Guide de gestion des habilitations

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PréambuleCe document constitue une aide à la création d’habilitations et à l’attribution de profils pour les utilisateurs de Mon compte Partenaire.

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Table des matières

Préambule ............................................................................................. 2

Confidentialité - Sécurité - Conformité ................................................ 4

Présentation du portail et des différents acteurs partenaires............ 5

Accès au portail – authentification .............................................................................5Réception de l’identifiant utilisateur .............................................................6Réception du mot de passe temporaire ......................................................6

Identification de l’utilisateur (1ère connexion) ..........................................................7Validation des règles d’usage .....................................................................................7L’utilisateur est invité à créer un nouveau mot de passe .......................................8Les différents acteurs ......................................................................................................9

Administrateur partenaire ............................................................................9Responsable habilitations ............................................................................9Utilisateur partenaire ....................................................................................9

Guide de l’utilisation du module d’habilitation « HABPPS » ........... 10

Les modes opératoires ........................................................................11

1. Création d’un groupe utilisateurs ..........................................................................122. Attribution d’une habilitation à un groupe ..........................................................143. Création d’un utilisateur partenaire .....................................................................184. Ajout d’un utilisateur à un groupe depuis un groupe ...................................... 205. Ajout d’un utilisateur à un groupe depuis un utilisateur ................................... 22

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Confidentialité - Sécurité - ConformitéChaque partenaire est garant de la bonne affectation et du bon usage des habilitations accordées aux utilisateurs au sein de son organisme.

Le gestionnaire des habilitations veille à l’attribution des accès dans le strict respect de la description des services et suivant le principe de moindre affectation (l’habilitation ne doit donner accès qu’aux données strictement nécessaires).

La Caf assure une supervision de la gestion déléguée au partenaire et peut interroger ce dernier à tout moment sur la pertinence de l’affectation d’habilitations et de leur usage.

En cas de manquement constaté dans la gestion des habilitations, la Caf peut suspendre l’habilitation à titre conservatoire, forcer la modification des mots de passe Utilisateurs, voire supprimer la délégation d’habilitations.

Dans le respect de ces règles d’attribution, chaque partenaire s’engage à :

• ne pas affecter d’habilitations à des personnels qui ne devraient pas en bénéficier ou qui ne devraient plus en bénéficier ;

• ne pas créer d’habilitations pour des personnels ne relevant pas de sa responsabilité ;

• limiter le nombre de personnes pouvant accéder aux services ;• informer, sensibiliser, responsabiliser l’ensemble de son personnel

amené à disposer d’un accès sur les mesures de sécurité qui doivent être respectées (protection des identifiants et des mots de passe, interdiction de partager une habilitation entre plusieurs personnes, modification régulière du mot de passe personnel, etc.).

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Présentation du portail et des différents acteurs partenairesAccès au portail – authentification

L’accès direct au portail partenaires pour la gestion des habilitations se fait via internet à l’adresse : https://partenaires.caf.fr/portal/auth/login

L’utilisateur se connecte au portail en renseignant son nom d’utilisateur et son mot de passe sur la page d’authentification.

Le mot de passe reçu lors de son habilitation doit être immédiatement personnalisé par l’utilisateur.

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Réception de l’identifiant utilisateur

Réception du mot de passe temporaire

10 minutes après la réception de l’identifiant, le mot de passe est adressé à l’administrateur.

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Identification de l’utilisateur (1ère connexion)

Validation des règles d’usage

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L’utilisateur est invité à créer un nouveau mot de passe

Saisir le mot de passe reçu1

Saisir le nouveau mot de passe2

Confirmer le nouveau mot de passe3

Valider4

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Après validation du mot de passe définitif, l’utilisateur partenaire accède au portail et aux fonctionnalités autorisées par son habilitation.

Les différents acteursAdministrateur partenaireL’administrateur partenaire représente l’organisme partenaire lié à la Caf par la convention. Dans le cadre d’une délégation de la gestion des habilitations, c’est lui qui est responsable de la création des utilisateurs et de l’attribution des habilitations qui lui sont conférées au titre de la convention. Il est nommé par l’administrateur de la Caf.

