Guide d analyse des besoins de formation des collectivités ...

COOPERATION MALI – UNION EUROPEENNEProgramme d’Appui à la Réforme Administrative, à la Décentralisation

et au Développement Economique Régional

Guide d’analyse des besoins de formation des collectivités territoriales du Mali

REPUBLIQUE DU MALI

Centre de Formation des Collectivités Territoriales

2

Ce document a été réalisé et financé avec l’appui de l’Union Européenne.

3

Remerciements

Les auteurs du présent guide remercient Madame la Directrice Générale du CFCT ainsi que Monsieur le Directeur Général Adjoint pour avoir bien voulu les recevoir et les assurer de la collaboration de l’équipe technique du CFCT. A ce titre, ils remercient Messieurs les Directeur Général et Directeur Adjoint de la DNFPT, Monsieur le Directeur de la DGCT, Monsieur le Secrétaire Général du MATD.Les auteurs remercient vivement les conseillers pédagogiques, l’ensemble de l’équipe technique du CFCT, les assistants techniques de la coopération allemande auprès du CFCT et les membres du RAF-CFCT, pour leur disponibilité et l’appui constant dans l’organisation des ateliers et des séances de travail ayant donné naissance au présent guide d’analyse des besoins de formation des collectivités territoriales du Mali.

4

Guide méthodologique pour l’analyse des besoins de formation des Collectivités Territoriales Maliennes

Introduction................................................................................................................................................. 7Contexte....................................................................................................................................... 7Enjeux liés à l’analyse des besoins de formation............................................................ 7Objectifs du guide..................................................................................................................... 7Objectif général.......................................................................................................................... 8Objectifs spécifiques................................................................................................................ 8

Politique de développement du personnel local basée sur la compétence et l’analyse des besoins de formation.................................................................................................. 9

1. Définition de la compétence................................................................................................... 91.1 Approche de la formation par la compétence........................................................ 91.2 Place de l’analyse des besoins et du référentiel des métiers dans la

politique de développement du personnel.............................................................. 9

2. Le CFCT au cœur du dispositif de renforcement des capacités et des processus d’analyse des besoins de formation................................................................ 11

3. Rôle du référentiel des métiers dans l’analyse des besoins de formations 123.1 Définition du métier......................................................................................................... 123.2 A quoi sert le référentiel ?............................................................................................. 123.3 Le référentiel comme outil de base pour le renforcement des capacités

sur le plan qualitatif et quantitatif................................................................................ 13

Objectifs et étapes de l’analyse des besoins de formation..................................................... 151. Objectifs de l’analyse des besoins....................................................................................... 15

2. Pourquoi une analyse des besoins de formation ?......................................................... 15

3. Différenciation des besoins en fonction de la situation des agents............................ 16A. Formation des agents en début de carrière, d’est-à-dire nouvellement

recrutés ou en cours de recrutement........................................................................ 16B. Formation des agents « anciens »............................................................................ 17

Techniques d’analyse des besoins et détermination des plans de formation................ 181. Présentation des différentes techniques............................................................................ 18

A. Focus groupe................................................................................................................... 18B. Observations.................................................................................................................... 18C. Interviews structurées................................................................................................... 19D. Questionnaires................................................................................................................ 19E. Entretiens périodiques d’évaluation et de conseil................................................. 19

2. Gros plan sur la conduite d’entretiens d’évaluation des performances et des besoins de formation................................................................................................................ 20

A. Définition........................................................................................................................... 20

5

B. Objectifs............................................................................................................................ 20C. Les conditions de réussite de l’entretien.................................................................. 21D. Pérennisation de la démarche.................................................................................... 21E. Exercices.......................................................................................................................... 22

Annexes........................................................................................................................................................ 23Démarche d’analyse des besoins de formation du CFCT............................................ 23Matrices synthétisant les techniques, méthodes et outils............................................. 25Outil 1 Questionnaire « Focus Groupe »......................................................................... 27Outil 2 Grille de compte rendu d’observation................................................................. 29Outil 3 Guide d’entretien pour les interviews.................................................................. 31Outil 4 Grille d’identification des besoins de formation................................................ 40Outil 5 Grille d’entretien d’évaluation................................................................................ 42Outil 6 Schéma logique de la construction à l’évaluation du plan de formation 47Outil 7 Eléments constitutifs d’une base de données pour recueillir les besoins

de formation................................................................................................................ 48Outil 8 Schéma logique de réponse à une commande de formation...................... 49

6

Listes des sigles et acronymes

ACCM Association des Collectivités Cercles du Mali

AMM Association des Municipalités du Mali

ANICT Agence Nationale d’Investissement des Collectivités Territoriales

APL Associations de Pouvoirs Locaux

ARM Association des Régions du Mali

CADD Cellule d’Appui à la Décentralisation et la Déconcentration

CFCT Centre de formation des collectivités territoriales

CR Conseils régionaux

CT Collectivités Territoriales

DAF Directeur Administratif et Financier

DCPND Document Cadre de Politique Nationale de Décentralisation

DNFP Direction Nationale de la Formation Professionnelle

DER Développement Economique Régional

DG Directeur Général

DGA Directeur Général Adjoint

DGCT Direction Générale des Collectivités Territoriales

DRH Direction des Ressources Humaines

ENA Ecole Nationale d’Administration

FNACT Fonds National d’Appui aux Collectivités Territoriales

GRH Gestion des Ressources Humaines

MATDRE Ministère de l’Administration Territoriale, de la Décentralisation et de la Réforme de l’Etat

MEF Ministère de l’Economie et des Finances

MTFP Ministère du Travail et de la Formation Professionnelle

RAF/CFCT Réseau des Anciens Auditeurs Formés au Centre de Formation des Collectivités Territoriales

RH Ressources Humaines

SG Secrétaire Général

7

Introduction

ContexteLa Coopération Technique de l’Union Européenne appuie le Centre de Formation des Collectives Territoriales (CFCT) et l’Ecole Nationale d’Administration (ENA) dans le domaine du renforce-ment des capacités des acteurs de la décentralisation ainsi que de la déconcentration et de la réforme de l’Etat au Mali. L’appui est déployé pour aider le Mali à se doter d’un cadre unitaire cor-respondant aux standards nationaux et internationaux pour l’opérationnalisation des actions de formation professionnelle devant concourir à l’amélioration de la gouvernance et à l’amélioration de la qualité des prestations de services offertes à la population.

Le programme est notamment destiné au renforcement des capacités du CFCT en matière d’in-génierie de la formation pour assurer la qualification effective des agents et de les élus des col-lectivités territoriales. Pour cela le CFCT bénéficie d’un appui technique qui doit l’aider à mieux concevoir et mettre en œuvre les conditions nécessaires pour améliorer de manière durable la qualité des formations déployées et à contribuer efficacement à une politique optimisée de ren-forcement des capacités des ressources humaines des CT.

Dans la dynamique de l’accompagnement pour la mise en œuvre de cette politique de renfor-cement des capacités les deux parties ont piloté l’élaboration d’un référentiel des métiers des collectivités maliennes qui comporte aussi une partie consacrée au référentiel des compétences.

Enjeux liés à l’analyse des besoins de formationL’analyse des besoins de formation, indépendamment du fait à quel niveau elle se situe, fait tou-jours partie d’un processus plus global, le renforcement des capacités ou aussi appelé processus de développement des ressources humaines des collectivités territoriales. Ce processus néces-site comme première étape l’identification des besoins actuels et futurs en ressources humaines pour les collectivités territoriales en fonction de leurs missions et objectifs. Ces questions se postent à la fois sur le plan quantitatif que sur le plan qualitatif. Pour un pays comme le Mali où il s’agit de donner une impulsion forte en matière de décentralisation l’identification des besoins en développement de personnel en général et de formation des ressources humaines en particulier se pose à la fois au plan national tout comme au plan de chaque collectivité. Une politique de développement des ressources humaines bien réfléchie et efficacement mise en œuvre devrait servir de lien entre la gestion des ressources humaines et les objectifs stratégiques globaux de la collectivité territoriale

Objectifs du guideLe présent guide a été élaboré améliorer l’utilisation de ce référentiel pour les multiples usages en ingénierie de la formation et notamment pour faciliter les analyses des besoins de formation à mener au préalable de chaque plan de renforcement des capacités que cela soit au niveau natio-nal ou local et aussi au préalable de chaque action de formation individuelle.

Une des applications les plus importantes du référentiel des métiers est son utilisation dans le do-maine de l’analyse des besoins de formation. Ainsi les buts et techniques d’analyse des besoins de formation et ses liens avec le référentiel des métiers occupent une place important dans ce guide.

8

Objectif généralL’objectif général du guide (et des formations qui iront avec) se présente sous trois angles :

• Disposer des outils indispensables d’analyse des besoins de formation ;

• Faciliter l’utilisation du référentiel des métiers des CT ;

• Etablir une base pour les plans de formation pour renforcer les compétences profession-nelles des agents territoriaux.

Les lecteurs du guide (et des formations qui seront à mener ultérieurement à l’intention des res-ponsables du personnel des CT) doivent être en mesure de mener les analyses des besoins de formation pour renforcer les capacités des ressources humaines et utiliser dans ce contexte le référentiel des métiers des CT de manière adaptée pour qu’ils puissent s’en servir pour dévelop-per les mesures et plans de formation qui s’imposent.

