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GUIDE POUR SIMPLIFIER ET ACCÉLÉRER LA DIFFUSION DE VOTRE COMMUNIQUÉ SUR LE FIL DE PRESSE

Guide pour simplifier et accélérer la diffusion de votre communiqué sur le fil de presse 2

Les étapes initiales de la création et de la diffusion d’un bon communiqué de presse sont d’identifier votre public cible, de définir vos objectifs et d’établir votre budget. Tout d’abord, assurez-vous d’être prêt à répondre aux trois questions suivantes :

Quel est le public cible?Votre communiqué de presse est-il destiné aux médias, aux consommateurs, aux analystes ou aux investisseurs? La plupart des services de presse disposent de listes de diffusion ciblées qui peuvent vous aider à joindre le public qui est le plus important pour vos nouvelles ou votre marque. Rédigez votre message en fonction des objectifs et des intérêts de votre public cible.

Quels sont vos objectifs de communication?Votre équipe des relations publiques ou du marketing a-t-elle pour objectif de faire augmenter la connaissance de la marque, la couverture médiatique, l’achalandage sur le site Web ou un autre objectif? En d’autres mots, que voulez-vous que votre public fasse de cette nouvelle?

Combien êtes-vous prêt à dépenser?Vous devrez établir votre budget pour la diffusion, y compris les options, comme l’ajout de photos et de vidéos.

Du titre aux coordonnées, les communiqués de presse doivent comporter certains éléments essentiels pour être prêts à être diffusés. Toutefois, afin de capter l’attention en ligne et d’augmenter les occasions de médias acquis, vous devez également employer le format et les composantes numériques appropriés. Pour vous aider à diffuser votre nouvelle et à augmenter les répercussions sur le public, voici quelques lignes directrices à suivre au fur et à mesure que vous rédigerez votre prochain communiqué de presse.

CRÉEZ LE COMMUNIQUÉ PARFAIT

Attirez l’attention de vos lecteurs avec un titre accrocheur

• Respectez le style des communiqués de presse : il s’agit de la norme privilégiée pour la diffusion de communiqués qui est expressément exigée par les journalistes selon le Rapport 2017 de Cision sur la situation des médias.

• Pensez à inclure le nom de votre entreprise à des fins de référencement naturel et d’attribution claire.

• Rédigez des titres de 100 caractères ou moins pour optimiser le partage sur les médias sociaux.

• Écrivez votre communiqué de presse en utilisant des expressions naturelles pour favoriser la recherche en ligne.

• Ne répétez jamais un titre utilisé antérieurement, car les moteurs de recherche marqueront le document comme contenant du contenu identique et le relégueront à la fin des résultats de recherche.

• Ajoutez la date, l’adresse de votre bureau et le lieu de diffusion de la nouvelle. Assurez-vous d’indiquer la ville et la province ou l’état dans votre communiqué de presse.

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Qualité du contenuLa définition de « digne d’être publié » s’est élargie en cette ère de moteurs de recherche où les communiqués de presse ne sont plus seulement lus par des journalistes ou rédigés à leur intention. Toutefois, les services de fil de presse réputés évaluent encore les communiqués de presse pour s’assurer de la qualité du contenu avant la diffusion. En général, le contenu utile, bien rédigé et qui interpelle un public cible sera repéré par les moteurs de recherche et partagé par les internautes.

Captez l’attention avec votre accrocheLes moteurs de recherche révèlent à quel point vos renseignements doivent être concis. Vous disposez du titre, du sous-titre et d’une portion du premier paragraphe pour convaincre les lecteurs de consacrer du temps à lire votre nouvelle. Votre premier paragraphe doit répondre rapidement à cinq questions fondamentales : qui, quoi, quand, où et pourquoi. Il doit comprendre le nom de l’entreprise et son symbole boursier. Par exemple : « Aujourd’hui, la société XYZ (TSX : XYZ) a annoncé… »

Étoffez le corps du texteUne fois que vous avez l’attention de vos lecteurs, commencez à donner des détails. Gardez à l’esprit que Google récompense la substance : les communiqués de presse de 300 mots ou plus se classent en premier dans les résultats de recherche, comme ceux écrits en langage naturel. Évitez les mots-clés et le jargon. Privilégiez plutôt des phrases courtes et ayez recours à des listes à puces pour organiser le texte de façon visuellement attrayante.