Responsable habilitationsLe responsable habilitations est un rôle permettant de gérer, par délégation de l’administrateur partenaire, les utilisateurs et leurs habilitations, dans la limite de son groupe. Il est nommé par l’administrateur partenaire (comme responsable de groupe) ou par un autre responsable habilitations (comme responsable de sous-groupe).

Utilisateur partenaireL’utilisateur est rattaché à un organisme partenaire et est créé dans le cadre d’une convention. Il bénéficie de tout ou partie des habilitations qui ont été attribuées à l’organisme partenaire par la Caf pivot via la convention. Il accède ainsi uniquement aux différents services au travers du ou des rôles qui sont conférés à son groupe d’appartenance.

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Guide de l’utilisation du module d’habilitationCe document est une note d’utilisation du service de gestion des habilitations pour un administrateur partenaire et/ou responsable habilitations partenaire. Les différentes étapes du processus d’habilitations décrivent les actions réalisées par l’administrateur Caf, l’administrateur partenaire ou le responsable habilitations partenaire :

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Précisions :• Une convention ne peut pas être créée sans organisme partenaire

(étape ➊)• La création d’utilisateurs et de groupes utilisateurs nécessite

d’abord que la convention soit créée et les habilitations délivrées à l’administrateur partenaire (étape ➋)

• Les groupes utilisateurs doivent être créés (étape ➌) avant de pouvoir leur affecter des habilitations prévues dans la convention (étape ➍)

• L’affectation des utilisateurs aux groupes (étape ➍) implique nécessairement que des utilisateurs et des groupes aient été créés (étape ➌)

Les modes opératoires

Les modes opératoires suivants présentent les actions à réaliser par le partenaire dans le cadre de la gestion déléguée de ses habilitations :

1. Créer un groupe d’utilisateurs

2. Attribuer une habilitation à un groupe

3. Créer un utilisateur partenaire

4. Ajouter un utilisateur à un groupe depuis la liste des groupes

5. Ajouter un utilisateur à un groupe depuis la liste des utilisateurs

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1. Création d’un groupe utilisateurs

Objectif : Créer un groupe d’utilisateurs dans le cadre d’une convention

Prérequis : Etre authentifié sur le portail partenaires en tant qu’administrateur partenaire ou responsable habilitations

Rôle de l’utilisateur :Administrateur partenaire ou responsable habilitations

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Cliquer sur « Consulter les conventions » du menu de gauche pour afficher la convention existante.

Dans la colonne « Autres actions » , sélectionner « Groupes » pour afficher la liste des groupes d’utilisateurs dans le cadre d’une convention.

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3 Cliquer sur le bouton « Créer un groupe » pour afficher la page de création d’un nouveau groupe d’utilisateurs.

zone à renseigner

zone à renseignerOU

Voir page 10

4 Renseigner les zones obligatoires et sélectionner un responsable habilitations (ou en créer un) puis cliquer sur le bouton « Créer le groupe ». Le groupe d’utilisateurs est créé

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2. Attribution d’une habilitation à un groupeObjectif : Attribuer une habilitation à un groupe existant dans le cadre d’une convention.

Prérequis : Etre authentifié sur le portail partenaires en tant qu’administrateur partenaire.Avoir créé un groupe d’utilisateurs.

Rôle de l’utilisateur :Administrateur partenaire ou responsable habilitations.

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2

Cliquer sur « Consulter les conventions » du menu de gauche pour afficher la convention existante.

Dans la colonne « Autres actions », choisir « Groupes » pour afficher la liste des groupes d’utilisateurs du partenaire dans le cadre d’une convention.

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3 Dans la colonne « Autres actions » sélectionner « Habilitations du groupe » pour afficher la page des habilitations du groupe sélectionné.

Sélectionner le service concerné dans la liste des services, choisir le rôle à assigner dans la zone de liste, et cliquer sur le bouton « Assigner rôle » pour l’attribuer.Le rôle assigné passe dans la zone de liste correspondante.

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5 Cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications ». Le rôle choisi est alors attribué au groupe.