Objectifs spécifiquesLes objectifs spécifiques suivants (respectivement objectifs pédagogiques des formations sur les techniques d’analyse des besoins de formation sur l’utilisation du référentiel des métiers) sont les suivants : Etre en mesure de :

• Déterminer les objectifs et grandes étapes des analyses des besoins de formation et dévelop-per des plans de formation ;

• Situer les méthodes et techniques de l’analyse des besoins par rapport aux différentes situa-tions de départ ;

• Décrire les étapes de conception et de mise en œuvre d’une analyse des besoins de formation en se servant du référentiel des métiers et en identifiant les compétences à parfaire pour les améliorer le rendement sur le terrain ;

• Définir un canevas pour mener les analyses des besoins et des plans de formation locaux et leur réalisation à travers le recours au Centre de formation ;

• Situer l’analyse des besoins et le référentiel des métiers par rapport au processus d’ingénierie de la formation.

Le plan de formation, différentes approches, une même finalité

Besoins de compétences

DiagnostiqueCompétencesrequises

Compétencesprésentes

Projet de la collectivité

Projet de service Métier Individuelle Problèmes,

manques

9

Politique de développement du personnel local basée sur la compétence et l’analyse des besoins de formation

1. Définition de la compétenceLa compétence est la faculté développée par l’individu qui lui permet de maîtriser une situation professionnelle (situation nouvelle ou situation de routine). Elle est liée aux familles de situations qui surgissent dans l’exercice du métier (par exemple : être en mesure de remplir les documents d’Etat civil ou être capable manier les outils de la comptabilité analytique) et concerne les éléments qui permettent à l’individu d’identifier, dans des familles de situations professionnelles (situations qui présentent un lien de proximité entre elles), les problèmes posés et de mettre en œuvre les actions efficaces pour les résoudre. Cette maîtrise suppose la mobilisation, dans le contexte de l’exercice du métier, de multiples ressources qui permettent à la personne de prendre une décision judicieuse, de résoudre les problèmes et d’agir adéquatement. Transposées dans le contexte de la formation professionnelle, les compétences font appel à des facultés multiples qui font l’objet d’un même parcours de formation avec diverses unités de formation, à charge pour chacune de contribuer à l’exercice de leur mobilisation

1.1 Approche de la formation par la compétence

La formation professionnelle à l’époque moderne est basée sur le constat que - pour renforcer durablement les capacités - ceux qui conçoivent et organisent les formations doivent viser les compétences à acquérir par l’apprenant qui veut améliorer non seulement son niveau de savoir mais aussi et surtout son savoir-faire professionnel. L’approche par les compétences (APC) vise à perfectionner les compétences de personnels des collectivités locales et améliorer leurs perfor-mances. L’approche permet de construire la formation sur la base de savoir-faire pour réaliser un ensemble de tâches complexes. Ce n’est ni l’enseignant ni son enseignement qui sont au centre de l’acte de formation mais bien l’apprenant et le processus d‘apprentissage.

Comparée aux approches traditionnelles qui définissent et découpent une formation en phases temporelles et thématiques, une approche par les compétences est définie et découpée en termes d’acquisition de capacités nécessaires pour effectuer une tâche. C’est l’application d’un savoir-faire dans un contexte particulier avec un niveau de maîtrise spécifié qui définit la ou les compétence(s) visée(s). Il s’agit donc d‘une méthodologie ciblée dans la mesure où elle fixe un référentiel de compétences à atteindre au bout de la formation pour servir à entreprendre les activités liées à un poste de travail bien déterminé. Le référentiel de compétences visées est à son tour directement dérivé du référentiel des métiers. Celui-ci détaille de manière systématique les compétences (savoir, savoir-faire te savoir-être) nécessaires pour exercer les activités clé de chaque métier de la fonction publique territoriale.

1.2 Place de l’analyse des besoins et du référentiel des métiers dans la politique de développement du personnel

Au Mali, la nécessité de renforcer durablement les capacités des agents des collectivités terri-toriales pose avec insistance la question comment détecter, mesurer et apprécier les besoins de formation et comment former de manière efficace et durable les agents sur les compétences transversales et spécifiques dont ils ont vraiment besoin pour développer les ressources hu-maines locales à la fois sur le plan qualitatif et quantitatif. Car le renforcement des capacités

10

par la formation et l’analyse des besoins en développement du personnel (en se basant sur le référentiel des métiers) sont deux faces d’une même médaille et doivent aller de pair. Ce guide propose de poser des pistes de réflexion pour se faire une idée claire de ce qui doit être fait pour analyser les besoins ainsi que pour concevoir les formations nécessaires pour permettre aux collectivités de disposer de ressources humaines de qualité.

La formation en fonction des besoins constatés de formation fait partie intégrante d’un processus plus global, le renforcement des capacités ou aussi appelé processus de développement des ressources humaines des collectivités locales. Ce processus nécessite comme première étape l’identification des besoins actuels et futurs en ressources humaines pour les collectivités territo-riales en fonction de leurs missions et objectifs.

Les questions se posent à la fois sur le plan quantitatif que sur le plan qualitatif. Pour un pays comme le Mali, où il s’agit de donner une impulsion forte en matière de décentralisation, l’identi-fication des besoins en développement de personnel et une formation des ressources humaines en fonction des besoins constatés se pose à la fois au plan national tout comme au plan de chaque collectivité. Une politique de développement des ressources humaines bien réfléchie et efficacement mise en œuvre devrait servir de lien entre la gestion des ressources humaines et les objectifs stratégiques de la chaque collectivité territoriale et aussi pour la décentralisation dans sa globalité.

La formation, l’ajustement des écarts de compétences

Compétencesnécessaires

Ecarts comblé par :

le recrutementla mobilité

la formation

Compétencesactuelles

Compétencesfutures

11

2. Le CFCT au cœur du dispositif de renforcement des capacités et des processus d’analyse des besoins de formation

Une bonne stratégie de renforcement des capacités des ressources humaines axée sur l’éva-luation rationnelle des besoins et une formation appropriée nécessite un suivi et une évaluation régulier afin de faire évoluer chaque collectivité individuellement (au plan local) ou toutes les col-lectivités (au plan national) dans la direction désirée, en visant notamment à combler les lacunes des compétences des agents (et aussi des élus). Il faut notamment veiller à ce que le recrutement repose sur des critères objectifs (et non sur d’autres considérations comme les relations person-nelles, etc.) et à ce que la formation sera fournie de manière à permettre aux agents de d’acquérir très rapidement le niveau de professionnalisme requis. Cela inclut notamment en début de car-rière soit fournie une formation professionnelle de base longue durée dispensée destinée à faire acquérir le « bé-à-bà », à savoir les compétences (générales et transversales) qui constituent le « bagage professionnel » nécessaire.

En ce sens, la politique de développement des ressources humaines requise peut être qualifié comme un processus de planification et de formation systématiques pour optimiser le travail four-ni par les ressources humaines des collectivités territoriales. L’objectif de cette politique, dans laquelle la formation dispensée par le CFCT occupe une position centrale, est d’assurer, en ce qui concerne les collaborateurs territoriaux, la meilleure adéquation entre les agents et leurs tâches en veillant à ce qu’il y aura suffisamment de personnel qualité pour aboutir à une masse critique qui peut faire changer la pratique administrative dans les collectivités.

Pour la bonne marche des administrations locales, des aptitudes professionnelles clé comme les capacités cognitives, le pouvoir d’assimilation des données, la faculté de prise de décision repo-sant sur une bonne analyse, la faculté de pouvoir bien communiquer avec les citoyens et d’autres attitudes professionnelles (comme l’impartialité, le respect de la loi, les attitudes d’organisation et de proactivité, etc.) sont cruciales. En plus de ces compétences, les capacités de maîtrise des systèmes informatiques modernes et des outils de gestion deviennent de plus en plus importants.

La tâche de la formation à fournir par le CFCT dans ce contexte est de décomposer ces compé-tences requises en composantes qui doivent être atteintes à travers une certaine progressivité au courant du processus d’apprentissage.

Les compétences à cibler par la formation professionnelle sont les suivantes :

• Compétences psychomotrices ;

• Compétences procédurales ;

• Compétences concernant le transfert de connaissances ;

• Compétences en communication ;

• Assimilation et attitudes ;

• Accroître la performance ;

• Supporter le stress physiologique ;

Le rôle de l’analyse des besoins de formation basée sur le référentiel des métiers consiste à établir un pont entre les données de disponibles sur l’état actuel des compétences (en termes de savoir, savoir-faire et savoir être), les outils de formation et les objectifs de formation en ce qui concerne les changements à opérer sur le lieu de travail et les objectifs pédagogiques.

12

3. Rôle du référentiel des métiers dans l’analyse des besoins de formations

3.1 Définition du métier

Le terme métier désigne le regroupement des situations professionnelles dont les activités sont proches et pour lesquelles il faut des compétences professionnelles assez similaires. Le métier peut donc être réparti sur plusieurs postes de travail. Il se peut aussi qu’un seul détenteur de poste exerce plusieurs métiers. Les métiers font référence à une technicité nécessitant à la fois des compétences générales et en même temps un niveau de compétences spécifiques.

Pour déterminer quelles compétences (en termes de savoir, savoir-faire et savoir être) sont né-cessaire pour exercer un métier avec les activités y afférentes dans une collectivité territoriale et quels profils sont à promouvoir il est important d’élaborer le référentiel des métiers qui est un ca-talogue de compétences pour les agents regroupé en fonction de technicités proches, les familles de métiers (famille des métiers de l’administration générale, des finances locales, des services techniques des collectivités etc.).