Démarquez-vous grâce aux éléments multimédiasLes éléments audio et visuels comme la narration visuelle et le partage sur les médias sociaux favorisent l’engagement du public. Les communiqués de presse contenant des photos sont consultés 1,4 fois plus souvent que ceux qui ne contiennent que du texte, et les communiqués de presse contenant des vidéos sont consultés 2,8 fois plus souvent que ceux qui ne contiennent que du texte. Voici quelques conseils à prendre en compte lors de la création ou de l’ajout d’éléments multimédias :

Photos : Les photographies et les graphiques sont probablement la façon la plus facile de donner vie à votre histoire. Voici quelques conseils pour les images :

• Fournissez des images de la plus haute résolutionpossible afin de permettre aux journalistes et à votrepublic de les redimensionner pour les diffuser surdifférents canaux.

• Les éléments multimédias doivent vous appartenir ouêtre gratuits, sinon vous devez être autorisé à lesutiliser. Avant de soumettre un élément multimédia quine vous appartient pas, veuillez lire la section « Puis-jeutiliser cette photo? » Les trois règles pour vousassurer que votre blogue respecte les droits d’auteur.(en anglais)

Vidéos, incluant YouTube : Il n’est pas nécessaire d’embaucher un expert en production de vidéos dans votre équipe de marketing et communications pour utiliser des vidéos (l’équipe de CNW Créativité est là si vous avez besoin de l’aide de professionnels). Voici quelques conseils pour vous lancer :

• Soyez bref et précis : De façon générale, la durée idéaled’une vidéo est de 60 secondes ou moins. Créez desvidéos courtes et concises. Selon Ad Age, vous perdez33 % de spectateurs à 30 secondes, 45 % à 1 minute et60 % à 2 minutes.

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• Assurez-vous que votre message cible votre public. Lavidéo peut être un excellent véhicule et format decommunication pour tous les publics. Mais avant detourner, assurez-vous de bien connaître les gens à quivous vous adressez et d’avoir une idée claire dumessage que vous souhaitez communiquer.L’élaboration d’un script ou même d’un scénario àl’avance peut aider à garantir que votre message seratransmis comme vous le voulez. La seule exception àcette règle sont les événements en direct durantlesquels vous souhaitez documenter ce qui se passe entemps réel.

Établissez votre leadership éclairé à l’aide de citationsLes journalistes sont généralement pressés et n’ont pas toujours le temps de chercher une citation unique. Aidez-les en incluant des citations de votre porte-parole qu’ils pourront inclure ou auxquelles ils pourront faire référencedans leur couverture. Assurez-vous que vos citations donnent l’impression de provenir d’une conversation et utilisez des mots que votre porte-paroleutiliserait à voix haute. Vous souhaitez être repris par plusieurs médias? Transformez votre citation en vidéo ou en clip sonore pouvant être partagé sur les plateformes sociales.

Ajoutez un appel à l’actionVous souhaitez que les lecteurs consultent votre blogue d’entreprise, téléchargent un livre électronique ou republient un élément d’infographie? Un appel à l’action puissant guidera les lecteurs vers une action plutôt qu’une autre. Concentrez-vous sur un seul appel à l’action pour ne pas semer la confusion chez le lecteur et mettre l’accent sur les résultats. Insérez l’appel à l’action au début du communiqué de presse, idéalement dans le premier ou le deuxième paragraphe.

