Décret n° 2017-289/PRN du 18 avril 2917; Vu le Décret n° 2016-623.PRN du 14 novembre 2016, portant organisation du Gouvernement et fixant les attributions des Ministres d’Etat, des Ministres et des Ministres Délégués ; Vu le Décret n° 2016-624/PM du 14 novembre 2016, précisant les attributions des membres du Gouvernement; Vu le Décret n° 2017-101/PRN/ME du 17 février 2017, portant organisation du Ministère de l’Energie ; Sur rapport du Ministre de l’Energie ;

Le Conseil des Ministres entendu

DECRETE :

Article premier: sont approuvées, telles qu’annexées au présent Décret, la méthodologie tarifaire et la structure des tarifs applicables aux usagers finaux du service public de l’énergie électrique fournie par la Société Nigérienne d’Electricité (NIGELEC).

Article 2: la période tarifaire pour la méthodologie et la structure ainsi approuvées est de cinq (O5) ans avec deux phases d’ajustement : 2018-2020 et 2021-2022.

Article 3 : la méthodologie tarifaire et la structure des tarifs sont applicables à compter du 1er janvier 2018.

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Article 4: sont abrogées toutes dispositions antérieures contraires au présent Décret, notamment celles du Décret n° 2012-246/PRN/ME/P du 30 mai 2012, portant révision des tarifs d’électricité de la Société Nigérienne d’Electricité (NIGELEC).

Article 5: la Ministre de l’Energie est chargée de l’application du présent Décret qui sera publié au Journal Officiel de la République du Niger.

Fait à Niamey, le …… Signé : Le Président de la République

Nom et Prénoms Le Premier Ministre

Nom et Prénoms

La Ministre de l’Energie


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C’est l’acte le plus important pouvant être signé par l’autorité administrative : Membre du Gouvernement, Gouverneur, Préfet, Maire, Recteur d’Université, etc.

7.1.2. L’ARRETE

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EXEMPLE D’UN ARRETE


SERVICES DUPREMIERMINISTRE HAUT COMMISSARIAT A LA

MODERNISATION DE L’ETAT

Arrêté n°00217/PM/HCME du 05 septembre 2017 Portant nomination du Directeur des Affaires Administratives et Financières au Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat.

VISA : le Contrôleur financier

LE PREMIER MINISTRE, CHEF DU GOUVERNEMENT Vu la Constitution du 25 novembre 2010; Vu la Loi n° 2011-20 du 08 août 2011, déterminant l’Organisation Générale de l’Administration Civile de l’Etat et fixant ses missions;

Vu la Loi n° 2011-21 du 08 août 2011 déterminant la classification des emplois supérieurs de l’Etat et les conditions de nomination de leurs titulaires;

Vu le Décret n° 2005-361/PRN/PM du 30 décembre 2005, portant création d’un Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat et déterminant les attributions du Haut Commissaire;

Vu le Décret n° 2005-362/PRN/PM du 30 décembre 2005, portant organisation du Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat;

Vu le Décret n° 2010-585/PCSRD/PM du 29 juillet 2010, portant nomination du Haut Commissaire à la Modernisation de l’Etat;

Vu le Décret n° 2011-050/PRN/PM du 18 mai 2011 portant organisation et attributions des services du Premier Ministre ; Sur proposition du Haut Commissaire à la Modernisation de l’Etat

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Article premier: Nom et Prénoms, Mle __________, est nommé Directeur des Affaires Administratives et Financières au Haut Commissariat à la Modernisation de l’Etat. Article 2 : l’intéressé bénéficie des indemnités et avantages de Conseiller Technique de Ministre. Article 3 : le présent Arrêté abroge l’Arrêté n° 00185/PM/HCME du 31 août 2011 et sera publié au Journal Officiel de la République du Niger.

Fait à Niamey, le …… Signé : Le Premier Ministre

Nom et Prénoms Pour ampliation

Le Directeur de Cabinet

Nom et Prénoms

Ampliations: PRN ......................................................... 1 Cab/PM ................................................... 1 SGG/JO ................................................... 1 ME/F/Solde .............................................. 1 Dossier personnel… ................................ 1 Intéressé .................................................. 1 Archives/PM ............................................ 1 HCME ...................................................... 2 MEF/Trésor… .......................................... 2 INT………………………………………………….. 1

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Elle est généralement employée pour prendre des mesures d’exécution : réorganisation de services, mesures individuelles ou collectives concernant le personnel administratif, chaque fois que le niveau du poste n’exige pas de prendre un arrêté ou un décret, la signature d’une décision est du ressort des membres du Gouvernement ou des autorités secondaires (Gouverneurs, Préfets, Maires et Responsables d’établissements publics).

7.1.3. LA DECISION

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EXEMPLE D’UNE DECISION

REPUBLIQUE DU NIGER


MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DU TRAVAIL

Décision n° 87-16/MFP/T/ENA du 21 juillet 1987 Portant nomination de Nom et Prénoms en qualité de Professeur Principal, responsable des sections de secrétariat et de dactylographie.

