Gestion Electronique de Documents (GED-UBO)...Les fiches SCI 12/03/10 Introduction : Nous avons mis...

Les fiches SCI 12/03/10

Gestion Electronique de Documents (GED-UBO)

Guide Utilisateur

Sommaire

Introduction :............................................................................................................................................ 2

Premiers pas avec la plateforme GED-UBO........................................................................................ 2

Se connecter à la GED-UBO............................................................................................................... 2

Se déplacer......................................................................................................................................... 2

Les concepts............................................................................................................................................3

Domaines............................................................................................................................................ 3

Espaces de travail............................................................................................................................... 3

Espaces collaboratifs...................................................................................................................... 3

Espaces personnels........................................................................................................................ 3

Droits d'accès...................................................................................................................................... 4

Gérer les documents................................................................................................................................4

Créer un document .............................................................................................................................5

Consulter un document........................................................................................................................5

Modifier les documents .......................................................................................................................5

Copier un document ........................................................................................................................... 6

Gérer votre presse-papier et votre lot de documents........................................................................... 7

Consulter l'historique d'un document................................................................................................... 7

Supprimer un document...................................................................................................................... 8

Outils collaboratifs....................................................................................................................................8

Commenter un document.................................................................................................................... 8

Annoter un document.......................................................................................................................... 9

Notification...........................................................................................................................................9

Rechercher des documents................................................................................................................... 10

Recherche rapide ..............................................................................................................................10

Recherche avancée .......................................................................................................................... 11

En cas de souci :.................................................................................................................................... 11

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Introduction :Nous avons mis en place deux plateformes de Gestion Électronique des Documents (GED) basées

sur l'application Nuxeo DM. L'objectif de la première plateforme (GED-UBO) est de permettre la

gestion d'une base documentaire commune aux différents services et composantes de l'UBO. La

GED-UBO fourni également un espace personnel de travail collaboratif. Cette plateforme est

accessible uniquement au personnel de l'établissement. La seconde plateforme (Espace partagés)

qui est accessible au personnel et aux étudiants, a l'objectif de vous donner accès à un espace

collaboratif personnel. Vous pouvez y créer et partager vos espaces de travail avec les utilisateurs

de l'ENT de votre choix.

Les plateformes GED-UBO et Espaces partagés sont en ce moment en phase de formalisation.

Nous vous invitons à les utiliser et à nous faire part de vos commentaires. Nous continuons à

adapter ces plateformes aux besoins précis des utilisateurs de l'UBO.

Ce guide présente un résumé des fonctionnalités de base de la plateforme GED-UBO et leur

utilisation.

Premiers pas avec la plateforme GED-UBONuxeo DM est une plateforme de gestion de contenu qui vous permet de créer et de diffuser des

documents. L'accès à l'application est sécurisé par mot de passe et la navigation s'effectue au moyen

d'onglets.

Se connecter à la GED-UBOVous avez accès à la GED-UBO via votre l'ENT. Le lien vers l'application GED-UBO est situé dans

l'onglet "Services->Gestion électronique de documents".

Se déplacerPour passer d'un espace de travail à l'autre, vous pouvez utiliser :

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● l'arbre de navigation,

● le fil d'Ariane,

● votre tableau de bord.

Sur un document, utilisez les onglets pour accéder aux différentes actions disponibles.

Les conceptsLa GED-UBO est organisé autour de domaines qui contiennent des espaces de travail, des modèles et

des espaces de publication. Les documents sont créés et diffusés dans ces espaces de travail et de

publication. Les actions disponibles pour les utilisateurs dans les espaces sont déterminés par les

droits d'accès.

DomainesUn domaine est un espace thématique créé par l'administrateur à la racine de l'application. Les

domaines sont composés d'espaces de travail, de modèles et d'espaces de publication. Seul

l'administrateur de l'application peut créer de nouveaux domaines. Il existe un seul domaine sur le

serveur GED-UBO actuel : Université de Bretagne Occidentale.

Espaces de travailLes espaces de travail sont dédiés à la création et à la modification du contenu, c'est-à-dire des

documents. Il existe 2 types d'espaces de travail :

● les espaces collaboratifs (la base documentaire)

● les espaces personnels

Espaces collaboratifsLe contenu d'un espace de travail collaboratif est destiné à être partagé et à être modifié par plusieurs

utilisateurs. Ces espaces sont créés à la racine de l'espace appelé "Base documentaire" et sont

accessibles pas tous les utilisateurs du domaine.

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Espaces personnelsChaque utilisateur dispose de son espace de travail personnel dans lequel il peut créer et modifier des

documents. Par défaut, l'espace personnel n'est accessible que par le propriétaire de l'espace mais, les

utilisateurs peuvent donner des droits de lecture et d'écriture sur leurs espaces à d'autres utilisateurs.

Droits d'accèsLes droits d'accès sont des permissions données aux utilisateurs dans les différents espaces de

l'application. Ces droits d'accès déterminent les actions dont disposent les utilisateurs dans les

espaces.