Utilisez les hyperliens intelligemmentL’équipe des Services de contenu des clients conseille d’insérer trois liens par 1 000 mots, sans compter les liens dans le paragraphe passe-partoutet les coordonnées. S’il y a trop de liens, les moteurs de recherche pourraient signaler votre nouvelle comme étant du courrier indésirable. Vos liens doivent être liés au contenu de votre communiqué de presse. Si vous souhaitez que les utilisateurs accèdent à la page des investisseurs, ne les dirigez pas vers votre page d’accueil. Si des renseignements doivent être mentionnés, mais que vous n’avez pas suffisamment d’espace pour insérer un lien, ajoutez-les dans une note en bas de page. De plus, utilisez ces liens pour effectuer le suivi des engagements et déterminer l’incidence de votre communiqué de presse sur vos revenus.

Ajoutez un paragraphe passe-partoutTerminez chaque communiqué de presse par un paragraphe passe-partout standard sur votre entreprise. Soyez concis, évitez le jargon technique et les acronymes, et insérez des liens vers votre site Web ou vos comptes de réseaux sociaux pour générer du trafic.

Ajoutez le nom de la personne-ressource des médiasLa personne-ressource doit être un porte-parole digne de foi de votre entreprise qui est disponible pour répondre aux demandes des médias. Indiquez son numéro de téléphone, son adresse électronique et ses pseudonymes sur les médias sociaux pour que les journalistes et les influenceurs puissent communiquer avec elle de diverses façons.

Songez à la traduction ou à la localisationSi votre organisation ou le contenu de votre communiqué de presse s’adresse à un auditoire international, la traduction ou la localisation est une excellente occasion de vous distinguer de la concurrence. Au besoin, pensez à adapter votre message pour chaque marché que vous souhaitez joindre et à traduire votre message pour entrer en contact avec votre public en d’autres langues, même à l’intérieur du Canada ou des États-Unis. Le temps requis pour la traduction de votre communiqué de presse dépendra de sa longueur, et Cision sera ravi de vous assister avec cette demande.

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Maintenant que vous avez rassemblé et modifié tous les renseignements requis pour votre communiqué de presse, il est temps de contacter CNW. Gagnez du temps en soumettant votre communiqué de presse sur le Portail des membres qui vous demandera tous les renseignements requis pour le projet. En soumettant votre communiqué de presse sur notre portail en ligne plutôt qu’en l’envoyant par courriel dans un dossier de presse, cela réduira certaines étapes manuelles qui sont effectuées en arrière-scène et nous permettra de vous aider à respecter vos échéanciers plus facilement.

Révision par des expertsVoici une liste de toutes les activités effectuées par notre équipe des Services de contenu des clients pour que votre communiqué de presse soit prêt à être diffusé :

Correction d’épreuves• Fautes d’orthographe, erreurs de grammaire... Nous

avons tout vu. Votre communiqué de presse estpeut-être passé par plusieurs étapes de révision,mais une paire d’yeux supplémentaires de notreéquipe éditoriale n’est jamais de trop.

• L’uniformité est la clé. Nous passons en revue deséléments comme les acronymes, les noms despersonnes et des lieux pour garantir qu’ils sontépelés correctement et uniformément tout au longdu communiqué de presse.

Consultation• Notre équipe met à profit son expérience en vous

faisant part de ce qui fonctionne et de ce qui pourraitêtre amélioré, et de la façon dont votre communiquéde presse pourrait être optimisé pour qu’il permetteà votre entreprise d’atteindre ses objectifs.

• Nous vous faisons part de conseils et desuggestions pour que votre communiqué de pressese démarque et ait un impact. Faites appel à nosservices de consultation en matière deréférencement ou demandez-nous conseil sur toutautre sujet pour améliorer vos occasions decouverture dans les médias acquis.

Formatage• Vos communiqués de presse en format Word sont

convertis en format HTML optimisé pour le Web afinde faciliter leur diffusion en ligne et dans les médias.Cette étape assure que votre contenu sera présentécomme vous le voulez sur les différents sites.

• Si votre communiqué de presse contient deséléments comme des tableaux ou des élémentsmultimédias, des heures de travail supplémentairesseront requises pour formater ces composantespour que votre contenu soit lisible.

