Gestion de temps - aperçu pour collaborateur

Gestion de soi, gestion de stress,

Gestion de temps


Gestion de temps


Steve Jobs (1955 - 2011) Albert Einstein (1879 – 1955) Mère Teresa (1910 – 1997) Gustave Eiffel (1832 – 1923)

Richard Branson (1950 - …) Leonardo Da Vinci (1452 – 1519) Barack Obama (1961 - …)

Conscience de soi: les problèmes identifiés


Identifier son rapport au temps

• Avoir et prendre trop de projets en même temps (apprendre à dire non);

• Aucune démarcation nette entre vie privée et vie professionnelle (travail);

• Trop de missions à faible valeur ajoutée (tâches à 8€/l’heure)

• L’addiction aux technologies!

• Excès de liberté!


Conscience de soi: les problèmes identifiés

• Se connaître: connaître son rapport au temps; connaître ses forces et ses faiblesses. Comment perdons nous du temps? Pouvons nous y remédier et comment? A quel moment suis-je le plus productif?

• Identifier ses faiblesses et travailler dessus pour s’en débarrasser.

• Briser le cercle vicieux (ex: internet! sms je vérifie mes mails, puis facebook, puis le figaro, le point… je me mets au travail puis je recommence le cercle vicieux). Se trouver des stratégies pour y faire face et en sortir. (ex: s’imposer des horaires précis pour la navigation et ne pas en faire une addiction).


Feuille de route: structurer son quotidien

• Réduire au maximum l’assassin silencieux.

• L’ultime faiblesse: la technologie (internet, mail, réseaux sociaux)


Feuille de route: structurer son quotidien

Comptabilité

Temps de transition

Temps de transition

Prospection Vente

TT


M a i ls e x c e s s i f s


• Cris/priorités v/s Murmures: se focaliser sur les cris et non les murmures.

• Nous définissons notre emploi du temps!

• Nous choisissons notre travail!

• Une seule personne à blâmer.

• Liberté oui mais à bonne dose.


Rectifier le tir

Au quotidien

Photocopies

Appels imprévus

Mauvaise gestion de soi

Gestion de courriers

Pauses café


1. Priorisation des objectifs et vision du succès;

2. Structurer sa vie pour obtenir des résultats;

3. Etablir des stratégies efficaces.


Attitude des vainqueurs: optimiser sa gestion du temps

Créer sa vision

1. Se projeter 5 ans en avant; décrire chaque aspect de la vie telle qu’elle est perçue: image homme rêveur

Ma vie professionnelle (son entreprise), Ma vie de famille, Mon état de santé, Ma vie sociale.

2. Partager sa vision et l’affiner si nécessaire;

3. Quel sera l’issue du match? Ce qui nous rendra véritablement heureux?


Créer sa vision

4. Décrire et écrire ce que nous ne voudrions pas faire? S’assurer de bien délimiter les frontières.

5. Ce qui importe le plus est ce qui est le plus important à nos yeux.


Créer sa vision: le plan d’amorçage

• La (seule et unique) chose devant arriver au cours de ces douze prochains mois qui fera de cette année une année de réalisation ou de percée?


Créer sa vision: le plan d’amorçage

Horaire de sommeil régulier J e limite ma consommation de café

J e mange équilibré Activité physique régulière

J e gère mes mails J e gère les appels


Lister les choses à faire pour le jour suivant

Trouver du temps pour la famille

Du temps pour les loisirs Gérer efficacement les conflits


Je rectifie le tir!

• Se coucher et se réveiller à la même heure tous les jours de la semaine, week-end compris.

• Etablir une routine matinale quotidienne (ex: faire du sport, se détendre, marcher ou lire paisiblement puis s’efforcer à prendre un petit déjeuner complet!).

• Aucun mail avant une heure déterminée (8h,9h ou 10h).• Aucun appel imprévu. Tous les appels à effectuer ou à prendre

doivent être planifiés.• Faire une liste des activités à effectuer pour le lendemain (planning).• Eviter les confrontations inutiles; gérer les conflits comme il se doit.


Philosophies personnelles v/s conseils pratiques

• Il n’y a rien de dramatiquement grave!!!

• Ce sera bientôt fini

• Je suis entièrement responsable de tout ce qui m’arrive

• Je ne serai pas la personne que je ne veux pas être

• Je pratiquerai une communication efficace


Philosophies personnelles v/s conseils pratiques


Gestion des mails

• Erreur n°1: Relever ses mails au réveil; week-ends compris!


Optimiser le traitement des mails

• Erreur N°2: Vérification systématique des mails



• Erreur N°3: traiter les e-mails comme des sms

• NPRSVP ou « Dans un effort de réduire le volume de mails, veuillez répondre uniquement si nécessaire s’il-vous-plaît. Merci »



• Erreur N°5: envoi de trop d’e-mails



• Erreur N°6: excès de souscription



• Répertorier les activités que je suis seul(e) capable d’effectuer et dans lesquelles j’excelle (ex: communiquer avec les clients ou vendre ou créer du contenu pour du marketing etc…)

• Identifier mes « 5% » et déléguer les 95 autres (tâches à 8€ de l’heure) telles les tâches administratives fastidieuses ne faisant pas partie de mes domaines de compétences. (Emploi de secrétaire à distance, de cabinet d’expert comptable compétent, de commerciaux en freelance etc…)


Mes forces/capacités ultimes

• Documenter toutes les missions à effectuer

• Créer un manuel d’opération (protocole) pour ses activités.