3.2 A quoi sert le référentiel ?

Le référentiel des métiers aide à mesurer les différentes activités liées aux différents métiers exer-cés dans les administrations locales, à déterminer les « gaps » entre compétences existantes et compétences requises et à déterminer les compétences transversales et spécifiques à promou-voir pour la formation professionnelle de base qui est nécessaire pour permettre aux nouvelles recrues de la fonction publique territoriale d’accomplir les missions et les activités liées à leurs emplois futurs. Le référentiel des métiers doit mettre en évidence les compétences transversales nécessaires pour l’ensemble des fonctions et les compétences spécifiques qui se rapportent à certaines fonctions.

Le référentiel-métiers permet de décrire les traits principaux des métiers existants et, de disposer ainsi, d’une vision claire de l’étendue et la diversité des fonctions qui sont exercées par les agents des collectivités au niveau municipal et régional (actuel gouvernorat).

Le référentiel permet de déterminer les contenus des métiers et des compétences nécessaires pour évoluer vers de nouveaux emplois, y compris, dans le cadre de transferts d’agents de l’Etat vers les collectivités locales. Par ailleurs, il permet aussi, de déterminer l’ensemble des compé-tences requises au bon fonctionnement de la collectivité locale, pour d’une part mieux anticiper les besoins en formation et d’autre part mieux adapter les recrutements à effectuer.

Le référentiel-métiers est donc un outil au service :

• Des agents, pour préparer et accompagner leur parcours professionnel (utile à la gestion par un agent public de sa carrière professionnelle) ;

• Des gestionnaires des ressources humaines pour analyser les besoins des agents, détecter les failles et anticiper les évolutions et adapter les performances des agents aux missions des collectivités territoriales (indispensable pour une gestion rationnelle, éclairée et prévisionnelle des RH) ;

• Des responsables du centre de formation de concevoir et mettre en œuvre sur la base des analyses des besoins menées au niveau national et au niveau de chaque collectivité territoriale les plans mesures de formation pour développer les compétences ciblées.

L’exigence d’une gestion managériale rigoureuse des collectivités territoriales commande une gestion plus professionnelle des ressources humaines. Il faut donc une vision de gestion prévi-

13

sionnelle des emplois et des compétences et le renforcement des capacités qui se base sur des bonnes analyses des besoins et le référentiel des métiers en tant qu’outil indispensable de la politique de développement du personnel des collectivités maliennes.

3.3 Le référentiel comme outil de base pour le renforcement des capacités sur le plan qualitatif et quantitatif

Au cours du processus de développement des ressources humaines d’une organisation du sec-teur public on ne définit non seulement ce qui doit être réalisé au cours d’une période donnée, mais aussi quels types d’emplois et quel nombre de ressources humaines sont nécessaires pour réaliser les missions confiées aux collectivités de par la loi et pour atteindre les objectifs fixés par les organes politiques de chaque collectivité. Pour cela il s’agit d’analyser les compétences re-quises pour les collaborateurs locaux, les profils des postes, le nombre nécessaire de ressources humaines des différentes catégories, les ressources financières nécessaires etc.).

Le développement des ressources humaines des collectivités territoriales est un processus axé sur les compétences et suit généralement un certain chemin : Il part de l’évaluation des capacités actuelles en ressources humaines (fondées sur les compétences existantes) par rapport aux ca-pacités nécessaires pour remplir les missions et pour atteindre les objectifs fixés. De cette façon, les stratégies, les plans et des programmes de ressources humaines bien ciblés permettent de combler les lacunes (par exemple dans les domaines du recrutement et de la dotation en nou-veau personnel, de la formation et de l’apprentissage des ressources humaines existantes mais aussi des collaborateurs futurs, du perfectionnement pour certains catégories de personnel, etc.). Ensuite il faut concevoir et mettre en œuvre une démarche de renforcement de ces compétences à travers la formation mais aussi à travers d’autres mesures de renforcement des capacités

a) Analyse des écarts (« gap analyis »)

Cette étape de la politique de développement du personnel consiste en une observation où la/ ou les collectivité (s) sont actuellement et où la /ou les collectivité(s) devraient se situer à l’avenir. Le référentiel des métiers est un outil indispensable dans ce contexte. Il faut identifier des éléments nécessaires pour une telle analyse tels que le nombre et la qualification des agents ainsi que l’évaluation des compétences réelles existantes de ces agents et ensuite il faut les comparer à ce qui sera nécessaire à l’avenir. Au cours de cette phase, il devrait aussi y avoir un examen des pratiques actuelles en matière de ressources humaines et une identification de ce qui devrait être ajouter pour aider une collectivité spécifique ou l’ensemble des collectivités aidera à atteindre son/leurs objectif(s).

Les questions auxquelles il faut répondre à cette étape comprennent :

• Quels nouveaux emplois seront nécessaires ?

• Quelles nouvelles compétences professionnelles seront nécessaires ?

• Est-ce que les agents existants ont les compétences nécessaires ?

• Est-ce que les agents occupent des positions qui leur permettent d’utiliser au maximum leurs points forts ?

• Est-ce que les pratiques RH actuelles sont-elles adéquates pour atteindre les objectifs futurs.

b) Prévision de l’évolution en ressources humaines (RH)

Cette étape comprend la projection des besoins futurs en ressources humaines en fonction des

14

objectifs stratégiques des administrations collectivités locales. Là aussi le référentiel des métiers fournit les éléments de base pour pouvoir déterminer les types de personnel dont la collectivité locale aura besoin. Il est nécessaire de tenir compte des défis internes et externes qui pourraient affecter les collectivités comme par exemple : taux de renouvellement nécessaire pour cause départs à la retraite prévisibles des agents, nouveaux transferts de compétences, transferts de moyens humains de l’Etat vers les collectivités locales, objectifs de développement fixés par les collectivités elles-mêmes etc.

La formation, un outil au service de la gestion des compétences

Le recrutement• Définition des besoins• Profils/Référenciels

La formation• Besoin individuels• Collectifs

La mobilité• Parcours qualifiant• Reclassement• Reconversion

L’orientation• Préalable à la

formation, la mobilité

La Carrière• Promotion• Responsabilité

L’évaluation• Agents• Qualité des services

Lagestion des

compétences

15

Objectifs et étapes de l’analyse des besoins de formation

Une formation professionnelle peut être décrite comme « l’acquisition de compétences, de concepts ou d’attitudes qui se traduisent par une amélioration des performances dans l’envi-ronnement de travail ». Avant de pouvoir formuler une offre de formation il faut donc déterminer quels sont les compétences à viser. L’offre de formation à élaborer par un Centre de formation tel que le CFCT doit toujours s’appuyer sur une analyse des besoins de formation. Il en est de même pour la définition des besoins de formation au niveau de chaque collectivité locale par les responsables de personnel et de formation de la collectivité.

Il existe différentes types et niveaux d’analyse des besoins de formation :

• L’analyse au niveau national pour l’ensemble des collectivités territoriales (CT)

• L’analyse des besoins au niveau d’une collectivité territoriale individuelle

• L’analyse des besoins au niveau d’un agent individuel ou d’une certaine catégorie d’agents.

Dans tous ces cas le référentiel des métiers est un outil indispensable pour mener les analyses afin de pouvoir déterminer les besoins.

1. Objectifs de l’analyse des besoins L’évaluation des besoins en formation consiste à identifier l’écart entre les compétences exis-tantes des agents et les besoins de formation liés à leurs activités professionnelles. L’analyse des besoins en formation est la première étape du processus de qui mène à l’action de formation et implique des outils appropriés pour déterminer si les offres de formation à formuler peuvent répondre efficacement aux problèmes identifiés.

L’analyse pour déterminer quelle formation sera à dispenser se concentre sur chaque aspect du processus de travail sur le terrain dans les collectivités afin que les compétences, les concepts et les aptitudes et attitudes puissent être efficacement identifiés pour qu’une offre de formation appropriée puisse être spécifiée.

L’analyse des besoins de formation est un moyen pour développer la performance des systèmes et pour déterminer si la formation est une réponse appropriée aux problèmes et défaillances dé-tectés. L’analyse des besoins est habituellement la première étape qui mène aux changements qui s’imposent dans des situations à problème.

2. Pourquoi une analyse des besoins de formation ?La formation est une réponse aux problèmes détectés. Qui peuvent se situer à différents niveaux :

• Problèmes de performance

• Introduction anticipée de nouveaux systèmes, tâches, technologies ou règles juridiques

• Le désir d’une organisation de bénéficier d’une opportunité perçue

Dans toutes ces situations, le point de départ est un désir d’effectuer un changement. Compte tenu de ceci, il est important de savoir comment les personnes qui subiront les changements les perçoivent. En l’absence d’une analyse des besoins, on peut trouver des agents résistants au

16

changement et réticents à la formation. Ils peuvent aussi s’avérer incapables de transférer leurs compétences nouvellement acquises à leurs collègues ou leur environnement professionnel en raison des contraintes organisationnelles.

Une analyse des besoins révèle souvent la nécessité de concevoir des domaines ou de thèmes de formation bien ciblés. Cependant, il faut garder à l’esprit que la formation n’est pas toujours la seule façon d’essayer de combler un écart entre les objectifs d’une organisation et ses per-formances réelles. Ceux qui effectuent l’analyse des besoins doivent avoir une idée claire des problèmes, examiner tous les remèdes possibles et rendre compte de leurs conclusions avant de se prononcer sur la formation comme meilleure solution possible.

Une analyse des besoins est un investissement judicieux pour les institutions concernées. Il éco-nomise du temps, argent et efforts en travaillant sur les vrais problèmes. Les organisations qui ne veulent pas recourir à l’analyse des besoins commettent le plus souvent des erreurs coûteuses. Elles utilisent trop ou trop peu de formation, ou elles utilisent la formation, mais ne parviennent pas à effectuer le suivi nécessaire. Une analyse bien effectuée fournit l’information qui peut me-ner à des solutions qui se concentrent sur les domaines les plus importants.