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Les différents profils Mon compte Partenaire

T1 • Agents administratifs et travailleurs sociaux de la Caf.• Assistants du service social et conseillers en

économie sociale et familiale de l’État et des départements et assistants de service social participant au service social départemental dans le cadre de conventions de travail social.

• Assistants de service social des services hospitaliers.• Assistants de service social des collectivités

territoriales.• Assistants de service social des Caisses régionales

d’assurance maladie.• Assistants de service social de la Mutualité sociale

agricole.

T2 • Prestataires bénéficiaires de crédits d’action sociale

des Caf pour le calcul de la participation financière des familles bénéficiaires de prestations de service.

T3• Prestataires bénéficiaires de crédits d’action sociale

des Caf (aide aux vacances).

T4 • Agents habilités des organismes instructeurs du Rsa.

T5• Agents chargés du suivi des dossiers Rsa habilités

par le Président du Conseil départemental en métropole, habilités par l’agence départementale d’insertion dans les Dom.

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3. Création d’un utilisateur partenaire

Objectif Créer un utilisateur dans le cadre d’une convention.

PrérequisÊtre authentifié sur le portail partenaires en tant qu’administrateur partenaire ou responsable habilitations.

Rôle de l’utilisateurAdministrateur partenaire ou responsable habilitations

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1 Cliquer sur « Consulter les conventions » du menu de gauche pour afficher la convention existante.

2 Dans la colonne « Autres actions » sélectionner « Utilisateurs » pour afficher la liste des utilisateurs dans le cadre de la convention.

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zones à renseigner

(= date du jour par défaut)

3 Cliquer sur le bouton « Créer un utilisateur » pour afficher la page de création d’un nouvel utilisateur.

4 Remplir a minima les champs suivants : Nom, Prénom, Adresse mail, Sédentarité (indiquer si l’utilisateur a un poste de travail fixe ou s’il est amené à se déplacer) et cliquer sur le bouton « Valider ». L’utilisateur est créé et visible dans la liste des utilisateurs qui s’affiche.

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4. Ajout d’un utilisateur à un groupe depuis un groupe

Objectif Dans le cadre d’une convention, ajouter un utilisateur au choix à un groupe sélectionné.

Prérequis • Être authentifié sur le portail partenaires en tant qu’administrateur

partenaire ou responsable habilitations.• Avoir créé un groupe d’utilisateurs.• Avoir créé un utilisateur.

Rôle de l’utilisateurAdministrateur partenaire ou responsable habilitations

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Cliquer sur « Consulter les conventions » du menu de gauche pour afficher la convention existante.

Dans la colonne « Autres actions » sélectionner « Groupes » pour afficher la liste des groupes d’utilisateurs dans le cadre de la convention.

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3 Dans la colonne « Autres actions » sélectionner « Ajouter un utilisateur » pour afficher la page d’ajout d’utilisateur au groupe sélectionné.

Sélectionnez un utilisateur

4 Sélectionner l’utilisateur voulu et cliquer sur le bouton « Ajouter au groupe ». L’utilisateur sélectionné est ajouté au groupe.

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5. Ajout d’un utilisateur à un groupe depuis un utilisateur

Objectif Dans le cadre d’une convention, ajouter un utilisateur en particulier à un groupe au choix.

Prérequis • Être authentifié sur le portail partenaires en tant qu’administrateur

Partenaire ou responsable habilitations• Avoir créé le groupe d’utilisateurs• Avoir créé l’utilisateur

Rôle de l’utilisateurAdministrateur partenaire ou responsable habilitations.

1 Cliquer sur « Consulter les conventions » du menu de gauche pour afficher la convention existante.

2 Dans la colonne « Autres actions » sélectionner « Utilisateurs » pour afficher la liste des utilisateurs dans le cadre de la convention.

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3 Dans la colonne « Autres actions », sélectionner « Ajouter à un groupe » pour afficher la page d’ajout de l’utilisateur sélectionné à un groupe.

4 Sélectionner le groupe voulu et cliquer sur le bouton « Ajouter au groupe ». L’utilisateur est ajouté au groupe sélectionné.

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