(REGULARISATION)

LE DIRECTEUR DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION

Vu l’Ordonnance n° 78-06 du 30 mars 1978 portant réorganisation de l’Ecole Nationale

d’Administration ;

Vu le Décret n° 78-35/PCMS/MFP/T du 4 mai 1978 déterminant les modalités d’application de l’Ordonnance n° 78-06 du 10 mars 1978 portant réorganisation de l’Ecole Nationale d’Administration;

Vu le Décret n° 78-41/PCMS/MF du 11 mai 1978 fixant les règles générales de gestion financière et de comptabilité de l’Ecole Nationale d’Administration ;

Vu l’Arrêté n° 422/MFP/T du 5 mai 1980 portant création des départements pédagogiques à l’Ecole Nationale d’Administration ;

Vu la Décision n° 79-013/ENA/D du 23 janvier 1979 définissant les attributions du professeur principal responsable des sections de secrétariat ;

Vu la Décision n° 82-033/ENA/D du 27 octobre 1982 fixant le taux des indemnités allouées au Secrétaire Général et au Responsable des sections de secrétariat et de dactylographie de l’ENA ;

D E C I D E Article premier: Nom et Prénoms, Chargé d’Enseignements, est nommée professeur principal responsable des sections de secrétariat et de dactylographie, en remplacement de Nom et Prénoms.

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L’intéressé(e) percevra à ce titre les indemnités de responsabilité prévues par les textes en vigueur. Article 2: La présente Décision sera diffusée et communiquée partout où besoin sera.

Nom et Prénoms

Ampliations : MFP/T ...................................................... 1 Président CA/ENA……… 1 V-Prés.CA/ENA… .................................... 1 DGTC…………………………. 1 ENA… ...................................................... 3 Chrono ..................................................... 1 Direction ................................................... 1 Service Financier… .................................. 3 Direction des Etudes……………………..… 1 Secrétaire Général…………………………… 1 Sections Secrétariat… .............................. 1 Dossiers personnels……………………..…. 2 Intéressés… ............................................. 2 Prof. Principaux ........................................ 7

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Chaque acte réglementaire, quel que soit son niveau, doit comporter les mentions suivantes :

➢ le timbre du service émetteur; ➢ le visa du Ministre des Finances en cas d’incidence financière ;

➢ le titre de l’acte, suivi du numéro d’ordre, de la date de signature et de l’objet;

➢ la formule décisoire constituée de la qualité de l’autorité signataire, des visas (documents de référence) et du verbe correspondant à la qualification de l’acte;

➢ le dispositif : ensemble des articles dont le dernier désigne le fonctionnaire chargé de l’application de l’acte et les modalités de diffusion.

Dans leurs formes, ils se présentent de la même façon, seul l’intitulé change selon le cas.

8.1. Les actes administratifs bilatéraux

Dans les catégories d’actes administratifs, on distingue à côté des actes administratifs unilatéraux émanant de la seule volonté de l’administration, les actes administratifs bilatéraux.

8.2.1. Définition de l’acte administratif bilatéral

L’acte administratif bilatéral est une manifestation de volonté qui suppose l’accord de deux (2) parties. Il peut être l’émanation de deux personnes publiques ou seulement de l’une d’entre elles. Cette manifestation de volonté se matérialise à travers un document administratif qui peut prendre le nom de contrat ou de convention.

8.2.2. Les différents types d’actes administratifs bilatéraux

Les actes administratifs bilatéraux sont classés dans deux grands groupes à savoir :

- Les contrats de marchés publics qui relèvent des contrats onéreux, visant à acheter des fournitures, de recourir à des prestations de services et de faire réaliser des travaux. Exemple : contrat de marché public pour la construction d’une case de santé ;

- Contrat de travail : Le contrat de travail est une « convention par laquelle une personne physique, le salarié, s'engage à mettre son activité à la disposition d'une autre personne physique ou morale, l'employeur, sous la subordination de laquelle elle se place, moyennant une rémunération. » Exemple : Le contractuel de la fonction publique ;

- Les contrats de délégation de services publics qui consistent à confier à une personne publique ou privée la gestion d’un service public. Exemple : contrat de délégation de service public pour la gestion du marché wadata à Niamey.

La rédaction de ces différents types de contrats est subordonnée aux clauses qui seront acceptées par les parties prenantes.

7.1.4. MENTIONS DES ACTES REGLEMENTAIRES

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CONCLUSION

Le but de ce guide pratique se situe à deux niveaux. Le premier niveau concerne l’harmonisation du langage et des outils administratifs et le second niveau vise la satisfaction de l’offre des services publics aux usagers. En mettant à la disposition des services de l’Etat cet outil, l’enjeu est d’améliorer les performances de l’administration publique. Ce présent guide est susceptible de mise à jour sur la base de l’évolution des pratiques administratives, incluant les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).

GUIDE PRATIQUE DE GESTION DE L’ADMINISTRATION PUBLIQUE

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