Les analyses des besoins de formation sont souvent effectuées par étapes où les résultats d’une étape aident à façonner l’étape suivante. Il n’existe pas de formule facile ou de raccourci toute faite pour réaliser ce processus. Chaque situation particulière exige son propre mélange d’obser-vation, de sondage, d’analyse et de déduction. Les collectivités territoriales et leurs organismes de formation comme le CFCT devraient recourir à une analyse des besoins de formation à inter-valles réguliers, généralement tous les deux à cinq ans pour la formation professionnelle initiale en début de carrière des agents nouvellement recrutés (ou en cours de recrutement) et tous les ans pour la formation continue pour les agents déjà en place.

3. Différenciation des besoins en fonction de la situation des agentsLes besoins de formation sont différents en fonction de la situation des agents :

a) Personnel nouvellement recruté ou en cours de recrutement

b) Agents déjà en place (« vétérans »)

La prise en compte des besoins différents de ces groupes fournit le cadre de référence dans lequel il faut discuter et suggérer les méthodes pour identifier les besoins de formation et pour développer une offre de formation adaptée :

A. Formation des agents en début de carrière, d’est-à-dire nouvellement recrutés ou en cours de recrutement

Les nouveaux fonctionnaires ne connaissent pas encore les administrations publiques pour les-quelles ils vont travailler. Il est donc très important de leur donner une solide base de connais-sances et de compétences professionnelles en leur fournissant une formation professionnelle initiale. La formation doit être orientée vers l’application et être conçue de manière à donner aux stagiaires la possibilité de fixer ce qu’ils ont appris. Cela implique de combiner des phases théoriques et pratiques de formation et de formation suffisamment longues et suffisamment in-tenses pour retenir les « leçons apprises ». Par conséquent, il est recommandé que des phases pratiques se déroulent dans des périodes entre les classes formelles qui vont solidifier ce que les stagiaires ont appris dans la phase antérieure et servir de préparation pour les phases à venir.

Il est également très important d’insister sur une formation initiale pour développer chez les ap-prenants en début de leur carrière les valeurs fondamentales liées aux principes de bonne gou-vernance et qui sont importantes lorsqu’elles sont au service des collectivités territoriales. Ces

17

valeurs sont entre autres d’être orienté vers le service à rendre aux citoyens, de respecter l’Etat de droit, de travailler efficacement, d’avoir une attitude impartiale etc. Les valeurs de base des agents devraient être fixées dans les premières phases de la formation. Car par la suite, il sera très difficile d’influencer les « mauvaises pratiques et comportements ». Dans cette étape, la for-mation doit aussi se concentrer sur les compétences transversales qui permettront aux employés nouvellement recrutés de servir dans différents postes dans leur carrière à venir. Au cours de la phase de formation initiale, l’organisation des collectivités, les rôles des acteurs, les fondements des politiques locales ainsi que les procédures administratives à appliquer devraient être cou-verts. C’est aussi une période appropriée pour informer les stagiaires de ce que l’on attend d’eux et comment ils seront évalués pendant toutes les phases de la formation.

B. Formation des agents « anciens »

Les agents de cette catégorie (habitués à l’administration publique du fait de leur longue expé-rience dans le secteur public) posent un réel défi aux établissements de formation. Le nombre et le volume de la formation requise par cette catégorie devraient être examinés attentivement. Souvent, le recyclage et le perfectionnement des agents qui ont de longues expériences profes-sionnelles peuvent être très difficiles (ils peuvent présenter des « comportements fixes »), mais aussi très gratifiant pour les formateurs. Il faut adapter le programme à leurs besoins spécifiques. Le plus souvent le public sera donc constitué par des apprenants venant d’une seule catégorie ou filière. D’autre part, il peut y avoir des situations où la formation sera donnée à des groupes mixtes parce que les uns peuvent apprendre des autres. De ce fait il peut même y avoir un mé-lange entre les « anciens » et les nouvelles recrues.

18

Techniques d’analyse des besoins et détermination des plans de formation

Il existe un certain nombre de méthodes pour recueillir des données sur les besoins de formation. Toutes ces méthodes et techniques utilisent le référentiel des métiers comme instrument de base. Chacune des méthodes présente des avantages par rapport à tel ou tel type des situations. Par conséquent, il faut déterminer quelle technique sera la mieux adaptée dans une situation donnée. Les techniques sont compatibles entre elles. Le mieux est d’utiliser au moins deux pour valider les résultats. Mais une analyse des besoins de formation exige toujours que les compétences requises soient définies avant de passer à l’évaluation des besoins. Pour cela on a besoin du référentiel afin de pouvoir déterminer ce que l’on recherche.

1. Présentation des différentes techniques

A. Focus groupe

Les méthodes qualitatives telles que les groupes de discussion constituent un point de départ utile pour toute analyse des besoins de formation. Les focus groupes fournissent aux parties pre-nantes des points de vue et des opinions sur les besoins d’amélioration des compétences et de développement d’un échantillon représentatif d’agents. Celles-ci peuvent ensuite être vérifiées et étayées par des méthodes quantitatives. Les groupes de discussion (focus groupes) permettent une interaction en petits groupes qui donne à l’évaluateur de très bonnes occasions de découvrir des détails sur leur public cible et leurs besoins. Le brainstorming est encouragé, permettant l’échange de nouvelles idées sur la formation nécessaire. Les groupes de discussion doivent être soigneusement planifiés afin de faciliter les discussions et d’obtenir des opinions et des points de vue des participants.

Des ateliers de groupes de réflexion devraient être organisés périodiquement et peuvent se posi-tionner avant l’introduction de nouvelles approches, de tâches, de technologies ou de nouvelles règles juridiques dans les collectivités publiques (par exemple, lorsqu’une collectivité territoriale envisage d’ouvrir un bureau de citoyens pour mieux conseiller la population) ou être lié à un programme de formation. Il est toujours utile d’utiliser un consultant extérieur pour animer les séances. Ce procédé d’une modération par un animateur extérieur facilitera l’expression des opinions et des appréhensions par rapport à l’organisation de la collectivité ou la manière de procéder dans certains domaines. La session peut alors être mieux adaptée aux vrais besoins de formation et faire ressortir les défis posés par une formation.

B. Observations

Dans cette approche, la performance de l’agent est elle-même source d’information. L’évaluateur évalue le rendement d’un travailleur ou d’un ensemble de travailleurs par l’observation et dispose alors d’une analyse de première main. Pour être dans la meilleure posture possible il est pré-férable qu’il regarde les agents travailler en jouant le rôle d’observateur qui ne participe pas du tout. Cela signifie que l’évaluateur regarde et écoute et évalue ce qu’il a vu. Il ne devrait jamais s’impliquer dans le processus de travail qu’il observe. Pour rendre l’observation plus productive, l’évaluateur devrait utiliser une liste de contrôle pour rappeler ce qu’il faut rechercher et il devrait prendre des notes.

L’objectif des observations est d’identifier à la fois les points forts à bâtir et les lacunes à surmon-

19

ter. L’un des principaux avantages de l’observation directe dans l’analyse des besoins est que l’évaluateur acquiert des connaissances et une compréhension de première main sur la façon dont le travail est exécuté et sur les forces et les faiblesses du/ des travailleur(s) concerné(s).

C. Interviews structurées

L’utilisation d’interviews structurés dans la conduite de l’analyse des besoins est un bon moyen de trouver des données sur les besoins en formation. La principale valeur des inter-views structurés à base d’un questionnaire préétabli est qu’ils assurent les mêmes types de données de toutes les personnes interviewées. Cela permet de déterminer si un élé-ment d’information est l’opinion d’une personne particulière, ou fait partie d’une perception qui est plus largement répandue. Puisque le guide d’entrevue oblige à poser à chaque per-sonne interviewée un certain nombre de questions prédéterminées, l’évaluateur doit choi-sir les questions qui sont essentielles par rapport aux éléments qu’il essaie d’analyser. Les interviews permettent aux personnes interviewées de rencontrer l’évaluateur face à face pour discuter leurs impressions en ce qui concerne les faiblesses respectivement les performances au travail.

Les personnes cible des interviews peuvent être principalement de deux types :

• Les agents/ travailleurs eux-mêmes ;

• Les personnes clé qui servent d’intermédiaires comme les chefs du personnel, les respon-sables de formation au sein d’une collectivité territoriale etc.

Parce que l’évaluateur est en conversation avec les personnes interviewées, il peut explorer leurs réponses en profondeur. Il peut leur demander des éclaircissements sur leur réponses et aussi demander après des commentaires et des exemples qui illustrent ce qu’ils veulent dire. De cette façon, il obtient une bonne compréhension des performances ciblées et des lacunes.

D. Questionnaires

Un questionnaire est une sorte d’entretien sur papier. L’évaluateur crée son propre questionnaire en écrivant toutes les questions auxquelles il veut que les personnes ciblées répondent. Ensuite, il envoie le questionnaire aux membres des groupes cibles choisis et attend leurs réponses.

L’avantage principal d’un questionnaire est que l’évaluateur peut inclure toutes les personnes dont il veut des réponses. Les agents ou les intermédiaires ciblés (chefs de personnel, respon-sables formation etc.) peuvent remplir les questionnaires quand et où ils veulent. Les questions posées à chaque interviewé sont identiques, et par conséquent les données sont relativement faciles à compiler et à analyser.

