Guide de fonctionnement des commissions

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Voici le Rotaract - Le Manuel des commissions

Introduction : Les quatre voies du Service

La mission de service du Rotaract se reflète dans les quatre domaines d'actionsdéfinis par le “Règlement intérieur recommandé aux clubs” (Action intérieure,professionnelle, d'intérêt public et internationale).

Le développement des activités liées aux des quatre voies de service est la clédu succès pour le club Rotaract. Chaque voie de service a son intérêt et savaleur. Elles permettent au club d'avancer et de s'exprimer selon ses objectifset sa stratégie.

• Un club sans projet d'activités internationales est enfermé dans sa proprecommunauté• Un club qui ne mène pas d'action d'intérêt public est banni de la réalité de lavie quotidienne• Un club qui n'encourage pas l'action professionnelle s'éloigne des principesde base du Rotary et du Rotaract• Un club qui n'a pas organisé une action intérieure solide court le risque dedevenir insignifiant.

Pour assurer la bonne marche et la croissance du club, les commissionsdoivent fonctionner efficacement et en harmonie les unes avec les autres.

“ Un programme de club équilibré, qui tireavantage des quatre Voies de Service est lemeilleur moyen pour bâtir l'avenir avec action etvision. ”

Luis Vicente GIAYPrésident du Rotary International, 1996/97



Informations générales

1. Rôle du président de commission

L'objectif principal du président de commission est de veiller à ce que lacommission assume ses obligations. Pour cela il doit :• choisir avec soin les membres de la commission• founir les directives et l'orientation nécessaire• fixer les réunions, et veiller à ce qu'elles soient productives• tenir les membres de la commission responsables de la tâche qu'ils ontacceptée• informer le président de club Rotaract des activités de la commission• témoigner sa reconnaissance à ceux qui assument leur chargeparticulièrement bien.

2. Recruter les membres de la commission

Les membres des commissions du club sont parfois nommés par le présidentdu club ou élus à ce poste. Dans d'autres cas, il revient au président de lacommission la délicate charge de les choisir. L'effectif du club foisonne devolontaires prêts à servir, mais aux qualités différentes. Il faut choisir lespersonnes les plus qualifiées pour la mission de la commission.Une personne qui s'intéresse au domaine confié à la commission apportera undynamisme qui justifie sa nommination. Un autre facteur à ne pas négliger: ladynamique de groupe. Il faut tenir compte de la personnalité de chacun,essayer d'équilibrer l'effectif de la commission, et limiter l'effectif descommissions au nombre strictement nécessaire pour remplir les objectifs fixés.N'oublions pas que les commissions servent au maintien des effectifs. Enoffrant aux membres du club la possibilité de faire partie d'une commission,on contribue à assurer leur intérêt pour les activités du club.



3. Direction et motivation

Fournir au Rotaractiens des directives précises permet d'éviter les malentenduset erreurs. Les membres d'une commission attendent bien plus qu'une simpleexplication de leurs responsabilités. Ils doivent avoir une vision claire de lamission générale de la commission et de la manière dont leur travail ycontribuera.Une des façons de motiver les membres est de leur rappeler les bénéfices quidécouleront de leurs efforts. Il faut également souligner les efforts de toutmembre de la commission. C'est là un moyen remarquable d'inciter les autres àl'action.

4. Les réunions

Il est important que les commissions se réunissent suffisamment souvent pourque les projets aboutissent. Il faut suivre les progrès et prévoir leschangements de dernières minute.Chaque commission décidera de la fréquence de ses réunions sans oubliertoutefois que les Rotaractiens sont des jeunes adultes qui peuvent être trèsoccupés et qui travaillent bénévolement pour le Rotaract. Les réunions doiventdonc être courtes mais productives.

Le président de la commission doit donc :• Communiquer, à l'avance, l'ordre du jour des réunions et prendrepersonnellement contact avec les membres• Ne pas dévier de l'ordre du jour. Si un nouveau sujet est introduit, et selonson importance, le réserver pour la fin, ou l'inscrire à l'ordre du jour de laprochaine réunion• Donner à chaque membre la possibilité d'exprimer son opinion, maismaintenir la discussion sur le sujet et s'assurer que personne ne monopolise laparole• Inciter ceux qui n'ont pas encore contribué à la discussion à exprimer leursopinions et idées• avant de clore, récapituler la discussion. Tous les Rotaractiens présents à laréunion doivent savoir ce que l'on attend d'eux.