FAITES PARVENIR VOTRE COMMUNIQUÉ DE PRESSE À DES EXPERTS

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En utilisant un service de diffusion de confiance comme CNW, vous êtes assurés que votre communiqué de presse sera acheminé non seulement aux journalistes pour augmenter vos occasions de médias acquis, mais aussi qu’il sera également publié sur des sites de confiance afin d’améliorer vos chances d’être découvert en ligne.

Toutefois, votre travail n’est pas encore terminé. Maintenant que vous avez diffusé votre communiqué de presse, vous devriez le partager sur les médias sociaux afin d’augmenter les chances que votre public et vos influenceurs le voient et le partagent.

Vous aurez besoin de tactiques et de stratégies hors pair pour favoriser l’engagement et mettre à profit les médias sociaux.

Découvrez à quel moment votre public est le plus actif et partage le plus votre contenuLes heures de pointe diffèrent sur chaque plateforme de média social et chaque groupe d’utilisateurs peut utiliser les médias sociaux à des moments différents. Testez vos publications à différents moments de la journée pour voir lesquelles suscitent le plus l’engagement et pour déterminer à quel moment votre public est le plus actif. En plus d’adapter votre contenu pour chaque plateforme, vous devrez aussi déterminer le moment de sa publication.

Publiez toujours au même momentUne fois que vous savez à quel moment votre public est attentif, publiez toujours au même moment. Ceci fera en sorte que votre communauté s’attendra à du nouveau contenu sur votre réseau social et anticipera sa publication. La même stratégie fonctionne bien pour les plateformes comme Facebook et YouTube. Puisque Twitter est un fil en temps réel, il ne faut pas s’attendre à ce que son fonctionnement soit identique, mais il peut être utile pour rappeler que vous mettez des publications en ligne à des moments précis afin de demeurer constant.

Ne traitez pas vos abonnés comme des robotsNos abonnés sont des êtres humains. Ne les traitez pas comme de simples numéros. Accordez véritablement de l’importance à leurs interactions et essayez d’évaluer leurs besoins. Vous voulez qu’ils sachent qu’il y a une personne derrière le logo de l’entreprise. Ce sont de vraies personnes, avec des idées et des opinions. Elles veulent communiquer avec vous comme si vous étiez un ami, et non pas avec une entreprise ou une marque.

PARTAGER VOTRE COMMUNIQUÉ AVEC LE MONDE

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Optimisez votre contenu pour donner l’impression d’une conversation Les entreprises utilisent les médias sociaux afin de converser directement avec les clients et recueillir leurs commentaires. Et lorsque les clients conversent entre eux, c’est encore mieux! Au lieu de simplement positionner des liens et d’éloigner votre public de votre compte de réseau social, essayez d’intégrer des sujets de conversation, des sondages ou certains types d’actifs à votre plateforme sociale. Essayez aussi différentes stratégies sur différentes plateformes. Essayez de publier une vidéo sur Facebook ou posez une question pertinente et opportune sur Twitter. Cision a publié récemment un élément d’infographie de son Rapport 2017 de Cision sur la situation des médias sur son blogue et en a fait la promotion sur Twitter en ne présentant qu’un extrait comme accroche.

Intégrez plus d’éléments visuels – votre public en demande Mettez à profit le contenu multimédia pour favoriser l’engagement et les interactions, et pensez à publier des vidéos, des photos et des éléments d’infographie plus souvent. Si vous créez un lien vers un billet de blogue, assurez-vous d’y ajouter une image connexe. Pour stimuler l’engagement, publiez du contenu multimédia unique et coloré qui peut être facilement partagé.

De nos jours, les journalistes sont plus prêts à s’engager au sein d’un environnement avant tout numérique et jugent le contenu commandité et la publicité native moins importants que l’an dernier. Ceci représente une occasion en or pour les marques de raconter des histoires dignes de mention dans une variété de formats; ainsi, ils peuvent utiliser le contenu comme un outil pour établir la crédibilité de la marque et un leadership éclairé, pour éduquer et divertir le public et développer les activités de l’entreprise au moyen d’unestratégie de médias acquis bien réfléchie.