Les questionnaires peuvent être utiles pour obtenir un « tableau d’ensemble » de ce qu’un grand nombre d’agents ou personnes intermédiaires (chefs de personnel, responsables formation etc.) pensent. Ils permettent à tout à chacun d’avoir eu l’occasion de participer au processus d’analyse des besoins et à adhérer par la suite aux résultats trouvés.

E. Entretiens périodiques d’évaluation et de conseil

Dans beaucoup d’administrations publiques, collectivités territoriales ou entreprises de par le monde un entretien d’évaluation et de conseil avec chaque agent se fait une fois par an. Lorsque l’on pratique l’entretien périodique de performance et de conseil chaque agent peut être interrogé sur ses compétences existantes quant aux tâches qui lui sont assignées, sur ses performances face aux objectifs de performance fixés annuellement et sur ses besoins de formation pour se

20

perfectionner. Les commentaires formulés lors des entrevues d’évaluation et de conseil sont habituellement authentiques et peuvent souvent aider à établir les besoins de formation, les va-riations dans les demandes et le degré jusqu’où un programme de formation devrait aller pour produire des effets sur les compétences. Le feed-back au moment de l’entrevue d’évaluation est précieux car il s’agit d’une information recueillie auprès de chaque agent en personne. Les besoins de formation varient d’un agent à l’autre et l’entretien d’évaluation et de conseil permet à l’agent et au superviseur / responsable de formation de découvrir les causes des faiblesses quant aux performances requises. Ces lacunes représentent alors les domaines de formation sur lesquels il faut agir.

2. Gros plan sur la conduite d’entretiens d’évaluation des performances et des besoins de formation

A. Définition

L’entretien d’évaluation est un entretien d’évaluation et de conseil qui a pour but de fixer des ob-jectifs à atteindre au personnel pour une période déterminée, et leur évaluation pour le passé, en fonction de l’ensemble des priorités, des connaissances, de l’expérience et des comportements et aptitudes. Il s’agit d’une explicitation fine des missions afin de déterminer les compétences nécessaires à leur exercice et les actions de formations destinées à acquérir et à améliorer ces compétences. Des actions (avec éventuellement des délais) sont ainsi décidées pour faciliter et/ou améliorer le travail de l’évalué.

Pour être efficace, un entretien d’évaluation doit déboucher sur des engagements mutuels sous forme d’objectifs et de moyens. Les objectifs sont déterminés par rapport aux missions générales de la structure, et ne sont pas uniquement quantitatifs (par exemple accroître la rapidité moyenne avec laquelle sont délivré des permis de construire de 20 % ne peut être un objectif satisfaisant en lui-même si aucun autre ne l’accompagne). Les objectifs doivent également prévoir l’acquisi-tion de nouvelles compétences, etc. Les moyens peuvent être fournis sous forme de formation, d’embauche, d’investissements, de redéploiement des tâches, etc.

À partir des objectifs définis lors de l›entretien de l›année N-1, l›entretien de l›année N pourra commencer par un bilan de réalisation de ces objectifs, une discussion sur les écarts constatés.

B. Objectifs

L’approche compétences permet de suivre chaque agent dans la maîtrise des compétences, pour identifier celles qui seront à développer, que ce soit pour accroître les résultats, pour s’ouvrir à d’autres activités ou pour évoluer vers un autre emploi. L’objectif est que les collaborateurs s’ap-puient en permanence sur leurs compétences, leurs capacités d’apprentissage et d’adaptation, au niveau individuel et collectif. Le but de ces différentes démarches est d’améliorer la perfor-mance des hommes et des modes d’organisations, dans le cadre de leur mission fondamentale qui est de servir la communauté des parties prenantes (citoyens, décideurs de la collectivité, par-tenaires...). Il est donc important que l’interviewer comme l’interviewé comprennent que la finalité de l’entretien est de promouvoir l’échange dans une démarche d’attitude positive et de progrès. Conçu et réalisé ainsi, il sera souhaité par les parties en présence, il aura lieu véritablement et ne sera pas détourné de sa finalité, le formalisme l’emportant sur Le fondement de fixer de nouveaux objectifs avec en contrepartie de nouveaux moyens.

Les objectifs de l’outil « Entretien d’évaluation » peuvent être résumés ainsi :

• Doter les responsables hiérarchiques d’un outil essentiel de management et de pilotage

21

• Permettre au salarié de bâtir un plan d’action

• Optimiser les mesures et plans de formation

• Identifier les besoins en formation en les intégrant dans la Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences (GPEC).

C. Les conditions de réussite de l’entretien

Pour qu’un entretien soit productif et respectueux du travail de l’agent, quelques points clefs doivent être respectés :

Un temps de préparation est nécessaire pour évaluateur et l’évalué.

• Avant l’entretien

Pour l’évalué : un rendez-vous est fixé 15 jours avant la date de l’entretien en reprécisant les ob-jectifs fixés l’année précédente. L’agent devra préciser ses points forts et faibles, ses nouveaux objectifs centrés sur le développement de ses compétences et son projet professionnel. Pour l’évaluateur : il doit préparer l’environnement, la discussion et réunir les faits pour argumenter ses appréciations.

• Pendant l’entretien

L’évaluateur va préciser clairement le déroulement de l’entretien. Puis il aide l’agent à s’exprimer à partir de la trame de l’entretien préparée en amont. L’évaluateur devra pratiquer l’écoute active, il met l’accent sur les résultats et non la personnalité, il évite le débat en fixant des objectifs clairs, stimulants et réalisables. Il centre sur l’avenir et non le passé. Il souligne les points forts autant que les points faibles à améliorer. Il termine l’entretien sur une note positive en consignant par écrit les objectifs et les accords, signés par l’évaluateur et l’évalué.

D. Pérennisation de la démarche

Afin de pérenniser la mise en place de l’entretien professionnel, il serait intéressant que la collec-tivité locale se dote :

• D’une véritable volonté politique

• D’une implication de l’encadrement

• D’une communication interne autour de la démarche

• D’une formation des managers et des agents

À cet effet, la collectivité pourrait délimiter les règles de structuration de cet entretien professionnel :

• Qui sera responsable de l’organisation, de la synthèse et du suivi de l’entretien professionnel ?

• Comment faire adhérer et impliquer la direction ainsi que les collaborateurs ?

• Comment organiser la formation de l’encadrement ?

• Qui mènera l’entretien ?

• Quelle périodicité envisagée ? À quel moment de l’année ?

• Quelle sera la forme et le contenu du document support ?

• Quelle utilisation sera faite du compte rendu et à qui sera-t-il diffusé ?

22

• Quel retour fera-t-on aux demandes formulées par le collaborateur ? Quand ? Comment ?

L’entretien annuel d’évaluation doit être un moment privilégié permettant l’échange entre l’agent et son hiérarchique. À l’issue de cet entretien, l’agent doit se sentir encouragé et avoir envie d’évoluer.

E. Exercices

Exercice 1 Mener et exploiter l’entretien d’évaluation des performances et des besoins de formation

• Partagez les rôles et constituez une équipe projet (services RH, managers et, selon le contexte, partenaires sociaux et collaborateurs), s’accorder sur l’exercice, le déroulement de la démarche, les termes employés et leurs définitions ;

• Elaborer le référentiel pour un métier choisi par vous (aspect métier et aspect compétences) en utilisant le modèle du Référentiel des métiers et les types de compétences selon la Roue des compétences ;

• Préparez l’entretien et le questionnaire que vous allez utiliser pour l’appréciation des compétences et des comportements, à l’aide des grilles élaborées ;

• Menez un entretien d’évaluation ;

• Etablissez l’appréciation des compétences et des comportements, à l’aide des grilles élaborées ;

• Préparer l’exploitation des résultats aux différents niveaux (la personne concernée, la direction, la proposition de mesures de formation…) ;

• Préparez un cahier des charges que vous allez soumettre au centre de formation.

Exercice 2 Des référentiels aux formations

Identifier les modalités de formation permettant l’acquisition des différents types de compétences :

• Penser les parcours de formation propres aux métiers stratégiques, à partir du Référentiel métier/ compétences ;

• Actualiser des formations existantes au regard du référentiel de compétences ;

• Mettre au point une démarche interne permettant de conjuguer stratégie de la collectivité, entretiens annuels, appréciation des compétences et plan de formation.

23

Pilo

ter

Iden

tifier

Défi

nir

Eval

uer

Com

pren

dre

Suiv

re

Eval

uer

Met

tre

en o

euvr

e

Réd

iger

le p

lan

de

form

atio

n

Iden

tifier

les

beso

ins

de fo

rmat

ion

Défi

nir e

t val

ider

les

obje

ctifs

de

prog

ress

ion

Défi

nir l

es a

xes

et p

riorit

és

Dia

gnos

tique

des

bes

oins

de

com

péte

nces

Annexes

Démarche d’analyse des besoins de formation du CFCT

24

Etap

esA

ctiv

ités

Obj

ectif

sM

étho

des

Out

ils

Com

pren

dre

Rec

ueil

des

beso

ins

de

form

atio

n de

s PT

ATD

iagn

ostic

des

bes

oins

de

com

pé-

tenc

es

Elab

orat

ion

du P

TAT

par c

haqu

e co

mm

une

;

Synt

hèse

s au

niv

eau

de c

haqu

e ce

rcle

par

les

auto

-rit

és d

e tu

telle

;

Synt

hèse

au

nive

au d

e ch

aque

régi

on p

ar le

s au

to-

rités

de

tute

lle ;

Anal

yse

par l

e C

FCT

Gui

de d

’éla

bora

tion

des

PTAT

(DN

CT,

20

10)

Con

duite

d’u

ne m

issi

on

d’an

alys

e de

s be

soin

s de

form

atio

n

Con

firm

er le

s pr

inci

paux

ens

eign

e-m

ents

du

recu

eil d

es b

esoi

ns d

e fo

r-m

atio

n à

trave

rs le

s PT

AT

Affine

r l’a

naly

se d

es b

esoi

ns d

e fo

r-m

atio

n

Si la

syn

thès

e de

s PT

AT e

st d

ispo

nibl

e : c

onfir

ma-

tion

des

hypo

thès

es p

ar la

con

duite

d’u

ne m

issi

on

d’an

alys

e pa

r éch

antil

lonn

age

;

Sino

n, c

ondu

ite d

e la

mis

sion

d’a

naly

se p

ar é

chan

-til

lonn

age

plus

éla

rgi.