5. Etablir et atteindre ses objectifs

Les objectifs que se fixe une commission détermineront la direction queprendra le groupe mais également, dans une certaine mesure, le type d'activitésque le club va entreprendre. L'élaboration des objectifs est donc une tâchedélicate, à effectuer en consultation avec le président du club afin qu'ilss'intègrent avec ceux du club et du district.

De bons objectifs seront :

• quantifiables : les résultats peuvent être évalués objectivement et il estpossible de déterminer si on a atteint son objectif.• réalisables• ambitieux : Des objectifs fixés trop bas ne permettent pas d'utiliserpleinement les compétences de chacun, ni de profiter de leur dynamisme. Leniveau d'intérêt des membres risque d'en souffrir.• partagés : Les objectifs partagés ont plus de chances d'être atteints car ceuximpliqués dans la réalisation ont aussi pris part à leur élaboration.

Une fois que les objectifs ont été determinés on formulera un plan d'action quiva répondre aux questions suivantes :

• Quelles tâches devront être exécutées pour accomplir cet objectif ?• Quand seront-elles exécutées ?• A qui peut-on faire appel ?• Comment s'assurer que l'enthousiasme pour le projet et le niveau departicipation parmi les membres de la commission et du club ne failliront pas ?• Quels critères sont à utiliser pour mesurer les progrès ?• Enfin, de quels moyens dispose le club pour accroître les chances de succès?



6. Les commissions ne travaillent pas toutes seules !

Le club Rotaract fait partie d'un district du Rotary International qui participe àl'activté d'un ou plusieurs Groupes Multidistrict d'Information.Il existe de nombreux services ou outils proposés par le RI ou les GMI.

Le Rotary International ne se contente pas seulement de fournir publications etinformations. Il peut dans certains cas fournir des équipements, des fonds, oudes dons en nature. Vérifier si le projet a droit à une des subventions de laFondation Rotary; une insertion dans le Fichier des projets d'Action d'intérêtpublic mondial (Fichier AIPM) ou à une insertion dans le Réseaud'information des dons en nature.

Si vous avez plutôt besoin de conseils, faites appel :• aux responsables du district• aux services des G.M.I.• aux membres de la commission du Rotary club chargés du même domained'action• aux centres de services du R.I.• aux Interactiens

Il se peut que votre commune, des associations de bénévolats ou organismesd'aide publique mettent à disposition d'autres moyens. N'hésitez pas à lesconsulter.



Action intérieure

L'Action intérieure, premier domaine d'action du Rotary et du Rotaract, estconsidérée par beaucoup comme le rouage le plus important du mécanisme duclub. Ceci est d'autant plus vrai que tout mauvais fonctionnement du club ades conséquences directes sur la bonne marche des trois autres domainesd'action. En outre elle ne concerne que les aspects internes du club - lemaintien de son activité et de son dynamisme - et se distinguefondamentalement des trois autres, essentiellement orientées vers l'extérieur, àsavoir vers la communauté locale et internationale.

Le but de l'Action intérieure est de permettre une bonne gestion du club.

Cet objectif ne peut être atteint que par un taux élevé de présence de tous lesmembres aux réunions régulières, par le recrutement de nouveaux membres,par la participation à la vie sociale du club, à ses programmes et commissionsou à son comité ainsi qu'aux activités destinées au public.

L'action intérieure regroupe les domaines suivants :

• Assiduité :

Appartenir au Rotaract permet de lier des connaissances dans une atmosphèrede camaraderie tout en ayant la possibilité de travailler à des projets d'entraideet d'avoir ainsi une influence sur la vie de sa région. De toute évidence, pouren retirer le maximum, le Rotaractien se doit d'assister régulièrement auxréunions de son club.Il faut donc inciter les membres à se rendre aux réunions du club, du district,ainsi qu'aux rencontres nationales et internationales, et de compenser leursabsences en visitant d'autres clubs Rotaract.