Les droits d'accès peuvent être définis pour l'ensemble d'un domaine, mais également au niveau d'un

espace de travail ou de publication. Les droits accordés ou refusés dans un espace sont appliqués à

tout son contenu, y compris les sous-espaces. C'est ce qu'on appelle l'héritage des droits d'accès.

Il existe quatre droits d'accès :

● lecture,

● écriture,

● suppression,

● gestion.

Gérer les documentsLes documents sont classés en deux catégories :

● les services collaboratifs,

● les documents.

Les services collaboratifs sont des documents qui peuvent en contenir d'autres et qui permettent aux

utilisateurs de partager l'information :

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● l'espace de travail,

● le dossier,

● le livre d'images,

● le forum de discussion,

● le blog.

Les types de documents disponibles dans Nuxeo DM sont :

● la note : un texte saisi dans un éditeur riche intégré à Nuxeo DM,

● le fichier : un fichier attaché,

● l'image : un fichier image associé à des fonctionnalités spécifiques ;

Créer un document Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion dans l'espace de travail peuvent créer

des documents.

Pour créer un document, utilisez les boutons affichés dans l'onglet Contenu de l'espace de travail :

Nouveau documents ou Importer un fichier.

Consulter un documentVous devez avoir au moins des droits de lecture dans un espace pour consulter les documents. Vous

pouvez accéder aux documents depuis les espaces de travail et de publication, ainsi que depuis votre

tableau de bord. Pour consulter un document, cliquez sur son titre. L'onglet Résumé s'affiche. Vous

pouvez également consulter une pré-visualisation du document en cliquant sur l'onglet

Prévisualisation. Ceci vous permet de lire le fichier directement dans votre navigateur. Ainsi, vous

n'avez pas à télécharger le fichier sur votre ordinateur pour le lire.

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Modifier les documents Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture et de gestion peuvent modifier les documents. Modifier

un document consiste à modifier le titre, la description du document ou son contenu (fichier joint ou

texte de la note).

Lorsque vous modifiez un document, vous devez indiquer comment le numéro de version du document

doit être incrémenté. En effet, chaque document possède un numéro de version, qui constitue une

indication sur l'évolution du document. Le numéro de version (VV.vv) est composé d'un numéro de

version majeure (VV) et d'un numéro de version mineure (vv). Lorsqu'un document est créé, il prend

automatiquement comme numéro de version 01.00. L'incrémentation de la version majeure est réservé

aux modifications importantes. L'incrémentation de la version mineure est utilisée pour les

modifications secondaires.

Pour modifier un document :

1. Cliquez sur l'onglet Modification du document.

2. Dans le formulaire de modification, tapez vos modifications.

3. Indiquez si vous souhaitez modifier le numéro de version du document.

4. Saisissez une commentaire si vous voulez indiquer pourquoi vous modifiez le document. Ce

commentaire apparaît dans l'historique du document et aide les autres utilisateurs à suivre les

changements qui ont été apportés au document.

5. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L'onglet Résumé du document s'affiche.

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Copier un document Seuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent copier des documents. Lorsque

vous copiez un document, celui-ci est placé dans le presse-papier.

Pour copier un document :

1. Dans l'onglet Contenu de l'espace de travail, cochez la case correspondant au document à

copier.

2. Cliquez sur le bouton Copier. Le nom du document s'affiche dans le presse-papier dans la

colonne gauche de la page et le bouton Coller dans l'onglet Contenu de l'espace de travail

devient actif.

3. Allez dans l'espace de travail dans lequel vous souhaitez coller le document.

4. Il y a deux façons de coller le document :

1. Cliquez sur le bouton Coller situé dans l'onglet Résumé de l'espace de travail de destination.

2. Ou cliquez sur le lien Coller dans le dossier en cours du presse-papier.

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Gérer votre presse-papier et votre lot de documentsTous les utilisateurs disposent d'un presse-papier et d'un lot de documents. Le presse-papier et le lot

de documents sont deux fonctionnalités qui vous permettent de voir les documents que vous avez

sélectionnés et mis de côté pour les coller dans un autre espace de travail ou les modifier

ultérieurement.

Le lot de documents vous permet de mettre de côté plusieurs documents venant de différents espaces

de travail afin de les exporter ou de les modifier ultérieurement. Le contenu du lot de documents est

conservé d'une session à l'autre.

Pour ajouter un document à votre lot de documents :

1. Cochez la case correspondant au document,

2. Cliquez sur le bouton Ajouter à mon lot de documents.

Vous pouvez ensuite :

● coller les documents dans un espace de travail ou un dossier,

● exporter les documents sur votre ordinateur sous la forme d'un dossier.zip,

● exporter les métadonnées des documents dans un fichier XML.

Consulter l'historique d'un documentVous devez avoir au moins des droits de lecture pour consulter l'historique des documents. Toutes les

actions qui sont effectuées sur un document sont enregistrées dans l'historique du document.