Gui

de d

’ana

lyse

de

s be

soin

s (C

FCT,

20

17)

Défi

nir

Rec

ense

men

t des

dire

c-tiv

es n

atio

nale

sD

éfini

r les

axe

s et

prio

rités

Effec

tuer

une

com

para

ison

ent

re l’

anal

yse

du C

FCT

et le

s ax

es /

prio

rités

nat

iona

les.

Iden

tifier

Prio

risat

ion

des

beso

ins

de fo

rmat

ion

Défi

nir e

t val

ider

les

obje

ctifs

de

pro-

gres

sion

Trad

uire

les

prio

risat

ions

en

obje

ctifs

de

prog

res-

sion

.

Elab

orat

ion

des

pro-

gram

mes

de

form

atio

nR

édig

er le

s pr

ogra

mm

es d

e fo

rma-

tion

et le

s or

gani

ser d

ans

le te

mps

Trad

uire

les

beso

ins

de c

ompé

tenc

es e

n be

soin

de

form

atio

n ;

Déc

oupa

ge e

n cy

cle

et m

odul

es d

e fo

rmat

ion,

en

fonc

tion

des

diffé

rent

s pu

blic

s ci

bles

(cat

égor

ies

d’ag

ents

, thé

mat

ique

s, z

one

géog

raph

ique

s, …

)

Cat

alog

ue d

es m

o-du

les

du C

FCT

Met

tre e

n œ

uvre

Con

duite

des

act

ivité

s du

pla

n de

form

atio

nAd

min

istre

r les

form

atio

ns c

onfo

rmé-

men

t au

plan

Form

alis

er le

pla

n et

pilo

ter s

a ré

alis

atio

nPl

an d

e fo

rmat

ion

Eval

uer

Eval

uatio

n à

l’issu

e de

s fo

rmat

ions

Appr

écie

r le

degr

é de

sat

isfa

ctio

n de

s au

dite

urs

et l’

atte

inte

des

ré-

sulta

ts d

e fo

rmat

ion

(acq

uisi

tion

de

conn

aiss

ance

et c

ompé

tenc

e)

Anal

yser

les

résu

ltats

en

fonc

tion

des

obje

ctifs

de

prog

rès

défin

is a

u dé

part.

Gui

de d

’éva

luat

ion

de fo

rmat

ion

25

Mat

rices

syn

thét

isan

ts le

s te

chni

ques

, mét

hode

s et

out

ils

Tech

niqu

eM

étho

deO

utils

Avan

tage

sIn

conv

énie

nts

Focu

s gr

oupe

Les

focu

s gr

oupe

con

sist

ent à

rass

embl

er

auto

ur d

’une

tabl

e un

cer

tain

pan

el

de c

olla

bora

teur

s (d

es m

anag

ers

ou

resp

onsa

bles

d’é

quip

e, p

ar e

xem

ple)

afin

de

réal

iser

un

brai

nsto

rmin

g pa

r rap

port

à un

e th

émat

ique

/pro

blém

atiq

ue s

péci

fique

.

Out

il n°

1 (q

uest

ionn

aire

fo

cus

grou

pe)

Out

il n°

4 (g

rille

d’

iden

tifica

tion

des

beso

ins

de

form

atio

n)

• Pe

rmet

tent

une

cer

tain

e in

tera

ctio

n en

tre p

erso

nnes

et p

oint

s de

vue

;

• L’

acce

nt e

st m

is s

ur le

con

sens

us

du g

roup

e (c

e qu

i fav

oris

e l’e

ngag

emen

t) ;

• Pe

rmet

tent

aux

mem

bres

du

grou

pe

de d

ével

oppe

r leu

rs c

ompé

tenc

es

d’an

alys

e et

de

réso

lutio

n de

pr

oblè

me

(il s

’agi

t ici

déj

à en

soi

d’u

ne

activ

ité «

form

atric

e »)

.

• Tr

ès c

oûte

ux e

n te

mps

pou

r le

s m

embr

es d

u gr

oupe

et

pour

la p

erso

nne

char

gée

de ré

colte

r les

résu

ltats

et

de le

s sy

nthé

tiser

;

• Le

s do

nnée

s ré

colté

es s

ur

un p

lan

qual

itatif

peu

vent

se

révé

ler p

arfo

is d

iffici

les

à qu

antifi

er.

Obs

erva

tions

Les

obse

rvat

ions

peu

vent

être

liée

s à

l’éva

luat

ion

de c

ompé

tenc

es te

chni

ques

ou

com

porte

men

tale

s. C

ontra

irem

ent a

ux

entre

tiens

d’é

valu

atio

n, l’

obse

rvat

ion

se

déro

ule

ici d

ans

le c

onte

xte

« tra

ditio

nnel

»

des

colla

bora

teur

s. L

’obj

ectif

de

l’obs

erva

teur

est

don

c de

se

faire

le p

lus

disc

ret p

ossi

ble

pour

ne

pas

inte

rrom

pre/

pertu

rber

les

trava

ux e

n co

urs.

Out

il n°

2 (G

rille

de

com

pte

rend

u d’

obse

rvat

ion)

• Si

bie

n ré

alis

ées,

elle

s m

inim

isen

t le

s in

terru

ptio

ns d

e tra

vail

et/o

u de

l’a

ctiv

ité d

u gr

oupe

;

• Pe

rmet

tent

de

prod

uire

des

don

nées

«

effec

tives

» is

sues

du

mon

de ré

el.

• Be

soin

d’u

n ob

serv

ateu

r en

train

é et

com

péte

nt ;

• Si

l’ob

serv

ateu

r n’e

st

pas

suffi

sam

men

t di

scre

t, el

les

peuv

ent

donn

er l’

impr

essi

on a

ux

colla

bora

teur

s d’

être

es

pion

nés.

Inte

rvie

ws

stru

ctur

ées

Réa

lisés

au

sein

d’u

n se

rvic

e, d

’une

di

visi

on, …

l’en

tretie

n st

ruct

uré

est c

ondu

it pa

r le

resp

onsa

ble

hiér

arch

ique

ave

c ch

aque

age

nt d

ont i

l a la

resp

onsa

bilit

é.

Out

il n°

3 (g

uide

d’

entre

tien

pour

le

s in

terv

iew

s)

Out

il n°

4 (g

rille

d’

iden

tifica

tion

des

beso

ins

de

form

atio

n)

• Pa

r leu

r car

actè

re p

lus

pers

onne

l et

intim

e, il

s fa

voris

ent l

a m

ise

en

évid

ence

de

caus

es e

t de

solu

tions

à

une

prob

lém

atiq

ue d

onné

e ;

• Pe

rmet

tent

de

réco

lter d

es d

onné

es

extrê

mem

ent r

iche

s en

info

rmat

ions

;

• Pe

rmet

tent

un

feed

back

plu

s sp

onta

né e

t nat

urel

.

• En

core

plu

s ch

rono

phag

es

que

les

focu

s gr

oups

;

• En

core

plu

s di

ffici

les

à an

alys

er e

t à s

ynth

étis

er ;

• Be

soin

d’u

ne p

erso

nne

expé

rimen

tée

à la

con

duite

d’

entre

tiens

et à

la ré

colte

de

don

nées

qua

litat

ives

.

26

Tech

niqu

eM

étho

deO

utils

Avan

tage

sIn

conv

énie

nts

Que

stio

nnai

res

Que

ce

soit

en fo

rmat

pap

ier o

u en

form

at

élec

troni

que,

les

ques

tionn

aire

s so

nt u

ne

des

mét

hode

s le

s pl

us u

tilis

ées

et le

s m

oins

coû

teus

es p

our é

valu

er le

s be

soin

s et

atte

ntes

de

form

atio

n.

Le q

uest

ionn

aire

aux

resp

onsa

bles

de

serv

ice

perm

et d

’iden

tifier

les

beso

ins

de

form

atio

n in

divi

duel

s ou

col

lect

ifs.

Le q

uest

ionn

aire

aux

sal

arié

s pe

rmet

d’

iden

tifier

les

beso

ins

de fo

rmat

ion

pers

onne

ls o

u in

divi

duel

s

Le q

uest

ionn

aire

doi

t fou

rnir

diffé

rent

s él

émen

ts p

our c

once

ptua

liser

la d

eman

de :

•La

ou

les

actio

ns s

ouha

itée(

s)

•Le

s ob

ject

ifs p

rofe

ssio

nnel

s ou

pe

rson

nels

vis

és p

ar c

ette

act

ion

•Le

s in

dica

teur

s qu

i per

met

tront

l’é

valu

atio

n de

s ré

sulta

ts

•L’

ordr

e de

prio

rité

des

dem

ande

s

Out

il n°

4 (g

rille

d’

iden

tifica

tion

des

beso

ins

de

form

atio

n)

•Fa

cile

s à

crée

r et à

diff

user

;

•Pe

u co

ûteu

x su

r un

plan

fina

ncie

r ;

•Pe

rmet

tent

de

réco

lter d

es d

onné

es

de m

aniè

re a

nony

me

;

•Fa

cilit

é de

réco

lte d

e do

nnée

s,

d’en

coda

ge e

t de

visu

alis

atio

n de

s ré

sulta

ts.