• Camaraderie :

La camaraderie est le fondement du Rotaract mis en relief par sa devise “ laCamaraderie par le Service ”.L'Action intérieure a donc pour but de favoriser la camaraderie entre lesmembres du club et d'encourager leur participation aux activités d'entraideainsi qu'aux fonctions sociales.Il est important que cette notion d'amitié chaleureuse englobe non seulementles membres du club mais également les Rotaractiens des autres clubs.Les devoirs de la commission vont de l'accueil des invités à la prise en chargedes nouveaux venus, sans négliger le contact avec d'autres Rotaract clubs. Denombreux clubs utilisent des moyens variés : soirée avec conjoints, pique-niques, activités sportives, manifestations culturelles, Journées de l'amitiés ouprogrammes pour rendre hommage aux membres de longue date.

L'amitié n'a pas de frontières. Le club Rotaract peut participer à de nombreuxprojets visant à renforcer l'amitié entre les différents pays. La participation àdes manifestations internationales sont d'autant d'occasions permettant detisser des liens d'amitiés à travers le globe. Un club peut également opter departiciper à un Echange de groupes du Rotaract ou encore à l'opération ToitRotaract (Home Hospitality) permettant l'hébergement d'un Rotaractien depassage pour une nuit.

• l'Information Rotaract :

Les rédacteurs des revues et magazines pour le Rotaract (les journaux dedistrict, Rotaract France Magazine, les revues européennes publiées parE.R.I.C., etc..) seront toujours heureux de recevoir toute informationconcernant les activités du club dans les quatre domaines d'action. Lacontribution de chaque club est importante; elle peut susciter l'intérêt chezd'autres clubs pour de nouveaux projets d'entraide.Il faut aussi encourager tous les membres du club à prendre connaissance desinformations contenues dans ces différentes publications. On peut par exempleconfier à un membre de la commission la responsabilité de préparer une “revue de presse ” pour le club sur le contenu de chaque numéro. On peutégalement utiliser ces revues pour informer des Rotaractiens potentiels.



Enfin tout club Rotaract devrait avoir un bulletin. Il est l'instrumentd'information qui avive l'intérêt des Rotaractiens pour leur club et le Rotaracten général. Il annonce les programmes à venir, contient un compte rendu desréunions, informe les Rotaractiens sur le Rotaract et le Rotary et se fait l'échodes nouvelles sur le club et ses membres.Il faut également envisager d'échanger le bulletin avec celui d'autres clubs.

• Accroissement de l'effectif et l'admission de nouveaux membres

Pour qu'un club soit à même d'oeuvrer pour sa commune et de répondre à sesbesoins, il est indispensable qu'il accueille de nouvelle personnes de façonrégulière. Il est essentiel que la commission d'Action intèrieure s'assure que leclub réagit positivement aux questions liées à son expansion et qu'il ne s'estpas fixé de limites arbitraires en ce qui concerne le nombre total de sesmembres, sachant bien évidemment qu'une augmentation en quantité ne doitpas être synonyme de baisse de qualité. La commission devra donc examinerles candidatures afin de déterminer si les candidats remplissent les critèrespour devenir Rotaractiens. Il appartiendra ensuite à la commission desoumettre au comité ses conclusions avant le vote du club.

Le développement de l'effectif est un devoir pour tous. La commission devradonc :- Encourager les Rotaractiens à soumettre des candidats potentiels- Organiser un programme d'action pour l'expansion du club- Souligner l'importance de l'expansion aux assemblées du club et lors dediscussions de groupe.- Rappeller régulièrement au membre les objectifs de croissance fixés par leclub



L'orientation des nouveaux membres

Nombreux sont les clubs qui enregistrent une diminution de leur effectif àcause d'un mauvais système de communication. C'est pourquoi la mise enplace d'un mécanisme efficace d'intégration des nouveaux membres demeureune des plus importantes responsabilités de l'Action intèrieure. Les nouveauxmembres passent par deux phases d'assimilation : la formation avantl'admission et les six premiers mois en tant que Rotaractiens.

La formation : Inviter les candidats à une réunion amicale destinée àexpliquer ce qu'est le Rotaract et ce que cela signifie d'être Rotaractien.Expliquer la nature et le fonctionnement du Rotaract, les bénéfices et lesresponsabilités inhérentes à l'appartenance à un club.