On y retrouve l'auteur de l'action, la date et l'heure à laquelle elle a été faite, le commentaire que

l'utilisateur a éventuellement saisi, etc.

Lorsque vous modifiez un document et incrémentez son numéro de version, la version précédente du

document est archivée par le système. Vous pouvez consulter les versions précédentes du document

depuis son historique.

Pour consulter l'historique d'un document, cliquez sur l'onglet Historique du document.

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Supprimer un documentSeuls les utilisateurs ayant des droits d'écriture ou de gestion peuvent supprimer des documents.

Lorsque vous supprimez un document, celui-ci est stocké dans l'onglet Corbeille de l'espace ou du

dossier.

Ainsi, la suppression n'est pas irréversible et le responsable de l'espace peut restaurer le document si

sa suppression était prématurée.

Vous accédez à la Corbeille par le l'onglet Administration puis dans la sous rubrique choisir l'onglet

Corbeille

Outils collaboratifsEn plus de ses fonctionnalités de création et de gestion de documents, Nuxeo DM intègre des outils

collaboratifs qui facilitent le travail en équipe et la communication entre contributeurs.

Commenter un documentVous pouvez ajouter des commentaires sur les documents. Les commentaires permettent aux

utilisateurs de discuter du document et de son évolution. Vous devez avoir au moins des droits de

lecture pour ajouter des commentaires sur les documents.

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Pour ajouter un commentaire sur un document :

1. Cliquez sur l'onglet Commentaires du document.

2. Cliquez sur le lien Ajouter un commentaire. Un formulaire s'affiche pour taper le commentaire.

3. Dans la zone de texte, tapez votre commentaire.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter.

Le commentaire s'affiche dans l'onglet Commentaires. Les utilisateurs peuvent maintenant répondre à

votre commentaire et également au bas de l'onglet Résumé.

Annoter un documentVous pouvez ajouter des annotations directement sur un document à partir de l'onglet

Prévisualisation.

Pour ajouter une annotation:

1. Sélectionnez une portion du texte ou de l'image,

2. Un champ de saisie s'affiche. Saisissez l'annotation et cliquez sur valider.

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NotificationLes notifications sont des courriels qui sont automatiquement envoyés aux utilisateurs lorsqu'un

événement se produit dans un espace ou sur un document. Les notifications sont disponibles à tous les

niveaux de Nuxeo DM (domaine, espace, documents).

Les utilisateurs peuvent s'abonner eux-mêmes aux notifications, mais les responsables des espaces

peuvent également décider d'abonner les utilisateurs.

Rechercher des documentsNuxeo DM intègre son propre moteur de recherche, conçu pour prendre en compte tous les paramètres

particuliers de l'application. Par défaut, les documents sont indexés selon leur titre, leur description,

leur contenu (champ note, fichier joint), et leurs méta-données.

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Recherche rapide La recherche rapide est accessible depuis toutes les pages de l'application. A tout moment vous

pouvez rechercher un document ou un espace en tapant des mots-clés dans la boîte de recherche

située dans le coin supérieur droit de la page et en cliquant sur le bouton Recherche.

Le moteur de recherche de Nuxeo DM utilise des opérateurs booléens qui vous permettent d'associer

des mots-clés. Les opérateurs booléens utilisés par le moteur de recherche sont :

● AND : tous les mots-clés doivent se trouver dans les documents trouvés.

● + : le mot qui suit le symbole + doit se trouver dans les documents trouvés.

● - : Le mot qui suit ce symbole ne doit pas se trouver dans les documents trouvés.

● “” : Vous recherchez une expression exacte. Tapez l'expression entre guillemets.

Recherche avancée La recherche avancée vous permet de rechercher un document en utilisant plus de critères. Vous

pouvez par exemple prendre comme critère de recherche des méta-données du document ou la date

d'une action précise comme la publication du document, sa création.

Pour recherche une document selon des critères détaillés :

1. Cliquez sur le lien Recherche avancée, situé sous la boîte de recherche.

2. Tapez vos critères de recherche dans le formulaire de recherche qui s'affiche.

3. Éventuellement, choisissez des critères de tri des résultats.

4. Cliquez sur le bouton Recherche.

Les résultats de la recherche s'affichent sous forme de tableau. Cliquez sur le nom d'un document pour

l'ouvrir.

En cas de souci :

Déposez un ticket dans l’ENT en cas de souci.

contributeurs :Nom Date type modifications version

Hugo Laliberté 10/02/2010 création 1.0

Hugo Laliberté 11/02/2010 maj 1,1

Hugo Laliberté 01/03/2010 ajout mentions légales 1,4

Hugo Laliberté 01/03/2010 ajout intro 1,5

M. Podeur / D. Debail 03/09/10 Ajout copie d'écran + suppression

partie liveEdit

1.6

Hugo Laliberté 03/11/10 corrections 1.8

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http://ent.univ-brest.fr/Guest?uP_fname=esup-helpdesk&uP_args=page=addTicket&categoryId=33


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