•Pa

rfois

peu

pro

pice

s à

l’exp

ress

ion

de ré

pons

es

libre

s et

per

sonn

alis

ées

;

•R

equi

èren

t du

tem

ps p

our

les

conc

evoi

r de

man

ière

effi

cace

(cho

isir

les

bonn

es

caté

gorie

s, fo

rmul

er d

e bo

ns it

ems…

) ;

•N

e pe

rmet

tent

sou

vent

pas

de

met

tre le

doi

gt s

ur le

s ca

uses

des

pro

blèm

es e

t so

lutio

ns p

ossi

bles

.

Entre

tien

d’év

alua

tion

Ils o

nt li

eu le

plu

s so

uven

t ave

c le

su

périe

ur h

iéra

rchi

que

dire

ct.

Pend

ant c

es e

ntre

tiens

, diff

éren

ts p

oint

s pe

uven

t être

abo

rdés

con

cern

ant l

a fo

rmat

ion

: not

amm

ent l

’éva

luat

ion

des

com

péte

nces

, l’id

entifi

catio

n de

s be

soin

s de

form

atio

n, le

s so

uhai

ts d

’évo

lutio

n pr

ofes

sion

nelle

du

sala

rié…

Out

il n°

5 (g

rille

d’

entre

tien

d’év

alua

tion)

•Pe

rmet

tent

d’id

entifi

er p

réci

sém

ent

les

forc

es e

t fai

bles

ses

en je

u en

te

rmes

de

com

péte

nces

;

•Pe

rmet

tent

d’id

entifi

er c

laire

men

t le

s be

soin

s de

dév

elop

pem

ent e

t de

form

atio

n de

s co

llabo

rate

urs.

•C

oûte

uses

à d

ével

oppe

r et

à m

ettre

en

plac

e ;

•Pe

uven

t per

met

tre a

ux

man

ager

s de

man

ipul

er le

s ré

sulta

ts à

d’a

utre

s fin

s (d

e pr

omot

ion,

par

exe

mpl

e) ;

•Pe

uven

t inv

alid

er le

s ré

sulta

ts e

n ra

ison

d’u

n bi

ais

lié à

l’év

alua

teur

.

27

Outil 1

Questionnaire « Focus Groupe »

PARTIE I :

Directeur de service Nom /Prénom : .......................................................................................................

Fonction : .....................................................................................................................................................

Tél : ...................................................................................Fax : .................................................................

E-mail : ........................................................................................................................................................

PARTIE II :

Quelles sont les évolutions marquantes que vous avez constatées durant ces deux dernières années ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

Quels sont les projets, les objectifs du service ou de la collectivité et à quelle échéance ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

Ces évolutions ou projets impactent-ils certains métiers, postes de travail et lesquels ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

PARTIE III :

Pour répondre aux difficultés rencontrées dans le quotidien des agents, à quelles formations sou-haitaient vous les inscrire ?

Intitulé Référence Catalogue Nbr de jours Année

28

PARTIE III

Tableau de recueil des besoins à partir des événements marquants

Evénement Problématique Réponses Besoins de formation Période à éviter

Réorganisation, Développement unité

ou serviceNouvelle législation ou

réglementation

(changements)Nouvel équipement ou

technologie

(changements)Nouvelle(s)

Méthode(s) de travail

(changements)

Lancement d’un nouveau projet

Autre(s) événement(s)

Avez- vous des agents prioritairement concernés par des formations spécifiques (reclassement, lutte contre l’illettrisme, savoirs de base, reconversion…) et souhaitez- vous mettre en place des accompagnements spécifiques (apprentissage savoirs de base, ateliers d’évolution profession-nelle, bilan de compétence, Congé de Formation Professionnelle) ?......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Date :

Signature du DGS ou Responsable du service :

29

Outil 2Grille de compte rendu d’observation

Nom de l’employé : .......................................................................................................................................Nom du superviseur : ...................................................................................................................................

Poste de travail : .................................................................Date : ...............................................................

Est-ce que l’employé a reçu toutes les formations nécessaires à l’exercice de ses fonctions ? Si non, indi-quer lesquelles sont manquantes.

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

Décrivez des occasions où la performance a été affectée par un manque de formation.

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

Quelles sont les tâches pour lesquelles l’employé éprouve le plus de difficultés ? Indiquez le niveau de difficulté (faible, moyen ou élevé).

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

Au cours de la prochaine année, dans votre département, prévoyez-vous des changements qui nécessi-teront de nouvelles connaissances auprès de cet employé ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

Quels sont, à votre avis, les besoins en formation de l’employé ?1. ...................................................................................................................................................................2. ...................................................................................................................................................................3. ...................................................................................................................................................................4. ..................................................................................................................................................................5. ...................................................................................................................................................................6. ...................................................................................................................................................................

30

Quel type de formation serait, à votre avis, le plus adapté pour chacun des besoins en formation recom-mandés à la question précédente (exposé, démonstration, jeu de rôle, entraînement à la tâche, formation en ligne, hybride, etc.) ?1. ...................................................................................................................................................................2. ...................................................................................................................................................................3. ...................................................................................................................................................................4. ...................................................................................................................................................................5. ...................................................................................................................................................................

6. ...................................................................................................................................................................

31

Outil 3Guide d’entretien pour les interviews

1. Appellation

Quel est l’intitulé exact de votre emploi ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Existe-t-il, à votre connaissance, pour un métier comme le vôtre, d’autres appellations ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Lesquelles ? Dans quelles collectivités les trouve-t-on particulièrement ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

2. Situation fonctionnelle

A quel service et/ou Direction êtes-vous rattaché (organigramme de la collectivité, de la direction) ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

3. Environnement de l’emploi

Avec qui, au sein de votre service êtes-vous en relation de travail ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

32

Sur quelles activités, ou projets ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

De quelle nature est cette relation de travail ? (Négociation, collaboration, information, conseil, contrôle ...).......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Avec quels services au sein de la collectivité êtes-vous en relation ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Pour quelles raisons ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelle est la fréquence de ces relations ? (Journalière, hebdomadaire, mensuelle ...).......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Avec quels organismes extérieurs à la collectivité êtes-vous le plus souvent en contact (Services déconcentrés ; organismes publics ; parapublics ; associations ; entreprises) ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Pour quelles raisons êtes-vous en relation avec ces différents organismes ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

33

Quelles sont les formes de coopération ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Existe-t-il des liens contractuels ou des partenariats ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Comment sont-ils établis ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

4. Conditions d’exercice

Quelles sont vos conditions générales de travail ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Votre métier exige-t-il des rythmes de travail particuliers (travail de nuit, horaires décalés, perma-nences...), des déplacements ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Votre métier exige-t-il des efforts physiques ou intellectuels particuliers ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

A quels moments ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

34

De manière générale, quelles sont les contraintes liées à votre métier ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

5. Finalité/Activités

Quelle est votre mission ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

A quoi sert votre travail ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Pourriez-vous, en une phrase, résumer l’essentiel de votre métier, sa raison d’être ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles sont vos principales activités et pouvez-vous les décrire : que faites-vous exactement, avec quels moyens, avec quels interlocuteurs, dans quel but ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelle sont les activités que vous réalisez quotidiennement ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles sont les activités que vous réalisez de manière plus occasionnelle (quand, combien de fois par mois, pourquoi ?).......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

35

S’agit-il d’activités nouvelles, peu ou pas réalisées jusqu’à maintenant ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles sont les activités prioritaires ? Pour quelles raisons ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

S’agit-il d’activités déterminantes pour votre service, et/ou la collectivité ? Pourquoi ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quels résultats vous sont demandés ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles sont les activités qui vous demandent le plus d’attention, le plus d’effort ? Pourquoi ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Vous arrive-t-il de réaliser des activités qui ne vous sont pas directement demandées ? Les-quelles ? Pourquoi ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Y a-t-il des activités que vous avez des difficultés à réaliser ? Lesquelles ? Pourquoi ? Que faites-vous dans cette situation ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

36

6. Moyens

Quels sont vos outils de travail quotidiens ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Utilisez-vous des systèmes particuliers (réseaux informatiques ...) ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

De quelles sources d’information disposez-vous ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

7. Compétences

Quelles techniques particulières devez-vous maîtriser ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles connaissances devez-vous posséder ? Pouvez-vous préciser degré de maîtrise néces-saire (pratique courante, maîtrise, expertise) ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles autres capacités faut-il avoir pour réussir dans cet emploi ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

8. Autonomie, responsabilité

Comment vous situez-vous dans le Service /la Direction ? Quel est votre supérieur hiérarchique ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

37

Qui définit votre mission et vos activités ? Comment sont-elles définies ? De manière stricte ou en concertation ? Vos activités peuvent-elles être revues ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Votre métier exige-t-il des consignes strictes ? Ces consignes sont-elles formalisées (dans un guide, un livret ...) ? L’utilisez-vous ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

De quoi êtes-vous précisément responsable ? A quelles décisions participez-vous ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles décisions êtes-vous amené à prendre ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

De qui êtes-vous responsable ? Encadrez-vous une équipe ? (Combien, fonctions).......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

De quelle manière votre travail est-il suivi, voire évalué ou contrôlé ? Par qui ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Dans l’exercice de votre métier, quels sont les risques majeurs, les erreurs à ne pas commettre ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

38

Quelles en seraient les conséquences ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