La période post-admission : Les nouveaux membres doivent, pendant cettepériode critique, que constituent les six mois qui suivent leur entrée au club,s'informer sur le Rotaract. Dans cette optique, il est conseillé au nouvellesrecrues d'assister aux réunions de districts, aux conventions nationales eteuropéennes et surtout de participer au réunions de formation.



Action professionnelle

L'Action professionnelle signifie encouragement et maintien des idéauxd'entraide dans l'exercice de toute profession. Elle s'articule autour desprincipes suivants :1. Adhérer et encourager un degré très élevé d'éthique professionnelle,notamment par le juste traitement de tous ceux avec qui l'on entretient desrelations commerciales ou professionnelles.2. Reconnaître la valeur sociale de toute profession.3. Contribuer, par sa compétence professionnelle, à résoudre les problèmes età répondre aux besoins de la société.

L'action professionnelle regroupe les domaines suivants :

• Orientation professionnelle

La commission peut présenter des projets qui utilisent l'expérience desmembres du club pour aider des jeunes dans leur recherche d'emploi, organiserdes programmes et des conférences dans les écoles visant à aider les étudiantsà faire un choix concernant leur avenir en toute connaissance de cause etsoutenir des programmes d'apprentissage pour aider les handicapés à acquérirles qualifications correspondant aux besoins des entreprises.

• Sensibilisation professionnelle

La commission d'Action professionnelle a pour but de mettre sur pied desprogrammes et des projets qui feront découvrir aux membres du club lessecteurs d'activités professionnelles de la région. En découvrant tous lesaspects des diverses professions, les Rotaractiens pourront mieux saisir la



doctrine de base de l'Action professionnelle : reconnaître la valeur pour lasociété de toutes les professions utiles.Cette sensibilisation peut se faire à travers :- Exposés sur les professions : Tous les membres du club Rotary parrain onteu à faire une conférence sur leur métier. Pourquoi ne pas les inviter às'exprimer lors d'une réunion Rotaract et ainsi permettre au Rotaractiens d'enapprendre plus sur tous les aspects d'un secteur professionnel.- Visites d'entreprises- Réunions-débats

• Les Volontaires du Rotary

Les VRA (Volontaires du Rotary en Action) est un programme du RotaryInternational qui encourage les Rotariens et Rotaractiens à effectuer desmissions de volontaires au sein de la communauté, du district ou dans un paysétranger. Ce programme relève de l'Action professionnelle mais sacommission travaillera étroitement avec celles chargées de l'Action d'intérêtpublic et de l'Action internationale.

Les VRA peuvent bénéficier de subventions de la Fondation Rotary pour lesRotariens ou Rotaractiens effectuant une mission à l'étranger qui peuventcouvrir une partie de leur frais. La Fondation prend à sa charge l'envoi deRotaractiens dans les pays étrangers pour accomplir des missions bénévolespendant au moins quatre semaines. Pour avoir droit à une subvention, unRotaractien doit être inscrit en tant que volontaire du R.I.

Pour de plus amples informations à ce sujet veuillez vous adresser auprès de laInternational Service Programs Section au secrétariat du R.I. à Evanston, IL,États-Unis.



Action d'intérêt public

Ce domaine d'action regroupe toutes les activités visant à améliorer la qualitéde la vie dans la commune.

Les activités suivantes sont rattachées à la commission de l'Action d'intérêtpublic :

• Qualité de la vie

S'occuper du bien-être de tous les citoyens de la localité en développant desprojets liés aux soins pour enfants et aux campagnes de vaccination, à laprévention de la criminalité, à la santé, à la toxicomanie, aux handicapés, àl'alphabétisation, à la découverte de jeunes talents, à la sécurité, aux activitéspour la jeunesse, aux personnes âgées, aux immigrés, aux déshérités, auxréfugiés...

• Développement communautaire

La commission d'action d'intérêt public peut s'intéresser à l'amélioration ou àla création de centres culturels et maisons de la jeunesse, centres de soins desanté, logements, infrastructures, bibliothèques, parcs et centres de loisirsinstallations publiques, sécurité, écoles et revitalisation urbaine ou rurale.