• Si possible, accompagner les missions et activités documentés de vidéos instructifs dans le cas de collaboration à distance avec un cabinet de secrétariat ou secrétariat à domicile (qui reviendra à moins cher)


L’assistant personnel

Faire ce que l’on fait de mieux au moment où on le fait le mieux!


L’arme fatale

V/S

V/S

10h26 : Heure de produc-tivité maximale permet-tant de doubler voire tripler sa productivité

14h55 : Début de périodede non productivité

16h16 : Heure de paniqueRegain de productivité de26 minutesDéconnexion mentale les 18mins restantes

Exemple d ’horaire de 9 - 5


Muscler sa communication pour s’affirmer et se faire respecter


1. Comprendre quels sont les éléments complexes du pouvoir et la façon dont le langage peut entraver une carrière (découvrir et apprendre à reconnaître les aspects du langage qui sapent la puissance (l’autorité) et le succès, la grammaire du faible.)

2. Se défaire du style de la faiblesse et tisser le langage du pouvoir.


Le langage du pouvoir pour s’affirmer: objectifs

• Apprendre à dire non fermement mais gentiment.

• Trouvez des arguments simples et efficaces pour expliquer un refus de tâche supplémentaires ou déléguées.

• Contrôler le sujet et la distance permet de rester courtois et d’empêcher les attaques personnelles, d’éviter l’usage du « je » et de gagner en efficacité et en autorité


Défier sa tendance naturelle à dire oui

Ne jamais commencer une phrase par le pronom « JE » à moins de parler de soi.

• Toujours se poser les questions suivantes: De quoi suis-je en train de parler?

Quel est le sujet?

• Commencer ensuite la phrase par le sujet!


Le « Je » indécis

• Phrases trop longues;• Ecrits trop longs.• Véhiculent un message négatif (que nous ne savons pas organiser

nos idées=faible capacité de synthèse)• Prêtent à confusion.• Chaque phrase écrite doit comporter environ 17 mots;• Avoir une variation, phrase longue suivie de phrase courte etc…• 53 – 70 mots par phrase trop longue. Cela peut impliquer que trop

de clauses sont utilisées et pas uniquement des mots• Se limiter à une clause indépendante et une dépendante, c’est-à-dire

une idée principale et une idée subordonnée


Les phrases prolixes

• Savoir résister fermement mais gentiment.

• Contrôler le sujet et la distance permet de rester courtois, d’endiguer/d’empêcher les attaques personnelles, d’éviter l’usage du « je » et de gagner en efficacité et en autorité

S’affirmer: savoir dire non efficacement


S’organiser pour plus d’efficacité


L’ordre et la propreté véhicule le calme et l’organisation


Entrave à la bonne gestion du temps: L’espace de Travail encombré

• Alimentation saine et équilibrée.

• Exercice physique régulier.

• Dormir, dormir, dormir!

• Dates limites à respecter: la loi de Parkinson « la tâche s’étend dans le temps qui lui est imparti »!

• Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place


L’automatisme et la magie de la régularité: conseils supplémentaires

Fournit 80% des résultats

20 % de l’effort

• Stipule que 80% des effets sont le produit de 20% des causes ou plus simplement on obtient 80% des résultats avec 20% de l’effort.

• Le principe de Pareto met l’accent sur l’importance de la priorisation des tâches.

• Permet de se poser les bonnes questions afin d’optimiser ses efforts pour atteindre les résultats souhaités.

Ex: quelle est l’utilisation optimale que je peux faire du temps que j’ai à disposition?


Le principe de Pareto ou la théorie du 80:20


La matrice d’Eisenhower

1. Prioriser l’importance sur l’urgence

En classant les tâches en fonction de l’importance et de l’urgence, on met la priorité sur ce qui est réellement important et on sort du joug de l’urgence.

2. Les 3 principaux voleurs de temps en entreprise sont reliés à la communication

Palmarès des principaux voleurs de temps sont:



Palmarès des principaux voleurs de temps sont: Les réunions Gérer les communications provenant des autres Communiquer avec les autres Votre supérieur qui fait de la micro-gestion avec vous et qui

sous-évalue vos capacités Des outils et processus conçus pour le succès de la compagnie,

mais pas nécessairement le vôtre.

* Étude menée par Jensen Group « search for simpler way » et effectuée auprès de plus de 40000 personnes




3. La gestion du temps se décline en 3 composantes:

Réaliser un ensemble de tâches Dans une contrainte de temps Pour atteindre un but.


• « Le travail s’étend dans le temps qui lui est imparti! »

• Course contre la montre pour se surpasser. Bien choisir ses mots pour se motiver et exceller.


La loi de Parkinson


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