8. Évolutions de l’emploi

Depuis combien de temps occupez-vous cet emploi ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Estimez-vous que celui-ci a - pas, peu, beaucoup, fondamentalement évolué ? De quelle façon ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Pouvez-vous préciser s’il s’agit de changements liés aux méthodes de travail, à l’apport de tech-nologies, ou à d’autres raisons liées à votre environnement de travail ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quels sont, d’après vous, les éléments qui risquent de faire évoluer certaines activités de votre travail ? de quelle nature ? sous quels délais ? (1, 3, 5 ans).......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Avez-vous à faire face à des situations de travail nouvelles ou différentes ? Lesquelles ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

9. Accès à la fonction publique territoriale

Pouvez-vous préciser comment vous avez été recruté ? (Concours, titularisation, contractualisa-tion, mobilité).......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

39

Si concours : quel concours avez-vous passé ? en quelle année ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelle est votre formation initiale et dans quel domaine ? Quels diplômes possédez-vous et quelle a été votre expérience professionnelle ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Si mobilité : quel(s) emploi (s) exerciez-vous auparavant ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Si contractuel : quel est votre niveau général (1 à 6). Quels sont vos diplômes ? Possédez-vous des compétences ou connaissances particulières ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Pouvez-vous préciser quel est votre cadre d’emploi actuel (filière, cadre, grade) ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

40

Outil 4

Grille d’identification des besoins de formation

(À remplir par le supérieur immédiat - pour chaque employé)

Nom, prénom : …………………………………………………………………………………………

Poste de travail : ………………………………………………………………………………………

1. Poste de travail

Quelles sont les compétences nécessaires pour bien réussir le travail ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles sont les principales difficultés rencontrées dans le travail ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Dans l’ensemble des responsabilités, quelles sont celles avec lesquelles l’employé est le plus à l’aise ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles sont les responsabilités à l’égard desquelles l’employé ne fournit pas un rendement suf-fisant ? Pourquoi ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quels sont les résultats attendus que l’employé ne réussit pas à obtenir ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

41

2. Formation

Décrivez des occasions où la performance a été affectée par un manque de formation. .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quels seraient, à votre avis, les principaux besoins en formation pour cet employé ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Quelles sont les formations déjà reçues et l’expérience de l’employé ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Existe-t-il des besoins spécifiques de formation pour l’ensemble des membres de ce poste ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

Idéalement, quel format doit prendre la formation pour s’adapter aux employés et au contexte de travail ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

42

Outil 5

Grille d’entretien d’évaluation

Le guide d’entretien ci-après permet au responsable de service d’interroger l’agent afin d’appré-hender les difficultés qu’il rencontre sur son poste de travail et de mesurer les écarts entre les compétences nécessaires et les compétences mobilisées. Vous pouvez l’utiliser en totalité ou en partie. Afin d’optimiser l’entretien, veillez à vous munir de la fiche de poste de l’agent, ainsi que de la fiche métier correspondant aux activités exercées (cf. Répertoire des Métiers Territoriaux).

1. Prise de poste

• Où en êtes-vous dans votre parcours de formation statutaire obligatoire ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Possédez-vous l’ensemble des habilitations requises pour le poste ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Y a-t-il, au regard de votre poste de travail, des domaines ou des activités que vous ne parve-nez pas à réaliser ou en partie, ou qui vous posent problème ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Ces difficultés relèvent-elles de l’organisation du service, d’un manque de formation ou d’autres raisons ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Quelles sont les compétences dont vous avez prioritairement besoin ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

43

2. Tenue et/ou évolution du poste

• Quelles sont les activités que vous réalisez avec succès (en fonction des résultats, du temps passé, voire de la satisfaction personnelle) ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Rencontrez-vous des difficultés actuellement sur votre poste de travail ? Dans quels domaines et/ou quelles activités ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Ces difficultés relèvent-elles de l’organisation du service, des procédures, d’un manque de formation ou d’autres raisons ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Comment pensez-vous pouvoir remédier à ces difficultés ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Quelles sont les conséquences du projet du service sur votre poste de travail ? Y a-t-il des missions ou activités directement impactées ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Comment vous êtes-vous adapté aux évolutions en cours (ou allez-vous vous adapter aux évolutions à venir) ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Quelles sont les compétences dont vous avez prioritairement besoin ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

44

• Avez-vous des propositions de formation qui vous permettraient d’améliorer vos résultats ou votre confort de travail ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

3. Evolution de carrière

• Quel est votre objectif en termes de carrière (changer de grade, de cadre d’emplois, de filière) ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Etes-vous informé sur les différentes voies d’accès à ce grade et/ou métier ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Envisagez-vous de vous préparer à un concours ou un examen professionnel ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Votre inscription dépend-elle de l’obtention d’un titre ou diplôme ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Envisagez-vous de faire valoir votre expérience professionnelle (validation des acquis) ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Si vous réussissez, quel est votre projet professionnel ? .......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

45

4. Evolution de métier (reconversion)

• Quelle est votre motivation à changer (lassitude, pénibilité, manque de perspectives, difficulté dans l’exécution, envie de progresser …) ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Quelles nouvelles activités souhaiteriez-vous développer ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Y a-t-il un métier qui vous intéresse plus que d’autres ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Avez-vous un projet précis ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Comment envisagez-vous de vous préparer à ce projet ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Envisagez-vous de faire un bilan de compétences afin de clarifier vos motivations, votre orien-tation et vos possibilités d’évolution ?

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Vous êtes-vous informé sur les possibilités au sein de la collectivité, à l’extérieur ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

46

• Etes-vous prêt à envisager une mobilité (géographique) ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

• Quelles formations envisagez-vous afin de préparer cette évolution ?.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................

47

Outil 6

Schéma logique de la construction à l’évaluation du plan de formation

Entretiens professionnels,

Grille d’expression des besoins (managers / salariés)...

Contenu : actions prioritaires, bénéficiaires, calendrier prévisionnel, modalités pédagogiques et organisationnelles (formation externe / interne, présentielle / à distance)

Budget prévisionnel : financement FAFIEC, fonds propres...

Consultation des représentants du personnel

Avis des managersValidation par la Direction

Consultation des représentants du personnel

Repérage des compétences disponibles / à acquérir

Identification des besoins de formation

Définition des orientations de la formation

Elaboration du plan de formation prévisionnel de l’année N

Stabilisation du projet de plan de formation de l’année N

Evaluation du plan de formation

Stratégie

Réalisation et suivi du plan de formation de l’année N

48

Outil 7

Eléments constitutifs d’une base de données pour recueillir les besoins de

formation

Collectivités Auditeurs Nombre

Besoins de

formation 1

Besoins de formation

2

Besoins de

formation 3

…

Collectivité W

Préciser commune,

cercle, région

Cat. A

Cat. B1

Cat. B2

Cat. C

Elus

Collectivité X

Préciser commune,

cercle, région

Cat. A

Cat. B1

Cat. B2

Cat. C

Elus

Collectivité Y

Préciser commune,

cercle, région

Cat. A

Cat. B1

Cat. B2

Cat. C

Elus

Collectivité Z

Préciser commune,

cercle, région

Cat. A

Cat. B1

Cat. B2

Cat. C

Elus

… … …

49

Outil 8

Schéma logique de réponse à une commande de formation

Étapes Actions Observations

Le DGA désigne un pilote de dossier pour effectuer le travail de prospection ou pour prendre en charge une demande de formation qui a déjà été adressée au CFCT

1 mois et demi

avnt1. Analyse de la demande

L’équipe du CFCT analyse la demande et la confronte avec les besoins réels des bénéficiaires

5 semaines

avant

2. Étude des conditions opérationnelles et réaction des documents cadres

Le pilote du dossier identifie les besoins humains, matériels et financiers. Il élabore les TDR, la stratégie et le budget

Les documents sont soumis à la validation de l’équipe du CFCT et du partenaire

1 mois avant

3. Prise en compte de la demande

Le DPS élabore un projet de convention qui est soumis au partenaire par bla direction

Dès accord

4. Formalisation du projet de formation

Signature de la convention par les deux parties

Passer à l’étape suivante dès la mise à disposition des fonds.

2 semaines

avant

5. Diffusion de l’information

Le responsable désigné par la convention informe les participants (lettre et appels téléphoniques)

Préciser le lieu, la date et l’heure. Les objectifs le contenu et les conditions de la formation.

1 semaine

avant

6. Organisation de la formation

Sélection du formateur, élaboration du programme et du module, vérification des documents et du matériel de formation, des aspects liés à la restauration, amener le matériel de formation sur le site

Le pilote vérifie si toutes les mesures sont prises avants d’aller à la formation.

Le DAF est responsable pour l’organisationdes dispositions logistiques.

Pendant la

formation

7. Réalisation de la formation

Accueil et présentation de la formation et de l’organisation est effectuée par le CFCT

Supervision effectuée par les conseillers pédagogiques

8. Évaluation de la formation

Évaluation de la formation (écrite et orale)

Dans la semaine qui suit la formation

9. Bilan pédagogique Rédaction du rapport d’évaluation

Classement du dossier (faire le tri dans les documents, ne garder que ce qui doit être classé...). Conserver une copie des interventions dans le dossier et remettre au centre de docce qui peut l’intéresser

10. Bilan financierVérifier que le devis est en adéquation avec les dépenses réelles

COOPERATION MALI – UNION EUROPEENNEProgramme d’Appui à la Réforme Administrative, à la Décentralisation

et au Développement Economique Régional

Guide d analyse des besoins de formation des collectivités ...

Documents

Transcript of Guide d analyse des besoins de formation des collectivités ...