• Protection de l'environnement

Tout comme la recherche de la paix, la protection de l'environnementnécessite un engagement à l'échelle mondiale. Grace à son organisationmondiale, le Rotaract et le Rotary ont les moyens de préserver la planète.

Le Rotary International a mis en place le programme “ Protégeons notreplanète ” en juillet 1990 en réponse à l'appel de Paulo Costa, Président du R.I.en 1990-91, qui souhaitait que les Rotariens et Rotaractiens se mobilisent pourla protection de l'environnement.

La commission d'intérêt public peut donc mettre l'accent sur les domainessuivants : préservation des sols, traitements des déchets, lutte contre lapollution de l'air, recyclage, adduction d'eau, reboisement, conservation del'énergie, campagne d'embellissement, traitement des déchets toxiques, etprotection des espèces en voie de disparition.

Pour plus de renseignements, veuillez prendre contact avec la Community

Service Programs Section au secrétariat du R.I. à Evanston, IL, États-Unis.



Action internationale

L'édification de la paix repose sur une accumulation d'efforts modestes qui,chacun, contribuent à favoriser l'entente et la tolérance entre les peuples et àaméliorer la qualité de la vie. Pour le Rotary International, ce domaine d'actioncomprend la commémoration d'évènements mondiaux importants, lesrencontres à l'échelon international, les activités mondiales culturelles etéducatives, la Fondation Rotary et les actions d'intérêt public mondial.

• Réunions internationales

Ces réunions sont réellement les meilleures occasions de rencontrer des amismais aussi d'établir des réseaux de Rotaractiens avec qui on mettra sur pieddes projets d'entraide.

C'est à la convention européenne et aux conventions mondiales (Conventiondu RI ou INTEROTA) que l'internationalité de notre organisation se fait leplus ressentir.Des conférences présidentielles du Rotary International sont égalementorganisées par le RI et la Fondation Rotary dans le monde entier.

• Échanges culturels et éducatifs

Le plus connu est sans doute le programme des Échanges de jeunes dontbénéficient quelques 6700 lycéens chaque année. Il existe également lesÉchanges amicaux du rotaract qui consistent en des visites réciproques entreRotaractiens de pays différents et les comités interpays qui rassemblent desRotariens et Rotaractiens de deux pays aux fins d'échanges divers.



Les programmes éducatifs et culturels de la Fondation Rotary comprennent lesbourses d'études, les échanges de groupes d'étude, les subventions auxVolontaires du Rotary et les subventions du Rotary pour les professeurs del'enseignement supérieur désirant enseigner dans un pays en développement.

• Action d'intérêt public mondial

Tout projet entrepris par un club dans son pays bénéficiant de l'appui d'un clubétranger est considéré comme un projet d'Action d'intérêt public mondial, ouAIPM. Certains sont en partie financés par une subvention de la FondationRotary, d'autres uniquement par le club. Les projets demandant de l'assistancefigurent dans le fichier des projets d'action d'intérêt public mondial publiédeux fois par an par Evanston et les clubs Rotaract peuvent annoncer leursoffres de services dans les Bulletins des donations en nature dans un bulletinpublié tous les trimèstres.En effet le Réseau d'information des dons en nature consiste en une banque dedonnées qui assure le lien entre les offres de dons, de biens ou services et lesprojets rotariens ou rotaractiens en ayant besoin.

C'est dans ce cadre que les clubs Rotaract mettent leurs ressources à ladisposition d'autres clubs situés à l'étranger afin de réaliser ensemble un projetd'entraide, favorisant par exemple le développement rural, pour une populationdéfavorisée.

• La Fondation Rotary

La Fondation Rotary, grâce à ses programmes éducatifs et humanitaires,contribue au financement des projets de caractère international du Rotary et duRotaract qui tendent à encourager une meilleure entente et des relationscordiales entre les habitants de différentes nations.Cette assistance se présente sous la forme de bourses d'étude et deremboursements de frais. Pour y prétendre, le projet d'un club Rotaractnécessite la participation de plusieurs pays et se doit d'adhérer aux critèresétablis par les Administrateurs de la Fondation Rotary.

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