Lors du sondage sur la compatibilité avec les appareils mobiles et le contenu fondé sur des vidéos ou des images dans le cadre du Rapport 2017 de Cision sur la situation des médias, il a été démontré que le marketing d’influence et les médias sociaux en tant que ressource journalistique sont tous deux des tendances à la hausse.

• Les journalistes ont indiqué que les communiqués depresse et les sujets d’articles sont les ressources derelations publiques les plus valorisées.

• Les journalistes accordent de l’importance auxcommuniqués de presse et veulent que les marquesfournissent du contenu de grande qualité.

• Les journalistes classent les communiqués de presseau troisième rang des canaux les plus importants pourl’engagement du public, après Facebook et Twitter.

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Lorsqu’il a été demandé aux journalistes à quelle fréquence ils utilisaient les éléments multimédias, 71 % d’entre eux ont déclaré qu’ils les utilisent souvent. L’augmentation de l’utilisation d’éléments multimédias répond aux préférences de consommation changeantes en matière de médias des auditoires. Les marques doivent tenir compte de ceci; en fournissant du contenu multimédia aux journalistes, vous augmentez vos occasions de médias acquis et vous fournissez des histoires plus captivantes.

Les journalistes ont aussi classé les éléments multimédias et sociaux qu’ils ont utilisés au cours de ces deux ou trois dernières années. Les trois principaux éléments sont les photos, les publications sur les médias sociaux et les vidéos. Ceci donne aux marques plusieurs bonnes idées de ressources et de formats à utiliser lorsqu’elles créeront leurs prochains communiqués de presse.

Créez des sondages fondés sur les données des communiqués de presse sur les médias sociauxLes consommateurs tirent souvent profit des communiqués de presse et des médias sociaux pour communiquer des données d’une nouvelle recherche, des annonces ou toute autre information importante. Selon le Rapport 2017 de Cision sur la situation des médias, 56 % des journalistes utilisent souvent ou toujours ces données. Pensez à créer des sondages fondés sur les données contenues dans votre communiqué de presse ou votre recherche pour susciter davantage l’engagement des publics, amenez-les à parler de votre nouvelle et à cliquer sur les liens vers votre site Web dans votre communiqué de presse.

Profitez davantage des citations contenues dans votre communiqué de presseLes personnes qui travaillent pour votre organisation sont celles qui connaissent le mieux votre entreprise. Si vous les avez citées dans votre communiqué de presse et qu’elles sont disponibles pour effectuer des suivis, vous avez accompli un premier pas pour saisir des occasions de médias acquis. Maintenant, demandez-leur de s’impliquer dans les séances de questions et réponses,

dans les conversations en direct sur Twitter et lors d’événements Facebook en direct pour ajouter de la valeur et des occasions d’interaction avec vos clients actuels et potentiels.

Faites circuler votre message encore plus loin en recrutant des influenceurs à l’extérieur de votre organisation qui peuvent offrir une nouvelle perspective et un nouveau point de vue sur votre entreprise. Si vous connaissez des personnes qui seraient prêtes à répondre aux questions sur une plateforme de média social, contactez-les et tirez profit de leurs connaissances et de leurs opinions.

Pensez à ajouter des vidéos sur les médias sociaux pour fournir des réponses complètes. Essayez d’utiliser les services de téléchargement de vidéoscomme YouTube ou Vimeo pour créer de petites vidéos en réponse aux questions des consommateurs. Celles-ci peuvent aider à clarifier certaines choses pour les utilisateurs, surtout si la question provient de Twitter dont la limite de 140 caractères crée certaines restrictions. Mettre en marche la webcam pour répondre à une question est beaucoup plus simple que d’écrire une réponse ou de la clarifier ultérieurement, et votre public appréciera ces renseignements supplémentaires.

Maintenant que vous êtes bien outillé et que vous avez les réponses dont vous avez besoin pour diffuser et partager votre communiqué de presse, il est temps de vous mettre au travail.

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IDENTIFIER LES INFLUENCEURS. ORCHESTRER DES CAMPAGNES.

ATTRIBUER DE LA VALEUR.

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